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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE ORGANIZACIN

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MANUAL DE ORGANIZACIN

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INTRODUCCIN

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El presente Manual, tiene como objetivo presentar en un documento la organizacin formal de la Unidad de Auditoria Interna de la Alcalda del Municipio Maracaibo, mediante una exposicin clara y sencilla de la estructura y funciones generales que deben realizarse en la mencionada unidad. El Manual consta de catorce secciones: I II III V Base Legal Misin, Visin, Objetivos, Principios y Valores mbito de Accin Funciones de la Unidad de Auditoria Interna

IV Estructura Organizativa VI Atribuciones del Auditor Interno y el Adjunto VII Funciones de la Coordinacin de Control Posterior VIII Funciones del rea de Auditoria Financiera y Administrativa IX Funciones del rea de Auditoria Tcnico-Legal X XI Funciones del rea de Auditoria de Gestin Funciones del rea de Investigaciones Administrativas

XII Funciones de la Coordinacin de Determinacin de Responsabilidades XIII Funciones del rea de Sustanciacin y Seguimiento de Expedientes XIV Funciones del rea Determinacin Y Sancin de Responsabilidades Para mantener su vigencia, el presente Manual estar sujeto a una continua revisin, por parte de la Unidad de Auditoria Interna en coordinacin con la Direccin de Planificacin de la Alcalda de Maracaibo.

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I. BASE LEGAL
INSTRUMENTO Gaceta Oficial N Constitucin Venezuela de la Republica Bolivariana de
Ext. 5.908 37.347 39.164 39.240 19-022009 17-122001 23-042009 12-082009

Fecha

Ley Orgnica de la Contralora General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Reglamento sobre los Concursos Pblicos para la designacin de los Contralores Distritales y Municipales, y los titulares de las Unidades de Auditoria Interna de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital y Municipal y sus Entes Descentralizados Normas Generales de Control Interno (R-015) Normas Generales de Auditoria de Estado (R-016) Normas para el funcionamiento coordinado de los Sistemas de Control Externo e Interno (R-017) Ordenanza Maracaibo de la Contralora Municipal de

39.350

20-012010

36.229 36.229 36.229

17-061997 17-061997 17-061997 27-012006

GMM-003

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Gaceta Oficial N

Fecha

Normas para Regular la Entrega de los rganos y Entidades de la Administracin Pblica y de sus respectivas Oficinas o Dependencias (R-0162) Normas para la Formacin, Rendicin y Examen de las Cuentas de los rganos del Poder Pblico Nacional Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico (R-032) Publicacin N 21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la Republica. Lineamientos para la Organizacin y funcionamiento de las Unidades de Auditoria Interna Normas Generales de Control Interno (Decreto N 051)

39.229

28-072009

38.496
36.100

09-082006 04-121996 31-101980

Ext. 2.681

39.408

22-042010

Gaceta Mcpal N 036

23-052005

Manual de Normas y Procedimiento de Adquisiciones y pagos de Bienes, Servicios y Personal

Gaceta Mcpal N 071

03-112003

Manual de Normas y Procedimientos de la Direccin de Servicios Administrativos y Contables

Gaceta Mcpal N 171

13-011995

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II. MISIN, VISIN, OBJETIVOS, PRINCIPIOS Y VALORES OBJETIVOS


Contribuir al logro de una gestin eficaz, eficiente y econmica. MISIN Asegurar que la informacin resultante de las operaciones administrativas y financieras del organismo sea confiable. Asegurar una gestin Municipal transparente, capaz de satisfacer las Contribuir con la corporacin de su de Maracaibo en el logro de los necesidades de servicios que sonAlcalda competencia, demandados por una gestin que acorde con lo establecido en la actividades en vigente que ciudadanos legalhabitan y/o ejercen diversidad de normativa legal el Municipio regule mediante el control posterior de sus operaciones de cualquier Maracaibo,su funcionamiento. ndole, presupuestarias, administrativas, legales, financieras y de servicios; estimulando la aplicacin de procesos con eficiencia, eficacia y economa, PRINCIPIOS orientados al cumplimiento de la normativa legal y sublegal vigente, disponiendo de un equipo profesional multidisciplinario, capacitado, motivado y comprometido Auditoria objetivos de la Unidad, principios establecidos en el La Unidad de con los Interna se regir por los una plataforma tecnolgica moderna25 de la de responder conLa Contralora General delos Repblica y del artculo capaz Ley Orgnica de calidad y oportunidad a la requerimientos de la organizacin del Control Fiscal, y son los siguientes: Sistema Nacional y un alto grado de autonoma en sus actuaciones. Capacidad financiera e independencia presupuestaria para ejercer eficientemente sus funciones. VISIN Apoliticismo partidista de la gestin fiscalizadora. Carcter tcnico en el ejercicio de control fiscal. Ser una organizacin modelo como rgano de Control Interno capaz de lograr los entes y en el ejercicio de control fiscal en la presentacin de que Oportunidaddependencias adscritos a la Alcaldaydel Municipio Maracaibo, resultados.gestin Administrativa, Financiera y Operativa transparente, realicen una eficaz, Economa econmica, auto sostenible y de manera que su costo no La eficiente, en el ejercicio de control fiscal permanente en el tiempo; ejerciendo para ello en formaesperados.con tica y alta calidad profesional, las exceda de los beneficios oportuna, competencias que por mandato de la normativa legal le son conferidas. La celeridad en las actuaciones de control fiscal sin entrabar la gestin de la administracin. La participacin de la ciudadana en la gestin contralora.

