PREPARACIN DEL PROYETO DE AUDITORA Con base en la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar

la auditora, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica y el programa de trabajo. PROPUESTA TCNICA Naturaleza Tipo de auditora que se pretende realizar. Alcance rea(s) de aplicacin. Antecedentes Recuento de auditoras administrativas y estudios de mejoramiento previos. Objetivos Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora administrativa. Estrategia Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos. Justificacin Demostracin de la necesidad de instrumentarla. Acciones Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin. Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos. Costo Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios. Resultados Beneficios que se espera lograr. Informacin complementaria Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

PROGRAMA DE TRABAJO Identificacin Nombre de la auditora. Responsable(s) Auditor a cargo de su implementacin. rea(s) Universo bajo estudio. Clave Nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades Pasos especficos para captar y examinar la informacin. Fases Definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase. Representacin grfica Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes. Formato Presentacin y resguardo de avances. Reportes de avance Seguimiento de las acciones. Periodicidad Tiempo dispuesto para informar avances.

ASIGNACIN DE LA RESPONSABILIDAD Para iniciar formalmente la auditora, 'siempre con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, pero cualquiera que sea, debe tener los cocimientos y experiencia necesarios en la implementacin de auditoras administrativas. Por otra parte, la organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo.

CAPACITACIN Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no slo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearn para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditora. Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos. Para todos estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, as como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su rea de adscripcin, equipo de trabajo o proceso. Asimismo, se deben prever los requerimientos de "apoyos audiovisuales, tcnicos y pedaggicos. Tambin es conveniente implementar una campaa de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin. ACTITUD La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a afn de procurarse una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin activa del personal de la organizacin. Con el propsito de evitar que surjan falsas expectativas, tanto buenas como malas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir. Esto significa que se debe apegar en todo momento a las directrices de la auditora en forma objetiva. Es de destacar que la consistencia del proceso en su conjunto depende, en gran medida, de la seriedad y respeto que el personal responsable de la auditora muestre hacia los miembros de la organizacin, por lo que debe presentar una imagen profesional y mantener un trato personal estrictamente de trabajo. DIAGNSTICO PRELIMINAR En esta fase, el diagnstico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin. Si bien an no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de; comportamiento y desempeo en el trabajo. Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razn por la que surge 1.3 necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos: " Gnesis de la organizacin Creacin de la organizacin Cambios en su forma jurdica Conversin del objeto en estrategias Manejo de la delegacin de facultades Infraestructura

Esquema de operacin (procesos/funciones) Modificaciones a la estructura organizacional Programacin institucional Nivel de desarrollo tecnolgico

Forma de operacin Desempeo registrado Logros alcanzados Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones Posicin competitiva Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores

Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar las causas y efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de los elementos bajo anlisis, as como sustentar los criterios para obtener y manejar la informacin de manera fluida y consistente para respaldar el proyecto de auditora administrativa, a partir de: 1. Justificar la necesidad de auditar. 2. Determinar el alcance de la auditora. 3. Determinar las acciones para atender las prioridades detectadas. 4. Establecer criterios para coordinar las acciones. 5. Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos. 6. Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades. 7. Desarrollar el marco de trabajo. 8. Seleccionar en forma tentativa los indicadores de financieros y de gestin. 9. Definir el cuerpo de tcnicas para captar la informacin. 10. Seleccionar los enfoques para analizar y manejar la informacin. 11. Precisar los mecanismos de decisin, supervisin y control. 12. Especificar la forma y periodicidad para reportar avances.

INSTRUMENTACIN Concluida la parte preparatoria, una vez definidos los factores que se van a analizar y las fuentes de informacin viables para ese efecto, y que se ha preparado el proyecto de auditora y se ha sustentado tanto la propuesta tcnica como el programa de trabajo, sin dejar de considerar la asignacin de responsabilidad, capacitacin necesaria y actitud que debe prevalecer, capitalizado en el diagnstico preliminar, se procede a la instrumentacin de la auditora. En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas d recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearn, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz. RECOPILACIN DE INFORMACIN Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores den interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditora o, en su caso, suspenderla.

