La Comunicación Organizacional

LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
La comunicacin organizacional se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la comunicacin dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinmica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificacin de estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es esttica sino cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organizacin. Las colectividades en las que la comunicacin en las organizaciones se lleva acabo son consideradas tpicamente como sistemas. Un sistema para organizar est compuesto por una serie de actividades interdependientes que al integrarse forma un conjunto especfico de objetivos. Por lo tanto, la comunicacin en las organizaciones se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinado de actividades interrelacionadas. Finalmente la comunicacin entre los miembros de una organizacin implica la creacin, intercambio (recepcin y envi), proceso y almacenamiento de mensajes. A pesar del hecho de que las organizaciones han existido desde los tiempos bblicos de una u otra forma, no fue sino hasta principios de siglo XX que las teoras formales de la organizacin fueron desarrolladas ampliamente. La mayor parte de estas teoras establecen principios claros acerca de la comunicacin en las organizaciones o hacen suposiciones implcitas acerca del rol de la comunicacin de las organizaciones eficientes. La comunicacin empresarial estratgica que apoya estructuralmente el proyecto empresarial, por lo que se convierte en un instrumento para la calidad. Una buena comunicacin permite conocer las necesidades de los miembros de la empresa y sus clientes. En definitiva a travs de la comunicacin eficaz se puede construir, trasmitir y preservar una clara visin compartida, los valores, la misin y los objetivos, de una organizacin. Esta comunicacin deber ser bidireccional es decir, de arriba, abajo y viceversa, y de unos a otros en niveles iguales. ELEMENTOS DEL PROCESO DE LA COMUNICACIN Los elementos o factores de la comunicacin humana son: fuente, emisor o codificador, cdigo (reglas del signo, smbolo), mensaje primario (bajo un cdigo), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la retroalimentacin o realimentacin (feed-back, mensaje de retorno o mensaje secundario).
Comunicacin Empresarial Ejecutiva Universidad de Puerto Rico en Humacao: Centro de Competencias de la Comunicacin
Fuente: Es el lugar de donde emana la informacin, los datos, el contenido que se enviar, en conclusin: de donde nace el mensaje primario. Emisor o codificador: Es el punto (persona, organizacin) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlo de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo. Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organizacin) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en l est el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que slo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor ya que es la persona que no slo recibe el mensaje sino que lo percibe y lo almacena. El mensaje es recibido tal como el emisor quiso decir, en este tipo de receptor se realiza lo que comnmente denominamos el feed-back o retroalimentacin. Cdigo: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y smbolos que el emisor utilizar para trasmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo. Un ejemplo claro es el cdigo que utilizan los marinos para poder comunicarse; la gramtica de algn idioma; los algoritmos en la informtica, todo lo que nos rodea son cdigos. Mensaje: Es el contenido de la informacin (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la informacin. Canal: Es el medio a travs del cual se transmite la informacin-comunicacin, estableciendo una conexin entre el emisor y el receptor. Mejor conocido como el soporte material o espacial por el que circula el mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefnico, en el caso de una conversacin telefnica. Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje. Situacin: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo. Interferencia o barrera: Cualquier perturbacin que sufre la seal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversacin, o la distorsin de la imagen de la televisin, la alteracin de la escritura en un viaje, la afona del hablante, la sordera del oyente, la ortografa defectuosa, la distraccin del receptor, el alumno que no atiende aunque est en silencio. Tambin suele llamarse ruido Retroalimentacin o realimentacin (mensaje de retorno): Es la condicin necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta) sea deseada o no. Logrando la interaccin entre el emisor y el receptor. Puede ser positiva (cuando fomenta la comunicacin) o negativa (cuando se busca cambiar el tema o terminar la comunicacin). Si no hay realimentacin, entonces solo hay informacin ms no comunicacin