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VALORES
La Unidad de Auditoria Interna basar sus actuaciones observando el cumplimiento de los siguientes valores: Honestidad Para actuar con rectitud e integridad, sin aprovechamiento particular alguna Equidad Para actuar con objetividad e imparcialidad sin discriminacin ni preferencias. Transparencia Claridad absoluta en la actuacin y accesibilidad evitando la intimidacin, la duda o la sospecha. Responsabilidad Responde por lo que se asume por asignacin o iniciativa propia, sin evadir compromisos y cuidando el patrimonio de su mbito de trabajo. Disciplina Cumplir cabalmente con la normativa establecida, respecto a la documentacin e informacin ajenas y reservadas. Confidencialidad Para mantener estricta reserva sobre la informacin y asuntos que se manejan. Puntualidad Informar en forma oportuna, con exactitud y precisin los resultados de sus actuaciones. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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III. AMBITO DE ACCION


Las actuaciones de la Unidad de Auditoria Interna estn orientadas a salvaguardar el patrimonio pblico municipal, mediante la realizacin de auditorias, estudios, fiscalizaciones e investigaciones de cualquier tipo en: La Alcalda de Maracaibo, sus direcciones y dependencias.

Organismos desconcentrados y sus dependencias. Empresas privadas de dominio pblico. Fundaciones y otros organismos.

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IV. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE ORGANIZACIN V. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE AUDITORA FUNCION BASICA Salvaguarda los recursos del patrimonio pblico Municipal, realizando auditorias, estudios, anlisis e investigaciones de cualquier naturaleza sobre la gestin de la Alcalda y sus organismos de adscripcin. FUNCIONES PRINCIPALES Ejercer funciones de Inspeccin y Fiscalizacin en la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas. Evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administracin y de informacin gerencial, as como el examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluacin de la eficiencia, eficacia y economa en el marco de las operaciones realizadas. Examinar los Registros y Estados Financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad. Realizar auditorias, inspecciones, fiscalizaciones, exmenes, estudios, anlisis e investigaciones de cualquier naturaleza en la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y correccin de sus operaciones, as como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economa, calidad e impacto de su gestin, as como, efectuar el examen selectivo de la cuenta de gastos y otorgar el finiquito de Ley. Verificar que el desarrollo de las actividades administrativas de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas, se realicen con base al cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y dems normas aplicables a sus operaciones. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

INTERNA

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE ORGANIZACIN Verificar la observancia de las polticas prescritas en relacin a la custodia y salvaguarda del patrimonio de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas. Efectuar estudios organizativos, estadsticos, econmicos y financieros, anlisis e investigaciones de cualquier naturaleza en el rea de control, as como evaluar los resultados de la gestin administrativa y, en general, la eficiencia y eficacia con que opera la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas. Realizar el Examen Posterior de los programas, proyectos u operaciones, para determinar el cumplimiento de los objetivos y metas, y la eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de su desempeo. Evaluar las actividades administrativas u operacionales de la organizacin, con fundamento en indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems tcnicas aplicables. Recibir y evaluar las denuncias relacionadas con las materias de control fiscal que formulen los funcionarios pblicos y particulares o las solicitudes que formule cualquier rgano, ente o dependencia publica vinculadas con la comisin de actos, hechos u omisiones contrarias a una disposicin Legal u Sublegal relacionadas con la administracin, manejo y custodia de fondos o bienes pblicos de la Alcaldia del Municipio Maracaibo o sus entes desconcentrados. Realizar el examen selectivo o exhaustivo, as como la calificacin o declaratoria de fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes pblicos. Ejercer la potestad investigativa y de apertura del procedimiento administrativo para la determinacin de responsabilidades, de acuerdo con lo previsto en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE ORGANIZACIN Realizar las actuaciones necesarias a solicitud de los rganos de control fiscal externo, cuando stos presuman que hubieren ocurrido actos, hechos u omisiones contrarios a la Constitucin a una norma legal o sublegal, informndole los resultados dentro del plazo que acuerden para tal fin. Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos para la formulacin de reparos, declaratoria de responsabilidad administrativa o imposicin de multas, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Efectuar el seguimiento de las recomendaciones plasmadas en los informes de auditoria previamente emitidos, a objeto de verificar si se han tomado las acciones correctivas correspondientes, ya sea por decisiones de la mxima autoridad o por las unidades administrativas auditadas. Presentar informe de gestin de sus actividades, ante el Alcalde del Municipio Maracaibo, adems de los informes que le sean requeridos por la Contralora General de la Repblica. Elaborar su proyecto de presupuesto anual con base en criterios de calidad, economa y eficiencia, a fin que el Alcalde del Municipio Maracaibo, lo incorpore al presupuesto de la Alcaldia.. Verificar que la entrega de las oficinas y dependencias de la Alcaldia de Maracaibo se realicen de acuerdo a las normativas que rigen la materia. Utilizar los mtodos de Control Perceptivo Posterior que sean necesarios, con el fin de comprobar la legalidad, exactitud, sinceridad y correccin de las operaciones y acciones administrativas y financieras, as como le ejecucin de contratos. Promover el uso y actualizacin de manuales de normas y procedimientos que garanticen la realizacin de procesos eficientes y el cumplimiento de los aspectos legales y tcnicos de las actividades. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE ORGANIZACIN Establecer sistemas que faciliten el control y seguimiento de las actividades realizadas, as como medir su desempeo. Fomentar la participacin ciudadana en el ejercicio del control sobre la gestin publica, sin menoscabo de las funciones que le corresponden ejercer a la Oficina de Atencin Ciudadana Participar, cuando lo estime pertinente, con carcter de observador sin derecho a voto, en los procedimientos de contratacin promovidos por la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas con los informes, dictmenes y estudios tcnicos que realicen los auditores, consultores y profesionales independientes, debidamente calificados y registrados en la Contralora General de la Republica. Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementado por la Alcaldia del Municipio Maracaibo, con la finalidad de que se cumplan las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoria o de cualquier actividad de control. Recibir las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la administracin y liquidacin de ingresos o de la recepcin, custodia y manejo de fondos o bienes pblicos, antes de la toma de posesin del cargo. Las dems funciones que establezca la Constitucin, dems leyes y normas que regulen la materia.

