Le nuove frontiere della Fatturazione Elettronica

Le nuove frontiere della Fatturazione Elettronica

La soluzione Adobe per la Fatturazione Elettronica Applicazioni e opportunit

La normativa consente di dematerializzare completamente il flusso documentale del processo di fatturazione, con evidenti risparmi in termini di riduzione dei costi (fino all80% rispetto a quelli della fattura cartacea) e di miglioramento dei processi grazie allintroduzione di logiche di workflow. Combinando il formato ISO PDF/A con i dati XML relativi alla transazione in esso rappresentata e, sottoposto a firma digitale, si apre un nuovo scenario per la Fatturazione Elettronica in grado di soddisfare le esigenze di un mercato ad ampio spettro: dalle piccole e medie imprese alla grande azienda, alla Pubblica Amministrazione. in questa direzione che Poste Italiane ha intrapreso la strada della Fatturazione Elettronica con un progetto basato su tecnologia Adobe, volto alla dematerializzazione del ciclo attivo secondo quanto prescritto dalla normativa. Riduzione dei costi, maggiore efficienza, trasparenza e sicurezza dei processi sono alcuni dei benefici ottenuti.

Sommario
Pag. Pag.

Approfondimenti
La Conservazione Sostitutiva in pratica Diritti e doveri del Responsabile della conservazione, cos come sono descritti nella Delibera Cnipa. Imparare la lezione dallesperienza danese La Finanziaria 2008 rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica nei rapporti con la PA. In Danimarca questo avviene dal 2005. Come sta andando? Adobe PDF per la firma digitale

Documenti amministrativi sotto una luce nuova Eliminare i costi e le inefficienze della gestione documentale cartacea dei documenti amministrativi. Uno sguardo al contesto normativo. Fatturazione, elettronica meglio Le regole del gioco della Fatturazione Elettronica. I benefici economici e organizzativi che derivano dalladozione. I missing link per una diffusione capillare. La fattura elettronica intelligente Il documento intelligente come fondamento del PDF/A, il formato ISO per la conservazione a lungo termine dei documenti basato su PDF. Nuove possibilit per la gestione delle fatture attive e passive. Poste Italiane scommette sul digitale Poste Italiane ha rinnovato la gestione delle fatture attive, grazie alla soluzione Adobe. Alla fine del processo i documenti vengono conservati secondo le direttive Cnipa.

Cnipa e Adobe hanno sottoscritto un Protocollo dIntesa che riconosce il PDF quale formato valido per la firma digitale. I plus rispetto al formato P7M.

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Le nuove frontiere della Fatturazione Elettronica

Documenti amministrativi sotto una luce nuova

Eliminare i costi e le inefficienze della gestione documentale cartacea dei documenti amministrativi. Uno sguardo al contesto normativo.
Gli uffici amministrativi delle aziende si caratterizzano per una grande quantit di documenti circolanti (fatture, bolle, contratti, bilanci, documenti di trasporto, estratti conto) che sono assolutamente strategici in quanto si pongono alla base di tutte le transazioni. Questi documenti vengono di continuo stampati e duplicati per essere gestiti operativamente e archiviati dai diversi attori coinvolti. Una tale produzione di carta, difficile da controllare, causa una serie di inefficienze che vanno dal tempo speso dal personale nella ricerca e nel trattamento, alla possibilit che il documento venga perso o erroneamente archiviato. La gestione documentale tradizionale poi molto dispendiosa. Maggiore efficienza e affidabilit dei processi, che possono essere automatizzati e monitorati, riduzione dei costi e garanzia della sicurezza e dellintegrit delle informazioni, sono solo alcuni dei vantaggi che derivano dei dalla docudematerializzazione
Acquisizione documenti Distribuzione documenti Produzione documenti 115 miliardi di pagine stampate di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro allanno Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento 1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro Archiviazione documenti

menti amministrativi. La gestione digitale del documento in tutte le fasi del suo ciclo di vita tecnologicamente realizzabile e legal-

