Dentro de las mltiples operaciones diarias que un CEDI debe realizar para su normal desempeo siempre hay que

tener en cuenta una operacin fundamental por el dinamismo y por lo que representa dentro del movimiento diario de materias primas, materias en proceso, productos terminados y materiales de desecho, esta actividad es el Transporte. El Transporte por el mismo carcter de variabilidad inherente a esta actividad, conlleva retos importantes para la programacin de actividades del CEDI, actividades que van desde el inventario, ventas, programacin de equipos, cargues, descargues, recursos humanos, informticos , financieros y contingencias. La conjugacin exitosa de todas estas actividades ser el reflejo de la eficiente y eficaz gestin del CEDI tendiente a optimizar las actividades de apoyo alternas, porque es tan importante y valioso el tiempo y proceso en el CEDI como el tiempo muerto de un vehculo en espera de cargue, descargue documentos.

1. VARIABLES CRTICAS EN EL CEDI RESPECTO AL TRANSPORTE

Al acercarnos a la realidad de un CEDI para tratar de optimizar la actividad del transporte desde su punto de vista, debemos centrarnos en la deteccin de tres factores crticos que representan un grado de importancia dentro del tal actividad. Estos factores son bsicamente las tres D en las operaciones conjuntas del CEDI y el transporte, veamos: Despacho. Descargue. Deterioros.

Despacho.
El despacho es el acto de enviar una determinada mercanca a un destino final, tiene inmersas una serie de actividades tales como: seleccionar el vehculo, embalajes, ubicacin en muelle de carga, personal y equipos de cargue, ubicacin de la mercanca, facturas y remisiones, documentos de viaje e instrucciones de ruta , sellos de seguridad y entrega al transportador.

Al despacho como tal no se le ha dado la importancia y peso que debiese, pero en realidad es la realizacin de la entrega planeada en una venta y la forma como nuestro producto sale de nuestro poder a ubicarse en las manos del cliente. Mediante el despacho estamos contribuyendo a que el ciclo de nuestro producto sea gil y mostrando esta presteza podemos dar certeza de la eficiencia de toda una organizacin.

Descargue.
El descargue es la actividad completamente opuesta al despacho, pero con los mismos factores de trabajo, bsicamente es la recepcin por lo general de materia prima productos terminados y que son vitales en nuestra operacin. Estas actividades generalmente son: Conocimiento previo de mercanca en trnsito (Inventario Rodante), Programacin de cita de descargue, Ubicacin dentro del CEDI, Programacin de equipo y personal de descargue, Firma de documentos ( Remesa). Mediante el descargue incorporamos fsicamente las mercancas y materias primas que nuestra actividad demanda, es sumamente importante esta actividad pues desde el conocimiento de la mercanca en trnsito podemos avizorar los procesos sub-siguientes y programarlos y planificarlos de la manera que la operacin sea ptima.

Deterioros.
Los deterioros son productos que no cumplen con las especificaciones de calidad, cantidad hermeticidad, bsicamente por el rompimiento de su unidad de empaque embalaje, se pueden producir en la manipulacin del almacenamiento, en los cargues, en el trnsito en los descargues. Son un elemento sensible en la carta de presentacin a los clientes, pues bsicamente los deterioros son una no conformidad, de la misma manera que los faltantes y errores en la entrega de estos productos.

Cuando alguno de estos tres procesos fallan o se presentan inconsistencia, es indudable que se debe buscar la raz del problema, pues de no hacerlo se conjugara con otro factor que nos har incontrolable el proceso con la consabidas prdidas en varios campos, analizaremos ahora ms detalladamente cada uno de los factores y sus problemticas.

2. ANLISIS DE LOS FACTORES CRTICOS.

Para poder lograr un anlisis objetivo de cada uno de los tres factores crticos que mencionbamos anteriormente, es necesario describir el impacto que produce en las operaciones del CEDI, cuando no tenemos la calidad esperada en dichas actividades, empecemos por recordar las tres actividades crticas en el CEDI y recordar que cada una de ellas tiene inmersa otras actividades que se pueden influir determinantemente en el resultado general. Despacho. Descargue. Deterioros.

