Manual de Procedimientos Subdireccion Admva

Secretara de Educacin
Instituto Veracruzano de Educacin Superior, APPP.

Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA
Manual de Procedimientos

Direccin General
Manual de Procedimientos de la Subdireccin Administrativa ndice
Presentacin Organigrama Simbologa Manual de Procedimientos de la Subdireccin Administrativa 1. Departamento de Recursos Humanos Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos Admisin, Movimientos y Nminas 1.1 Elaboracin de Nmina 1.2 Reclutamiento de personal Prestaciones y Servicios 1.3 Elaboracin de la Hoja nica de Servicios Sueldos y Salarios 1.4 Elaboracin de Finiquito Laboral 1.5 Elaboracin de las Obligaciones Fiscales 2. Departamento de Recursos Financieros 2.1 Asignacin y comprobacin de viticos en Direccin General 2.2 Asignacin y comprobacin de viticos en las Coordinaciones de Zona 2.3 Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE 2.4Radicacin de Recursos para el Gasto Corriente 3. Departamento de Recursos Materiales, Seguros, Fianzas e Indemnizaciones
5
6 9
10 12 13 17 22 23 26 27 30 33 34 41 45 51 57
Adquisiciones 3.1 Adquisiciones Proteccin Civil 3.2Integracin y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene 3.3 Integracin del Comit de Proteccin Civil 3.4 Integracin y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene 3.5 Integracin del Comit de Proteccin Civil
58 70 71 74 71 74

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ndice Servicios Generales 3.4 Control de combustible y kilometraje 3.5 Control de Consumo de Energa Elctrica 3.6 Control de los Servicios de Vigilancia 3.7 Control de Servicio Telefnico 3.8 Elaboracin Aplicacin y Seguimiento de Programas de Ahorro 3.9 Envo y Recepcin de Valijas 3.10 Fotocopiado y Engargolado 3.11 Mantenimiento Preventivo y correctivo del Parque Vehicular 3.12 Mantenimiento del Servicio Telefnico 3.13 Servicio de Mensajera 3.14 Solicitud de Servicios y Reparacin de Mobiliario, equipo de oficina e Instalaciones 3.15 Utilizacin de la Sala de Juntas Seguros y Fianzas 3.16 Aseguramiento de Bienes Almacn Estatal 3.17 Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacn Estatal 3.18 Entradas y Salidas de Material Didctico, Apoyo, Acreditacin e Insumos 3.19 Registro y control de entradas en el Almacn Estatal 3.20 Registro y Control de Salidas en el Almacn Estatal 4. Departamento de Tecnologas de la Informacin (TI)
77 78 81 84 87 92 95 99 102 107 110 113 120 123 124 128 129 132 135 138 142 143 148 154 157 161 164 168 171 174 177
4.1 Mantenimiento de Sistemas 4.2 Desarrollo de Sistemas 4.3 Procesamiento de Informacin en Base de Datos 4.4 Instalacin de la Red Integral de Datos 4.5 Diseo, Actualizacin y Mantenimiento del Sitio Web 4.6 Mantenimiento Preventivo de Equipos de Computo 4.7 Mantenimiento Correctivo de Equipo de Computo 4.8 Asesora para Usuarios de Equipo de Computo (Sistema de Informacin) 4.9 Asesoria para Usuarios de Equipo de Computo (soporte Tcnico) Anexos Nota: Los Diagramas de Flujo se agregan como Anexos al final de cada procedimiento Directorio Firmas de autorizacin

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Presentacin
En cumplimiento del artculo 40 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz, y en apego a la metodologa para la elaboracin de manuales administrativos, emitida por la Contralora General del Estado de Veracruz, el Instituto Veracruzano de Educacin Superior (IVE), emite el presente Manual de Procedimientos con el objeto de contar con un documento que defina las operaciones ordenadas en secuencia cronolgica, que precisan la forma sistemtica para realizar las actividades de cada rea que integra el Instituto Veracruzano de Educacin Superior, en el contexto del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010 As mismo, es una necesidad prioritaria contar con un documento de esta ndole que sirva como una herramienta para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria, aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo, ayudar en la coordinacin del trabajo y finalmente constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. El presente documento es resultado del trabajo efectuado por la Subdireccin Administrativa y su contenido obedece al siguiente orden:

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Organigrama
H. JUNTA DE GOBIERNO
DIRECCIN GENERAL Oficina de Difusin Departamento Jurdico
Subdireccin Acadmica de Educacin Media Superior
Subdireccin Acadmica de Educacin Superior Subdireccin de Planeacin , Vinculacin y Control Educativo Subdireccin de Administracin y Finanzas
Departamento de Recursos Financieros
Departamento de Recursos Humanos Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Tecnologas de la Informacin

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Simbologa
Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operacin Representa la ejecucin de una actividad operativa o acciones a realizar con excepcin de decisiones o alternativas.
Decisin y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificacin de condiciones).
Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del smbolo la clave o nombre correspondiente; as como el nmero de copias.
Archivo Definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el smbolo " Documento " y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabtico N Numrico C Cronolgico

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Simbologia Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
Conector Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de Pgina Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.
Direccin de Flujo o Lneas de Unin Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
Preparacin Indica conexin del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su interior el nombre del mismo.
Pasa el Tiempo Representa una interrupcin del proceso.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Simbologa Sistema Informtico Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento.
Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se recibe, genere o salga del procedimiento.
Aclaracin Se utiliza para hacer una aclaracin correspondiente a una actividad del procedimiento.
CD Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad lectora de Disco.

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Manual de Procedimientos de la Subdireccin Administrativa

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Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos
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Presentacin Organigrama: Mediante el cual se muestra grficamente la estructura orgnica de la Subdireccin as como, los niveles jerrquicos, los canales formales de comunicacin y las lneas de autoridad. Indica de manera grfica el nombre y significado de los smbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada procedimiento. Seala el nombre, objetivo, frecuencia, normas, descripcin narrativa y grfica (diagrama de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las reas que integran la Subdireccin. Menciona el nombre de los titulares y el cargo que ocupan dentro de la estructura de la organizacin del Instituto. A travs de las cuales se precisa la responsabilidad de cada rea en la elaboracin, revisin y autorizacin del documento.
Simbologia: Descripcin de procedimientos: Directorio: Firmas de Autorizacin:
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Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos Admisin, Movimientos y Nmina
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Elaboracin de Nmina.
PROCEDIMIENTO
Procesar las incidencias del personal (altas, bajas, cambios), integrar las percepciones y deducciones, para la emisin de la nmina y proceder a su pago. Quincenal.
NORMAS La integracin y emisin de la nmina, deber apegarse al calendario establecido por la Subdireccin Administrativa.
Fecha Elaboracin
Elabor: Autorizacin Subdireccin de Administrativa
Revis: Subdireccin de Administrativa
Autoriz: Direccin General

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AREA Departamento de Recursos Humanos IVE.
ACTIVIDAD
DESCRIPCION 1. Captura las incidencias de altas, bajas y cambios para actualizar el catlogo de empleados; registra incidencias en el catlogo de percepciones tabulador autorizado; emite listado de datos capturados. 2. Elabora la Nmina respaldando la informacin de la quincena anterior modifica los rangos de sueldos y verifica que el trabajador que cumpla 6 meses de antigedad cambie su rango en la clave de puesto de clave "1" a clave "2".
3.
3.
Calculadlas trabajados e integra a todos los trabajadores con 15 das de trabajo, modificando slo a aquellos trabajadores que estn registrados en el catlogo de prestaciones con descuentos por faltas. Es decir: das trabajados = 15 - (nmero de descuentos). o reembolsos por descuentos por faltas improcedentes: das trabajados = 15 + (nmero de reembolsos).
4.
4.
integra y calcula todas las percepciones y deducciones correspondientes a cada empleado, de acuerdo a la normatividad establecida.
5. Revisa en la pre- nmina todas las percepciones y deducciones, a fin de encontrar posibles errores y poder corregirlos antes de emitir la nmina definitiva 6. Identifica y considera obligaciones fiscales, incluyendo en la nmina el ISR retenido. 7. Emite la Nmina mediante la elaboracin de los reportes de percepciones y deducciones por cada empleado; acumulados de percepciones y deducciones por adscripcin; acumulados de percepciones y deducciones por tipo de contratacin y por funciones. 8. Emite informacin que se deriva de la Nmina, tales como: Impresin de recibos de pago. Elaboracin del archivo para depsito en banco y/o reporte para pago por cheque, tratndose de personal que no cuenta con la tarjeta Pago-Matico. Impresin del catlogo de personal, plantilla personal ocupado y vacante y listado de personal que se encuentra con goce de licencia. 9. Respalda en un disquete la informacin de la nmina, el catlogo de personal y de prestaciones e informa a la Subdireccin Administrativa. Subdireccin Administrativa. Departamento de Recursos Humanos. Subdireccin Administrativa. Coordinacin de Zona. Departamento de Recursos H
10. Recibe el catlogo de personal y prestaciones e Informa al titular del IVE. 11. Solicita el recurso para el pago de la Nmina, y los Cheques de las retenciones a la Subdireccin Administrativa. 12. Recibe y revisa la Solicitud de recursos para el pago de la nmina y procede al pago, ya sea mediante Cheques o mediante el sistema de Tarjeta Pago- matico. 13. Enva copia de la nmina validada al departamento de Recursos Humanos. 14. Recibe copia de la Nmina validada y concentra la informacin de las percepciones y deducciones del ao a nivel institucional y acumula la Nmina del periodo al acumulado de nminas del ao (Archivo histrico de Nminas).
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AREA
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
15. Concentra y captura los pagos de nmina cancelados en el catlogo de cancelaciones de pagos, por todas y cada una de las percepciones no cobradas por los empleados. 16. Emite Concentrado anual de percepciones y deducciones y elabora reporte de acuerdo al archivo histrico de nmina, as como al archivo de cancelaciones y los reportes necesarios para la declaracin anual de crdito al salario y la declaracin de impuestos. Subdireccin Administrativa. 17. Elabora la documentacin correspondiente para efectuar el depsito de la quincena en tarjeta Pago-Matico o para pago en efectivo. Si el depsito es por tarjeta se debe mandar disco magntico al banco). 18. Procede al pago y turna el original de la nomina al Departamento de Recursos Humanos. Departamento de Recursos Humanos. 19. Recibe el original de la Nmina y procede a elaborar conciliacin de nminas y obligaciones fiscales, registrando en archivos auxiliares los conceptos de percepciones y deducciones, originados en las nminas y en pagos fuera de Nmina para conciliar con el auxiliar de nminas y con el responsable de obligaciones fiscales de la Subdireccin Administrativa. 20. Fin del procedimiento.
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Elaboracin de Nmina Departamento de Recursos Humanos Subdireccin Administrativa
RECIBE E INFORMA EMITE MEDIANTE REPORTES RECIBE Y CONCENTRA INFORMACIN NMINA VALIDADA EMITE INFORMACIN DERIVADA
Coordinacin de Zona
INICIO
TITULAR DEL IVE
CAPTURA INCIDENCIAS REGISTRA Y EMITE LISTADO
ENVIA EMITE Y ELABORA

BASE PARA DECLARACIN ANUAL DE IMPUESTOS
NMINA C CONCENTRADO ANUAL DE PERCEPCIN Y DEDUCCIN
CATALOGO DE PERSONAL Y PRESTACIONES NMINA VALIDADA C
ELABORA, MODIFICA RANGOS Y VERIFICA NMINA
1
RECIBE REVISA Y PAGA
SISTEMA DE TARJETA O CHEQUE
CONCENTRA Y CAPTURA PAGOS CONGELADOS CATLOGO DE CONG. DE PAGOS
REPORTE
PRODUCTOS
CALCULA DAS TRABAJADOS
RESPALDA E INFORMA INFORME DE NMINA CATLOGO DE PERSONAL
EMITE
RECIBE, ELABORA CONCILIACIN DE NMINA Y REGISTRA NMINA
SOLICITUD DE RECURSOS
INTEGRA Y CALCULA PEREP. Y DEDUC.
2
ELABORA
REPORTE DE APORTACIONES
SA
ELABORA
CONCILIACIN DE NMINA Y OBLIG. FISCAL
REVISA SOLICITA RECURSO PARA NMINA Y RETENCIONES SOLICITUD DE RECURSOS
DOCUMENTACIN PARA EL DEPSITO FIN
PRE-NMINA
PAGO DE APORTACIONES SAR-FOVISSSTE
PROCEDE EL PAGO Y TURNA
IDENTIFICA Y CONSIDERA OBLIGACIONES FISCALES
NMINA
1
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Nombre:
PROCEDIMIENTO Reclutamiento de personal. Seleccionar y reclutar al personal idneo para ocupar la plaza vacante. Eventual.
Objetivo: Frecuencia:
NORMAS El reclutamiento de personal deber realizarse a travs de una entrevista con el interesado y en del anlisis del Curriculum vitae. El Curriculum vitae que proporcionen los aspirantes, debern integrar las constancias que acrediten el nivel su nivel de estudios.
Fecha Elaboracin Autorizacin
Elabor: Subdireccin de Administrativa

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AREA reas del IVE y/o Coordinaciones de Zona. Departamento de Recursos Humanos IVE.
ACTIVIDAD DESCRIPCION 1. Solicita al Departamento de Recursos Humanos, candidatos para cubrir el puesto, definiendo el perfil requerido. 2. Recibe requerimiento de personal y determina si cuenta con los candidatos en su cartera de empleo. Cuenta con candidatos en cartera? En caso de contar con candidatos: 3. Enva Curricula y referencias al rea solicitante. Contina en la actividad nmero 11. En caso de no contar con candidatos: 4. Solicita candidatos a otras instituciones o a travs del Servicio Estatal de Empleo
Persona interesada. Departamento de Recursos Humanos IVE.
5. Llena
Formato de Solicitud de Empleo y entrega Curriculum en el Departamento de Recursos Humanos.
6. Recibe la solicitud de empleo y el curriculum vitae. 7. Revisa datos y documentos del candidato, verifica si cubre el perfil del puesto vacante. 8. Aplica exmenes correspondientes. 9. Realiza entrevistas para confirmar sus rasgos y caractersticas de personalidad. 10. Informa al rea solicitante los resultados obtenidos, proporcionando los candidatos.
rea solicitante y/o Coordinacin de Zona.
11. Recibe la informacin sobre los candidatos evaluados, entrevista y selecciona al candidato idneo, de acuerdo al perfil y resultados obtenidos para la entrevista final. 12. Comunica al responsable de Recursos Humanos el (los) candidato(s) seleccionado(s) y la fecha y hora para la entrevista final. 13. Elabora Oficio dirigido a la Subdireccin Administrativa para que procedan los trmites de contratacin.
Departamento de Recursos Humanos IVE
14. Recibe Oficio solicitando la contratacin del candidato seleccionado, indicando puesto a desempear, vacante a ocupar, as como el ingreso a recibir, ya sea por nmina o por honorarios. 15. Elabora el Formato de Incidencias de Personal para procesarlo en nmina, en su caso el contrato de honorarios.
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Direccin General
AREA
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
16. Recaba la firma del interesado, asigna nmero de cobro, turnando la documentacin al archivo para abrir su expediente y se integra a la plantilla autorizada. Departamento de Recursos Humanos IVE. 17. Controla la asistencia del personal, mediante tarjetas de asistencia, libreta o relacin, segn corresponda. 18. Elabora mediante formatos, movimientos de personal, integra soporte documental en relacin a la afectacin de la nmina con Oficios de incidencias de personal o elabora Formatos de incidencias de personal para registrar altas, bajas, licencias, reanudaciones, ceses, incapacidades, promociones prorrogas, cambios de adscripcin, transferencias, quinquenios y correccin de datos personales. 19. Informa las altas, bajas y movimientos a la Subdireccin Administrativa del IVE. Subdireccin Administrativa IVE. 20. Recibe Informe de altas, bajas y movimientos de personal, y presenta el reporte al Titular del IVE. 21. Fin del procedimiento.
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Reclutamiento de Personal reas del IVE y/o Coordinacin de Zona
INICIO RECIBE Y DETERMINA
Departamento de Recursos Humanos
Persona Interesada
Subdireccin Administrativa 2
LLENA Y ENTREGA
TITULAR DEL IVE
SOLICITA CANDIDATOS
REQ. DE PERSONAL ENVIA CURRICULA CUENTA CON CANDIDATOS EN CARTERA? SI
1
REA SOLICITANTE
FORMATO DE SOLICITUD DE EMPLEO
RECIBE Y PRESENTA
CURRICULUM
INF. DE ALTAS, BAJAS Y MOV. DE PERSONAL

REPORTE
1
RECIBE ENTREVISTAS Y SELECCIONA CANDIDATOS INFORMACIN
NO SOLICITA CANDIDATOS RECIBE
A TRAVS DEL SERVICIO ESTATAL DE OTRAS EMPLEO INSTITUCIONES FIN REA SOLICITANTE REALIZA ENTREVISTA RECIBE
COMUNICA EL (LOS) CANDIDATO(S) SELECCIONADOS
SOLICITUD DE EMPLEO CURRICULUM VITAE INFORMA RESULTADOS Y PROPORCIONA CANDIDATOS
NMINA
ELABORA
SAF
REVISA Y VERIFICA PERFIL
OFICIO APLICA
RECIBE, ELABORA CONCILIACIN DE NMINA Y REGISTRA NMINA
CONTRATO DE HONORARIOS EN SU CASO
EXAMENES
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Reclutamiento de Personal reas del IVE y/o Coordinacin de Zona
INTERESADO
Departamento de Recursos Humanos 1

RECABA FIRM ASIGNA NMERO DE COBRO Y TURNA DOCUMENTOS SE INTEGRA A PLANTILLA AUTORIZADA
Persona Interesada
Subdireccin Administrativa
CONTROLA ASISTENACIA TARJETAS DE ASISTENCIA LIBRETA SEGN CORRESPONDA
RELACION
ELABORA, INTEGRA FORMATOS SOPORTE DOC. OFICINA DE INCID. DE PERSONAL FORMATO DE INCID. DE PERSONAL
INFORMA MOVIMIENTOS ALTAS Y BAJAS
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Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos Servicios
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Elaboracin de la Hoja nica de Servicios. Otorgar la constancia al trabajador que solicita la hoja nica de servicios. Eventual.
NORMAS La Hoja nica de Servicios se deber elaborar a solicitud del interesado y deber contener las firmas del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y del Subdirector de Administracin y Finanzas.

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REA Interesado. Departamento de Recursos Humanos.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Presenta la Solicitud de la Hoja nica de Servicios ya sea en forma verbal o escrita al Departamento de Recursos Humanos del IVE. 2. Recibe la Solicitud de la Hoja nica de Servicio, para lo cual verifica: Expediente personal Antigedad Puesto (s) ocupado (s) Sueldos devengados por puesto (s) Perodo (s) laboral (es) 3. Elabora la Hoja nica de servicios en original y tres copias, cuando se requiera para el trmite de jubilacin, baja del Instituto o para comprobacin de la antigedad. 4. Entrega al interesado la Hoja nica de Servicio, debidamente firmada por el Jefe de Departamento de Recursos Humanos y del Subdirector de Administracin y Finanzas, recabando la firma del interesado que la solicito.
Interesado.
5. Recibe la original de la Hoja nica de Servicios. 6. Fin del procedimiento.
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Elaboracin de la Hoja nica de Servicios Interesado Departamentos de Recursos Humanos
INICIO RECIBE Y VERIFICA
PRESENTA
SOLICITUD DE LA HOJA NICA DE SERVICIOS
SOLICITUD DE LA HOJA NICA DE SERVICIOS
EXPEDIENTE PERSONAL, ANTIGEDAD, PUESTO, SUELDO DEVENGADO Y PERIODO VACACIONAL
ELABORA
HOJA NICA DE SERVICIOS O-3C
RECIBE INTERESADO HOJA NICA DE SERVICIOS ENTREGA Y RECABA FIRMA HOJA NICA DE SERVICIOS FIRMA DEL JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS Y SUBDIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
FIN
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Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos Sueldos y Salarios
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Elaboracin de finiquito laboral. Determinar las percepciones a que tenga derecho el trabajador con lo cual se da por terminada la relacin laboral con el IVE Ocasional
NORMAS El trabajador no podr finiquitarse, cuando tenga adeudos pendientes de pagar, aclarar o de comprobar a la Subdireccin Administrativa.
La Constancia de no adeudo deber ser firmada por los jefes de los Departamentos de Recursos Humanos; Recursos Financieros y Recursos Materiales. Se realizara el clculo de las percepciones de conformidad a la normatividad laboral vigente

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REA Empleado Departamento de Recursos Humanos.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Presenta por escrito su renuncia y su Solicitud de finiquito al Departamento de Recursos Humanos. 2. Recibe la renuncia del trabajador conjuntamente con la Solicitud de finiquito, y procede a elaborar el clculo del mismo. 3. Elabora la Constancia de no adeudo y la turna al departamento de Recursos Materiales y al departamento de Recursos Financieros para recabar la firma de no adeudos.
1.
4.
Recibe de los departamentos la Constancia de no adeudo Sin adeudo? En caso de tener adeudos:
5. Solicita al trabajador mediante oficio, la aclaracin de su situacin respecto a los adeudos contrados con el Instituto o en su caso el pago correspondiente En caso de no tener adeudos: 6. . Elabora el finiquito de conformidad a la Normatividad vigente. 7. Elabora Elabora la Solicitud del recurso dirigido a la Subdireccin de Administrativa y Finanzas para la elaboracin de cheque, anexando la Constancia de no adeudos, debidamente firmada por los Jefes de los Departamentos de Recursos Humanos; Recursos Financieros , Recursos Materiales y el Departamento de Tecnologas de la Informacin. 8. .Fin del procedimiento
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Elaboracin de Finiquito Laboral Empleado
INICIO RECIBE Y ELABORA EL CLCULO PRESENTA RENUNCIA RENUNCIA SOLICITUD DE FINIQUITO ELABORA OFICIO
Departamentos de Recursos Humanos

