INTRODUCCIN La preparacin paso a paso de los diversos segmentos del presupuesto maestro o presupuesto integral exige consideraciones cuidadosas

por parte de la gerencia, con muchas decisiones claves relacionadas con la fijacin de precios, lneas de productos, programacin de la produccin, gastos de capital, investigacin, desarrollo y otros aspectos. El borrador inicial de un presupuesto y su revisin crtica originan siempre muchas interrogantes, as como decisiones gerenciales que conducen a borradores adicionales antes de la aprobacin del presupuesto final. El presupuesto de ventas no debe considerase como una varita mgica, ni una panacea que resuelve todos los problemas relacionados con el sistema de control presupuestario de la entidad; tampoco es un sustituto de la gerencia; debe ser la base de otros presupuestos, de ah su importancia. El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronstico de ventas. El proceso termina con la elaboracin del estado de ingresos presupuestado, el presupuesto de caja y el balance general presupuestado. Los estados financieros presupuestados son similares a los estados financieros regulares, excepto que se trabaja con el futuro ms que con el pasado. La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y dems partes del presupuesto maestro es el pronstico de ventas. Si este pronstico ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal sern mucho ms confiables. Presupuesto de Ventas Un presupuesto de ventas es la representacin de una estimacin programada de las ventas, en trminos cuantitativos, realizado por una organizacin. IMPORTANCIA DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificacin. Si el plan de ventas no es realista y los pronsticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no sern confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de produccin, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos. PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS A continuacin se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las caractersticas del negocio y de las habilidades de la administracin. 1. Preparar Pronsticos de Ventas

Un pronstico es una declaracin o apreciacin cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situacin o materia en particular, basada en uno o ms supuestos explcitos. Un pronstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. ste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administracin. El pronstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, as que si ste ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal sern mucho ms confiables. Los pronsticos de ventas son una fuente importante de informacin en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administracin superior, as que deben prepararse antes de cualquier decisin e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un pronstico de ventas de la industria a la que pertenece la compaa y el sector en donde est ubicada y otro de la propia empresa. Pronsticos de ventas del sector Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real. La comparacin del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector, permiten detectar las situaciones siguientes:

Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetracin de mercado, el desarrollo de productos o la integracin. Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir al atrincheramiento, la contraccin de productos, la diversificacin o la instauracin de polticas crediticias o de precios que conduzcan al desplazamiento de competidores.

Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las polticas sobre productos y la intencin de ampliar su oferta mediante proyectos de inversin. Es muy importante mantener sistemas de informacin fidedigna y actualizada. Pronsticos de ventas de la empresa Los pronsticos de las ventas de la empresa se fijan segn su participacin en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participacin deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situacin de la empresa, el estado de intervencin actual y el estudio racional de las polticas de marketing que puedan implementarse. 2. Compilar Otros Datos Pertinentes Al desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la dems informacin relevante. Esta informacin debe relacionarse, tanto con las restricciones, como con las oportunidades. Las principales limitaciones que deben evaluarse son:

 Capacidad de fabricacin; No tiene caso planificar un mayor volumen de ventas que el que pueda producirse, ni tampoco es conveniente operar una planta ms all de su capacidad econmica. Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales. Disponibilidad de gente clave y de una fuerza laboral; si se planifican importantes incrementos en las ventas y en la produccin. Disponibilidad de capital; para financiar la produccin. Disponibilidad de canales alternativos de distribucin; rediseo de antiguos productos, introduccin de nuevos productos, as como los cambios en los territorios de ventas. Se deben evaluar tanto los efectos como las acciones esperadas en los posibles competidores. 3. Desarrollo de una Planificacin de las Ventas Utilizando la informacin provista en los pasos anteriores, la administracin desarrolla un plan de ventas Los principales propsitos de un plan de ventas son: a) Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos. b) Incorporar los juicios y las decisiones de la administracin en los planes de comercializacin. c) Suministrar la informacin necesaria para desarrollar otros elementos del presupuesto maestro. d) Facilitar el control administrativos de las actividades de ventas. Un plan de ventas comprende dos planes diferentes, pero relacionados: el plan estratgico y el plan tctico de ventas. Plan estratgico de ventas Es aquel que se desarrolla a largo plazo, normalmente a 5 o diez aos y en l se establecen las alternativas de rumbos de accin para enfrentar los cambios en el entorno. Implica un anlisis profundo de los futuros potenciales del mercado, como cambios en la poblacin, el estado general de la economa, las proyecciones de la industria y los objetivos de la compaa. Las estrategias a largo plazo de la administracin afectarn a reas tales como la poltica de los precios a largo plazo, el desarrollo de nuevos productos e innovacin de los actuales, nuevas direcciones de los esfuerzos de comercializacin, la expansin o los cambios en los canales de comercializacin y los patrones de costos. Plan tctico de ventas

