Alcance de Proyecto

Proyecto Informtico Control de Inventario y Ventas El Zipizape

Mayo de 2002

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CONTROL DE DOCUMENTACIN
Versin 1.0 2.0 Fecha 17-04-12 23-04-12 Descripcin Primera versin Segunda Versin Responsable Otilio Otilio Inclusin de diagramas Comentarios

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HOJA DE APROBACIN
Para cumplir con los requisitos de la seora Zara Gata duea de un quiosco de prensa EL ZIPIZAPE, el contenido del documento Alcance de Proyecto ha sido revisado y aprobado por los responsables designados por el Jefe de Proyectos:

_____________________________________ Sra. Zara Gata Duea del Negocio EL ZIPIZAPE

______________________________________ Roy Snchez Plas Ingeniero de Sistemas Informticos

______________________________________ Fidel Lara Ingeniero de Sistemas Informticos

______________________________________ Karen Arellano Ingeniera Ti Desarrollo Comercial

______________________________________ Marcos Lescano Ingeniero de Procesos

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CONTENIDO
Captulo / seccin Pgina 5 6 6 7 8 8 8 8 9 10 10 10 11 11 12 12 14 15 16 16

1 Introduccin 2 Descripcin del contenido y Estructura de la documentacin

2.1 Modelo de referencia 2.2 Estructura de la documentacin

3. El Proyecto
3.1 Objetivos 3.1.1 Objetivos Principales 3.1.2 Objetivos Especficos 3.2.1 Respecto al modulo de inventario de mercancas/publicaciones 3.2.2 Respecto al modulo de facturacin 3.2 Lineamientos para el abordaje del Proyecto El Zipizape 3.2.1 Participacin 3.2.2 Estndares de tecnologa 3.2.3 Recursos financieros

4 Metodologas
4.1 Lineamientos generales 4.2 Productos 4.3 Equipo de trabajo 4.4 Anlisis del producto 4.5 Seguimiento

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1 INTRODUCCIN
Debido a los requerimientos presentados en el Acta de constitucin del proyecto, se bosqueja como se encuentra trabajando sistemticamente el quiosco, dando como resultado el 90% de sus procesos de forma manual en el cual el flujo de efectivo de la empresa se ve afectada por no tener un sistema que identifique cada uno de los procesos por separados y los automatice para una mejor administracin de los recursos por parte de la principal interesada. Figura 1: Sistema Manual del negocio de prensa El Zipizape

Actualmente se la duea del quiosco El Zipizape no cuenta con sistema automatizado para sus principales actividades que son la compra de su mercaderas de prensa y la venta de las mismas a sus clientes. Presenta un proceso manual en estos dos procesos principales que son eje primordial para el negocio. Cuenta como nica herramienta tecnolgica una aplicacin realizada en Microsoft Access donde lleva el control de los registros de sus clientes.

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2 DESCRIPCIN DEL CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA

DOCUMENTACIN

2.1 Modelo de referencia

Para dar una orientacin global al Plan de Gestin del Alcance del Proyecto informtico de Control de inventario y ventas El Zipizape", se defini un modelo de referencia, que se basa en el enfoque integrado de Arquitectura de Venta de su Kiosco con Tecnologa de Informacin y que permite identificar los principales procesos del mismo. Figura 1: Modelo de secuencia del sistema

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2.2 Estructura de la documentacin

La documentacin incluye una revisin de contexto, que describe los objetivos del Proyecto, los lineamientos para el abordaje del proyecto sistema El Zipizape, los alcances y la metodologa. Posteriormente se presenta un captulo para describir el punto de partida del proyecto considerando su misin, visin, principios orientadores, objetivos estratgicos, estrategias y relacin con la sociedad. Como temas centrales se tratan: Alcance del Proyecto. Anlisis y diagnstico del negocio Visin. Escenario objetivo. Estrategias para implantacin. Estos temas se organizan en documentos o entregables, como se ve en el punto 4.2, Productos.

