MANUAL DE TIMAX VERSION WIMAX

Presentacin: En el primer rengln se encuentra el mensaje que nos indica que estamos trabajando en un DEMO. En el segundo rengln encontramos los siguientes ttulos: CARITA. Bloque que nos permite opciones especiales como cambiar de mes, cambio de fecha, trabajar con empresa. Etc. GESTION Esta columna nos permite acceder a los diferentes mdulos que maneja el programa como son: Gestin, Facturacin, Inventarios, produccin, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorera, contabilidad, presupuesto etc. FICHAS. Nos permite crear las fichas requeridas en cada uno de los mdulos. MOVIMIENTOS. Nos permite realizar los movimientos contables producto de las diferentes transacciones realizadas por la empresa. INFORMES. Nos permite acceder a los informes que ofrece cada modulo. PROCESOS. Permite el ingreso para realizar procesos especiales como reversar movimientos entre otros. En la parte inferior aparecen una serie de iconos que se puede utilizar segn los requerimientos. Por ejemplo la calculadora. Pasos esenciales.

Creacin de la empresa.
Haga click en CARITA Desplace el cursor al ttulo: trabajar con empresa Pulse INICIAR Aparece un cuadro que nos pide: Empresa. Escriba la razn social de la empresa tal como aparece en la escritura de constitucin Verifique o registre las fechas de inicio y finalizacin del ciclo contable. Para el demo solo se toma el ao fiscal del 01-01-2005 al 31-12-2005 CAMINO: Escriba seis letras relacionadas con el nombre de la empresa seguida de los dos ltimos dgitos del ao de registro. Ejemplo: ALMACEN CARIO LTDA. Podra ser (alcari05 si el ao 2005)

TIPO DE INVENTARIO. Pulse enter y seleccione permanente Puede aceptar con click o con enter. ACTIVIDAD DE LA EMPRESA. Pulse y acepte comercial. Espere el proceso del equipo. Vaya a CARITA Desplcese a trabajar con empresa y pulse seleccionar. Haga click en su empresa recin creada y haga click en aceptar. Aparece el mensaje de falta el directorio de la ficha 00000 Pulse aceptar Aparece el mensaje que le indica que debe crear los prefijos de los consecutivos desde CARITA. Tabla de consecutivos. Acepte Por ltimo aparece un mensaje donde le exige crear claves del administrador. Por favor utilizar la clave UTS en forma generalizada, para permitir que otro estudiante pueda ingresar. Acepte Aceptar Digite la contrasea UTS y aceptar Reingrese nuevamente la clave UTS Acepte y aparece un mensaje que le dice que la clave ha sido almacenada correctamente. Acepte Aparece un cuadro en donde debe seleccionar: Clave administrador para procesos exclusivos y acepte Ingrese la clave personal, para este caso digite UNIDADES y acepte Escriba su nombre del usuario y acepte Escape y seleccione nuevamente la empresa Acepte la informacin de recordacin de pagos y pedidos CARITA Trabajar con empresa Seleccionar Aceptar Digite la clave UNIDADES y acepte dos veces

Nuevamente, aparece, falta directorio 00000 acepte Nuevamente lo invita a crear prefijos- aceptar Acepte la recordacin de cobros pagos y pedidos CREACCION DE LA FICHA 0000 GESTION. Click Desplcese hacia abajo y haga click sobre EL DIRECTORIO. Haga click en fichas y en directorio principal Aparece la ficha, pulse en la parte inferior de la pantalla el cuadro titulado NUEVO y digite como cuenta, 5 ceros 00000. Selecciones NIT EMPRESARIAL Digite el nmero del NIT y al pulsar enter automticamente toma el digito de verificacin. Seleccione persona jurdica Estado Activo Vaya a razn social y digite el nombre de la empresa. Nota. Si est creando un tercero y es persona natural debe llenar los apellidos, nombres. Si no tiene razn social repita el nombre y apellido en ese espacio. Observaciones. En este lugar se digita el nombre del gerente, dueo o de la persona que atiende el llamado. Fecha de ingreso, omitirla Digite: direccin, barrio, Departamento lo puede seleccionar haciendo click en la flecha, lo mismo la ciudad. Los dems datos de la empresa los puede digitar segn sea la realidad y aceptar. Escape y en la parte inferior encuentra un icono de salir. Por favor ser cuidadoso al diligenciar si es del rgimen comn, si es retenedor etc. Al pulsar nuevo, en el campo de cuenta digite 5 letras relacionadas con el nombre del tercero que desea crear. Aqu puede, si lo desea crear los terceros que desee, entre ellos, los nombre de los bancos donde la empresa tiene cuenta, los nombres de los socios, nombre de los empleados, EPS, Acueducto etc. Importante, por esta opcin no se pueden crear clientes ni proveedores. debe colocar una fecha anterior a la de su creacin u