Asimismo, se debe aplicar un criterio de discriminacin, siempre basado en el objetivo de la auditoria, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. TCNICAS DE RECOLECCIN Par recabar la informacin requerida en forma gul y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cdulas

Investigacin documental Este aspecto de la auditora implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes documentales bsicas a las que se puede acudir son: a. Normativa Acta constitutiva Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamento interno Reglamentacin especfica Tratados y convenios Decretos y acuerdos Normas (nacionales e internacionales) Oficios circulares.

b. Administrativa Organigramas . Manuales administrativos Sistemas de informacin y certificacin Cuadros de distribucin del trabajo Estadsticas, de trabajo Plantilla de personal Proyectos estratgicos Inventarios de mobiliario y equipo Redes para el anlisis lgico de problemas Sociogramas Indicadores financieros y de gestin Estudios de mejoramiento Auditoras administrativas previas

C. Mercado Productos y/o servicios reas Poblacin Ingresos Factores limitantes Comportamiento de la demanda Situacin actual

 Caractersticas Situacin futura (proyectada) Comportamiento de la oferta Situacin actual Anlisis del rgimen de mercado Situacin futura (previsible) Determinacin de precios d. Ubicacin geogrfica Localizacin Orden espacial interno Caractersticas del terreno Cercana con el mercado (clientes y proveedores) Distancias y costo de transporte Alternativas de conexin con unidades nuevas Justificacin en relacin al tamao y procesos

e. Estudios financieros Recursos financieros para inversin Anlisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluacin financiera Creacin de valor f. Situacin econmica Sistema econmico Naturaza y ritmo del desarrollo de la economa Aspectos sociales Variables demogrficas Relaciones con el exterior g. Comportamiento del consumidor Cultura Estratos sociales o nivel socioeconmico Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generacin x y generacin y) Familia Ciclo de vida del consumidor Factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y motivacin) Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisin y sentimiento posterior)

Observacin directa Este recurso que puede ser empleado por los auditores consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable encabece la observacin directa, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditora. Acceso a redes de informacin

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o query, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno. Entrevista Esta tcnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado y uno de los que puede brindar informacin mas completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: 1. Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Para ello se recomienda, con base en su conocimiento, preparar previamente una gua de entrevista que contenga la informacin que se desea obtener, para que al trmino de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas. 2. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo, asignar responsabilidades y determinar las reas o unidades a auditar. 3. Concertar previamente la cita. l Verificar que el entrevistado est debidamente preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. 4. Atender al compromiso. Acudir con la debida antelacin a la hora convenida al rea de entrevista para levarla a cabo en la forma programada. Para lograr un desarrollo eficaz es conveniente observar los siguientes pasos: a. Concentrarse de manera relajada. b. Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente. c. Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. d. No hacer preguntas irrelevantes. e. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. f. Asegurarse de no presionar la entrevista. 9. Evitar la confianza en su memoria. h. Dejar "abierta la puerta". 5. Clasificar la informacin que se obtenga. Esto significa diferenciar la situacin real de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. 6. Registrar la informacin en una bitcora. Cuestionarios Estos instrumentos, que se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especfica, con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin. La calidad de la informacin que se obtenga depender de su estructura y forma de presentacin. En trminos generales, todo cuestionario' debe expresar el motivo de su preparacin, y se debe

procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado. Cuando el proyecto de auditora sea muy amplio o la estrategia de implementacin as lo exija, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relacin con el beneficio que se espera de la auditora, por lo cual se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar todas las reas de la organizacin. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la informacin, establecen cul es la mnima cantidad de informacin representativa del todo -muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. No obstante, si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las Que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente.

Cdulas Estas herramientas se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditora. Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisi6n y anlisis, amn de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Su incorporacin al proyecto de auditora permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados. Tambin hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones. Como herramientas de diagnstico y evaluacin posibilitan no slo revisar las variables bajo anlisis, sino apreciar su influencia en otras variables o reas de operacin, lo que se transforma en un eslabn entre factores, indicadores, registros y consecuencias. Tambin simplifican el proceso de captacin de la informacin pues permiten asociar con claridad aspectos tcnicos con el desempeo, ordenan ideas y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos. MEDICIN La medicin se puede visual izar desde dos perspectivas: de forma y de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medicin; para la segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos especficos e indicadores. ESCALAS DE MEDICIN Para lograr una mayor consistencia en la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una estrategia de accin, la cual a su vez se relaciona con la composicin del proceso administrativo y los elementos especficos, visualizando el propsito estratgico y atributos fundamentales que los asocian, as como con los indicadores aplicables en cada caso. Las escalas que se empleen con este fin deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea. Asimismo, porque el manejo de enunciados, valores numricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centran los criterios para valorar de

manera objetiva la informacin, lo que posteriormente servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditoria. La eleccin y empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeacin de la auditora. Sin embargo, su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente.