Cuadro Cuadro general de archivstica clasificacin archivst ica

INSTRUCTIVO
PARA SU ELABORACIN ELABORACIN ABORA
RESENTACIN P RESENTACIN

El Archivo General de la Nacin, a travs de la Direccin del Sistema Nacional de Archivos, con la colaboracin de los integrantes del Comite Tcnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno Federal (COTECUCA), ha desarrollado una propuesta metodolgica para el diseo del cuadro general de clasificacin archivstico que permite: ordenar los documentos de archivo dentro del espacio fsico que ocuparn para su conservacin, temporal o definitiva, y agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de manera lgica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio. En sntesis, los lineamientos para elaborar un cuadro de clasificacin que ahora se presentan se conciben como un mecanismo completo, homogneo y nico, destinado a resolver el acceso y control de los documentos de archivo, en la medida en que la clasificacin permite un nivel de comprensin y utilidad de los archivos como suma de los procesos de ordenacin preestablecida, la operacin de identificacin y creacin integrada de criterios clasificatorios.

GENERAL 1. OBJETIVO GENE RAL

Establecer a partir de las prcticas y tcnicas de la archivstica y administracin de documentos, las bases para el diseo del Cuadro General de Clasificacin Archivstica, as como definir las actividades y estrategias encaminadas a asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento a los propsitos planteados en los Lineamientos para la organizacin y descripcin de los archivos de las dependencias o entidades de la Administracin Pblica (D.O.F 20/02/04), que . en adelante mencionaremos como Lineamientos. 1.1 especficos: Objetivos especficos Establecer los conceptos generales de la clasificacin y organizacin de los archivos.

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 Definir la forma en la que debe elaborarse el cuadro general de clasificacin archivstica, a fin de establecer los procesos que orienten sobre la manera en que han de formularse sus criterios y procedimientos del mismo. Y determinar las actividades para su formulacin enumerando los procesos a cumplir.

DE 2. D E LA ESTRUCTURA DE LOS ARC HIVOS ARCHIVOS

La organizacin de un archivo responde a una triple necesidad: Proporcionar una estructura lgica que represente la documentacin producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.
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Facilitar su localizacin conceptual, es decir, acceder a la informacin contenida en el acervo documental. Facilitar la localizacin fsica de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. As, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son: La clasificacin archivstica, que consiste en realizar un proceso de identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.1 Ordenar los documentos de archivo estableciendo, dentro de cada agrupacin o serie documental, la relacin de unos con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso. En el diseo y desarrollo del cuadro general de clasificacin archivstica se atiende a lo establecido por los Lineamientos para la organizacin y descripcin de los archivos de las dependencias o entidades de la Administracin Pblica (D.O.F 20/02/04), que define a ste como el . instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones o funciones de cada dependencia y entidad.2 As, la estructura del cuadro general de clasificacin archivstica ser jerrquica y atender a los conceptos bsicos de fondo, seccin y serie que establece un principio de diferenciacin, estratificacin y jerarqua de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se renen en agrupaciones naturales, a saber: fondo, seccin, serie (sub-serie), expediente, unidad documental.

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Los niveles para la clasificacin y para el proceso de descripcin:

Fondo

Seccin

Seccin

Seccin

Serie

Serie

Serie

Serie

Sub-serie

Sub-serie Expediente Expediente

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Expediente

Expediente Expediente Unidad Documental Unidad Documental Unidad Documental

2.1

Definiciones y criterios de identificacin de la estructura de los archivos

F ONDO
Conjunto de documentos producidos orgnicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.3
Criterios de identificacin de organismos productores pblicos: Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurdica propia establecidos por una disposicin normativa (acto de ley) precisa y fechada y publicada en el Diario Oficial de la Federacin. Funciones propias recogidas igualmente en alguna disposicin normativa. Posicin jerrquica claramente definida dentro de la estructura administrativa. Autonoma suficiente para el desarrollo de sus funciones. Estructura interna oficialmente establecida. Fondo Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal Fondo Secretara de Gobernacin Fondo Instituto Mexicano del Seguro Social Fondo Secretara de Energa