Es aquel que se desarrolla a corto plazo, para doce meses, detallando inicialmente el plan por trimestres, y por meses para el primer trimestre. Al final de cada mes o trimestre del ao que se cubre, se vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica aadiendo un perodo futuro, a la vez que se quita el perodo que acaba de terminar. Por consiguiente, los planes tcticos de ventas estn sujetos a revisin y modificacin sobre una base trimestral. Adems, debe ser detallado; por productos, por reas de comercializacin. LNEAS DE PRODUCTOS EN UN PRESUPUESTO DE VENTAS La determinacin del nmero y la variedad de productos que planee vender una compaa, es crucial en el desarrollo de un presupuesto de ventas. Tanto en el plan estratgico como en el tctico deben incluirse decisiones tentativas acerca de las nuevas lneas de productos que hayan de introducirse, las lneas de productos que se tengan previsto descontinuar, las innovaciones y la mezcla de los productos. FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS Factores Especficos

Los factores de ajustes (modificaciones temporales) Cambios: Del producto. De la produccin. Del mercado. De polticas de ventas.
o

Crecimiento (tendencia de las ventas)

Economa General Administrativos (de la Gerencia) FACTORES ESPECFICOS.

o

Los factores de ajuste.

Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajustes nos dirn cules pudieron ser las ventas reales, si no se hubieran producidos tales perturbaciones. Lgicamente, los ajustes desfavorables han de sumarse, y los favorables se restaran. Favorables:

o o

Pedido excepcional o no recurrente. Ventas en una zona o distrito en donde no es costeable (actualmente) la operacin.

Desfavorables o perjudiciales:
o

Incendio, huelga falta en el abastecimiento de materiales para la produccin, etc., que retrasen parcial, total, temporal o definitiva los envos a los clientes. Demandas o juicios en contra de la entidad que entorpezcan o retrasen sus actividades. Renuncia, despido o retiro de personal clave, bsicamente de ventas. Los factores de cambio.

o o

Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio, con repercusiones perdurables en el volumen de las ventas. Los cambios en el producto: son aquellos que cambian la apariencia, la calidad o el diseo del producto. Tienen una cierta influencia en los costos y la virtud de atraer, como imn, a la clientela; ya sea por aadir al producto cualidades que lo hacen ms atractivo, o porque constituyen una condicin de ventaja al adquirirlo. Las consecuencias de estos cambios se reflejarn en las utilidades y en los costos; s bien no siempre aumentarn los costos; puede suceder que ms bien los reduzcan. Tales cambios en el producto pueden ser:

Adaptacin a nuevos usos. Mejoras en el funcionamiento. Mejoras en la apariencia y presentacin. Tamao ms conveniente. Simplificacin del uso y manejo. Diseo ms funcional y adaptable. Mejoras en los servicios. Normalizacin del producto. Minimizacin.

Los cambios en la produccin: son aquellos reajustes en el ritmo y cuanta de la produccin, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de urgencia, y a reducir costos. O tambin puede tratarse de la instalacin de un sistema de control de la calidad; lo cual normalizar el producto e incrementar su demanda. Los cambios en las condiciones del mercado: son aquellos operados en cuanto a la potencialidad del mercado. Estos cambios podran deberse a:

Variacin de los gustos, la moda, los estilos, la actitud de la competencia para desplazar a la empresa, etc. Ejecuciones de grandes obras pblicas o privadas; por lo cual la ciudadana percibir mayores ingresos y aumentar su poder adquisitivo; hacindose sentir, por lo tanto, los efectos del Multiplicador del Gasto. Pero es de considerarse que no todos los cambios del mercado han de ser favorables; por ejemplo: la prdida de cosechas, cierre de grandes industrias, medidas econmicas restrictivas, etc., ocasionaran cambios en el mercado totalmente negativos. Los cambios en la poltica de ventas: son todos aquellos, por medio de los cuales se varan las condiciones en que se han venido realizando las ventas; tales como; cambio en los precios, ampliacin de los servicios, demostraciones del producto, intensificacin radical de la publicidad, mejoras en los sistemas de distribucin, nuevos incentivos a los vendedores, ampliacin del crdito a la clientela, mejores facilidades para el pago, etc.
o

Los Factores de crecimiento.