40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attivit di gestione documentale
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006

mente riconosciuta. La Conservazione Sostitutiva infatti un processo che, a norma di legge, permette di conservare i documenti in formato digitale con il conseguente abbandono dei tradizionali processi basati su carta. La memorizzazione, come specificato dalla Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004, pu avvenire su qualsiasi supporto, dunque possibile utilizzare non solo dischi ottici Worm e CD-R ma anche supporti magneto-ottici e DVD. La normativa in tema di Conservazione Sostitutiva ha alla base: Decreto Ministero dellEconomia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Modalit di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Per quanto riguarda gli obblighi viene definito, tra laltro, che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non modificabili;

Firma digitale
particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrit di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

Riferimento temporale
informazione, contente data e ora, che viene associata a uno o pi documenti informatici

Marca temporale
evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale

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In quali casi necessario lintervento del Pubblico Ufficiale durante il processo di Conservazione Sostitutiva? Lintervento richiesto solo nel caso in cui il documento analogico originale sia unico (un documento unico quando non possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche i possesso di terzi (es: una cambiale, un assegno, il verbale di una assemblea). Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004

La Conservazione Sostitutiva in pratica

La Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004 stabilisce le regole tecniche da applicare per la riproduzione e conservazione dei documenti per garantire la loro conformit agli originali e definisce la figura del Responsabile della conservazione, la cui funzione principale consiste nella apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica al documento informatico memorizzato. Ma non solo. Il Responsabile: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici e digitali) da conservare, della quale tiene evidenza; organizza il contenuto dei supporti e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilit che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire lesibizione; archivia e rende disponibili le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dellinsieme dei documenti, estremi identificativi del responsabile della conservazione, estremi identificativi delle persone delegate dal responsabile della conservazione con lindicazione dei compiti assegnati; indicazione delle copie di sicurezza; mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali differenti versioni; verifica la corretta funzionalit del sistema e dei programmi in gestione; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento; definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per lapposizione del riferimento temporale; verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, la leggibilit dei documenti preservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Il Responsabile deve anche occuparsi della stesura del Manuale della Conservazione che, pur non costituendo un obbligo di legge, si pone come uno strumento indispensabile ai fini organizzativi e procedurali in quanto attesta che il processo stato effettuato in maniera puntuale e precisa. Il Responsabile pu delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attivit a una o pi persone, in grado di garantire la corretta esecuzione delle operazioni. - sono emessi al fine di garantire lattestazione della data, lautenticit e lintegrit, con lapposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica (firma elettronica qualificata); - possono essere esibiti anche in via telematica e devono essere resi disponibili, su richiesta, anche in forma cartacea. Circolare Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005. D.M. 23/1/2004 recante modalit di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Campi di applicazione. Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/ E del 06 dicembre 2006. Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 Modalit di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. La quasi totalit dei documenti amministrativi pu essere dematerializzata e conservata in modalit sostitutiva*.

Documenti fiscali e contabili

Si pu decidere in qualunque momento di iniziare la Conservazione Sostitutiva? S, la Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/ E del 06 dicembre 2006 ha chiarito che la Conservazione Sostitutiva pu essere iniziata in qualsiasi momento dellanno e pu riguardare anche un solo tipo o una sola categoria di documenti.

Documenti del personale

cedolini paga, cedolini riepilogo, fogli presenza, CUD, note spese, modello 770, modello 730

libro giornale e libro degli inventari, fatture attive e passive, registri IVA, contratti, solleciti di pagamento, bilanci desercizio, corrispondenza, relazioni sulla gestione, modulistica relativa ai pagamenti, documenti di

* fanno eccezione: - le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo che sono sottoposte alle procedure di dematerializzazione secondo quanto predisposto dallAgenzia delle Dogane; - il libro paga e libro matricola, la cui conservazione deve avvenire sulla base delle regole fissate dal Ministero del Lavoro (circolare 33/2003).