Ejemplos:

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S ECCIN
Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.4
Criterios de identificacin Debe ser claramente identificable y tener una posicin subordinada con respecto al organismo creador cuyo nivel es el Fondo. Debe corresponder con funciones establecidas en un reglamento interno o semejante delegadas por el rgano creador cuyo nivel es el Fondo. Debe pertenecer a un sistema de archivos. Debe estar inserta en una organizacin capaz de desarrollar las funciones delegadas. Debe contar con competencias propias aunque est sujeta a otro organismo superior. Es un conjunto de documentos relacionados entre s que, por lo general, se corresponden con las subdivisiones administrativas o de las funciones de la dependencia o entidad que lo origina. Corresponde con una diferenciacin al interior del Fondo. De conformidad con los Lineamientos, las secciones son las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones.

Variaciones de las secciones En ocasiones la Seccin de un Fondo adquiere un crecimiento importante y puede llegar a ser independiente de ste, aunque formalmente sea una subdivisin del Fondo. Estas secciones documentales se analizarn para determinar si requieren un tratamiento por separado como fondo independiente, o si permanecen como seccin. Otra variante es encontrar en el archivo de una dependencia o entidad que por una de sus funciones tenga una seccin que integre fondos (no generados por ella), stos se considerarn en el nivel de la estructura archivstica como secciones o series que forman parte del fondo de la dependencia o entidad. En algunos archivos existen documentos que fueron reunidos por su relevancia histrica, mas no por su procedencia institucional, donde se fueron agrupando documentos de distintos fondos, dndoles un tratamiento equivalente al de un Fondo. Por lo general se les denomina Secciones histricas o colecciones artificiales y sern considerados en la estructura archivstica como secciones.

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Ejemplos:

Seccin Recursos Humanos Seccin Recursos Materiales y Obra Pblica Seccin Comunicacin Social Seccin Planeacin y Desarrollo

S ERIE
Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia o asunto especfico.5
Criterios de identificacin: Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurdica o de procedimiento. Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados, formando una unidad, como resultado de una misma acumulacin. Agrupacin de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma particular o que son resultado de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o uso. Las series son el resultado de la aplicacin del principio de orden original y (donde los documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros), responden al carcter seriado de los mismos, a la repeticin de actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una funcin atribuida a la institucin. Serie nminas Serie licitaciones Serie participacin social Serie programas operativos anuales
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Ejemplos:

E XPEDIENTE
Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad bsica de la serie.6
Ejemplos Nminas del mes de enero Nminas del mes de diciembre Licitacin Pblica LPN-2507/2003

NIDAD U NIDAD

DOCUMENTAL DOCUMENTAL

(DOCUMENTO,

DOCUMENTAL PIEZA, TIPO DOCUMENTAL)

Es la unidad archivstica ms pequea intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografa, una grabacin sonora.7

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DEL CUADRO 3. DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN CLA SIFICACIN ARCHIVSTICA

3.1

Instrumentos y principios para su elaboracin

En la elaboracin de un cuadro general de clasificacin archivstica es requisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo. Adems, en su formulacin se deben considerar:
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Los instrumentos jurdicos, de organizacin y normatividad de la dependencia o entidad. Los esquemas de clasificacin existentes. Los recursos con que se cuenta para ello.

Con base en la estructura archivstica del fondo, seccin y serie como niveles bsicos y sucesivos, en la elaboracin del cuadro general de clasificacin archivstica la metodologa se plantea a partir de un fondo en especfico y tendr como principios: delimitacin, unicidad, estabilidad y simplificacin. Delimitacin: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad. Unicidad: Los lmites temporales y la edad de los documentos no son caractersticas definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronologa, desde la ms antigua hasta la ms reciente. Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o entidad, cuya permanencia garantice una clasificacin segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura. Simplificacin: El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los supuestos posibles, se establecern divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas. 3.2 Del desarrollo del cuadro de clasificacin archivstica

En la formulacin del cuadro general de clasificacin archivstica se establecen procesos bsicos para su desarrollo y solamente se mencionarn los que corresponden a su instrumentacin.

