Gua de referencia rpida de administracin de proyectos

Un PROYECTO es una serie compleja de tareas no rutinarias dirigidas a lograr un objetivo nico concreto. El ADMINISTRADOR DEL PROYECTO se encarga de lograr un equilibrio entre el mbito del proyecto, el tiempo disponible para llevarlo a cabo y el presupuesto.

Iniciar

La fase inicial de la administracin de un proyecto incluye el anlisis de la adecuacin estratgica de la propuesta. Antes de iniciar un nuevo proyecto, la organizacin debe determinar si encaja en sus objetivos estratgicos. La comprensin de los objetivos de la organizacin puede ayudar a los ejecutivos a identificar algunas propuestas de proyectos centrndose en las actividades esenciales para los objetivos como mxima prioridad y en los dems proyectos perifricos para los objetivos de la organizacin como prioridad menor. Durante la fase inicial, es necesario identificar un patrocinador ejecutivo. Es preciso llevar a cabo una evaluacin de alto nivel de la operacin y los lmites y requisitos tcnicos y financieros del proyecto. Es necesario identificar un administrador del proyecto y configurar un plan de marcadores de posicin del proyecto en Microsoft Office Project 2003, Microsoft Project 2002 o Microsoft Project 2000. Comenzar un nuevo proyecto

Nuevo proyecto

1.

Crear un nuevo archivo de proyecto: en el men Archivo de Project 2003, haga clic en Nuevo. En la gua del proyecto, haga clic en Proyecto en blanco

(en Microsoft Project 2000, haga clic en la opcin Nuevo del men Archivo y, a continuacin, en la ficha General, haga clic en Proyecto en blanco; en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, escriba la fecha de inicio del proyecto en el cuadro Fecha de inicio).
Crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla: En el men Archivo, haga clic en Nuevo. En el panel de tareas Nuevo proyecto, haga clic en la opcin En mi PC (o en Plantillas generales en Microsoft Project 2002) y, a continuacin, haga clic en la ficha Plantillas de Project. Haga clic en la plantilla que desee

(en Microsoft Project 2000, haga clic en la opcin Nuevo del men Archivo, haga clic en la ficha Plantillas de Project y despus en la plantilla que desee).
2. 3.

Especificar la fecha de inicio del proyecto: en el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. En el cuadro Fecha de inicio, especifique la fecha de inicio del proyecto. Definir el calendario del proyecto: en el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. Identifique los das y horas laborables y no laborables del proyecto. Guardar el archivo del proyecto: en el men Archivo, haga clic en Guardar como. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del proyecto.

Plan
Crear un plan

4.

La fase de planificacin consiste en idear un esquema viable para alcanzar los objetivos y resultados que se pretende lograr con el proyecto. En la fase de planificacin, se identifican las etapas, entregas y tareas del proyecto. Este plan puede ser la estructura de descomposicin del trabajo (EDT). Asimismo, se desarrolla y refina una programacin, y se identifican los recursos necesarios para la implementacin del proyecto. Crear un nuevo plan 1. 2. 3. 4. Especificar las tareas: asegrese de que se muestre el diagrama de Gantt con la tabla de entradas. En el campo Nombre de tarea, especifique las tareas. Las tareas pueden ser de resumen, de etapas o elementos de EDT. Esquema de tareas: cree una jerarqua de tareas que incluya tareas y etapas bajo las tareas de resumen, que pueden representar fases u otro tipo de divisiones del trabajo. Haga clic en una tarea (o en varias tareas) y, a continuacin, haga clic en el botn Sangra o Anular sangra de la barra de herramientas Formato. Especificar las duraciones: haga clic en el campo Duracin de una tarea y especifique una duracin; por ejemplo, escriba 4h. Para especificar una etapa sin duracin, escriba 0d. Para indicar que una duracin es una estimacin, agregue un signo de interrogacin; por ejemplo, escriba 6d?. Especificar las dependencias entre tareas: seleccione las tareas que desea vincular y, a continuacin, haga clic en el botn Vincular tareas de la barra de tareas Estndar. Para cambiar el tipo de dependencia predeterminado, Fin a comienzo, haga doble clic en la lnea de tareas que desea cambiar y, a continuacin, seleccione un vnculo de tarea en la lista Tipo.

Definir y asignar recursos

Asignar recursos

1. 2.

Definir el fondo de recursos: en el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. En el campo Nombre del recurso, escriba los nombres de los recursos que se van a emplear en el proyecto. Asignar recursos a tareas: en el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. Seleccione una tarea a la que desee asignar un recurso. En la barra de tareas Estndar, haga clic en el botn Asignar recursos. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, haga clic en los nombres de los recursos y, a continuacin, haga clic en Asignar. Conocer los tipos de tareas: desde el momento en que se asignan los recursos, el tipo de tarea determina su programacin. Para establecer un tipo de tarea predeterminado para todo el proyecto, haga clic en Opciones en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Programacin. En el cuadro Tipo de tarea predeterminado, seleccione Unidades fijas (el valor predeterminado), Duracin fija o Trabajo fijo. Para cambiar el tipo de una sola tarea, seleccinela y, a continuacin, haga clic en el botn Informacin de la tarea de la barra de tareas Estndar. Haga clic en la ficha Avanzado y, a continuacin, en el cuadro Tipo de tarea, haga clic en el tipo de tarea que desea crear. El trabajo, la duracin y las unidades (porcentaje asignado) se determinan mediante a siguiente frmula: Trabajo = Duracin * Unidades Esto cambia al modificar las unidades Trabajo Duracin Duracin

3.

Tipo de tarea Duracin fija Trabajo fijo

Esto cambia al agregar o quitar un recurso Unidades Duracin Duracin

Esto cambia al modificar la duracin... Trabajo Unidades Trabajo

Establecer la lnea de base

Unidades fijas

Establecer la lnea de base del proyecto 1. Guardar el plan de lnea de base: Una vez optimizado el plan del proyecto en cuanto a fecha de finalizacin, presupuesto y mbito, puede enviarlo para su aprobacin. Cuando se haya aprobado el plan de lnea de base, gurdelo. En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Guardar lnea de base. Ver los datos de lnea de base en un diagrama de Gantt: en el men Ver, haga clic en Gantt de seguimiento. En el rea de grficos, la informacin de lnea de base se muestra como la menor de dos barras de Gantt para cada tarea (en Microsoft Project 2000, haga clic en Ms vistas en el men Ver y haga

Ejecutar Control

2.

doble clic en Gantt de seguimiento).

3.

Ver los datos de la lnea de base en una tabla: en el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, seleccione Variacin. Esta tabla incluye los campos de la lnea de base y de variacin de inicio y de fin.

La fase de ejecucin y control consiste en coordinar los recursos humanos y de otro tipo para llevar a cabo el plan tal como est definido en la planificacin del proyecto. Las entregas de esta fase se centran en administrar los cambios, actualizar la programacin y comunicar la informacin del proyecto. Cada miembro del equipo realiza tareas definidas dentro del mbito del proyecto, con lo que se garantiza su contribucin al xito del mismo.

Progreso de la actualizacin

Actualizacin y seguimiento

1. 2.

Administrar los cambios: modifique las duraciones, las fechas, las dependencias, las asignaciones de recursos y las tareas en funcin de los cambios solicitados o la nueva informacin recibida. Mantenga actualizados los campos actuales y comprelos con la lnea de base. Seguimiento de las fechas y duraciones reales: lo mejor es decidirse por un nico mtodo para realizar el seguimiento del progreso. Puede elegir entre los siguientes: porcentaje completado, fechas de comienzo y fin reales, duraciones reales y restantes, o trabajo real y restante. Seleccione la tarea cuyo proceso real desee especificar. En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Actualizar tareas. Escriba los datos del progreso en los campos % completado, Duracin real y Duracin restante, o en los campos Comienzo real y Fin real. Seguimiento de las horas y los costos reales: Si desea especificar las horas de trabajo y costos reales y restantes, utilice la tabla de seguimiento. En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Seguimiento. Escriba los datos del progreso en los campos Trabajo real y Costo real de la tarea. Tambin puede usar la tabla de seguimiento para especificar el porcentaje completado, las fechas de comienzo y fin reales, y la duracin real y restante.

3.

Comunicacin e informes

Nota Project realiza el seguimiento de tres conjuntos de fechas: actuales, de lnea de base y reales. Al establecer la lnea de base por primera vez, la fecha actual es igual a la de lnea de base. Una vez completado el 100% de una tarea, la fecha actual es igual a la real. El trabajo, el costo, la duracin, la fecha de comienzo y la de fin tienen valores reales, actuales y de lnea de base. Comunicar la informacin del proyecto 1. Aplicar un formato a una vista para su impresin: en el men Formato, haga clic en Estilos de texto y Estilos de barras para configurar los estilos que se van a aplicar a varias tareas, o bien, en el men Formato, haga clic en Fuente y en Barra para aplicar un formato a elementos individuales para una tarea concreta. Haga clic en las opciones Escala temporal, Cuadrcula o Diseo del men Formato para modificar esos aspectos en la vista actual. Imprimir una vista en forma de informe: configure la vista actual para que tenga el aspecto que desee a la hora de imprimirla. En el men Archivo, haga clic en Vista preliminar para comprobar el diseo de la vista. Cuanto est listo, haga clic en Imprimir. Generar un informe: en el men Ver, haga clic en Informes. Haga doble clic en una categora de informes y, a continuacin, haga clic en el informe predefinido. Escriba la informacin que se haya solicitado. Aparecer una vista preliminar del informe. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir. Agregar un campo (o columna) a una tabla: haga clic en cualquier parte de la columna a cuya izquierda desee insertar la nueva columna. En el men Insertar, haga clic en Columna. En el cuadro Nombre del campo, haga clic en el nombre del campo que desea agregar como nueva columna. Personalizar vistas: en el men Ver, haga clic en Ms vistas. Haga clic en Nuevo o en Editar. En el cuadro de dilogo Ver definicin, especifique la tabla, grupo y filtro que desea utilizar para definir la vista. Personalizar tablas: En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Ms tablas. Haga clic en Nuevo o en Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de tabla, especifique la informacin que desea incluir en la tabla. Personalizar grupos: En el men Proyecto, seleccione Agrupar por y, a continuacin, haga clic en Ms grupos. Haga clic en Nuevo o en Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de grupo, especifique cmo desea agrupar la informacin del proyecto. Personalizar filtros: En el men Proyecto, seleccione Filtro para y, a continuacin, haga clic en Ms filtros. Haga clic en Nuevo o en Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de filtro, especifique cmo desea filtrar la informacin del proyecto.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Cerrar
Cerrar el proyecto

8.

La etapa de cierre incluye los detalles finales para completar el proyecto. Ultime los detalles del proyecto y obtenga del cliente la aceptacin de las entregas finales. Lleve a cabo una sesin de lecciones aprendidas para registrar la informacin relacionada con las reas que deben mejorarse y las prcticas recomendadas. Realice las actualizaciones finales del plan del proyecto. Finalmente, archive el plan del proyecto de acuerdo con las directrices de archivo de datos de proyectos de su organizacin. 2004 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.