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3 EL PROYECTO
3.1 Objetivos Principales
En este contexto del Acta de Constitucin del proyecto se busca implementar un sistema para la automatizacin del negocio El zipizape con la finalidad de mejorar su organizacin y administracin de ventas y mercaderas. Como parte de las mejoras del negocio El Zipizape, se levanta el Plan de Gestin del Alcance para el Proyecto Zipizape, que pretende el diseo de una solucin a sus principales requerimientos presentados en el enunciado del alcance preliminar, los objetivos generales y especficos se abarcaran mas adelante en el punto d objetivos.

3.2Objetivos Especficos
Partiendo de los lineamientos del proyecto e integrando las prcticas reconocidas en el desarrollo de iniciativas de los requerimientos, se plantean objetivos especficos para cinco frentes de trabajo: Con respecto al modulo de Inventario de mercancas/publicaciones Con respecto al modulo de facturacin/ventas.

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MODULO CONTROL DE LOS DISTRIBUIDORES

US UARIO / CONTRAS EA

REPORTES

MODULO VENTAS/FACTURACIN

REPORTES

MENU Control de Inventario y Ventas El Zipizape

MODULO RESERVACIONES Y PEDIDOS

REPORTES

MODULO CONTROL DE LAS PUBLICACIONES

REPORTES

MODULO CONTROL DE INVENTARIO

REPORTES

3.2.1

Respecto al modulo de Inventario de mercancas/publicaciones

Controlar el ingreso de las publicaciones que llegan al bal de los distribuidores/proveedor registrando todos los datos referenciados en las guas de remisin (albaranes )que se emitirn a los distribuidores/proveedores Realizar devoluciones de pedido; dependiendo de los paquetes correspondientes a cada distribuidor proveedor. Manejar una base de posibles opciones de compra de publicaciones, y as relacionarla con los ingresos realizados por estos llevando un control del ingreso de los distribuidores. Emitir reportes de las facturas que le envan los distribuidores por los pedidos de las mercancas (publicaciones) que llegan semanalmente Contemplar multibodegas, en caso de que el negocio en un futuro tenga otras sucursales a las cuales transfiera mercanca (publicaciones) o en caso de necesitar de alguna reposicin de publicaciones que hagan falta.

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Proporcionar un control de los guias de remisin (albaranes) que se les emite a los distribuidores/proveedores para controlar y verificar si se ah cumplido con las recepciones de los pedidos correspondientes.

3.2.2

Respecto al modulo de facturacin

Emitir facturas por las ventas/devoluciones de las publicaciones hechas a los clientes controlando que se emita una nota de crdito que autorice el cambio o cobro respectivo de dinero. Realizar reservacin de alguna publicacin que un cliente necesite, en caso de haberlo a travs de un registro de post-its para separar la compra de la publicacin para el cliente y tener lista la factura con los datos de la publicacin, pero sin facturarla; especificando que fue realizada por medio de una reserva. Producir, Automatizar y controlar reportes de las ventas realizadas en el da. los cierres de venta generando

Estar en capacidad de generar reportes de las facturaciones tanto de ventas normales como de las ventas por reservaciones, para as llevar un mejor control de las ventas reales versus las reservas de los clientes. Generar el flujo de caja efectivo realizando comparacin y diferencia entre todos los gastos producidos por el pago de las facturas a los distribuidores/proveedores versus los ingresos por las ventas diarias generadas en el da

3.3Lineamientos para el abordaje del modelo del Sistema

3.3.1 Participacin
Para el desarrollo del Proyecto de Sistemas El Zipizape se contara con seis ingenieros con conocimientos en los campos de tecnologa informtica, cinco programadores y un consultor externo.

3.3.1.1 PARTICIPACIN DE LOS USUARIOS DE EL ZIPIZAPE

Buscando una participacin ms significativa y enfocada en la propuesta y mejora de los principales escenarios del proyecto para que de esta forma se involucren activamente a los usuarios principales que manejaran el sistema en el tratamiento de cuatro dimensiones:

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Una expectativa adicional sobre esto, es identificar las habilidades de quien manejara ms el sistema.

Niveles de conocimiento de manejo referentes a otros sistemas paralelos al que se implementar.

