LIVRE ACESSO INFORMAO

ARQUIVOS EMPRESARIAIS

Fahima P. Rios Acadmica do Curso de Biblioteconomia Hab. Gesto da Informao. fahimapr@yahoo.com.br Paula Carina de Arajo Acadmica do Curso de Biblioteconomia Hab. Gesto da Informao. paula.carina@terra.com.br

RESUMO Para a elaborao do presente artigo foi estabelecido como objetivo geral a conceituao de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funes e da tipologia documental, alm da apresentao das dificuldades encontradas para a organizao e estabelecimento desse tipo de arquivo atualmente. A partir de levantamento bibliogrfico e do embasamento terico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, ministrada pela Prof Maria Lourdes Blatt Ohira na 4 fase do curso de Biblioteconomia Hab. Gesto da Informao da Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC, foi possvel perceber a grande necessidade de estudo nessa rea para o reconhecimento da importncia da existncia e da organizao do arquivo no cenrio empresarial, como instrumento de gesto e de preservao da memria empresarial. 1 INTRODUO Cada vez mais, as organizaes vm se dando conta de que o gerenciamento eficaz da informao pode fazer a diferena, mas pode-se fazer ainda mais para existir este reconhecimento na empresa. Cabe ao profissional da informao demonstrar suas habilidades e seu papel dentro de organizaes empresariais atuando como verdadeiro gestor da informao. A informao arma poderosa nas mos de quem sabe com ela lidar, pode trazer qualidade e produtividade s organizaes, alm de poder funcionar como vantagem competitiva de uma empresa. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade. Se a gesto da informao e dos documentos for reconhecida como essencial no ambiente empresarial com certeza muitas vantagens estaro agregadas a estes processos. Sente-se a necessidade de mais estudos nesta rea para o maior reconhecimento do arquivo empresarial devidamente organizado pelas diversas organizaes. Portanto, para a realizao deste artigo estabeleceu-se como objetivo principal o reconhecimento do conceito de arquivo empresarial, de suas principais funes e da tipologia documental existente. Tambm se pretende apresentar a situao atual dos arquivos empresariais, quais os principais problemas na organizao deste tipo de arquivo, apontados pelos diversos autores. Entendendo o arquivo como instrumento de gesto, como suporte administrao da empresa, muito poder ser feito. A administrao dos arquivos desde a sua primeira fase facilita e agiliza o trabalho de toda a equipe. Pretende-se apresentar esse tipo de unidade de informao como essencial para a agilidade operacional da empresa e para o seu desenvolvimento pleno. 2 CONCEITUAO Os arquivos empresariais so locais de armazenamento do acervo documental da empresa, que envolvem todo um processo material e intelectual capaz de organizar os documentos, assim proporcionando um suporte a toda a administrao e a preservao do histrico da empresa. Segundo Sousa (1997 apud CARMO, 2003), os arquivos montados nos setores de trabalho so acervos arquivsticos constitudos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passiveis de eliminao e a documentos no orgnicos, que no so considerados de arquivo e que so produzidos ou recebidos fora do quadro das misses de uma organizao.