SOLICITA ACLARACION O PAGO
SIN ADEUDO
EMPLEADO
SOLICITUD DE FINIQUITO
FINIQUITO
ELABORA Y ANEXA ELABORA, TURNA Y RECABA FIRMA SOLIICTUD DE RECURSO CONSTANCIA DE NO ADEUDOS DEPTOS CONSTANCIA DE NO ADEUDOS
SUBDIRECCIN ADMIN ISTRATIVA
RECIBE
CONSTANCIA DE NO ADEUDOS
FIN
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Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Entero de las Obligaciones fiscales. Determinar el pago de las obligaciones fiscales por concepto de sueldos y salarios. Mensual
NORMAS El clculo y entero de las obligaciones fiscales del IVE, se realizar en apego a la normatividad fiscal vigente: Ley del Impuesto Sobre la Renta Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Cdigo Fiscal de la Federacin. Resolucin Miscelnea.
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REA Departamento de Recursos Humanos
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Elabora hojas electrnicas de concentracin de Impuestos sobre la renta, Subsidio de ISR y de Crdito al Salario y elabora hojas electrnicas para integrar los pagos efectuados al personal de base, confianza, de contrato, honorarios asimilados a sueldos, define base gravable para el impuesto sobre nminas. 2. Requisita Formatos fiscales para el entero y cumplimiento de opbligaciones fiscales mensuales, mediante el anlisis de las hojas de clculo, generadas de las que se extrae la informacin necesaria. 3. Genera Solicitud de cheques, a nombre de Tesorera de la Federacin, o del Gobierno del Estado, para el pago de impuestos federales o locales segn el caso, utilizando como soporte los concentrados de las nminas y de la informacin de las hojas de trabajo electrnicas.
4. Da seguimiento a la elaboracin del cheque para efectuar el pago en el plazo establecido en la ley y mantiene comunicacin con las reas correspondientes.
5. Expide cheques para pagos de impuestos apoyndose en la base de datos con soporte documental. Departamento de Recursos Humanos 6. Lleva registro de los pagos mensuales efectuados para conciliar cifras anuales para declaraciones informativas, para lo cual utiliza la informacin de las hojas electrnicas y el soporte documental generado con el fin de conciliar con registros contables. 7. Genera constancias de percepciones y deducciones anuales a personal contratado por honorarios, as como al de mandos medios y superiores, mediante la informacin generada en el curso del ao, utilizando bases de datos y con apego a las disposiciones fiscales emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico. 8. Fin del procedimiento
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Elaboracin de las Obligaciones fiscales Departamentos de Recursos Humanos Departamentos de Recursos Financieros
INICIO
RECIBE Y ELABORA EL CLCULO
ELABORA
FORMAS FISACLES
HOJAS ELECTRONICAS DE CONCENTRACION HOJAS ELECTRONICAS PARA INYEGRAR PAGOS GENERA
SOLIICTUD DE CHEQUES
DA SEGUIMIENTO LLEVA CONCILIAR CIFRAS ANUALES PARA DECLARACIONES Y REGISTRO CONTABLES CHUEQUES
REGISTRO DE PAGOS
GENERA
EXPIDE CHEQUES
CONSTANCIAS
FIN
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Direccin General
Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Financieros
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Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Asignacin y comprobacin de viticos en Direccin General Dar a conocer al personal de la Direccin General del Instituto Veracruzano de Educacin Superior de y de las Coordinaciones de Zona, los procedimientos a seguir para la tramitacin y comprobacin de viticos, con motivo de las comisiones que habrn de desarrollar, en lugares distintos al de su adscripcin Peridica
NORMAS La documentacin comprobatoria que se presente como soporte de las erogaciones efectuadas, por concepto de gastos de alimentacin y hospedaje, deben reunir los requisitos fiscales y apegarse a la normatividad emitida para tal efecto por la Secretara de Finanzas y Planeacin y por la Contralora General del Estado. Solo se otorgaran viticos a los servidores pblicos en activo, cuando temporalmente y para el desempeo de una comisin oficial se haga indispensable su traslado a un lugar distinto al de su adscripcin. Por lugar de adscripcin se entender aquel en que se encuentra ubicada la Unidad Administrativa o el centro de trabajo en el cual preste sus servicios el servidor pblico y cuyo mbito geogrfico delimita el desempeo de sus funciones. Todas las comisiones del personal de la Direccin General del Instituto Veracruzano de Educacin Superior y de las Coordinaciones de Zona debern sustentarse en criterios de austeridad y racionalidad en el ejercicio del gasto pblico y considerando que:
a) Los resultados esperados de la comisin, coadyuven en la consecucin del objetivo y metas del Instituto. b) Antes de que se autorice la comisin, debe verificarse la posibilidad de que el trabajo pueda ser efectuado por el personal del Instituto, de las Coordinaciones de Zona o cualquier otra instancia en la entidad. c) Se autoricen exclusivamente las comisiones indispensables para el desarrollo de las funciones, reduciendo al mnimo el tiempo y cuidando que solo concurran a ellas el personal estrictamente necesario Toda comisin que se asigne al personal de la Direccin General del Instituto, deber ser autorizada por el titular de dicho Instituto y en las Coordinaciones de Zona por el titular de la misma. La asignacin de viticos para el desempeo de una comisin se realizar a travs del formato "OFICIO DE COMISION", mismo que se acompaar al formato de Solicitud de Recursos. Fecha Elaboracin Autorizacin Elabor: Subdireccin de Administrativa Revis: Subdireccin de Administrativa Autoriz: Direccin General
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Direccin General
NORMAS Los viticos se otorgaran exclusivamente por los das estrictamente necesarios para que se lleve a cabo el desempeo de la comisin conferida en forma oportuna, eficaz y eficiente. En todos los trmites de viticos se deber firmar la pliza cheque correspondiente por parte del personal comisionado al recibir el importe que cubre la comisin. Cuando en el desarrollo de la comisin se atraviesen das inhbiles, se deber determinar la conveniencia de otorgar viticos a personal comisionado a efecto de que se continen los trabajos al siguiente da hbil, segn presente menor costo aprovechamiento de los recursos econmicos. Cuando al servidor pblico se le asignen varias actividades para desempear, solo se otorgara la cuota de viticos que corresponda al lugar en que se realicen, como si se tratara de una sola comisin. Los viticos se cubrirn de acuerdo con las tarifas establecidas, a partir de la fecha en que el servidor pblico se encuentre desempeando la comisin. Las cuotas establecidas en las tarifas constituyen el lmite mximo para las autorizaciones de viticos, y no se podrn asignar cantidades superiores a las sealadas en las mismas. Para determinar cul ser el monto de viticos que deber asignarse al comisionado se identificar:
a) A qu zona econmica pertenece la localidad en donde se efectuara la comisin de acuerdo al cuadro de zonificacin, "Zonificacin para la aplicacin de Viticos Nacionales". b) El nivel de tarifa al que pertenece el comisionado de acuerdo a su puesto y tabulacin. c) Los viticos nacionales se cubrirn atendiendo al nivel jerrquico correspondiente al puesto o a la categora del servidor pblico comisionado, de acuerdo con la tarifa contenida, a partir de la fecha en que este se encuentre desempeando la comisin y conforme al lugar de la misma, considerando la zonificacin. Bajo ninguna circunstancia se otorgaran viticos:
a) A los servidores pblicos que se encuentren disfrutando de su periodo vacacional o cualquier otro tipo de licencia. b) Como incremento o complemento de sueldo u otras remuneraciones que correspondan a los servidores pblicos, ni para cubrir gastos de presentacin o de orden social, ni para cualquier otro distinto a lo sealado en el prrafo primero de estas polticas. Para sufragar de terceras personas o de actividades ajenas al servicio oficial, ni por cualquier otro motivo diferente al desempeo de una comisin oficial d) Cuando el lugar de adscripcin y el de comisin se encuentren en la misma poblacin o en un radio menor a 50 Km. de la Coordinacin de Zona o de la sede del Instituto. Los trmites para la obtencin de los viticos y pasajes se realizarn ante el Departamento de Programacin y Presupuesto adscrito a la Subdireccin de Planeacin, Programacin Y Presupuesto del IVE, o en la Unidad Administrativa de las Coordinaciones de Zona, segn corresponda.
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Direccin General
NORMAS Se podr prorrogar al personal que ha sido comisionado en un lugar distinto al de su trabajo, el anticipo por concepto de viticos, por un mximo de 30 das. Sin perjuicio de lo anterior, el IVE establecer los mecanismos internos de control que permitirn certificar los das efectivos de comisin reportados por los servidores pblicos comisionados y la correcta aplicacin de los recursos. Al identificar anomalas, faltas o hechos ilcitos que se detecten en la obtencin y comprobacin de viticos, se deber hacer del conocimiento de la Unidad de la Contratara Interna del Instituto, para que proceda segn corresponda. De acuerdo al clasificador por objeto del gasto, son viticos nacionales las asignaciones destinadas a cubrir a funcionarios, empleados y trabajadores de la Administracin Pblica, los gastos de alimentacin y hospedaje cuando el desempeo de sus labores y comisiones temporales dentro del pas, pero en lugares distintos a los de su adscripcin lo requiera. Cuando el desempeo de la comisin no requiera pernoctar en una localidad y el servidor pblico comisionado regrese al mismo da a su lugar de trabajo, se aplicar la tarifa de viticos nacionales por un tiempo menor de 24 horas. El servidor pblico que se traslade en su propio vehculo (bajo su propia responsabilidad), para el desempeo de una comisin, se le cubrir adicionalmente a los viticos que le correspondan de acuerdo a las tarifas, una cuota estimada por el pago de peaje en las casetas federales de cuota y por el consumo de gasolina. Para determinar el monto a pagar por gasolina; se calcular el nmero de kilmetros en l lugar de adscripcin y el de la comisin, en vas de ida y de regreso, dicha cantidad se dividir e neo y el resultado se multiplicar por el precio de gasolina magna vigente a la fecha de la comisin. En ningn caso el IVE ser responsable de las averas, daos o desgaste que sufran los automoviles del personal que haya decidido utilizarlo para el cumplimiento de una comisin. Los viticos debidamente calculados de gasolina y casetas, debern estar incluidos en el oficio de comisin". Cuando se trate de comisiones en las que se requiera que los servidores pblicos se trasladen a varias poblaciones o entidades federativas distintas, la cuota se asignara con base en la tarifa Correspondiente a cada lugar de acuerdo al nmero de das de permanencia. En los casos en que coincida la permanencia en dos o ms localidades en un mismo da, se aplicar la tarifa de aquella en que pernocte.
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Direccin General
REA Director General, Subdirectores Comisionado
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. De acuerdo a necesidades de trabajo en el Instituto, designa al personal que ser comisionado y se le notifica verbalmente. 2. Recibe la Notificacin de la comisin de trabajo que se le fue asignada, requisita el formato "Oficio de comisin ", con las caractersticas especificas de la comisin y calcula los importes correspondientes de acuerdo a la tabla de tarifas y la tabla de zonificacin, genera " Solicitud de Recursos " y turna junto con Oficio de comisin al Departamento de Programacin y Presupuesto. 3. Recibe "Solicitud de Recursos" y "Oficio de Comisin" y verifica Disponibilidad Presupuestal. Existe Disponibilidad Presupuestal? En caso de existir disponibilidad: 4. Afecta presupuestalmente firma de Vo. Bo. en la" Solicitud de Recursos " y entrega al Departamento de Recursos Financieros. En caso de no existir disponibilidad: 5. Realiza transferencia entre partidas y afecta presupuestalmente. 6. Recibe "Solicitud y Oficio de Comisin" y verifica si el comisionado no tiene comprobacin de viticos pendientes. Existe comprobacin pendiente de entregar por el Comisionado (viticos)? En caso de existir comprobacin: 7. Solicita al personal comisionado regularice su situacin pendiente de comprobar. En caso de no existir comprobacin: 8. Enva a caja (pasa actividad nmero 10) o realiza aplicacin 9. Recibe notificacin de que su Oficio de Comisin no procede por tener gastos pendientes de comprobar. - Procede a regularizar su situacin
Departamento de de Recursos Financieros
Comisionado
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REA Responsable de Caja Subdireccin Administrativa
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 10. Recibe Solicitud de Recursos y Oficio de Comisin, elabora Cheque y Pliza de Egresos correspondiente a viticos, pasaje y viaje del comisionado y turna a la Subdireccin Administrativa para su firma. 11. Recibe Pliza de Cheque junto con Oficio de Comisin y Solicitud de Recursos, los verifica, firma y turna a la Direccin General del IVE, a fin de recabar su autorizacin
Director General Subdireccin Administrativa
12. Recibe, autoriza y turna el Cheque, "Solicitud de Recursos y Oficio de Comisin" a la Subdireccin Administrativa. 13. Recibe documentos Cheque Pliza "Oficio de Comisin y Solicitud de Recursos" y revisa que estn debidamente firmados y los turna a la caja. 14. Recibe Cheque, Pliza de Cheque " Solicitud de Recursos y Oficio de Comisin, revisa que estn debidamente firmados y entrega cheque y copia del Oficio de Comisin al comisionado, y enva a la oficina de contabilidad Pliza Cheque una vez firmados por el comisionado. 15. Recibe Cheque y verifica contra Oficio de Comisin el importe de la comisin a realizar y firma de conformidad en la Pliza de Cheque. 16. Cumple comisin en forma, recaba y conserva los Comprobantes de Viticos, pasaje, gasolina y peajes y elabora el informe de la comisin, Liquidacin de Viticos y gastos de traslado y los presenta al supervisor para autorizacin y entrega los documentos a analista encargado de la comprobacin de viticos al Departamento de Recursos Financieros. 17. Recibe y revisa que la comprobacin rena los requisitos fiscales y cumpla con las tarifas autorizadas y elabora Pliza de Comprobacin y turna a la oficina de Contabilidad.
Responsable de Caja Comisionado
Departamento de Recursos Financieros analista encargado De la comprobacin de viticos
Oficina de Contabilidad
18. Recibe y registra contablemente la comprobacin mediante pliza en el sistema electrnico. 19. Fin del procedimiento
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Asignacin y Comprobacin de Viticos en Direccin General Director General Subdirectores Comisionado
RECIBE, REQUISITA, CALCULA IMPORTE, GENERA Y TURNA OFICIO DE COMISIN SOLIICTUD DE RECURSOS
RECIBE Y VERIFICA
RECIBE Y VEREFICA
INICIO
1
OFICIO DE COMISIN SOLICITUD DE RECURSOS REALIZA TRANSFERENCIA NO NO EXISTE COMPROBACI N PENDIENTE DE ENTREGAR POR EL COMISIONADO SI AFECTA PRESUPUESTALMENTE , FIRMA VoBo. Y ENTREGA SOLICITUD DE RECURSOS CAJA ENVIA SOLICITUD OFICIO DE COMISIN
DESIGNA PERSONAL Y NOTIFICA VERBALMENTE
RECIBE AUTORIZA Y TURNA
RECIBE Y PROCEDE A REGULARIZAR NOTIFICACIN
EXISTE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTA LTAL?
CHEQUE SI SOLICITUD DE RECURSOS RECIBE Y FIRMA
CHEQUES OFICIO DE COMISIN OFICIO DE COMISIN POLIZA DE CHEQUE
SOLICITA REGULARICE SITUACIN
3
CUMPLE COMISIN, RECABA Y CONSERVA ELABORA, PRESENTA Y ENTREGA COMPROBANTE DE VIATICO INFORMACIN SUPERVISOR
RECIBE, REVISA, ELABORA Y TURNA COMPROBACIN
POLIZA DE COMPROBACIN
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Asignacin y Comprobacin de Viticos en Direccin General Responsable de Caja
RECIBE, ELABORA Y TURNA SOLICITUD DE RECURSOS POLIZA DE CHEQUE OFICIO DE COMISIN CHEQUE POLIZA DE EGRESOS SOLIICTUD DE RECURSOS FIN OFICIO DE COMISIN
RECIBE, VERIFICA, FIRMA Y TURNA
RECIBE REGISTRA
5
COMPROBACIN OFICIO DE COMISIN
SISTEMA ELECTRONICO
RECIBE, REVISA Y ENTREGA CHEQUE POLIZA DE CHEQUE
2 3
RECIBE Y REVISA
CHEQUE SOLICITUD DE RECURSO
POLIZA
OFICIO DE COMISIN C
OFICIO DE COMISIN SOLICITUD DE RECURSOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Asignacin y comprobacin de viticos en las Coordinaciones de Zona. Dar a conocer al personal de la Direccin General del Instituto Veracruzano de Educacin Superior, y de las Coordinaciones de Zona, los procedimientos a seguir para la tramitacin y comprobacin de viticos, con motivo de las comisiones que habrn de desarrollar, en lugares distintos al de su adscripcin.
Nombre: Objetivo:
Frecuencia:
Peridica
NORMAS
La documentacin comprobatoria que se presente como soporte de las erogaciones efectuadas, por concepto de gastos de alimentacin y hospedaje, deben reunir los requisitos fiscales y apegarse a la normatividad emitida para tal efecto por la Secretara de Finanzas y Planeacin y por la Contralora General del Estado.
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REA Departamento de Recursos Financieros Subdireccin Administrativa Departamento de Recursos Financieros Unidad Administrativa De la Coordinacin de zona Coordinador de Zona
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Asigna las cantidades correspondientes para viticos de Tcnicos Docentes y Coordinadores de Zona, elabora Solicitud de Recursos y asigna partida presupuestal y turna la solicitud a la Subdireccin Administrativa. 2. Recibe la Solicitud de Recursos, da visto bueno y la turna al Departamento de Recursos Financieros, para que proceda a situar ios recursos. 3. Recibe Solicitud de Recursos y realiza la aplicacin de recursos a la Coordinaciones de Zona va electrnica y enva por fax el detalle de los recursos enviadas a las Coordinaciones de Zona. 4. Recibe el detalle de envo de los viticos y elabora Cheques y Plizas para distribucin de viticos, recaba firma del Coordinador de Zona, entrega Cheques a sus beneficiarios, recaba la firma, registra en el libro auxiliar de bancos el depsito y los Cheques. 5. Realiza actividades de acuerdo a programas de trabajo, desplazndose a las distintas micro regiones debiendo, requisitar su Oficio de Comisin, mensualmente comprueban los viticos al Jefe de la Unidad Administrativa, requisitando los formatos de Oficio de comisin, Informe de la comisin, anexando Comprobante de gastos. 6. Recibe la comprobacin de viticos debidamente autorizada por el Coordinador de Zona, entrega mensualmente al analista del Departamento de Recursos Financieros, las comprobaciones correspondientes. 7. Recibe y revisa la Documentacin Comprobatoria, verificando que los documentos sean originales y cumplan con los requisitos fiscales. Esta presentada correctamente la documentacin? En caso de estar correcta: 8. Realiza Pliza de registro de comprobacin de viticos y la enva a la Oficina de Contabilidad. En caso de no estar correcta: 9. Devuelve la documentacin a la Coordinacin de Zona para que se integre debidamente, en caso contrario se solicita la devolucin de los recursos. 10. Recibe y realiza el registro de Pliza Contable en el Sistema Electrnico. 11. Fin del procedimiento.
Unidad Administrativa De la Coordinacin de zona Departamento de Recursos Financieros, analista encargado de La Coordinacin de Zona
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Asignacin y Comprobacin de Viticos en las Coordinaciones de Zona Departamentos de Recursos Financieros Subdireccin Administrativa Departamentos de Recursos Financieros
RECIBE, ELABORA, REACBA FIRMA, ENTREGA Y REGISTRA DETALLE DE ENVI DE VIATICOS CHEQUE
Unidad
INICIO
RECIBE Y TURNA
RECIBE, REALIZA APLICACIN DE SOLICITUD DE RECURSO DETALLE DE RECURSOS
BENEFICIARIO
SOLICITUD DE RECURSOS ASIGNA CANT., ELABORA, ASIGNA PARTIDA Y TURNA
2
RECIBE Y REVISA
POLIZA
DOCUMENTACIN COMPROBATORIA
1
COORD. ZONA RECIBE Y ENTREGA MENSUALMENTE COMPROBACIN DE VIATICOS
ESTA PRESENTADA CORRECTAMEN TE LA DOC? SI REALIZA Y ENVIA POLIZA
NO DEVUELVE
DOCEUMENTACIN
3
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INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Asignacin y Comprobacin de Viticos en las Coordinaciones de Zona Coordinacin de Zona Oficina de Contabilidad
3
REALIZA, REQUISITA, COMPRUEBAN MENSUALMENTE REQUISITANDO OFICIO DE COMISIN I INFORME DE LA COMISIN FIN RECIBE Y REALIZA REGISTRO SISTEMA ELECTRONICO POLIZA CONTABLE
COMPROBAMTE DE GASTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: PROCEDIMIENTO Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE Contar con los recursos financieros para hacer frente a las necesidades de cubrir erogaciones menores de bienes y servicios, de conformidad a la normatividad vigente.
Frecuencia:
Peridica
NORMAS Los recursos financieros provenientes de los fondos fijos de caja chica o revolventes, tanto en las oficinas de la Direccin General como en las Coordinaciones de Zona en ningn caso se utilizaran para el pago de las erogaciones siguientes: Servicios personales (sueldos y/o honorarios) Prstamos personales Cambio de cheques personales Viticos Pasajes forneos Compra con importe superior a $ 700.00 (los gastos mayores a estas cantidades sern autorizados por el titular de la dependencia o entidad de acuerdo a lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones Vigente, o en su caso se cubrirn con cheque a nombre del proveedor o prestador deservicios). Adquisiciones o nuevos arrendamientos de: bienes muebles para oficinas pblicas, mobiliario y equipo, equipo de transporte y servicios destinados a programas administrativos.
El titular del Instituto Veracruzano de Educacin Superior (IVE) o el titular de la Subdireccin Administrativa, pueden autorizar el fondo fijo necesario para cubrir requerimientos de bienes y servicios de poca cuanta (gastos menores y miscelneos) necesarios para el desarrollo de sus actividades. En ningn caso, deber fraccionarse la adquisicin de bienes con facturas sucesivas, por lo que no deber aceptarse documentacin que se presente en tal forma. Se evitar utilizar recursos de fondos fijos revolventes, cuando las erogaciones para adquirir materiales y servicios, puedan ser cubiertos mediante el procedimiento normal de solicitud de recursos, que se debe presentar al rea administrativa del Instituto, (proceso de radicacin de recursos para el gasto corriente). Solamente se podrn efectuar compras o gastos imprevistos y urgentes, con cargo al fondo fijo revolvente en funcin del que se tenga autorizado y con la firma del titular de la Entidad, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones vigentes. La documentacin comprobatoria que se rena para el reembolso del fondo debe presentarse requisitada y debidamente autorizada por el responsable del rea usuaria del bien o servicio del IVE, con firmas autgrafas y debe contener los siguientes requerimientos.
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NORMAS Facturas o recibo original (no se admite copias, ni fotostticas) El comprobante debe contar con lugar, fecha de expedicin, razn social de quien expide, registro federal de contribuyente, nmero de folio y domicilio de quien lo expide. El comprobante en todos los casos, deber expedirse a nombre del Instituto Veracruzano para la Educacin Superior, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien adquirido, precio unitario y el importe total en nmero y letra. Cuando exista tira de mquina sumadora, solo se tomar como complemento de la nota, nunca como comprobante definitivo, salvo que la tira de la mquina contenga los requisitos fiscales. Todos los comprobantes debern detallar de manera clara la cantidad y clase de mercanca adquirida. Cuando la nota corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse nmero de comensales y motivo oficial del consumo. Las notas de gasolina debern especificar, nmero de litros consumidos, nmero de placas del vehculo, nmero econmico y el Kilometraje al momento de carga. En cuanto a los vales utilizados como comprobante definitivo de gastos, estos debern usarse en los siguientes casos:
Cuando en el establecimiento donde se adquiera el bien, no se cuente con comprobantes impresos y requisitados debidamente, y que el importe de tal pago, sea menos de cuatro veces el salario mnimo diario correspondiente a la Zona Econmica donde se ubiquen las Coordinaciones de Zona. El comprobante utilizado de esta manera como gasto de pasajes, deber contar con nombre y nmero de identificacin del usuario, fecha y descripcin de la comisin en su caso e importe en nmero y letra. En su caso, se solicitar a la autoridad local (presidencia municipal) donde se efectu el gasto, sellar el vale o comprobante de gasto. Todas las compras menores que se efecten en das festivos o en fines de semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y en su caso, contar con la firma del Subdirector de Administracin y Finanzas y/o del Coordinador de Zona.
Cuando los comprobantes presentados no renan uno o varios de los requisitos antes mencionados, as como si tienen raspaduras o enmendaduras o evidentes alteraciones, sern rechazados por el rea revisora. Todos los comprobantes, una vez pagados debern ser cancelados con el sello de pagado. Las Coordinaciones de Zona y Direccin General slo podrn adquirir materiales comprendidos en los captulos del Gasto 2000 "Materiales y Suministros" y 3000 "Servicios Generales". En caso de que el material requerido tenga un costo mayor a $700.00, slo podr adquirirse con la autorizacin por escrito del titular de la Subdireccin Administrativa del Instituto.
Los comprobantes de gastos (factura, nota, recibos, etc.) debern presentarse para su reembolso dentro de los 30 das naturales siguientes a su expedicin. En cada corte para reembolso del fondo fijo, debern elaborarse tiras sumadoras para verificacin y constancia de nmeros de comprobantes y suma total.
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NORMAS As mismo y tratndose de erogaciones relacionadas con la compra de refacciones, accesorios y mantenimiento de vehculos, deber anexarse y requisitarse el formato "Reporte de Mantenimiento de Vehculos". Los comprobantes debern ordenarse por concepto de gasto homogneo, y as sern anotados en la relacin, "Reposicin del fondo fijo de caja chica o revolverte" Los comprobantes para su reembolso, se debern presentar por medio del formato "Solicitud de Recursos" acompaada de la relacin antes mencionada. Los fondos asignados debern registrarse contablemente en la cuenta de fondo fijo y no en deudores diversos. Ser responsabilidad de los titulares de las reas Centrales del IVE el cumplimiento de estas normas, para la correcta aplicacin y funcionamiento de los recursos presupustales del Instituto, que sean erogados a travs de fondos fijos. Deber elaborarse Oficio de cargo o recibo firmado por quien sea responsable del control y operacin del Fondo Fijo, para de esta manera acreditar la entrega, debindose elaborar nuevamente cuando se remueva el responsable. Debe promoverse afianzar a quienes sean responsables del manejo de los fondos fijos. Los arqueos a los fondos de caja chica o revolventes, se practicaran tanto en las visitas que se hagan por auditoras internas y externas, como por la Subdireccin Administrativa del Instituto, efectundose por lo menos estas acciones por el Instituto con un mnimo de una vez al mes. Los arqueos debern ser practicados por personas que no estn relacionadas con la custodia o manejo de los fondos fijos. Los fondos fijos de caja chica autorizados, debern ser cancelados el 31 de diciembre de cada ao. Para cumplir con esta norma, se expedir cheque a favor de quien lo custodia y depositar el importe del mismo en la cuenta de IVE, con fecha 1 de enero, para de esta manera, dejar al 31 de diciembre el registro contable con saldos de fondos fijos de caja chica en "ceros". x Ser responsabilidad de los titulares de los Fondos Fijos, el cumplimiento cabal del o dispuesto en las presentes normas. Se solicitar el reembolso del fondo fijo cuando se haya agotado el 60% del importe asignado.
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REA reas operativas del IVE Subdireccin Administrativa Director General
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Solicitan a la Subdireccin Administrativa, un bien o servicio necesario para su operacin, mediante Solicitud de servicio o de materiales. 2. Recibe Solicitud de servicio o de Materiales y verifica si en almacn se dispone del material solicitado. Existe material? En caso de existir material: 3. Surte el material al solicitante. Fin. En caso de no existir material: 4. Contina en actividad nmero 5. 5. Determina que el material o servicio sea adquirido o contratado con recursos del fondo fijo revolvente en funcin del monto, el tipo de material y la prioridad de los requerimientos, autoriza la Solicitud de servicio o de materiales para que los bienes o servicios sean adquiridos o contratados mediante recursos del fondo fijo revolvente .
rea operativa del IVE o Responsable Del Fondo Fijo del Revolvente Departamento de Recursos Financieros Subdireccin Administrativa Control Presupuestal
6. Solicita efectivo a Caja o efecta gastos con cargo al Fondo Fijo Revolvente, apegndose a las polticas y normas de operacin, integrando documentacin comprobatoria (facturas, notas, etc. ) debidamente requisitada y elabora e incorpora la documentacin comprobatoria a los formatos " Reporte de Mantenimiento de Vehculos " ( cuando se trate de compra de refacciones, accesorios o mantenimiento de vehculos) y " Relacin de Gastos efectuados "y la entrega a Recursos Financieros. 7. Recibe documentacin comprobatoria de gastos con cargo a fondo fijo revolvente, elabora Pliza y registra en sistema una vez verificada la documentacin y emite un Reporte Contable Presupuestal sobre gastos efectuados con cargo a fondo fijo revolvente. 8. Recibe Reporte Contable Presupuestal sobre gastos efectuados con cargo a fondo fijo revolvente y analiza gastos y adopta medidas de ajuste en caso de ser necesario, elabora formato de Solicitud De Recursos para reponer fondo fijo revolvente y enva a control presupuestal para su validacin y afectacin. 9. Recibe Solicitud de Recursos, verifica la disponibilidad presupuestal.Existe disponibilidad? En caso de existir disponibilidad: 10. Turna Solicitud de Recursos con la firma de Vo.Bo. al responsable de Caja.En caso de no existir disponibilidad 11. Devuelve la Solicitud de Recursos a la Subdireccin Administrativa 12. Recibe Solicitud de Recursos respaldada por el visto bueno de Control Presupuestal, elabora Cheque para reponer fondo fijo revolvente y turna Cheque a la Subdireccin Administrativa para su firma. 13. Recibe y firma el Cheque y da instrucciones para su cobro al responsable del fondo fijo revolvente. 14. Recibe Cheque autorizado y cobra en sucursal bancaria y repone el efectivo al Fondo Fijo y ejerce el recurso de las instrucciones de la 14. Subdireccin Administrativa. 15. Fin del procedimiento.
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Responsable de Caja Subdireccin Administrativa Responsable del Fondo Fijo Revolvente

Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE reas Operativa del IVE o Responsable del Fondo Fijo Revolvente
reas Operativas del IVE
Subdireccin administrativa
INICIO
RECIBE Y VERIFICA RECIBE, FIRMA Y DA INSTRUCCIONES RECIBE, ELABORA, REGISTRA Y EMITE DOC. COMPROBATORIA
1
SOLICITAN SOLICITUD DE SERVICIO O DE MATERIAL SOLICITUD DE SERVICIO O DE MATERIAL
DOC. COMPROBATORIA REPORTE DE MANTO.DE VEHICULOS
POLIZA
EXISTE
NO REL. DE GASTOS EFECTUADOS
MATERIAL?
REP. CONT. PRESUPUESTAL
1 5
SI SURTE MATERIAL
DETERMINA Y AUTORIZA SOLICITUD DE SERVICIO O DE MATERIAL
RECIBE, COBRA, REPONE EFECTIVO
4
CHEQUE RECIBE, FIRMA Y DA INSTRUCCIONES CHEQUE FIN
RECIBE, ELABORA Y ENVIA REPORTE CONTABLE PRESUPUESTAL

5 2
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE Control Presupuestal 3
RECIBE, ELABORA Y TURNA SOLICITUD DE RECURSO
Responsable
2
RECIBE, VERIFICA Y FIRMA
CHEQUE
NO
4
DEVUELVE SOLICITUD DE RECURSO SUB. ADMINISTRATIVA
EXISTE
DISPONIBILIDAD?
SI
TURNA
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Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Radicacin de Recursos para el Gasto Corriente Apoyar las tareas administrativas (contables y financieras) de las instancias del IVE, mediante la descripcin de los procesos operativos bsicos de finanzas y de control presupuestal que permitan conocer en forma confiable y oportuna las operaciones financieras respecto a los fondos proporcionados por la Federacin y el Estado. Peridica
Nombre: Objetivo:
Frecuencia:
NORMAS El IVE deber llevar su propia contabilidad de acuerdo a los lineamientos, mtodos y procedimientos establecidos en congruencia con las disposiciones emitidas para tal efecto, por el Gobierno del Estado a travs de la Secretara de Finanzas y Planeacin y la Contralora General del Estado. Las polticas, lineamientos, mtodos y procedimientos sern utilizados consistentemente en todos los ejercicios, salvo comunicacin escrita avalada por la Administracin del Instituto. Los registros debern estar de acuerdo al mtodo acumulativo, para poder determinar cuantitativamente costos y cualitativamente bases de evaluacin de programas. El IVE registrar en su contabilidad los presupuestos autorizados por la Federacin y el Estado, as como los provenientes de otros apoyos y asignaciones que autoridades o sectores sociales otorguen a la entidad. El presupuesto que se asigne para el gasto en activo fijo (gasto de inversin), no podr utilizarse por ninguna circunstancia, para cubrir erogaciones en gasto corriente y por lo tanto no podr aplicar a ningn fondo o saldo de otras partidas presupuestadas para compras de esta naturaleza. Se deber integrar un expediente de acuerdo al inventario, el cual se archivar por separado de las plizas, en las cuales quedara copia; dicho expediente contendr: Factura Original, localizacin, o responsable de custodia. Con referencia a los recursos federales de acuerdo a lo dispuesto en los artculos 28 y 29 de la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y el artculo 45 de su reglamento. Los compromisos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada ejercicio, debern registrarse como pasivos conteniendo los soportes indispensable para este tipo de operaciones (remisiones, notas de entrada, recibos, facturas, pedidos o contratos, etc.) ya que el no contabilizarlos los dejara fuera de autorizacin puesto que no quedaran registrados ante la SHCP, como lo indican los artculos mencionados. El manejo y aplicacin de los recursos financieros provenientes de la federacin y del estado se har con estricto apego a lo estipulado en las disposiciones del presupuesto de egresos federal y estatal. El otorgamiento de anticipos para viticos a comprobar, se llevar cabo de acuerdo con el manual de Polticas para el trmite, control de viticos y pasajes en vigor autorizado por el Gobierno del Estado de Veracruz. El registro contable por los movimientos que se generen en materia de inventarios se deber asentar de conformidad con lo establecido en la gua contabilizadora. Los presupuestos de fondos federales y estatales inicialmente autorizados a registrar en cada ejercicio, as como las posibles ampliaciones, cancelaciones o disminuciones, sern comunicadas expresamente por el Departamento de Recursos Financieros del IVE.
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Direccin General
NORMAS En materia de fondos federales y estatales, el IVE tiene la obligacin de vigilar el cumplimiento de medidas de racionalidad austeridad y disciplina presupuestal del gasto. En las Coordinaciones de Zona, la actividad administrativa se circunscribe al manejo de erogaciones y/o recursos que soliciten (va solicitud de recursos) para cubrir gastos y requerimientos de la operacin en estas reas y ejecutar tambin pagos relacionados con renta, luz y servicios de limpieza o que sean precisados por la Subdireccin Administrativa del IVE. Debern a su vez, realizar los registros en libros auxiliares de bancos y la integracin y custodia de la documentacin comprobatoria que, por instrucciones del titular del IVE o del titular de la Subdireccin Administrativa, les sea indicado mediante los lineamientos e instructivos correspondientes. Por acuerdo del titular del Instituto, las Coordinaciones de Zona y las Subdirecciones del Instituto que lo requieran, podrn contar con un fondo fijo de caja chica, para cubrir gastos menores que se generen por la operacin de estas reas y se manejarn conforme lo marca la normatividad descrita en el procedimiento correspondiente.
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Instituto Veracruzano e Educacin REA ACTIVIDAD Superior, A Departamento de Recursos financierosGeneral Direccin Departamento de Recursos financieros
DESCRIPCIN 1. Proporciona a la Subdireccin Administrativa el Presupuesto - calendarizado de los Recursos Federales y Estatales en forma mensual e informa respecto de los conceptos de gasto programados para ejercer los recursos depositados a cuentas del IVE. 2. Recibe recursos Federales y Estatales, solicita saldos a bancos, elabora Plizas de Ingresos y las turna a la Oficina de Contabilidad para su registro
Subdirecciones, Unidades Administrativa y Coordinadores De Zona Departamento de Recursos financieros
3. Genera Solicitudes de Recursos necesarios para apoyar su operacin en funcin de suprograma de trabajo o las instrucciones recibidas (cursos de formacin, de nmina, adquisiciones, pago de servicios etc.) y presenta Solicitud de Recursos a la Subdireccin de Planeacin, Programacin y Presupuesto. 4. En caso de no existir suficiencia presupuestal: 5. Devuelve la Solicitud de Recursos a las reas solicitantes. En caso de existir suficiencia presupuestal: 6. Asigna folio a cada Solicitud de Recursos y determina las partidas o captulos que pueden ser afectados para cubrir la Solicitud de Recursos acorde a los criterios del ejercicio presupuestal establecidos y asigna nmero de partida a ser afectada y monto para cubrir la Solicitud de Recursos, firma la encargada de asignar partida presupuestal y el Subdirector de Planeacin, Programacin y Presupuesto y turna Solicitud a la Subdireccin Administrativa.
Subdireccin Administrativa Departamento de Recursos financieros Caja Departamento de Recursos financieros Subdireccin Administrativa Caja Departamento de Recursos Financieros
7. . Analiza la situacin de los fondos e instruye a Caja y Recursos Financieros sobre los pagos o egresos a realizar. 8. Recibe Solicitudes de Recursos con la asignacin de la partida presupuestal debidamente autorizada, determina los pagos a realizar conforme al calendario de pagos, compromisos establecidos y documentacin de respaldo recibida, firmada de autorizacin por los responsables de las Subdirecciones, Unidades Administrativas y Coordinaciones de Zona que avalan la generacin de los pagos y asigna, en su caso prioridades conforme a solicitudes y enva Solicitudes de Recursos autorizados a Caja. 9. Recibe Solicitudes de Recursos autorizados, elabora Cheque y una Pliza por cada cheque por los gastos y pagos generados en la Direccin General, en la Subdirecciones y Unidades Administrativas y turna Cheques al Departamento de Recursos Financieros. 10. Recibe y revisa los Cheques elaborados por el responsable de Caja, elabora Relacin de Cheques y turna a la Subdireccin Administrativa para su firma. 11. Recibe, revisa y firma los Cheques y recaba la firma del Direccin General y los entrega al Responsable de Caja. 12. Recibe y entrega Cheques a los beneficiarios y recaba firma de recibido en Pliza de Cheque, presenta rdenes de Pago, Cheques, Plizas Cheque y documentacin de respaldo a contabilidad para su registro en el sistema contable. 13. Recibe Solicitudes de Recursos autorizados por la Subdireccin Administrativa, realiza la aplicacin de recursos, va banca electrnica, por concepto de pago de nmina, asignacin viticos al personal que cuenta con tarjeta, traspaso de recursos a Patronato de Fomento Educativo del Estado de Veracruz, A.O, pagos diversos a Coordinaciones de Zona y turna Aplicacin de recursos y Solicitud al analista para elaboracin de pliza diario y registro en contabilidad. 14. Ministra los recursos autorizados que corresponde a cada Coordinacin de Zona y es informa va fax o e-mail sobre el movimiento realizado, especificando la Coordinacin de Zona, la cuenta a la que se radic el recurso, el concepto de la erogacin y el importe.
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Instituto Veracruzano e Educacin Superior, A REA Direccin General Coordinacin de Zona/ Responsable De la Unidad Administrativa Coordinacin de Zona Coordinacin de Zona/ Responsable De la Unidad Administrativa ACTIVIDAD DESCRIPCIN 15. Recibe del IVE informacin respecto de los conceptos de gastos programados para ejercer, as como sobre los recursos depositados a la cuenta de la Coordinacin de Zona, registra ingresos en libros y elabora Cheque, documenta el trmite de pago, y lo pasa a firma y autorizacin del Coordinador de Zona. 16. Firma el Cheque y autoriza el pago. 17. Entrega Cheques a beneficiarios y recaba firma de recibido en Pliza Cheque, registra la salida de recurso en el libro auxiliar de bancos e integra documentacin comprobatoria y plizas. 18. Entrega documentacin comprobatoria del gasto a la Subdireccin Administrativa del IVE para su registro y control, conforme a las fechas de corte establecidas y en su caso remanentes. 19. Recibe y revisa la documentacin comprobatoria de los recursos enviados a las Coordinaciones de Zona, cuidando que se compruebe la totalidad de adeudos correctamente y elabora Pliza Diario, misma que transfiere a contabilidad para su registro en el sistema contable. 20. Recibe los remanentes de los recursos no ejercidos por las Coordinaciones de Zona o por personal de las Subdirecciones y Unidades Administrativas y elabora Recibo y Pliza de ingresos, enva los remanentes al banco para registrar el depsito en la cuenta correspondiente y transfiere a la oficina de contabilidad la Pliza de Ingreso con el respaldo de la ficha de deposito para su registro en el sistema contable. 21. Registra las operaciones, capturando Plizas de Ingreso, Diario y Cheque en el sistema contable e integra informacin contable del IVE, con base en lo sealado en Manual Contable. 22. Elabora los Estados Financieros acumulados en el periodo y Reportes presupustales mensuales con base en los registros del sistema contable presupuestal, y en lo estipulado en el Manual de Contabilidad para el IVE. 23. Enva mensualmente los Estados Financieros a las oficinas del INEA, a la Direccin de Contabilidad Gubernamental de la Secretara de Finanzas y Planeacin, a la Unidad Administrativa de la Secretaria de Educacin y Cultura y a la Contralora Interna de la Secretaria de Educacin y Cultura. 24. Fin del Procedimiento.
Departamento de Recursos Financieros Analista Caja
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Radicacin de Recursos para el gasto corriente Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Financieros Subdirecciones, Unidades Administrativas y Coordinaciones de Zona Subdireccin Administrativa
INICIO
SUB. ADMINIS TRATIVA
RECIBE RECURSOS SOLICITA SALDOS EALBORA Y TURNA
OFICINA DE CONTABILIDAD
GENERA Y PRESENTA SOLICTUD DE RECURSOS
ANALIZA SITUACIN DE LOS FONDOS E INSTRUYE
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS CAJA
PROPORCIONA E INFORMA PRESUPUESTO FORMA MENSUAL
POLIZAS DE INGRESO
2 1
DIRECCIN GENERAL
1
RECIBE Y VERIFICA DISPONIBILIDAD
RECIBE, REVISA, ELABORA Y TURNA CHEQUES
3
RECIBE, REVISA, FIRMA, RECABA FIRMA Y ENTREGA CHEQUES
SOLICITUDES DE RECURSOS
RELACIN DE CHEQUES NO
EXISTE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?
ENCARGADO Y DEPTO. DE REC. FIN.
REA SOLIC ITANTE
3
RECIBE, APLICA RECURSOS Y TURNA SOLICITUD DE RECURSOS
RELACIN DE CHEQUES BANCA ELECTRONICA
6
RECIBE, REVISA, ELABORA Y TRANSFIERE DOC. COMPROBACIN
4 8
OFICINA DE CONTABILIDAD ENVIA SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIN, LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SEV Y CONTRALORIA INETRNA SEV MENSUALMENTE COORDINACIN DE ZONA VIA FAX O E-MAIL FIN
SI SUB. ADMINIS TRATIVA
DEVUELVE
ASIGNA FOLIO, DERTERMINA, ASIGNA NUMERO DE PARTIDA FIRMA Y TURNA
SOLOICITUD DE RECURSOS
APLICACIN DE RECURSOS SOLICITUD AL ANALISTA
DIARIO POLIZA
SOLOICITUD DE RECURSOS
ESTADOS FINANCIEROS
11
MINISTRA RECURSOS E INFORMA
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Radicacin de Recursos para el gasto corriente Departamento de Recursos Financieros 10
RECIBE, DETREMINA, PAGOS Y ENVIA SOLICITUD DE RECURSOS RECIBE RECURSOS SOLICITA SALDOS EALBORA Y TURNA SOLICITUD DE RECURSOS
Caja
Coordinaciones de Zona Responsable de la Unidad Administrativas 11

RECIBE, REGISTRA, ELABORA DOCUMENTA Y PASA A FIRMA INFORMACIN GASTOS PROGRAMADOS LIBROS
Coordinacin de Zona
REA ADMINISTRAVIVAS Y COORD. DE ZONAS RECIBE, REGISTRA ELABORA, DOCUMENTA Y PASA A FIRMA REMANENTE DE RECURSOS RECIBO POLIZA DE INGRESO RESPALDO DE LA FICHA DE DEPOSITO
5
FIRMA Y AUTORIZA
RGISTRA, CAPTURA E INTEGRA
BANCO OFIC. DE CONTABIL IDAD
OPERACIONES CHEQUE
POLIZA DE INGRESO
ASIGNA PRIORIDADES
CHEQUE
CHEQUE POLIZA DE DIARIO TRAMITE DE PAGO POLIZA DE CHEQUE
POLIZA
2
RECIBE, ENTREGA, RECABA FIRMA Y PRESENTA CHEQUES PARA SU REGISTRO EN SISTEMA CONTABLE
ENTREGA, RACABA, FIRMA, REGISTRA E INTEGRA CHEQUE
5
BENEFICIARIO
INF. CONTABKLE DEL IVE
POLIZA ELABORA LIBRO AUXILIAR DE BANCOS DOC. COMPROBATORIO Y POLIZA ENTREGA DOCUMENTO COMPROBATORIA DE GASTOS
BENEFICIARIO
MENSUALES
POLIZA DE CHEQUES
ESTADOS FINANCIEROS
ORDENES DE PAGO DOC. DE RESPALDO
REPORTES PRESUPUESTALES
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Direccin General
Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales Adquisiciones
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Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Adquisiciones

Proporcionar los elementos indispensables al personal del Instituto Veracruzano de Educacin Superior, acerca de la adquisicin de bienes muebles e identificar las actividades a desarrollar, dentro del marco normativo.
Nombre: Objetivo:
Frecuencia:
Conforme al programa anual de adquisiciones .
NORMAS Corresponde a la Subdireccin Administrativa, a travs del Departamento de Administracin y Finanzas, a travs del Departamento de Recursos Materiales, elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, para lo cual solicitar a las distintas reas administrativas del Instituto, sus requerimientos de equipo, materiales y suministros La Administracin y registro de los bienes deber ajustarse a las disposiciones legales contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administracin y Enajenacin de Bienes Muebles del Estado, a los Lineamientos Generales para el control de inventarios, al Cdigo Financiero para el Estado y a las disposiciones normativas emitidas por la Secretara de Finanzas y Planeacin y la Contralora General del Estado. Sern sujetos a registro y resguardo todos aquellos bienes, cuyo costo de adquisicin, sea igual o superior a quince salarios mnimos vigentes en la capital del Estado, tengan una vida til superior a un ao (dos aos, para bienes muebles de carcter cientfico y tcnico), y que no se consideren de consumo. La guarda y custodia de la documentacin original, que ampare la propiedad de los bienes, estar a cargo de la Subdireccin Administrativa. Todos los bienes son objeto de registro, sin importar si la adquisicin se efectu con recursos federales, estatales, o si fueron producto de donaciones, adjudicaciones, permuta, comodato o cualquier acto que implique la transmisin de la propiedad al IVE.
En el caso del activo fijo, los bienes se registrarn al valor de adquisicin y no incluirn los gastos de transportacin ni de instalacin.
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Direccin General
NORMAS El control y registro de los bienes muebles que no tengan costo asignado o documentacin que acredite su valor de adquisicin, podrn ser valuados de acuerdo a lo siguiente: A valor de reposicin A valor de bienes similares Avalo de un perito Avalo interno con asesora de un valuador independiente En el caso de vehculos, el precio de compra que establezca el libro azul emitido por la Asociacin Mexicana de Distribuidores de Automotores, A.C
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Direccin General
REA rea solicitante y/o Coordinacin de Zona Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones)
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Elabora Requisicin de compra y la presenta al rea de Adquisiciones conforme al programa anual de adquisiciones y de acuerdo con las polticas establecidas para su elaboracin. 2. Recibe y revisa la Requisicin de compra. Cumple requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: 3. Devuelve la Requisicin al rea solicitante, indicando causas de incumplimiento. En caso de cumplir con los requisitos: 4. Asigna nmero consecutivo a la requisicin de compra y entrega la ltima copia al rea solicitante.
Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones)
5. Elabora relacin de solicitudes, registra la requisicin de compra y archiva una copia en orden consecutivo. 6. Elabora consolidado de requisiciones de compra por lnea de bienes, con base en el catlogo de adquisicin de bienes. 7. Determina la alternativa que proceda para la adquisicin de los bienes, considerando el origen nacional o extranjero de los mismos, as como el costo aproximado de los bienes y las disposiciones legales que en lo particular deban contemplarse, segn corresponda: Adjudicacin directa. Adquisiciones mediante convocatoria o cuando menos 3 proveedores. Adquisiciones mediante licitacin pblica. Adquisicin por emergencia o exento de licitacin pblica. 8. Elabora Orden de pedido y /o Contrato, en su caso, procedente de acuerdo al fallo otorgado para la adquisicin. 9. Registra orden de pedido y asigna nmero de folio al pedido y/o contrato. 10. Archiva en orden consecutivo la ltima copia del pedido 11. Solicita al rea de control presupuestal la autorizacin del pedido en cuanto a la disponibilidad presupuestal y enva el pedido en original y copia al rea de control presupuestal 12. Recibe el pedido en original y copia, verifica la disponibilidad presupuestal Existe disponibilidad? En caso de no existir disponibilidad:
Departamento de Recursos Financieros(control presupuestal)
Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Departamento de Recursos Financieros(control presupuestal)
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
13. Rechaza el pedido por falta de disponibilidad presupuestal, devolvindolo al rea de adquisiciones. Recibe pedido rechazado y archiva la Requisicin de compra y toda la documentacin existente al 14. respecto en el expediente por proveedor. 15. Notifica al rea solicitante la cancelacin de la Requisicin de compra por falta de disponibilidad presupuestal. rea Solicitud 16. Recibe Notificacin de cancelacin de la Requisicin de compra por falta de disponibilidad presupuestal. En caso de existir disponibilidad : 17. Autoriza el pedido debidamente requisitado y lo entrega al rea de Adquisiciones. Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Subdireccin Administrativa 18. Recibe pedido con la autorizacin presupuestal y lo turna al Subdirector de Administracin y Finanzas con la documentacin generada en el proceso de adquisicin, para su autorizacin. 19. Recibe, autoriza y turna el pedido y los documentos de apoyo al Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones).
Departamento de Recursos Materiales Proveedor Departamento de Recursos Financieros(control presupuestal)
20. Recibe el pedido autorizado con la documentacin de apoyo y lo entrega al proveedor seleccionado solicitndole la garanta de cumplimiento del pedido, cuando las polticas as lo determinen. 21. Recibe pedido, firma y entrega la garanta de cumplimiento de pedido al Departamento de Recursos Financieros (Control Presupuestal). 22. Recibe el pedido firmado por el proveedor y la garanta por cumplimiento de pedido y verifica que sta se encuentre debidamente requisitada. Cumple requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos.
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
23. Indica al proveedor las adecuaciones que deban hacerse a la garanta. En caso de cumplir con los requisitos: 24. Devuelve a Recursos Materiales el pedido y una copia firmada y sellada de la garanta al Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones). 25. Recibe y entrega el original del pedido al proveedor, as como la copia de la garanta por sostenimiento de ofertas firmada y sellada para cumplimiento de pedido. 26. Recibe original del Pedido y la copia firmada y sellada de garanta por sostenimiento de ofertas y prepara los bienes a suministrar conforme al Pedido. 27. Enva al rea solicitante o al almacn del Pedido y muestra si es el caso, y distribuye las copias restantes del pedido de la siguiente manera: -Archivo del proveedor. -Seguimiento, control y estadstica del rea de adquisiciones. 28. Recibe copia del Pedido y lo archiva en el expediente del proveedor. 29. Entrega los bienes solicitados en las condiciones pactadas y entrega la factura y/o remisin al almacn y/o coordinacin de zona.
Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Proveedor Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Almacn
Almacn y/o Coordinacin de Zona
30. Recibe los bienes contenidos en la factura, revisa que los bienes respondan al pedido y a la factura y las muestras recibidas del rea de adquisiciones. Est completo el pedido y cumple con las especificaciones solicitadas? En caso de no estar completo y no cumpla con las especificaciones 31. Devuelven al proveedor los bienes y la factura. En caso de estar completo y cumpla con las especificaciones: 32. Recibe los bienes, sella y firma la factura por tal concepto.
62

Direccin General
REA Almacn y/o Coordinacin de Zona
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 33. Elabora nota de entrada si es el almacn quien lo recibe y enva copia al departamento de Recursos Materiales para notificar recepcin de bienes si es la Coordinacin de Zona y entrega al proveedor el original de la factura. 34. Recibe la factura y enva al Departamento de Recursos Materiales. 35. Recibe la documentacin y compara los documentos recibidos del proveedor Es correcto? En caso de no estar correcto: 36. Notifica al proveedor y le devuelve la documentacin recibida. En caso de estar correcto: 37. Desarrolla tramite de pago, continua procedimiento
Proveedor Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones)
38. Recibe la documentacin y revisa que concuerde con los bienes solicitados. La documentacin es correcta? En caso de no estar correcta la documentacin: 39. Devuelve al proveedor la documentacin. Contina en el nmero 44. En caso de estar correcta la documentacin 40. Contina el procedimiento
41. Revisa que el tiempo de entrega haya sido dentro del plazo sealado en el pedido Tiempo de entrega correcto? En caso de no entregar a tiempo: 42. Elabora Tabla de formulacin de descuento por incumplimiento e informa al proveedor. En caso de entreqar a tiempo. 43. Procede a elaborar Solicitud de recursos y la turna al Subdirector de Administracin y Finanzas para su firma con la documentacin soporte.
Proveedor Subdireccin Administrativa Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones)
44. Resuelve causas de improcedencia y/o firma tabla de formulacin de descuentos por incumplimiento. 45. Recibe Solicitud de recursos con factura (o), Nota de entrada (o) Pedido y/o Tabla de formulacin de descuento, si corresponde. Revisa y autoriza Solicitud de recursos y devuelve al rea de Adquisiciones. 46. Recibe Solicitud debidamente autorizada y requisitada con toda su documentacin.Est debidamente requisitada? En caso de no estar debidamente requisitada:
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 47. Enva documentacin para su devolucin al Proveedor. Contina en el nmero 44. En caso de estar debidamente requisitada: 48 Registra la informacin derivada de la documentacin presentada por el Proveedor y se enva al Departamento de Recursos Financieros Efecta el pago al proveedor 49. Efecta el pago a proveedor 50. Fin del procedimiento
Departamento de Recursos Financieros(Caja)
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones rea solicitante y/o Coordinacin de Zona
INICIO RECIBE Y REVISA ELABORA, PRESENTA REQUISICIN DE COMPRAS ARCHIVA REQUISISCION DE COMPRA
Departamento de Recursos Materiales-Adquisiciones
Departamento de Recursos Financieros (Control Presupuestal)
Subdireccin Adminitrativa
REGISTRA Y ASIGNA ORDEN DE PEDIDO
NMERO DE FOLIO AL PEDIDO Y/O AL CONTARTO
5 2
RECIBE, AUTORIZA Y TURNA PEDIDO
DOCUEMNTOS
3
SI RECIBE
CUMPLE
NO DEVUELVE
REA SOLICITANTE
PEDIDO
REQUISITOS?
6 2
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL RECIBE, REVISA, AUTORIZA Y DEVUELVE
REQUISICIN
1
RECIBE Y VERIFICA
NOTIFICACIN DE CANCELACIN REQUISICION DE COMPRA
ASIGNA ENTREGA REQUISICIN DE COMPRA C
NMERO CONSECUTIVO
PEDIDO
O -C
SOLICITUD DE RECURSOS NO
REA SOLICITANTE
FACTURA RECHAZA, DEVUELVE PEDIDO
ELABORA REGISTRA Y ARCHIVA RELACIN DE SOLICITUD RELACIN DE SOLICITUDES SI
EXISTE DISPONIBI LIDAD?
NOTA DE ENTRADA O PEDIDO
AUTORIZA Y ENTREGA PEDIDO C
4 2
2 2
17
TABLA DE FORMULACIN DE DESCUENTO
65

Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Departamento de Recursos Materiales(Adquisiciones) 1 1 1 ELABORA 1 1 1 CONSOLIDADO DE REQUISICIONES 1 DE COMPRA POR 1 LINEA DE BIENES 1 2 2
RECIBE Y ENTERGA DE PEDIDO DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN
RECIBE Y ARCHIVA PEDIDO
6 2
14
RECIBE Y COMPARA
REQUISICIN DE COMPRA
DOCUMENTOS RECIBIDOS POR ELPROVEEDOR
7 2
NOTIFICA CANCELACIN REQUISICIN DE COMPRA
NO ES CORRECTO? NOTIFICA Y DEVUELVE PROVEEDOR
DETERMINA ALTERNATIVA
9 9 2
RECIBE Y ENTERGA PEDIDO O SI O
ELABORA DE ACUERDO AL FALLO ORDEN DE PEDIDO CONTRATO
DOCUMENTACIN RECIBIDA DEARROLLA TRAMITE DE PAGO CON CONCUERDE CON LOS BIENES SOLICITADOS
GARANTIA
3 2 4 2 11
RECIBE, TURNA PEDIDO ENVIA RECIBE PEDIDO C
10 2
REA SOLICITANTE O ALMACN PROVEEDORES C ADQUSICIONES
RECIBE Y REVISA DOCUMENTACIN
SOLICTA AUTORIZACIN Y ENVIA PEDIDO O-C
DOCUMENTACIN
5 2
2 1 1 1 1 1 1 1 1
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Proveedores 7 2 Almacn Almacn y/o Coordinacin de Zona
RECIBE BIENES, REVISA PEDIDO
Departamentos de Recursos Financieros Caja 19 2
RECIBE, FIRMA Y ENTREGA
RECIBE Y ARCHIVA PEDIDO C
12
EFECTUA PAGO
PROVEEDOR
PEDIDO
FACTURA
FIN
GARANTIA NO PROVEEDOR DEVUELVE
8 10
RECIBE Y PREPARA PEDIDO O BIENES
ES TA COMPLETO DE PEDIDO Y CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES SOLICITADAS? SI RECIBE BIENES SELLA Y FIRMA FACTURA
FACTURA
GARANTIA
11
ENTREGA BIENES FACTURA ELABORA, ENVIA NOTA DE ENTRADA C
NOTIFICACIN POR RECEDPCIN DE BIENES
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
12
12
FACTURA
PROVEEDOR
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Departamento de Recursos Financieros (Control Presupuestal) 8 2 13
RECIBE Y ENVIA
Proveedor
VERIFICA Y RECIBE PEDIDO FIRMADO GARANTIA
FACTURA
14 2
NO CUMPLE REQUISITOS? INDICA PROVEEDOR
15 18
RESUELVE Y LO FIRMA TABLA DE FORMULACIN DE DESCUENTO POR INCUMPLIMIENTO
CAUSAS DE IMPROCEDENCIA
GARANTIA SI DEVUELVE
ADECUACIONES
PEDIDO
GARANTIA
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones) 2
NO LA DOCUMENTA CION ES CORRECTA? PROVEEDOR DEVUELVE DOCUMENTACIN
17
RECIBE
SOLICITUD DE RECURSOS DOCUMENTACIN
SI
15
REVISA QUE EL TIEMPO DE ENTREGA HAYA SIDO DENTRO DEL PLAZO SEALADO EN EL PEDIDO
NO TIEMPO DE ENTREGA CORRECTO? NO ESTA DEBIDAMENTE REQUISITADA? ENVIA PROVEEDOR
ELABORA E INFORMA TABLA DSE FORMULACIN DE DESCUENTOS
PROVEEDOR
DOCUMENTACIN
SI ELABORA Y TURNA SOLICTUD DE RECURSOS DOCUMENTACIN SOPORTE
SI REGISTRA Y ENVIA INFORMACIN
18
19 16
69

Direccin General
Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales Seguridad, higiene y Proteccin Civil
70

Direccin General
Nombre: Objetivo:
PROCEDIMIENTO Integracin y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene. Integrar y sentar las bases para el funcionamiento de la Comisin Central Mixta de Seguridad e Higiene del Instituto Veracruzano de Educacin Superior y su Comit de Proteccin Civil, para resolver los problemas que en la materia se pudieran presentar.
Eventual.
Frecuencia:
NORMAS El proceso de seguridad e higiene se apegar al Reglamento para la promocin integracin y funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del sector pblico afiliado al rgimen de seguridad social del ISSSTE (D.O.F. 26/Septiembre/1994). El proceso de proteccin civil se apegar al Decreto por el que se establece el Programa de Proteccin Civil 1995-2000.(D.O.F.17/Julio/1996) Declaratoria de vigencia de la Norma Oficial Mexicana NOM -S-PC-1-1992, /Seales y\ avisos para la proteccin civil, colores, formas y smbolos a utilizar. (D.O.F.13/Julio/1992).
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Direccin General
REA Subdireccin administrativa
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Determina el nmero de centros de trabajo por cada inmueble sea o no propiedad, para instalar una comisin por cada uno de ellos que tenga ms de 10 personas laborando. 2. Notifica a la delegacin del ISSSTE correspondiente, para que se otorgue el nmero de clave de la Comisin Central y la subcomisiones, en su caso informar de los auxiliares administrativos capacitados en las Coordinaciones de Zona.
Subdireccin administrativa Comisin de Seguridad e Higiene
3. Integra la Comisin Central y las Subcomisiones con los representantes del departamento de Recursos Humanos y departamento de Recursos Materiales 4. Determina el nmero de personas que requieren capacitacin y procede a capacitar al personal que integre cada una de las Subcomisiones, as como a los auxiliares administrativos de las Coordinaciones de Zonas, con el fin de tener en el Instituto el ms alto nmero de personas capacitadas. La capacitacin se puede obtener solicitndole a la delegacin del ISSSTE o a otras dependencias o entidades que desarrollen labores en materia de seguridad e higiene. 5. Integra grupos de recorridos, conformados por todos los miembros de la comisin.. 6. Efecta recorridos en las areas de trabajo para identificar los posibles riesgos fsicos que pudiesen existir y una vez identificados, genera opciones de solucin
Comisin de Seguridad e Higiene
7. Recibe Informe de los riesgos detectados en los recorridos y soluciona 8. Registra diagnostico y las soluciones, utilizando la formatera proporcionada por la delegacin del ISSSTE. 9. Fin del Procedimiento
72

Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Integracin y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene Subdireccin Administrativa Comisin de Seguridad e higiene
INICIO DETERMINA NMERO DE PERSONAS Y CAPACITA DETERMINA NMERO DE CENTRO INTEGRA GRUPOS, DE RECORRIDO CON MIEMBROSDE LA COMISIN
INTEGRANTES DE LAS SUBCOMISIONES Y AUXILIARES ADMINISTRATIVOS
NOTIFICA E INFORMA
DELEGACIN DEL ISSSTE, AUXILIAR ADMINISTRATIVO CAPACITADOS
INTEGRA LA COMISIN CENTRAL Y LAS SUBCOMISIONES
CONJUNTAMENTE REPRESENTANTE DEPT. DE RECURSOS HUMANOS, DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES
EFECTUA RECORRIDOS GENERA OPCIN DE SOLUCIN
RECIBE Y SOLUCIONA INFORME DE RIESGOS
REGISTRA DIAGNOSTICOS Y LAS SOLUCIONES
FIN
73

Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Integracin del Comit de Proteccin Civil Integrar y sentar las bases para el funcionamiento de la Comisin Central Mixta de Seguridad e Higiene del Instituto veracruzano de Educacin Superior y su Comit de Proteccin Civil, para resolver los problemas que en la materia s pudieran presentar,
Eventual.
Nombre: Objetivo:
Frecuencia:
NORMAS El proceso de seguridad e higiene se apegar al Reglamento para la promocin integracin y funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del sector pblico afiliado al rgimen de seguridad social del ISSSTE (D.O.F. 26/Septiembre/1994). El proceso de proteccin civil se apegar al Decreto por el que se establece el Programa de Proteccin Civil 1995-2000.(D.O.F.17/Julio/1996). Declaratoria de vigencia de la Norma Oficial Mexicana NOM -S-PC-1-1992, seales y avisos para la proteccin civil, colores, formas y smbolos a utilizar. (D.O.F.13/Julio/1992).
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Direccin General
REA Subdireccin administrativa
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Integra el Comit de Proteccin Civil con la participacin de todas las reas del IVE incluyendo sus Coordinaciones de Zona, el cual debe estar integrado por un 15% del total del personal fijo. 2. Solicita el apoyo de Proteccin Civil Estatal, Cruz Roja, ISSSTE y todas aquellas dependencias o entidades que desarrollen labores a favor del Programa Nacional de Proteccin Civil.
Subdireccin administrativa Comisin de Seguridad e Higiene Comisin de Seguridad e Higiene
3. Detecta los fenmenos fsicos naturales que se puedan originar, en la zona territorial donde estn ubicados los inmuebles que concentran las oficinas administrativas y operacionales del Instituto e integra brigadas de proteccin civil que puedan hacer frente a los fenmenos detectados. Determina el nmero de personas que requieren de capacitacin y capacita al personal que integre cada una de las brigadas, as como 4. a los auxiliares administrativos de las Coordinaciones de Zona, con el fin de tener el Instituto el ms alto nmero de personas capacitadas, para lo cual solicita a las dependencias y entidades los cursos necesarios para cumplir con los requisitos del Comit. 5. Determina las zonas de seguridad internas y externas de todos y cada uno de los inmuebles que tienen oficinas del Instituto. 6. Efecta ejercicios en zonas de seguridad internas con notificacin previa(da y hora), debindose cronometrar, afin de obtener tiempos aceptables, inicia ejercicios sin notificacin , posteriormente realiza ejercicios a zonas de seguridad externas con el mismo sistema.
7. Notifica a Proteccin Civil Estatal para que efecte la supervisin de los ejercicios , a fin de constatar los resultados favorables obtenidos. 8. Fin del procedimiento.
75

Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Integracin del Comit de Proteccin Civil Subdireccin Administrativa Comisin de Proteccin Civil
INICIO
DETECTA FENOMENOS FSICOS E INTEGRA BRIGADAS
ZONA TERRITORIAL DE OFICINAS DEL IVE
INTEGRACIN DE COMITE
PROTECCIN CIVIL, CRUZ ROJA, ISSSTE Y DEPENDENCIAS O ENTIDADES SOLICTA AOPYO
INTEGRADO POR UN 15% DEL TOTAL DEL PERSONAL FIJO
DETERMINA NMERO DE PERSONAS, CAPACITACIN Y SOLICITA CURSOS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DETERMINA ZONAS DE SEGURIDAD
MUEBLES DEL IVE
EFECTUA EJERCICIOS EN ZONAS
CON Y SIN NOTIFICACIN PREVIA
NOTIFICA PARA QUE SUPERVISE
PROTECCIN CIVIL ESTATAL
FIN
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Direccin General
Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
77

Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: Frecuencia:

PROCEDIMIENTO
Control de combustible y kilometraje.

Ejercer un estricto control sobre el consumo de combustible, de conformidad a los Lineamientos para Ejercicio de los Recursos Pblicos Bajo Criterios de Disciplina y Austeridad Presupuestal. Permanente.
NORMAS Las reas de la Direccin General y las Coordinaciones de Zona, debern entregar a la Oficina de Servicios Generales el formato Control de combustible y kilometraje (Bitcora), en la fecha establecida pro la Subdireccin Administrativa. El Departamento de Recursos Materiales, Seguros, Fianzas e Indemnizaciones establecer la cantidad de combustible a emplear en las comisiones asignadas de la Direccin General a las diversas Coordinaciones de Zona, en base al promedio de consumo de los distintos tipo de unidad, ya sea de 4, 6, u 8 cilindros.
Elabor: Subdireccin Administrativa
Revis: Subdireccin Administrativa
78

Direccin General
REA Recursos Materiales (Parque Vehicular)
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Asigna a cada unidad su bitcora de control de combustibles y Kilometraje. 2. Asigna vehculos para el desarrollo de comisiones oficiales de conformidad a las solicitudes de las reas de la Direccin, as como a la programacin de servicios de mensajera, elaborando su respectivo vale de salida de vehculo. 3. Asigna recursos al chofer en el caso de que algn vehculo requiera combustible, para que se llene el tanque de gasolina, mediante la firma de un vale provisional de caja. 4. Recibe el vehculo y el recurso para la toma de gasolina, si es el caso y las condiciones del vehculo en su carrocera, herramientas, llantas de refaccin, agua, luces, etc., recibiendo por parte del rea del parque vehicular el resguardo correspondiente. Existe alguna irregularidad? En caso de que exista irregularidad: 5. Reporta en forma inmediata al encargado de servicios general. En caso de que no existan irregularidades: 6. Registra nombre y kilometraje inicial en bitcora y procede a realizar comisin asignada. 7. Traslada el vehculo a la gasolinera ms cercana para la toma de combustible (cuando sea el caso) registra en bitcora el kilometraje, litros e indicacin del tanque de gasolina al momento de la toma de combustible. 8. Registra en la bitcora el kilometraje final y la firma, as como la indicacin del tanque de gasolina, una vez concluida la comisin. 9. Regresa el vehculo a Servicios Generales junto con la bitcora, y si es el caso la factura de gasolina que deber incluir los siguientes datos: Nombre y firma del conductor Marca y placas del vehculo Kilometraje en la toma de combustible Litros e importe total de la factura
Subdireccin Administrativa Chofer
10. Fin del procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Control de Combustible y Kilometraje Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular) Subdireccin Administrativa Chofer
INICIO
ASIGNA RECURSOS PARA COMBUSTIBLE VALE PROVISIONAL DE CAJA
RECIBE VEHICULO Y RECURSO, REVISA RESGUARDO ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES SI
REGISTRA VEHICULO
SERVICIOS GENERALES
ASIGNA A CADA UNIDAD
BITACORA
EN SU CASO DEVUELVE FACTURA DE GASOLINA
BITACORA
EXISTE ALGUNA NO IRREGULAR IDAD?
REPORTA DE FORMA INMEDIATA
FIN
NO ASIGNA VEHICULOS ELABORA REGISTRA BITACORTA NOMBRE, KILOMETRAJE, REALIZA COMISION
SOLICITUDES
PROGRAMACIN
TRASLADA VEHICULO A GASOLINERA MS CERCANA Y REGISTRA BITACORA
KILOMETRAJE, LITROS E INDICACION DEL TANQUE DE GASOLINA AL MOMENTO DE LA TOMA DE COMBUSTIBLE
VALE DE SALIDA VALE
REGISTRA Y FIRMA
DE SALIDA
BITACORA
KILOMETRAJE FINAL E INDICACION DEL TANQUE DE GASOLINA, UNA VEZ CONCLUIDA LA COMISION
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Control de Consumo de Energa Elctrica. Difundir e implantar las disposiciones de racionalidad y control en el consumo de energa. Permanente.
NORMAS El Departamento de Recursos Materiales, emitir Circular, mediante la cual da a conocer al personal del Instituto las disposiciones que en materia de racionalidad y control en el consumo de energa elctrica se deber observar. El Departamento de Recursos Materiales, realizar actividades permanentes creando conciencia al personal del Instituto sobre el cuidado en el consumo de energa elctrica.
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Direccin General
REA Recursos Materiales Servicios Generales
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN 1. Conoce, observa y actualiza la normatividad vigente que en materia de ahorro de energa elctrica emitan las autoridades competentes. 2. Difunde mediante Circulares, Oficios y reuniones a todo el personal las disposiciones y lineamientos que en materia de racionalidad y control en el consumo de energa elctrica se debern observar, con base en la normatividad vigente y al programa interno de ahorro y uso eficiente de la energa elctrica y realiza actividades permanentes, a fin de crear conciencia y hacer responsable solidario al personal sobre el cuidado en el consumo de energa elctrica. 3. Mantiene un seguimiento sobre la observancia de las medidas y disposiciones implantadas. 4. Recibe y revisa bimestralmente los recibos de energa elctrica de los inmuebles arrendados. 5. Elabora Solicitud de recursos por el importe total a cubrir y tramita cheque en la Subdireccin Administrativa. 6. Recoge cheque y realiza pago en oficina de Comisin Federal de Electricidad, en caso de existir alguna duda se realiza reclamacin por escrito. 7. Fin del procedimiento
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Control de consumo de energa elctrica Departamentos de Recursos Materiales-Servicios Generales
INICIO
ADMINISTRACION Y
ELABORA Y TRAMITA
SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA
CONOCE, OBSERVA Y ACTUALIZA NORMATIVIDAD VIGENTE
DE AHORRO DE ENERGIA ELECTRICA
CHEQUE CHEQUE
DIFUNDE Y REALIZA ACTIVIDADES PERMANENTES
DISPOSICIONES Y LINEAMINETOS
RECOGE Y REALIZA PAGO DE ELECTRICIDAD CHEQUE CHEQUE
OFICINA DE COMISIN FEDERAL DE ELECTRICIDAD
EN CASO DE EXISTIOR ALGUNA DUDA SE REALIZA RECLAMACION POR ESCRITO
CIRCULARES OFICIOS
MANTIENE SEGUIMIENTO
BIMESTRAL FIN
RECIBE Y REVISA RECIBOS DE ENERGA
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Control de los Servicios de Vigilancia. Constatar que el servicio de vigilancia contratado, se realice de acuerdo a los requerimientos del Instituto. Permanente.
NORMAS El Departamento de Recursos Materiales, notificar a los supervisores de los servicios de vigilancia sobre las acciones y disposiciones que se habrn de cumplir en la prestacin del servicio
y de los Reportes a elaborar. El Departamento de Recursos Materiales, a travs de la oficina de Servicios Generales vigilar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Contrato de Servicios de
Vigilancia. El personal de vigilancia presentar diariamente el Parte de novedades describiendo los hechos ms relevantes durante las 24 horas del da. De existir irregularidades o deficiencias en la prestacin del servicio, la oficina de Servicios Generales solicitar en forma inmediata al personal responsable de la empresa encargada de la
vigilancia, la correccin de tales deficiencias.
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Direccin General
REA Departamento de Recursos materiales
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Elabora el programa de actividades para el desarrollo ptimo de los servicios y la supervisin y control de los mismos, una vez contratados los servicios de vigilancia. 2. Notifica a los responsables supervisores de los servicios de vigilancia sobre las acciones y disposiciones que se habrn de cumplir en la prestacin del servicio y de los reportes a elaborar. 3. Gira instrucciones al personal de mantenimiento de servicios generales, a fin de que realicen la supervisin de los servicios de vigilancia.
Oficina de Servicios Generales. Personal de Mantenimiento. Oficina de Servicios Generales. Personal Responsable O Empresa de Vigilancia
4. Supervisa los servicios de vigilancia conforme las instrucciones de Servicios Generales, elabora el Reporte respectivo y lo presenta a la oficina de Servicios Generales.
5. Recibe Reportes sobre la prestacin del servicio de vigilancia, en el caso de que existan irregularidades o deficiencias en la prestacin del servicio, solicita en forma inmediata al personal responsable de la empresa contratada la correccin de tales deficiencias. 6. Elabora diariamente el parte de novedades y lo presenta a la oficina de Servicios Generales.
7. Recibe parte de novedades del servicio de vigilancia y revisa Reporte e informacin y aplica medidas correctivas para optimizar la prestacin de los servicios 8. Archiva documentos en consecutivo. 9. Fin de procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Control de los Servicios de Vigilancia Departamento de Recursos Materiales Oficina de servicios Generales-Personal de Mantenimiento
PERSONAL RESPONSABLE INICIO SUPERVISA SERVICIOS DE VIGILANCIA, ELABORA Y PRESENTA RECIBE, SOLICITA CORRECCION DE DEFICIENCIAS REPORTE PARTE DE NOVEDADES
Oficina de Servicios Generales
Personal Responsable o Empresa de Vigilancia

ELABORA Y PRESENTA
ELABORA
PROGRAMA DE ACTIVIDADES
REPORTE RECIBE, REVISA Y APLICA MEDIDAS PARTE DE NOVEDADES REPORTE
RESPONSABLE SUPERVISORES NOTIFICA ACCIONES Y DISPOSICIONES
ARCHIVA GIRA INSTRUCCIONES DOCUMENTOS
FIN
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Control de Servicio Telefnico. Establecer y dar a conocer las medidas de disciplina y austeridad en cuanto al servicio telefnico. Permanente.
NORMAS El Departamento de Recursos Materiales, elaborar Circular para dar a conocer al personal las disposiciones en materia y racionalidad del servicio telefnico en lo concerniente a llamadas
de larga distancia y celulares. La encargada del conmutador elaborar de manera mensual el Reporte de las llamadas oficiales de larga distancia realizadas por las diferentes reas de la Direccin General. Las llamadas de larga distancia no oficiales debern ser aclaradas o justificadas y en su caso su importe deber ser cubierto por el responsable. La encargada del conmutador estar autorizada para realizar llamadas de carcter oficial.
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Direccin General
REA Departamento de Recursos Materiales
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Conoce y observa la normatividad vigente que en materia de servicio telefnico se emite por parte de las autoridades competentes. 2. Difunde mediante Circulares, Oficios y reuniones a todo el personal las disposiciones y normas que en materia de racionalidad de servicio telefnico se deban observar con base en la normatividad vigente y al programa de ahorro telefnico interno. 3. Realiza actividades permanentes, para el logro de una actitud responsable en todo el personal sobre el ahorro del servicio telefnico. 4. Solicita a las unidades administrativas elaboren el Reporte de llamadas de larga distancia realizadas durante un mes.
Titulares de las reas Administrativas del IVE,(Direccin General Titulares de las reas Administrativas Responsable en el IVE. Direccin General (Conmutador) Titulares de las reas Administrativas Responsable en el IVE.
5. Elabora mensualmente Reporte de llamadas oficiales de larga distancia y lo entrega al jefe del rea de servicios generales. 6. Recibe los Reportes mensuales de llamadas oficiales de larga distancia y elabora el Concentrado de llamadas telefnicas de larga distancia, verificando que sean de carcter oficial. 7. Informa al rea administrativa sobre las llamadas telefnicas de larga distancia no oficiales para su justificacin o cobro. 8. Revisa el reporte de llamadas telefnicas no oficiales de larga distancia en Coordinaciones de Zona e investiga dentro de la unidad administrativa (personal adscrito al rea). La llamada telefnica es de carcter oficial? En caso de que sea de carcter oficial:
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
9. Elabora Justificacin y recaba el visto bueno del titular de la Coordinacin de Zona. En caso de que no sea de carcter oficial: 10. Gira instrucciones al responsable para que cubra el importe de la llamada telefnica, solicitndole que en lo sucesivo se evite totalmente incurrir en esta anomala, enva justificacin y/o soporte documental de las llamada al Departamento de Recursos Materiales. 11. Recibe Justificacin y soporte documental por parte del titular de la Unidad Administrativa responsable, sobre la llamada telefnica, revisa y verifica el carcter oficial de la misma y que cuente con el visto bueno del titular del IVE, registra y archiva y recibe fotocopia del recibo de caja que ampara el importe cubierto por concepto de llamada telefnica no oficial y anexa al reporte telefnico, la Pliza de Pago. 12. Revisa mensualmente los recibos de las lneas telefnicas contratadas, elabora Solicitud de Recursos por el importe total a pagar y tramita cheque en la Subdireccin Administrativa. 13. Recoge cheque en Caja y procede a realizar el pago total por el servicio telefnico recibido. 14. Fin de procedimiento.
Departamento de Recursos Materiales (Servicios Generales)
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Control de Servicio Telefnico Departamento de Recursos Materiales (Servicios Generales) Titulares de las reas Administrativas de IVE (Dir. Gral.) Titular de rea Administrativa Responsable en el IVE
RECIBE, ELABORA Y VERIFICA REPORTES MENSUALES DE LLAMADAS DE L.D. MENSUALMENTE CONCENTRADO DE LLAMADAS TELEFONICAS
Direccin General (Conmutador)
INICIO ELABORA Y ENTREGA CONOCE Y OBSERVA NORMATIVIDAD
INFORMA
SOBRE LLAMADAS NO OFICIALES
REPORTE DE LLAMADAS DE L.D.
REVISA E INVESTIGA DIFUNDE NORMAS DE RACIONALIDAD CIRCULARES