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Fatturazione, elettronica meglio

Le regole del gioco della Fatturazione Elettronica. I benefici economici e organizzativi che derivano dalladozione. I missing link per una diffusione capillare.
La Fatturazione Elettronica rappresenta una delle aree applicative della dematerializzazione e della Conservazione Sostitutiva. La normativa di riferimento permette di non materializzare mai la fattura n nella fase di emissione n in quella di ricezione. da sottolineare il fatto che la Fattura Elettronica non ha nulla a che fare con linvio delle fatture come allegato di una e-mail: in questo caso, infatti, al momento della ricezione la fattura deve essere stampata su carta e archiviata tradizionalmente. Come definito dal Decreto Legislativo del 20 Febbraio 2004 n. 52 (Attuazione della direttiva europea 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalit di fatturazione in materia di IVA): La Fattura Elettronica un documento statico e non modificabile, ovvero un documento informatico il cui contenuto risulti nel tempo non alterabile (non pu infatti contenere macroistruzioni n codici eseguibili tali da attivare funzionalit che possano modificare gli atti, i fatti o i dati rappresentati). Lattestazione della data, lautenticit dellorigine e lintegrit del contenuto della fatturazione elettronica sono garantite mediante lapposizione, su ciascuna fattura o su un lotto di fatture, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dellemittente. In alternativa allimpiego della firma digitale e del riferimento temporale, possono essere utilizzati sistemi EDI (Electronic Data Interchange) in grado di garantire i requisiti di autenticit e integrit. Occorre inoltre considerare che: - la fattura elettronica si considera emessa allatto della trasmissione; - la Fatturazione Elettronica presuppone un preventivo accordo con il destinatario. Se il consenso non c, lemittente deve stampare la fattura su carta e trasmetterla in modalit tradizionale; - le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere conservate nella medesima forma; - le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica; - il processo di conservazione delle fatture deve essere condotto entro 15 giorni dallemissione (ciclo attivo) o dal ricevimento (ciclo passivo); tale processo inizia con il riversamento e la memorizzazione della relativa immagine effettuati secondo le modalit indicate dalla deliberazione Cnipa n. 11 del 2004 e termina con lapposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del Responsabile della conservazione (senza che sia necessaria la presenza del pubblico ufficiale).

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Quando deve essere eseguita la Conservazione Sostitutiva dei documenti? Con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno una volta allanno per tutti gli altri documenti (Decreto Ministero dellEconomia e delle Finanze del 23 gennaio 2004).
CARTACEO DIGITALE (FATTURAZIONE ELETTRONICA)

Gestione Fattura
(ciclo attivo)

Produzione delle fattura Stampa Imbustamento Invio Ricezione Apertura della busta Analisi del documento Protocollazione Trasmissione allamministrazione Registrazione Archivio temporaneo Generazione di una copia fattura per gestione delle anomalie Ricerca archivio Fotocopia del documento Invio copia della fattura al richiedente Archivio denitivo

Produzione della fattura elettronica (resa immodicabile con lapposizione della marca temporale e della rma digitale) Invio (previo accordo del destinatario) della fattura elettronica mediante lutilizzo di procedure informatizzate (EDI, PEC, messaggio e-mail contenente un link a un server dove si pu scaricare la fattura) Ricezione della fattura elettronica da parte del ricevente Eventuale riconciliazione e contabilizzazione elettronica Conservazione Sostitutiva

Fonte: rielaborazione da Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva dei documenti contabili e scali Edizione gennaio 2008 Coordinamento Scientico a cura di Benedetto Santacroce

Altre normative sulla Fatturazione Elettronica:

Provvedimento Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004. Modalit di trasmissione e contenuti della comunicazione telematica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini dell'emissione delle fatture da parte del cliente o del terzo residente in un Paese, con il quale non esistono strumenti giuridici di reciproca assistenza in materia di IVA. Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005. Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 attuazione della direttiva 2011/115/CE che semplifica e armonizza le modalit di fatturazione in materia di IVA. Finanziaria 2008

