MANUAL DE MICROSOFT EXCEL 2007

Francisco Jimnez Bonilla

San Jos, CR: INA, Agosto 2008

Primera Edicin Instituto Nacional de Aprendizaje San Jos, Costa Rica.

Instituto Nacional de Aprendizaje, 2008 ISBN Hecho el depsito de ley Prohibida la reproduccin parcial y total del contenido de este documento sin la autorizacin expresa del INA.

Impreso en Costa Rica

PRESENTACION

El siguiente material didctico fue desarrollado a travs de la recopilacin de informacin de fuentes primarias con instructores de enseanza del subsector de informtica, y secundarias, entre bibliografa de trabajos de investigacin, artculos y consulta digital en la red de Internet. Este material es producto de la necesidad de un instructivo de apoyo al servicio de capacitacin y formacin profesional, Introduccin a la Computacin, del programa Personal Calificado en Operacin de Equipo de Cmputo como objetivo manipular la computadora personal y sus perifricos en ambiente grfico.

El material est dirigido a todo participante de la formacin y capacitacin profesional del mdulo de introduccin a la computacin en la modalidad presencial, para el apoyo del mismo SCFP y con la tutora del profesional tcnico de subsector de informtica, de forma que el material didctico describe el marco terico y prctico de los contenidos, persiguiendo el alcance de los objetivos especficos y cumplimiento de los criterios de desempeo por cada uno de ellos.

El uso del material didctico est diseado conforme a los objetivos y contenidos del servicio de capacitacin y formacin profesional de la oferta curricular de introduccin a la computacin, por lo cual en el documento encontrar una estructura separados por captulos, los cuales representan los objetivos especficos de mdulo de introduccin a la computacin, as mismo cada captulo, contiene los subtemas que representan los contenidos de cada objetivo, estos contenidos son desarrollados a nivel terico y prctico, de forma que el participante pueda utilizar el material didctico de una manera de conocimiento de la materia y ejecucin de las tareas de configuracin del equipo informtico.

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INDICE
PRESENTACION ................................................................................................................III CAPITULO 1......................................................................................................................... 6 QUE ES MICROSOFT EXCEL? ..................................................................................... 7 1.1 DESCRIPCION DEL AMBIENTE DE TRABAJO............................................. 7 Elementos de la ventana de Excel................................................................................... 8 Botn del Office.............................................................................................................. 8 Barra de herramientas accesos rpidos ........................................................................... 9 1.2 MANIPULACION DE LIBROS ........................................................................ 12 Creacin de un libro ...................................................................................................... 12 Guardar un libro ............................................................................................................ 12 Abrir un libro................................................................................................................. 13 Cerrar un libro ............................................................................................................... 13 1.3 MANIPULACION DE HOJAS DE CALCULO................................................ 13 Qu es una hoja de clculo?............................................................................................ 13 Manipulacin de las hojas ................................................................................................ 14 Manipulacin de filas y columnas ................................................................................... 15 1.4 MANIPULACION DE DATOS ......................................................................... 16 Creacin de tabla de datos................................................................................................ 17 Trabajando con rangos ..................................................................................................... 19 manipulacion de informacion ........................................................................................... 20 apariencia de celdas y tablas............................................................................................. 21 formato condicional.......................................................................................................... 22 listas personalizadas ......................................................................................................... 23 comentarios....................................................................................................................... 24 Cambiar la apariencia de un cuadro comentario: .......................................................... 25 CAPITULO 2....................................................................................................................... 26 FRMULAS........................................................................................................................ 27 Qu es una frmula? ....................................................................................................... 27 Elementos bsicos de las frmulas ................................................................................... 27 Operadores matemticos .................................................................................................. 28 Jerarqua de Operadores ................................................................................................... 28 Lenguaje de frmulas ....................................................................................................... 29 Ingresando frmulas ......................................................................................................... 29 Tipos de frmulas ............................................................................................................. 30 Creacin de Frmulas....................................................................................................... 30 Copiar frmulas a un rango de celdas .............................................................................. 32 Valor Absoluto .............................................................................................................. 32 FUNCIONES ....................................................................................................................... 33 Qu son funciones?......................................................................................................... 33 Funciones Condicionales.................................................................................................. 36 Elementos de las funciones lgicas .................................................................................. 36

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Sintaxis de las funciones lgicas ...................................................................................... 36 Condicin Lgica Simple ................................................................................................. 37 Condicin Lgica Anidada............................................................................................... 37 Condicin Lgica Compleja............................................................................................. 38 CAPITULO 3....................................................................................................................... 40 Qu es configurar una hoja de clculo? .......................................................................... 41 Pestaa pgina .................................................................................................................. 42 Pestaa Mrgenes ............................................................................................................. 42 Pestaa Encabezado y pie de pgina ............................................................................. 43 Pestaa Hoja.................................................................................................................. 43 Impresin de hoja de clculo......................................................................................... 44 CAPITULO 4....................................................................................................................... 45 Qu son las bases de datos en Excel? ............................................................................. 46 Ordenamientos de Datos ............................................................................................... 46 Proceso para ordenar y reordenar listas ........................................................................ 46 Filtros Automticos ....................................................................................................... 47 Bsquedas de registros:................................................................................................. 48 Filtros Avanzados.......................................................................................................... 49 Funciones con Bases de Datos ...................................................................................... 51 Buscarv.......................................................................................................................... 51 Bdcontar ........................................................................................................................ 53 Bdmax ........................................................................................................................... 54 Tablas Dinmicas .......................................................................................................... 55 Proceso Inicial de tabla dinmica.................................................................................. 56 Aplicacin de funcin ................................................................................................... 60 Grafico Dinmico.......................................................................................................... 60 CAPITULO 5....................................................................................................................... 63 Barra de Dibujo ............................................................................................................. 64 Wordart ......................................................................................................................... 65 Imgenes ....................................................................................................................... 66 Insertar imgenes prediseadas o de archivo. En una hoja de clculo se pueden agregar imgenes de los dos tipos:............................................................................................. 66 Desde Archivo:............................................................................................................. 67 Grficos ......................................................................................................................... 68 Partes de un grfico....................................................................................................... 69 Terminologa de grficos .............................................................................................. 69 Creacin de grficos...................................................................................................... 70 CAPITULO 6....................................................................................................................... 75 Qu son las Macros?.................................................................................................... 76 Ejecuctar una macro...................................................................................................... 77 Detener una macro ........................................................................................................ 77 Eliminar una macro ....................................................................................................... 77

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CAPITULO 1
Utilizar la hoja electrnica y sus operaciones para elaborar tablas de datos. Descripcin del Ambiente de Trabajo Manipulacin de libros Manipulacin de hojas de clculo Manipulacin de datos Trabajando con rangos Manipulacin de informacin Apariencia de celdas y tablas Formato condicional Listas personalizadas Comentarios

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QUE ES MICROSOFT EXCEL?

Es un programa de oficina con su nueva apariencia en diseo que sirve para crear contabilidades y luego graficarlas en cualquier momento. Las versiones ms usadas por parte de los usuarios son: Excel Xp 2003 y actualmente Excel 2007. Tambin se le conoce como un libro electrnico que est compuesto por hojas de clculo en donde se crean las diferentes tablas informativas aplicando formatos, frmulas, funciones, y herramientas especiales. Los archivos de Excel con versin 2003 Xp tienen extensin .xls y los archivos de Excel con versin 2007 se les agrega una letra de mas .xlsX. Estos archivos se identifican por tener un icono de color verde.