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Los procesos bsicos permitirn establecer un modelo de tratamiento de los documentos de archivo, destinadas a controlarlos y darles un orden lgico. En resumen, a travs de estos procesos se pretende obtener categoras de agrupamientos estables, nicas, delimitadas, universales y flexibles. Identificacin. Este proceso consiste en identificar los elementos que apoyen la formulacin de categoras de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificacin, en el establecimiento de las categoras de agrupamiento documental debe contemplarse: La identificacin de las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la Administracin Pblica Federal. La identificacin de las atribuciones y funciones especficas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que hacen la diferencia de una dependencia o entidad con otra.

En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relacin entre aquello que es objeto de una accin institucional o social y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional. As, los instrumentos que posibilitan el proceso son los siguientes: Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Leyes generales o federales Reglamentos internos o similares Manuales de organizacin y procedimientos Catlogos de actividades del Sector Pblico Federal Cuadros de clasificacin vigentes en las dependencias o entidades

Los instrumentos enlistados permitirn la deteccin e identificacin de atribuciones y funciones a partir de las cuales se formarn categoras de agrupamiento que integrarn el cuadro de clasificacin. Cabe destacar que en el proceso de identificacin son importantes los reglamentos internos vigentes de las dependencias o entidades, de las funciones. Existen, adems, leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las dependencias o entidades; en estos casos las atribuciones o disposiciones que debern cumplirse llegan a tener una mayor estabilidad que los mismos reglamentos, por lo que es recomendable su anlisis. Los instrumentos de identificacin restantes tendrn ms una funcin de cotejo y complementariedad que de creacin de categoras de agrupamiento propiamente dichas.

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El anlisis de los instrumentos deber tener como resultado una sola lista, sin duplicaciones innecesarias de las categoras de agrupamiento que ofrezcan una perspectiva general del conjunto de categoras documentales sustantivas y comunes. El proceso de identificacin tambin incluye una serie de mecanismos de semejanza e integracin entre categoras, teniendo en cuenta que existe un gran nmero de tareas comunes a todas las dependencias o entidades y que, por esta razn, se antoja ms adecuado, para el manejo de las categoras de agrupamiento, lograr la unificacin paulatina de las que tienen gran similitud no de tipo semntico, sino incluso de contenido. En el proceso de identificacin debe tenerse atencin especial de no incurrir en:
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Identificar por identificar y tener un listado enorme de categoras de agrupamiento repetidas, que slo entorpecera su utilizacin en otras fases como la jerarquizacin y la codificacin. Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersin de la informacin, o por el contrario, incurrir en una errnea discriminacin.

Es necesario que la identificacin de categoras de agrupamiento se realice sobre una base slida y de comparacin tal que slo los instrumentos que citamos darn ocasin de hacerlo. Ejemplos: Programas operativos anuales Recursos Humanos Recursos Materiales y Obra Pblica Nminas Comunicacin Social Planeacin y Desarrollo Licitaciones Entrevistas con medios

Jerarquizacin. Consiste en el establecimiento de los niveles de relacin o coordinacin, as como de semejanza y diferencia entre las categoras de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificacin en donde las categoras de agrupamiento son objeto de un proceso de descripcin y registro unificado, la jerarquizacin de dichas categoras debe ser objeto de un proceso de comparacin que permita ubicarlas en un contexto general de ordenacin o relacin que debe distinguir elementos de gradacin (o categorizacin) diferentes que permitan ubicar la categora de agrupamiento en el lugar que le corresponda.