Pode-se assim observar a grande importncia do arquivo para a empresa, pois se o arquivo estiver bem organizado e estruturado, o documento necessrio para realizao de qualquer atividade ser mais facilmente recuperado. Para Belloto (2002 apud PAZIN, 2005) necessrio que a organizao dos arquivos esteja adequada competncia afirma e s atividades da instituio ou pessoa responsvel pela , produo, acumulao ou guarda dos documentos. Sendo que para organizao do arquivo de qualquer instituio pressupe a anlise de sua estrutura administrativa e das funes dos documentos por ela gerados. A boa administrao e organizao do arquivo empresarial, facilitaro o trabalho dos administradores garantindo a todos uma maior funcionalidade na resoluo de problemas relativos a empresa. importante reconhecer as funes do arquivo empresarial, que deve servir de instrumento principal de controle ao administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pblica, guardar e conservar informaes visando a sua utilizao futura e facilitar o acesso s informaes arquivadas. Se essas funes forem cumpridas a gesto da informao e de documentos com certeza estar acontecendo de maneira eficaz na organizao. Em se tratando da tipologia documental dos arquivos empresariais, possvel afirmar que no existem normas para o estabelecimento de tipos de documentos de empresas, a partir da anlise do trabalho de Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos: Documentos de constituio so os que do origem a qualquer instituio e permitem sua existncia enquanto organismo social como, Contrato Social: acordo entre duas ou mais pessoas que transferem entre si algum direito ou se sujeitam a alguma obrigao; Estatuto: lei orgnica que expressa formalmente os princpios que regem a organizao; Regimento: conjunto de normas que regem o funcionamento de uma instituio. Documentos de direo so os documentos produzidos normalmente pela alta direo, que apresentam a definio de rumos e a trajetria da instituio, tendo como objetivo o seu crescimento e desenvolvimento: Planejamento estratgico: o processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de aes, visando consecuo de determinados objetivos; Organograma: representao grfica de uma organizao ou de um servio, indicando os arranjos e as inter-relaes de suas unidades constitutivas; Polticas e normas: atribuio da direo das instituies o estabelecimento de polticas que regulamentem sua atuao e funcionamento; Relatrio anual: exposio das atividades de uma administrao ou de uma sociedade. Contribui para a formao de uma imagem positiva da empresa; Relatrios gerenciais: so documentos no-oficiais, produzidos e utilizados por cada instituio de acordo com suas caractersticas de trabalho e com o sistema de gesto adotado. Documentos de reunio so documentos que apresentam encaminhamentos e resultados de deliberaes para tomada de deciso: os

Edital de convocao: aviso pblico a mando de autoridade competente em rgo de imprensa; Ata: registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assemblia ou sesso; Resolues: so atos emanados de rgo colegiado, registrando decises ou ordens no mbito de sua rea de atuao.

Documentos de gesto de recursos humanos. Pode ser divido em trs atividades: rea de administrao de pessoal; rea de sade e segurana do trabalho; rea de treinamento e desenvolvimento de pessoas. Documentos de comunicao e marketing, conjunto de meios e procedimentos utilizados pela instituio em sua interao com pblico. Comunicao e circulares; Boletim interno ou jornal interno; Dossi de eventos; Manual de utilizao de marca; Folder; Clipping.

3 SITUAO DOS ARQUIVOS NAS EMPRESAS Nas empresas so produzidos muitos documentos todos os dias, a informao circula constantemente no ambiente organizacional e para que este processo seja harmonioso, a gesto da informao fundamental. Mas infelizmente, na maioria das empresas ainda no h conscientizao de que os documentos tambm pertencem ao patrimnio empresarial. Segundo Carmo (2003), a gesto dos arquivos na fase corrente, facilita o trabalho dos administradores e garante a todos que utilizam as informaes, maior rapidez e funcionalidade na resoluo das questes relativas aos deveres e direitos de seus usurios. Ela ainda afirma que quando h descaso com os arquivos, eles se tornam ineficientes, sem condies de prestar servios de qualidade s organizaes e prpria sociedade. Aos poucos, as empresas vm se dando conta da importncia da preservao da memria empresarial e este um instrumento eficaz de gesto. O que acontece na maioria das vezes que a questo arquivstica reconhecida apenas quando a empresa est comemorando alguns anos de existncia, mas isto precisa ser mudado. Essa conscientizao deve acontecer desde a criao da organizao. Segundo Butti (200-), as empresas que se do conta da importncia do arquivo, esto dispostas a transform-los em verdadeiras fontes de informao. Segundo Rosrio & Duarte um arquivo desorganizado ir: Gerar elevados custos de manuteno; Gerar uma maior ocupao de espao; Prejudicar a velocidade do trabalho, da tomada de deciso e da pesquisa; Aumentar o risco de fuga de informao; Ser um obstculo automatizao dos arquivos;