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VI. FUNCIONES DEL AUDITOR INTERNO


FUNCION BASICA Cumplir y hacer cumplir con las obligaciones que les impone la Constitucin Nacional, las leyes, reglamentos y dems normas, en materia de Control Interno. FUNCIONES PRINCIPALES Ejercer la direccin de la Unidad de Auditoria Interna, as como coordinar y supervisar las actuaciones de todas sus dependencias y del personal adscrito. Ejercer la direccin, planificacin, coordinacin y seguimiento de las actividades realizadas por la Unidad. Velar por el cumplimiento de las normas, sistemas y procedimientos de control interno establecidas por la Contralora General de la Repblica y la mxima autoridad, Alcalde del Municipio Maracaibo as como de sus dependencias adscritas. Elaborar el Plan de Accin Anual, tomando en consideracin las solicitudes y los lineamientos que le formule la Contralora General de la Repblica, la mxima autoridad, las denuncias recibidas, las reas crticas de las dependencias sometidas a su control y a los resultados por las actuaciones de las dependencias adscritas a la Unidad de Auditoria Interna. Certificar los documentos que reposen en los archivos de la Unidad de Auditoria Interna, excluyendo los de carcter reservado y los que expresamente prohba la Ley. Preparar el presupuesto anual de gastos de la Unidad de Auditoria Interna, en funcin del Plan de Accin Anual y con base a criterios de calidad, economa y eficiencia, y presentarlo a la mxima autoridad para su aprobacin. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE ORGANIZACIN Promover el uso y actualizacin de manuales de normas y procedimientos que garanticen la realizacin de procesos eficientes y el cumplimiento de los aspectos legales y tcnicos de las actividades. Comunicar a la mxima autoridad, Alcalde del Municipio Maracaibo, los resultados de las auditorias realizadas, con indicacin de las observaciones o hallazgos, causas, consecuencias y conclusiones. Ordenar la apertura de los procedimientos administrativos para la Determinacin de Responsabilidades de conformidad a lo estipulado en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, supervisar su desarrollo, emitir las autorizaciones correspondientes, imponer las sanciones a que haya lugar y dictar los autos que pongan fin al procedimiento en sede de la Unidad de Auditoria Interna. Remitir al Ministerio Pblico la documentacin contentiva de los indicios de responsabilidad penal y civil de los funcionarios adscritos a la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias adscritas. Remitir a la Contralora General de la Repblica el expediente formado con ocasin de los resultados de una investigacin o actuacin de control cuando existan elementos de conviccin o prueba que pudieran dar lugar a la formulacin de reparos, a la declaracin de responsabilidad administrativa o a la imposicin de multas a funcionarios de alto nivel que se encuentren en ejercicios de sus cargos. Participar a la Contralora General de la Repblica el inicio de las investigaciones que ordene. Someter a discusin y consideracin de los responsables de las reas involucradas, antes de la presentacin formal de los resultados de la auditoria, las observaciones derivadas del anlisis efectuado con la finalidad de asegurarse de la solidez de las evidencias, la validez de las conclusiones, la pertinencia de las recomendaciones y la objetividad e imparcialidad del ulterior Informe de Auditoria.