BARRERAS DE LA COMUNICACION. Entendemos por barreras impuestas a la comunicacin, todos aquellos factores que la impiden, deformando el mensaje, o obstaculizando el proceso general de sta. Barreras semnticas. Se refiere al significado de las palabras orales o escritas. Cuando no precisamos su sentido, estas se presentan a diferentes interpretaciones y as el receptor entiende no lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Por ejemplo; si el emisor dice carta blanca significando confianza, crdito, puede originarse una barrera al entender el receptor una cerveza. Otro ejemplo es el trmino salario. En las discusiones relativas al contrato colectivo de trabajo la palabra significa conquista del trabajador, mejor nivel de vida, etc., para una parte; mientras que para la otra, implica elevacin de costos, reduccin de utilidades, y as sucesivamente. Barreras psicolgicas. Hay muchos factores mentales que impiden aceptar o comprender una idea, algunos de ellos son: No tener en cuenta el punto de vista de los dems. Sospecha o adversin. Preocupacin o emociones ajenas al trabajo. Timidez. Explicaciones insuficientes. Sobrevaloracin de s mismo. Todos estos factores influyen en la persona que escucha para que acepte o rechace las ideas que le han sido comunicadas. Para obtener resultados se necesita algo ms que nicamente hablar. A una persona generalmente es necesario explicarle, convencerla, observar su actuacin y tambin dejarle que ella le hable a usted. Esto nos trae a nuestro objetivo final: comprender a otros. Algunas de las causas que contribuyan para formar barreras psicolgicas son: Altos status. (ttulo) Poder para emplear o despedir. Uso de sarcasmo. Actitud desptica. Crtica punzante. Uso de conocimientos precisos y detallados. Facilidad en el uso del lenguaje. Maneras demasiado formales.
Apariencia fsica imponente. Interrumpir a los dems cuando hablan. Barreras fisiolgicas. De este tipo son las que impiden emitir o recibir con claridad y precisin un mensaje, debido a los defectos fisiolgicos del emisor o receptor. Tales defectos pueden afectar a cualquiera de los sentidos. Un ciego, un tartamudo, un mudo, un sordo, pueden ser los ejemplos ms claros, pero tambin debemos considerar a las personas que sin llegar a esos extremos tienen alguna falla y no ven, no escuchan o no hablan bien debido a algn defecto orgnico. Barreras fsicas. La distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicacin, as como las interferencias en el radio o el telfono. Estos son ejemplos de barreras fsicas que debemos tomar en cuenta al comunicarnos, a fin de eliminarlas lo ms posibles. Barreras administrativas. Son aquellas causadas por las estructuras organizacionales, como mala planeacin y deficiente operacin de los canales. Las siguientes recomendaciones podran ayudar al administrador a salvar algunos de los tipos de barreras administrativas. Aclaracin anticipada de toda idea, antes de comunicarla. Inters en retroalimentacin; o sea, verificar si el mensaje se recibi bien o no, o si la reaccin del receptor es la deseada. Precisar la verdadera finalidad de la informacin a comunicar. Conocimiento del significado preciso de los conceptos, para eliminar malos entendidos. Utilizacin de lenguaje sencillo y directo. Empleo de mltiples canales de comunicacin a fin de asegurarse de que la informacin llegue hasta donde nos hemos propuesto. Aprovechamiento oportuno de las situaciones para transmitir el mensaje, pues las circunstancias emotivas en las que se encuentre el receptor pueden alterar el contenido del mensaje. Reforzar las palabras con hechos, por lo general, este punto se descuida.