1.1 DESCRIPCION DEL AMBIENTE DE TRABAJO

Iniciar el programa buscndolo desde el men inicio del escritorio de Windows. Luego abrir el programa Excel donde se observara la siguiente pantalla:

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Para salir del programa Excel se deben aplicar los siguientes pasos: 1. Clic al botn Office 2. Clic al botn Salir de Excel La manera rpida seria pulsando las teclas ALT+F4 Se recomienda tener los archivos de trabajo guardados antes de salir para que Excel no tenga que presentarle ninguna ventana de advertencia.

Elementos de la ventana de Excel

Antes de trabajar es relevante conocer las principales partes que se van a manipular constantemente en los trabajos.

Botn del Office Es el que permite manipular las opciones ms usadas por parte de un usuario al dar clic sobre l.

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Barra de herramientas accesos rpidos Es una barra que muestra las herramientas que el usuario puede estar usando en forma rpida. El icono que esta al final de la misma sirve para activar o desactivar la deseada.

Barra de ttulo Es aquella que muestra el nombre del archivo de trabajo y el nombre del programa.

Cintas

Son las que muestran las diferentes herramientas que se pueden manipular en el programa. Su nombre brinda una idea general al usuario donde puede encontrar sus opciones preferidas. Antes conocido como men en versiones anteriores.

Al dar clic a cada cinta se despliegan diversos botones que se usan de acuerdo al objetivo deseado.

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Barra de frmulas Sirve para controlar las frmulas y funciones que se hagan sobre una celda pidindola editar.

Celda actual Permite indicarle al usuario la celda actual donde se encuentra ubicado.

Cursor Permite ubicarnos entre las celdas de una hoja electrnica.

Celdas Es la combinacin de una columna con una fila. Para desplazarse a una celda en forma rpida se debe pulsar la tecla F5 y escribir en el cuadro referencia la celda respectiva.

Columnas Son representadas por letras (A B C) Filas Son representadas por nmeros (1 2 3) Ejemplo: Celda: C3 Columna: C Fila: 3

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Rango Es la seleccin de varias celdas.

Hojas de clculo Sirven para crear tablas contables aplicando frmulas, funciones y diferentes herramientas. Adems permiten organizar los trabajos de una manera organizada. La configuracin de una hoja de clculo es diferente a las dems, son individuales. Adems se les puede cambiar el nombre con doble clic. Tambin

se les conoce como etiquetas.

Para navegar entre las hojas de clculo se deben manipular los siguientes botones:

Observe un resumen rpido de las partes de una hoja de clculo:

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1.2 MANIPULACION DE LIBROS

Creacin de un libro
Al iniciar una sesin de Excel el mismo le provee un libro de trabajo en blanco, con 3 hojas de clculo en forma automtica. Los archivos en Excel son tratados como Libros, los cuales contienen hojas Sin embargo, cuando se encuentre trabajando en Excel y necesite crear un nuevo libro de trabajo, no es necesario salirse de Excel para crearlo. Aplicar los siguientes pasos: 1. Clic al botn Office 2. Clic Nuevo 3. Clic al icono Libro en blanco 4. Clic al botn Crear La manera rpida seria pulsando las teclas CTRL+U

Guardar un libro
Cuando un Libro debe ser almacenado por primera vez, se procede a utilizar la opcin Guardar como, pero si lo que necesita es actualizarlo para que almacene los ltimos cambios generados, entonces proceda a utilizar la opcin Guardar.

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Guardar como La manera rpida es pulsar la tecla F12 Aplicar los siguientes pasos para actualizar los cambios del archivo: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Guardar

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Abrir un libro
Una vez que se haya creado y guardado un archivo, el mismo puede ser accedido cuantas veces sea necesario en razn de nuestra necesidad como usuarios(as).

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Abrir La manera rpida es pulsar las teclas CTRL+A

Cerrar un libro
Una vez que ya no se requiera un archivo de trabajo se puede cerrar para descargar un poco de memoria de la pc.

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Cerrar La manera rpida es pulsar CTRL+F4

1.3 MANIPULACION DE HOJAS DE CALCULO

Qu es una hoja de clculo?

Es un conjunto de celdas que permiten llevar a cabo frmulas, funciones, condiciones o herramientas de acuerdo a un objetivo especifico. Se les conoce como etiquetas. El nombre de las etiquetas de las hojas de un libro, puede ser modificado con el propsito de identificarlas mejor mediante el establecimiento de una relacin entre el nombre que las mismas recibirn y el contenido almacenado en ellas.

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Ejemplos:

Manipulacin de las hojas Las hojas de clculo se pueden manipular de esta forma:

Insertar hojas Clic al icono

Renombrar hojas Doble clic sobre la hoja

Mover hojas:

Arrastrar la hoja al lugar donde se requiera.

Borrar hojas Clic derecho sobre la hoja Eliminar

Al borrar una hoja tome en cuenta que no puede recuperar su contenido.

Color de etiquetas Clic derecho sobre la hoja Color de etiquetas

Seleccionar hoja Clic a la hoja de clculo.

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Manipulacin de filas y columnas El ancho y el alto de las filas y las columnas pueden ser modificables en razn del espacio que necesitemos a la hora de ingresar una determinada informacin. Cuando usted ingresa a un libro de Excel, todas las columnas y las filas tienen el ancho estndar. El alto de la fila se ajusta automticamente segn el tamao de fuente utilizada, mientras que el ancho de la columna debe ser ajustado, de acuerdo a lo que se necesite.

Ancho de columna Pasos para modificar el ancho de columna: Posicione el puntero del mouse en medio de 2 columnas. Cuando el puntero adquiera forma de flecha doble presione y arrastre el mouse. Ancho de fila Si bien es cierto que como se dijo anteriormente, Excel ajusta de forma automtica el ancho de la fila, tambin es factible el ajuste de la misma forma en que se hace con las columnas.

Pasos para modificar el ancho de columna: Posicione el puntero del mouse en medio de 2 filas. Cuando el puntero adquiera forma de flecha doble presione y arrastre el mouse.

Agregar Filas/Columnas 1. Seleccione el o los encabezados de las filas o columnas a partir del lugar donde desea insertarla. 2. Despliegue el men contextual y elija la opcin Insertar. Las filas aparecern en la parte superior, mientras que las columnas aparecern en la parte izquierda.

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Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn insertar. Eliminar Filas/Columnas 1. Seleccione el o los encabezados de las filas o las columnas a partir del lugar donde desea eliminarla. 2. Despliegue el men contextual y elija la opcin Eliminar. Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn eliminar.

Ocultar Filas/Columnas 1. Seleccione el o los encabezados de la fila o columna que desea ocultar 2. Clic derecho y la opcin ocultar. Mostrar Filas/Columnas 1. Seleccione los encabezados de fila(s) o columna(s) donde estn las ocultas. 2. Clic derecho sobre las filas o columnas donde se ocultaron. 3. Clic derecho y la opcin mostrar.