 Inviabilizar o acesso a certificados de qualidade; Desmotivar os funcionrios; Promover a degradao do ambiente fsico; Ser um travo ao desenvolvimento. Foi elaborada uma tabela, que ser apresentada a seguir, com os principais problemas existentes nos arquivos empresariais aonde a gesto da informao e de documentos no vem sendo levada em conta. A mesma foi construda a partir do estudo de artigos de quatro autores que realizaram estudos sobre esse tipo de arquivo. Alguns deles apresentam possveis solues para esses problemas, elas tambm foram enumeradas. AUTOR/ANO BERWANGER (1994) CABERO (1997) PROBLEMAS POSSVEIS SOLUES Inexistncia de uma poltica Investimento em recursos arquivstica; humanos especializados. Tratamento tcnico inadequado; Promoo de mais cursos na Ineficcia na obteno de rea de Arquivologia pelas informao; universidades do Brasil. Falta de investimentos na rea documental; Falta de recursos humanos especializados; Ausncia de critrios de avaliao; Espao fsico imprprio ou deficincia para a guarda do acervo; Emprego de tcnicas obsoletas no arranjo dos documentos. O fato do arquivo no ser visto como fonte de informao estratgica; Falta de recursos humanos especializados; Recursos materiais insuficientes; As funes do arquivo no so consideradas prioritrias para a empresa; Inexistncia de sistemas de gesto da informao; Infra-estrutura inadequada do arquivo; Inexistncia de automatizao dos processos de gesto arquivstica; Aumento constante da massa documental;

Ausncia de unidades responsveis pelos fundos; Desconhecimento das necessidades informativas; No identificao dos fundos da empresa; Ausncia de uma poltica de planejamento arquivstico geral; Receio em permitir o acesso informao; A gesto da informao no considerada recurso estratgico; Viso negativa do servio assim como da profisso; Ausncia de uma teoria arquivstica centrada na gesto administrativa; Desconhecimento da importncia da informao na tomada de decises. Dotar a empresa de uma infraestrutura de informao condizente com a realidade atual; Conhecer as caractersticas dos usurios; Acompanhamento da produo documental; Tratamento, armazenamento, recuperao e disseminao de documentos e informaes, alocao de recursos financeiros; Adequao dos equipamentos s tecnologias modernas; Valorizao e investimento em recursos humanos. Formao e contratao de pessoal qualificado; Mudana da mentalidade poltica e social em relao aos arquivos; Armazenamento correto; Gerenciamento de documentos produzidos em meios eletrnicos e o controle do uso da microfilmagem e da digitao; Correta implementao do

GHANEM E FERNANDES (1999)

Guarda sem critrios; Dificuldades quanto ao uso e conservao das informaes; Dificuldade no acesso aos documentos e informaes da empresa no arquivo; Acmulo indiscriminado de documentos; Instalaes do arquivo em local imprprio.

CARMO (2003)

Falta de especializao dos trabalhadores nos arquivos; Falta de percepo poltica e de metodologias consolidadas; Armazenamento inadequado de documentos; Tecnologia mal administrada; Falta ou existncia ineficaz do protocolo.

protocolo. Analisando as indicaes de problemas nos arquivos empresariais apontadas pelos quatro autores possvel perceber que as preocupaes so muito parecidas. A falta de recursos humanos especializados apontada por trs autores, problema muito freqente e que um dos pontos principais para solucionar todos os outros problemas. CABERO (1997) foi o nico a demonstrar preocupao com relao forma como o arquivo entendido dentro na empresa, ele aponta como problema o fato do arquivo no ser visto como fonte de informao estratgica, o que muito importante para o desenvolvimento da organizao. Ele ainda salienta a importncia da informao na tomada de decises. Outro problema muito comum apontado por Berwanger (1994) e Ghanem e Fernandes (1999) a ineficcia do acesso informao e aos documentos neste tipo de arquivo j que a gesto de documentos e informao no acontece. Sabe-se que a empresa que no estiver preparada para atender bem seus clientes poder ficar a margem do mercado. Para proporcionar um bom servio a esses clientes, precisam ser consideradas algumas operaes, dentre elas a gesto da informao. Se o fluxo da informao correr harmoniosamente na empresa e a gesto de documentos realmente acontecer, esse ser um diferencial e contar como ponto positivo para a empresa. Segundo Maximiano (19--, apud BERWANGER, 1999, p. 16), a informao elemento crtico no processo de planejamento, na definio de objetivos e na identificao das atividades dentro da empresa. importante salientar, que para realizar-se uma organizao eficaz do arquivo, extremamente importante o conhecimento da estrutura e do funcionamento da empresa em que ele est inserido, a massa documental produzida diariamente e o tipo de documentos produzidos. Outro ponto que precisa ser observado a adequao do arquivo s rotinas da empresa. O arquivo corrente ser procurado diariamente e a classificao utilizada precisa ser compreensvel pelos funcionrios, para que o arquivo cumpra realmente a funo de guarda e conservao de informaes visando o acesso facilitado. A partir dessas consideraes pode-se dizer que o grau de desenvolvimento de uma empresa pode ser avaliado pela qualidade de informao disponvel, pela forma como essa informao est organizada e pelo seu fluxo dentro da empresa. A informao hoje sinnimo de poder e como afirma Paula (2002), deve ser utilizada como arsenal de combate mercadolgico. 4 CONSIDERAES FINAIS Entender a gesto de documentos e da informao como pea chaves dentro da empresa essencial para o sucesso de qualquer administrao. Aqui foram mostradas as funes e a importncia do arquivo empresarial, foi possvel perceber que o mais importante atualmente a conscientizao dos administradores quanto importncia de um arquivo bem estruturado na empresa. A partir da apresentao do quadro demonstrando a opinio dos diversos autores que realizam estudos nessa rea, pode-se dizer que os problemas por eles apontados so muito parecidos e alguns deles iguais. A maior preocupao com relao aos recursos humanos que na maioria das vezes no so especializados. A presena de um arquivista s vem sendo notada a alguns anos, encontrar algum com formao na rea gerenciando um arquivo dentro de uma empresa era muito raro, mas felizmente esse quadro vem se alterando.