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As por ejemplo, en la administracin pblica el cuadro clasificador por objeto de gasto responde a este principio de jeraquizacin al establecer las categoras captulo, concepto y partida para reporte del gasto pblico, mientras que conforme a los Lineamientos el Cuadro general de clasificacin archivstica responde a la estructura fondo, seccin y serie. En la jerarquizacin, el modelo debe dar cabida en forma lgica a todas nuestras categoras de agrupamiento. Esto se har a partir de la utilizacin de elementos que incorporen caractersticas generales de aglutinamiento de la accin administrativa (funcin-actividad-asunto) en torno al cual sea posible ubicar racional, continua y sistemticamente a dichas categoras documentales. Se insiste en este punto porque es uno de los problemas que la clasificacin en el campo de la administracin de documentos debe resolver, con su capacidad de respuesta como instrumento organizado y organizador del medio ambiente archivstico, y esto slo ser posible en la medida en que existan criterios previamente establecidos en su composicin y se jerarquicen sus elementos de relacin, que son las categoras de agrupamiento documental. Ejemplos Recursos Humanos Nminas Comunicacin Social Entrevistas a funcionarios de mando Recursos Materiales y Obra Pblica Licitaciones

Codificacin. La utilidad del cdigo ha de verse como condicin necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificacin archivstica, al relacionarse ste con el orden y distribucin de las categoras de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la adecuada sistematizacin y ubicacin que hace ms claras las relaciones documentales e interconexiones caractersticas de los documentos de archivo. A la codificacin se le interpreta como la clasificacin archivstica en s misma, y no como la imagen y representacin de cifras o smbolos (cdigos), de tal forma que se cree que son la solucin a los problemas de la clasificacin. Se ha insistido en determinar cul tipo de cdigos o smbolos es el ms idneo (decimal, sectorial, numrico simple, etc.), cuando es el proceso ms sencillo de solucionar despus de haber identificado y jerarquizado las categoras de agrupamiento documental, Asignar un cdigo permite sustituir el nombre propio o ttulo de la categora de agrupamiento para fines de abreviatura o identificacin, y denotar la importancia del propio cdigo para sostener y controlar el lugar ocupado por la categora de agrupamiento.

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La utilidad del cdigo es una condicin necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificacin archivstica que, al relacionarse con el orden y distribucin que observan las categoras de agrupamiento dentro del propio Cuadro, propicia su adecuada sistematizacin y ubicacin que hace ms claro el tipo de relaciones documentales e interconexiones que se establecen entre s. Resulta indispensable que la codificacin sea una seleccin cuidadosa del tipo de claves o cdigos que se utilizarn; es importante que el tipo de codificacin seleccionado sea de fcil manejo, lgico, accesible y aplicable a las categoras de agrupamiento, as como su utilizacin para identificar los documentos. La seleccin del tipo de codificacin ms apropiada depender, bsicamente, de la forma en que aparecen las categoras de agrupamiento al final de las etapas de identificacin y jerarquizacin.
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Ejemplo:

100 101 200 201 300 301

Recursos Humanos Nminas Comunicacin Social Entrevistas a funcionarios de mando Recursos Materiales y Obra Pbica Licitaciones

4. DE L A APLIC ACIN DEL CUADRO DE APLICACIN CUADRO CLASIFICACIN DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA

Las etapas de elaboracin del Cuadro general de clasificacin archivistica son: alidacin. Validacin. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobacin de las autoridades correspondientes para el Cuadro general de clasificacin archivstica, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado. ormalizacin. Formalizacin Atiende a los mecanismos de implantacin y su respectiva difusin en el mbito de todos los archivos de la dependencia o entidad. Supervisin y asesora. Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro general de clasificacin archivstica y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten. Capacitacin. Capacitacin Se refiere a las necesidades de especializacin en la aplicacin de operaciones y procedimientos del Cuadro general de clasificacin archivstica.

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ANEXOS CUA ANEX OS DEL CUA DRO

1.

2. 3.

4.

Ejercicio para el proceso de identificacin de categoras para la elaboracin de un cuadro general de clasificacin archivstica de funciones comunes en materia de recursos humanos. Ejemplo de la Seccin 07 Servicios Generales (anexo 3) del proceso de identificacin y jerarquizacin El proceso de identificacin y jerarquizacin del Archivo General de la Nacin en sus funciones sustantivas o especficas, tiene pendiente la codificacin en tanto se lleva a cabo el consenso de forma integral en la Secretara de Gobernacin. El Cuadro general de clasificacin de funciones comunes es resultado del trabajo del grupo para el desarrollo del mismo y coordinado por la Secretara de Salud, segn acuerdo del 26 de abril de 2001 del Comit Tcnico de Unidades de Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal.