Obedecen el siguiente razonamiento:

Es natural que las ventas en toda empresa tiendan a crecer de ao en ao; debido a la forma en que ha venido sirviendo a la clientela, los buenos precios, la buena calidad de sus productos, las buenas relaciones con la colectividad, sus relaciones pblicas eficientes, etc. Todo cliente bien servido tiende a comprar ms, y en la medida en que aumente su capacidad de compra, comprar mayores cantidades. En la medida que aumente la poblacin, aumentarn las ventas de la empresa de buen crdito comercial. En la proporcin en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a aumentar las operaciones de las empresas de esa industria. FUERZA ECONMICAS GENERALES. Condiciones o Fuerza Econmica General:

Indicadores o fuentes de datos de las condiciones econmicas generales sobre:

o o o o o o o o o o o o

ndice Nacional de Precio al Consumidor. Producto Nacional Bruto. Ingreso Per - Capita. Venta y Produccin por Rama de Actividad. Ahorro. Mercado potencial y su distribucin geogrfica. Establecimiento de nuevas empresa. Perdida en el poder adquisitivo de la moneda. Precios al mayoreo y al menudeo. Ocupacin y desocupacin. Prestamos otorgados. Compra venta de valores en la bolsa, etc.

Tendencias, modulo patrn general de las condiciones econmicas generales. Tendencias y variaciones regionales y locales, normalmente referidas a las condiciones econmicas de un mercado legal o regional en particular. Variaciones estacinales. Clasificacin de productos de acuerdo con su sensibilidad econmica. INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIN. Cambios en el tipo de producto. Cambio en el diseo o tipo de artculo para adaptarlo a una zona o mercado en particular. Poltica de mercado. Expansin en cuanto a:
o o o

Territorio. Producto. Restriccin o ampliacin de la oferta.

Poltica de publicidad. Por diferentes canales y escalas:

Cine, radio, televisin, peridicos, revistas especializadas, etc. Escala nacional, regional o local. Poltica de precio. MTODOS PARA PRONOSTICAR

Por Votacin de los ejecutivos de la identidad Consiste en una votacin formal por parte del cuerpo directivo de la entidad, basada en ideas y opiniones acerca de las posibilidades de ventas para un perodo futuro. Se caracteriza por la sencillez de su aplicacin y por lo prctico del mismo, partiendo de las cifras reales del perodo contable inmediato anterior, se le adiciona o sustraen los cambios que a juicio de los ejecutivos de la entidad, organizados formal o informalmente como Comit de Presupuestos, consideren que afectan la cifra a pronosticar; sin embargo, a pesar del cuidado y diligencia con que se aplique, resulta un mtodo emprico y basado en experiencias pasadas internas no apoyado en bases tcnicas. Normalmente es aplicado en entidades de poca magnitud en donde frecuentemente es el nico mtodo disponible para la formulacin de sus pronsticos. Ofrece como ventajas una aplicacin fcil que resuma experiencias y puntos de vistas especializados y diferentes que pueden ser acertados, adems que no requiere de estadsticas e informes especiales y complicados; pero a cambio de ello puede carecer de veracidad, es necesaria la inversin de tiempo de ejecutivos y no fija en forma precisa la responsabilidad sobre el pronostico de ventas.

Anlisis Estadsticos Consiste en el estudio estadstico sobre tendencias de las ventas de la entidad, considerada aisladamente o relacionndola con la tendencia general de los negocios o con ciertos factores externos, cuya influencia sobre la misma sea importante. Suponiendo que el pronstico de ventas se formular considerando slo la tendencia de las mismas en los ltimos cinco aos, se tendra:

Considerando como ao base 1992, el anlisis de la tendencia de las ventas demuestra que las mismas han tenido un incremento anual promedio de 25%; para la formulacin del pronstico de ventas del ao al 31 de diciembre de 1997 se tomara como base la cifra de 1996, aumentada en un 25%. La segunda posibilidad de este mtodo consistira en determinar, a travs de estudios y anlisis, cmo se integra ese 25% de aumento anual promedio. El objetivo de conocer el detalle y las razones de los cambios ocurridos en el ltimo perodo contable, sera pronosticar las ventas en forma adecuada, dado que con esto se tendra mejores elementos para tomar una decisin. La tercera variante representa un procedimiento estadstico ms simple e involucrara esencialmente dos pasos: El primero se refiere a analizar las ventas de perodos contables anteriores, con el propsito de determinar si las ventas mensuales de cada producto siguen un modelo o patrn definido en relacin a las anuales; si tal modelo existe y puede determinarse, el segundo paso se refiere a obtener la relacin entre las ventas reales del mes modelo y el porcentaje que, dentro de un total de ventas anuales de perodos contables inmediatos anteriores, representa dicha cifra. Esta forma de pronosticar es vlida en tanto las condiciones prevalecientes para el modelo hayan sido determinadas con racionabilidad y ponderacin; desde otro punto de vista y dado que la estimacin se basa en hechos reales inmediatosprecedentes al inicio del perodo al cual se refiere el pronstico, tiene la gran ventaja de la actualidad de los datos base para el mismo.

Mtodo de Semipromedios

Es muy simple aun cuando no muy adecuado; consiste en dividir en dos partes iguales al perodo en estudio y determinar un ao non que constituya la mitad de la serie, los promedios son computados dividiendo el total de las ventas de cada una de las dos series, entre la cantidad de los aos a que las mismas se refiere, y plasmar esos semipromedios en una grfica de coordenadas, trazando una lnea para unirlas y que estara sealando la tendencia de las ventas de la entidad. La seleccin del perodo o cantidad de aos tiene una influencia directa en la tendencia o inclinacin de la lnea; si en la primera parte del perodo seleccionado prevaleci una depresin y la segunda se caracteriz por prosperidad, la tendencia de la lnea ser demasiado empinada y no sera representativa o, si por el

contrario, durante el primer lapso ocurri un ciclo de prosperidad y uno de depresin durante el segundo, la lnea sera depresiva.

Mtodo de Promedio Movible

Los pasos a desarrollar dentro de los lineamientos de este mtodo, incluyen bsicamente:

Listar las ventas de un perodo considerado como representativo. Fijar un lapso de aos como medida movible. Determinar el promedio de ventas en cada uno de esos perodos movibles, eliminando progresivamente el ao ms antiguo y agregando el ms reciente. El efecto directo e importante de este mtodo es que las fluctuaciones cclicas quedan promediadas y se elimina la influencia de fluctuaciones irregulares, que normalmente son ms cortas que las cclicas; en la prctica es difcil seleccionar un periodo que satisfaga estas consideraciones tericas, porque los ciclos sucesivos de una entidad varan considerablemente en su duracin. Dicho mtodo tiene dos serias limitaciones: a) La variacin en extensin y amplitud de los ciclos econmicos normalmente hace imposible seleccionar un perodo variable a completa satisfaccin; y b) Es casi imposible determinar las tendencias del ao o aos ms recientes.

Mtodo de Regresin

Tambin es denominado como de anlisis correlativos y se desarrolla con base en la formula de la lnea recta; el uso de esta ecuacin se utiliza normalmente para describir una tendencia a largo plazo y su aplicacin en el anlisis correlativo es similar. En el anlisis de tendencia la ecuacin expresa la propensin de los cambios en una serie de datos por cada ao que pasa; en el anlisis correlativo la ecuacin denota la tendencia de los cambios a ocurrir en una serie de datos en relacin a un cambio dado en otra serie de datos. La formula de la lnea resta es Y = a + bX, en donde: X = variable relativa. a = valor de Y cuando X vale cero; es a la vez una constante y la determinante de la altura de la lnea recta sobre el eje de las equis.

b = cantidad promedio de cambio en Y, lo cual ocurre con cada unidad de modificacin en X; indica la pendiente o declive de la lnea recta. Dndoles significado en la determinacin del pronstico de ventas, se tendra: Yp = pronstico de ventas. n = cantidad de componentes. X = ingreso per per capita. Y = ventas reales. Y = b1X + b0 Las formulas cortas para el calculo de los valores de b1 y b0; que se utilizan en el anlisis de tendencias, sea el mtodo de mnimos cuadrados no son aplicables en el anlisis correlativo, debido a que no puede asumirse que el valor de las ventas (Y) en el origen (cuando X=0), es el significado o valor promedio de las ventas; sin embargo, esas frmulas cortas de b1 y b0; son razonablemente correctas en comparacin con las que se presentan a continuacin y que pueden parecer complicadas.