LA LLAMADA ES DE CARCTER OFICIAL NO
REPORTE DE LLAMADAS NO OFICIALES
EN COORDINACIONES DE ZONA
TITULAR DE LA COORDINACIN DE ZONA
SI
OFICIOS
ELABORA Y RECABA VISTO BUENO JUSTIFICACION
REALIZA ACTIVIDADES PERMANENTES
GIRA INSTRUCCIONES Y ENVIA JUSTIFICACION
SOLICITA MENSUALMENTE REPORTE DE LLAMADAS DE L.D.
SOPORTE DOCUMENTAL
RESPONSABLE PARA QUE CUBRA EL IMPORTE DE LA LLAMADA
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR
Nombre del Procedimiento: Control de Servicio Telefnico Departamentos de Recursos Materiales (Servicios Generales) 1
RECIBE, REVISA VERIFICA, REGISTRA ARCHIVA Y ANEXA JUSTIFICACION SOPORTE DOCUMENTAL
RECIBO DE CAJA
POLIZA DE PAGO CHEQUE CHEQUE RECIBE, REVISA ELABORA Y TRAMITA RECIBOS SOLICITUD DE RECURSOS CHEQUE SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA
RECOGE Y REALIZA PAGO FIN CHEQUE
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Elaboracin Aplicacin y Seguimiento de Programas de Ahorro. Establecer y dar a conocer el Programa Interno de Ahorro. Anual
NORMAS El Departamento de Recursos Materiales enviar Circulares a todo el personal para observar las diversas disposiciones con la finalidad de propiciar el ahorro y uso eficiente de los servicios, en razn a la normatividad basada en los criterios de disciplina, racionalidad y autoridad presupuestal emitidos por la Contralora General del Estado.
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Direccin General
REA Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales. Servicios Generales Subdireccin Administrativa
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Elabora Programas Internos de Ahorro dentro de los primeros quince das del mes de Enero de cada ao, donde se incluyen todas las acciones y medidas a realizar con el objeto de racionalizar el gasto y fomentar el ahorro y uso racional de los servicios. 2. Difunde mediante comunicado los programas de ahorro a las Unidades Administrativas, as como las medidas y disposiciones que se debern observar. 3. Recibe copia de los programas de ahorro y gira instrucciones al personal adscrito a su rea, a fin de que se observen estrictamente las disposiciones emitidas para propiciar el ahorro y uso eficiente de los servicios. 4. Comenta con el rea de Servicios generales sobre mejoras en el contenido y aplicacin de los programas, a fin de realizar los ajustes convenientes que sean necesarios. 5. Da seguimiento a los programas de ahorro de acuerdo a su aplicacin, a los resultados que se vayan obteniendo y a las sugerencias y propuestas de las unidades administrativas y en su caso se proponen ajustes o medidas correctivas. 6. Fin del procedimiento.
Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Elaboracin, Aplicacin y Seguimiento de Programas de Ahorro Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales Subdireccin Administrativa
PERSONAL ADSCRITO A SU REA
INICIO RECIBE, GIRA INSTRUCCIONES Y OBSERVANCIA ELABORA PROGARMAS INTERNOS DE AHORRO PRIMEROS 15 DIAS DEL MES DE ENERO DE CADA AO PROGRAMAS DE AHORRO
DIFUNDE PROGRAMAS COMUNICADO
UNIIDADES ADMINISTRATIVAS DEI IVE
COMENTA MEJORAS PROGRAMAS DE AHORRO
SERVICIOS GENERALES
DA SEGUIMIENTO Y PROPONE
EN SU CASO AJUSTE O MEDIDAS CORRECTIVAS
PROGRAMAS DE AHORRO
FIN
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Envo y Recepcin de Valijas. Establecer un medio de control para el envo y recepcin de la correspondencia Peridica.
NORMAS Se recibirn diariamente valijas con documentacin oficial para envi, debidamente relacionada y autorizada por parte de la Unidad de Documentacin y Seguimiento, respetando el horario de recepcin de la misma (de 9:00 a 15:00 horas).
La Oficina de Servicios Generales recibir y relacionar las valijas con informacin de la institucin, las cuales sern entregadas el mismo da a la Unidad de Documentacin y
Seguimiento para su revisin y distribucin correspondiente
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Direccin General
REA Unidad Administrativa Solicitante Unidad de Documentacin y Seguimiento Oficina de Servicios Generales Responsable de Valija
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Concentra documentacin que se enviar, la selecciona y coloca en sobres debidamente cerrados y sellados indicando en todos los casos el nombre del destinatario y del remitente y la entrega a la Oficina de Servicios Generales (Responsable de Valija). 2. Recibe sobres que contienen documentos para ser enviados, revisa que estn debidamente rotulados con el nombre y direccin del destinatario, en el caso de que no se cuenten con los requisitos completos, devuelve documentos al rea solicitante. 3. Requisita formato "Relacin para envi de Correspondencia" (original y dos copias), registrando todos y cada uno de los documentos a enviar. 4. Elabora guas de envo de acuerdo al destino final de cada documento, escribiendo la leyenda a domicilio en todos los casos y coloca los documentos debidamente seleccionados en bolsas de plstico especiales que la lnea de transporte asigna para este fin; anexa relacin de correspondencia (original y copia). 5. Acude a las oficinas de transporte a depositar la valija, recoge la 1 a copia de la gua, debidamente sellada de recibido. Registra nmeros de guas debidamente sellada de recibido. Registra nmero de gua enviados en el reporte correspondiente; cuando el servicio es contratado con una empresa, para la recoleccin a domicilio de la valija en das preestablecidos, se hace entrega al encargado y se recaba copia de la gua de envo. 6. Registra en formato los nmeros de gua de los documentos enviados.
Lnea de Transporte
7. Enva documentos al destinatario marcado en la gua de envo y recaba sello de recibido en la 2a copia de la misma. 8. Recibe valija por parte de la lnea de transporte con original de la gua de embarque y sella 2 a copia, revisa documentos de acuerdo a la relacin de correspondencia (original y copia) y le realiza anotaciones en la copia sobre oficios faltantes, retrasos en la entrega por parte de la lnea de transporte, etc., y firma y sella de acuse la relacin y remite al IVE en la siguiente valija. 9. Recibe valija que incluye relacin de correspondencia de la ultima valija enviada y que contiene las observaciones relevantes sobre faltantes de documentos o retrasos en su llegada, revisa que los documentos recibidos por valija concuerden con lo relacionado en la relacin de correspondencia, realiza anotaciones en el espacio de observaciones de la copia de la relacin de correspondencia (acuse de recibo, sobre documentos faltantes o retrasos en el envo de la valija por parte de la lnea de transporte.
Destinatario Responsable de Valija. Unidad de Documentacin y Seguimiento.
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
10. Enva en la siguiente valija la copia de la relacin de correspondencia con las anotaciones correspondientes (acuse de recibo). 11. Registra documentos recibidos de los destinatarios. Oficina de Servicios Generales. Responsable de valijas. 12. Solicita aclaracin por escrito a la lnea de transporte cuando en el acuse de recibo (relacin de correspondencia) entregado por el destinatario, exista alguna anotacin sobre perdida de algn documento o retraso importante en el envo de la valija, en el caso de que no existan observaciones en la relacin de correspondencia (copia como acuse de recibo), procede a registrar y archivar en consecutivo 13. Fin del procedimiento
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Envo y recepcin de Valijas Unidad Administrativa Solicitante. Unidad de Documentacin y Seguimiento
INICIO
Oficina de Servicios Generales

RECIBE, REVISA REALIZA DOCUMENTOS
Responsable de Valija
Lnea de Transporte
Destinatario Responsable de Valija
CONCENTRA SELECCIONA COLOCA Y ENTREGA
SOBRES REQUISITA Y REGISTRA RELACIN PARA ENVIO DE CORRESPONDENCIA O-2C
EN CASO DE QUE NO CUENTEN CON LOS REQUISITOS COMPLETOS, DEVUELVEN DOCUMENTOS AL REA SOLICITANTE
ENVIA Y RECABA SELLO
LINEA DE TRANSPORTE RECIBE, SELLA, REVISA, REALIZA FIRMA, SELLA Y REMITE C VALIJA GUIA DE EMBARQUE O 2 RELACIN DE O CORRESPONDENCIA ANOTACIONES C
DOCUMENTOS
IVE
GUIA CUANDO EN EL ACUSE DE RECIBO EXISTA ALGUNA ANOTACIN, EN CASO DE QUE NO EXISTAN PROCEDE A REGISTRAR Y ARCHIVAR
DOCUMENTACIN
RECIBE, REVISA REALIZA VALIJA DOCUMENTOS
ELABORA Y ANEXA GUIAS DE ENVIO SOLICITA RELACIN DE COORRESPONDENCIA O-C ENCARGADO O ACUDE, RECOGE REGISTRA, ENTREGA Y RECABA GUIA 1C ACLARACIN LINEA DE TRANSPORTE
ENVIA VALIJA RELACIN DE CORRESPONDENCIA -----------------------------C ANOTACIONES
OFICINAS DE TRANSPORTE FIN
NMERO DE GUIAS REGISTRA DOCUMNETOS RECIBIDOS REGISTRA FORMATOS
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Fotocopiado y Engargolado Controlar el Servicio de Fotocopiado y engargolado Diaria.
NORMAS El servicio de fotocopiado y engargolado ser proporcionado nicamente a documentacin oficial mediante la presentacin de la solicitud debidamente autorizada, la documentacin deber estar ordenada y sin grapas. Para el pago de fotocopiado por arrendamiento se deber efectuar el conteo en base a las solicitudes autorizadas recibidas para fotocopiado.
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Direccin General
REA rea Administrativa Solicitante.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Solicita el servicio de fotocopiado y engargolado y requisita formato "Solicitud de fotocopiado "(original), recabando firma de autorizacin de titular del rea, la que deber estar registrada en el catalogo de firmas. 2. Entrega de Solicitud y material a fotocopiar al responsable de fotocopiado. 3. Recibe formato "Solicitud de fotocopiado" (original), identifica firma. Cumple requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: 4. Cancela solicitud e informa al rea solicitante. En caso de cumplir con los requisitos: 5. Programa sus actividades, de conformidad a requerimientos y fechas de entrega y procede al fotocopiado del documento original o material de que se trate, verifica el nmero de copias producidas y totaliza el nmero de veces que se produjeron. 6. Archiva temporalmente las "Solicitudes de fotocopiado" recibidas y entrega al rea solicitante las copias solicitadas.
Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. Responsable de Fotocopiado
rea Administrativa Solicitante Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. Responsable de Fotocopiado
7. Recibe el material fotocopiado y verifica que se haya realizado en la cantidad solicitada y sobre todo con la calidad requerida. Si se requiri servicio de engargolado, verifica que este se haya realizado conforme a lo establecido. 8. Obtiene diariamente al trmino de cada turno, del archivo temporal las "Solicitudes de fotocopiado" y la registra en el reporte de fotocopiado de acuerdo al nmero progresivo asignado, anotando el rea solicitante y el numero de fotocopias obtenida de cada unidad y verifica el contador de las maquinas y lo registra. 9. Registra y controla las "Solicitudes de fotocopiado". 10. Compara la cantidad que indica el contador de la maquina contra la sumatoria de copias de las "Solicitudes de fotocopiado" mensual Coincide la cantidad? En caso de no coincidir con la cantidad: 11. Realiza las aclaraciones que correspondan, anotndolas en la columna de observaciones del "Reporte de fotocopiado". En caso de coincidir con la cantidad: 12. Acumula la cantidad y aparece al inicio de la jornada siguiente. 13. Fin del Procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Fotocopiado y Engargolado rea Administrativa Solicitante
INICIO RECIBE E IDENTIFICA Y FIRMA TITULAR DEL REA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO
Departamento de Recursos Materiales-Oficina de Servicios Generales-Responsable de Fotocopiado
SOLICITA SERVICIO REQUISITA, RECABA FIRMA
SACA, REGISTRA Y VERIFICA CONTADOR DE LAS MAQUINAS Y LAS REGISTRA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO
AL TRMINO DE CADA TURNO
NO CUMPLE REQUISITOS? CANCELA E INFORMA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO O
SOLICITUD DE FOTOCOPIADO O RESPONSABLE DE FOTOCOPIADO
REA SOLICITANTE
REPORTE DE FOTOCOPIADO
SI
ENTREGA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO
PROGRAMA ACTIVIDADES, FOTOCOPIA VERIFICA Y TOTALIZA N. REPRODUCCIONES
COMPARA EL CONTADOR DE LA MAQUINA SOLICITUDES DE FOTOCOPIADO
MATERIAL A FOTOCOPIAR ARCHIVA ENTREGA RECIBE Y VERIFICA MATERIAL FOTOCOPIADO SOLICITUD DE FOTOCOPIADO COPIAS SI ACULUA CANTIDDA Y APARECE ALINICIO DE LA JORNADA SIGUIENTE COINCIDE LA CANTIDAD?
NO O REALIZA ACLARACIONES ANOTANDOLAS REPORTE DE FOTOCOPIADO
FIN
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo:
Mantenimiento Preventivo y correctivo del Parque Vehicular. Dar mantenimiento preventivo o correctivo al parque vehicular. El mantenimiento preventivo se dar conforme al Programa Anual. El mantenimiento correctivo se dar conforme se presenten los casos
Frecuencia:
NORMAS Se efectuar servicio preventivo y/o correctivo al parque vehicular del Instituto siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal. El servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo de las unidades adscritas a las distintas reas del Instituto, deber solicitarse por escrito en tiempo y forma a la Oficina de Servicios Generales, en los formatos establecidos, debidamente autorizados por el titular del rea usuaria. Deber ser entregada la unidad por parte del usuario para el servicio preventivo y/o correctivo a la Oficina de Servicios Generales un da hbil antes de ingresar al taller junto con el formato de Vale de resguardo, debidamente firmada. La solicitud por escrito para mantenimiento ser verificada contra Bitcora de la-unidad para comprobar si efectivamente la unidad requiere del mantenimiento requerido. La Oficina de Servicios Generales ser quien reciba de los distintos talleres los vehculos, y verificar que el mantenimiento o reparacin de la unidad se haya realizado conforme a lo solicitado procediendo a su entrega a los usuarios
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Direccin General
REA Departamento de Recursos Materiales (parque vehicular).
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Solicita a Coordinaciones de Zona el llenado de la Bitcora para el control de kilometraje y combustible mensual y as programar con anticipacin los servicios de mantenimientos respectivos. 2. Elabora al inicio del ao, el Programa de Mantenimiento Preventivo del parque vehicular. 3. Realiza tres cotizaciones con diferentes talleres, analiza y elabora cuadro comparativo y elige la mejor opcin. 4. Canaliza el parque vehicular a los servicios de mantenimiento requeridos de conformidad a especificaciones del fabricante en la bitcora de mantenimiento preventivo y correctivo, el kilometraje recorrido y al Programa de Mantenimiento Preventivo, solicitando al taller mecnico contratado, proceda a realizar el servicio de mantenimiento menor a mayor segn corresponda (servicio menor cada 5000 o 7500 kilmetros) segn la marca del vehculo. Servicio mayor cada 10,000 0 15,000 kilmetros segn la marca del vehculo) 5. Elabora la Orden de reparacin a talleres (original y copia) donde se especifican los datos del vehculo (marca, modelo, nmero econmico, nmero de serie, kilometraje), as como el servicio de mantenimiento requerido (afinacin, cambio de aceite, lavado y engrasado, frenos, suspensin, alineacin y balanceo, etc.). 6. Entrega la Orden del servicio de mantenimiento requerido (original) al responsable del taller mecnico, junto con la unidad para la reparacin correspondiente, para vehculos modelos 2001 y 2002, el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo se debe realizar en agencia automotriz autorizada de la marca que corresponda la unidad a efectuar dicho mantenimiento.
Chofer. Servicios Generales.
7. Realiza comisin de trabajo y detecta alguna falla en el vehculo, o si e vehculo sufre una descompostura no prevista, reporta al Departamento de Recursos Materiales (servicios generales) y elabora un Reporte por escrito sobre las fallas presentadas. 8. Recibe Reporte de la falla del vehculo y comunica al taller mecnico, a fin de que acudan a recoger la unidad y trasladarla al centro de servicio. 9. Traslada el vehculo y realiza el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo solicitado, as como la verificacin vehicular por ser un requisito.
Taller automotriz.
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Departamento de Recursos Materiales (parque vehicular).
10. Entrega el vehculo debidamente reparado junto con la orden de reparacin debidamente sellada y firmada y el comprobante de verificacin vehicular obligatoria, en su caso 11. Recibe del taller mecnico o de la agencia automotriz autorizada el vehculo junto con la Orden de reparacin a talleres debidamente sellada y firmada, as como el comprobante de la verificacin, si es el caso y elabora Reporte de mantenimiento de vehculos. 12. Recaba de la agencia automotriz autorizada el sello de garanta en la pliza de garanta del vehculo en el espacio correspondiente al kilometraje del ejercicio realizado. 13. Registra en bitcora de mantenimiento el kilometraje y el detalle de los servicios realizados al vehculo ( afinacin, cambio de aceite, frenos, refacciones utilizadas, etc. ) y firma la bitcora de mantenimiento del parque vehicular. 14. Archiva bitcora de mantenimiento en consecutivo o por Coordinacin de Zona. 15. Registra el gasto acumulado en los servicios preventivos y correctivos en el transcurso del ao. 16. Fin del procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular) Chofer Servicios Generales
RECIBE Y COMUNICA REPORTE DE LA FALLA DEL VEHICULO
Taller Automotriz
INICIO
ELABORA ORDEN DE REPARACIN
REALIZA COMISIN, REPORTA Y ELABORA O-C REPORTE DE LAS FALLAS
TRASLADA, REALIZA SERVICIO DE VERIFICACIN
VEHICULO
SOLICITA LLENADO, PROGRAMA
CON ANTICIPACIN EL MANTENIMIENTO
BITACORA ENTRTEGA AL INICIO DEL AO ORDEN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO O
RESPONSABLE DEL TALLER MECANICO JUNTO CON LA UNIDAD
ENTREGA REPARADO
VEHICULO
ELABORA
ORDEN DE REPARACIN
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE PARQUE VEHICULAR
COMPROBANTE DE VERIFICACIN
REALIZA, ANALIZA ELABORA Y ELIGE 3 COTIZACIONES CUADRO COMPARATIVO
DIFERENTES TALLERES
CANALIZA
PARQUE VEHICULAR A LOS ERVICIOS DE MANTENIMIENTO
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Direccin General
Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular)
REGISTRA TALLER MECANICO O AGNECIA AUTOMOTRIZ VEHICULO RECIBE ORDEN DE REPARACIN GASTO ACUMULADO
COMPROBANTE DE LA VERIFICACIN
FIN
REPORTE DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
AGENCIA AUTOMOTRIZ
RECABA SELLO
GARANTA DEL VEHICULO KILOMETRAJE Y EL DETALLE DE LOSSERVICICOS REALIZADOS AL VEHICULO
REGISTRA Y FIRMA BITACORA DE MANTENIMIENTO
ARCHIVA BITACORA DE MANTENIMIENTO
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Mantenimiento del Servicio Telefnico. Mantener el servicio telefnico en buenas condiciones de uso. Eventual.
NORMAS Se efectuar el servicio de mantenimiento a toda lnea en particular que reporte una falla de manera escrita, siempre y cuando la falla sea interna, si est es externa se reportar al servicio TELMEX.
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Direccin General
REA Unidad Administrativa Solicitante. Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales Responsable de Mantenimiento.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Reporta fallas en el servicio telefnico de una lnea en particular, mediante el formato " Solicitud de Servicio " (original y 2 copias). 2. Atiende "Solicitudes de servicio" (original y copia), gira instrucciones al responsable de mantenimiento para que revise la lnea y el aparato telefnico. 3. Recibe instrucciones y procede a revisar lnea telefnica daada (original de solicitud de servicio) y si el problema es interno realiza la reparacin necesaria, a fin de poner en funcionamiento la lnea telefnica, si es externo procede a reportar las fallas detectadas a TELMEX. 4. Atiende al personal tcnico de TELMEX para que revise el tablero principal de la lnea y proceda a la reparacin de la falla, ya reparado el desperfecto firma de conformidad la orden de reparacin emitida por TELMEX. 5. Recaba firma y sello por parte de la Unidad Administrativa solicitante (una vez reparada la lnea telefnica) y reporta al Jefe de Servicios Generales sobre los trabajos realizados. 6. Registra en el formato " Control de solicitudes atendidas " el trabajo realizado para efecto de reportes trimestrales. 7. Archiva en consecutivo la solicitud de servicio ya atendida. 8. Fin del procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento del Servicio Telefnico Unidad Administrativa Solicitante
INICIO RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA LINEA TELEFNICA SOLICITUD DE SEVICICO SI EL PROBLEMA ES INTERNO REALIZA REPARACION, SI ES EXTERNO REOPORTA A TELMEX O
Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales
Responsable de Mantenimiento
REPORTA FALLAS
ATIENDE GIRA INSTRUCCIONES SOLICITUD DE SEVICICO O-2C
SOLICITUD DE SEVICICO O-2C
ATIENDE AL PERSDONAL TCNICO DE TELMEX FIRMA DE CONFORMIDAD UNIDAD ADMINSTRATIVA SOLICITANTE ORDEN DE REPARACIN
RECABA FIRMA Y SELLO Y REPORTA
JEFE DE SERVICIOS GNERALES
UNA VEZ REPARADA LA LINEA TELEFNICA
REGISTRA CONTROL DE SOLICITUDES ATENDIDAS
ARCHIVA
SOLICITUD DE SERVICIO .O FIN
109

Direccin General
PROCEDIMIENTO
Servicio de Mensajera. Programar el envo de correspondencia. Diaria
NORMAS La mensajera ser recibida de acuerdo al horario establecido por la Oficina de Servicio Generales de 9:00 a 15:00 hrs., siendo enviadas al momento de recepcin las de carcter urgente, por lo que respecta a los envos ordinarios y recibidos fuera del horario de recepcin sern enviados al ' siguiente da hbil.
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Direccin General
REA Unidad Administrativa Solicitante.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Rene diariamente documentos a enviar a distintos destinatarios y registra nombre del destinatario y del remitente en el formato "Envo de Correspondencia" (original), requisitando nombre, firma y rea de adscripcin, entrega documentos al jefe del rea de Servicios Generales. 2. Recibe documentos a enviar, junto con formato "Envo de correspondencia" (original), programa las rutas para la entrega de documentos, de conformidad a las direcciones de destino y gira instrucciones al personal de mensajera para que acudan a entregar la documentacin dentro de la ruta asignada 3. Recibe instrucciones y documentos a entregar y de acuerdo a la ruta asignada, procede a la entrega a domicilio de los diversos documentos, y recaba firma y sello de recibido en copia del oficio o documentos anexos, concluida la entrega del ltimo documento, entrega al responsable de mensajera los acuses debidamente firmados y sellados. En caso de que no se haya entregado algn documento debe sealar por escrito las causas o razones por las que no fue posible entregar el mismo (cambio de direccin, error en direccin, etc.) 4. Recibe por parte del personal de mensajera los acuses de recibo y los distribuye a las unidades administrativas solicitantes y en su caso, informa los motivos que imposibilitaron la entrega (cambio de domicilio, domicilio equivocado, no se encontraba el destinatario, etc.), recaba firma y sello de conformidad sobre la entrega de documentos en el formato "Envo de correspondencia" (original) y archiva en consecutivo. 5. Recibe acuses de recibo, en su caso, recibe informacin sobre los motivos que imposibilitaron la entrega y procede segn corresponda. 6. Fin de procedimiento
Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. Personal de Mensajera.
Departamento de Recursos Materiales. Responsable de Mensajera
Unidad Administrativa solicitante.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Servicio de Mensajera Unidad Administrativa Solicitante
INICIO
Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales
Personal de Mensajera
Departamento de Recursos Materiales-Responsable de Mensajera
REUNE Y REGISTRA, REQUISITA, ENTREGA DOCUMENTOS
RECIBE, PROGRAMA RUTAS Y GIRA INSTRUCCIONES DOCUMENTOS A ENVIAR ENVIO DE CORRESPONDENCIA O
RECIBEINSTRUCCIO NES, ENTREGA, RECABA FIRMA Y SELLO Y ENTREGA DOCUMENTOS A ENVIAR OFICIO C ACUSES
EN CASO DE QUE NO HAYA ENTREGADO ALGUN DOCUMENTO DEBE SEALAR LA CAUSA O RAZON POR ESCRITO
RECIBE, DISTRIBUYE RECABA FIRMA Y SELLO, ARCHIVA ACUSES
EN CASO INFORMA MOTIVOS QUE IMPOSIBILITARON LA ENTREGA
ENVIO DE CORRESPONDENCIA O
ENVIO DE CORRESPONDENCIA
1
RECIBE
EN SU CASO RECIBE INFORMACIN SOBRE LOS MOTIVOS QUE IMPOSIB ILITARON LA ENTREGA Y PROCEDE SEGN CORRESPONDA
ACUSES
FIN
112