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE ORGANIZACIN Efectuar el seguimiento de las recomendaciones de auditorias previamente emitidos, a fin de verificar si se tomaron las acciones correctivas correspondientes. Suscribir las comunicaciones que se dirijan a la Alcaldia del Municipio Maracaibo y a sus dependencias administrativas, as como a la Contralora General de la Repblica. Delegar en funcionarios de la Unidad de Auditoria Interna el ejercicio de determinadas atribuciones. Asimismo, podr delegar la firma de determinados documentos. Los actos dictados o firmados por el funcionario en ejercicio de la delegacin debern indicar el carcter con que actu. Dar a conocer las instrucciones, normas, manuales, reglamentos y sistemas de control que se prescriban para ejercer el control interno en la Alcaldia del Municipio Maracaibo. Coordinar el desarrollo profesional del personal adscrito a la Unidad de Auditoria Interna. Evaluar las actividades realizadas por los Coordinadores, reas y personal de Administrativo y de oficina de la Unidad de Auditoria Interna. Presentar anualmente a la mxima autoridad, Alcalde del Municipio Maracaibo, el Informe de Gestin de las actividades desarrolladas por la Unidad de Auditoria Interna. Asesorar a la mxima autoridad, Alcalde del Municipio Maracaibo, en la seleccin de los auditores externos y del personal de la Unidad de Auditoria Interna. Velar por el buen mantenimiento y uso de la infraestructura, los equipos y mobiliario perteneciente a la Unidad de Auditoria Interna.

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Los dems deberes y atribuciones que le seale la Constitucin, la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento, este Reglamento y los Manuales de Organizacin de la Unidad de Auditoria Interna de la Alcaldia del Municipio Maracaibo.

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FUNCIONES DEL ADJUNTO AL AUDITOR INTERNO


FUNCION BASICA Cumplir y hacer cumplir con las obligaciones que les impone la Constitucin Nacional, las leyes, reglamentos y dems normas, en materia de Control Interno. FUNCIONES PRINCIPALES Cumplir y hacer cumplir las obligaciones que les impone la Constitucin Nacional, las leyes, reglamentos y dems normas, en materia de Control Interno. Planificar, coordinar y disponer las polticas que orienten la actividad institucional hacia el logro de los objetivos del rgano de control interno. Convocar hacia el conocimiento e internalizacin de la visin y misin de la Unidad de Auditoria Interna. Evaluar los manuales de organizacin, funcionamiento, normas, procedimientos y dems reglamentos internos y disposiciones de Control Interno de la Unidad de Auditoria Interna. Coordinar la elaboracin de la Memoria y Cuenta anual de la Unidad de Auditoria Interna y los informes de gestin y posteriormente remitir al Auditor Interno. Recibir y/o atender las denuncias presentadas formalmente ante la Unidad de Auditoria Interna, dndole curso al proceso administrativo correspondiente. Ejercer el control del personal adscrito a la Unidad de Auditoria Interna. Velar por el resguardo, preservacin y mantenimiento de los bienes que estn a su cargo. Suplir las faltas temporales del Auditor Interno Las dems funciones de Inspeccin y Fiscalizacin que le asigne el Auditor Interno.

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VII.

FUNCIONES POSTERIOR

DE

LA

COORDINACION

DE

CONTROL

FUNCIN BSICA. Ejercicio del control posterior permanente de las operaciones administrativas, financieras, presupuestarias, y de cualquier ndole, mediante la evaluacin objetiva y sistemtica de la gestin de los rganos desconcentrados de la Alcalda, midiendo el grado de cumplimiento de objetivos y metas previstos en los planes operativos e informar sobre los resultados alcanzados por estos. FUNCIONES PRINCIPALES. Realizar, a travs de auditorias, las Inspecciones y Fiscalizaciones en las dependencias que intervengan en la administracin, disposicin, manejo o custodia de los bienes y/o fondos pblicos de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas, con el fin de verificar la legalidad y sinceridad de sus operaciones. Evaluar el sistema de control interno de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentrados, en cuanto al grado de operatividad y eficacia de los sistemas contables, administrativos y de informacin gerencial, para determinar su pertinencia, confiabilidad, eficiencia, eficacia y economa en el marco de las operaciones realizadas. Realizar estudios organizacionales, econmicos y estadsticos, anlisis de operaciones, fiscalizaciones e inspecciones en las dependencias de la Alcaldia del Municipio Maracaibo con el fin de verificar la legalidad y sinceridad de sus operaciones, determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos y metas, as como evaluar la eficiencia, eficacia y economa de la gestin cumplida por la Institucin. Examinarlos registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad.

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Verificar que la incorporacin fsica y el registro contable de los bienes adquiridos por la institucin, as como la formacin y actualizacin de los inventarios correspondientes sea correcta y oportuna. As mismo, revisar que los activos de la institucin estn salvaguardados y adecuadamente protegidos. Proporcionar apoyo jurdico a los auditores en las actividades que realicen en el ejercicio de sus funciones. Tramitar las denuncias de particulares o la solicitudes que formule cualquier rgano o dependencia de la Alcaldia del Municipio Maracaibo, vinculada con la comisin de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal relacionados con la Administracin, manejo y custodia de fondos o bienes pblicos de la Alcaldia del municipio Maracaibo. Verificar las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la administracin y liquidacin de ingresos o de la recepcin, custodia y manejo de fondos o bienes pblicos, antes de la toma de posesin del cargo. Utilizar los mtodos de control perceptivo posterior que sean necesarios, con el fin de comprobar la legalidad, exactitud, sinceridad y correccin de las operaciones y acciones Administrativas y financieras, as como la ejecucin de contratos. Realizar el examen selectivo o exhaustivo, as como la calificacin y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes pblicos. Efectuar estudios organizativos, estadsticos, econmicos y financieros, anlisis e investigaciones de cualquier naturaleza para determinar el costo de los servicios pblicos, los resultados de la accin administrativa y en general, la eficacia con la que opera el rgano o ente sujeto a su control.

