Las actividades de control interno...

Mircoles, 20 de Octubre de 2010 11:33 | Escrito por Yusleidy Beltrn Ferrera | Usar puntuacin: /0 Malo
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Artculos Cientficos - No.4 / Septiembre- Octubre / 2010 LAS ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO UN RETO EN LA ORGANIZACIN DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS. AUTORES: Lic.: Ernesto Padilla Sarroca. Instructor. Lic.: Miriam Arteaga Jimnez. Instructor. Universidad de Ciencias Pedaggicas Enrique Jos Varona RESUMEN El presente trabajo trata sobre la necesidad de profundizar y fortalecer las actividades de control interno en las instituciones educativas a partir de la apropiacin de una cultura econmica que permita el desarrollo de los procesos econmicos que en ella tienen lugar para lograr una contabilidad eficiente y un control interno aceptable en la Universidad de Ciencias Pedaggicas Enrique Jos Varona teniendo como base la preparacin de los directivos en el control interno, enfatizando en el componente actividades de control para mejorar la calidad del proceso educativo. Palabras claves: actividades de control, instituciones educativas, cultura econmica, control interno. ABSTRACT The present work tries about the necessity to deepen and to strengthen the activities of internal control in the educational institutions starting from the appropriation of an economic culture that allows the development of the economic processes that you/they take place to achieve an efficient accounting and an acceptable internal control in the Pedagogical Sciences University Enrique Jos Varona having in her like base the preparation of directive in the internal control, emphasizing in the component control activities to improve the quality of the educational process. INTRODUCCIN Nuestro Comandante en Jefe Fidel Castro expres: que la construccin del socialismo y el comunismo no es solo una cuestin de producir riquezas y distribuir riquezas sino es tambin una cuestin de educacin y conciencia. Guevara E plante: Todo nuestro trabajo debe estar orientado a lograr que la tarea

administrativa, de control y direccin se vaya convirtiendo en algo cada vez ms simple y los esfuerzos de los organismos se concentren en la planificacin y el desarrollo tecnolgico. La cultura econmica heredada por el pueblo cubano encuentra sus argumentos en la apropiacin, reconstruccin y creacin de un pensamiento econmico revolucionario, donde las ideas econmicas, polticas y ticas se articulan en una unidad dialctica que por medio de influencias educativas transforman al ser humano y a la sociedad. Esta peculiaridad del pensamiento revolucionario cubano, implica que algunos idelogos de la Revolucin Cubana produzcan ideas econmicas sin ser economistas, las cuales aparecen estrechamente ligadas al fenmeno educativo, se destacan en este sentido las obras creadoras de Ernesto Guevara y Fidel Castro. Las interesantes apreciaciones que han hecho en el terreno de la economa cobran una vigencia incuestionable en el contexto de un mundo globalizado, y unipolar y son punta de lanza contra quienes quieren imponer el fin de la historia y el predominio de una nica ideologa, con una economa globalizada de alta velocidad competitiva que requiere niveles ms elevados de conocimientos cientficos y tecnolgicos para la vida cotidiana y alternativas para la formacin de valores que eleven la calidad de la cultura econmica. En el artculo 16 del Captulo 1, de la Constitucin de la Repblica de Cuba queda plasmada la importancia de la actividad econmica nacional y su regulacin al expresar: El Estado organiza, dirige y controla la actividad econmica nacional conforme a un plan que garantice el desarrollo programado del pas, a fin de fortalecer el sistema socialista, satisfacer cada vez mejor las necesidades materiales y culturales de la sociedad y los ciudadanos, promover el desenvolvimiento de la persona humana y de su dignidad, el avance y la seguridad del pas. En la elaboracin y ejecucin de los programas de produccin y desarrollo participan activa y conscientemente los trabajadores de todas las ramas de la economa y de las dems esferas de la vida social. Ral Castro Ruz, presidente del Consejo de Estado y Ministros de la Repblica de Cuba en la clausura del IX Congreso de la UJC, el 4 de abril de 2010, expres: La batalla econmica constituye hoy ms que nunca la tarea principal, y el centro del trabajo ideolgico de los cuadros, porque de ella depende la sostenibilidad y preservacin de nuestro sistema social La Dra. Olga Cabrera Elejalde asume la definicin de cultura econmica como: El sistema complejo de interacciones sociales que se establecen en el proceso de produccin de bienes materiales y servicios en un contexto histrico determinado que trascienden a toda actividad humana, se revela a travs de los conocimientos, los modos de actuacin, la conciencia econmica, en el proceso de desarrollo y enriquecimiento humano, y se expresa en la creacin y conservacin de valores materiales en estrecha relacin con los valores tico-econmicos y espirituales en general. Asumiendo la cultura econmica como un problema social tomamos como referentes tericos bsicos para su interpretacin materialista dialctica: 1 La prctica como actividad de carcter transformador, consciente, histricamente sujeta al desarrollo. 2 La formacin de la cultura econmica como proceso desarrollador.