Con la Finanziaria 2008, la fatturazione elettronica diventa un sistema obbligatorio, almeno nei rapporti con la PA; tale adempimento dovrebbe cominciare a essere operativo a decorrere da ottobre 2008. Larticolo 1 (commi da 209 a 214) stabilisce, tra laltro, che: - lemissione, la trasmissione, la conservazione e larchiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, devono essere effettuate esclusivamente in forma elettronica, con losservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice
Cosa comporta lemissione di una fattura elettronica? La fattura elettronica pu essere emessa solo con il consenso del ricevente e implica sia per lemittente che per il ricevente la conservazione nella medesima forma (Decreto Legislativo del 20 Febbraio 2004 n. 52).

dellamministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; - a decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea n possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino allinvio in forma elettronica. Questo implica il necessario adeguamento delle infrastrutture informatiche e delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione e alla gestione delle fatture elettroniche.

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Gli obblighi introdotti dalla Finanziaria 2008 potrebbero consentire di raggiungere la massa critica necessaria a far decollare lutilizzo della fattura elettronica. La questione come imporre concretamente questo obbligo, in modo particolare nel mercato delle piccole e medie imprese. In queste aziende la percentuale di fatture che bisogna inviare in elettronico, affinch ne valga la pena, deve essere superiore al 30% del totale (fonte: Fatturazione Elettronica, Iged.it 2007, n. 4, pag. 6). La Finanziaria prevede anche la definizione di eventuali misure di supporto, anche di misura economica, per le piccole e medie imprese, come gi avvenuto (con esiti alterni) in altri Paesi europei. Con quali benefici? Ricerche condotte dallOsservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano hanno dimostrato come, nonostante i benefici, il tasso di adozione di questo strumento nel nostro Paese sia ancora molto basso, rappresentando meno del 5% del totale degli scambi fra le aziende. Questo perch restano ancora alcune paure (pi o meno fondate) da superare. Tra le barriere da abbattere vi quella relativa alla complessit del contesto normativo che percepito come difficoltoso e parzialmente confuso. In realt esso chiaro e completo e consente limmediata adozione di soluzioni con rischi legati allincertezza interpretativa pressoch nulli. Le aziende manifestano poi difficolt a quantificare con esattezza i benefici, che secondo lOsservatorio possono essere suddivisi in tre classi: 1) miglioramento dellaccuratezza dei processi, grazie alleliminazione o comunque alla riduzione di attivit manuali;

Imparare la lezione dallesperienza danese

In Danimarca dal 1 gennaio 2005 stato reso obbligatorio lutilizzo della Fatturazione Elettronica nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, con il progetto EID (Electronic Invoicing in Denmark). Le fatture devono essere inviate obbligatoriamente in standard OIOXML (un particolare formato XML); il fornitore pu alternativamente: - generare la fattura direttamente dal proprio gestionale in formato OIOXML; - digitare manualmente la fattura su un portale Internet; - inviare la fattura cartacea a un servizio di scanning. Indipendentemente dal canale utilizzato, le fatture elettroniche transitano poi per il VANS network (Value Added Network), un servizio di posta elettronica per linoltro ai destinatari. La possibilit dellinvio cartaceo della fattura a un outsourcer agevola le piccole e medie imprese, che non devono dotarsi di particolari sistemi. Vi sono per dei limiti. Prima di tutto le aziende che inviano la fattura ai centri di scansione devono stamparla e inviarla. In secondo luogo una fattura scansita non equivale allinvio di una fattura nata come elettronica: i sistemi di scannerizzazione non sono esenti da errori (5-10%) e sono in grado di cattuDanimarca: EID - Electronic Invoicing in Denmark rare un numero limitato di campi presenti in fattura (fonte: Fatturazione Elettronica, Iged.it 2007, n. 4, pag. 6). generazione delle fatture In Danimarca la Fatturazione non sta mantenendo le elettroniche direttamente amministrazione promesse anche a causa della scelta di imporre la fatdal gestionale turazione elettronica monoformato. E oltretutto in un formato che la maggior parte dei gestionali non sono amministrazione VANS digitalizzazione della fattura in grado di gestire, richiedendo un modulo aggiuntivo, Fornitore network in un portale Internet e che non leggibile dalluomo che preferisce avere a amministrazione che fare con un formato pi familiare quale per esempio il PDF. invio della fattura cartacea amministrazione a un outsourcer che procede LItalia dovrebbe imparare dallesperienza danese per alla scansione e all'invio trovare una soluzione che sia semplice da realizzare e anche alla portata delle piccole e medie imprese.