Cualquiera de las actividades relativas al transporte que dejen de efectuarse que se realicen parcialmente con inconsistencias producir efectos a veces incalculables, no solo en la parte econmica, sino que afectar el buen nombre de la empresa ya sea por incumplimientos, averas, mala presentacin de los productos, etc. Observemos entonces ms detenidamente que impacto tienen las actividades inherentes al Despacho: Seleccin del vehculo:

En la actualidad existe una gran variedad de servicios de transporte, variedad que surge no solo de la diferencia de medios, sino tambin por las alternativas dentro de cada uno de ellos. Por esta razn, la seleccin de un servicio para transportar una mercanca o un conjunto de ellas se convierte en una difcil tarea, complicada an ms por la cantidad de factores tangibles e intangibles que hay que controlar. Factores que tiene influencia en la eleccin de un servicio: 1. Las tarifas y precios totales de los diferentes tipos de servicios disponibles. 2. El tiempo del servicio, ya que en ciertas situaciones puede ser importante disponer de un servicio ms rpido o ms lento. 3. La conveniencia de un medio de envo como empaquetamiento, ubicacin de los servicios del transportista en relacin a los puntos de origen y entrega, equipo especial para un manejo eficiente de la mercanca, disponibilidad de servicios directos y de servicios de recogida y entrega. 4. La experiencia de la compaa de transporte en cuanto a la seguridad de la entrega y a la fiabilidad en el tratamiento de mercancas con requerimientos especiales, como puede ser el transporte refrigerado o el de seguridad.

Ms, sin decisiones

embargo, los principales factores que influyen en las sobre la seleccin del medio de transporte son: La fiabilidad. El tiempo de recogida y entrega. El tiempo de transporte. El precio.

Embalaje:

Recodemos que embalaje son todos los materiales, procedimientos y mtodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar una mercanca, en este orden de ideas, algunos productos requieren un tratamiento especial a la hora del transporte. A menudo en el CEDI encontramos algunos factores que dificultan el proceso de despacho tales como: 1. La mercanca no est embalada. 2. La mercanca est mal embalada. 3. La mercanca se dao por mala manipulacin en el embalaje. 4. La mercanca por sus caractersticas propias, requiere un embalaje especial. Muelles de Cargue y Ubicacin de la mercanca:

En la gran mayora de los CEDI existentes actualmente, el nmero y espacio de muelles bahas de cargue, coinciden matemticamente con el movimiento de cargas y su ubicacin dentro del almacn, pero an as el desorden y la no gestin crean un caos a la hora del cargue de un vehculo, encontramos factores tales como: 1. Se han citado a cargue ms vehculos que los que el flujo ordinario admite. 2. No hay designacin de muelles de solo cargue solo descargue. 3. Los muelles de carga estn ocupados con mercanca sin ubicar en almacn o sin despachar. 4. La mercanca esta mal ubicada dentro del almacn y su desplazamiento es demorado. 5. Cuando el cargue requiere de varias referencias, algunas de estas referencia no se han ubicado cuando el vehculo entra al muelle quedando parcialmente cargado. 6. La solicitud de despacho an est abierta y admite cambios en el transcurso del cargue.

7. Factores climticos como la lluvia, puede retrasar seriamente cualquier operacin, si el CEDI no tiene la infraestructura debida. Personal de carga y Equipos:

En la gran mayora de los CEDI el personal de carga es propio tercerizado, pero an es frecuente encontrar casos en que el transportador debe llevar el personal para cargar. Ms, sin embargo surgen factores tales como: 1. El personal y equipo de carga esta destinado a otras labores dentro del CEDI. 2. El equipo de cargue es obsoleto insuficiente. 3. Los costos de esta operacin superan ampliamente los costos comunes por operacin. 4. El personal externo debe demostrar la afiliacin a ARS y EPS. 5. Personal sin experiencia en el arrume y proteccin de la mercanca. 6. No se verificaron datos como lotes, fecha de vencimiento, etc 7. Cargue de mercanca equivocada. 8. La mercanca cargada lleva un destino diferente al programado. 9. Se carga sin importar el orden de entrega de la mercanca. Facturas y Remisiones, Permisos especiales y Documentos de Bscula:

Esta serie de documentos son indispensables para el control de salida del almacn, para la entrega de la mercanca, para la autorizacin de trnsito especial por parte de las autoridades y para la cancelacin del flete al transportador, por ello es indispensable su elaboracin en el CEDI, pero este proceso presenta frecuentemente factores negativos tales como: 1. La persona encargada de tal proceso no sabia que se estaba cargando algn vehculo. 2. No se tienen datos sobre las cantidades y productos cargados para elaborar la remisin. 3. No hay sistema. 4. Las personas que elaboran estos documentos, tienen un horario diferente al desarrollo de actividades del CEDI. 5. No concuerdan los datos de productos, cantidades y presentaciones sobre lo cargado a los solicitado por el cliente. 6. No concuerda el peso en Bscula con los promedios de peso de la mercanca en bodega.

Ahora detengamos en los impactos se tienen en el proceso de descargue y todas sus actividades inherentes: Inventario Rodante:

Es muy importante para el administrador del CEDI conocer por parte de los proveedores en caso sumo por parte del transportador que hay mercanca en trnsito con destino al CEDI y ms importante an, conocer su hora aproximada de llegada al CEDI. Estos datos le abren una perspectiva sobre el manejo integral de su operacin. El desconocimiento de esto crea factores como: 1. No hemos pedido tal mercanca. 2. No tenemos espacio para descargar. 3. No tenemos personal, ni equipo para descargue. 4. No tenemos autorizacin de dejar ingresar el vehculo. 5. Esta mercanca no viene para este CEDI. Programacin de citas para descargue:

Este tem es el resultado de el conocimiento del inventario rodante, teniendo como cierto el estimativo de llegada del vehculo se programa su descargue con la actividades implcitas propias de l. Ms, sin embargo, en algunas ocasiones hay factores que alteran el descargue como: 1. Los factores climticos que impiden actividades donde no hay la infraestructura adecuada. 2. El desperfecto de los equipos de descargue. 3. El atraso que genera cualquier inconveniente anterior a la cita de descargue. Ubicacin dentro del CEDI:

Del correcto dimensionamiento, organizacin e infraestructura del CEDI, depende el almacenamiento eficiente y por ende permite los flujos normales de entrada y salida de mercanca producto terminado; cuando esto no es frecuente, escuchamos algunas veces frases como: 1. No hay donde descargar, hay mucha mercanca. 2. Estn almacenando muy lejos y el descargue es lento.

3. Hay que descargar en otra bodega. 4. Descargamos su camin hasta dentro de dos das. 5. Estamos buscando espacio para descargar. Programacin de personal y equipo de descargue:

Este aspecto es calcado de la misma situacin de los cargues, por lo cual nos permitimos copiar los aspectos relevantes. En la gran mayora de los CEDI el personal de carga es propio tercerizado, pero an es frecuente encontrar casos en que el transportador debe llevar el personal para cargar. Ms, sin embargo surgen factores tales como: 1. El personal y equipo de carga esta destinado a otras labores dentro del CEDI. 2. El equipo de cargue es obsoleto insuficiente. 3. Los costos de esta operacin superan ampliamente los costos comunes por operacin. 4. El personal externo debe demostrar la afiliacin a ARS y EPS. 5. Personal sin experiencia en el descargue. 6. El descargue se hace sin cuidar los empaques, embalajes la mercanca misma. Firma de Documentos:

Esta operacin es similar y de igual responsabilidad a la expedicin de facturas, remisiones y documentos en el cargue. Con este documento el transportador cierra el ciclo de transporte, se genera la certeza de que el transportador entreg a satisfaccin su encargo, pero a menudo se encuentran factores como: 1. Nadie est autorizado para firmar las remesas. 2. Se firma la remesa pero no hay sello. En el caso de los deterioros, que pueden ser ms frecuentes de los que se cree, no solo basta con saber que buscamos hacer las cosas bien, hay que observar cuidados especiales y buscar que factores son determinantes, veamos los principales: La incorrecta eleccin del tipo de vehculo. El cargue con producto ya averiado. El uso inadecuado de equipo de cargue. El incorrecto cargue y arrume de la mercanca en el vehculo.

El mal estado e incorrecto uso en el vehculo de elementos de sujecin, mal estado de la carpa, piso y suspensin. La nota en la remesa que se genera en destino no contiene la informacin detallada de las inconformidades.

3. METODOLOGA DE SOLUCIN.
Para darle una solucin efectiva a cualquiera de las tres actividades mencionadas: Despachos, Descargues y Deterioros debemos seguir una serie pasos, por lo dems muy sencillos que relacionamos a continuacin: Lo primero que debemos determinar es nombrar una persona con experiencia en los procesos operativos del CEDI, para que inicie el levantamiento de los procesos existentes. Detectar el elemento elementos que interfieren y causan inconvenientes, bsicamente no se sale de los elementos anteriormente descritos. Disear un mapa de operaciones, e incluso si fuese necesario, levantar filtros y controles a las operaciones traumticas. Proceder a implementar las mejoras al proceso. Estandarizar los procesos ya mejorados. Nombrar personas a cargos para el control, seguimiento y solucin de procedimientos. Evaluar mensualmente los casos presentados, las soluciones dadas y los casos de mejora.

Ya especficamente en el tema de cargues hay que atacar de lleno los aspectos mas frecuentes en el CEDI, esto bsicamente es con capacitacin del personal a cargo de la operacin y su compromiso con la mejora de los procesos, porque con ello lograremos: La seleccin del vehculo adecuado, en ptimas condiciones de carpas, amarres, pisos, suspensiones, etc. El correcto manejo de los materiales de envase y embalaje, as mismo su mejor manipulacin. Una programacin coordinada de cargues en los diferentes muelles y la colocacin de la mercanca a cargar en los momentos previos al arrivo del vehculo. Con la salida de la mercanca de sus anaqueles estantera para el cargue, inmediatamente se debe tener una pre-factura gua de despacho, para agilizar los documentos de viaje remisiones. Coordinacin con el Departamento de seguridad de las ruta, horarios, sellos de seguridad y consideraciones para el viaje,

para dar una completa instruccin al conductor al momento cargar el vehculo. Levantar datos estadsticos de las operaciones, tiempos, uso equipos, personal, errores y datos accesorios, tendientes mejoramiento de la totalidad de la operacin. Estandarizar estos procesos y encontrar situaciones actos mejora.

de de al de

Respecto al tema de los descargues, como lo dijimos anteriormente , debe ser un tema calcado a la situacin de Despachos, bsicamente porque son la misma actividad pero desde distintos puntos de vista, ms an, el proceso se tiene que integrar con los Despachos, veamos las ventajas: Darle un direccionamiento en cabeza de una sola persona. No haya ambigedades a la hora de utilizar las plataformas, los equipos y el personal. Para que al conocer que mercanca vienen en camino, pueda saber que mercancas debe mover a determinada ubicacin dentro del almacn. As mismo, aprovechar los vehculos que llegan para retornarlos inmediatamente. La unificacin en torno al proceso documental tanto de recepcin como expedicin de los mismos.

Para el caso de los deterioros, el asunto es menos complejo, basta con observar las mejoras y correctivos a los dos procesos anteriores y la expedicin de algunas normas claras al respecto, podemos citar algunas: El correcto almacenamiento en el CEDI. Conocimiento de su lote y fecha de expedicin. Reporte a ventas sobre la estacionalidad de ese lote de producto. La correcta manipulacin en equipos apropiados para tal fin. Cargue en vehculos apropiados y con buen piso, buena carpa y con elementos de sujecin apropiados y en buen estado. Descripcin en documentos de remesa sobre las condiciones del despacho.