Entende-se que para o desenvolvimento dos arquivos empresariais, estudos nesta rea so essenciais, alm da conscientizao das pessoas quanto importncia da informao na vida de cada um, seja ela num arquivo pessoal, empresarial, em uma biblioteca ou centro de documentao. 5 REFERNCIAS BERWANGER, ANA Regina. Arquivos empresariais: In: Encontro catarinense de arquivos, 6, 1994. Blumenau . Anais...Blumenau : Associao de amigos do arquivo pblico do estado de Santa Catarina, 1994, p. 16-17. BUTTI, Irene Maria Escobar. Arquivos de empresas: memria empresarial, diferencial para o novo milnio. Biblion Consultoria. So Paulo, [200-]. Disponvel em: http://www.biblionconsultoria.com.br> . Acesso em: 10 out. 2005. CABERO, Manuela Moro. El archivo da empresa: um recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista general de informacin y documentacin. Madrid, v.7, n.2, p.257-275, 1997. CARMO, Ana Lcia da Silva do. A situao dos arquivos montados no s setores de trabalho: principais problemas e possveis solues. Cenrio Arquivstico. Braslia, v.2, n.1, p.46-51, jan./jun.2003. GHANEM, Valria Gouva ; FERNANDES, Leonita. Organizao do arquivo da Assessoria Jurdica das empresas Potobello. In: Encontro catarinense de arquivos, 7, 1996. Florianpolis. Anais...Florianpolis : Associao de amigos do arquivo pblico do estado de Santa Catarina, 1996. p. 172-177. PAULA, Roslia Paraso Matta de. GIRI - Gesto integrada de recursos informacionais e conhecimento empresarial: relato de uma experincia de 16 anos de aplicao no mercado brasileiro. In: Congresso Internacional de arquivos, bibliotecas, centros de documentao e museus, 1, 2002. So Paulo. Anais...So Paulo : [s.n].2002.p.367-375. PAZIN, Mrcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. So Paulo: Associao de arquivistas de So Paulo, 2005. Rosrio & Duarte: gesto e manuteno de arquivos, consultoria. Arte Numrica: servios informticos. Portugal, [s.d.]. Disponvel em: www.artenumerica.com/partners/rd . Acesso em: 15 out. 2005.

6 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA BARRETO, MNICA VALRIO; UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA.. Implantao do arquivo da empresa ETS - Energia, transporte e saneamento: um estudo de caso. 2004. Monografia (Graduao) - Universidade do Estado de Santa Catarina, Curso de Biblioteconomia. LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e organizao da gesto documental. Rev. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina. Florianpolis, v.8/9, p.113-122, 2003/2004. RONCAGLIO, Cynthia ; SZVARA, Dcio Roberto ; BOJANOSKI, Silvana de Ftima. Arquivos, gesto de documentos e informao. Encontros Bibli: revista eletrnica de biblioteconomia e cincia da informao. Florianpolis, n. esp., p. 1-13, 2004. Disponvel em: http://www.encontros-bibli.ufsc.br/bibesp/esp_02/1_roncaglio.pdf Acesso em: 13 out. 2005.