ADMINISTRACION DE INGRESOS Y DESEMBOLSOS Como se analizado en la seccin anterior, el periodo promedio de cobro (el segundo componente del ciclo

de inversin del efectivo) tiene dos partes El tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente enva el pago por correo. El tiempo de recepcin, procesamiento y cobro. El tercer componente del ciclo de conversin del efectivo, el periodo promedio de pago, tambin tiene dos partes: El tiempo que transcurre desde la compra de bienes a cuenta hasta que la empresa enva su pago por correo. El tiempo de recepcin, procesamiento y cobro que requieren los proveedores de la empresa. El tiempo de recepcin, procesamiento y cobro de la empresa tanto de sus clientes como para sus proveedores, es el punto central de la administracin de ingresos y desembolsos.

1. TIEMPO DE ACREDITACION El tiempo de acreditacin se refiere a los fondos que enva el pagador, pero que aun no son fondos tiles para el beneficiario. El tiempo de acreditacin es importante en el ciclo de conversin del efectivo por que su presencia prolonga tanto el promedio de cobro de la empresa como su periodo de pago. Sin embargo, la meta de la empresa debe ser acortar su periodo promedio de cobro y prolongar su periodo de pago. Ambas situaciones se logran por medio de la administracin de tiempo de acreditacin. El tiempo de acreditacin tiene tres componentes: EL TIEMPO DE CORREO, es el tiempo que transcurre desde que el pago se enva por correo hasta que se recibe. EL TIEMPO DE PROCESAMIENTO, es el tiempo que transcurre entre el recibo de un pago y su depsito en la cuenta de la empresa. EL FLOTACION DE LA COMPENSACION, es el tiempo que transcurre entre el depsito de un pago y el momento en que los fondos consumibles estn

disponibles para la empresa. Este componente de flotacin se atribuye al tiempo que requiere un cheque para pasar por el sistema bancario.

2. TECNICAS PARA ADMINSTRAR LOS COMPONENTES DEL TIEMPO DE ACREDITACION A continuacin se describen algunas tcnicas populares para administrar los componentes del tiempo de acreditacin con propsito de acelerar los cobros y prolongar los pagos.

2.1. ACELERACION DE COBROS. La aceleracin de cobros reduce el tiempo de acreditacin de cobros a los clientes y por lo tanto, disminuye el periodo promedio de cobro de la empresa, lo cual reduce la inversin que la empresa debe realizarse en su ciclo de conversin del efectivo. En los ejemplos anteriores, MAX Company tena ventas anuales de 10 millones de dlares y 8 das de tiempo total de cobro (tiempo de recepcin, procesamiento y cobros). Si MAX puede reducir su tiempo de acreditacin total en 3 das, disminuir su inversin en el ciclo de conversin del efectivo en 82,192 dlares (10 millones de dlares x 3/365). Una tcnica popular para acelerar los cobros en un sistema de caja de seguridad.

a. UN SISTEMA DE CAJA DE SEGURIDAD.

Un sistema de caja de seguridad funciona de la manera siguiente: en vez de enviar los pagos por correo a la empresa, los clientes los enva a un apartado postal. El banco de la empresa vaca el apartado portal regularmente, procesa cada pago y deposita los pagos en la cuenta de la empresa. El banco enva (transmite electrnicamente) a la empresa las boletas de depsito, junto con los documentos de pago, para que esta los abone a las cuentas de sus clientes. Las

cajas de seguridad estn dispersas geogrficamente y se sitan en las ubicaciones de los clientes de la empresa.