3.3.2

Estndares de tecnologa y sistemas del Zipizape

En este contexto, el Zipizape se encuentra con un aplicativo de Access que funciona con base de datos de los clientes. Dentro de estos temas se tienen: El soporte tecnolgico para su estrategia de presencia en Internet. El soporte tecnolgico para apoyar el sistemas colaborativos y de gestin de conocimiento. Esto incluye por ejemplo MS Exchange. La infraestructura de su red local, sobre cableado estructurado e IP. El desarrollo del tratamiento de informacin geo-referenciada. La estrategia de sistemas para el apoyo a la gestin. El soporte ofimtico, que se har sobre MS Office.

3.3.3 Recursos financieros

El inters en obtener resultados implica establecer lineamientos o montos para los costos de las inversiones que deban acometerse. Esto no implica un enfoque hacia los costos, sino un inters en determinar las inversiones necesarias para alcanzar los elementos de valor que lo determinen.

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4 METODOLOGA
La metodologa del proyecto se basa en el enfoque bsico de Plan Estratgico de Tecnologa de Informacin (TI) como se ilustra en la siguiente grfica: Figura 2: Enfoque Metodolgico para el Sistema utilizando Tecnologa de Informacin (TI)

Anlisis de la situacin actual

Definicin de escenario objetivo

Elaboracin de plan

4.1 Lineamientos generales

Para lograr resultados y cambios en el Sistema Zipizape se sigue una estrategia de sucesivos ciclos cortos de planeacin y puesta en marcha, con resultados visibles a corto plazo y capacidad de sostenibilidad. As, se pueden potenciar e integrar recursos, informacin y servicios ya disponibles en corto plazo.

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Para escenarios de mayor plazo, se cubren aspectos de infraestructura e inversiones que permitan apoyar en forma efectiva esta nueva forma de extenderse.

FASE 1: ANALIZAR ESTRATGICAMENTE EL SISTEMA ZIPIZAPE

Etapa 1.1. Captar los requisitos planteados por la Sra. Zara Gata. Etapa 1.2. Situar los principales procesos que intervienen en el desarrollo del negocio. Etapa 1.3. Obtener los objetivos funcionales que se tienen y el soporte de los Sistemas de Informacin Etapa 1.4. Elegir los tipos de Sistemas de Informacin adecuados al para el esquema del Quisco de Prensa El Zipizape.

FASE 2: DISEAR EL SISTEMA PARA EL NEGOCIO EL EL ZIPIZAPE

Etapa 2.1. Analizar la Arquitectura del Sistemas Manual actuales Etapa 2.2. Definir los ejes estratgicos de la Arquitectura de TI Etapa 2.3. Definir el escenario de la Arquitectura a futuro Etapa 2.4. Disear la Arquitectura de Sistemas de Informacin Etapa 2.5. Planificar la actuacin de la Arquitectura para Sistemas de Informacin a futuro

FASE 3: PROGRAMAR INFORMACIN

EL DESARROLLO E INTEGRACIN DE LA

SOLUCIN SISTEMAS

DE

Etapa 3.1. Definir la estrategia de adquisicin de la cartera de proyectos. Etapa 3.2. Analizar los riesgos de la cartera y planear escenarios. Etapa 3.3. Organizar la logstica de desarrollo y evaluar los recursos. Etapa 3.4. Organizar el seguimiento de la cartera.