Ejemplo Ventas Aos 1986 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 Miles de millones 50 60 80 100 125 130 140 160 180 Miles de millones 10 12 12 15 18 20 22 25 25 Ingresos per capita XY 500 720 960 1500 2250 2600 3080 4000 4500 Y2 2500 3600 6400 X2 100 144 144

Yp 57 72 72 94

10000 225 15625 324 16900 400 19600 484 25600 625 32400 625

116

131

145

167

167

1995 Totales

200 1225

30 189

6000

40000 900

204

26110 172625 3971 1225

Considerando que el ingreso per capita estimado para el ao 1996 es de 35 millones de bolvares, el pronstico de ventas sera el siguiente:

El pronstico de ventas para 1996 sera de 241, 99 millones de bolvares, suponiendo que el ingreso per capita llegase a 35 millones ese ao. La ecuacin de regresin expresa una relacin promedio y no una cifra exacta. El procedimiento complementario y depuratorio del resultado anterior sera por medio de la aplicacin de la frmula del error estndar de estimacin, el cual se utiliza para establecer un intervalo confiable en relacin a la cifra del pronstico, obtenida a travs de la frmula de la lnea recta; es decir, que su objetivo es garantizar un determinado porcentaje de grado de confianza en el valor real de las ventas, cuando el ingreso per capita se estima en cierta cantidad; la frmula y el procedimiento sera como sigue:

O sea que la cifra determinada como error estndar estimado sera de Por tanto, el pronstico de las ventas para 1996 quedara enmarcado como sigue: 242 millones de bolvares 9 millones de bolvares = 251 233 millones de bolvares. El valor de la ecuacin de regresin como un recurso para pronosticar, se incrementa en relacin directa al tamao del error estndar de estimacin; tericamente existe una relacin perfecta entre las dos series de datos cuando dicho error es igual a cero, pero en vista de que casi nunca se presenta esa relacin perfecta al pronosticar las ventas, el error estndar de estimacin es un complemento importante en la ecuacin de regresin. En adicin a lo anterior, existen tres coeficientes para lograr integralmente el objetivo del anlisis correlativo, o sea perfeccionar la estimacin de la variable dependiente (Y) cuando la misma est basada en la cifra de la variable independiente (X); esos coeficientes son: Coeficiente de indeterminacin Mide el cambio de la variable a pronosticar, o sea de las ventas, que no pueden explicarse por medio del cambio de la variable relativa, o sea el ingreso per capita; para lo cual se usa la siguiente formula:

Coeficiente de indeterminacin donde el denominador es

Coeficiente de indeterminacin

Lo que debe interpretarse que solo el 0,0374% en las ventas pronosticadas no corresponden o provienen de la variacin del ingreso per capita. Coeficiente de determinacin El coeficiente anterior es la expresin negativa de la relacin, la medida significativa y positiva de la misma es el de determinacin, si el de indeterminacin es de 4%, el de determinacin ser de 100% - 4% = 96%, lo cual puede corroborarse as:

Coeficiente de determinacin Lo que sugiere que el 96% de la variacin del pronstico de ventas est relacionado con el ingreso per capita, pero por supuesto partiendo de la premisa de que otros factores econmicos e internos tales como las polticas de operacin, de mercadeo, etc., permanecen igual y constantes; como puede apreciarse, el coeficiente de determinacin es una medida importante y til. Coeficiente de correlacin Si la relacin entre el pronstico de ventas del ingreso per capita hubiese sido perfecta; o sea cero y cuando cero es sustituido por en la frmula de correlacin, el coeficiente se convierte en 1; un coeficiente de uno denota una correlacin perfecta y un resultado de cero expresa que no existe correlacin; el coeficiente de

correlacin es la raz cuadrada del coeficiente de determinacin y se aplica por medio de la siguiente frmula: (sustituyendo a por cero) Coeficiente de Correlacin

y un coeficiente de 1 denota una correlacin perfecta.

