Gerenciamento de Mudanas do Escopo

por Luiz Gustavo Villela Ago/2008

Assegure-se que somente o patrocinador possa aprovar mudanas e no os usurios e os gerentes do cliente. Um problema tpico em um projeto que a equipe no compreende qual o papel (em relao ao Gerenciamento de Mudanas do escopo) do patrocinador, do cliente e dos usurios finais. Em geral, o Patrocinador do Projeto a pessoa que est financiando o Projeto. Nas grandes organizaes, no entanto, o papel nem sempre claro. As verbas ou budgets originam-se em reas que contribuem para o projeto. O gerente, principal executivo do investimento, nem sempre est em sintonia com o projeto em questo ( apenas mais um projeto). Se for apenas um cliente, ele dever ser o Patrocinador do Projeto. Provavelmente eles esto no topo da organizao e no so de fcil acesso. Na maioria dos casos, o patrocinador designa outra pessoa de sua organizao para tomar a maioria das decises no dia-a-dia. As pessoas com quem a equipe do projeto tende a trabalhar so freqentemente usurios finais. Usurios finais so as pessoas que utilizam as solues que o projeto est construindo. So os usurios finais que, normalmente, fazem requisies de mudanas do escopo do projeto. No importa quo importante seja a mudana para um usurio final - os usurios finais no podem tomar decises sobre mudanas do Escopo e no podem dar a aprovao a sua equipe para fazer mudanas do mesmo. Contudo sero os impactados mais profundamente pelas mudanas demandadas. No processo apropriado de gerenciamento de mudanas do escopo, o patrocinador (ou designado) quem deve dar a aprovao final da mudana. Os usurios finais podem solicitar mudanas do escopo do projeto, mas no podem aprov-las. Os usurios finais no podem alocar fundos adicionais para cobrir as mudanas e no sabem se o impacto no projeto ser aceitvel. Se a mudana for importante o suficiente para o Patrocinador, ele aprovar a mudana, juntamente com o seu oramento e prazo. Se a mudana no for suficientemente importante, a mesma no ser aprovada. Por tanto, ser o Patrocinador quem tomar a deciso, e no o Gerente de Projeto, os gerentes do cliente, os membros da equipe ou os usurios finais. Deixe o patrocinador tomar as decises, normalmente ele no tem problema em dizer no. Uma das coisas fundamentais em reforar a disciplina de ter o Patrocinador aprovando as mudanas do escopo, que, a no ser que a mudana seja muito importante, mas geralmente no , normalmente o patrocinador dir no. Mais uma vez, o patrocinador geralmente algum em posio elevada na organizao e no quer ouvir sobre requisies de mudanas pequenas do escopo. Eles querem o projeto original cumprido de acordo com os compromissos originais relativos ao custo, esforo e durao. Mesmo que seja difcil para o Gerente do Projeto dizer no, o Patrocinador do Projeto normalmente no tem nenhum problema em dizer. Crie uma lista de pendncias de requisies de mudanas que no so aprovadas durante o projeto. possvel que o patrocinador no aprove requisies de mudanas do escopo durante o projeto, mas podero existir requisies vlidas que podero ser executadas mais tarde. Estes tipos de requisies de mudanas devem ser colocados numa lista de pendncias. Depois que o projeto for completado e a soluo for transferida para o departamento de suporte, poder haver uma oportunidade para fazer aperfeioamentos, ou estabelecer um projeto como fase II. Novamente, estas mudanas sero implementadas somente se forem aprovadas pelo patrocinador e a verba disponibilizada. No utilize a reserva de contingncia associada a estimativa do projeto para as mudanas do escopo Uma das etapas do processo de estimao adicionar horas de contingncia para refletir o nvel de incerteza associado com a estimativa. Por exemplo, se as horas de trabalho forem estimadas em 5.000 horas, voc poder adicionar 500 horas para a reserva de contingncia, o que reflete um fator de confiana de 90%. Quando a reserva de contingncia for aprovada, haver uma presso sobre o Gerente do Projeto para que ele utilize a reserva de contingncia na absoro das exigncias adicionais. O cliente poder dizer, Por que devemos invocar o processo de gerenciamento de mudanas do escopo para esta mudana de 100 horas? Voc tem em suas estimativas 500 horas de reserva para contingncia!" O gerente do projeto deve resistir tentao e a presso. A finalidade da reserva de contingncia para refletir a incerteza nas estimativas. Haver muitas oportunidades para utilizar a reserva de contingncia quando as atividades requererem mais tempo do que o esperado. No utilize a reserva de contingncia para realizar trabalho extra. Se as estimativas do projeto forem razoavelmente exatas, voc dever enviar a reserva de contingncia de volta ao cliente no final do projeto (ou no caso de um cliente externo, consider-la como lucro).