BARRERAS PARA LA COMUNICACIN EFICAZ EN LA ORGANIZACIONAL: 1.- Filtracin: la filtracin se refiere a la manipulacin de la informacin para que de esta manera sea vista de manera ms favorable por el receptor. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo que el quiere or, est filtrando la informacin. Ocurre mucho en las organizaciones? Por su puesto! Al tiempo que las informaciones pasan a los ejecutivos tiene que ser condensada y sintetizada por los subordinados para que los que estn en la cima no se sobrecarguen de informacin. Los intereses personales y las percepciones de lo
que es importante de aquellos que resumen estn presentes en el resultado de la filtracin. El mejor determinante de la filtracin es el nmero de niveles en la estructura de una organizacin. Mientras ms verticales sean los niveles en la jerarqua de la organizacin, ms oportunidades hay para la filtracin. 2.- Percepcin Selectiva: es debido a que los preceptores en el proceso de comunicacin ven en forma selectiva y escuchan basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras caractersticas personales. Los receptores tambin proyectan sus intereses y expectativas en las comunicaciones al tiempo que las decodifican. El entrevistador que espera que una solicitante de empleo ponga a su familia por encima de su carrera es probable que vea eso en las solicitantes, sin importar si ellas se sienten de esa manera o no. 3.- Defensa: cuando la gente se siente amenazada, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr el entendimiento mutuo. Esto es, se vuelve defensiva - se compromete en comportamientos como atacar verbalmente a otros, hacer comentarios sarcsticos, ser excesivamente juiciosa y cuestionar los motivos de los dems. As, cuando los individuos interpretan el mensaje de los dems como amenaza, responden en forma que retardan la comunicacin eficaz. 4.- Lenguaje: la palabra significa diferentes cosas para diferentes personas. El significado de las palabras no est en la palabra, esta en nosotros. La edad, la educacin y los antecedentes culturales son tres de las variables ms obvias que influencian el lenguaje que una persona usa, as como tambin definiciones que da a las palabras. En una organizacin, los empleados usualmente llegan con diversos antecedentes y por tanto, tienen diferentes patrones de habla. Adems, al agrupar a los empleados de un departamento, se crean especialistas que desarrollan su propia jerga o lenguaje tcnico. En grandes organizaciones, los miembros a menudo tambin se dispersan geogrficamente - aun para operar en diferentes pases - y los individuos de cada lugar usaran los trminos y frases que son nicos en su rea. La existencia de niveles verticales tambin causa problemas de lenguaje. El lenguaje de los altos ejecutivos, pueden ser mstico para los empleados operativos que no estn familiarizados con la jerga gerencial. Si consideramos cmo cada uno de nosotros modificara el lenguaje, las dificultades en la comunicacin se minimizaran. El problema es que los miembros de una organizacin no saben como aquellos con quien interactan han modificado el lenguaje. Los emisores tienden a asumir que las palabras o trminos que emplean significan lo mismo para el receptor y para ellos. Estos por supuesto, a menudo incorrecto. Por tanto crea dificultades en la comunicacin. UNA EFICAZ COMUNICACIN EMPRESARIAL DEBE PROMOVER:
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Slida cultura empresarial Una identidad corporativa consistente Una filosofa corporativa solvente Autntico sentido de la ciudadana corporativa
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Adecuada relacin profesional con la prensa, incluyendo una rpida y fiable gestin de comunicacin en crisis Comprensin de las herramientas de comunicacin y las nuevas tecnologas Sofisticado uso de los instrumentos globales de comunicacin.
CLIMA ORGANIZACIONAL Es un fenmeno de tendencias motivaciones que reflejan la productividad de su trabajo. El clima organizacional consiste en la percepcin de los trabajadores dentro de la empresa, de cmo pueden o deben comportarse y que es lo que esta aceptado o no dentro de la misma. El comportamiento de los individuos refleja lo eficiente y eficaces que puedan ser cuando desempean una tarea en especfico. La manera de actuar del personal crea el clima, sus caractersticas personales son un factor importante para conocer su desempeo laboral. Las caractersticas que reflejan las personas durante el desempeo laboral son percibidas directas e indirectamente por los dems miembros de la organizacin. El clima dentro de una empresa puede ser un factor de superacin dentro de los mismos grupos como; el de liderazgo, sistema formal, buena comunicacin y retroalimentacin de los mensajes. Hay aspectos que valoran el desarrollo institucional como la motivacin de jefe a subordinados, recursos tecnolgicos bien implementados y toma de decisiones. Una organizacin es una estructura evidente de interacciones manejadas bajo permanentes contenidos que permiten relacionarse y mantener una constante comunicacin, esto es de vital para llevar a cabo los procesos productivos de manera exitosa. Esta red de interacciones se compone de un constante flujo de informacin. Es decir, que una organizacin la constituye procesos de interaccin mutua y retroalimentacin, entre los directivos y los colaboradores, entre los mismos colaboradores y finalmente entre los colaboradores y los directivos. En este punto vale resaltar que los componentes de un sistema se encuentran interrelacionados de tal modo que el cambio en uno produce cambios en los dems componentes de la estructura. Por ello es de gran importancia mantener flujos de comunicacin y relaciones interpersonales que posibilite el funcionamiento de toda la estructura de manera eficiente pues esto fortalece la cultura organizacional y a su vez permite enfrentar problemas de manera ms rpida y oportuna.