1.4 MANIPULACION DE DATOS

Para agregar datos en las celdas de Excel se digita el dato ya sea numrico o textual y se pulsa la tecla Enter. Si el dato es una cantidad se recomienda escribirlo en forma directa, ejemplo 24000. Para el eliminar informacin se aplican los siguientes pasos: Ubicar el curso sobre la celda o seleccione el rango deseado. Presionar la tecla Supr. Excel puede trabajar con los siguientes tipos de datos: Textos, Nmeros, Frmulas, Funciones, Condiciones lgicas.

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Texto Puede ingresar la combinacin de letras y nmeros como texto. El texto es alineado automticamente a la izquierda de la celda. Si ingresa slo nmeros y la celda tiene formato de texto mantendr su valor.

Nmero Puede ingresar caracteres especiales como +,-, $,%, los cuales sern alineados a la derecha de la celda, es posible que incluya comas, decimales, puntos, signos de dlar y parntesis entre otros.

Frmulas y Funciones Nos permiten llevar a cabo clculos matemticos de forma eficaz en una forma automatizada.

Condiciones lgicas Nos permiten llevar a cabo razonamientos para la solucin de determinados casos que dependen de varios criterios lgicos.

Creacin de tabla de datos Una tabla de datos es un conjunto de celdas que tienen campos y registros. Los campos son categoras y los registros corresponden a los datos de los campos de acuerdo a su relacin. Ejemplos de campos: Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar Ejemplos de registros: Francisco, Jimnez, 8376-2117, Santa Ana

Nombre Apellidos
Francisco Maria Olga Jimenez Rojas Hernandez

Telefono
8376-2117 8395-0523 8765-2314

Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela

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A los campos y a los registros se les puede aplicar formatos de celda usando la cinta de inicio. El primer paso es seleccionar la celda deseada y luego clic a cualquiera de los siguientes botones:

Sirven para cambiar el tipo y el tamao de letra.

Sirven para cambiarle la negrita, cursiva y subrayado.

Sirven para cambiar el relleno o fondo a una celda y el color de un texto o nmero:

Sirven para aumentar o disminuir el tamao de una letra.

Adems existe la posibilidad de usar el botn Fuente para aplicar formatos a celdas estando en un solo lugar.

A los campos y a los registros se les puede aplicar los siguientes tipos de alineamientos:

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Sirve para cambiar la orientacin de textos o nmeros en una celda.

Sirve para ubicar un nombre de campo cuando no alcanzo en una sola celda.

Sirven para establecer diversos estilos de moneda a rangos numricos.

Adems se pueden centrar ttulos principales a lo ancho de una tabla aplicando el botn:

EMPLEADOS
Nombre
Francisco Maria Olga

Apellidos
Jimenez Rojas Hernandez

Telefono
8376-2117 8395-0523 8765-2314

Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela

TRABAJANDO CON RANGOS Un rango es la seleccin de varias celdas.

Seleccionar rangos continuos

1. Ubquese en la celda inicio y arrastre el mouse de tal forma que se desplace hasta la celda final que necesita marcar. 2. Suelte el mouse

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Seleccionar rangos discontinuos

2. Seleccione el primer rango como lo hizo en el punto anterior 3. Presione la tecla CTRL y mantngala presionada. 4. Con ayuda del mouse, seleccione el segundo rango. 5. Suelte el mouse y la tecla CTRL

MANIPULACION DE INFORMACION Excel permite manipular la informacin utilizando las herramientas copiar, pegar y cortar informacin entre las diferentes hojas de clculo. Copiar y pegar una tabla a otra hoja de clculo 1. Seleccionar una tabla (campos y registros). 2. Pulsar las teclas CTRL+C 3. Clic a una hoja de clculo vaca 4. Pulsar las teclas CTRL+V

Mover una tabla a una hoja de clculo 1. Seleccionar la tabla 2. Pulsar las teclas CTRL+X 3. Clic a una hoja de clculo vaca 4. Pulsar ENTER

Borrar una tabla 1. Seleccionar una tabla (campos y registros) 2. Pulsar la tecla Supr

Deshacer herramienta aplicada Pulsar las teclas CTRL+Z

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APARIENCIA DE CELDAS Y TABLAS De acuerdo a las siguientes herramientas se pueden dejar las celdas con mejor calidad de presentacin a la hoja de imprimir un trabajo en una impresora a color. Aplicacin de bordes Se puede aplicar un borde a las diferentes celdas:

Estilos de celda Se usan para darles un estilo de relleno interesante a las celdas.

Nombre

Apellidos

Telefono

Lugar

La tabla de datos se le puede cambiar la apariencia de una manera rpida y de la siguiente manera:

1. Seleccionar tabla (campos y registros). 2. Clic a la cinta Inicio 3. Clic al botn Dar formato como tabla 4. Elegir la apariencia deseada a la tabla.

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FORMATO CONDICIONAL Un formato condicional es aquel que permite agregar un formato especial a una o varias celdas de acuerdo a un criterio.

Veamos el siguiente ejemplo: Si se digita un valor mayor que 5000 debe salir en color rojo.
1000 2000 3000 4000 5000

Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional: 1. Seleccionar un rango de celdas 2. Clic a la cinta Inicio 3. Clic al botn Formato condicional

Aparecer la siguiente pantalla: Elegir el tipo de criterio a establecer en el rango de celdas seleccionadas.

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Borrar formatos condicionales Para borrar formatos condicionales aplicados a celdas se deben ejecutar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas 2. Clic al botn Formato condicional 3. Clic a borrar reglas Elegir la opcin deseada ya sea si se va a borrar las celdas seleccionadas o a todos los formatos condicionales de la hoja.

LISTAS PERSONALIZADAS

Se usan generalmente para agilizar la insercin de datos en las celdas. Veamos los siguientes ejemplos:

Copiar informacin Si quiero copiar el contenido de una celda posiciono el cursor en la esquina inferior derecha de la celda y cuando aparezca el cursor de cruz negra lo arrastro hacia abajo, haciendo una copia de la informacin.

Ver el siguiente ejemplo:

100 100 100 100 100

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Aumentar cantidades (Autollenado) Si quiero aumentar una cantidad se debe digitar 2 nmeros con el margen para aumentar. Para ello debe seleccionar las celdas y luego posicionar el cursor en la esquina inferior derecha.

Generar Series de datos (listas de das y meses) Para aplicar una lista automtica se digita el mes o el da, luego se ubica el cursor en la esquina inferior derecha para encontrar el curso de la cruz negra y arrastrar hasta localizar la informacin requerida.

Digite solo enero:

Enero Febrero Marzo Abril Mayo

Digite solo lunes:

Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes

COMENTARIOS Sirven para hacer aclaraciones en las celdas de una hoja de clculo. Existen 2 tipos de comentarios: Visibles e Invisibles.

Los comentarios visibles son aquellos que se miran en la hoja de clculo. Los comentarios invisibles son aquellos que no se miran en la hoja de clculo. Ejemplo de comentario visible:

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El campo Apellido es el que tiene insertado el comentario, es invisible.

Insertar un comentario 1. Ubicar el cursor en una celda 2. Clic a la cinta Revisar 3. Clic en el botn Nuevo Comentario Escribir el comentario

Borrar un comentario 1. Ubicar el cursor en la celda del comentario 2. Clic a la cinta Revisar 3. Clic en el botn Eliminar

Modificar un comentario 1. Ubicar el cursor en la celda del comentario 2. Clic a la cinta Revisar 3. Clic en el botn Modificar Comentario Escribir el comentario

Cambiar la apariencia de un cuadro comentario: 1. Tener el comentario visible. 2. Clic derecho al cuadro del comentario 3. Clic a la opcin Formato de comentario 4. Clic a la pestaa Colores y lneas y elegir del combo relleno un color.

Nota Importante:

Otra manera de agregar comentarios es usar el clic derecho del mouse sobre una celda y manipular las diversas funciones sobre comentarios: insertar, modificar, eliminar y elegir el tipo de comentario.

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CAPITULO 2
Resolver situaciones especficas aplicando las operaciones y funciones bsicas de la hoja electrnica.

Descripcin de frmulas Elementos bsicos de frmulas Operadores matemticos Ingresando frmulas Tipos de frmulas Creacin de frmulas Funciones bsicas Sintaxis de funciones Funciones condicionales Operadores lgicos

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FRMULAS
Qu es una frmula? Una frmula es una expresin matemtica que involucra operadores matemticos de acuerdo a interpretaciones de la vida real. Ejemplos: Una frmula que saque un promedio de nota. Una frmula que saque una deduccin. Una frmula que saque un salario neto El resultado final debe ser exacto para copiarlo a otras celdas.

Resuelva las siguientes frmulas de acuerdo a estos valores de celdas: A1=100 A2=2 A3=5 (a1*a2)*2= a1+(a2+a3+a1) a3-a2*(5+a1)

Elementos bsicos de las frmulas Las frmulas inician con el signo = Las frmulas tienen un orden. Los clculos se realizan de manera lgica. Cuando los operadores son iguales, Excel calcula de izquierda a derecha. Los clculos pueden involucrar referencias. Los rangos pueden operar como celdas individuales.

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Operadores matemticos Los operadores matemticos se necesitan para confeccionar una frmula en Excel, junto con el orden de prioridad que los mismos seguirn a la hora de ejecutarse la misma. Los operadores deben respetar un orden especfico tal y

como se presenta en el cuadro que se presenta en la parte inferior, en donde se observa cmo la multiplicacin y la divisin tienen precedencia sobre la suma y la resta.

Adems de los operadores bsicos (+,-,*,/) existen otros operadores que controlan el orden en el cual se realizan los clculos, tal y como se presenta a continuacin.

Jerarqua de Operadores La Jerarqua de operadores establece el orden de prioridad en el que se aplican las operaciones sobre los valores, la cual puede ser variada por medio del uso de parntesis. Por ejemplo estas dos frmulas dan diferente resultado segn la

jerarqua de sus operadores y el uso de parntesis: 25 + 32 * 2 = 25 + 64 = 89 (25 + 32) * 2 = 57 * 2 = 114

Operador
Clculos entre parntesis Nmeros negativos Porcentajes Exponentes Multiplicacin y divisin Suma y Resta Equivalencias

Smbolo
() % ^ *, / +,=, <>, >, <. >=, <=

Prioridad
1 2 3 4 5 6 7

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Lenguaje de frmulas

Trmino
Direccin o referencia Argumento o factor

Definicin
Ubicacin de una celda o de un grupo de celdas. Parte de la ecuacin que no es un operador. Comprende constantes, funciones, nombres, referencias de celda y valores.

Constante

Nmero o texto que usted teclea directamente en la frmula y que no altera su valor.

Frmula o ecuacin

Computacin matemtica que comprende factores mltiples y que da como resultado un nuevo valor.

Funcin Rtulo

Frmula integrada. Letreros en la parte superior de una columna o en el extremo izquierdo de una fila que describen el contenido de la columna o fila.

Nombre Operador

Identificador de un rango en particular. Indicadores que especifican la operacin que se debe llevar a cabo. Los mismos incluyen Suma (+), Resta (-), Divisin (/), Multiplicacin (*), Porcentaje (%), Exponentes (^), y Equivalencias (igual [=], diferente [<>], mayor que [>], menor que [<]).

Rango Sintaxis

Una celda o un bloque de celdas. Reglas correctas de escritura de una frmula. Ubicacin correcta de los elementos que conforman la misma (parntesis, operadores matemticos, entre otros).

Valor

Nmeros, no texto.

Ingresando frmulas Las frmulas se pueden digitar desde dos partes:

1. En la barra de frmulas con un clic para habilitar dicha rea y as poder digitar la frmula.

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2. En una celda, partiendo de la misma accin ejecutada en el punto anterior. Es importante mencionar que lo que va a visualizar en la celda, es el nmero que se gener como resultado de la frmula digitada. Si necesitara verificar la sintaxis de la misma, dirjase a la barra de frmulas desde donde pueden hacerse correcciones y modificaciones de cualquier tipo, de acuerdo al tipo de datos ingresados. Si por alguna razn quisiera visualizar la frmula desde la celda, entonces de un doble clic sostenido en la misma.

Los cambios realizados en las frmulas se actualizan de forma automtica, por lo que si se ha cambiado algn dato, basta con dar un ENTER en la barra de frmulas o en la celda, en donde se encuentra la frmula, de forma tal que cada vez que se ejecute una modificacin, no ser necesario borrar la frmula para digitarla con la nueva informacin. Para editar una frmula se puede pulsar F2 o hacer clic en la barra de frmulas. Tipos de frmulas Excel presenta 2 tipos de frmulas:

Frmulas de texto: No se llevan a cabo clculos, sino que se encadenan entradas de celdas, por lo que el resultado que se obtendr es una cadena de caracteres. Frmulas numricas: Calculan valores numricos dando como resultado un nuevo valor numrico. Los valores que estas frmulas involucran pueden ser constantes o variables.

Creacin de Frmulas Ejemplo de formula de texto (concatenacin): Para llevar a cabo la realizacin de frmulas de texto siga los pasos que se le mencionan y tome en cuenta las siguientes notas:

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1. Digitar la tabla que a continuacin se le presenta:

2. Dejar el cursor en la celda E1 y hacerla ms ancha. 3. Aplicar la siguiente frmula en la celda E1 =A1&" "&B1&" "&C1&" "&D1 4. El resultado de la formula es el siguiente:

5. El resultado se encuentra ubicado en la celda E1, en donde se hace visible la cadena de caracteres, procedente del contenido de la informacin ubicada en las celdas A1,B1,C1,D1. 6. Observe tambin que existe la presencia del smbolo amperson (&) para llevar a cabo la agrupacin del texto en una nica celda. Las comillas son utilizadas para establecer espacios entre las cadenas de caracteres. Pasos para crear frmulas numricas: 1. Digitar la siguiente tabla:

2. Seleccione la celda E2 para iniciar la formula. 3. Digite el signo igual ( = ) y ubique el cursor en la celda D2 luego pulso el operador *, luego clic a la celda C2. 4. Pulse ENTER para obtener el resultado. 5. El resultado debe aparecer en la celda respectiva.

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Copiar frmulas a un rango de celdas Es un procedimiento que se debe hacer cuando existe la seguridad de un 100% que el resultado de la formula es totalmente correcto. No se debe alterar ningn resultado numrico. Adems tiene la gran ventaja de no ir aplicando la formula celda por celda y perder un tiempo valioso. Imaginmonos que pasara sacando una formula con 100 empleados de una empresa grande.

Proceso: Ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda y cuando aparece la cruz de color negra se arrastra hacia abajo hasta la ltima celda donde se va a generar los diferentes resultados de la formula. Si se usa la tabla anterior la misma quedara lista con los siguientes resultados en las celdas que tiene color de relleno.

Valor Absoluto Es fijar una celda para que cuando se copia una formula no se alteren los resultados. Para fijar una celda se debe pulsar la tecla F4 sobre ella.

Generalmente se fija cuando es un dato que esta fuera de una tabla y se debe utilizar en una frmula. absoluto es F1. Veamos el siguiente ejemplo: En el ejemplo de abajo la celda que va a tener el valor

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En esta tabla la formula que se debe de plantear es obtener la conversin de dlares a colones para ello se debe de tener claro el tipo de cambio actual multiplicando los dlares por la celda que tiene el tipo de cambio F1, pero cuando se ubique en la celda F1 ah es donde se debe pulsar la tecla F4. La interrogante que se da de acuerdo a este tema es cuando se debe aplicar el valor absoluto a una celda. Podrimos decir en forma menos tcnica y ms fcil de aprender que se aplica cuando un valor de una celda que esta fuera de la tabla principal se va a utilizar para una determinada formula. Si observamos el dato 530 de la celda F1 que es el tipo de cambio se encuentra en una posicin fuera de la tabla y se debe usar obligatoriamente para crear la formula: colones * tipo de cambio (C4*$F1$). Se recomienda fijarla para evitar resultados incorrectos al copiar la formula a otras celdas. Observe que la celda F1 esta antecedida del

signo dlar, ya que es el signo que representa el valor absoluto.

FUNCIONES
Qu son funciones? Las funciones son expresiones predeterminadas del programa y existen diversos tipos de funciones. Se identifican porque llevan un nombre de funcin despus del igual. Las funciones bsicas son las que se aplican con mayor frecuencia.

Generalmente la sintaxis de una funcin es: =nombre de funcin(parmetros)

Ejemplo: =suma(rango, celdas, o constantes) El signo igual significa el inicio de una funcin, el nombre de funcin depender del objetivo a obtener del resultado, y los parmetros pueden ser de tipo numrico o textual.

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Las funciones de Excel se clasifican por tipos y podemos citar: 1. Financieras 2. Lgicas 3. Fecha y hora 4. Bsqueda y referencia 5. Matemticas y trigonomtricas 6. Usadas recientemente

Excel tiene un asistente de funciones para obtener clculos de una manera rpida sin aprenderse toda su sintaxis: Activar la cinta llamada Frmulas para manipular el botn de funciones:

Luego aparecer la siguiente ventana para elegir la funcin deseada:

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Excel cuenta con una funcin automtica llamada Autosuma y se encuentra en la cinta Frmulas. Ahora con la gran novedad de obtener rpidamente diferentes clculos: suma, mximos, mnimos, promedio, contador con solo seleccionar el rango deseado.

Veamos un ejemplo:
100 200 300 400 500 1500 Suma 100 200 300 400 500 500 Maximo 100 200 300 400 500 100 Minimo 100 200 300 400 500 300 Promedio 100 200 300 400 500 5 Contar

Si quisiramos implementar las funciones de una manera normal sera asi: Ubicarnos en la celda respectiva y luego digitar la funcin: =suma(parmetros) Sirve para sumar los valores de un rango numrico. =max(parmetros) Sirve para obtener el valor mximo de una coleccin de nmeros. =producto(nmero) Sirve para multiplicar los valores de un rango numrico. =promedio(parmetros) Sirve para obtener el promedio de una coleccin de nmeros. =contar(parmetros) Sirve para contar los registros que coinciden en una tabla de datos. =raz(nmero) Sirve para obtener la raz cuadrada de un nmero. =min(parmetros) Sirve para obtener el valor mnimo de una coleccin de nmeros. =hoy() Sirve para obtener la fecha actual del sistema de la pc. =moda(parmetros) Sirve para obtener el valor que ms se repite en un rango de nmeros =Redondear(nmero) Sirve para redondear un nmero, dando la cantidad de decimales.

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Funciones Condicionales Es una funcin que sirve para obtener resultados o realizar clculos donde se debe evaluar una situacin que puede tener slo una de diversas soluciones. El nombre de esta funcin es SI.

Excel permite combinar la funcin SI en 3 tipos de condicionales, segn se requiera : Simple Anidada Compleja

Elementos de las funciones lgicas

Las funciones se encuentran constituidas por los siguientes elementos:

1. Una condicin (condiciones): Las(s) cual(es) permite(n) evaluar el contenido de las celdas. 2. Un valor verdadero: Parte de la condicin que se cumple. 3. Un valor falso: Parte de la condicin que no se cumple. 4. Comillas: Se ingresan nicamente para el texto que deba incluirse dentro de la frmula. Si no se ingresan, se generan errores de sintaxis.

Sintaxis de las funciones lgicas =Si(condicin lgica, Valor verdadero; Valor falso) En donde las celdas recibirn la asignacin del contenido del valor verdadero siempre y cuando se cumpla la condicin lgica establecida. Es importante destacar que una operacin matemtica puede estar contemplada como Valor Verdadero o Valor Falso.

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Condicin Lgica Simple Es aquella que tiene un solo SI en su sintaxis. Ejemplo: En una institucin educativa se requiere obtener un resultado de acuerdo al siguiente caso: Si el promedio es mayor o igual a 70 gan el curso en caso contrario perdi el curso. El resultado debe aparecer en la columna D para cada registro.

En la celda D4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado.

=SI(D4>=70;"Gan el curso";"Perdi el curso")

Condicin Lgica Anidada Es aquella que tiene varios SI en su sintaxis.

Ejemplo:

Es una empresa se requiere clasificar a los usuarios por cdigo de acuerdo a lo siguiente: Si el cdigo es igual a A100 va a pertenecer a Informtica, si el cdigo es igual a A200 va a pertenecer a Financiero, si el cdigo es igual a A300 va a pertenecer a Ventas, si el cdigo es igual a A400 va a pertenecer a

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Informacin, si el cdigo es igual a A500 va a pertenecer a Recursos Humanos en caso contrario No hay clasificacin.

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado.

=SI(A4="A100";"Informtica";SI(A4="A200";"Financiero";SI(A4="A300";"Ventas";SI (A4="A400";"Informacin";SI(A4="A500";"Recursos clasificacin"))))) Humanos";"No hay

Condicin Lgica Compleja Es aquella donde se hacen uso de operadores lgicos Y-O respectivamente.

Ejemplos: Condicin Lgica Operador Lgico Y

En una institucin se requiere clasificar el rango de edades de las personas de la siguiente manera: Si la persona tiene una edad mayor o igual a 1 y menor igual a 15 es un nio; Si la persona tiene una edad mayor a 15 y menor o igual a 25 es un adolescente; Si la persona tiene una edad mayor a 25 y menor o igual a 60 es un adulto; Si la persona tiene una edad mayor a 60 y menor o igual a 80 es un adulto mayor. En caso contrario no existe clasificacin.

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En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado.

=SI(Y(D4>=1;D4<=15);"Nio";SI(Y(D4>15;D4<=25);"Adolescente";SI(Y(D4>25;D4< =60);"Adulto";SI(Y(D4>60;D4<80);"Adulto Mayor";"Tercera Edad"))))

Condicin Lgica Operador Lgico O

En una radioemisora se requiere rifar entre aficionados del ftbol un monto de dinero de acuerdo al siguiente caso: Si es aficionado de Alajuela o Saprissa recibir un monto de 30.000 colones. Si es aficionado de Heredia o Cartago recibir un monto de 20.000 colones. Si es aficionado de Prez Zeledn o Brujas recibir un monto de 10.000 colones.

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado. =SI(O(C4="Saprissa";C4="Alajuela");30000;SI(O(C4="Heredia";C4="Cartago");200 00;SI(O(C4="Prez Zeledn";C4="Brujas");10000;5000)))

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CAPITULO 3

Optimizar e imprimir las hojas electrnicas generadas por Excel.

Configuracin de hojas electrnicas Manipulacin de mrgenes Opciones de pgina y hoja Uso de encabezados y pies de pgina Impresin de hoja electrnica

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Qu es configurar una hoja de clculo? Es preparar una hoja de clculo para ser impresa y al mismo tiempo mejorar su presentacin 100%. Adems es relevante decir que cada hoja es individual para su configuracin. Antes de imprimir es conveniente observar la hoja en vista preliminar para no llevarse ninguna sorpresa al final.

Aparecer la siguiente ventana:

Clic al botn Configurar pagina para que se observen las 4 pestaas siguientes: Pagina Margines Encabezado y pie de pagina Hoja

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Las opciones que se manipulan son las siguientes: Pestaa pgina Algunas funciones que se pueden aplicar en esta ventana son: Cambiar la orientacin a una hoja tanto en forma vertical como horizontal. Imprimir datos a una tabla un de

tamao

personalizado. Elegir el tamao del papel y la calidad de impresin.

Pestaa Mrgenes Algunas funciones que se pueden aplicar en esta ventana son: Cambiar superior, izquierda, encabezado y los mrgenes inferior, derecha, pie de

pgina de una hoja de clculo. Centrar la tabla de datos en forma automtica por medio de las opciones horizontalmente verticalmente. y

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Pestaa Encabezado y pie de pgina Algunas funciones que se pueden aplicar en esta ventana son: Insertar y personalizar el encabezado-pie de pgina a la hoja de clculo. Los cuadros en blanco agregar de pginas

permiten encabezados-pies pgina tanto a

pares e impares.

Pestaa Hoja Algunas funciones que se pueden aplicar en esta ventana son: Imprimir lneas de

divisin en la hoja. Imprimir la hoja en

blanco y negro. Imprimir la hoja en

calidad borrador. Agregar las letras de columnas y los

nmeros de filas a la hoja al imprimirla. Establecer un rea de impresin especifica.

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Impresin de hoja de clculo Es el proceso final para enviar un trabajo ya configurado a hojas blancas. Ejecutar los siguientes pasos: 1. Clic al botn Office 2. Clic a Imprimir Luego aparecer la siguiente ventana

En esta ventana se pueden elegir las siguientes opciones: El tipo de impresora y las caractersticas personalizadas en Propiedades El intervalo de pginas a imprimir La cantidad de copias a imprimir Las paginas por hoja a imprimir Configurar las Opciones de impresin

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CAPITULO 4

Utilizar funciones especficas y bases de datos en la solucin de problemas planteados.

Descripcin de bases de datos Ordenamiento de datos Filtros bsicos Filtros avanzados Tablas dinmicas

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Qu son las bases de datos en Excel? Las bases de datos en Microsoft Excel estn compuestas por campos y registros, se usan para aplicar diversas herramientas del programa con objetivos especficos. Tambin se le conoce como una tabla de datos.

Algunas de las herramientas de Excel que se aplican sobre bases de datos son:

Ordenamientos Formulario de datos Subtotales Filtros bsicos Filtros avanzados Tablas dinmicas

Ordenamientos de Datos Sobre las listas de datos se puede aplicar la herramienta para ordenar y reordenar de acuerdo a diversos parmetros. El ordenamiento puede ser alfabtico, por fechas o numrica, ascendente o descendente y pueden establecerse varios criterios de ordenamiento a la vez agregando niveles.

Proceso para ordenar y reordenar listas Pasos: 1. Seleccionar la tabla 2. Clic a la cinta Datos 3. En la parte central se encuentran 2 botones para ordenamiento rpido de una lista en forma ascendente (A-Z) y descendente (Z-A) segn sea su gusto:

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O clic en el botn ordenar para aplicar el ordenamiento de una manera personalizada:

Si agrega niveles puede establecer criterios de ordenamiento diferentes para cada uno, adems es posible ordenar de acuerdo a caractersticas de formato o personalizar el criterio dentro de un listado de opciones y crear su propia opcin.

Filtros Automticos Sirven para buscar informacin en una tabla de una manera rpida y sencilla. Tambin se les conoce como Autofiltros. Veamos la siguiente tabla:

Nombre
Francisco Maria Olga

Apellidos
Jimenez Rojas Hernandez

Telefono
8376-2117 8395-0523 8765-2314

Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela

Para agregar o quitar filtros a una tabla se deben ejecutar los siguientes pasos: 1. Seleccionar los campos de la tabla (Nombre-Apellidos-Telfono-Lugar) 2. Clic a la cinta Datos 3. Clic al botn Filtros

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As debe quedar la tabla:

N om b re
F ra nc isc o M a ria O lg a

A pe llido s
Jim en ez R oja s H er na nd ez

Te lefon o
837 6-2117 839 5-0523 876 5-2314

Lug ar
Sa n ta A na H ered ia A la juela

Ahora en la versin ms actual de Excel se agregan en forma automtica cuando se aplica un formato a una tabla de datos. Ejemplo:

Nombre
Francisco Maria Olga

Apellidos
Jimenez Rojas Hernandez

Telefono
8376-2117 8395-0523 8765-2314

Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela

Si se requieren desactivar los filtros se ejecutan los mismos pasos anteriores.

Bsquedas de registros: Para buscar registros primeramente se debe de tener lista la bsqueda a realizar: Ejemplo: Para buscar los registros cuyos apellidos terminen con la letra Z. Clic a la flecha que apunta hacia abajo del campo Apellidos Luego aparecer la siguiente ventana:

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Clic en la opcin Filtros de texto y luego clic en Filtro Personalizado De inmediato aparecer la siguiente ventana: En nuestro caso se debe configurar de la siguiente manera por el criterio a buscar:

El resultado final de la bsqueda sera el siguiente:

Nombre
Francisco Olga

Apellidos
Jimnez Hernndez

Telfono
8376-2117 8765-2314

Lugar
Santa Ana Alajuela

Los filtros Automticos permiten gran cantidad de posibilidades, sin embargo cuando deseamos filtrar informacin con un mayor grado de especificidad, se utilizan los filtros avanzados.

Filtros Avanzados Los filtros avanzados tienen cuatro aspectos que se deben tomar en cuenta: Rango de lista: Es seleccionar toda la tabla (registros y campos) al mismo tiempo. Rango de criterios: Es seleccionar el criterio que va a tener el reporte. Copiar a otro lugar: Es para activar la opcin de copiar a otro lugar. Copiar a: Sirve para elegir las celdas donde

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Veamos la siguiente tabla:

Provincia San Jos Alajuela Cartago Alajuela San Jos Heredia Heredia Alajuela San Jos Alajuela Vendedor Carlos Martn Martn Carlos Pamela Katherine Carlos Martin Pamela Carlos Tipo de producto Verduras Frutas Frutas Verduras Verduras Frutas Verduras Verduras Frutas Frutas Descripcin Pepinos Mangas Melones Zanahoria Lechugas Manzanas Pepinos Zanahoria Melones Naranjas Ventas Kg 200 1450 725 500 1260 180 320 1000 195 400

Se debe tener listos los criterios del reporte que se deseamos obtener: Ejemplo: Crear un reporte que muestre el tipo de producto Frutas

Aplicar el siguiente proceso a ejecutar: 1. Seleccionar la tabla 2. Clic a la cinta Datos 3. Clic al botn Avanzadas Luego aparece la ventana: En esa ventana se debe elegir el rango de lista, el criterio del reporte y el lugar donde se va a copiar.

Debe existir un criterio para lograr el objetivo

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del reporte. La seleccin se debe hacer a ambas celdas ya que ese ser el resultado final del reporte.
Tipo de producto: Frutas

Observe el resultado final del reporte manual:

Provincia Alajuela Cartago Heredia San Jos Alajuela

Vendedor Martn Martn Katherine Pamela Carlos

Tipo de producto Frutas Frutas Frutas Frutas Frutas

Descripcin Mangas Melones Manzanas Melones Naranjas

Ventas Kg 1450 725 180 195 400

Funciones con Bases de Datos Buscarv Sirve para buscar un dato en forma automtica en una tabla con solo digitarlo en la celda correspondiente de bsqueda. En nuestro caso seria C14. Veamos la siguiente tabla:

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Se debe escribir un nmero de cedula en la celda C14 que tenga la tabla de datos. Ejemplo: 1-911-338 La sintaxis de la funcin es la siguiente:

Los significados de los argumentos son los siguientes: El valor buscado es la celda que tiene el dato que se va a buscar en la tabla. En este caso siempre va hacer C14 que tiene la cedula 1-911-338. La matriz a buscar es la seleccin de toda la tabla (campos y registros). El indicador de columnas es el nmero de columna donde est el dato a buscar. El ordenado se debe escribir siempre el nmero cero.

Posicionarse en la celda B16 y digitar la siguiente funcin: =BUSCARV(C14;A4:F10;2;0) Posicionarse en la celda B17 y digitar la siguiente funcin: =BUSCARV(C14;A5:F11;3;0) Posicionarse en la celda B18 y digitar la siguiente funcin: =BUSCARV(C14;A4:F10;5;0) Posicionarse en la celda B19 y digitar la siguiente funcin: =BUSCARV(C14;A4:F10;6;0)

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Ahora si se notar claramente la funcionalidad automtica de esta funcin. Digite el nmero de cedula 3-911-338 para que despliegue los datos en forma rpida que corresponden a esa cedula.
DIGITE LA CEDULA: Nombre Apellidos: Lugar Salario: Ligia Nogales Cartago 85000 3-911-338

Bdcontar Sirve para contar las celdas de una columna especfica que cumpla con un criterio. Veamos la siguiente tabla con el criterio.

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

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Los significados de los argumentos son los siguientes: La base de datos es la seleccin de toda la tabla. El nombre del campo es la posicin de la columna a buscar. El criterio es la seleccin de las celdas B11 y B12. Posicionarse en la celda A12 y digitar la siguiente funcin: =BDCONTAR(A3:F9;6;B11:B12)

El resultado final es: Bdmax Sirve para obtener el valor mximo de acuerdo a un criterio. Veamos la siguiente tabla con el criterio.

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

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Los significados de los argumentos son los siguientes: La base de datos es la seleccin de toda la tabla. El nombre del campo es la posicin de la columna a buscar. El criterio es la seleccin de las celdas B11 y B12.

Posicionarse en la celda A12 y digitar la siguiente funcin: =BDMAX(A3:F9;6;B11:B12)

El resultado final es:

Tablas Dinmicas Sirven para hacer resmenes interactivos y dinmicos en una tabla de datos utilizando diversas herramientas para lograr un determinado objetivo. Observe la siguiente tabla:

Nombre
Francisco Mara Olga

Apellidos
Jimnez Rojas Hernndez

Telfono
8376-2117 8395-0523 8765-2314

Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela

Salario
20000 30000 50000

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Proceso Inicial de tabla dinmica 1. Seleccionar toda la tabla 2. Clic a la cinta Insertar 3. Clic al botn Tabla Dinmica Aparecer la ventana: Seleccionar todo el rango de la tabla y la opcin Nueva hoja de clculo para que la genere ah.

De inmediato aparecer en la hoja electrnica nueva la tabla dinmica.

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Clic a la tabla dinmica para activar el panel Lista de campos de tabla dinmica que aparece en la parte derecha de la ventana. Observar que aparecen los campos (Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar, Salario). Arrastrar el campo deseado a los cuadros blanco de abajo segn sea el objetivo de la tabla a generar:

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En este caso los cuadros deben quedar as:

Finalmente la tabla queda con la siguiente estructura:

Observe que las celdas Todas, rtulos de columna, rtulos de fila aparecen con una flecha que apunta hacia abajo que lo conocemos como Filtros Automticos o Autofiltros. Al dar clic a cada una de ellas se despliegan diversas opciones. En este caso se da clic al filtro del campo Rtulos de fila. Luego se puede activar o desactivar el nombre deseado para observar los datos individualizados.

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Desactivar los checks Mara y Olga para mostrar los siguientes resultados: Telfono Suma de Salario Rtulos de fila Francisco Jimenez Total general (Todas)

Rtulos de columna Santa Ana Total general 20000 20000 20000 20000 20000 20000

Por ltimo se da clic al embudo del campo Rtulos de fila para retornar todos los datos de la tabla. Clic a seleccionar todo. Si se desea manipular la tabla

dinmica se pueden aplicar diferentes herramientas como funciones o grficos.

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Aplicacin de funcin 1. Clic a una celda 2. Clic al botn Herramientas tabla dinmica que aparece en la parte superior de las cintas.

3. Ubicarse en la celda donde est el resultado final 100000. Luego clic al botn Configuracin de campo para elegir otra funcin de Excel. En este caso Max.

Ahora observe el nuevo resultado de la celda que seria 50000 ya que es el valor mximo del rango numrico a totalizar de la tabla. Agregarle un formato de tabla usando la cinta Inicio. Grafico Dinmico Clic a una celda de la tabla dinmica. Clic al botn Herramientas tabla dinmica Clic al botn Grafico dinmico.

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Elegir el tipo de grafico requerido y dar clic al botn aceptar.

Luego mover el grafico a un mejor lugar de la hoja de clculo.

Tambin se puede variar el diseo del grafico para que el mismo quede mejor presentado. Para ello se debe tener marcado el grafico y en las opciones de la barra Herramientas del grafico dinmico manipular la caja de botones Diseos de grafico.

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Al dar clic al botn Herramientas del grafico dinmico aparecen varias pestaas que se pueden manipular para seguir mejorando la estructura del grafico. Marcar el grafico.

Ejemplos para aplicar: Poner los grficos en 3D Agregar una tabla de datos Aplicar nuevos formatos a los grficos Finalmente se puede optimizar el grafico usando la cinta inicio para aplicar tamaos y tipos de letra, colores entre otros formatos.

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CAPITULO 5

Generar

objetos

grficos

con

la

Informacin de la hoja electrnica.

Descripcin de objetos Uso de la barra de dibujo Propiedades de los objetos Agregando formas Ingresando frmulas Manipulacin de grficos Tipos de grficos Asistente de grficos

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Barra de Dibujo La barra de dibujo son un conjunto de iconos que sirven para mejorar la apariencia de una hoja electrnica. Se le conocen como formas. Para dibujar formas se deben de aplicar los siguientes pasos: Clic a la cinta Insertar Clic al botn Formas Luego aparecern todas las formas que se pueden incorporar a la hoja de clculo. Seleccione la forma deseada y haga cklik en la hoja de trabajo arrastrando para definir el tamao deseado.

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Para cambiar las propiedades de una forma se debe marcar la forma y luego dar doble clic sobre ella.

WORDART Tambin se pueden incluir diversos tipos de rotulacin utilizando WordArt: Pasos: 1. Clic a la cinta Insertar 2. Clic en el botn WordArt Luego aparecern los estilos de rtulos. Dar clic a un estilo.

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Escriba el texto del rotulo:

Ejemplo:

Luego puede configurar a su gusto el rtulo

Imgenes Insertar imgenes prediseadas o de archivo. En una hoja de clculo se pueden agregar imgenes de los dos tipos:

Prediseada: Clic a la cinta Insertar Clic al botn Imgenes prediseadas

En la parte derecha aparece una ventana. Clic en Organizar clips

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Doble clic a la carpeta Colecciones de Office y luego clic en la categora deseada para que aparezcan imgenes relacionadas al nombre de la categora. Clic derecho sobre la imagen y clic en Copiar.

Para seguir usando la ventana e insertando imgenes debe minimizarla. Estando en la hoja de clculo dar clic derecho y clic en Pegar.

Al final queda en la hoja electrnica as:

Desde Archivo: Clic a la cinta Insertar Clic al botn Imagen

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Aparece la siguiente ventana. Buscar la imagen de alguna carpeta en el disco duro, seleccionarla con clic y luego clic al botn Insertar.

Al final queda en la hoja electrnica as:

Grficos Son representaciones grficas de las estadsticas de acuerdo a los datos de una tabla o datos extrados de la misma. Existen varios tipos de grficos:

Columnas Lneas Circular Barras rea Otros Un buen grafico es aquel que tiene una buena apariencia y sobre todo el que represente la informacin con solo observarlo.

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Partes de un grfico Las principales partes de un grafico son las siguientes:

Terminologa de grficos Antes de ingresar a la creacin de grficos, se deben conocer trminos importantes que se involucran en la elaboracin de los mismos.

Serie de datos: Representan los valores que estn graficados

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Ejes: Lnea de referencia que toma como base el plano cartesiano. El eje X se presenta en direccin horizontal, y el eje Y se presenta en sentido vertical, el eje Z aparece slo en los grficos de tres dimensiones (es una lnea vertical).

Marcadores: son los que representan las barras del grfico, normalmente tienen caractersticas que permiten diferenciarlos unos de otros, tales como el color. Los marcadores pueden estar representados por barras, columnas, sectores o lneas entre otros.

Categoras: Identifican los encabezados de los datos de la hoja que se encuentran representados sobre el eje X.

Leyendas: Son smbolos utilizados parar identificar el color de marcador de datos. Muestran el nombre de las series que corresponden a cada marcador.

Creacin de grficos Para crear un grfico primero se debe cumplir los siguientes aspectos:

Una tabla de datos a graficar:

Nombre
Frank Carlos Juan Karen Karla

Apellidos
Rojas Ledezma Nogales Arroyo Perez

Edad
32 30 25 28 35

Lugar
Heredia Alajuela Heredia Heredia Puntarenas

Debe contener datos graficables debidamente categorizados Identificar el tipo de informacin que se desea representar y determinar la forma cmo se quiere representar ( si son datos absolutos o relativos, si desea realizar una comparacin entre valores o representar la evolucin en un perodo de tiempo).

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Plantear el caso para crear el grafico respectivo:

Ejemplo: Crear un grafico que permita representar las personas que tienen edades mayores o iguales a 30.

Quiz si se grafica toda la tabla el objetivo planteado no sale bien, por la cantidad de datos que tiene innecesarios, por eso es conveniente hacer una tabla de extraccin de datos para que la estadstica sea la ideal.

Nombre
Frank Carlos Karla

Apellidos
Rojas Ledezma Prez

Edad
32 30 35

Observar que esta tabla extrada contiene solo los datos que pide el caso anterior.

Proceso creacin de grafico

Seleccionar la tabla a graficar Clic a la cinta Insertar Observar que aparecen varios botones de los tipos de grficos que tiene el programa:

Clic al botn Columna para elegir el tipo de grafico columna a crear:

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Clic al primer botn de columna 3D

Luego aparecer el grafico listo:

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El grfico se puede manipular manipulando los siguientes botones cuando se marca el grafico: El diseo grfico El estilo del grfico Los datos estadsticos Mover el grfico a otra hoja

Luego de aplicar las herramientas anteriores observe que el grafico tiene una apariencia ms profesional.

Sin embargo, todava se pueden dar unos acabados como son: Ponerle un fondo de color Ponerle un fondo de imagen Aplicar un giro en 3D Para lograr lo anterior debemos de marcar el grafico y dar clic derecho sobre el mismo para elegir la opcin Formato del rea grafico.

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En esta ventana se pueden seleccionar otros formatos para mejorar la apariencia del grfico.

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CAPITULO 6

Automatizar procesos mediante las macros en la hoja electrnica.

Descripcin de macros Grabacin de macros Ejecucin de macros Eliminacin de macros

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Qu son las Macros? Las macros son rutinas que permiten agilizar varios procesos en uno solo. La automatizacin se hace en forma rpida, queda guardada en la computadora de modo que luego es fcil accederla por medio de la combinacin de teclas o la asignacin a un cono.

Proceso: Clic a la cinta Vista Clic al botn Macros

Clic a la opcin Grabar macro Configurar la macro de esta manera: Escribir un nombre a la macro, aplicar una funcin del teclado y una breve descripcin de la funcin que va a tener la macro. Clic al botn Aceptar.

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE Manual de Hoja Electrnica Excel

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En estos momentos se deben aplicar los comandos o herramientas que va a tener grabada la macro. Tenga en cuenta que todos los procesos que realice quedarn grabados hasta que detenga la grabacin.

Para detener la grabacin clic al botn Macros y luego clic en Detener grabacin.

Ejecuctar una macro Para ejecutar o probar una macro se debe aplicar los siguientes pasos: 1. Clic a la cinta Vista 2. Clic en el botn Macro 3. Marcar el nombre de la marco y dar clic al botn Ejecutar. Detener una macro Clic al botn Detener macro

Otra manera es dar clic a la cinta Vista y luego al botn Macro. Elegir la opcin Detener. Eliminar una macro Marcar el nombre de la macro y dar clic al botn Eliminar. 1. Clic a la cinta Vista 2. Clic en el botn Macro 3. Marcar el nombre de la marco y dar clic al botn Eliminar.