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La ricezione di una fattura elettronica implica la Conservazione Sostitutiva dellintero ciclo passivo? No, la Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/ E del 06 dicembre 2006 chiarisce che, ove il contribuente intenda adottare la Conservazione Sostitutiva delle sole fatture elettroniche, consentita la conservazione con le modalit tradizionali delle fatture in formato analogico, a condizione che esse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuit per periodo dimposta.

Quantificare i risparmi del costo per ordine/fattura del ciclo dellordine produttore-distributore
Largo Consumo - scenario tradizionale: 69 euro - scenario intermedio: 50,9 euro

Settore farmaceutico - scenario tradizionale: 35,6 euro - scenario intermedio: 24, 4 euro

Materiale elettrico - scenario tradizionale: 59,7 euro - scenario intermedio: 41,6 euro

2) riduzione dei tempi di esecuzione dei processi, grazie alla possibilit di automatizzarli introducendo logiche di workflow; 3) riduzione dei costi fino all80% rispetto a quelli della fattura tradizionale. I benefici e la riduzione dei costi dipendono inoltre dal livello di integrazione dellintero ciclo dellordine cliente-fornitore (ordine-consegna-fatturazionepagamento). Questo pu essere:

tradizionale con nessuna integrazione e dematerializzazione; intermedio in cui convivono fasi/attivit con un elevato grado di integrazione e dematerializzazione e fasi gestite in maniera tradizionale; integrato in cui tutti i documenti del ciclo sono trasmessi in maniera elettronica e i documenti fiscali sono gestiti con Conservazione Sostitutiva.

Non bisogna dimenticare che il successo di un progetto di Fatturazione Elettronica, e pi in generale di adozione del documento digitale allinterno dei progetti aziendali, presuppone una chiara strategia di change management. Il cambiamento infatti tocca tutte le aree dellorganizzazione e si estende anche oltre i confini, coinvolgendo la filiera nella quale lazienda opera. Per questo importante comunicare con tutti gli attori coinvolti e individuare obiettivi e opportunit comuni. Lazienda deve definire un modello a cui tendere attraverso un percorso graduale, partendo per esempio da progetti pilota con alcuni clienti/fornitori per poi estendere la dematerializzazione a tutti i rapporti in essere. poi importante verificare se nel settore merceologico di appartenenza dellazienda o della filiera produttiva/distributiva vengano utilizzate soluzioni di questo tipo, perch ci permette di ridurre i tempi di adozione e di ottimizzare i benefici.
Su quali supporti si pu effettuare la Conservazione Sostitutiva delle fatture? Come per tutti gli altri documenti a rilevanza fiscale, la Conservazione pu essere effettuata su qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, che sia adatto a garantire la conformit dei documenti agli originali.

Il tempo di payback
Secondo lOsservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, il tempo di payback di un progetto varia a seconda di quanto sia elevato il livello di integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento e dellintensit dellattivit amministrativa dellazienda. In generale, il tempo di payback risulta essere inferiore allanno per le aziende con media o elevata attivit amministrativa e sempre inferiore ai due anni per le aziende con limitata attivit amministrativa.