3 La contextualizacin para reproducir los contenidos del objeto mediante la actividad terica y su vinculacin con la prctica. La cultura econmica trasciende directamente a la prctica tanto material como social y se expresa en la necesidad de los sujetos de asimilar conocimientos tcnicos, tecnolgicos y tericos de la economa, en correspondencia con el desarrollo de las fuerzas productivas de la sociedad. Por mucho tiempo el alcance del sistema de control interno estuvo limitado a las reas econmicas. Cuando se hablaba de control interno, se tena la cultura que este solo involucraba a las reas de contabilidad y finanzas; el resto de las reas y de hecho sus trabajadores no se sentan involucrados. No todos los directivos de nuestras instituciones vean en el sistema de control interno un instrumento de gestin capaz de ser utilizado para lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones financieras que se haban propuesto. La situacin existente permiti definir un nuevo marco conceptual del control interno, integrando las diversas definiciones y conceptos que se venan utilizando sobre este tema, definiendo el Ministerio de Finanzas y Precios en la Resolucin No. 297 del 2003 el concepto de control interno, el contenido de sus componentes y las normas para su implementacin y evaluacin. El sistema de control interno proporciona un trmino de seguridad razonable, lo cual implica que an cuando estn establecidos los procedimientos ms eficientes, se pueden cometer errores por descuido, malas interpretaciones, desconocimiento o distraccin del personal, o la ocurrencia de algn hecho delictivo, por lo que su diseo va dirigido a los recursos humanos y las vas y mtodos para su mejoramiento continuo. Estos elementos del control interno han sido abordados en diferentes intervenciones por los dirigentes de nuestra Revolucin entre los que se destacan el Che, Fidel y Ral. En la etapa actual el pas se encuentra inmerso en la aplicacin de una estrategia global, cuyo propsito es el incremento de la eficiencia en el uso de los recursos. La educacin tiene una alta misin en esta estrategia, tanto por la labor educativa que cumplen nuestros colectivos pedaggicos con la joven generacin como por el volumen de recursos que el Estado destina a esta actividad. Para dar una respuesta a los problemas que afectan la calidad del control interno en las entidades educativas en el presente trabajo se presenta una experiencia que se esta desarrollando en el rea de contabilidad de la Vicerectora de Economa y Servicios de la Universidad de Ciencias Pedaggicas Enrique Jos Varona que fundamenta la necesidad de una estrategia que contribuya al fortalecimiento y perfeccionamiento de los mecanismos de control interno establecidos para la Contralora General de la Repblica de Cuba, valorando el papel que ellos desempean en la formacin y desarrollo de la cultura econmica de nuestros trabajadores. DESARROLLO Hoy, hablar de Control Interno en las entidades educativas es una necesidad como resultado de la decisin de comenzar a aplicar nuevos conceptos y componentes en la gestin de las organizaciones estatales. Este tema pasa en la actualidad por un proceso de implementacin generalizado que, a diferencia de otros pases, conlleva a un necesario proceso de diagnstico y diseo del nuevo sistema de control interno en las entidades cubanas. El sistema de control interno es un proceso, no es un acontecimiento o una circunstancia