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Verificar la sinceridad y exactitud de las actas de entrega por parte de las mximas autoridades jerrquicas y dems gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo. Realizar seguimiento al plan de acciones correctivas implementado por el rgano o ente sujeto a su control, con la finalidad de que se cumplan las recomendaciones contenidas en los informes de auditoria o de cualquier actividad de control. Corresponde, tambin a esta Coordinacin, ejercer las actividades inherentes a la potestad investigativa, entre las cuales se encuentran: Realizar las actuaciones que sean necesarias, a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal, determinar el monto de los daos causados al patrimonio pblico, si fuere el caso, as como la procedencia de acciones fiscales. Realizar las actuaciones necesarias, a solicitud de los rganos de control fiscal externo, cuando estos presuman que hubieren ocurrido actos, hechos u omisiones contrarias a normas legales o sublegales, e informarles los resultados dentro del plazo que se acuerde a tal fin. Formar el expediente de la investigacin. Notificar de manera especfica y clara a los interesados legtimos vinculados con actos, hechos u omisiones objeto de investigacin. Ordenar mediante oficio de citacin la comparecencia de cualquier persona a los fines de rendir declaracin y tomarle la declaracin correspondiente. Elaborar un informe dejando constancia de los resultados de las actuaciones realizadas con ocasin del ejercicio de la potestad investigativa,

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de conformidad con lo previsto en el artculo 81 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y 77de su Reglamento. Elaborar comunicacin a fin de que el auditor interno remita a la Contralora General de la Repblica; o a las Contraloras de los Estados, Distritos, Distritos Metropolitanos y Municipios, segn corresponda con su mbito de competencia, el expediente de la investigacin o de la actuacin de control, cuando existan elementos de conviccin o prueba que pudieran dar lugar a la formulacin de reparos, a la declaratoria de responsabilidad administrativa o a la imposicin de multas a funcionarios de alto nivel de los rganos y entes mencionados en los numerales 1 al 11 del artculo 9 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, a que se refiere el artculo 65 de su Reglamento que se encuentren en ejercicio de sus cargos. Remitir a la dependencia encargada de la determinacin de responsabilidades, el expediente de la potestad investigativa que contenga el informe de resultados, a los fines de que sta proceda, segn corresponda, al archivo de las actuaciones realizadas o al inicio del procedimiento administrativo para la determinacin de responsabilidades. Hacer el seguimiento externos de la Contralora Pblicos, en su carta de unidades administrativas correcciones respectivas. de las observaciones expuestas por los auditores General de la Repblica y Firma de Contadores gerencia y/o dictamen, a fin de verificar, si las relacionadas con las mismas efectuaron las

Ejercer la potestad investigativa cuando surjan indicios de que funcionarios, empleados, obreros o particulares realizaron y ejecutaron actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal o relacionados con los

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Ingresos, gastos y bienes del Tribunal Supremo de Justicia y sus dependencias, que pudieren configurar supuestos generadores de responsabilidad administrativa. Establecer lineamientos y directrices en materia de auditoria Realizar revisiones peridicas a fin de verificar la ejecucin y correcta imputacin presupuestaria de los recursos asignados a la institucin, conforme a la normativa existente Las dems funciones que le asigne el Auditor Interno. Corresponde, adems, como atribuciones especificas al Coordinador de Control Posterior: a. Dictar el auto de proceder de la Potestad Investigativa. b. Suscribir el informe de resultados de la Potestad Investigativa a que se refiere el artculo 81 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y 77 de su Reglamento. c. Comunicar los resultados, conclusiones y recomendaciones de las actuaciones practicadas, a las dependencias evaluadas y dems autoridades a quienes legalmente est atribuida la posibilidad de adoptar medidas correctivas.