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La fattura elettronica intelligente

Il documento intelligente come fondamento del PDF/A, il formato ISO per la conservazione a lungo termine dei documenti basato su Adobe PDF. Nuove possibilit per la gestione delle fatture elettroniche.
Nellambito della Fatturazione Elettronica (e degli altri documenti amministrativi che la normativa permette di dematerializzare) Adobe propone il formato PDF/A (standard ISO/DIS 19005-1) che, approvato nellottobre 2005, dotato delle caratteristiche necessarie per la conservazione a lungo termine. Questo formato consente di:

conservare documenti elettronici, preservandone laspetto visivo nel tempo, indipendentemente dalla piattaforma e dagli strumenti utilizzati per creare, trasportare e rappresentare il file; definire un sistema di metadati per rappresentare direttamente nel file la storia del documento o il contesto in cui stato creato; definire un sistema per rappresentare la struttura logica o altre informazioni semantiche del documento direttamente nel file.

Alla base della soluzione di Adobe per la fattura elettronica vi il concetto di documento intelligente che si caratterizza per:

la presentazione di testo, immagini, grafica e dati contabili; il trasporto dei dati contabili in formato XML, fondamentale per linterscambio di dati con il sistema gestionale; lincorporazione di una business logic, vale a dire di una logica applicativa che consente ad esempio di gestire calcoli, di validare i dati e di garantire gli aspetti di sicurezza imposti dalla normativa vigente (mediante la firma digitale).
PDF: lo standard de facto per il Documento Elettronico

La soluzione Adobe permette sia la gestione del ciclo attivo che di quello passivo:

Ciclo attivo
La fattura viene generata componendo i dati contabili XML acquisiti dal sistema gestionale con un template di fattura basato su una struttura dinamica XFA in grado di gestire laccoppiamento tra dati contabili ed elementi per la loro rappresentazione visuale
Il documento ottenuto convertito in formato PDF/A mantenendo i dati contabili disponibili nel le come struttura dati XFA data e sottoposto a rma digitale PDF con un certicato qualicato gestito mediante un apparato HSM certicato al soggetto destinatario mediante posta elettronica (eventualmente PEC) al sistema di Conservazione Sostitutiva che provvede alla sua conservazione a norma

Il documento risultante inviato

Ciclo passivo
Il documento sottoposto a verica della rma per constatarne lintegrit, quindi analizzato per estrarne i dati contabili XML dalla struttura dati XFA data I dati contabili XML vengono integrati direttamente nelle procedure contabili o nel sistema gestionale La fattura inviata direttamente al sistema di Conservazione Sostitutiva dopo aver vericato la sua rispondenza al formato PDF/A

Il documento PDF/A rmato digitalmente acquisito mediante posta elettronica/PEC

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Un documento creato a partire da uno spool di stampa un documento informatico valido ai fini della Conservazione Sostitutiva? Partiamo dal fatto che uno spool di stampa non un documento informatico, non essendo di per s la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Inoltre non statico e non modificabile e non viene emesso con lapposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Dunque, ai fini fiscali, il documento da cui trae origine lo spool di stampa non pu che essere un documento analogico e pertanto, non pu essere evitata la fase di acquisizione dellimmagine della grandezza fisica, carta, film o nastro magnetico, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati. Questa una delle precisazioni fornite dalla Risoluzione della Agenzia delle Entrate n. 14/E del 21 gennaio 2008 a seguito dellinterpello presentato da una societ che eroga ai propri clienti servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione di documenti.

Poste Italiane scommette sul digitale

Poste Italiane ha rinnovato la gestione della fatture attive, che ora ha come punto cardine la soluzione Adobe. Alla fine del processo i documenti vengono conservati secondo le direttive Cnipa.