aislados, sino una serie de acciones que se extienden por todas las actividades de la entidad para lograr su eficiencia y eficacia en las operacin y la utilizacin de sus recursos estando diseado para dar cumplimiento a tres objetivos esenciales de la entidad educativa tales como: 1. Cumplimiento del Sistema Normativo 2. Confiabilidad de la informacin que se genera en la entidad educativa, a travs del diseo eficiente de los canales para la informacin y la comunicacin. 3. Eficiencia y eficacia de las operaciones con el empleo de un sistema organizativo que le permita a la entidad definir los ciclos y los procedimientos de trabajo que hay que cumplir en cada ciclo, estableciendo los niveles de responsabilidad y autoridad. El sistema de control interno est diseado a travs de cinco componentes bsicos, que tienen normas bien definidas para poder establecerlos y evaluarlos: el ambiente de control; la evaluacin de riesgo; las actividades de control; la informacin y comunicacin y la supervisin o monitoreo. Existe una interrelacin dialctica entre estos componentes lo que hace que al existir cambios en uno de ellos se deriven transformaciones en el resto de los componentes, precisamente esto le da un carcter de sistema al control interno, su efectividad est en la habilidad del directivo para crear en su entidad una cultura de identificacin y evaluacin peridica de los riesgos, para que realmente el sistema de control interno forme parte del proceso de gestin, para ello debe producirse los cambios en la mentalidad de los directivos y los trabajadores en cuanto al alcance, el enfoque y los objetivos del control interno y las responsabilidades de todos para con el sistema; elevando la organizacin del trabajo, evaluando el desempeo profesional, contextualizando las actividades de control de acuerdo a las caractersticas de la entidad y adecundolas al resultado de una identificacin y valuacin de sus riesgos; contribuyendo al autocontrol fortaleciendo la autoridad y el liderazgo. El componente actividades de control se establece despus de ser identificados y evaluados los riesgos con el objetivo d minimizar los efectos negativos, cada actividad debe ser monitoreada con instrumentos de supervisin eficaces (observaciones, encuestas, entrevistas y visitas sorpresivas entre otras). Es en este momento cuando se observa con mayor claridad la naturaleza del control interno con sus enfoques de prevencin y autocontrol. Para el diagnstico inicial se utilizaron como instrumentos la observacin, las entrevistas y las visitas sorpresivas a diferentes reas de nuestra entidad educativa, tomando como referente el sistema normativo que establecen las actividades de control reflejadas en la Gua de Auto Control elaborada por la Contralora General de la Repblica tales como: 1. Separacin de tareas y responsabilidades 2. Coordinacin entre las reas. 3. Documentacin 4. Niveles definidos de autorizacin 5. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. 6. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. 7. Rotacin del personal en las tareas claves. 8. Control del sistema de informacin. 9. Control de la tecnologa de informacin. 10. Indicadores del desempeo. 11. Funcin de auditoria interna independiente.

El diagnstico inicial aport las insuficiencias y carencias existentes en este componente del control interno entre las que se destacan: 1. Las actividades de control no se realizan sistemticamente. 2. No constituyen las actividades de control una herramienta fundamental de direccin contemplada en el sistema organizativo en las diferentes reas de la entidad. 3. Existe desconocimiento del sistema normativo legislado para el control interno y las actividades de control por la Contralora General de la Repblica de Cuba y el Ministerio de Educacin. 4. No existencia del equilibrio conveniente entre autoridad y responsabilidad a partir de la estructura organizativa diseada. 5. La participacin de los trabajadores en los procesos de control y prevencin de la entidad no es significativa, pues en muy pocas reas estos se involucran en la actividad. 6. El control interno no es una prioridad para algunos directivos que solo ven su arista econmica. 7. Los dirigentes administrativos en muchos casos no visualizan el control interno como una necesidad de la entidad educativa para desarrollar sus actividades con orden, disciplina y organizacin, la cual se traduce en mayor eficiencia. 8. Falta de preparacin del personal que labora en el rea econmica en los objetivos, componentes y alcance del control interno, para ejercer las actividades de control acorde a los objetivos, visin y misin de la entidad educativa. Las deficiencias detectadas permiten comprender que las actividades de control no estn debidamente adecuadas en el sistema de trabajo, subsistema del sistema de direccin que permite la integracin armnica de las actividades de interaccin que se desarrollan sistemticamente entre dirigentes y dirigidos, establecindose las relaciones de coordinacin y cooperacin logrando que lo establecido por el sistema normativo y lo indicado por el sistema de gobierno, trascienda a toda la estructura a travs del sistema organizativo, se concrete en el sistema tecnolgico y llegue a formar parte de la actividad cotidiana de cada trabajador en su desempeo profesional. Es indudable, que cuando el control es sistemtico y profundo se eleva la responsabilidad por la calidad del proceso. Las actividades de control deben estar planificadas, pues la planificacin es el eslabn central en la direccin de cualquier proceso. Es el instrumento idneo para coordinar y dirigir los procesos y alcanzar perspectivamente niveles de desarrollo cada vez ms altos en la institucin educativa. La gua de autocontrol, plantea de manera explcita que es [] el inicio de una nueva cultura de control, de responsabilidad, de compromiso, [] este planteamiento tiene gran valor metodolgico para el trabajo que debemos desarrollar en la entidad educativa desde la actividad de direccin y los procesos de direccin en las organizaciones, en el caso de la educacin todos dirigen y se establecen relaciones de coordinacin y de colaboracin. [] la educacin [] Sin ella no hay ciencia, ni arte, ni letras; no hay ni habra hoy produccin ni economa, La educacin es un sistema de influencias en la que participa toda la sociedad con el objetivo de asegurar la asimilacin, produccin, y reproduccin de la cultura en el desarrollo del proceso histrico, en el proceso de formacin de la personalidad del

