ARQUIVOLOGIA

- Estrutura a organizao da informao - Propicia mtodos eficazes de armazenamento e disseminao de informao - Documentos devem ser guardados por questo de segurana e conservao - Cincia da informao => concentra-se em 3 ramos: arquivologia, biblioteconomia, e museologia. Essa cincia oferece subsdios que propicia a gesto da informao. Conceitos fundamentais Arquivo da instituio (empresa) : guardio de informao Informao: ideia ou conhecimento - todos os dados que so organizados e comunicados. Suporte: meio no qual a informao registrada; meio fsico, material. qualquer meio utilizado para gravar uma informao. Ex: papel, CD, DVD, fita cassete, microfilme, filme. Documento: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova os fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um documento.

Conceito de arquivo -Conjunto de documentos oficialmente (restritiva) produzidos e recebidos por um governo, organizao, ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. (Solon Buck) - Acumulao ordenada dos documentos em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro. Finalidade funcional: atende administrao. - Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Produzidos e recebidos: conceitos que no se separam. Finalidade do arquivo - Guardar os documentos que circulam na instituio - Garante a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento.

- Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos. Permitir o acesso. Classificao e arquivamento - Para se determinar o sistema de arquivamento mais adequado preciso conhecer a documentao a ser tratada. - O tipo de documento que vai determinar o melhor tipo de ordenao (caractersticas dos documentos e estrutura da instituio). Classificao: organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades de forma a constituir-se um referencial para sua recuperao *Instrumentos utilizados no processo de classificao - Plano de classificao: arquivos correntes e intermedirios - Quadro de Arranjo: arquivos permanentes (valor histrico) Cespe: Classificao pode ser considerada como o conjunto de mtodos utilizados por uma instituio para o arquivamento de seus documentos ou representar o mtodo ideogrfico que classifica os documentos por assunto.

Arquivamento: Conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivo corresponder forma que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura. *Sistemas de arquivamento: - Direto: A busca do documento deita diretamente no local onde se acha guardado (alfabtico, assunto (ideolgico)) - Indireto: para se localizar o documento necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios (numrico) *Mtodos de organizao de arquivos ou fichrios - Alfabtico (nomes) - Numrico: Simples principal elemento o nmero; Cronolgico principal elemento a data. - Geogrfico: local de produo - Ideogrfico: assunto do documento Gerenciamento da informao Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referente s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente (No h gesto de documentos para a faze permanente valor histrico) *Objetivo da gesto de documentos

- Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos - Garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados. -Assegura a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para pesquisa cientfica. - Assegura o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao. - Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.

Fases 1 fase Produo Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criao de documentos, evitandose a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos recursos de reproduo e de automao. Recomenda-se , nessa fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar maior dificuldade do controle das informaes no arquivo.

2 fase Utilizao (trmite) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Essa fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos e recuperao da informao. O arquivamento ser controlado nessa etapa. Nesta fase so executadas as atividades de protocolo, classificao, arquivamento. Desenvolve-se tambm a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e recuperao de informao. (No h gesto na fase permanente)

3 fase Destinao Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente. (Processo de avaliao de documentos) Diagnstico Anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia dos mesmos. O diagnstico proporciona informaes como: - Instalaes fsicas: infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc - condies ambientais: temperatura, umidade, luminosidade - condies de armazenamento - estado de conservao do documento - espao fsico ocupado - volume documental - controle de emprstimos (frequncia de consultas) - recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional) - acesso informao -gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos -classificao dos documentos ( mtodos de arquivo adotados) - tipos de acondicionamento ( pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc)

Conservao de documentos - feita para que os documentos durem o maior tempo possvel - Umidade, temperatura e luminosidade inadequadas, alm de alteraes qumicas das substncias que compem o papel, causam sua degradao - O maior causador de danos ao documento o prprio homem

- Documentos em caixas - Papelo melhor que plstica - A referncia deve ser colada caixa e no escrita diretamente nela, pois o papelo suga a tinta, podendo danificar o contedo da caixa alm da tinta ir apagando. - Documentos em pastas - Troca de metal, alumnio por plstico recomendvel (hastes e clipes)

-Documentos devidamente arquivados Armrio de ao escovado

Conservao: conceito amplo; pode ser pensado como termo que abrange as idias de preservao, proteo e manuteno O principal objetivo da conservao, portanto, o de estender a vida til dos materiais, dando a eles o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, do manuseio e do armazenamento.

Higienizao: limpeza da superfcie, isto , retirada da poeira e de outros resduos estranhos ao documento, por meio de tcnicas apropriadas, em intervalos regulares de tempo.