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VIII FUNCIONES DEL REA DE AUDITORIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA FUNCION BASICA Realizar auditorias administrativas y financieras, en las dependencias que intervengan en la administracin, disposicin, manejo o custodia de los bienes y/o fondos pblicos. De la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas, con el fin de verificar la legalidad y sinceridad de sus operaciones. FUNCIONES PRINCIPALES Evaluar el sistema de control interno de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas, en cuanto al grado de operatividad y eficacia de los sistemas contables, administrativos y de informacin gerencial Realizar, a travs de auditorias, las Inspecciones y Fiscalizaciones en las dependencias que intervengan en la administracin, disposicin, manejo o custodia de los bienes y/o fondos pblicos de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas, con el fin de verificar la legalidad y sinceridad de sus operaciones. Ejercer la coordinacin de las auditorias financieras y administrativas asignadas al personal del rea. Verificar que la incorporacin fsica y registro contable de los bienes adquiridos por la institucin sea correcta y oportuna, as como la formacin y actualizacin de los inventarios correspondientes. As mismo, que los activos de la institucin estn salvaguardados y adecuadamente protegidos. Comprobar la legalidad, exactitud, sinceridad y correcta operacin de las acciones administrativas y financieras, as como la ejecucin de los contratos, utilizando los mtodos de control perceptivo posterior necesarios y suficientes. Las dems funciones que le asigne el Auditor Interno. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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IX FUNCIONES DEL AREA DE AUDITORIA TECNICO-LEGAL FUNCION BASICA Determinar el grado de eficiencia, eficacia y economa en la utilizacin de los recursos materiales y financieros utilizados durante la planificacin, ejecucin y operacin de las Contrataciones. FUNCIONES PRINCIPALES Verificar las adquisiciones de inmuebles (terrenos, edificios, entre otros) que realice la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas, a los fines de comprobar el apego a la normativa y leyes que rigen dicha actividad. . Inspeccionar y Fiscalizar in situ las obras ejecutadas por las empresas contratistas. Comprobar si los montos sealados en la Valuaciones de los trabajos efectuados, se corresponden con las obras ejecutadas. Verificar que los recursos se hayan invertido de acuerdo con las previsiones presupuestarias y con los marcos tcnicos y administrativos. Evaluar la administracin de las obras en construccin, la ejecucin y la gestin de la Institucin, del Ingeniero Inspector y de los Contratistas, as como, el cumplimiento de normas y clusulas contractuales establecidas en los Contratos sometidos a examen. Determinar la coherencia entre el proceso previo a la construccin-etapa de preinversin y posteriores-etapa de inversin, con relacin a los objetivos inicialmente previstos y los resultados alcanzados.

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Verificar el cumplimiento de objetivos y programas propuestos en la planificacin del proyecto, mediante la constatacin del cumplimiento del diseo y especificaciones tcnicas y respecto a las modificaciones aprobadas, con relacin a los objetivos contractuales iniciales. Las dems funciones que le asigne el titular del rea de Auditoria TcnicoLegal y/o el Auditor Interno

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X FUNCIONES DEL REA DE AUDITORIA DE GESTIN FUNCION BASICA Realizar auditorias de gestin orientadas a evaluar la ejecucin de los planes y proyectos ejecutados por la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias adscritas, a fin de determinar el grado de eficacia, eficiencia, economa, calidad e impacto en sus operaciones. FUNCIONES PRINCIPALES Disear e instrumentar los mtodos, procedimientos y tcnicas idneas para evaluar los niveles de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias adscritas. Efectuar estudios organizacionales, evaluacin y diagnstico de procesos de reas crticas y de apoyo, a fin de fortalecer el sistema de control interno y orientar la toma de decisiones gerenciales y administrativas. Impulsar la implementacin y consolidacin del sistema de control de gestin en la ejecucin de planes, proyectos, procesos de apoyo, operaciones financieras, administrativas, y dems actividades realizadas por la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias adscritas. Inspeccionar y Fiscalizar los Planes e informes de Gestin de las diversas dependencias adscritas a la Alcaldia del Municipio Maracaibo. Las dems funciones que le asigne el titular del rea de Auditoria de Gestin y/o el Auditor Interno.

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XI

FUNCIONES

DEL

AREA

DE

INVESTIGACIONES

ADMINISTRATIVAS
FUNCIN BSICA Coordinar y dirigir la realizacin de investigaciones administrativas destinadas a la verificacin de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal que afecten al patrimonio municipal y puedan constituir elementos de conviccin que comprometan la responsabilidad de funcionarios pblicos o particulares que tengan en sus manos la administracin y/o manejo de fondos o bienes del Municipio. FUNCIONES PRINCIPALES Determinar la relevancia de los hallazgos encontrados en las auditorias y dems actuaciones de control efectuadas. Realizar las actuaciones que sean necesarias, a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal, determinar el monto de los daos causados al patrimonio pblico, si fuere el caso, as como la procedencia de acciones fiscales. Realizar las actuaciones de Inspecciona y Fiscalizacin necesarias, a solicitud de los rganos de control fiscal externo, cuando estos presuman que hubieren ocurrido actos, hechos u omisiones contrarias a normas legales o sublegales, e informarles los resultados dentro del plazo que se acuerde a tal fin. Formar el expediente de la investigacin. Notificar de manera especfica y clara a los interesados legtimos vinculados con actos, hechos u omisiones objeto de investigacin.