Direccin General
PROCEDIMIENTO
Solicitud de servicios y reparacin de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones. Mantener en buenas condiciones tanto los bienes muebles como las instalaciones, de conformidad al Programa Anual de Mantenimiento. Peridica.
NORMAS
El rea solicitante detectar la descompostura, avera o desperfecto de un bien o equipo de oficina. Se efectuar servicio y/o reparacin de mobiliario y equipo siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal. Se recibir para mantenimiento el mobiliario y equipo siempre y cuando sea solicitado mediante Oficio autorizado por el titular del rea solicitante, especificando la falla y/o necesidad de reparacin del mobiliario o equipo. Se efectuara servicio de mantenimiento y/o reparacin a las instalaciones del Instituto siempre y cuando se solicite por escrito y la autorizacin correspondiente del titular del rea solicitante El Departamento de Recursos Materiales efectuar el mantenimiento a los bienes inmuebles una vez evaluada la necesidad de los mismos.
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Direccin General
ACTIVIDAD Unidad Administrativa Solicitante.
DESCRIPCIN
1. Detecta la descompostura, avera o desperfecto de un bien mueble (escritorio, silln, silla, etc.) o de algn equipo de oficina (ventilador, mquina de escribir, calculadora, etc.). 2. Elabora Solicitud de servicio (original y copia), recaba firma de autorizacin y entrega al responsable de mantenimiento del rea de servicios generales. 3. Verifica y supervisa de acuerdo al Programa Anual de Mantenimiento, las condiciones de las instalaciones (pintura, sanitarios, pisos, puertas principales de acceso, etc.). Detecta falla o avera? En caso de que no se detecte falla: 4. Fin del Procedimiento. En caso de que se detecte falla: 5. Procede a requerir las Solicitudes de servicio (original y copia) y recaba firma de autorizacin del Jefe del rea de Servicios Generales y entrega solicitud al responsable de mantenimiento. 6. Recibe Solicitud de servicio debidamente requisitada y autorizada, revisa y procede segn cada caso, si Corresponde a una falla de maquina, escribir, equipo de cmputo o calculadora, verifica si existe contrato de mantenimiento. Existe contrato de Mantenimiento Correctivo? En caso de que exista contrato: 7. Procede a llamar al tcnico de la empresa contratada para que acuda a revisar y a reparar la falla segn contrato. En caso de que no exista contrato: 8. Contina en el nmero 15. 9. Corresponde a una reparacin de mobiliario de oficina (escritorios, sillones,. Archivero etc.) Es reparacin menor? En caso de que sea reparacin menor:
Oficina de Servicios Generales. Personal de Mantenimiento.
Oficina de Servicios Generales. Responsable de Mantenimiento.
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
10. Gira instrucciones al personal de mantenimiento a fin de que acudan al rea solicitante a realizar el trabajo de reparacin requerido.
En caso de que no sea reparacin menor:
11. Contina en la actividad nmero 15. 12. Corresponde a una reparacin de las instalaciones donde se alojan las oficinas de la delegacin.
Es reparacin menor? En caso de que sea reparacin menor :
13. Gira instrucciones al personal de mantenimiento a fin de que acudan al lugar donde se detecto la falla o desperfecto y realicen la reparacin requerida. En caso de que no sea reparacin menor 14. Contina en la actividad nmero 15 15.
Recaba cotizaciones en el caso de que se trate de alguna reparacin mayor de un bien mueble o de las instalaciones o que no exista contrato de mantenimiento preventivo y correctivo, de acuerdo a los rangos que establezca el Decreto de Presupuesto de Egresos para el Estado de Veracruz-Llave. Ejemplo para el ejercicio fiscal 2009: Cotizacin de $ 0.1 a $ 32,100.00 procede a realizar adjudicacin directa. De 32,101.00 a $ 850,000.00 procede a realizar Licitacin Simplificada. De $ 850,001.00 en adelante realizar Licitacin Pblica
16. Verifica con el Departamento de Programacin y Presupuesto la disponibilidad presupuestal. Existe Disponibilidad Presupuestal? 17. En caso de que exista disponibilidad: Contina procedimiento. En caso de que exista disponibilidad:
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD 18. Notifica al rea solicitante y termina procedimiento.
DESCRIPCIN
19. Informa al responsable de Servicios Generales, en el caso de no existir disponibilidad presupuestal. 20. Informa al prestador del servicio que ofreci las mejores condiciones en precio, calidad y oportunidad, para que realice el trabajo solicitado. Contina en la actividad nmero 24. 21. Recibe instrucciones y solicitud de servicio y procede a realizar los trabajos menores de mantenimiento requeridos. 22. Recaba firma de conformidad del titular del rea solicitante, una vez concluidos los trabajos. 23. Firma en la Solicitud de servicio y entrega solicitudes atendidas al responsable de mantenimiento para efectos de registro y control. 24. Recibe indicaciones para que realice las reparaciones mayores requeridas de conformidad a la cotizacin presentada. 25. Realiza trabajos de reparacin solicitados (bienes muebles y/o servicios de mantenimiento). 26. Entrega bienes debidamente reparados al responsable de mantenimiento y firma solicitud de servicio. 27. Recibe los bienes muebles debidamente reparados y verifica que los trabajos se hayan realizado conforme a lo solicitado y recibe a satisfaccin, los trabajos de mantenimiento realizados en las instalaciones del IVE. 28. Entrega los bienes reparados al rea solicitante y recaba firma de conformidad del titular del rea.
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
29. Recibe Solicitudes de servicio atendidas por el personal de mantenimiento. 30. Archiva Solicitudes de servicio atendidas en consecutivo. 31. Fin del procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Solicitud de servicios y reparacin de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones Unidad Administrativa Solicitante
INICIO
Oficina de Servicios Generales 1

CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES CORRESPONDE A UNA REPARACIN DE MOBILIARIO DE OFICINA NO DETECTA FALLA O AVERIA? JEFE DEL REA DE SERV.GRALES SI REQUIERE RECABA FIRMA Y ENTREGA SOLICITUD DE SERVICIOS O-C RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO FIN ES REPARACIN MENOR? SI VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DEPTO. DE PROG. Y PPTO RESPONSABLE DE SERV. GRALES AREA SOLICITANTE
VERIFICA Y SUPERVISA
DETECTA DESCOMPOSTURA AVERIA O DESPERFECTO RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO DEL REA DE SERVICIOS GENERALES
NO NO
ELABORA RECABA FIRMA Y ENTREGA
EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTA?
NOTIFICA
GIRA INSTRUCCIONES
SI
FIN
SOLICITUD DE SERVICIOS O-C
CORRESPONDE A UNA REPARACIIN DE LAS INSTALACIONES DE OFICINA
INFORMA
3
PRESTADOR DEL SERVICIO QUE OFRECIO LAS MEJORES CONDICIONES PARA QUE REALICE EL TRABAJO
RECIBE, REVISA Y VERIFICA SOLICITUD DE SERVICIOS ES REPARACIN MENOR?
2
RECIBE INSTRUCCIONES, PORCEDE A REALIZAR TRABAJOS SOLICITUD DE SERVICIOS
NO EXISTE CONTRATO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO? SI TCNICO DE LA EMPRESA CONTRATADA
SI
PERSONAL DE MANTENIMINETO
PERSONAL DE MANTENIMIENTO
GIRA INSTRUCCIONES
SE TRATA DE ALGUNA REPARACIN MAYOR DE UN BIEM MUEBLE O DE QUE LAS INSTALACIONES O QUE NO EXISTA CONTARTO DE MANTENIMIENTOPREVENTIVO Y CORRECTIVO
MENORES DE MANTENIMIENTO REQUERIDO
RECABA COTIZACIONES
LLAMA
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Direccin General
Nombre del Procedimiento: Solicitud de servicios y reparacin de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones Oficina de Servicios Generales 1
UNA VEZ CONCLUIDOS LOS TRABAJOS
Prestador de Servicio
ARCHIVA
RECIBE INDICACIONES
CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES
RECABA FIRMA
SOLICITUD DE SERVICIOS REALIZA TRABAJOS DE REPARACIN SOLCITADOS
FIRMA Y ENTREGA SOLICITUD DE SERVICIOS SOLICITUDES ATENDIDAS
RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO
PARA EFECTO DE REGISTRO Y CONTROL
FIN
ENTREGA BIENES Y FIRMA SOLICITUD DE SERVICIO
RESPONSABLE MANTENIMIENTO
RECIBE BIENES MUEBLES REPARADOS Y VERIFICA
ENTREGA BIENES MUEBLES REPARADOS Y RECABA FIRMA
ENTREGA BIENES MUEBLES REPARADOS Y RECABA FIRMA
RECIBE SOLICITUD DE SERVICIOS
119

Direccin General
PROCEDIMIENTO
Utilizacin de la Sala de Juntas.
Programar debidamente la utilizacin de la Sala de Juntas y dotar los materiales requeridos para el evento. Peridica.
NORMAS La Sala de Juntas deber solicitarse mediante escrito firmado por el titular del rea solicitante, con un da de anticipacin. El servicio de cafetera deber ser gestionado y proporcionado por el rea usuaria. El rea solicitante usuaria deber entregar la Sala de Juntas en el tiempo establecido. El rea usuaria deber retirar materiales o bienes utilizados al trmino de la utilizacin de la Sala de Juntas. La Oficina de Servicio Generales llevar acabo la limpieza de la Sala de Juntas inmediatamente despus de haber sido entregada por el usuario.
Elabor:
Revis:
Autoriz:
Direccin General
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Direccin General
REA rea Administrativa Solicitante.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales.
1. Solicita permiso para utilizar la Sala de Juntas a la Direccin General mediante Oficio, por lo menos con tres das hbiles de anticipacin a la fecha que sea requerida la Sala de Juntas, indicando: Fecha y hora del evento, (inicio y termino), nmero de participantes, material necesario para el evento (rota folio, proyector de acetato, pantalla, etc.), material de insumo (caf refresco, agua etc.) y enva copia del Oficio al responsable de servicios generales. 2. Recibe Oficio y verifica disponibilidad de la Sala en la fecha y hora solicitada y programa eventos. Hay disponibilidad? En caso de que no haya disponibilidad: 3. Avisa al rea solicitante para que reprograme el evento y termina el procedimiento. En caso de que haya disponibilidad: 4. Notifica al rea solicitante que la Sala de Juntas estar disponible para realizar el evento programado en fecha y hora requerida. 5. Organiza y realiza el evento requerido, acondicionando previamente al inicio del evento, la distribucin de las mesas y sillas de la sala, as como la ubicacin de equipo de audio o video solicitado y los materiales requeridos, de acuerdo a peticin del interesado, prepara los insumos indispensables para la reunin (caf, agua, refresco, etc.). 6. Verifica durante la realizacin del evento, que todo se realice de acuerdo a lo programado y de conformidad a lo solicitado. 7. Recoge y guarda el equipo y material utilizado al trmino del evento y prepara la sala para el siguiente evento que tenga programado. 8. Fin del procedimiento.
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Direccin General
NSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Utilizacin Sala de Juntas rea Administrativa
INICIO POR LO MENOS CON 3 DAS HABILES DE ANTICIPACIN RECIBE Y VERIFICA DISPONIBILIDAD OFICIO
Recursos Materiales-Oficina de Servicios Generales
SOLICITA PERMISO Y ENVIA
OFICIOS C HAY DISPONIBILIDAD?
NO AVISA PARA QUE PROGRAME EVENTO REA SOLICITANTE
SI NOTIFICA DISPONIBILIDAD REA SOLICITANTE
ORGANIZA Y REALIZA EVENTO
ACONDICIONA Y PREPARA INSUMOS
VERIFICA D URENTE EL EVENTO RECOGE Y GUARDA EQUIPO Y MATERIAL PARA EL SIGUIENTE EVENTO
FIN
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Direccin General
Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Materiales Seguros y Fianzas
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Aseguramiento de Bienes.
Obtener las mejores opciones, tanto en cobertura como en primas de seguros para los bienes asegurables del IVE. Anual
NORMAS Para el buen funcionamiento del programa de seguros, el encargado deber manejar en forma cotidiana las plizas y la pronta tramitacin de la reclamacin ante la empresa aseguradora.
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Direccin General
REA Departamento de Recursos materiales Comit de Adquisiciones Departamento de Recursos Materiales
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Elabora las bases de licitacin para la contratacin de un asesor externo de seguros. 2. Valida las bases de licitacin y autoriza su publicacin, los interesados manifiestan sus propuestas, el costo de sus servicios, expresados como un porcentaje mximo del monto de las primas que el IVE tenga que pagar por la contratacin del Programa de Seguro. 3. Adjudica contrato previa autorizacin del comit de adquisiciones y de conformidad a la normatividad vigente, a la persona que haya cumplido con todos los requisitos sealados en las bases, ofreciendo sus servicios a menor costo, asimismo el asesor externo ser responsable del resultado de su actuacin por lo que al ser contratado deber contar con una pliza que cubra errores u omisiones y deber ser agente de Seguros con autorizacin legal tipo " B " o " C ", dependiendo de la normatividad establecida por la Comisin Nacional de Seguros y Fianzas para las dependencias o entidades clasificadas como " A " o " AA " el agente de seguros deber ser Persona Moral y constar con la constancia de inscripcin en el Registro de Asesores Externos. 4. Realiza visitas de campo a las Coordinaciones de Zona y Micro regiones, verifica si las medidas de proteccin con ias que cuenta el IVE siguen siendo las adecuadas y si funcionan correctamente, considera si los riesgos que detectaron son los mismos o a caso han surgido ms o desaparecido uno de los que antes existan. 5. Identifica y describe los riesgos no cubiertos y da aviso a la Compaa Aseguradora y solicita el endoso adicional correspondiente. 6. Seala la vigencia que debern tener los contratos y no debiendo afectar ejercicios presupustales de otros aos. 7. Estima el costo de primas para el prximo ejercicio fiscal y actualiza el cuadro de sumas aseguradas en incrementos o reducciones registrando los movimientos de altas y bajas. 8. Adeca el plan de aseguramiento cuando existan modificaciones o cambios en los riesgos asegurables, notificando por escrito a la Compaa Aseguradora.
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Direccin General
REA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
9. Establece sistemas de prevencin de riesgos asegurables y solicita a la Compaa Aseguradora una supervisin de las ubicaciones a efecto de obtener sus comentarios y recomendaciones sobre estas medidas. 10. Rene y entrega al asesor externo de seguros mediante oficio, la informacin de los bienes patrimoniales a cargo o propiedad del IVE, as como toda la documentacin o referencias que permitan determinar el valor de reposicin de los bienes a asegurar. Asesor externo o Personal especializado Que cuente con la Autorizacin correspondiente 11. Elabora las bases de licitacin para la contratacin de plizas de seguros, apoyndose con la informacin que el responsable Estatal de seguros le proporcione. 12. Formula el programa integral de Aseguramiento para ser sometido a la aprobacin del comit, el cual contendr lo siguiente: Identificacin de los riesgos asegurables del IVE Identificacin de los bienes asegurables
Determinacin de las coberturas adecuadas mediante una comparacin de condiciones de aseguramiento y costo en el mercado, as como los riesgos involucrados Sealamiento de las cantidades de deducibles y franquicias
Asesora al Comit en la evaluacin de los programas propuestos por parte de las aseguradoras y en general para cualquier decisin en materia de seguros Asesora al IVE en la elaboracin de manuales de operacin para el mantenimiento del programa.
13. Solicita al IVE ( en caso de siniestro), la documentacin requerida por la compaa Aseguradora para tramitar los pagos de indemnizacin, para toda eventualidad el IVE deber contar con la averiguacin previa certificada, ya que sin este documento la Compaa Aseguradora no resarcir de la perdida al Instituto. 14. Firma convenios de ajuste el asesor externo, revisar los trminos y condiciones en que la compaa Aseguradora liquidar al IVE.
15.
Fin del procedimiento.
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Direccin General
Nombre del Procedimiento: Aseguramiento de Bienes Departamento de Recursos materiales

INICIO
Comit de Adquisiciones
Asesor externo o personal Especializado que cuente con La autorizacin correspondiente

ELABORA BASES DE LICITACION
ESTIMA COSTO ACTUALIZA PRIMAS

CUADRO DE
VALIDA, AUTORIZA PUBLICACION
ELABORA PARA CONTRATAR ASESOR EXTERNO DE SEGUROS BASES DE LICITACION
SUMAS
BASES DE LICITACIONES
INFORMACION
ADECUA, NOTIFICA POR ESCRITO ADJUNTA CONTRATO TRASLADA VEHICULO A GASOLINERA MAS CERCANA Y REGISTRA PLAN DE ASEGURAMIENTO BITACORTA
COMPAA ASEGURADORA
FORMULA PROGRAMA INTEGRAL DE ASEGURAMIENTO
COMPAA ASEGURADORA
REALIZA VISITAS, VERIFICA MEDIDAS DE PROTECCION, CONSIDERA RIESGOS
COORDINACION DE ZONA Y MICROREGIONES
SOLICITA PARA TRAMITAR INDEMNIZACION DOCUMENTACION ASESOR EXTERNO
IVE
EN CASO DE SINIESTRO
IDENTIFICA, DESCRIBE RIESGOS AVISA Y SOLICITA ENDOSO
COMPAA ASEGURADORA
REUNE Y ENTREGA
ASESOR EXTERNO DE SEGUROS
FIRMA, REVISA
CONVENIOS DE AJUSTE TERMINOS Y CONDICIONES
DE LA LIQUIDACION
OFICIO SEALA VIGILANCIA CONTRATOS DOCUMENTACION DE BIENES INFORMACION DE BIENES PATRIMONIALES
FIN
127

Direccin General
Manual de Procedimientos del Almacn Estatal
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacn Estatal. Controlar los movimientos de los bienes muebles, mediante el registro de entradas y salidas Eventual
NORMAS Sern sujetos de registro de entrada y salida al Almacn Estatal todos los bienes muebles propiedad del IVE, que cumplan con las condiciones que seala la normatividad vigente, sin importar los recursos econmicos que dieron origen a la adquisicin, ya sean recursos federales o estatales o si fueron el resultado de donaciones, adjudicaciones u otro acto que de lugar a la transmisin de la propiedad. Toda salida de bienes muebles del almacn, deber contener el nmero de inventario, destino, nombre y firma de quien recibe, en caso de no contar con l, se consignar en la Nota de salida el nmero de serie del bien Toda entrada de bienes muebles al almacn, deber ser notificada al encargado de activo fijo, a fin de que proceda a darlo de alta.
129

Direccin General
REA Departamento de Almacn Estatal.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Recibe los bienes Muebles y revisa su calidad y su cantidad y los ingresa al almacn, registrndolo en tarjetas kardex y/o archivo informativo. 2. Elabora Notas de Entrada de almacn para los bienes muebles y notifica su ingreso al responsable de inventarios (activo Fijo), para que asigne el numero de inventarios y marque el bien. 3. Reporta el ingreso de los bienes a la Subdireccin Administrativa para que informe a las diferentes reas del IVE, as mismo reporta a la unidad de Apoyo Logstico.
Subdireccin Administrativa Unidad de Apoyo Logstico Departamento Almacn Estatal. Departamento de Recursos Materiales ( Servicios Generales) Depto. de Recursos Materiales (Servicios Generales) Departamento Almacn Estatal. Coordinacin de Zona
4. Recibe informe de entradas al Almacn Estatal, revisa, avisa a las reas interesadas y remite al Almacn Estatal la programacin de envos. 5. Determina la distribucin de los bienes muebles e informa a la Subdireccin Administrativa el volumen, peso y destino del material para la asignacin de la unidad vehicular para proceder a su traslado. 6. Elabora Salida del Almacn y notifica al responsable de inventarios (activo fijo) para que elabore el resguardo correspondiente al usuario designado. 7. Determina unidad, chofer, ayudante y elabora y tramita la solicitud de recursos por concepto de Viticos y Gastos, ante la Subdireccin Administrativa. 8. Efecta el traslado de bienes, entrega el material, recaba acuse de recibo y los turna al Almacn Estatal. 9. Recibe los acuses de recibo y manda copias de la salida del almacn a la Subdireccin Administrativa y a la unidad de Apoyo Logstico. 10. Recibe los bienes Mueble, elabora Notas de entrada en coordinaciones y registra en tarjetas auxiliares Kardex sus entradas y Salidas de Bienes Muebles. 11. Determina la distribucin de los bienes en base a las necesidades y elabora salidas de los bienes en base a las necesidades y elabora salidas de los Bienes. 12. Fin de procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacn Estatal Departamento de Almacn Estatal
INICIO
RECIBE, REVISA, AVISA Y REMITE INFORME DE ENTRADAS AL ALMACEN
PROG. DE ENVIOS
Unidad de Apoyo Logstico 1

SUBDIR. ADMINIS TRATIVA
Departamento de Recursos Materiales

SUBDIR. ADMINIS TRATIVA DETERMINA, ELABORA Y TRAMITA SOLICITUD DE RECURSOS
Coordinacin de Zona
RECIBE, ELABORA Y REGISTRA NOTAS DE ENTRADA TARJETA AUX. KADEX
RECIBE, REVISA, INTEGRA Y REGISTRA TARJETAS KARDEX Y/O ARCHIVO INFORM. RESP. DE INVENTARIOS
AREA INTERESADA
RECIBE, DETERMINA DISTRIBUCION E INFORMA VOLUMEN, PESO Y DESTINO DEL MATERIAL
ELABORA Y NOTIFICA NOTAS DE ENTRADA
2
EFECTUA TRASLAD, ENTREGA MATERIAL RECABA Y TURNA ACUSE DE RECIBO DETERMINA DISTRIBUCION Y ELABORA SALIDA DE LOS BIENES
REPORTA INGRESO DE LOS BIENES

UNIDAD DE APOYO LOGISTICO
FIN
1 2
ELABORA Y NOTIFICA SALIDA DE ALMACEN RESP. DE INVENTARIO
RECIBE, ELABORA Y REGISTRA NOTAS DE ENTRADA
TARJETA AUX. KARDEX
131

Direccin General
PROCEDIMIENTO
Entradas y Salidas de Materiales Didctico, Apoyo, Acreditacin e Insumos.

Controlar los movimientos del material didctico, apoyo, acreditacin e insumos mediante el registro de entradas y salidas al Almacn Estatal. Peridica.
NORMAS Todo ingreso de material deber registrarse en el formato " Nota de Entrada al Almacn Estatal " Toda salida de material deber registrarse en el formato "Salida de Material del Almacn Estatal", debidamente requisitada y firmada por el Subdirector Administrativo y por el Funcionario que seale la normatividad vigente del IVE. El encargado del Almacn ser responsable de la recepcin, custodia, manejo y almacenamiento del material que se reciba para su posterior distribucin. Se deber realizar un conteo fsico de existencias y emitir un reporte mensual de inventarios.
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Direccin General
REA Departamento de Almacn Estatal
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Recibe los bienes Materiales Didcticos, de Apoyo, de Acreditacin e Insumos, revisa la calidad y cantidad e ingresan los Materiales a almacn. 2. Registra en tarjetas kardex y/o por medio informtico, los materiales y elabora Notas de entrada de almacn para los materiales. 3. Reporta el ingreso de los bienes a la Subdireccin Administrativa para que informe a las diferentes reas interesadas del IVE, as mismo reporta a la Unidad de Apoyo Logstico de la Subdireccin de Planeacin, programacin y Presupuesto.
Subdireccin Administrativa Subdireccin de planeacin, Programacin y Presupuesto. Departamento Almacn Estatal.
4. Remite al Almacn Estatal la programacin de envos. 5. Informa a la Subdireccin Administrativa el volumen, peso y destino del material para la asignacin de la unidad vehicular para su traslado. 6. Elabora Salidas de Almacn por los diferentes tipos de Materiales. 7. Determina unidad, chofer, ayudante y elabora y tramita la Solicitud de recursos por concepto de Viticos y Gastos, ante la Subdireccin Administrativa.
Departamento de Recursos Materiales (Servicios Generales) Departamento Almacn Estatal Coordinacin de Zona.
8. Efecta el traslado de bienes, entrega el material, recaba acuse de recibo y los devuelve al almacn Estatal. 9. Recibe los acuses de recibo y manda copias de la Salida de almacn a la Subdireccin Administrativa y a la Subdireccin de Planeacin, Programacin y Presupuesto. 10. Recibe los bienes materiales didcticos, de apoyo, acreditacin e insumos, elabora Notas de entrada en Coordinaciones y registra en tarjetas auxiliares Kardex sus entradas y Salidas de Bienes materiales e insumos. 11. Determina la distribucin de materiales en base a las metas y elabora salidas de material de Coordinaciones. 12. Fin del procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Entradas y Salidas de Material Didctico, Apoyo, Acreditacin e Insumos. Departamento de Almacn Estatal
INICIO
REMITE ALMACEN ESTATAL PROGRAMA DE ENVIOS
Subdireccin de Planeacin y presupuesto

INFORMA SUBDIR. ADMINIS TRATIVA
Departamento de Recursos Materiales

EFECTUA TRANSLADO, ENTREGA MATERIAL, RECABA Y DEVUELVE ACUSE DE RECIBO
Coordinacin de Zona
RECIBE, ELABORA Y REGISTRA NOTAS DE ENTRADA
RECIBE, REVISA, INTEGRA E INGRESA
VOLUMEN, PESO Y DESTINO DEL MATERIAL
REGISTRA Y ELABORA TARJETAS KARDEX Y/O MEDIO INFORM
TARJETA AUX. KADEX
NOTAS DE ENTRADA
DETERMINA DISTRIBUCION Y ELABORA SALIDA DE MATERIAL E INSUMOS
REPORTA INGRESO DE MATERIALES
SUBDIR. ADMINISTRATIVA Y SUBDIR DE PLAN. PROG. PRESUPUESTO SUBDIR. ADMINISTRATIVA Y SUBDIR DE PLAN. PROG.
1
ELABORA SALIDAS DE ALMACEN SUBDIR. ADMINIST
FIN
RECIBE Y MANDA ACUSE DE RECIBO
DETERMINA, ELABORA Y TRAMITA SOLIC. DE REC.
SALIDA DE ALMACEN
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Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: Frecuencia:

PROCEDIMIENTO
Registro y Control de Entradas en el Almacn Estatal.

Ejercer control sobre la recepcin de bienes, ya sean por pedidos fincados a proveedores o por la solicitud de almacenaje, por parte de las reas del IVE. Peridica
NORMAS El registro y control de inventarios se deber realizar cuando su ingreso sea el resultado de: Compraventa Permuta Comodato - Donacin - Permuta - Cualquier otro acto que d lugar a la transmisin de la propiedad o posesin.
Los proveedores debern entregar los bienes en los sitios oficiales y con la calidad y oportunidad estipulada en los pedidos o contratos. Todo ingreso de bienes deber registrarse en el formato Nota de Entrada al Almacn Estatal. Se crear una base de datos para el registro de las entradas, salidas y transferencias de bienes de Almacn Estatal, que deber contener como mnimo, la siguiente informacin: Folio Cantidad Clave del Artculo - Descripcin del bien - Nmero de pedido - Fecha - Unidad de medida - Cdigo Presupuesta - Tipo de movimiento (entrada y salida) - Costo
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Direccin General
REA Departamento Almacn Estatal Encargado de Enlace Administrativo Encargado de Recepcin Encargado de Guarda y acomodo Encargado de Recepcin
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Recibe de la Oficina de adquisiciones copia de los Pedidos fincados a Proveedores, revista y gira instrucciones al enlace administrativo para su atencin y registro. 2. Recibe copia, de pedidos o solicitud de almacenaje, archiva en expediente y turna a la Oficina de Recepcin. 3. Recibe copia del pedido o de solicitud de Bienes por ingresar al Almacn e integra un expediente y notifica al encargado de guardia y acomodo de los bienes por recibir. 4. Recibe notificacin de los bienes a recibir y coordina las actividades y maniobras del personal a su cargo, para la preparacin de espacios y distribucin de los Bienes que ingresarn dentro de las reas de almacenamiento designadas. 5. 5. Atiende al Proveedor o al rea Administrativa que requiere almacenaje; revisa, verifica la documentacin presentada que ampara el envo, coteja con el periodo fincado el contenido de los datos relativos a identificacin y descripcin de los bienes, determinando si es entrega parcial o total. 6. Revisa conjuntamente con el encargado de guarda y acomodo que los artculos por entregar coincidan con los documentos en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones. Coinciden los artculos en caractersticas y especificaciones? En caso de no coincidir: 7. Devuelve material y anota en la factura o remisin expedida por el proveedor, la cantidad y el motivo de rechazo de los bienes, recabando la firma de conformidad por parte del proveedor. En caso de coincidir: 6. 7. 8. 8. Recibe y quedan bajo resguardo del encargado de guarda y acomodo firmando posteriormente la nota de entrada al Almacn. 9. Elabora la Nota de entrada en el caso de que los Bienes se hayan aceptado. 10. Elabora Reporte diario de entradas al almacn y lo entrega al enlace Administrativo del almacn.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Registro y Control de entradas en el Almacn Estatal Depto. De Almacn Estatal Encargado de Enlace Administrativo
RECIBE ARCHIVA Y TURNA PEDIDOS O SOLICITUDES DE BIENES C C
Encargado de Recepcin
Encargado de Guarda y Acomodo

RECIBE Y COORDINA
INICIO OFICINAS DE ADQUSICIONES RECIBE, REVISA Y GIRA INSTRUCCIONES
RECIBE, INTEGRA Y NOTIFICA PEDIDOS O SOLICITUD DE BIENES
NOTIFICACIN DE LOS BIENES A RECIBIR
PEDIDOS
1
RECIBE Y TURNA REPORTE DIARIO DE ENTRADAS ..F DIF. REAS ADMVAS., DEPTO. DE REC. MAT., SEGUROS, FINANZAS E INDEMINIZACIONES Y DEPTO.DE REC. FIN. ATIENDE, REVISA, VERIFICA Y COTEJA REVISA DOCUEMNTOS VS ARTICULOS REA DE REGISTRO PARA SU REGISTRO Y CARDEX NO COINCIDEN LOS ART. EN CARAT. Y ESPECIFICAI ONES SI RECIBE BIENES Y FIRMA POSTERIORMENTE DEVUELE, ANOTA Y RECABA FIRMA CANTIDAD, CALIDAD Y ....ESPECIFICACIONES
PROVEEDOR
ENTREGA
ENTRADA A ALMACN
FIN
ELABORA NOTA DE ENTRADA
ELABORA Y .ENTREGA
REPORTE DIARIO DE ENTRADA
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Direccin General
PROCEDIMIENTO
Registro y Control de Salidas en el Almacn Estatal.