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Se integra por 12 secciones codificadas e identificadas con un nmero consecutivo y la letra C (de comunes) y 242 series, que corresponden a funciones comunes de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal. Se propone que en el nivel de seccin la estructura archivstica sea respetada como aparece, y en el nivel de serie segn lo determinen las unidades responsables que requieran de mayor especificacin. Pueden agrupar, desagrupar o subdividir para crear subniveles, es decir, cada serie podr ampliarse dos claves ms de manera horizontal. En el caso de las secciones de funciones sustantivas de cada dependencia o entidad la codificacin de las secciones ser del 1 al n, cada una con la letra S. El Cuadro general de clasificacin archivstica permite organizar los asuntos de manera funcional y puede ser utilizada por cada unidad responsable de acuerdo con sus necesidades. Notas 1-5, Disposiciones generales en Lineamientos para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal (D.O.F 20/02/04). . 6-7 Glosario en Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G).

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Bibliografa AGN, Direccin de Administracin de Documentos del Gobierno Federal, Sistema de clasificacin documental del gobierno federal, Lineamientos para su desarrollo y diseo, Archivo tcnico, indito, sntesis, 1985.
Carnicer Arribas, Ma. Dolores, y Juan Jos Generelo Lanaspa, Hacia una aplicacin uniforme de la ISAD (G): Los niveles de descripcin, en Tabula, nm. 4, Valladolid, Espaa, 1999, pp. 139-170. Cruz Mundet, Jos Ramn, Manual de archivstica, 3a ed., Fundacin Germn Snchez Ruiprez, Madrid, Ediciones Pirmide, 1999, 408 pp. Secretara de Salud, Comit de Informacin, DGTI; CDI, Manual para la operacin de archivos administrativos, versin en web http:// www.salud.gob.mx/unidades/cdi/talle/taller.html, 2004.
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A NE XO 1

EJERCICIO PARA LA IDENTIFICACIN DE CATEGORAS EN LA ELABORACIN DE UN CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA DENOMINACIN INICIAL: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS El objetivo de esta denominacin sirve nicamente como referencia e identificacin, es decir, slo se utilizar para tener claro cul es el contexto donde se llevar a cabo la identificacin de categoras haciendo diferencia tanto de aquellas otras que son comunes a todas las dependencias (por ejemplo recursos materiales, servicios generales, recursos financieros, asuntos jurdicos, etc.), como de las actividades especficas o sustantivas que corresponden a cada dependencia. Es en los niveles (de desagregacin) que se derivan de esta denominacin de Administracin de Recursos Humanos donde se detallan propiamente los diversos asuntos que estn en estrecha relacin con esta denominacin; es a partir de esos niveles (de desagregacin) en donde se verificarn las acciones y operaciones clasificatorias, cuyo propsito ser garantizar la organizacin adecuada de los documentos.
(Para el desarrollo de la etapa de identificacin de categoras se describen de manera general los documentos que integran cada agrupacin.)

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Nivel de desagregacin (vertical) Funcionamiento general de la administracin de personal Se refiere a la documentacin deriva del ejercicio de las funciones y actividades de la administracin de los recursos humanos del Ejecutivo Federal, a travs del desarrollo y aplicacin de polticas, planes, programas y procedimientos orientados a satisfacer los objetivos mutuos de trabajadores e instituciones.

Nivel de desagregacin (horizontal) Polticas y normas de administracin de personal Documentacin referente al conjunto de lineamientos dentro de la administracin de personal. Planeacin y programacin de la administracin de personal Documentacin referente a las funciones y actividades de anlisis y proyeccin para lograr el aprovechamiento racional de los recursos humanos actuales y su programacin. Control de la administracin de personal Documentacin referente a las funciones y actividades para vigilar y regular el funcionamiento de la administracin de personal de acuerdo con los planes, polticas y normas preestablecidas.
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Personal Comprende la documentacin individual que se genera como producto de la relacin laboral.

