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ACTA DE CONSEJO ORDINARIO DE ADMINISTRACIN A C T A N 147

El da 1 de Diciembre de 2011, siguiendo la programacin de calendario establecida y previa comunicacin a los miembros del Consejo de Administracin del Edificio Banco de la Costa N2, se realiz la Reunin Ordinaria de Consejo de Administracin en la sede social del mismo edificio, iniciando a las 3:19 pm. Asistentes: HUGO SIERRA GAMBOA PRESIDENTE CONSEJO DE ADMINISTRACIN ENRIQUE BOTERO GMEZ MIEMBRO TITULAR NORBERTO BOSSA CAN YOLANDA CALDERN MIEMBRO SUPLENTE Administracin MERCEDES PREZ MONROY Representante Legal Gestin Empresarial MJV Ltda WILSON JOS MATEUS Administrador Delegado Contadura MIGUEL VERGARA LUNA - Contador del Edificio Revisora Fiscal JOHN KENNEDY RAMREZ PRIMERO.- VERIFICACIN DEL QURUM Se verifica que hay Qurum por asistencia de cuatro miembros del Consejo, as que se da inicio a la Reunin de Consejo de Administracin. SEGUNDO.- LECTURA Y APROBACION DEL ORDEN DEL DIA. El siguiente orden del da, mencionado en la citacin enviada a todos los miembros del Consejo, se pone a consideracin: El orden del da propuesto inicialmente en la citacin enviada es el siguiente: 1. Verificacin del Qurum. 2. Lectura y aprobacin del orden del da. 3. Lectura y aprobacin del acta anterior ordinaria 146. 4. Informe de Administracin de Octubre de 2011. 5. Presentacin del informe de contadura del mes de Octubre de 2011. 6. Presentacin del informe del Revisor Fiscal para el mes de Octubre 2011. 7. Aprobacin de los estados financieros del mes de Octubre de 2011. 8. Informe de Cartera y Procesos jurdicos de cobro. 9. Proposiciones y varios Se aprueba por unanimidad el orden del da propuesto. TERCERO. -LECTURA Y APROBACIN DEL ACTA ANTERIOR ORDINARIA 146. El Administrador delegado procede a realizar la lectura del acta 146. Una vez leda el Acta indica el seor Presidente del Consejo que se explicite en la misma que si bien la Doctora Bibiana Corts sugiri que las reuniones se aplazaran cuando no se contase con la presencia de los seores Revisor Fiscal y Contador, no es obligatoria la presencia de ellos para la realizacin de las reuniones. Agrega adems que cuando no estn presentes, se puede realizar la reunin, solamente que los puntos en los cuales deban intervenir ellos se aplazan para la reunin siguiente. Tambin indica el seor Presidente que la copia fsica de los informes del mes no lleg a sus manos, igual situacin expresa la Doctora Yolanda Caldern. Procede entonces el Administrador a revisar si fueron entregados dichos informes encontrando firma de recibido de los mismos en ambos casos, por parte de las personas encargadas de sus oficinas.
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Una vez hechas estas observaciones se aprueba de manera unnime el acta anterior ordinaria 146.

CUARTO. -INFORME DE ADMINISTRACIN DE OCTUBRE DE 2011.

A continuacin se reproduce el informe de gestin presentado por el Administrador: INFORME DE GESTIN ADMINISTRATIVA DEL MES DE OCTUBRE DE 2011 En el presente informe se mencionan las actividades ms representativas realizadas por la Administracin del Edificio Banco de la Costa N2 en el mes de octubre de 2011.

MANTENIMIENTO Se realiz con normalidad el mantenimiento mensual al ascensor por el seor William Barn. Se repar una pieza de piedra de la fachada que estaba rota y ocasionaba problemas de humedad a la oficina 725. Se realiz el contrato y dio inicio a la obra de lavado de la fachada.

LABORES ADMINISTRATIVAS a. El 3 de octubre se pusieron a disposicin de seor contador los documentos para registro contable del mes de Septiembre. b. Se realiz regularmente la consignacin de las retenciones practicadas en el mes de septiembre. c. Se cumpli con el pago de obligaciones parafiscales de manera regular y sin costos de mora.

d. Durante este mes se compr y entreg la segunda dotacin a los empleados del edificio.