Ejercer control sobre las salidas de bienes que estn sustentadas en los requerimientos de las distintas reas del IVE y debidamente autorizadas. Peridica.
NORMAS Toda salida de bienes del Almacn Estatal, deber registrarse en el formato Salida de Material del Almacn Estatal, debiendo anexar la requisicin del area solicitante debidamente requisitada y con la firma del funcionario que autoriza.
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Direccin General
REA Jefe del Departamento de Almacn Estatal
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
1. Recibe de la Subdireccin de Planeacin Programacin y Presupuesto, la programacin de suministro para envo de Bienes o Materiales a Coordinaciones de Zonas y reas de las oficinas centrales del IVE, procede a su difusin y lleva a cabo mediante oficio de aclaraciones sobre su contenido cuando as se requiera, instruye al enlace Administrativo para que turne al encargado, la programacin de suministros referida, para su seguimiento en el tramite de despacho. 2. Recibe la programacin de suministros, registra los requerimientos en el formato denominado "Control de requerimientos de Material Didctico, Apoyo, Acreditacin, Activo Fijo e Insumos". 3. Revisa y verifica que el formato de "Control de requerimientos de Material Didctico, Apoyo, Acreditacin, Activo Fijo e Insumos", este debidamente requisitado, comprobando el contenido de su informacin preliminar y su debida justificacin, contra la programacin de suministros, la requisicin del almacn u otros documentos y oficios de solicitud de bienes y solicita al encargado de guarda y acomodo prepara los bienes a distribuirse por destinatarios. 4. Recibe del Jefe del Departamento de Almacn Estatal, la instruccin de Salida de Bienes, coordina las actividades y maniobras del personal a su cargo para preparacin, loteo y acomodamiento de los bienes programados para su entrega, o bien para su embarque y envo a las coordinaciones de zona y reas de las oficinas centrales del FVEA. 9. 5. Verifica la correcta preparacin, loteo y acomodo de los Bienes y procede a efectuar las anotaciones relativas a cantidad a surtir. Remite la informacin a la oficina de despacho para que elabore la " Salida de Almacn " correspondiente para ser turnada para la 6. autorizacin del Jefe del Departamento de Almacn.
Oficina de Despacho.
Jefe del Departamento de Almacn Estatal.
Oficina de Despacho. 10.
7. Recibe del encargado de Guarda y Acomodo la informacin de los bienes preparados para elaborar la Salida del Almacn correspondiente. 8. Entrega al Jefe del Departamento de Almacn el formato completo de Salida de Almacn para recabar autorizacin. 9. Revisa y verifica los datos de la Salida de Almacn con el formato " Control de Requerimientos de Material Didctico, Apoyo, Acreditacin, Activo Fijo e Insumos " y procede a su autorizacin.
Jefe del Departamento de Almacn. Oficina de Despacho.
11.
12. 10. Recibe del Jefe del Departamento de Almacn la "Salida de Almacn" debidamente autorizada y comunica al jefe de la Oficina de Parque Vehicular, solicitando el transporte adecuado para el envi de Materiales
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Direccin General
REA Departamento de Recursos Materiales Oficina del Parque Vehicular Oficina de Despacho.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
13. 11. Recibe las salidas debidamente autorizadas por el Jefe del Departamento de Almacn Estatal, calcula el peso aproximado de los bienes por enviar y determina el vehculo apropiado para su transportacin. Inf 12. Informa a la Oficina de Despacho los datos del vehculo y operador para que se integren a la salida correspondiente. 13. Recibe los datos del vehculo y del operador designados para cumplir con la comisin de entrega de los Materiales y llena con esta informacin la Salida correspondiente. 14. Enva la "Salida de Almacn" al encargado de guarda y acomodo para que proporcione los Bienes al personal comisionado para su entrega.
Encargado de guarda Y acomodo. Oficina de Despacho
15. Recibe la "Salida de Almacn" y entrega los Materiales al personal comisionado para su entrega al destinatario. 16. Recibe de la Oficina de Parque Vehicular la Salida de los Bienes que fueron entregados, debidamente firmados y sellados por el destinatario. 17. Elabora el reporte diario de Salidas y lo turna al Enlace Administrativo del Departamento de Almacn Estatal.
Enlace Administrativo del Almacn Estatal.
18. Recibe el reporte diario de envos, obtiene fotocopias y las remite a las diferentes reas del Instituto que tienen que ver con la asignacin del material que sali del Almacn, as como a la Subdireccin de Planeacin Programacin y Presupuesto y a la Subdireccin Administrativa. 19. Entrega el original de la Salida al encargado del Kardex para que proceda a su registro en las tarjetas de existencias y/o a travs de su captura en medios informticos. 20. Fin del procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Registro y Control de Salidas en el Almacn Estatal Jefe del Depto. De Almacn Estatal
RECIBE Y REGISTRA ENLACE ADMIN ISTRATIVO PROGRAMA DE SUMINISTRO CONTROL DE REQUERIMIENTOS RECIBE Y LLENA SALIDAS RECIBE, INFORMA Y ELABORA SALIDA DE ALMACN ENVIA SALIDA DE ALMACN
Oficina de Despacho

RECIBE INSTRUCCIONES Y COORDINA
Depto. De Rec. Mat. Ofic. Del Parque Vehicular 1

RECIBE, CALCULA Y DETREMINA SALIDAS
Enlace Administrativo De Almacn Estatal 2

RECIBE, OBTIENE Y REMITE REPORTE DIARIO DE ENVIOS DIF.REAS, SUBDIR.PLAN. PROG.PPTO., SUBDIR. ADMVO.
SUBDIR. DE PLAN. PROG. PPTO.
INICIO
RECIBE, DIFUNDE E INSTRUYE
VERIFICA Y EFECTUA ANOTACIONES
PROGRACIN DE SUMNISTRO
REMITE INFORMACIN
INFORMA VEHICULO Y OPERADOR
ENCARGADO DEL KARDEX
REVISA, VERIFICA Y SOLICITA CONTROL DE REQUERIMIENTOS
ENTREGA SALIDA
REVISA, VERIFICA Y AUTORIZA SALIDA DE ALMACEN
ENTREGA SALIDA DE ALMACN
OFICINA DE PARQUE VEHICULAR
RECIBE, FIRMADO Y SELLADO SALIDA DE BIENES ENTREGADOS
PERSONAL COMISIONADO RECIBE, ENTREGA MATERIAL SALIDA DE ALMACN
FIN
RECIBE Y SOLICITA SALIDA DE ALMACN
ELABORA Y TURNA REPORTE DIARIO DE SALIDAS
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Direccin General
Manual de Procedimientos del Departamento de Tecnologas de la Informacin (TI)
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Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO
Mantenimiento de Sistemas.
Atender las necesidades de actualizacin de los sistemas en funcionamiento en las diversas reas de la Subdireccin de Administracin y Finanzas, as como del IVE, a manera de estar acorde a las necesidades y requerimientos de procesamiento de informacin actuales. Eventual.
La Solicitud de Mantenimiento de Sistemas se recibir de las reas del IVE por escrito; as mismo deber ser registrada en el formato de Control de actividades en el Departamento de Tecnologas de Informacin (TI) y a su vez en la Oficina de Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos. El tiempo de modificacin del Sistema Informtico depender de la cantidad y complejidad de los procesos a actualizar. El Departamento de TI proporcionar la capacitacin al personal usuario sobre las adecuaciones realizadas al Sistema Informtico. La actualizacin de Sistemas Informticos se realizar con base en la informacin que proporcionan las reas usuarias del mismo, a travs de entrevistas con el personal involucrado.
NORMAS
El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Departamento de TI como rea responsable de su elaboracin, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos, iniciales de documentacin, objetivo que cumple en el Mantenimiento y Documentacin de Sistemas, por lo que se explica a continuacin: - El Formato TI-DSBD-DOC-MIT es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Minuta de Trabajo. - El Formato TI-DSBD-DOC-OBJ es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Objetivo del Sistema. - El Formato TI-DSBD-DOC-ALB es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Alcances y Beneficios. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFP es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diagrama de Flujo de Procesos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DMP es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Descripcin de Mtodos y Procedimientos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DJM es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diagrama Jerrquico de Mdulos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIT es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diccionario de Tablas. - El Formato TI-DSBD-DOC-DID es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diccionario de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIR es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diagrama de Relaciones. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFD es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo del Sistema-Documentacin-Diagrama de Flujo de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-E/S es relativo a Tecnologas de la Informacin- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Entradas y Salidas del Sistema (Pantallas). - El Formato TI-DSBD-MAN-USR es relativo a Tecnologas de la Informacin- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos -Manual del Usuario.
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Direccin General
AREA Departamento de Tecnologas de la Informacin
ACTIVIDAD DESCRIPCION 1. Recibe de las reas del IVE, la solicitud para adecuar los Sistemas Informticos de acuerdo a sus necesidades actuales en el manejo de datos. 2. Completa el formato Solicitud de control de actividades en original, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de atencin. 3. Acude a las reas del IVE que solicitan adecuaciones a los Sistemas Informticos y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar informacin que permita determinar las necesidades. 4. Completa el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos, establece compromisos y solicita al rea la Documentacin adicional necesaria que permita recopilar informacin para realizar las modificaciones al Sistema Informtico. 5. Recaba firma del titular del rea solicitante del IVE en el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos. 6. Entrega al rea solicitante del IVE el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera cronolgica permanente. 7. Recibe del rea del IVE solicitante la Documentacin adicional y la analiza para obtener mayor informacin. 8. Completa, en su caso los formatos TI-DSBD-DOC-OBJ y TI-DSBD-DOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del Sistema Informtico de acuerdo a las necesidades actuales del rea del IVE. 9. Complementa el diagrama de flujo de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de informacin que requiera el Sistema Informtico. 10. Complementa la descripcin de mtodos y procedimientos en el formato TI-DSBD-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la informacin que permita modificar o dar mantenimiento al Sistema Informtico. 11. Complementa el diagrama jerrquico de mdulos en el formato TI-DSBD-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerrquica del Sistema Informtico modificado. 12. Complementa el diccionario de tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DIT en original, para modificar la base de datos del Sistema Informtico. 13. Complementa el diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DID en original, para complementar de acuerdo a las modificaciones la nueva base de datos. 14. Complementa el diagrama de relaciones en el formato TI-DSBD-DOC-DIR en original, para determinar la conexin que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informtico en modificacin o mantenimiento. 15. Complementa el diagrama de flujo de datos en el formato TI-DSBD-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de las modificaciones o mantenimiento de los datos del Sistema Informtico.
144

Direccin General
16. Complementa el formato TI-DSBD-DOC-E/S y determina las pantallas, fuentes y productos del Sistema Informtico en mantenimiento. 17. Realiza la modificacin, el mantenimiento y la programacin del Sistema Informtico. 18. Realiza pruebas de funcionalidad y operacin del Sistema Informtico y verifica su correcto arranque y funcionamiento. Existen fallas en el Sistema? Departamento de Tecnologas de la Informacin 18A. En caso de existir fallas: Corrige las fallas detectadas en la verificacin realizada al Sistema Informtico. Contina con la actividad nmero 18. 19. En caso de no existir fallas: Complementa el Manual del usuario en dos tantos, detallando el procedimiento y generalidades para la operacin del Sistema Informtico. 20. Presenta al rea del IVE solicitante, el Sistema Informtico modificado e instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo, adems entrega un tanto del Manual del usuario. 21. Archiva de manera cronolgica permanente en expediente la documentacin tcnica del Sistema los formatos en original siguientes: 1. TI-DSBD-DOC-OBJ 2. TI-DSBD-DOC-ALB 3. TI-DSBD-DOC-DFP 4. TI-DSBD-DOC-DMP 5. TI-DSBD-DOC-DJM 6. TI-DSBD-DOC-DIT 7. TI-DSBD-DOC-DID 8. TI-DSBD-DOC-DIR 9. TI-DSBD-DOC-DFD 10. TI-DSBD-DOC-E/S 11. TI-DSBD-MAN-USR 12. Manual del Usuario, en un tanto. Fin del procedimiento.
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Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas Departamento de Tecnologas de la Informacin
ELABORA DICCIONARIO DE TABLAS TI-DSBD-DOC-DIT 0
INICIO
REAS DEL IVE
REA SOLICITANTE DEL IVE
RECIBE Y ANALIZA
RECIBE SOLICITUD
DOCUMENTACI N ADICIONAL
COMPLETA Y ESTABLECE PERIODO SOLICITUD DE CONTROL DE ACTIVIDADES 0
COMPLETA
ELABORA DICCIONARIO DE DATOS TI-DSBD-DOC-DID 0 ELABORA DIAGRAMA DE RELACIONES TI-DSBD-DOC-DIR 0 ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-DFD 0 ELABORA Y DETERMINA TI-DSBD-DOC-E/S 0 1
TI-DSBD-DOC-OB J 0 TI-DSBD-DOC-AL B
REAS DEL IVE
ACUDE Y REALIZA ENTREVISTA
0 ELABORA DIAGRAMA
COMPLETA Y SOLICITA TI-DSBD-DOC-MIT

TITULAR DEL REA SOLICITANTE DEL IVE
TI-DSBD-DOC-DFP 0 ELABORA DESCRIPCIN TI-DSBD-DOC-DMP 0 ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-DJM 0 T C
2T RECABA FIRMA
TI-DSBD-DOC-MIT 2T ENTREGA
TI-DSBD-DOC-MIT T
146

Direccin General
INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas Departamento de Tecnologas de la Informacin
1
REALIZA MODIFICACIN, MANTENIMIENTO Y PROGRAMACIN SISTEMA INFORMTICO
ARCHIVA TI-DSBD-DOC-OBJ 0 TI-DSBD-DOC-ALB 0
REALIZA PRUEBAS Y VERIFICA SISTEMA INFORMTICO
TI-DSBD-DOC-DFP 0 TI-DSBD-DOC-DMP 0 TI-DSBD-DOC-DJM 0 TI-DSBD-DOC-DIT SISTEMA INFORMTICO 0 0 0
EXISTEN FALLAS EN EL SISTEMA?

NO
SI
CORRIGE FALLAS
TI-DSBD-DOC-DID
COMPLEMENTA
MANUAL DEL USUARIO 2T
TI-DSBD-DOC-DIR
TI-DSBD-DOC-DFD 0 TI-DSBD-DOC-E/S
REA DEL IVE
PRESENTA Y ENTREGA SISTEMA INFORMTICO MANUAL DEL USUARIO T
TI-DSBD-MAN-USR 0 FIN MANUAL DEL USUARIO T C
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Direccin General
Desarrollo de Sistemas.
Atender las necesidades para el manejo de la informacin que las reas del IVE requieran, implementando sistemas informticos que permitan emitir informes oportunos para la toma de decisiones. Eventual.
NORMAS Las solicitudes para el anlisis, diseo y desarrollo de sistemas de las reas del IVE, debern ser registradas en el formato de Control de actividades, adems de presentarse por escrito en el Departamento de Tecnologas de la Informacin. El tiempo de la entrega del Sistema Informtico a las reas del IVE, depender de la complejidad del sistema a desarrollar. El Departamento de Tecnologas de la Informacin proporcionar a los usuarios del Sistema, la capacitacin necesaria, a fin de que se aproveche a su mxima capacidad. El lenguaje de programacin que se utilizar para elaborar el Sistema Informtico ser de acuerdo a las necesidades que se requieran para el desarrollo del mismo. El Departamento de Tecnologas de la Informacin proporcionar mantenimiento y asesora tcnica permanente sobre los Sistemas Informticos que se desarrollen para las reas del IVE. El desarrollo de Sistemas Informticos se realizar con base en la informacin que proporcionen las reas de trabajo a travs de entrevistas con el personal usuario, adems de considerar los documentos tales como cuestionarios, cdulas, tarjetas y formatos. El rea de trabajo solicitante ser responsable de proporcionar la informacin para el desarrollo de Sistemas Informticos, con apego al marco normativo que corresponda al proceso a desarrollar.
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Direccin General
NORMAS El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Departamento de TI como rea responsable de su elaboracin, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos, iniciales de documentacin, objetivo que cumple en el Mantenimiento y Documentacin de Sistemas, por lo que se explica a continuacin: - El Formato TI-DSBD-DOC-MIT es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Minuta de Trabajo. - El Formato TI-DSBD-DOC-OBJ es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Objetivo del Sistema. - El Formato TI-DSBD-DOC-ALB es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Alcances y Beneficios. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFP es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diagrama de Flujo de Procesos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DMP es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Descripcin de Mtodos y Procedimientos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DJM es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diagrama Jerrquico de Mdulos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIT es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diccionario de Tablas. - El Formato TI-DSBD-DOC-DID es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diccionario de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIR es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Diagrama de Relaciones. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFD es relativo a Tecnologas de la Informacin-Desarrollo del Sistema-Documentacin-Diagrama de Flujo de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-E/S es relativo a Tecnologas de la Informacin- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentacin-Entradas y Salidas del Sistema (Pantallas).
El Formato TI-DSBD-MAN-USR es relativo a Tecnologas de la Informacin- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos -Manual del Usuario.
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Direccin General
ACTIVIDAD DESCRIPCION 1. Recibe del rea del IVE, la solicitud para desarrollar un Sistema Informtico que satisfaga sus necesidades en el manejo de la informacin. 2. Acude al rea del IVE que solicita el Sistema Informtico y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar informacin que permita llevar a cabo un anlisis para el desarrollo del Sistema. 3. Completa el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en original y copia, establece compromisos y solicita al rea del IVE la Documentacin adicional necesaria que permita recopilar informacin para desarrollar el Sistema Informtico. 4. Recaba firma del titular del rea solicitante del IVE en el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos. 5. Entrega al rea solicitante del IVE el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera cronolgica permanente. 6. Recibe del rea del IVE solicitante la Documentacin adicional en original y la analiza para determinar las necesidades del rea y obtener mayor informacin. 7. Completa, en su caso los formatos TI-DSBD-DOC-OBJ y TI-DSBD-DOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del desarrollo del Sistema Informtico de acuerdo a las necesidades actuales del rea del IVE. 8. Elabora diagrama de flujo de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de informacin que requiera el Sistema Informtico. 9. Determina la descripcin de mtodos y procedimientos en el formato TI-DSBD-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la informacin que permita desarrollar el Sistema Informtico. 10. Elabora el diagrama jerrquico de mdulos en el formato TI-DSBD-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerrquica del Sistema Informtico desarrollado. 11. Elabora el diccionario de tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DIT en original, para integrar la base de datos del Sistema Informtico. 12. Define el diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DID en original, para complementar las bases de datos. 13. Integra el diagrama de relaciones en el formato TI-DSBD-DOC-DIR en original, para determinar la conexin que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informtico en desarrollo. 14. Establece el diagrama de flujo de datos en el formato TI-DSBD-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de los datos del Sistema Informtico en desarrollo. 15. Complementa el formato TI-DSBD-DOC-E/S en original y determina las pantallas, fuentes y productos del Sistema Informtico en desarrollo. 16. Elabora en lenguaje de programacin un Bosquejo del Sistema Informtico y presenta al rea solicitante del IVE el diseo conceptual, los objetivos, alcances, beneficios y restricciones del Sistema Informtico diseado.
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Direccin General
AREA
ACTIVIDAD Se acepta el diseo del Sistema Informtico?
DESCRIPCION
Departamento de Tecnologas de la Informacin
16A. En caso de no aceptar el diseo del Sistema Informtico: Realiza ajustes en el diagrama de flujos de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP, en original con base en los requerimientos que presenta el rea de trabajo. Contina con la actividad nmero 9. 17. En caso de aceptar el diseo del Sistema Informtico: Realiza el desarrollo y la programacin del Sistema Informtico en el lenguaje de programacin ms conveniente. 18. Realiza pruebas de funcionalidad y operacin del Sistema Informtico desarrollado y verifica su correcto funcionamiento. Existen fallas en el Sistema? 18A. En caso de existir fallas en el Sistema: Corrige las fallas detectadas en la verificacin realizada al Sistema Informtico. Contina con la actividad nmero 18. 19. En caso de no existir fallas en el Sistema:
Elabora el Manual del usuario en dos tantos en el formato TI-DSBD-MAN-USR, para facilitar la operacin del sistema.
20. Presenta al rea del IVE solicitante, el Sistema Informtico desarrollado y entrega el Manual del usuario en un tanto y archiva cronolgicamente en forma temporal un tanto del documento. 21. Archiva de manera cronolgica permanente en expediente la documentacin tcnica del Sistema los formatos en original siguientes: 1. TI-DSBD-DOC-OBJ, en original. 2. TI-DSBD-DOC-ALB, en original. 3. TI-DSBD-DOC-DFP, en original. 4. TI-DSBD-DOC-DMP, en original. 5. TI-DSBD-DOC-DJM, en original. 6. TI-DSBD-DOC-DIT, en original. 7. TI-DSBD-DOC-DID, en original. 8. TI-DSBD-DOC-DIR, en original. 9. TI-DSBD-DOC-DFD, en original. 10. TI-DSBD-DOC-E/S, en original. 11. TI-DSBD-MAN-USR, en original. Fin del procedimiento.
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Direccin General
Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Sistemas Departamento de Tecnologas de la Informacin

INICIO COMPLETA
REA DEL IVE
DEFINE DICCIONARIO DE DATOS TI-DSBD-DOC-DID 0
RECIBE SOLICITUD TI-DSBD-DOC-OBJ ACUDE Y REALIZA ENTREVISTA

TI-DSBD-DOC-ALB 0
ELABORA DIAGRAMA DE RELACIONES TI-DSBD-DOC-DIR
COMPLETA Y SOLICITA DOCUMENTACIN TI-DSBD-DOC-MIT
ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-DFP 0
TITULAR DEL REA SOLICITANTE DEL IVE
0-1 RECABA FIRMA TI-DSBD-DOC-MIT 2T DETERMINA DESCRIPCIN TI-DSBD-DOC-DMP 0

ELABORA DIAGRAMA DE DATOS TI-DSBD-DOC-DFD 0
COMPLETA Y DETERMINA ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-DJM 0 ELABORA Y PRESENTA BOSQUEJO DE SISTEMA INFORMTICO
ENTREGA TI-DSBD-DOC-MIT T T
TI-DSBD-DOC-E/S
RECIBE Y ANALIZA DOCUMENTACI N ADICIONAL .0
ELABORA DICCIONARIO DE TABLAS TI-DSBD-DOC-DIT .0
152

Direccin General
Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Sistemas Departamento de Tecnologas de la Informacin

1
SE ACEPTA EL DISEO DEL SISTEMA?

SI
NO
REALIZA AJUSTES
PRESENTA Y ENTREGA SISTEMA INFORMTICO MANUAL DEL USUARIO T T ARCHIVA TI-DSBD-DOC-OBJ 0 TI-DSBD-DOC-ALB 0
TI-DSBD-DOC-DFP 0
REALIZA DESARROLLO Y PROGRAMACIN SISTEMA INFORMTICO
TI-DSBD-DOC-DFP 0 C TI-DSBD-DOC-DMP 0 TI-DSBD-DOC-DJM 0 TI-DSBD-DOC-DIT
REALIZA PRUEBAS Y VERIFICA SISTEMA INFORMTICO
EXISTEN FALLAS EN EL SISTEMA?