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Ordenar mediante oficio de citacin la comparecencia de cualquier persona a los fines de rendir declaracin y tomarle la declaracin correspondiente. Elaborar un informe dejando constancia de los resultados de las actuaciones realizadas con ocasin del ejercicio de la potestad investigativa, de conformidad con lo previsto en el artculo 81 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y 77de su Reglamento. Elaborar comunicacin a fin de que el auditor interno remita a la Contralora General de la Repblica; o a las Contraloras de los Estados, Distritos, Distritos Metropolitanos y Municipios, segn corresponda con su mbito de competencia, el expediente de la investigacin o de la actuacin de control, cuando existan elementos de conviccin o prueba que pudieran dar lugar a la formulacin de reparos, a la declaratoria de responsabilidad administrativa o a la imposicin de multas a funcionarios de alto nivel de los rganos y entes mencionados en los numerales 1 al 11 del artculo 9 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, a que se refiere el artculo 65 de su Reglamento que se encuentren en ejercicio de sus cargos. Remitir a la dependencia encargada de la determinacin de responsabilidades, el expediente de la potestad investigativa que contenga el informe de resultados, a los fines de que sta proceda, segn corresponda, al archivo de las actuaciones realizadas o al a los fines de dar inicio a la potestad investigativa para la posible apertura del procedimiento de Determinacin de Responsabilidades Administrativas, reparo o multa. Asimismo, deber conformar la documentacin que sustente el inicio del procedimiento de potestad investigativa. Brindar orientacin y/o asesora de carcter jurdico al Auditor Interno y a las diferentes unidades administrativas que conforman la Coordinacin de Control Posterior.

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Prestar orientacin y/o asesora a los otros funcionarios pblicos y/o empleados de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y sus dependencias desconcentradas, que soliciten consultas relacionadas con la materia de control fiscal. . Dar apoyo a los auditores en las dudas jurdicos-legales que surjan como motivo de las actuaciones realizadas. . Establecer, para efectos administrativos, los criterios generales respecto de la interpretacin y aplicacin del Marco Jurdico que tendrn carcter obligatorio para las reas administrativas y operativas de la Unidad de Auditoria Interna. Someter a la consideracin de la Coordinacin de Control Posterior, la solucin de las consultas legales que formulen las dependencias de la Unidad de Auditoria Interna, los funcionarios pblicos y/o empleados de la Alcaldia del Municipio Maracaibo y dems dependencias adscritas Valorar las denuncias recibidas por la Unidad de Auditoria Interna. Las dems funciones que le asigne la Coordinacin de Control Posterior y/o el Auditor Interno. Corresponde, adems, al Coordinador de determinacin de responsabilidades: a. Dictar el auto motivado a que se refiere el artculo 81 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y 85 de su Reglamento, mediante el cual, una vez valorado el informe de resultado de la potestad Investigativa, se ordena el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del procedimiento administrativo para la determinacin de responsabilidades.

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Dictar el auto motivado a que se refiere el artculo 96 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y 88 de su Reglamento y notificarlo a los presuntos responsables. c. Disponer lo conducente para que sean evacuadas las pruebas indicadas o promovidas por los presuntos responsables o por sus representantes legales. d. Fijar por auto expreso, la realizacin de la audiencia oral y pblica prevista en el artculo 101 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. e. Dictar, por delegacin del titular de unidad de auditoria interna las decisiones a que se refiere el artculo 103 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. f. Imponer, por delegacin del titular de unidad de auditoria interna, las multas previstas en los artculos 94 y 105 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, y participarlas al rgano recaudador correspondiente.

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XII FUNCIONES DE LA COORDINACION DE DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS FUNCION BASICA Abrir, sustancia, hacerle seguimiento, instruir los expedientes administrativos y determinar la responsabilidad correspondiente que involucren a funcionarios o dependencias desconcentradas de la alcaldia del Municipio Maracaibo. FUNCIONES PRINCIPALES Determinar los casos en que sea procedente la imposicin de multas de acuerdo a lo contemplado en el artculo 94 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, y en tal sentido, abrir y sustanciar los procedimientos administrativos a que hubiere lugar conforme a lo estipulado en el Ttulo III, Captulo IV, de la precitada norma. Abrir, sustanciar e instruir los procedimientos de determinacin de responsabilidad administrativa, conforme a lo estipulado en el Ttulo III, Captulo IV, de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Remitir al Auditor Interno el expediente del cual se deriven presuntos supuestos generadores de responsabilidad civil y penal, a los efectos de que ste enve el mismo al Ministerio Pblico. Remitir al Auditor Interno el expediente del cual se deriven elementos de conviccin o prueba que pudieran dar lugar a la formulacin de reparos, a la declaracin de responsabilidad administrativa o a la imposicin de multas a funcionarios de alto nivel de la Alcaldia del Municipio Maracaibo a los efectos de que dicho expediente previa informacin a las mxima autoridad, sea enviado a la Contralora General de la Repblica, en acatamiento de lo dispuesto en el artculo 97 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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Recomendar al Auditor Interno, que solicite autorizacin al Contralor General de la Repblica, para suspender del ejercicio del cargo a cualquier funcionario sometido al procedimiento pautado en el Ttulo III, Captulo IV, de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Analizar y sustanciar los expedientes remitidos por el Auditor Interno, derivados del ejercicio de la Potestad Investigativa, de los cuales se deriven supuestos generadores de responsabilidad administrativa, multas o reparo. Las dems funciones que le asigne el Auditor Interno. Corresponde, adems, como atribuciones especificas al Coordinador de determinacin de responsabilidades: Dictar el auto motivado a que se refiere el artculo 81 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y 85 de su Reglamento, mediante el cual, una vez valorado el informe de resultado de la potestad Investigativa, se ordena el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del procedimiento administrativo para la determinacin de responsabilidades. Dictar el auto motivado a que se refiere el artculo 96 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y 88 de su Reglamento y notificarlo a los presuntos responsables. Disponer lo conducente para que sean evacuadas las pruebas indicadas o promovidas por los presuntos responsables o por sus representantes legales. Fijar por auto expreso, la realizacin de la audiencia oral y pblica prevista en el artculo 101 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE ORGANIZACIN Dictar, por delegacin del titular de unidad de auditoria interna las decisiones a que se refiere el artculo 103 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Imponer, por delegacin del titular de unidad de auditoria interna, las multas previstas en los artculos 94 y 105 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, y participarlas al rgano recaudador correspondiente.