FINANZAS Y RECUPERACIN DE CARTERA Durante este mes abonaron a su deuda quedando debiendo solo el mes actual las siguientes oficinas: 407, 603, 703, 707, 708, 715 Resumen de evolucin de los cobros:
EVOLUCIN DE PROCESOS DE COBRO OFICINA ABOGADO ESTADO SEPTIEMBRE

ESTADO OCTUBRE

ESTADO NOVIEMBRE

408

SONIA PACHN

503

SONIA PACHN

Se establece que el propietario abon $550,000 antes de llegar la notificacin de cobro. El propietario declara que hablar con la abogada para que no lo pase a jurdico. Se le niega solicitud de paz y salvo, se le dice que el paz y salvo se lo dar la abogada.

El propietario no se reuni ni llam a la abogada. Se procede a la emisin de detallado del cobro para llevarla al juzgado.

Se contina con la diligencia.

610

CARLOS BERNAL

No hizo abonos en Agosto, se le comunic al abogado que se le entregar el caso a otro Se averigua la direccin del demandado. Abogada procede a notificar por aviso.

No se comunica con la abogada. En la actualidad debe 3 cuotas. Se solicitara autorizacin a Consejo para seguir la demanda. Se profiri sentencia que ordena ejecucin. Se envi estado de cuenta al abogado para que lo presente en el juzgado. Aparece representante de ACODER, manifiesta que va a pagar todo para poder vender la oficina. Pide plazo para pagar

Paga $419.638 de deuda de administracin, quedan pendiente los honorarios de la abogada

En espera de diligencia de secuestre

613

SONIA PACHN

Hacen un abono por 1,332,000, quedan en hacer una reunin con la abogada

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hasta semana del 25 de septiembre

704

ELSA M CRUZ

Abogada busca medida de tutela para exigir prescripcin al juzg 19 del embargo Luque Ospina y que deje proceder al jug 32.

706

SONIA PACHN

712

ELSA M CRUZ

Aparece propietaria con consignaciones no reportadas por 1,050,000, adems alega que posee recibos de cuotas que no se la han abonado a su deuda (caso Raz), de las cuales ya haba hecho reclamo. Se notifica embargo

EL juzgado 32 solicita mediante oficio al archivo General el desarchive del proceso para actualizar la deuda. Si archivo no responde hay que recosntruir proceso tambin. Se observan los recibos que dice la propietaria que no se le han contado, se encuentra que si estn en la contabilidad. Se procede a generar detallado del cobro para presentarlo al juez.

se logra el desarchive del proceso, se decide volver a entregar el caso a la doctora Esperanza Garavito, apoderada inicial.

No hace abonos ni acuerdos, se continua con la diligencia

722

SONIA PACHN

Se contina proceso de embargo

El juzgado notifica como fecha para la diligencia de secuestre el 17 de Noviembre (8:00 am inspeccin 3ra C) El demandado se presenta a citacin de juzgado. Se espera que juzgado vuelva a solicitar a la abogada.

Se hace la diligencia de secuestre, quien adecuar la oficina para arrendamiento

El demandado contesta que no est obligado a cancelar honorarios de abogad porque el no lo contrat. Se contestar usando el reglamento de propiedad horizontal de la copropiedad.

Cordialmente,

Edificio Banco de la Costa 2 Wilson Jos Mateus Administrador Delegado Gestin Empresarial MJV CEL 3168310236 TEL 3369329

Respecto al caso de la oficina 704, interroga el seor Presidente si la Doctora Garavito acept continuar con el proceso, informa el Administrador que realiz comunicacin verbal con ella y que verbalmente manifest que continuara con el mismo. Sin embargo queda pendiente la firma del respectivo contrato, ya que inicialmente no tena contrato. Recalcan don Norberto Bossa y don Hugo Sierra que es potestativo hacer el contrato donde se estipulen claramente los honorarios, tanto para los casos en donde se pueda como en donde no se pueda recuperar el dinero cobrado. Aclara la Doctora Yolanda Caldern que los abogados pueden solicitar medidas cautelares an cuando ya haya sentencia emitida. Y que por lo general los honorarios de abogado se fijan en un porcentaje del dinero a cobrar. Indica don Norberto Bossa que para casos parecidos siempre se cree un pasivo que permita dejar claro para el presupuesto cunto se debe.