NO
SI
TI-DSBD-DOC-DID CORRIGE FALLAS SISTEMA INFORMTICO 0 TI-DSBD-DOC-DIR
ELABORA
TI-DSBD-DOC-DFD 0
2
MANUAL DEL USUARIO 2T TI-DSBD-MAN-USR FIN
TI-DSBD-DOC-E/S 0 TI-DSBD-MAN-USR 0 C
153

Direccin General
Procesamiento de Informacin en Base de Datos.
Integrar en una base de datos la informacin que generen las reas del IVE como resultado de trabajos especiales, de auditorias, revisiones, entre otros, para la emisin de reportes actualizados que permitan la oportuna toma de decisiones. Eventual.
NORMAS Las solicitudes para el procesamiento de informacin en base de datos que las reas del IVE requieran, debern ser registradas en el formato de Control de actividades, adems de presentarse por escrito en el Departamento de Tecnologas de la Informacin. Las reas del IVE que requieran del procesamiento de informacin en base de datos, debern entregarla en los siguientes medios magnticos y/o electrnicos: Disco Compacto (CD y/o DVD) o va correo electrnico. La informacin recibida para ser procesada en base de datos, deber encontrarse en el formato de los programas informticos Excel, DBF, ASCII, MDB, etc.
154

Direccin General
Nombre del Procedimiento: Procesamiento de Informacin en Bases de Datos Departamento de Tecnologas de la Informacin
INICIO
REAS DEL IVE
PROCESA Y VALIDA RECIBE SOLICITUD INFORMACIN COMPLETA

ES CORRECTO EL PROCESAMIENTO DE INFORMACIN?
NO
REALIZA CORRECCIONES AL SOFTWARE
INFORMACIN
SI
CONTROL DE ACTIVIDADES
GRABA E IMPRIME
REAS DEL IVE
RECABA FIRMA
1
C 0
CONTROL DE ACTIVIDADES ACUDE Y REALIZA ENTREVISTA REAS DEL IVE BASE DE DATOS REPORTES E INFORMACIN
REAS DEL IVE
FIN
RECIBE
INFORMACIN
ENTREGA Y VERIFICA
REAS DEL IVE
ANALIZA Y DETERMINA PROCESO
BASE DE DATOS REPORTES E INFORMACIN
INFORMACIN
DEFINE SOFTWARE
155

Direccin General
Instalacin de la Red Integral de Datos.
Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las reas del Instituto Veracruzano de Educacin. Eventual.
NORMAS Las reas del IVE que requieran de la instalacin de los servicios de la red integral de datos, debern enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del rea o subdireccin; asimismo debern ser registradas en el formato de Control de actividades del Departamento de Tecnologas de la Informacin. El Departamento de Tecnologas de la Informacin determinar los requerimientos de materiales necesarios para instalar los servicios de la red integral de datos, previa revisin fsica de las reas del IVE y deber solicitarlos al Departamento de Recursos Materiales. La instalacin de la red integral de datos depender de la ubicacin fsica con la que se cuente y de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio Las fallas que se detecten en la red integral de datos debern ajustarse para que el usuario tenga acceso sin dificultad. La instalacin de los servicios a la red integral de datos proceder slo si el modem-ADSL/Router/Switch principal cuentan con lneas disponibles para su conexin.
157

Direccin General
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
1. Recibe de las reas del IVE una Tarjeta de solicitud u Oficio en original para instalar o aadirse a la red integral de datos. 2. Revisa la Tarjeta de solicitud u Oficio, la archiva de manera cronolgica permanente y visita a las reas del IVE que requieran el servicio de instalacin de la red integral de datos. 3. Evala en las reas del IVE, la viabilidad de la instalacin de los servicios de la red integral de datos y determina la ubicacin y la trayectoria de los mismos. Es viable la ubicacin para la instalacin de la red integral de datos? 3A. En caso no ser viable la ubicacin para instalar la red integral de datos: Propone a las reas del IVE una nueva ubicacin para instalar los servicios de la red integral de datos. Contina con la actividad nmero 4. 4. En caso de ser viable la ubicacin para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalacin en las reas del IVE. 5. La oficina de Redes y Soporte Tcnico elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales los materiales necesarios y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologas de la Informacin. 6. La oficina de Redes y Soporte Tcnico entrega la Tarjeta informativa en original al Departamento de Recursos Materiales para que realice la compra del material necesario y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronolgica permanente. Pasa el tiempo. 7. Recibe del Departamento de Recursos Materiales el material solicitado para llevar a cabo las instalaciones de la red integral de datos en las reas del IVE. 8. Personal de la oficina de Redes y Soporte Tcnico acude con el material a las reas del IVE que solicitaron el servicio e instala la red integral de datos. 9. Realiza pruebas a la red integral de datos instalada en las reas del IVE, a fin de detectar posibles fallas en su funcionamiento. Existen fallas en el funcionamiento de la red integral de datos? 9A. En caso de existir fallas en la red integral de datos: Corrige las fallas detectadas a la red integral de datos.
158

Direccin General
AREA
ACTIVIDAD
Contina con la actividad nmero 10.
DESCRIPCION
10. En caso de no existir fallas en la red integral de datos: Instala el equipo de cmputo en la red integral de datos y le informa verbalmente al usuario que el rea ya cuenta con los servicios. 11. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias para informar al titular del rea del IVE cuntos y cules servicios de la red integral de datos fueron dados de alta. 12. Personal de la oficina de Redes y Soporte Tcnico recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologas de la Informacin en la Tarjeta informativa original y dos copias y las distribuye en el siguiente orden: - La original para las reas del IVE que solicitan el servicio de instalacin de la red integral de datos. - La primera copia para el Subdirector de Administracin y Finanzas. - La segunda copia la archiva como acuse de recibo de manera cronolgica permanente. Fin del procedimiento.
159

Direccin General
Nombre del Procedimiento: Instalacin de la Red Integral de Datos Departamento de Tecnologas de la Informacin
ENTREGA INICIO TARJETA INFORMATIVA
DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES
0 1
C ELABORA
REAS DEL IVE
RECIBE TARJETA DE SOLICITUD
TARJETA INFORMATIVA
0-2
REVISA, REALIZA Y VISITA TARJETA DE SOLICITUD 0
REAS DEL IVE
DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES
RECIBE
MATERIAL JEFE DEL DEPTO. DE TI
RECABA FIRMA TARJETA INFORMATIVA

REAS DEL IVE
C ACUDE E INSTALA RED INTEGRAL DE DATOS

MATERIALES
EVALA Y DETERMINA
REAS DEL IVE
REAS DEL IVE
0
SUB. DE ADMN. Y FINANZAS
TARJETA DE SOLICITUD
ES VIABLE LA INSTALACIN O AGREGACIN A LA RED?
NO
PROPONEN ALTERNATIVA
REAS DEL IVE
REALIZA PRUEBAS
BO DEL TRABAJO 2 C
SI 1
DETERMINA
SEGUIMIENTO DE TRAYECTORIA Y REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO
EXISTEN FALLAS EN LA RED?
FIN
SI
CORRIGE FALLAS
JEFE DEL DEPTO. DE TI
NO
ELABORA Y RECABA FIRMA TARJETA INFORMATIVA 0-1
INSTALA E INFORMA
MATERIALES
REAS DEL IVE
160

Direccin General
Diseo, Actualizacin y Mantenimiento del sitio Web.
Integrar un sitio Web funcional de acuerdo a las necesidades de las reas del Instituto Veracruzano de Educacin. Eventual.
NORMAS Las reas del IVE que requieran del uso del sitio Web, debern enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del rea o subdireccin; asimismo debern ser registradas en el formato de Control de actividades del Departamento de Tecnologas de la Informacin. El Departamento de Tecnologas de la Informacin determinar los requerimientos de formato necesarios para actualizar los documentos del sitio Web del IVE.
161

Direccin General
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
1. Recibe de las reas del IVE, Oficio de solicitud en original, los Documentos y los medios magnticos la informacin para actualizar la pgina web. 2. Completa el formato de Control de actividades en original para llevar el registro de la solicitudes de las reas. 3. Analiza la informacin de los Documentos y los medios magnticos para determinar qu informacin recibe y cmo procesarla. Qu tipo de informacin recibe? 3A. En caso de recibir grficos o fotografas: Revisa la informacin de los Documentos y los medios magnticos y selecciona el software con el que se procesaran los grficos o las fotografas. 3A1. Digitaliza los grficos o las fotografas y las graba en el formato correspondiente. 3A2. Asigna a los grficos o fotografas el formato en el que se darn a conocer en la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG o PNG. 3A3. Accede al Servidor del programa previa autorizacin de la Secretara de Finanzas y Planeacin del Estado e inserta los grficos o las fotografas procesados. Contina con la actividad nmero 4. 4. En caso de ser viable la ubicacin para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalacin en las reas del IVE. 5. Procesa la informacin y selecciona el programa Acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y as poder bajar los textos al servidor de la red. 6. Realiza el diseo de la informacin procesada y de la pgina web en el software correspondiente. 7. Realiza los hipervnculos para cada una de las pginas que sern actualizadas y asigna extensiones de acuerdo al volumen de informacin procesada. 8. Accede al Servidor de la Secretara de Finanzas y Planeacin del Estado y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la pgina Web. Fin del procedimiento.
162

Direccin General
Nombre del Procedimiento: Diseo, Actualizacin y Mantenimiento del sitio Web Departamento de Tecnologas de la Informacin
QU TIPO DE INF RECIBE? TEXTO 1 GRFICOS O FOTOS
INICIO
REVISA Y SELECCIONA SOFTWARE DOCUMENTOS
ACUDE AL AREA Y VALIDA INFORMACIN
A TRAVS DE LA RED DEL IVE
REAS DEL IVE
RECIBE
OFICIO DE SOLICITUD DOCUMENTOS
REVISA Y DETERMINA PROGRAMA DOCUMENTOS
INFORMACIN
ES CORRECTO PARA PUBLICAR? SI
NO
REALIZA AJUSTES A LA INFORMACIN
DIGITALIZA Y GRABA INFORMACIN ASIGNA FORMATO
INFORMACIN
EDITA PGINA Y REALIZA HIPERVNCULOS
COMPLETA CONTROL DE ACTIVIDADES
PROCESA Y SELECCIONA PROGRAMA 0

2
ACCESA A PROGRAMA E INSERTA
REAS DEL IVE
RECABA FIRMA
REALIZA DISEO
1
CONTROL DE ACTIVIDADES
ANALIZA INFORMACIN DOCUMENTOS
RELIZA HIPERVNCULOS Y ASIGNA EXTENSIONES
OFICIO DE SOLICITUDTA DE SOLICITUD 0 BOSQUEJO DEL DOCUMENTOS
INFORMACIN
ACCESA Y ALOJA ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES

SERVIDOR SEFIPLAN
INFORMACIN C FIN
163

Direccin General
Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cmputo.
Que el equipo de cmputo con el que cuenta la Dependencia se encuentre en un nivel funcional ptimo, a fin de que las reas del IVE puedan procesar con oportunidad la informacin que manejan. Peridica.
NORMAS El Programa anual de mantenimiento preventivo al equipo de cmputo, se elaborar con base en el inventario de equipo de cmputo con el que cuenten las reas del IVE. Las solicitudes de mantenimiento al equipo de cmputo, debern ser registradas en el formato de Control de actividades, adems de presentarse por escrito en el Departamento de Tecnologas de la Informacin. El mantenimiento preventivo se proporcionar a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para la realizacin del servicio. El equipo de cmputo que se entregue al Departamento de Tecnologas de la Informacin para su mantenimiento preventivo, se devolver a las reas del IVE en el transcurso de un da hbil. El Pase de salida lo elaborar el Departamento de Tecnologas de la Informacin solo para el traslado del equipo de cmputo, cuando el rea solicitante no se localice en el mismo edificio.
164

Direccin General
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
1. Obtiene del archivo cronolgico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cmputo en original y verifica las reas de la Contralora General a las que les corresponde el mantenimiento. 2. Elabora Tarjeta informativa en original y copia para informar al rea correspondiente las fechas en que se proporcionar el mantenimiento preventivo a los equipos. 3. Recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologas de la Informacin en la Tarjeta informativa original y copia y entrega el original al rea del IVE programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronolgica permanente con el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cmputo en original. Pasa el tiempo. 4. Informa va telefnica, con un da de anticipacin a las reas del IVE de la programacin del mantenimiento al equipo de cmputo y elabora Pase de salida en original y dos copias. 5. Recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologas de la Informacin y del responsable de trasladar el equipo en el Pase de salida, en original y dos copias. 6. Acude a las reas del IVE retira la instalacin del equipo de cmputo programado para mantenimiento. 7. Entrega el Pase de salida original al guardia de seguridad, primera copia al Departamento de Recursos Materiales y segunda copia la archiva de manera cronolgica permanente. 8. Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cmputo. 9. Verifica el funcionamiento del equipo de cmputo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. Existen fallas correctivas en el equipo de cmputo? 9A. En caso de existir fallas correctivas en el equipo de cmputo: Informa verbalmente a las reas del IVE que proceder el mantenimiento correctivo. Fin. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cmputo. 10. En caso de no existir fallas correctivas en el equipo de cmputo: Elabora Pase de salida para el equipo de cmputo en original y tres copias y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologas de la Informacin y del responsable de trasladar el equipo de cmputo a las reas que corresponda.
165

Direccin General
AREA
ACTIVIDAD DESCRIPCION 11. Traslada el equipo de cmputo a las reas de IVE y entrega el Pase de salida en el orden siguiente: - El original al guardia de seguridad. - Primera copia al Departamento de Recursos Materiales. - Segunda copia la archiva de manera cronolgica permanente. 12. Entrega el equipo de cmputo en las reas del IVE y lo instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento preventivo. Fin del procedimiento.
166

Direccin General
Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cmputo Departamento de Tecnologas de la Informacin
INICIO
JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ.
RECABA FIRMA VERIFICA MANTENIMIENTO PROG. ANUAL DE MANTTO. PREV DE PC`S 0 PASE DE SALIDA 0-2
JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ. 1
EXISTEN FALLAS EN EL EQUIPO (PC)? NO
SI
REAS DEL IVE
INFORMA
EQ. DE CMPUTO
VERBALMENTE
ACUDE Y RETIRA INSTALACIN C

EQ. DE CMPUTO
ELABORA Y RECABA FIRMA PASE DE SALIDA 0-2
FIN CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CMPUTO
ELABORA
TARJETA INFORMATIVA 0-1
ENTREGA PASE DE SALIDA

REAS DEL IVE
TRASLADA Y ENTREGA
EQ. DE CMPUTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TI
0 1
RECABA FIRMA Y ENTREGA TARJETA INFORMATIVA

REA DEL IVE
DEPTO. DE REC. MATERIALES
2 C
PASE DE SALIDA 0 SOLICITUD 1
GUARDIA DE SEGURIDAD DEPTO. DE REC. MATERIALES
0 1 REALIZA MANTTO. PREVENTIVO

EQ. DE CMPUTO
BOSQUEJO DEL 2
PROG. ANUAL DE MANTTO. PREV DE PC`S 0 C
C ENTREGA INSTALA E INFORMA

EQ. DE CMPUTO REAS DEL IVE
VERIFICA FUNCIONAMIENTO
EQ. DE CMPUTO
INFORMA Y ELABORA PASE DE SALIDA 0-2
REAS DEL IVE
VA TELEFNICA FIN
167

Direccin General
Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cmputo.
Que el equipo de cmputo con el que cuentan las diversas reas del IVE se encuentre en ptimas condiciones, a fin de que la informacin que manejan pueda ser procesada oportunamente. Eventual.
NORMAS Los servicios de mantenimiento correctivo de equipo de cmputo, debern anotarse en el formato de Control de actividades. El mantenimiento correctivo se llevar a cabo a los equipos de cmputo siempre y cuando se cuente con el material necesario para la realizacin del servicio. El equipo de cmputo que se entregue al Departamento de Tecnologas de la Informacin para su mantenimiento correctivo, ser devuelto a las reas del IVE en tiempo y forma dependiendo de la falla existente.
168

Direccin General
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
1. Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cmputo si la falla detectada requiere de la compra de refacciones. Requiere de refacciones? 1A. En caso de no requerir refacciones: Corrige las fallas al equipo de cmputo para que sea entregado en las reas del IVE. Contina con la actividad nmero 5. 2. En caso de requerir refacciones: Elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales la compra de refacciones y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologas de la Informacin. 3. Entrega al Departamento de Recursos Materiales la Tarjeta informativa original y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronolgica permanente. Pasa el tiempo. 4. Recibe del Departamento de Recursos Materiales las refacciones solicitadas para el equipo que requiere de mantenimiento correctivo y efecta la reparacin que permita su funcionamiento adecuado. 5. Elabora Pase de salida en original y dos copias, para trasladar el equipo de cmputo y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologas de la Informacin y del responsable de trasladar el equipo de cmputo a las reas que correspondan. 6. Traslada el equipo de cmputo a las reas del IVE y entrega el Pase de salida en el orden siguiente: - El original al guardia de seguridad. - Primera copia al Departamento de Recursos Materiales. - Segunda copia la archiva de manera cronolgica permanente. 7. Entrega el equipo de cmputo en las reas del IVE, lo instala e informa a los usuarios del mantenimiento realizado. Fin del procedimiento.
169

Direccin General
Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cmputo Departamento de Tecnologas de la Informacin
INICIO
INFORMA DETERMINA COMPRA DE REFACCIONES

EQ. DE CMPUTO JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ. 1 REQUIERE DE REFACCIONES? NO EQ. DE CMPUTO
CORRIGE FALLAS
EQ. DE CMPUTO
SI
TRASLADA Y ENTREGA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TI 1
ELABORA Y RECABA FIRMA TARJETA INFORMATIVA
EQ. DE CMPUTO
PASE DE SALIDA 0-1 SOLICITUD 0 1
GUARDIA DE SEGURIDAD DEPTO. DE REC. MATERIALES
INFORMA Y ELABORA TARJETA INFORMATIVA

BOSQUEJO DEL 2 C ENTREGA INSTALA E INFORMA C

EQ. DE CMPUTO REAS DEL IVE
0 1
USUARIOS
FIN
170

Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Asesora para Usuarios de Equipo de Cmputo (Sistema de Informacin). Atender las necesidades de los usuarios de equipo cmputo, de las diversas reas del IVE que puedan presentarse, debido a la forma de operacin de los Sistemas de Informacin. Eventual.
NORMAS Las reas del IVE (Oficinas Centrales) que requieran asesora tcnica en cuanto a sistemas de informacin debern hacerlo por escrito. El servicio de asesora tcnica relativo a los sistemas de informacin se registrar en el formato Control de actividades en el Departamento de Tecnologas de la Informacin. El Departamento de Tecnologas de la Informacin deber brindar asesora tcnica sobre la operacin del Sistema de Informacin a las diversas reas del IVE.
171

Direccin General
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
1. Recibe por escrito de las distintas reas del IVE, la solicitud de asesora tcnica debido a dudas en la forma de operacin de los Sistemas de Informacin o mal funcionamiento de los mismos. 2. Registra la solicitud de asesora tcnica en el formato de Control de Actividades en original y lo archiva de manera cronolgica permanente. 3. Atiende la solicitud de asesora tcnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Informacin. Cul es la causa de la solicitud de asesora? 3A. En caso de que la solicitud de asesora se deba a error por operacin del usuario: Explica a las reas del IVE la adecuada operacin del Sistema de Informacin, personalmente o va telefnica. Fin. 4. En caso de que la solicitud de asesora sea por mal funcionamiento del Sistema de Informacin: Determina la causa del mal funcionamiento. Cul es la causa del mal funcionamiento? 4A. En caso de que se deba a la configuracin del equipo de cmputo: Explica a las reas del IVE personalmente o va telefnica el proceso para la configuracin ptima del equipo de cmputo. Fin. 5. En caso de que se deba a una falla de programacin: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Informacin y se formulan las pruebas de validacin correspondientes. 6. Notifica va telefnica a las reas del IVE que el Sistema de Informacin ha sido modificado y actualizado para su uso. Fin del procedimiento.
172

Direccin General
Nombre del Procedimiento: Asesora para Usuarios de Equipo de Cmputo (Sistema de Informacin) Departamento de Tecnologas de la Informacin
INICIO
REAS DEL IVE CUL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD DE ASESORA?
CONFIG. DEL EQUIPO DE CMPUTO
RECIBE SOLICITUD DE ASESORA
POR ESCRITO O PERSONALEMENTE
EXPLICA PROCESO PARA LA CONFIGURACIN PTIMA

EQ. DE CMPUTO
REAS DEL IVE
PERSONALEMENTE O VA TELEFNICA
FALLA DE PROGRAMACIN
REGISTRA
CONTROL DE ACTIVIDADES 0 C
REALIZA CORRECCIONES Y FORMULA PRUEBAS
FIN
ATIENDE SOLICITUD Y ANALIZA

SISTEMA DE INFORMACIN
NOTIFICA MODIFICACIN Y/O ACTUALIZACIN

REAS DEL IVE
CUL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD DE ASESORA?
ERROR POR OPERACIN DEL USUARIO
FIN EXPLICA OPERACIN

SISTEMA DE INFORMACIN REAS DEL IVE
MAL FUNCIONAMIENTO SISTEMA DE INFORMACIN
DETERMINA CAUSA
FIN
173

Direccin General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Asesora para Usuarios de Equipo de Cmputo (Soporte Tcnico). Solucionar los problemas en cuanto a Soporte Tcnico del equipo de cmputo se refiere, de las distintas reas del IVE. Eventual.
NORMAS Las reas del IVE debern solicitar la asesora relativa al soporte tcnico de equipo de cmputo por escrito o personalmente al personal del Departamento de Tecnologas de la Informacin. El servicio de asesora de soporte tcnico se registrar en el formato Control de actividades en el Departamento de Tecnologas de la Informacin. El Departamento de Tecnologas de la Informacin podr brindar asesora tcnica (va telefnica) al personal de las distintas reas del IVE sobre el equipo de cmputo. El Pase de salida lo elaborar el Departamento de Tecnologas de la Informacin solo para el traslado del equipo de cmputo, cuando el rea solicitante no se localice en el mismo edificio.
174

Direccin General
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
1. Recibe por escrito o va telefnica de las distintas reas del IVE, la solicitud de asesora tcnica para la operacin del sistema o equipo de cmputo. 2. Atiende va telefnica la solicitud de asesora tcnica y evala el grado de complejidad del problema presentado. Es necesario revisar fsicamente el equipo? 2A. En caso de no ser necesario revisar fsicamente el equipo: Explica va telefnica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cmputo. 2A1. Comprueba va telefnica con el usuario el funcionamiento u operacin del sistema o equipo de cmputo. Fin. 3. En caso de ser necesario revisar fsicamente el equipo: Acude al rea del IVE y verifica fsicamente el equipo de cmputo para determinar su traslado. Requiere traslado fsico del equipo de cmputo? 3A. En caso de no requerir el traslado fsico del equipo de cmputo: Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cmputo. 3A1. Comprueba con el usuario el funcionamiento u operacin del sistema o equipo de cmputo. Fin. 4. En caso de requerir el traslado fsico del equipo de cmputo: Elabora el Pase de salida del equipo de cmputo en original y dos copias y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologas de la Informacin y del responsable de trasladar el equipo. 5. Traslada el equipo de cmputo al Departamento de Tecnologas de la Informacin para realizar el mantenimiento correctivo y entrega el Pase de salida en original al guardia de seguridad, la primera copia al Departamento de Recursos Materiales y la segunda copia la archiva de manera cronolgica permanente. Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cmputo.
175

Direccin General
Nombre del Procedimiento: Asesora para Usuarios de Equipo de Cmputo (Soporte Tcnico) Departamento de Tecnologas de la Informacin
INICIO
REAS DEL IVE
RECIBE SOLICITUD DE ASESORA TCNICA
POR ESCRITO O VA TELEFNICA
TRASLADA Y ENTREGA
EQ. DE CMPUTO
ATIENDE SOLICITUD Y EVALA
PASE DE SALIDA 0 PASE DE SALIDA 1 PASE DE SALIDA 2
GUARDIA DE SEGURIDAD DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES
ES NECESARIO REVISAR FISICAMENTE EL EQUIPO?
NO
EXPLICA CORRECCIN
USUARIO
PERSONALEMENTE O VA TELEFNICA COMPRUEBA FUNCIONAMIENTO Y OPERACIN

USUARIO
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CMPUTO
SI
ACUDE AL REA Y VERIFICA

EQ. DE CMPUTO
PERSONALEMENTE O VA TELEFNICA FIN EXPLICA CORRECCIN

NO EQ. DE CMPUTO USUARIO
REQUIERE TRASLADO FSICO EL EQUIPO? JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ. SI
COMP. FUNCIONAMIENTO
EQ. DE CMPUTO
USUARIO
FIN
176

Direccin General
ANEXOS
177

Direccin General
Formato Servicio Preventivo de Equipo de Cmputo
178

Direccin General
179

Direccin General
Formato Servicio Correctivo de Equipo de Cmputo
180

Direccin General
181

Direccin General
Formato Servicio Externo de Equipo de Cmputo
182

Direccin General
183

Direccin General
Formato Dictamen Tcnico para baja de Equipo de Cmputo
184

Direccin General
185

Manual de Procedimientos Subdireccion Admva

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AREA Departamento de Recursos Humanos IVE.

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TITULAR DEL IVE

CAPTURA INCIDENCIAS REGISTRA Y EMITE LISTADO

ENVIA EMITE Y ELABORA

NMINA C CONCENTRADO ANUAL DE PERCEPCIN Y DEDUCCIN

CATALOGO DE PERSONAL Y PRESTACIONES NMINA VALIDADA C

ELABORA, MODIFICA RANGOS Y VERIFICA NMINA

CONCENTRA Y CAPTURA PAGOS CONGELADOS CATLOGO DE CONG. DE PAGOS

CALCULA DAS TRABAJADOS

RESPALDA E INFORMA INFORME DE NMINA CATLOGO DE PERSONAL

RECIBE, ELABORA CONCILIACIN DE NMINA Y REGISTRA NMINA

INTEGRA Y CALCULA PEREP. Y DEDUC.

CONCILIACIN DE NMINA Y OBLIG. FISCAL

REVISA SOLICITA RECURSO PARA NMINA Y RETENCIONES SOLICITUD DE RECURSOS

DOCUMENTACIN PARA EL DEPSITO FIN

PROCEDE EL PAGO Y TURNA

IDENTIFICA Y CONSIDERA OBLIGACIONES FISCALES

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Fecha Elaboracin Autorizacin

Elabor: Subdireccin de Administrativa

Revis: Subdireccin de Administrativa

Autoriz: Direccin General

Instituto Veracruzano de Educacin Superior, APPP.

Persona interesada. Departamento de Recursos Humanos IVE.

Formato de Solicitud de Empleo y entrega Curriculum en el Departamento de Recursos Humanos.

rea solicitante y/o Coordinacin de Zona.

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