Mtodo de Mnimos Cuadrados

Puede utilizarse para computar la tendencia de una lnea recta o curva; en este caso la teora desarrollado est limitada al mtodo para computar la tendencia de la lnea recta por el mtodo de mnimos cuadrados; el calculo de la tendencia de la lnea curva utiliza los mismos principios, pero implica matemticas ms complicadas; las estimaciones de la tendencia se computan de tal manera que, por ejemplo: la suma de las desviaciones al cuadrado de las ventas reales en relacin a las estimadas llegan a un mnimo, de ah el termino de mnimos cuadrados. Las modalidades o cambios de este mtodo de anlisis estadstico en relacin al expuesto anteriormente, son:

X simboliza perodos en una cantidad impar, colocando el ao cero en el centro y desarrollando dos series de dgitos a partir de ah, una positiva y una negativa, lo cual es conocido por el analista o no es difcil de determinar. Y representa a las ventas, produccin, inventarios, etc., o sea, la variable cuyas fluctuaciones en relacin al tiempo son estudiadas; en este caso la sigla Y se sustituye por la tendencia. El valor estimado de la tendencia a largo plazo puede ser calculado en cuanto a los valores y sean determinados, cuyas formulas son las denominadas cortas, como sigue:

y la formula general sera: MTODOS DE PRESUPUESTAR

Estimaciones Directas de Agentes y Vendedores: Segn los lineamientos de este mtodo, los vendedores deben ser instruidos para formular analticamente su estimacin de ventas en unidades, por cliente, zona (geogrfica), distrito (agente), lneas de producto y periodo. Se caracteriza por ser un mtodo formal cuya gua son datos analticos del pasado y cuya base son los compromisos cliente entidad, siendo de la misma naturaleza los presupuestos parciales a que se llegan, los cueles deben concentrarse para obtener el sumario de ventas.

Mtodo Econmica - Administrativo: Fue desarrollado por los autores W. Reutenstruch y R Villers, con base en una frmula que, partiendo de las ventas por medio de factores especficos de ajustes y de influencia desde los puntos de vista econmico y administrativo. Las mas complicado en la aplicacin de ese mtodo reside en allegarse, ordenar y valuar la informacin interna y externa requerida, bsicamente los datos econmicos. Normalmente su fuente de datos son cifras globales del perodo contable en curso o el inmediato anterior y, se llega a cifras de la misma naturaleza; es necesario analizar bsicamente por producto, perodo, zona y distrito. Tericamente es aplicable a cualquier tipo de entidad; sin embargo, podra resultar costoso para entidades medianas y pequeas; su ventaja fundamentalmente es completividad, siendo uno de los ms tcnicos y reflejndose esto en mayor exactitud. La formula por medio de la cual se le da efecto a este mtodo, es: Pv = [ ( Vp F ) E ] A Pv = Presupuesto de Ventas. F = Factores Especficos.

Vp = Ventas del perodo contable en curso E = Fuerza Econmicas Generales. o del inmediatamente anterior = perodo base. A = Influencia de la Administracin. FACTORES ESPECFICOS:

De ajuste.

Favorables. Desfavorables. De cambio.

Del producto o de la forma de manufacturarlo. Del mercado. En los mtodos de ventas.

Corrientes de Crecimiento. El objetivo de determinar este tipo de factores es, bsicamente, ajustar las ventas del perodo contable inmediato anterior para dejarlas libre de desviaciones, en otras palabras, ajustarlas a condiciones normales de operacin. PRACTICA EJERCICIO 1 Una empresa considera que sus ventas de los ltimos aos han variado de forma importante. El reporte de los registros de estas ventas se muestra a continuacin: (En miles de unidades) Ao 199 199 199 199 199 199 199 200 200 3 4 5 6 7 8 9 0 1 s Vent 593, 555, 690, 755, 675, 742, 595, 620, 700, as 80 50 40 80 30 50 60 30 50 Al 30-09-2002 los registros de las ventas de dicho ao reportan la siguiente situacin: (En miles de unidades) Ventas hasta septiembre 2002 637.10 Al analizar las ventas realizadas el ltimo ao desde enero hasta septiembre 2002, se han notado las siguientes anormalidades; en cuanto a:

Ventas presupuestadas O 118.40

Un pedido extraordinario por un total de 20,00 unidades; efectuado por uno de nuestros clientes para cubrir un faltante, producto de un incidente ocurrido en su empresa el cual le caus prdidas de mercanca. Por razones extremas de control, se han dejado de entregar pedidos por un total de 10,20 y 8,50 unidades, a dos clientes debido a incumplimiento en los pagos de hasta 120 y 180 das respectivamente, equivalentes a cuatro trimestres a objeto de asegurar la entrega de la mitad de la mercanca pendiente antes del cierre del ao. Para el segundo trimestre se logr un contrato de exclusividad por cuatro aos con un nuevo cliente establecido recientemente en la zona por un total de 20,40 unidades al ao contados a partir de esta fecha, la primera entrega se hizo por 10,20 unidades y para el tercer trimestre se entregarn las 10,20 unidades restantes para el ao en curso. Uno de nuestros clientes decidi mudarse del pas lo que origin una disminucin en las ventas previstas para el ao en curso, de 18,30 unidades. Despus de estudiar el presupuesto, la alta gerencia decide emprender una intensa campaa publicitaria y un agresivo plan de ventas; con los cuales aspira aumentar las ventas en 8%. El precio de ventas del producto es Bs. 10.000,00 por unidad Se pide: Calcule el presupuesto de ventas para el ao 2003. 1. MTODOS ESTADSTICOS (En miles de unidades) AOS 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 X 1 2 3 4 5 6 7 8 Y 593,80 555,50 690,40 755,80 675,30 742,50 595,60 620,30 XY 593,80 X2 1,00 Y2 352.598,44 308.580,25 476.652,16 571.233,64 456.030,09 551.306,25 354.739,36 384.772,09

1.111,00 4,00 2.071,20 9,00 3.023,20 16,00 3.376,50 25,00 4.455,00 36,00 4.169,20 49,00 4.962,40 64,00

2001 2002 TOTALES

9 10 55

700,50 755,50 6.685,20

6.304,50 81,00 7.555,00 100,00 37.621,80 385,00

490.700,25 570.780,25 4.517.392,7 8

X-2003 = N= X= Y= 5,50 668,52

11 10

b1= 10,34 b0 = 611,64

Y(2003) = 611,64 + 10,34 X Y(2003) = 611,64 + 10,34 (11) Y(2003) = 725,40

Incremento/Disminucin (30,10) = Crec./Decrec. % = 2. MTODO PARA PRESUPUESTAR Ajustes y Cambios en Unidades Pronstico Y(2003) = Factores especficos Ajustes = (20,00) 5,10 4,25 (10,65) Total Factores Especficos (F) = 2,1 -10,65 = Pv = ((Ve +/- F)*E)*Ad Subtotal (Ve+/- F)= 725,40 - 8,55 = Influencia Adm. = 716,85 * 8% = 716,85 57,35 Pv = 3. PRESUPUESTO DE VENTA Precio de Venta por unidad = Presupuesto de Venta = 10.000,00 7.741.980,00 (8,55) Cambios = 20,40 (18,30) 2,10 725,40 (3,98)

Distribucin % de las Ventas en los Trimestres del Ao

Trimestre I II III IV Total

% aplicacin 23% 30% 28% 19% 100%

EJERCICIO 2 La empresa Las Chicas Superpoderosas C.A., ubicada en Puerto Ordaz, fbrica un producto X. La empresa nos ha solicitado que realicemos un presupuesto de venta para el ao 2004, y nos ha suministrado la siguiente informacin de sus ventas de aos anteriores: (En miles de unidades)

Aos Ventas

1999 22

2000 25

2001 27

2002 30

Al 30-09-2002 se registro la siguiente informacin: (En miles de unidades) Ventas hasta septiembre 2003 30

Ventas presupuestadas O 3

Al analizar las ventas realizadas en lo que va de ao 2003, se han notado las siguientes anormalidades; en cuanto a:

Un competidor realiz pedidos por un total de 7 unidades, para cubrir pedidos apremiantes de su clientela. Por razones extraas fuera de las posibilidades de control de la empresa, se dejaron de entregar pedidos por un total de 8 unidades a nuestra clientela. Se suscribi un contrato de abastecimiento por 2 aos con un cliente por un total de 2 unidades, las cuales se entregaran en el transcurso del ao. Un competidor cercano esta teniendo un creciente desarrollo y una ventajosa ubicacin, por lo que se espera que las ventas disminuyan en 1 unidad. La alta gerencia decide emprender una intensa campaa publicitaria y un agresivo plan de ventas; con los cuales aspira aumentar las ventas en 5%. Para el segundo trimestre del prximo ao se modificar el control de cambio de las divisas, lo cual permitir la obtencin de dlares y as adquirir materias primas para la produccin del Producto X. Se estim un incremento de las ventas en 1%. Segn el BCV, el incremento del ndice Nacional de Precios se estim en 1%, lo que generara una disminucin de las ventas del 0,50%. El precio de ventas del producto X es Bs 4.000,00 por unidad Se pide: Calcule el presupuesto de ventas para el ao 2004.