Aclara el seor Presidente y solicita que se deje explcito en el acta que el seor Norberto Bossa en ningn momento neg la deuda, sino que no est dentro del presupuesto un rubro para amparar dicha deuda y por su monto no poda ser pagada cuando la doctora Garavito pas su cuenta de cobro.
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Respecto al caso de la oficina 706, interroga la doctora Yolanda Caldern si ya se radic el oficio de embargo. Responde el Administrador que todava no se ha emitido dicho oficio.

Pregunta don Hugo Sierra a la doctora Yolanda Caldern cul es procedimiento correspondiente para los casos en los cuales el demandado paga la deuda correspondiente a administracin e intereses, pero se niega a pagar honorarios de abogado. Proponiendo adems que una vez entregados los cobros a un abogado, sea este quien se encargue de hacer los recaudos de los abonos. Aclara la Doctora Yolanda Caldern que cuando se hacen abonos despus de realizada la demanda se toma como abono y el juzgado fija el valor de costas y agencias en derecho. Menciona el Administrador que de todo abono que hacen los demandados siempre se ha informado a los respectivos abogados. Sugiere la Doctora Yolanda que en el contrato se aclare que en caso que el tope de los honorarios supere el monto recaudado, se pague al abogado la cantidad fijada por el juzgado como agencias en derecho, siendo el juez quien determina dicho valor.

Respecto al caso de la oficina 712, se indica que se hable con la secuestre para que de cualquier cambio que haga en la oficina informe a la Administracin y que adems no salga una cuenta de cobro muy alta por la adecuacin de la oficina para su arrendamiento.

QUINTO. -PRESENTACIN DEL INFORME DE CONTADURA DEL MES DE OCTUBRE DE 2011. A continuacin se hace la reproduccin del informe de contadura del mes de Octubre: Pgina 1:

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SEXTO. - PRESENTACIN DEL INFORME DEL REVISOR FISCAL PARA OCTUBRE Y NOVIEMBRE DE 2011. Del informe de Revisora fiscal recomienda el Revisor que se sigan tomando medidas para la recuperacin de cartera, ya que el valor de esta es alto comparado con los activos fijos de la copropiedad. Tambin menciona que se debe aclarar cmo se ha hecho el clculo de la cuota de Administracin, para asegurar que se est haciendo acorde al Reglamento de la Copropiedad. Propone que antes de la prxima asamblea general, el Consejo determine los valores exactos de la cuota de Administracin. Por ltimo sugiere que se haga la bsqueda de los planos del edificio para determinar si la humedad que se presenta en el tanque del stano es responsabilidad de la copropiedad o del banco Colpatria. Aclara el Administrador que la zona donde est el tanque es de uso restringido por el Banco y que para acceso a ella se requiere el permiso de la oficina de seguridad del Banco. SPTIMO. APROBACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL MES DE OCTUBRE DE 2011. Una vez explicados por el seor Contador los Estados Financieros y presentado el informe de Revisora Fiscal el Consejo aprueba los estados financieros de manera unnime. OCTAVO. INFORME DE CARTERA Y PROCESOS JURDICOS DE COBRO. Este punto se abord en la lectura del informe de Administracin. En la seccin de Finanzas y Recuperacin de Cartera.
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NOVENO. - PROPOSICIONES Y VARIOS. Propone Don Hugo Sierra que a la Doctora Esperanza Garavito se le d un adelanto de la mitad de lo que aparece en la cuenta de cobro y se le haga firmar contrato, con el fin de que contine con el proceso. Pregunta Don Hugo Sierra que si se va a hacer reunin de integracin de navidad. Se propone hacerla el 10 de Diciembre. Menciona el seor Presidente que se debe trabajar el presupuesto en la Reunin de Enero de 2012, con el fin de llegar con una propuesta concreta a la reunin de Asamblea General.

Habiendo agotado el orden del da y los puntos a tratar, se da por terminada esta reunin de Consejo a las 5:17pm del 1 de Diciembre de 2012.
En constancia de lo anterior firman,

HUGO ANBAL SIERRA GAMBOA Presidente Consejo de Administracin

WILSON JOS MATEUS GARCA

Secretario Administrador Delegado Gestin Empresarial MJV

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