Personal del ramo Documentacin particular de los individuos que prestan sus servicios en una dependencia determinada, producto de sus relaciones laborales desde su seleccin y contratacin hasta su baja, aun en casos en que procedan documentos posteriores. Esta documentacin integra el denominado expediente bsico. Los documentos de este grupo que se elaboran en trminos colectivos debern clasificarse en los rubros adicionales de administracin de recursos humanos. En caso de que se requiera diferenciar o precisar los diferentes grupos de personal que pertenece a la dependencia, se proceder a subordinar a este rubro las series correspondientes: personal de base, de confianza, administrativo, docente, etc. Personal ajeno al ramo Documentacin referente a personas que no estn adscritas a la dependencia y, sin embargo, mantienen alguna relacin laboral con la misma. Personal de ser vicio social servicio Documentacin referente al servicio social que prestan alumnos o pasantes de diversas especialidades acadmicas, como requisito para la acreditacin oficial de sus estudios. Personal comisionado Documentacin referente a personal que no est contratado en la dependencia en que presta sus servicios, procedente de otras dependencias, entidades o instituciones diversas para efecto de desarrollar labores eventuales en comisiones especficas.

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Nivel de desagregacin (vertical)

Nivel de desagregacin (horizontal) Reclutamiento de personal Documentacin generada por actividades encaminadas a buscar y hacer concurrir a solicitantes capaces de cubrir las vacantes que se presenten. Seleccin de personal Documentacin generada por las actividades de anlisis y evaluacin de las habilidades y capacidades de los solicitantes. Personal inhabilitado Documentacin referente a personal que por determinadas caractersticas se ha calificado como no aceptable y se hace del conocimiento de las reas administrativas correspondientes, para evitar su contratacin.

Servicio civil de carrera (reclutamiento y seleccin de personal). Corresponde a la documentacin que se produce en la etapa administrativa previa a la contratacin de personal, en la cual se renen y evalan candidatos para ocupar determinados puestos.

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Control de plazas Documentacin generada por las actividades que se desarrollan con objeto de regular las asignaciones y movimientos de plazas en la estructura orgnica de una dependencia determinada. Control de puestos Documentacin generada por las actividades encaminadas a establecer y regular las unidades de trabajo especficas e impersonales (puestos) que conforman el marco laboral en el que los trabajadores desempean sus actividades. Control de asistencia Documentacin generada por actividades encaminadas al establecimiento y regulacin de horarios de trabajo y periodos de asistencia con o sin percepcin de sueldo. Control presupuestal Documentacin generada por actividades encaminadas al establecimiento y regulacin de remuneraciones.

Control de personal Incluye la documentacin que se produce por el ejercicio de regulacin de los movimientos de personal: adscripcin, categora, percepciones y asistencia.

Prestaciones al personal Contiene documentacin que se produce por el suministro de bienes o servicios que brinda el Ejecutivo Federal a los trabajadores, con objeto de proporcionarles bienestar y seguridad social.

Acreditacin Documentacin generada con objeto de hacer constar la situacin laboral de los trabajadores dentro de las dependencias. Seguros Documentacin referente a contratos de garantas que se celebran con empresas aseguradoras para efecto de indemnizar a los trabajadores de las consecuencias daosas de los riesgos a que se hallen expuestos.

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Nivel de desagregacin (vertical)