1. MTODOS ESTADSTICOS (En miles de unidades) AOS 1999 2000 2001 2002 2003 X Y XY 22,00 (44,00) 2 25,00 (25,00) 1 0 27,00 1 30,00 30,00 2 33,00 66,00 0,00 1,00 4,00 10,00 X2 4,00 1,00 Y2 484,00 625,00 0,00 729,00 900,00 1.089,0 0 3.827,0 0

TOTALES 0 137,00 27,00

X-2004 = N= X= Y= Y(2003) = 27,40 + 2,70 X Y(2003) = 27,40 + 2,70 (3) Y(2003) = 2. MTODO PARA PRESUPUESTAR Ajustes y Cambios en Unidades Pronstico Y(2003) = Factores especficos Ajustes = (7,00) 8,00 1,00 Total Factores Especficos (F) = 1,00 + 1,00 = 35,50 27,40

3 5 0,00

b1= 2,70 b0 = 27,40

Incremento/Disminucin 2,50 = Crec./Decrec. % = 7,58 35,50

Cambios =

2,00 (1,00) 1,00

2,00

Pv = ((Ve +/F)*E)*Ad Subtotal (Ve+/- F) = 35,50 + 2,00 = Influencia de la Econ. = 1% - 0,5% = 0,50% 37,50

Subtotal ((Ve+/- F)* E) = 37,50 * 0,19 0,50% = 37,69 Influencia Adm. = 37,69 * 5% = 1,88 Pv = 3. PRESUPUESTO DE VENTA Precio de Venta por 4.000,00 unidad = Presupuesto de 159.870,38 Venta = Bs. * 1% = miles de Bs.

4.040,00

Distribucin % de las Ventas en los Trimestres del Ao 2004 Trimestre I II III IV Total % aplicacin 15% 30% 35% 20% 100% CONCLUSIN En la formulacin de un presupuesto de ventas, bajo cualquiera de los mtodos expuestos en el desarrollo de este trabajo, deben observarse los siguientes lineamientos.

En cada caso particular es indispensable seleccionar, por medio de estudios previos a su establecimiento, cul es el mtodo adecuado para la entidad en vista de las circunstancias, necesidades y los recursos humanos, tcnicos y materiales de que se disponga. Que el presupuesto de ventas forma parte de un sistema en general.

Que en los casos en que sea conveniente, se combinen los mtodos que potencialmente puedan aplicarse. Recolectar, seleccionar, ordenar y estudiar adecuadamente los datos fuente del presupuesto. Determinar los factores que influyen en el presupuesto y sus efectos en cada grupo o lnea de productos, clientes, zona, distrito, etc. Debe analizarse por lnea de producto, grupo homogneo de artculos, cliente, perodo, zona y distrito de venta, segn el caso; posiblemente no ser necesario aplicar (simultneamente) en todos los casos estas clasificaciones; sin embargo, es deseable lograr este anlisis, bsicamente para facilitar la elaboracin del presupuesto de produccin y la investigacin y justificacin de variaciones. La base para la valuacin del presupuesto de ventas en unidades debe ser una lista de precios revisada y autorizada; para el caso de que se haya formulado globalmente, dicha lista auxiliara para obtener el detalle en unidades. Establecer un sistema de medidores, lo cual consiste en comparar metdicamente las cifras presupuestadas con las reales a travs de un reporte prediseado, cuya preparacin sea peridica, est basado en un instructivo y, asignado especficamente a un departamento o persona. Para lograr objetividad, es conveniente presentar grficamente la comparacin entre las cifras presupuestadas y las reales, complementando esto con comentarios sobre la justificacin de las variaciones; dicha comparacin debe formar parte de la informacin mensual a la gerencia y probablemente en algunos casos al Consejo de Administracin.