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XIII FUNCIONES DEL REA DE SUSTANCIACIN Y SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES. FUNCION BASICA Efectuar el estudio y anlisis jurdico de los casos sometidos a su consideracin con motivo de una actuacin de control fiscal o de las denuncias formuladas. FUNCIONES PRINCIPALES Iniciar el proceso de sustanciacin a los fines de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal. Remitir a la Coordinacin de Determinacin de Responsabilidades Administrativas, el expediente cuando existan elementos de conviccin o prueba que pudieran dar lugar a la formulacin de reparos, declaratoria de responsabilidad administrativa o imposicin de multas. Remitir al Jefe de la Coordinacin de Determinacin de Responsabilidades Administrativas, el expediente cuando no existan elementos de conviccin o prueba que pudieran dar lugar a la formulacin de reparos, declaratoria de responsabilidad administrativa o imposicin de multas. Realizar citaciones, tomar declaraciones, recabar informacin y efectuar todas las actuaciones procedimentales necesarias para sustanciar el expediente. Las dems funciones de Inspeccin y Fiscalizacin que le asigne el Coordinador de Determinacin de Responsabilidades Administrativas y/o el Auditor Interno.

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XIV FUNCIONES DEL REA DE DETERMINACIN Y SANCIN DE RESPONSABILIDADES. FUNCION BASICA Iniciar el procedimiento de determinacin de responsabilidades, de conformidad con la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y la Ley que establece los procesos en materia de control fiscal y dems leyes aplicables. FUNCIONES PRINCIPALES Analizar y valorar las pruebas indicadas por los interesados, a fin de preparar lo conducente para el acto oral y pblico a celebrarse, con ocasin de los distintos procedimientos administrativos para la determinacin de responsabilidades que adelante la Unidad de Auditoria Interna.. Ejercer la representacin del Auditor Interno en calidad de delegatario, en los actos orales y pblicos referidos en el literal anterior . Proponer al Jefe de la rea de Determinacin y Sancin de Responsabilidades Administrativas las sanciones pecuniarias correspondientes a que se refiere el encabezamiento del artculo 105 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Elaborar para la consideracin y firma del Auditor Interno, los proyectos de decisin de los recursos de reconsideracin que sean interpuestos por los interesados involucrados contra las decisiones tomadas por la Unidad de Auditoria Interna. Representar a la Unidad de Auditoria Interna en los recursos jurisdiccionales que sean intentados contra las decisiones tomadas por la Unidad de Control Fiscal ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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Todas las dems funciones de Inspeccin y Fiscalizacin que le asigne el Coordinador de Determinacin y Sancin de Responsabilidades Administrativas y/o el Auditor Interno.

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Contralora Municipal de Auditora y Control Interno de la Alcalda de Maracaibo

MISIN La Unidad de Auditora Interna tiene como misin, garantizar el control y la calidad de gestin que debe desarrollar el Alcalde y su Tren Ejecutivo, a fin de cumplir con los procesos administrativos, para salvaguardar los recursos, as como la veracidad de la informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia y calidad en la toma de decisiones de manera que sean ejecutadas con transparencia, ajustndose a lo establecido en las normativas legales que regulan el funcionamiento del poder Municipal, con la tecnologa de vanguardia, con un personal altamente calificado, motivado, comprometido e identificando con la organizacin, contribuyendo a la satisfaccin de las demandas que dentro de sus competencias, tiene el Municipio. VISIN La Unidad de Auditora Interna debe ser una Organizacin modelo, idnea dotada de las herramientas tecnolgicas adecuadas, personal altamente calificado, documentos legales actualizados, que le permita aplicar mecanismos de control efectivos capaces de garantizar una gestin Municipal transparente, que sea acatada por cada una de las Dependencias que conforman la Corporacin y as poder garantizar a la comunidad pronta y eficaz respuesta en el menor tiempo posible. OBJETIVO Velar que previa la adquisicin de bienes o servicios o a la elaboracin de contratos que impliquen compromisos financieros se de estricto cumplimiento a los siguientes requisitos: Que el gasto est correctamente imputado a la partida de presupuesto correspondiente o al crdito adicional respectivo. Que exista disponibilidad presupuestaria. Que se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que asumir el contratista. Que los precios sean justos y razonables, salvo la excepciones establecidas en otras leyes. Que se haya dado cumplimiento a la Ley de Licitaciones y dems Leyes aplicables.