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4.2 Productos
Productos-entregables relacionados:
1. Analizar las necesidades y requerimientos para el software de la Sra. Zara Gata 2. Crear un documento de aceptacin de los requerimientos para el sistema Zipizape 3. Reunir al lder de proyectos con la Sra. Zara Gata para verificar y aceptar los requerimientos del sistema Zipizape 4. Analizar y crear los borradores de los diseos de la bases de datos del sistema Zipizape 5. Verificar cambios actuales en los diseos de la bases de datos del sistema 6. Crear diseos finales de bases de datos para el sistema Zipizape 7. Diseo del entorno de la aplicacin (en lo posible de la mano con la Sra. Zara Gata o utilizando documentacin adicional facilitada) 8. Verificar y reportar estimaciones de ms requerimientos para el sistema Zipizape. 9. Presentar y aceptar Diseos finales para el entorno de l sistema (reunin con la Sra. Zara Gata) 10.Desarrollar del men de opciones generales para el sistema Zipizape (documento codificacin) 11.Desarrollar men de opciones para el sistema de inventario (tarea programada) 12.Desarrollar men de opciones para el sistema de Facturacin del sistema zipizape (tarea programa) 13.Desarrollar proceso para ingreso de publicaciones o mercancas 14.Desarrollar proceso para devoluciones de publicaciones por paquetes de distribuidores(programacin) 15.Desarrollar proceso de ingreso distribuidores/proveedores (programacin) 16.Desarrollar proceso para transferencia y actualizacin de mercancas/publicaciones(codificacin) 17.Controlar inventario de publicaciones (proceso ) 18.Desarrollo de proceso reportes de inventarios semanales(codificacin) 19.Desarrollar proceso facturar(proceso general) 19.1 Desarrollar proceso ingreso de factura (codificacin) 19.2 Desarrollar proceso calcular factura (codificacin) 19.3Desarrollar proceso imprimir factura (codificacin) 20.Desarrollar proceso devoluciones por ventas de publicaciones 20.1 Verificar factura (codificacin) 20.2 Emitir nota de crdito (codificacin) 20.3 Realizar devolucin para canje de publicacin o cobro (codificacin) 21.Desarrollar proceso reserva de publicaciones/mercancas

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21.1 Llenar post-its (codificacin) 21.2 separar publicacin (codificacin para contabilizar las reservas realizadas) 21.3 consultar reserva (codificacin) 22.Desarrollar proceso cierre de ventas diarias (proceso general) 22.1 Ingresar ventas diarias 22.2 Realizar cierre de ventas 22.3 Emitir reporte de cierre de ventas por da 23.Desarrollar proceso generar reportes de facturaciones 23.1 Generar facturaciones por ventas normales (codificacin) 23.2 Generar Facturaciones por reservas de clientes (codificacin) 24.Desarrollar proceso calcular flujo de caja 25.Revisin y verificacin de estndares de programacin del desarrollo de sistema Zipizape (trabajo en conjunto con el equipo de proyectos) 26.Realizar documento para aceptacin del desarrollo del sistema Zipizape (documento) 27.aceptar formalmente el documento de desarrollo (reunin) 28.Adecuaciones de infraestructura tecnolgica de hardware necesario (hardware). 29.Adquisicin de equipos (3 computadores multimedia), hardware y software necesario que van alojar a la bases de datos y a la aplicacin de sistema Zipizape 30.Implementacin del sistema Zipizape 31.Realizar pruebas generales del sistema zipizape 32.Pruebas especificas del sistema zipizape 33.pruebas del sistema de manera integrada.

4.3 Equipo de Trabajo

Para e desarrollo del proyecto se deber contar con recursos Humanos, con conocimientos en el desarrollo e implementacin de tecnologas informticas, se considera lo siguiente: 2 Ingeniero de Sistemas Informticos Ingeniera Ti Desarrollo Comercial Ingeniero de Procesos 3 Programadores Expertos de Sistemas Informticos

Fig. 10 Organigrama de Equipo de Trabajo

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Director del Proyecto (Otilio)

Ingeniera TI Comercial (Karen Arellano) Ingeniero de Procesos (Marco Lescano)

Ingeniero de Sistemas Informticos

(Fidel Lara)

Ingeniero de Sistemas Informticos (Roy Snchez)

Programador Lder N.N

Programador 2

N.N

Programador 3 N.N

4.4 Anlisis del Producto

Figura 1: Modelo de secuencia del sistema

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4.5 Seguimiento
Para el seguimiento de las acciones a realizar durante el proyecto se han programado las siguientes actividades: Figura 3: Esquema de actividades

Una reunin diaria donde se asignan tareas a los diferentes frentes constituidos. Durante la reunin diaria se revisa el cumplimiento de las tareas asignadas a los diferentes frentes. Atencin contina durante todo el da, para atender cualquier duda o inquietud de los frentes de trabajo. Presentaciones tcnicas de temas sobre el Sistema Zipizape. Al finalizar la tercera semana se realizan diferentes reuniones con la sra. Zara Gata para compartir los informes borradores de: prototipos, anlisis del levantamiento de informacin, escenarios y el enunciado del alcance del proyecto. Entrega de borradores para su revisin y ajustes. Impresin de Informes Finales y presentaciones.

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