educando donde tienen lugar la formacin de los valores ticos, morales y revolucionarios, que contribuyen al desarrollo de la conciencia econmica en la sociedad socialista mejorando los modos de actuacin encaminados a una conducta responsable y tica en el control de los recursos que pone el estado al servicio de nuestro pueblo trabajador. En la apropiacin de la cultura econmica, interviene el trabajo poltico ideolgico, una actividad ideolgica consciente, su contenido es la ideologa, que a su vez es portadora de los valores histricos y socioculturales, teniendo como objetivo supremo contribuir a legitimar el poder poltico y la voluntad jurdica de la clase trabajadora, que se erige sobre las relaciones econmicas de produccin de carcter socialista y que sustenta los valores poltico y morales. Como hemos declarado anteriormente el control interno es un sistema, un proceso contino y oportuno, la interrelacin dialctica que existe entre sus componentes precisamente le proporciona este carcter de sistema. El sistema de actividades que proponemos son consecuentes con este nexo, estn encaminadas a fortalecer las actividades de control como componente del control interno, en su integracin con el resto de los componentes del control interno atendiendo a las normas establecidas para cada uno , lo que propicia el desarrollo de una cultura econmica en nuestra comunidad educativa. Para lograr las transformaciones a travs de la actividad cotidiana se determinaron los mtodos que se utilizaran en la intervencin educativa considerando las variantes en las fuerzas actuantes en la entidad, los conceptos econmicos bsicos y los temas relacionados con el control interno que deben dominar los administrativos que intervienen en el proceso de control en los diferentes centros de costo. En la propuesta de las actividades se tienen en cuenta los siguientes aspectos, derivados del diagnstico inicial: 1. Exploracin del nivel de conocimientos de los implicados respecto a los temas econmicos. 2. Determinacin de los objetivos a alcanzar en cada actividad. 3. Precisar el objeto de estudio, o sea que contenido del sistema de actividades de control se va a estudiar, acorde con su norma y los conceptos econmicos que se vinculan con estos contenidos. 4. Determinacin de mtodos y procedimientos, tales como: talleres metodolgicos, capacitacin en el puesto de trabajo y visitas de ayuda metodolgica. 5. Desarrollo de actividades de control en el desempeo de sus funciones en su puesto de trabajo. 6. Evaluacin del desempeo profesional a partir de las funciones y la instrumentacin de las actividades de control en el Plan de Trabajo Individual y el Plan de Desarrollo. Los Talleres metodolgicos a desarrollar son los siguientes: Actividad No.1 Las actividades de control en el control interno. La documentacin y los manuales. Actividad No.2 El equilibrio entre autoridad y responsabilidad. Niveles de autorizacin. Actividad No. 3 - Cmo establecer la coordinacin entre las reas?. La rotacin del personal en las tareas claves. Actividad No. 4 Registro oportuno adecuado de las transacciones y hechos. Mecanismos de seguridad en el acceso restringido a los recursos, activos y registros.

Actividad No. 5 El control del sistema y de la tecnologa de informacin. Actividad No. 6 Los indicadores del desempeo. CONCLUSIONES El sistema de actividades a desarrollar permitir capacitar a los administradores en los componentes del control interno, evaluar su impacto para mantener un diagnstico continuo perfeccionar las mismas en aras de alcanzar los objetivos propuestos y lograr cambios y transformaciones en los modos de actuacin a partir del conocimiento de la eficacia de las actividades de control para la planificacin, organizacin y desarrollo de la entidad educativa en el cumplimiento de su encargo social. BIBLIOGRAFA Colectivo de autores:Herramientas para el Contador, Ed. Pueblo y Educacin, La Habana, 2008. Contralora General de la Repblica de Cuba: Gua de Autocontrol del Sistema de control Interno 1ero de octubre 2010. Colectivo de autores: Seminario Nacional de Preparacin del Curso Escolar 2010 2011. Imprenta Federico Engels, La Habana, 2010. Ministerio de Finanzas y Precios: Resolucin 297/ 2003. Establece las definiciones del control interno, el contenido de sus componentes y normas. La Habana, 2003. Ministerio de Finanzas y Precios. Colectivo de autores: Educacin, ciencia y conciencia, Ed. Pueblo y Educacin, La Habana, 2008 Corrales D, Prez C, Hacia el perfeccionamiento del trabajo de direccin de la escuela, Editorial Pueblo y Educacin, La Habana, 1976 Chacn Nancy: Dimensin tica de la educacin, Editorial Pueblo y Educacin, La Habana, 2002 Colectivo de autores: El hombre y la economa en el pensamiento de Che, Editorial Pueblo y Educacin, La Habana, 1998 Ministerio de Educacin: Resolucin No.119/08. Establece el Reglamento del Trabajo Metodolgico en el Ministerio de Educacin. Ministerio del Trabajo y Seguridad Social: Resolucin No.29/06. Establece el Reglamento para la planificacin, organizacin, ejecucin y control del trabajo de la capacitacin y desarrollo de los recursos humanos, en las entidades laborales.