Un sistema de caja de seguridad afecta a los tres componentes del tiempo de acreditacin. Las cajas de seguridad reducen el tiempo de correo y frecuentemente el tiempo de compensacin, ya que estn cerca de los clientes de la empresa. Las cajas de seguridad disminuyen el tiempo de procesamiento casi a cero porque el banco deposita los pagos antes de que la empresa los procese. Es evidente que un sistema de caja de seguridad reduce el tiempo de acreditacin de cobro, aunque no sin un costo, por lo tanto, una empresa debe realizar un anlisis econmico para determinar si debe poner en marcha un sistema de caja de seguridad. Las grandes empresas, cuyos clientes se encuentran dispersos

geogrficamente, usan comnmente sistemas de cajas de seguridad. Sin embargo, una empresa no necesita ser grande para emplear una caja de seguridad, ya que las pequeas empresas tambin se benefician con este

sistema. El beneficio para las pequeas empresas se deriva principalmente de la transferencia del procesamiento de pagos al banco.

b. PROLOGACION DE PAGOS. El tiempo de acreditacin es tambin un componente del periodo promedio de pago de la empresa, en este caso, el tiempo de acreditacin est a favor de la empresa. La empresa se beneficia al aumentar los tres componentes de su

tiempo de acreditacin de pago. Una tcnica de popular para aumentar el tiempo de acreditacin de pagos es el DESEMBOLSO CONTROLADO, que implica el uso estratgico de oficinas de correo y cuentas bancarias para prolongar el tiempo de correo y la flotacin de compensacin, respectivamente. No obstante, este mtodo debe utilizarse con precisin porque los periodos de pago ms prolongados pueden tensar las relaciones con los proveedores.

En resumen, una poltica general razonable para la administracin del tiempo de acreditacin es: 1. Cobrar los pagos tan rpido como sea posible porque, una vez que el pago esta en el correo, los fondos pertenecen a la empresa. 2. Retrasar el pago a los proveedores porque, una vez que la empresa enva el pago por correo, los fondos pertenecen al proveedor.

c. CONCENTRACION DEL EFECTIVO.

La concentracin del efectivo es el proceso que usa la empresa para reunir el depsito en caja de seguridad y otros depsitos en un banco, denominados con frecuencia BANCA CONCENTRADOR. La concentracin del efectivo tiene tres ventajas principales 1. Crea una enorme reserva de fondos para realizar inversiones de efectivo a corto plazo. Como existe un componente de costo fijo en el costo de transaccin relacionado con estas inversiones, invertir una sola reserva de fondos disminuye los costos de transaccin de la empresa. Esta enorme reserva de inversin tambin permite a la empresa elegir una gran variedad de vehculos de inversin a corto plazo. 2. La concentracin del efectivo de la empresa en una cuenta mejora el seguimiento y control interno de este. 3. Tener un banco concentrado permite a la empresa implantar estrategias de pago que disminuyan los saldos del efectivo improductivo. Existen diversos mecanismos para transferir efectivo del banco que participa en el sistema de caja de seguridad y otros bancos cobradores al banco concentrador. Estos mecanismos son: a. UN CHEQUE DE TRANSFERENCIA PARA DEPOSITO (CTD). Que es un cheque sin firmar girado de una de las cuentas bancarias de la empresa y deposita en otro. Para la concentracin del efectivo, se gira un CTD de caja de seguridad o cuenta bancaria de cobro y se deposita en la cuenta del banco concentrador. Una vez que el CTD sale del banco donde se giro (lo cual

puede requerir varios das), la transferencia de fondos se completa. Actualmente, la mayora de las empresas proporcionan informacin de los depsitos por

telfono al banco concentrador, el cual prepara y deposita en su cuenta el CTD girado en la caja de seguridad u otra cuenta bancaria de cobro.

b. UNA TRANSFERENCIA ACH (cmara de compensacin automatizada). Que es un retiro electrnico previamente autorizado de la cuenta del pagador. Una instalacin de compensacin computarizada (denominada cmara de compensacin automatizada o ACH, automated clearinghouse, por sus siglas en ingles), realiza una transferencia de fondos sin papeles entre los bancos del pagador y del beneficiario. Una ACH salda las cuentas entre los bancos participantes. Las cuentas individuales se saldan por medio de los respectivos ajustes de los saldos bancarios. Las transferencias ACH se libran en un da. Para la concentracin del efectivo, se realiza una transferencia ACH de cada banco que participa en el sistema de caja de seguridad u otro banco cobrador al banco concentrador. Una transferencia ACH puede ser considerada como un CTD electrnico, pero como la transferencia ACH se libra en un da, ofrece ms beneficios que un CTD; no obstante los dos bancos que participan en la transferencia ACH deben ser miembros de la cmara de compensacin.