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REDES DE LA COMUNICACIN Las redes de la comunicacin definen los canales por los cuales fluye la informacin. Los canales de una organizacin pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rgidas en su direccin, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organizacin, por ejemplo los rumores o chismes. Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal. La cadena sigue rgidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisin de los datos es lo ms importante. Cadena La rueda se apoya en un lder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un lder, es rpido y alta precisin Rueda Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es ms adecuada si se busca una mayor satisfaccin, su precisin es moderada y no es probable que surjan lderes. Todos los Canales En cuanto a las redes informales la informacin puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como ms confiable y crebles que las informaciones emitidas por la gerencia a travs de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigedad y en condiciones que crean aprensin, por ejemplo el secreto y la competencia que tpicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designacin de nuevos jefes, reubicacin de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo. Es importante entender que el chisme es una parte de la red de informacin de cualquier grupo u organizacin, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto. TIPOS DE COMUNICACIN A grandes rasgos existen dos tipos de comunicacin empresarial.
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COMUNICACION INTERNA
Toda empresa, para una buena gestin, a de funcionar con planes y objetivos a lograr. La comunicacin interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, en todos sus niveles, conozca cules son esos planes, esos objetivos y su grado de participacin en esa tarea. La comunicacin interna estar determinada por la interrelacin que se pueda lograr entre el personal que compone la estructura organizacional. El logro de un buen clima organizacional que es el que define la calidad duradera del ambiente interno que existe en la relacin entre sus miembros o componentes humanos. Este ambiente es el conjunto de valores, caractersticas que se presentan, y que puede ser orientado con la utilizacin planificada de motivaciones (mensajes). La comunicacin interna puede clasificarse en las siguientes categoras: Comunicacin Formal e Informal: - ORGANIZACIN FORMAL: Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel. Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. La comunicacin formal es aquella comunicacin cuyo contenido est dirigido a aspectos de trabajo. En general, esta comunicacin utiliza la escritura como medio (cartas, memorandos, informes, etc.) La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades burocrticas que ocurren en las organizaciones - ORGANIZACIN INFORMAL: Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen entre s como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal, se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organizacin formal para el desempeo de los cargo y comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organizacin formal. La comunicacin informal es aquel tipo de comunicacin cuyo contenido utiliza canales no oficiales. (Pasillos, cafetera, etc.). Es ms rpida que la formal
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HORIZONTAL. Este tipo de comunicacin se produce entre personas del mismo nivel jerrquico dentro de la empresa. La funcin de la comunicacin horizontal es la de suministrar apoyo emotivo y social entre los trabajadores, al igual que coordinar las tareas para la plantilla, de modo que estn organizadas y sean coherentes unas con otras. La comunicacin horizontal es aquella que se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel organizacional. Muy pocas veces utiliza los canales oficiales y es totalmente informal (comunicacin plana) VERTICAL. La direccin que toma esta comunicacin vertical es entre las diferentes posiciones de la jerarqua empresarial, es decir de trabajadores a superiores y viceversa. Lo positivo de esta comunicacin es que se pasa informacin con la cual sabemos qu est ocurriendo en los diferentes estratos de la organizacin. En este movimiento vertical de informacin existen dos posibilidades, ascendentes, de estratos ms bajos de la organizacin a ms altos, y descendentes, en direccin contraria, es decir, de los altos estratos a los inferiores. La comunicacin vertical es aquella comunicacin que se genera en los niveles altos de la estructura organizacional y se mueve hacia los niveles inferiores utilizando canales formales. Es importante notar que se debe promover una comunicacin vertical ascendente lo que facilitara