CREACION DE TABLAS DE CONSECUTIVOS MULTIPLES. CARITA Desplace el cursor a tabla de consecutivos Tabla de consecutivos mltiples aceptar Pulse en nuevo Tipo: Digite 00 Descripcin: digite consecutivos generales. Editar SI En la parte inferior pulse salir Esc Terminar Cerrar en la X roja Adecuacin del PUC El programa permite, incluir, modificar, eliminar, buscar ver cuenta siguiente, anterior, listar cuentas y fichas, esta ultima para eliminar grupos de cuentas. El paso que sigue consiste en adecuar el PUC para comerciantes al PUC recomendado para la empresa. GESTION: CONTABILIDAD FICHAS. ACTUALIZAR CUENTAS Click Ejemplo. Si se determina trabajar con la cuenta caja general, cdigo 1.1.05.05 Lo primero que debemos hacer es eliminar los niveles inferiores, subcuentas y auxiliares de esta cuenta. Seleccionamos el ultimo nivel de caja en este caso el cdigo 1.1.05.05.02 hacemos click sobre el icono de ELIMINAR que se encuentra en la parte inferior de la pantalla (una X de color rojo) y aceptamos la eliminacin de la cuenta. Luego cumpliendo con el mismo proceso se procede a eliminar la 1.1.05.05.01. y estando en la cuenta 1.1.05.05. Nos ubicamos en la opcin de MODIFICAR y borramos el ltimo punto para que caja general quede como ultimo nivel sin punto y pueda recibir valores. 1.1.05.05 Recuerde que el ltimo nivel de la cuenta a utilizar no puede terminar en punto el cual solo lo puede modificar despus de haber eliminado los niveles que de ella dependan. De la misma manera si desea ingresar nuevos niveles el nivel anterior debe terminar en punto. Ejemplo la 3.1.15.05 aparece en el PUC sin punto al final pero si desea como debe ser incluir los socios primero debe ir a MODIFICAR y colocar el punto y luego si NUEVO e incluir el primer socio y quedara. 3.1.15.05.01

Nota: las cuentas de propiedad planta y equipo nivel 1.5. , las de retencin y las de IVA no se deben modificar. El programa hace la retencin el IVA y la depreciacin en forma automtica. Otros ejemplos de modificacin de cuentas. 1.4.35. INVENTARIOS 1.4.35.24. PRENDAS DE VESTIR El siguiente cdigo lo asignamos a la lnea, en nuestro ejemplo hay dos lnea, caballeros y damas Nuevo. 1.4.35.24.01. CABALLEROS Luego el siguiente cdigo lo asignamos a los productos que se venden y como es el ltimo nivel a utilizar debe terminar sin punto Para nuestro ejemplo vamos a vender camisas y pantalones Recuerde aqu no van nombres de artculos o referencias. 1.4.35.24.01.01 PANTALONES (LTIMO NIVEL SIN PUNTO) NUEVO 1.4.35.24.01.02 CAMISAS 1.4.35.24.01.03 PANTALONETAS 1.4.35.24.02. DAMAS 1.4.35.24.02.01 BLUSAS 1.4.35.24.02.02 SLACKS 1.4.35.24.02.03 SHORTS esc Terminar ESTRUCTURA PARA CLIENTES: 1.3.05. 05. NACIONALES 1.3.05.05.01 Barrancabermeja 1.3.05.05.02 Bucaramanga 1.3.05.05.03 San Gil esc Terminar Es importante recordar que el PUC en el caso de deudores o cuentas por pagar puede llegar al nivel de zonas, reas o ciudades etc. Pero nunca se deben abrir niveles para nombre de personas o empresas.

ESTRUCTURA PARA PROVEEDORES 2.2.05.01 BOGOTA 2.2.05.02 IBAGUE 2.2.05.03 CALI esc salir 3.1.15. APORTES SOCIALES 3.1.15.05. CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL 3.1.15.05.01 SARA SOFIA RIVERA 3.1.15.05.02 PAULA APARICIO CREACION DE TABALAS. Luego procedemos a realizar la creacin de marcas y las tablas de cuentas por cobrar, pagar, servicios o ingresos, gastos, inventarios y activos fijos TABCP; la tabla para notas de contabilidad de cuentas por cobrar y pagar. La ruta es: PARA TABLA DE MARCAS Aqu se deben crear las marcas o fabricantes con quienes vamos a trabajar. CARITA EDICIN DE TABLAS Digito TABMAR NUEVO CODIGO: PAPRI DESCRIPCION PAT PRIMO ESTUDIO F ARTURO CALLE esc T esc. Salir

STUFE ARCAL

REGISTRO DEL INVENTARIO BALANCE INICIAL

GESTION CONTABILIDAD MOVIMIENTOS CLICK ACTUALIZAR SELECCIONAR TIPO NC NOTA DE CONTABILIDAD ACEPTAR

NUMERO POR NUMERACIN AUTOMATICA FECHA El demo ingresa el inventario con 01-01-05 DESCRIPCIN DEL ASIENTO: PARA REGISTRAR EL INVENTARIO GENERAL INICIAL. CODIGO: Digito parte de l EJ. 1.1.05. F4 y selecciono el ultimo nivel en este caso 1.1.05.05 CAJA GENERAL puede terminar en punto. CUENTA 00000 TIPO EC entrada a caja Numero 00000001 para todo el documento DETALLE: Disponibilidad en efectivo 20000000 OBSERVACIONES: los clientes y los proveedores se seleccionan por ciudades ms no por no0000000000000000000000mbres y se toma el valor total por ciudad. La mercanca se toma por grupos eje. Pantalones, blusas, camisas y se registra el valor total de cada grupo. Las cuentas del pasivo y patrimonio se digitan precedidas del signo menos ej. 2000000 Al terminar de digitar el ltimo valor esc salir Cuando pregunta si se integra marcar si Cuando pregunta si imprime marcar NO Cuando pregunta si desea hacer otro asiento N Verifique si quedo integrado el asiento a contabilidad as: Estando en MODULO, CONTABILIDAD, MOVIMIENTO, REVISAR y debe salir archivo vaco. De lo contrario indica que existe un error no fue integrado. VER ASIENTO: Todos los asientos independientemente del modulo en el cual se hagan se ven bajo este proceso. GESTION. CONTABILIDAD INFORMES. ASIENTOS CONTABLES Asientos contables recuerde la cuenta seleccionada no

Archivo a generar A: En este caso asume como nombre del archivo A; usted puede cambiar el nombre del archivo siempre y cuando lo recuerde al recuperar el archivo. Aceptar Asientos selecciona el primer asiento que desea ver ultimo asiento que desea ver Aceptar Despus de ver y revisar. Salir El siguiente paso consiste en desglosar los mdulos, es decir abrir auxiliares. Desglose de Tesorera GESTION: TESORERIA CAJA Y BANCOS FICHAS CUENTAS DE CAJA Click NUEVO CODIGO COMTABLE (SE BUSCA CON F4) 1.1.05.05 ESCAPE Y TERMINAR (T) FICHAS Cuentas de bancos CODIGO CONTABLE (SE BUSCA CON F4) 1.1.10.05.01 1.1.10.05.02 TEQUENDAMA COLOMBIA 212121 222222 esc T selecciona el

NOTA: Se crean a nivel de subcuenta todas las cuentas bancarias que tenga la empresa, en nuestro ejemplo son dos Tequendama y Colombia. Para desglosar caja y bancos se procede desde el modulo de tesorera. Registro de los saldos iniciales de CAJA y BANCOS MODULO TESORERIA MOVIMIENTOS ACTUALIZAR Fecha: la fecha que muestra el programa 31-12-2004. Avanzo con el cursor CODIGO CONTABLE. 1.1.05. F4 Selecciono la cuenta caja en su ltimo nivel Tp entrada a caja EC

Aparece un cuadro para determinar las distintas formas como entro el dinero a caja. TIPO: FE efectivo CUENTA seleccionar la 00000 DETALLE: Digito la razn del asiento IMPORTE: Sin puntos digito el valor a ingresar Aqu puedo entrar a caja efectivo o cheques etc. Tambin puedo ingresar lo valores de bancos, teniendo en cuenta que en tipo se debe marcar nota crdito. Esc ACEPTAR Marcar en integrar automticamente, Aceptar y salir Para verificar lo hecho se procede as: INFORME DE TESORERIA GESTION TESORERIA Desde el mismo modulo de tesorera. INFORMES DISPONIBILIDAD. Aceptar, Aceptar y despus de verificar Salir DESGLOSE DE CUENTAS POR COBRAR GESTION CUENTAS POR COBRAR FICHAS Actualizar cuentas. Aqu creamos la hoja de vida de cada cliente. NUEVO CUENTA. Debo digitar 5 letras relacionadas con el nombre del proveedor. Ejemplo: Almacn Roncador. Ltda. ALRON Pulso en nit empresarial y digito el numero del NIT. Avanzo con enter y verifico el digito de verificacin que el sistema asigna, si no corresponde lo digito. Me pregunta si es persona jurdica y marco lo correcto Estado. Marco activo Si es una persona natural digito sus apellidos y nombres y repito lo mismo en razn social. Si es una empresa voy a razn social y digito el nombre de la empresa.

Propietario, se escribe el nombre del propietario, gerente o persona que atiende los llamados Fecha de ingreso. Digite una fecha anterior a la del ejercicio Referencia. Nombre de la persona que da referencia cliente Direccin: digite la direccin y el nombre del barrio Departamento: Escriba la primera letra del departamento y seleccione lo mismo en la ciudad. Luego digite enter hasta llegar a escribir los numero telefnicos y celular Con enter pasa a la siguiente pagina y tenga cuidado de marcar segn el caso La clasificacin del cliente, si es agente retenedor tipo de actividad para industria y comercio Aceptar Cdigo contable aceptar NUEVO Digite el cdigo 1.3.05.05 y pulse F4 para seleccionar la ciudad del cliente Limite del crdito. Digite el monto que se le aprob de crdito ej. 10.000.000 Mod. Precio. Seleccione A B C segn el precio de venta para ese cliente Avance con enter Aplicar IVA esc terminar Y podemos crear aqu a todos los clientes Al finalizar escape salir Ahora si procedemos a digitar o desglosar las facturas pendientes de los clientes. GESTION Cuentas por Cobrar MOVIMIENTOS Actualizar Detallado Fecha se debe digitar 01-01-2005 TP FC factura Cuenta: con aparece una pantalla y selecciono al cliente Digito el nmero de la factura ojo factura por factura Detalle: digito saldo factura No.

Importe: digito el valor de la factura sin punto. Base imponible Aceptar, Digito la siguiente fecha si la hay Tipo FC Cuenta: borro lo anterior pulso enter y selecciono el otro cliente Digito el nmero de la factura detalle, digito el monto. Enter Base imponible. Aceptar, aceptar Esc terminar Escape salir. INFORME DE CUENTAS POR COBRAR GESTION Cuentas por Cobrar INFORMES Estado de cuentas Salto por cuenta si Pulsar aceptar hasta ver el saldo de cada cliente y su informacin. ... hasta obtener el informe cliente por cliente.

DESGLOSE DE CUENTAS POR PAGAR. (PROVEEDORES)

GESTION: Cuentas por Pagar Fichas Actualizar cuentas Nuevo Digitar 5 letras relacionadas con el nombre del proveedor Marcar. Nit empresarial Digitar el nmero del NIT y con enter el toma el D.V. Marcar si es o n persona jurdica Estado. Activo Si es persona natural se escriben los apellidos y nombres, si es una persona jurdica pasa a Razn social y se digita. Propietario: El nombre del gerente o representante legal

Fecha de ingreso: Una fecha anterior a la del ejercicio Referencia. Enter Digite: direccin barrio Pulse la flechita y selecciones el departamento De la misma manera seleccione la ciudad Contine con enter hasta digitar el nmero de telfono y celular Con enter pasa a la siguiente pgina la cual debe diligenciar con precaucin en la parte tributaria. Tipo de actividad, seleccione la actividad principal del proveedor. Pulse aceptar y aceptar en cdigos contables Nuevo Digite el cdigo del proveedor 2.2.05. pulse F4 y selecciones la ciudad del proveedor. Limite de crdito. Digite el valor de crdito que nos da el proveedor el. 10.000.000 Modalidad de precio. Pulse enter Estatus. Enter Aplicacin IVA pulse aplicar IVA y aceptar. Avance con enter, esc terminar. Puede continuar creando otros proveedores Ingreso de valores de proveedores. GESTION Cuentas por Pagar MOVIMIENTOS Actualizar Detallado Fecha TP CC factura. Aceptar Cuenta: con aparece una pantalla y selecciono el proveedor Digito el nmero de la factura ojo factura por factura Detalle: digito saldo factura No. Importe: digito el valor de la factura sin punto. Base imponible Aceptar,

Digito la siguiente ficha de otro proveedor si lo hay Tipo CC Cuenta: borro lo anterior pulso enter y selecciono el otro cliente Digito el nmero de la factura detalle, digito el monto. Enter Base imponible. Aceptar, aceptar Esc ACEPTAR Escape salir. INFORME DE CUENTAS POR PAGAR MODULO Cuentas por Pagar INFORMES Estado de cuentas Salto por cuenta si Pulsar aceptar hasta ver el saldo de cada proveedor y su informacin. ... hasta obtener el informe de cada uno de los proveedores

Desglose de inventarios
Permite alimentar los Kardex con la mercanca existente en el inventario inicial. GESTION: INVENTARIO FICHAS ARTICULOS DE INVENTARIOS NUEVO CODIGO CONTABLE ltimo nivel CODIGO: Se escribe la referencia o cdigo interno del producto. Ej. DESCRIPCIN: Pantaln caballero 28 lino sin pliegues Cdigo de barra , marca selecciono la marca , lnea , unidad de costeo UND , Descripcin : (Formal 5 bolsillos) , ubicacin , IVA en venta , selecciono B que corresponde al 16% , sigo marcando , hasta llegar a precio de venta . Se pueden digitar varios precios de ventas, sigo con hasta digitar la existencia mnima y la existencia mxima la cual digito segn criterio gerencial. Aceptar y guardar este registro. Aceptar. PC 1.4.35.24.01.01 con F4 selecciono la cuenta en su

Despus, creamos una bodega principal como mnimo. CREACION DE BODEGAS GESTION: EL DIRECTORIO FICHAS Direccin de bodegas y almacenes Nuevo BP Bodega principal Diligenciar la informacin Acepta GESTION: Inventario MOVIMIENTOS enter Entradas enter Enter en el nmero Digito la fecha 31-12-04 PASO CON EL CURSOR Bodega, enter Cuenta, con enter selecciono la empresa. Cuenta 00000 Pulso enter hasta la referencia En referencia pulso F4 para ver los productos y seleccionarlos con enter Unidad, enter Cantidad, registro la del inventario Costo unitario segn la factura y el determina el total Detalle del asiento: Registro del inventario inicial Aceptar. Se repite el proceso para cada uno de los artculos. Esc, aceptar, integrar, aceptar Revisar los registros hechos. INFORME DE INVENTARIOS MODULO Cuentas Inventarios INFORMES Resumen de existencias

Archivo a generar A aceptar Clasificado por, seleccionar y Aceptar Fecha de corte, Aceptar Inventario, aceptar Con existencia, aceptar Bodega aceptar Desde hasta, aceptar Salir. Despus de parametrizar y contabilizar el inventario inicial y haber realizado los desgloses respectivos se procede al cierre del perodo y as iniciar los registros de los movimientos del primer mes de actividad. Modulo Contabilidad Procesos Cierre de mes Desea ejecutar el proceso de cierre de mes? Aceptar Esperar un momento y verificar que aparezca fecha de enero Importante, no intentar repetir el proceso, si lo hace el programa avanza para febrero o marzo segn los enter que le proporcione. Ya ubicado en el mes de enero se procede a realizar los registros del da. Ejemplo. Depsito o consignacin. Modulo Tesorera Transacciones Actualizar Digito la fecha Pulso en cuenta y digito la cuenta de bancos Selecciono el banco Tipos: Deposito. Aceptar Numero. Digito el nmero de orden de la consignacin

Cuenta. Pulso entre y selecciono el banco o lo creo con 5 letras relacionadas con el nombre. Detalle. Deposito de hoy Digito el valor a consignar y pulso enter Aparece un cuadro de movimientos pendientes. Pulse esc Pregunta si desea consignar en efectivo. Aceptar Aparece el cuadro de la contrapartida. Pulso en NUEVO Digito la cuenta, de caja general, en este caso Digito el valor consignado, enter Esc Terminar Aceptar Esc Salir Pulso en transacciones Revisar Debe salir un mensaje de archivo vacio. Si aparece otra cosas indica error en el registro y se debe eliminar o corregir. Recuerde este registro se hizo en el modulo de tesorera, pero el asiento se ve por contabilidad reportes, como se explico en el comprobante inicial.