Restaurao: tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto (cada instituio responsvel pela restaurao de seus documentos

Agentes exteriores que danificam os documentos: - Agentes fsicos: Luminosidade (Luz solar estraga mais que luz ambiente); Temperatura (refrigerao necessria); umidade - Agentes qumicos: Acidez do papel; poluio atmosfrica; tintas - Agentes biolgicos: Insetos, fungo, roedores - Agentes ambientais ( facilita o desenvolvimento de agentes biolgicos): Ventilao (falta); poeira; humanos (agente ambiental e biolgico para o Cespe)

ARQUIVOLOGIA MTODOS E TCNICAS DE ARQUIVO Finalidade: - Preservao -Acesso informao de seus documentos que servem Administrao e Histria - Base terica e prtica para que se compreenda o processo evolutivo da humanidade. - Funes e atividades dos rgos produtores, seja pessoa fsica, jurdica, pblica ou privada. Portanto, arquivos organizados, e nunca fragmentados.

 TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA -Acervo - totalidade dos documentos conservados em um arquivo. -Acesso possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de autorizao legal. -Acondicionamento embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. -Acumulao - formao progressiva, natural e orgnica do arquivo. -Armazenamento guarda de documento em mobilirio ou equipamento prprios em reas que lhes so destinadas. -Arquivamento conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. -Arquivista profissional de arquivo, de nvel superior ARQUIVSTICA *Disciplina tambm conhecida como arquivologia que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao. ARQUIVO - Conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. - Entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. - Edifcio em que so guardados os arquivos. Mvel destinado guarda de documentos. Conservao: Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. Documento: Unidade de registro de informao, qualquer que seja o suporte utilizado Climatizao: Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera conservao.

rgos de documentao Arquivo, Biblioteca e Museu: noes que se confundiram por muito tempo, no s pela finalidade e forma fsica dos documentos, mas tambm, porque estas instituies tinham o mesmo objetivo. Elas funcionavam como grandes depsitos de documentos de qualquer espcie, produzidos pelo homem.

As trs tem a funo de guardar, mas seus objetivos so diferentes, podendo ser assim definidos: - Arquivo: o conjunto de documentos que independentemente da natureza ou suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, visando a utilidade que podero oferecer no futuro. - Biblioteca: o conjunto de matria, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. - Museus: Instituies de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Observa-se, ento que as finalidades das Bibliotecas e dos Museus so essencialmente CULTURAIS, enquanto que as dos Arquivos so FUNCIONAIS, porm o valor cultural existe, uma vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da Histria.

Estgios de evoluo (teoria das trs idades) Para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir o usurio com preciso e rapidez. A metodologia a ser adotada dever atender s necessidades da instituio a que serve, como tambm a cada estgio de evoluo por que passam os arquivos. Arquivo de 1 idade ou corrente constitudos de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservado nos escritrios ou nas reparties que os recebem e os produziram em dependncias prximas de fcil acesso. Arquivo de 2 idade ou intermedirio Constitudo de documentos que deixara de ser frequentes consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Arquivo de 3 idade ou permanente constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que conservam em razo de seu valor histrico (probatrio ou informativo) os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases, corresponde uma maneira diferente de tratar os documentos e, consequentemente, uma organizao adequada.

Mtodos de arquivamento A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a serem classificados. Os mtodos bsicos de arquivamento mais utilizados so os seguintes: Alfabtico; Geogrfico; Numrico simples; Ideogrfico. Mtodo alfabtico: Elemento principal o nome; neste mtodo no necessrio consultar ndices para se localizar os documentos. As fichas ou pastas so colocadas em ordem alfabtica, segundo as regras de Alfabetizao. Considerase primeiro o ltimo sobrenome, depois o prenome

 Formato configurao fsica de um suporte de um suporte de acordo com sua natureza e o modo que foi confeccionado (formulrio, livro, ficha, caderno) Espcie - configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes neste contidas. (ata, relatrio, carta, ofcio) Gnero configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.(audiovisual, fonogrfico, iconogrfico) Tipo de documento configurao que assume um documento de acordo com a atividade que gerou. (Ata de posse, pronturio mdico) Classificao dos arquivos De acordo com a atividade criadora (Pblico; Institucional; Comercial; Familiar ou Pessoal ) De acordo com o estgio de evoluo (Corrente; Intermedirio; Permanente) De acordo com a extenso da ateno (Setorial; Geral ou Central) De acordo com a natureza de seus documentos (Especial; Especializado) CONARQ Conselho Nacional de Arquivos estabelece poltica nacional de arquivos pblico e privados rgo do SINAR SINAR Sistema Nacional de Arquivos Implementa a racionalizao das atividades arquivisticas e garante a integridade do ciclo documental.