Nivel de desagregacin (horizontal) Prestaciones del ISSSTE Documentacin que se genera por el otorgamiento de las diversas prestaciones que se proporcionan a travs del Instituto de Seguridad y Servicios Generales de los Trabajadores al Servicio del Estado (ISSSTE). Servicios mdicos adicionales Documentacin clnica que se genera por concepto de servicios mdicos proporcionados a los trabajadores por instituciones independientes del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al Servicio del Estado (ISSSTE). Servicio de guarderas Documentacin referente al uso del servicio de estancias infantiles que se encargan del cuidado y vigilancia de los hijos de los trabajadores durante el tiempo que stos prestan sus servicios a la dependencia de adscripcin. Servicios de beneficio social Documentacin generada por concepto de aprovechamiento de descuentos, bonificaciones y otros beneficios sociales que el Ejecutivo Federal proporciona a los trabajadores a travs de establecimientos propios o por medio de convenios con instituciones ajenas (comedores, cafeteras, farmacias, etc.). Servicios culturales, recreativos y deportivos Documentacin referente a servicios de desarrollo fsico e intelectual que permiten a los trabajadores el ejercicio de actividades fsicas, de esparcimiento y de enriquecimiento de su acervo cultural. Vacaciones, descansos y licencias Documentacin que se genera como resultado del otorgamiento de descansos ordinarios y extraordinarios, as como de vacaciones y licencias. Esa documentacin que por su naturaleza pertenece al grupo de prestaciones, debe relacionarse conceptualmente con el grupo de control de asistencia, debido a que su tratamiento administrativo es homogneo y sus efectos se dan en el control de asistencia. Prestaciones de dinero Documentacin que se produce por el otorgamiento de dinero que el gobierno federal proporciona a los trabajadores o sus deudos en caso de fallecimiento, u otras causas, como apoyo econmico en situaciones difciles. Como en el caso anterior, conviene que esta documentacin se relacione con el grupo de Control Presupuestal, debido a su tratamiento administrativo y efectos correspondientes.

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Nivel de desagregacin (vertical)

Nivel de desagregacin (horizontal) Capacitacin y adiestramiento Documentacin que se genera por el ejercicio de actividades orientadas a proporcionar a los trabajadores los aspectos tcnicos, cientficos y culturales que les permitan desarrollar sus conocimientos y habilidades con objeto de lograr el eficiente desempeo de su actividad o preparacin para desempear puestos superiores. Evaluacin y promocin Documentacin generada por el ejercicio de actividades tendientes a definir, con parmetros de medicin, retribuciones adecuadas a los conocimientos y habilidades o desarrollo de las funciones del personal, de acuerdo con la estructura ocupacional de las dependencias y sus polticas de escalafn. Estmulo y recompensas Documentacin procedente del ejercicio de actividades encaminadas a proporcionar a los trabajadores elementos de reconocimiento a su actuacin laboral, para motivar su actitud e iniciativa en el mejor logro de los objetivos de la dependencia.

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Desarrollo de personal Abarca la documentacin que se produce en el ejercicio de actividades encaminadas a procurar el progreso tcnico, cientfico y cultural de los trabajadores, as como la orientacin de su actuacin hacia los objetivos y metas de la dependencia, proporcionndoles los medios para el eficiente desempeo de sus actividades y la oportunidad de ocupar puestos superiores en la perspectiva de su desenvolvimiento laboral.

Organizaciones laborales Comprende la documentacin que se produce como consecuencia de la formacin y funcionamiento de organizaciones transitorias o permanentes de trabajadores, autoridades o mixtas, cuyos objetivos y actividades tengan efectos en la administracin de personal.

Sindicatos Documentacin producto de las actividades de la asociacin formada por los trabajadores de una dependencia o entidad para la representacin y defensa de sus intereses comunes. Comisiones y comits Documentacin producto de las actividades desarrolladas por grupos de trabajadores o autoridades que se establecen con objeto de llevar a cabo determinadas funciones especficas dentro del contexto de la administracin de personal. Consejos Documentacin producto de las actividades desarrolladas por corporaciones de carcter consultivo en materia de administracin de recursos humanos.