los procesos organizacionales y un clima de comunicacin ptimo. ASCENDENTE: la comunicacin ascendente es complementaria a la descendente, consistente en que los subordinados informen a la direccin. Lamentablemente la comunicacin ascendente suele ser bastante insuficiente y suele ser poco valorada por la jerarqua, pero no debemos olvidar que para los trabajadores de la organizacin es necesaria y positiva, a parte que puede llegar a ser muy til para que los directivos sepan qu es lo que est ocurriendo. Es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarqua. Tiene diversas funciones como informar a los directivos de los asuntos y problemas de la empresa. Herramientas tiles para este tipo de comunicacin pueden ser encuestas annimas, buzones de sugerencias, etc. DESCENDENTE: este tipo de comunicacin es la utilizada por los mandos superiores, la direccin, con el fin de mantener informados a los trabajadores. Con ella se controla la conducta de los subordinados al igual que se utiliza para regular el sistema de funcionamiento. Se trata de una informacin de poder. Su efectividad depende de lo extensa que sea la jerarqua de la empresa, as en empresas de gran tamao puede llegar a tener menos efectividad debido al distanciamiento y esto puede llevar a una distorsin de la informacin. En este caso se deber recurrir a algn tipo de solucin para evitarlo. Es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarqua. Puede servir para enviar rdenes, para proporcionar informacin a los trabajadores relacionadas con el trabajo (mediante cartas o reuniones), o bien para motivar los empleados para que reconozcan a asuman los objetivos de la organizacin (mediante asambleas) COMUNICACIN TRANSVERSAL Este tipo de comunicacin posee la finalidad de estructurar, difundir e insertar en el mbito interno de la organizacin un lenguaje comn entre los diferentes miembros que conforman la organizacin. Este lenguaje debe estar
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acorde con lo que son los objetivos, principios y caractersticas institucionales y debe ser una decisin, que provenga del mximo nivel organizativo y aplicndose a todas las estructuras de la organizacin, sin ningn tipo de excepcin Elementos del lenguaje comn Promover nuevas mentalidades. Modificar ciertos comportamientos. Elevar el espritu de trabajo en equipo. Incrementar el rendimiento de los trabajadores. Mejorar la eficacia y la satisfaccin del pblico interno. Dinamizar el potencial creativo y la innovacin. CRUZADA: tanto diagonal como lateral, se suele dar entre empleados de niveles parecidos, con el objeto de compartir, conocer, aprendizaje del trabajo en puestos equivalentes, resolver problemas RUMORES (GRAPEVINE): Un rumor es la comunicacin informal que se mueve en la organizacin sin pasar por los canales formales y con mucha rapidez. La comunicacin interna debe ser asertiva. Debe tener proactividad y reactividad. Esto no indica que no slo nos fijamos en la eficiencia de la comunicacin, sino en que la comunicacin sea motivacional; o sea que la respuesta del receptor del mensaje est orientada hacia la sinergia. La comunicacin interna no est relacionada nicamente con los empleados, incluye desde los accionistas hasta los puntos de venta o distribucin del producto o servicio que la empresa ofrece. Las comunicaciones internas son una construccin diaria: en las reuniones, en el intercambio diario, permanente, en los espacios de discusin y reflexin (seminarios, reuniones, clases), en la difusin de mensajes (notas, memorandos, correo electrnico, telfono, carteleras, afiches), en los encuentros casuales, en el reconocimiento y respeto por las expresiones del otro. Las comunicaciones institucionales internas promueven la participacin, la integracin y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. La carencia de estrategias comunicativas al interior de la organizacin, la falta de canales o la subutilizacin de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las respuestas y desinformacin acerca de las polticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interaccin a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institucin con la realidad del ambiente o entorno organizacional Comunicacin empresarial interna
o o o o o
La gestin de publicaciones corporativas para los empleados y socios La organizacin de eventos para el personal interno El intercambio de informacin con los empleados, la construccin de orgullo del empleado, etc. Gestin de la Intranet y otros portales de la web interna Desarrollo y mantenimiento de la identidad corporativa para garantizar el cumplimiento de las directrices de la marca corporativa
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Mejora de la comunicacin de empresa a fin de comunicar clara y eficazmente la esencia de la empresa.
FUNCIONES BSICAS DE LA COMUNICAION INTERNA Control: en el sentido de influir en el comportamiento de los empleados, por ejemplo, a travs de una orden, una informacin que les ofrecemos (normalmente, ser de forma descendente) del superior al subordinado. Motivacin: va a ser a travs de la informacin, cules son las metas que han de alcanzar, cmo, qu no hace bien. Del superior al subordinado. Expresin emocional: le permite al empleado expresar opiniones, ideas, compartir sentimientos con otros es la parte subjetiva. Informacin: para trasmitirla, es dar la informacin para realizar bien las distintas decisiones. Cuanta ms informacin se ofrezca mejor rendimiento obtendremos de lso subordinados. Integracin: debe servir para aunar los intereses en los distintos empleados para dirigirles hacia las metas organizativas
COMUNICACIN EXTERNA
La comunicacin externa de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relacin con los diferentes pblicos objetivos del negocio, as como proyectar una imagen favorable de la compaa o promover actividades, productos y servicios. Para realizar este tipo de comunicacin se utilizan medios tales como la televisin, la radio, la prensa escrita, llamadas telefnicas, envo de e-mail, internet, afiches, carteles, volantes, paneles, tarjetas de presentacin, cartas publicitarias, catlogos, folletos, etc. Por lo general las organizaciones definen como comunicacin externa formal a las reas de relaciones pblicas, marketing, opinin pblica e investigacin de mercados. Las nuevas tendencias nos indican que existen nuevas formas de comunicacin externa (telemarketing, infomovil, etc), los que a simple vista se definen como unidades operativas o de gestin pero que son de vital importancia para la organizacin. Para poder proyectar una imagen es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer un objeto, y a travs del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan.
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Es el resultado de la interaccin de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre un objeto. FUNCIONES DE LA COMUNICACIN EXTERNA La comunicacin exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicacin y pblico en general es tan vital para la organizacin como la comunicacin interna. Entre ellas adems debe existir una alta integracin. Aunque la comunicacin externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones pblicas y prensa, marketing, investigacin de mercados, comunicacin corporativa, etc. todos los miembros de la organizacin pueden realizar funciones de comunicacin externa y de difusin de la propia imagen de la organizacin. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organizacin y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que transmite la organizacin a la sociedad condicionar la satisfaccin de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa slida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente tambin realizada en su consideracin social, incrementndose asimismo su sentimiento de pertenencia. Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicacin (interna y externa) interdependientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovacin en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicacin externa, antes que en la interna. Gmez y Patio (1998) ilustra esta situacin de forma metafrica: se da mucha importancia a la ropa externa, a la que se ve, a la que la gente puede valorar, olvidando en ocasiones que el xito de que una ropa externa siente bien reside en la calidad y el diseo de la ropa interior Comunicacin empresarial externa Relaciones con los medios Se trata de construir y mantener una relacin positiva con los medios de comunicacin (televisin, medios impresos, Web, etc). Esto incluye, pero no se limita a, la redaccin y difusin de comunicados de prensa, la organizacin de conferencias de prensa y reunin con los profesionales de los medios y la organizacin de eventos para los medios de comunicacin. Eventos externos Podra implicar encuentros de vendedores/proveedores/distribuidores, reuniones de socios, eventos relacionados con lanzamientos de productos, iniciativas importantes, etc. Empresa/portavoz El portavoz de la empresa es conocido, bien valorado y considerado como una autoridad en el respectivo sector.
Gestin de contenido de sitios web corporativos y / o en otros puntos de contacto externo
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La gestin de publicaciones empresariales o corporativas - para el mundo exterior La gestin de los medios impresos
La formacin de una imagen corporativa se centra en dos reas, la interna que abarca la identidad de la empresa (su realidad) y la comunicacin interpersonal, y la externa que contempla la proyeccin de la imagen a travs de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del pblico/receptores. La organizacin (empresa) y su ambiente: Toda institucin, cualquiera que sea su objetivo (comercial, institucional, gubernamental, de produccin, servicios, educacional, etc.) es creada para satisfacer necesidades sentidas, creadas o reales de una comunidad; y sea cual fuere la situacin econmica, poltica o social imperante, la institucin necesita detectar cules son los escenarios en que la comunidad se esta moviendo, para crear las bases motivacionales a proyectar, con el fin de mantenerse all en un espacio, un posicionamiento o un nicho productivo. La dinmica es una sola: la organizacin requiere amoldarse a las condiciones existentes en la comunidad, sin ver hacia atrs, slo hacia el futuro. Una imagen corporativa se forma como resultado de una serie de estmulos que un perceptor recibe de un emisor directa o indirectamente, y su interpretacin o evaluacin pueden estar influenciadas por muchos factores psico/sociales. Para comprender como tiene lugar esa interpretacin o evaluacin, debemos estudiar la forma en la que el individuo procesa la informacin. Existen dos tipos de imagen corporativa: Toda la organizacin debe proyectar dos tipos de imagen corporativa: la imagen promocional y la imagen motivacional. IMAGEN PROMOCIONAL Es aquella que se desarrolla con el objeto de obtener la reaccin inmediata del pblico, adquiriendo los productos o servicios que ofrece la institucin IMAGEN MOTIVACIONAL Es aquella que se desarrolla con el objeto de orientar la opinin del pblico hacia metas de identificacin o empata entre la institucin y el pblico/receptores.
La proyeccin de una imagen tiene que ser planificada previamente por la persona encargada de las comunicaciones corporativas, basndose en una identidad real establecida, un mensaje difano y el pblico/receptor identificado. Al proyectar una imagen corporativa podemos utilizar las siguientes estrategias: MEDIOS DE PROYECCION DE LA IMAGEN PROYECCION DE IMAGEN PROYECCION DE IMAGEN PROMOCIONAL MOTIVACIONAL Publicidad Propaganda Mercadeo Campaas de relaciones publicas Relaciones con la comunidad
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La comunicacin verbal directa entre los superiores y empleados ser un encuentro personal en el que se genere una interrelacin, a veces sobre una tarea en particular, a veces solicitando informacin o ayuda con distintos grados de intimidad y compenetracin segn las circunstancias del momento, segn la cultura o la formacin de los implicados, segn sus intenciones, su temperamento y sus expectativas. Una buena comunicacin interpersonal deber entonces propiciar en los colaboradores la tendencia a la asociacin que consiste en realizar y comprender al otro, generando una conducta integradora como forma de dar satisfaccin a la necesidad de estima y la conservacin del individuo en la sociedad que pertenezca. La comunicacin verbal tambin incluye la palabra hablada, la palabra escrita; que utiliza toda serie de cdigos o signos que pueden referirse a lugares, ambientes, gestos, ademanes, posiciones del cuerpo, de la cara, de las manos, el lugar que los interlocutores ocupan en el espacio, los elementos que conforman la apariencia personal, la entonacin de la voz, el ritmo y las flexiones del discurso. Esta clase de comunicacin interpersonal ayuda a edificar la esencia del acto comunicativo, ya que por medio de sta, tanto el gerente como el empleado, puede expresar los sentimientos y actitudes espontneas de estado emocional por la que atraviesa el individuo, tales como: mover las manos, los ojos, fruncir el ceo, movimiento de los labios, rer, etc. Con respecto al trabajo grupal la mayora de las personas optan por interactuar cooperativamente. Psicolgicamente el grupo de referencia para la mayora de la gente es el trabajo, incluyendo a los compaeros y por supuesto, al gerente o supervisor. Para que un grupo logre optimizar su efectividad es necesario que todos sus integrantes se ayuden entre s con una direccin de efectividad y compaerismo, puesto que la cabeza visible no puede cumplir con todas las funciones a cabalidad. Al finalizar la lectura de la prxima seccin podrs: Establecer la relacin entre la Visin Organizacional y la comunicacin * Sealar la importancia de la buena comunicacin de la misin. COMUNICACIN Y LA VISIN ORGANIZACIONAL Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visin, todo proceso organizacional se desarrolla a travs de la comunicacin, por lo tanto la comunicacin y la visin son determinantes en la direccin y el futuro de la organizacin. La compresin de la visin es particularmente clave para el ejercicio de la comunicacin empresarial, pues integra una comunidad de visiones y pensamientos en torno a una visin particular. Una buena visin mal comunicada no tiene sentido o tambin una visin deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicacin, una de las razones principales de la comunicacin es desarrollar una visin comn. Un lder centra la atencin en la coherencia de los grupos en la organizacin sobre su impresin y entendimiento de la
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visin, en la motivacin e inspiracin para mantener a la gente emocionada en la ruta del futuro visionado, la visin de ese futuro y en la orientacin hacia el maana apelando a la identificacin del empleado a travs del trabajo diario y gracias al proceso de comunicacin.
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