c. UNA TRANSFERENCIA CABLEGRAFICA, Una transferencia cablegrfica es una comunicacin electrnica que, a travs de registros contables, transfieren fondos del banco del pagador y los deposita en el banco del beneficiario. Las transferencias cablegrficas pueden eliminar el tiempo de correo y la flotacin de compensacin y tambin reducir el tiempo de procesamiento. Para la concentracin del efectivo, la empresa moviliza los fondos mediante una transferencia cablegrfica de cada caja de seguridad u otra cuenta de cobro a su cuenta concentradora. Las transferencias cablegrficas son un sustituto de los CTD y las transferencias ACH, pero son ms costosas.

Es evidente que la empresa debe equilibrar los costos y beneficios de la concentracin del efectivo para determinar el tipo y el momento de las

transferencias de su caja de seguridad y otras cuentas de cobro a su cuenta concentradora. El mecanismo de transferencia seleccionado debe ser ms rentable (la utilidad por periodo de cualquier mecanismo de transferencia es igual a las ganancias sobre la mayor disponibilidad de fondos menos el costo del sistema de transferencia).

d. CUENTA BALANCE CERO Las cuentas balance cero (CBC) son cuentas de desembolso que siempre tienen un saldo de cero al final del dia. El propsito es eliminar los saldos del efectivo improductivo de las cuentas de cheque corporativas. La CBC funciona bien como una cuenta de desembolso bajo un sistema de concentracin del efectivo. Las cuentas balance cero operan de la manera siguiente: Una vez que se presentan todos los cheques de un da especifico para ser pagados por la cuenta balance cero de la empresa, el banco notifica a la empresa sobre el monto total de los cheques y la empresa transfiere fondos a la cuenta para cubrir el monto de los cheques de ese da. Esto deja un saldo al final del da de 0 soles. La CBC permite a la empresa mantener todo su efectivo en una cuenta que devenga interese, eliminando as los saldos de efectivo improductivo. Por lo tanto, una empresa que uso una CBC junto con un sistema de concentracin del efectivo necesitara dos cuentas. La empresa concentrara su efectivo de las cajas de seguridad y otros bancos de cobro en una cuenta que devengara intereses y librara cheques contra su CBC con transferencias desde la cuenta que devenga intereses, dejando el saldo al final del da de la CBC en 0 soles. Un CBC es una herramienta de administracin de desembolsos. Como analizamos antes, la empresa preferira incrementar al mximo su tiempo de acreditacin de pago. Sin embargo, algunos administradores de efectivo consideran que intentar deliberadamente aumentar el tiempo de acreditacin de pagos es poco tico. Una CBC permite a la empresa incrementar al mximo el uso

de tiempo de acreditacin de cada cheque sin alterar el tiempo de acreditacin de los pagos a sus proveedores. Mantener todo el efectivo en una cuenta que devenga intereses permite a la empresa incrementar al mximo las ganancias de sus saldos de efectivo al captar todo el tiempo de acreditacin de cada cheque que libra.

e. INVERSIONES EN VALORES NEGOCIABLES. Los valores negociables son instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que devengan intereses y pueden convertirse con facilidad en efectivo. Los valores negociables se clasifican como parte de los activos lquidos de la empresa. La empresa lo utiliza para obtener un rendimiento de fondos temporalmente improductivos. Para que sea en verdad negociable, un valor debe tener: 1. Un mercado bien establecido para disminuir al mnimo el tiempo que se requiere para convertir en efectivo. 2. Seguridad del principal, que significa que experimenta poca o ninguna prdida de valor con el paso del tiempo. Los valores que se mantienen con mayor frecuencia como parte de la carrera de valores negociables de la empresa se divide en dos grupos: 1. Emisores gubernamentales, que tienen rendimientos relativamente bajos debido a su bajo riesgo 2. Emisores privados, que tienen rendimientos ligeramente mayores que las emisiones gubernamentales con vencimientos similares debido al riesgo ligeramente mayor relacionado con ellas.