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Seccin: 7C. Servicios Generales

Estructura del cuadro de clasificacin, niveles de desagregacin (ejemplos)
Nivel de identificacin Administracin de servicios generales 1er nivel de desagregacin Polticas, normas y procedimientos sobre administracin de servicios 2 nivel de desagregacin SERIES 7C.1 Disposiciones en materia de servicios generales 7C.2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pblica, conservacin y mantenimiento 7C.3 Servicios bsicos 3 nivel de desagregacin

NEX A NE X O 2

4 nivel de desagregacin

Gestionar, regular y controlar la contratacin y otorgamiento de servicios

7C.3.1 Suministro de energa elctrica 7C.3.2 Suministro de agua potable 7C.3.3 Suministro de agua purificada 7C.3.4 Suministro de gas 7C.8.1 Servicio de telefona 7C.8.1 Convencional 7C.8.2 Digital 7C.8.3 Larga distancia 7C.9.1 Servicio postal 7C.9.2 Telecomunicaciones

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Administracin de intercomunicaciones y telecomunicaciones

7C.8 Servicio de telefona, telefona celular y radiolocalizacin 7C.9 Servicio postal y telecomunicaciones

7C.9.2.1 Conduccin de seales 7C.9.2.2 Repercusin de cargos por giras internacionales 7C.9.2.3 Servicios de giras internacionales 7C.9.2.4 Telegrafa federal 7C.9.2.5 Voz y datos

Administracin de servicios de conservacin de bienes muebles e inmuebles

7C.11 Mantenimiento, conservacin e instalacin de mobiliario

7C.11.1 Equipo

7C.11.1.1 Aire acondicionado 7C.11.1.2 Extintores 7C.11.1.3 Mquina franqueadora, etc.

7C.17 Conservacin y mantenimiento de la infraestructura fsica

7C.17.1 Elevadores 7C.17.2 Equipo de bombeo hidroneumtico 7C.17.3 Jardinera 7C.17.4 Planta de emergencia

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A NE XO 3

Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin

48. Artculo 48 El Archivo General de la Nacin, como rgano desconcentrado de la Secretara de Gobernacin, fungir como el ente rector de la archivstica nacional y entidad central de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal, y tendr las siguientes atribuciones:
FUNCIONES Establecer normas y prestar asesora tcnica para la organizacin y la operacin de los servicios en materia de administracin de documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades federales. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la documentacin liberada por las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, incorporando a los acervos del rgano administrativo desconcentrado los que posean inters histrico y gestionar la recuperacin de archivos histricos. Determinar lineamientos para integrar, mantener y difundir registros, inventarios y catlogos de los documentos y fuentes relevantes para la Apoyo, control tcnico historia de Mxico, existentes en otros archivos y dictaminacin y colecciones pblicas y privadas, nacionales o del extranjero. Establecer polticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental grfico, bibliogrfico y hemerogrfico necesario para apoyar el desarrollo archivstico y la investigacin histrica nacional. Custodiar, organizar, conservar y describir los documentos y expedientes que conforman sus acervos, facilitando y promoviendo su consulta y aprovechamientos pblicos. El acceso a la consulta de los documentos que hayan sido transferidos a este rgano administrativo desconcentrado, podr darse en cualquier momento, cuando as lo disponga el rea generadora. En caso contrario, la consulta podr realizarse en los plazos y trminos que sealan la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y dems disposiciones aplicables. Autorizar la expedicin de copias certificadas de los ttulos primordiales, mercedes, planos y dems documentos originales existentes en el rgano administrativo desconcentrado, as como determinar las polticas para proporcionar los servicios de consulta y reprografa al pblico usuario. Archivo Histrico Secciones Organizacin, coordinacin Series Disposiciones en materia de administracin de documentos y archivos Programas y proyectos en materia de organizacin, planeacin y evaluacin Programas y proyectos de vinculacin y coordinacin Estudios e investigaciones en administracin de documentos y archivos Reuniones y eventos tcnicos Consejos Comits Asesoras sobre administracin de documentos y archivos Dictaminacin del destino final de archivos Registro Nacional de Archivos Archivo tcnico Centro de Investigacin Tcnica Archivstica Convenios Disposiciones en materia de organizacin, descripcin, conservacin y difusin de archivos Programas y proyectos de adquisiciones Programas y proyectos de organizacin Programas y proyectos de descripcin Programas y proyectos de conservacin documental Programas y proyectos de difusin Registro Central Certificaciones Permisos para la salida de documentos del pas

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