Gli obiettivi - rendere pi efficienti i processi - offrire un servizio migliore alla clientela, sia business che consumer - eliminare il cartaceo dal processo di conservazione dei documenti - gestire internamente la Fatturazione Elettronica, dando comunque ai clienti la possibilit di scegliere la modalit di recapito La strada intrapresa Fatturazione Elettronica del ciclo attivo (il progetto iniziato a gennaio 2007) I partner del progetto - Adobe, che ha fornito la soluzione tecnologica - Postecom, societ del Gruppo deputata ai servizi ICT - Postel che, qualora il cliente lo richieda, effettua linvio cartaceo della fattura occupandosi delle operazioni di stampa e imbustamento Il nuovo processo Il sistema compila in modo automatico la fattura gestendo i dati provenienti da SAP. Genera la fattura in formato Adobe PDF e appone subito la firma digitale e il riferimento temporale (con possibilit di firma massiva poich le fatture possono essere composte da pi allegati). A questo punto la fattura pu prendere due strade: o viene recapitata in elettronico attraverso il servizio Postemail A.R.,

Che cos il PDF/A e per quali documenti pu essere utilizzato? Si tratta di un formato documentale che risolve lurgente necessit di avere uno standard formale per la Conservazione Sostitutiva, assicurando che i documenti quali fatture elettroniche, documenti fiscali e legali, scritture contabili, cedolini elettronici possano essere conservati a lungo termine secondo la normativa vigente.

oppure viene recapitata in maniera tradizionale da Poste Italiane. Alla fine del processo, avviene larchiviazione e conservazione sostitutiva delle fatture emesse, in conformit alla normativa Cnipa. Numero di fatture processate dallinizio del progetto al 30/4/2008 400.000
La validit legale della firma digitale, la creazione di una catena di lavoro automatizzata e il risparmio sui costi di fatturazione sono gli asset che hanno contribuito a considerare strategico il processo realizzato da Poste Italiane con le soluzioni Adobe. La fatturazione tradizionale stata sostituita: si tratta di una scelta in linea con linnovazione dei sistemi portata avanti dal Gruppo Poste, che fornisce ai clienti un servizio a valore aggiunto, e allAzienda la possibilit di conservare in formato elettronico le proprie fatture Roberto Palumbo, Direttore Business Unit Certification, Mail & eServices di Postecom

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Benefici - riduzione dei costi rispetto alla modalit di gestione cartacea - maggiore trasparenza e sicurezza nel processo di creazione e spedizione delle fatture - miglioramento dellimmagine aziendale, dando ai propri documenti un layout uniforme e gradevole - la scelta della Conservazione Sostitutiva predispone il sistema ad aprirsi alla gestione in elettronico anche del ciclo passivo Perch Adobe? - il formato Adobe PDF facilita la lettura ai clienti finali, senza che questi debbano scaricare particolari software o modificare in qualche modo lusabilit del proprio pc - la disponibilit gratuita e la diffusione capillare del software Adobe Reader presso ogni computer e sistema operativo sono garanzia di un uso pervasivo dello strumento - Adobe PDF riconosciuto quale formato valido per la firma digitale.

Adobe PDF per la firma digitale Cnipa e Adobe hanno sottoscritto in data 16 Febbraio 2006 il Protocollo dIntesa che riconosce Adobe PDF quale formato valido per la firma digitale. Un formato per la firma digitale esisteva gi, il P7M, che continua comunque a essere valido. Ma cosa offre in pi il PDF? disponibilit praticamente la totalit dei pc (circa il 90% secondo le stime pi recenti) in grado di interpretare un file PDF utilizzando il visualizzatore Adobe Reader gratuito anche per la verifica delle firme digitali in esso contenute. Il P7M richiede invece software ad hoc accesso immediato al documento il documento PDF con firma digitale non subisce alcuna trasformazione in un altro formato, mentre il P7M imbusta il documento firmato nascondendolo in un nuovo file; per accedervi occorre quindi sbustarlo con la conseguente duplicazione tra documento firmato e non firmato. Nel caso di documenti con pi firme si ha una vera e propria proliferazione di file, essendo richiesti tanti sbustamenti quante sono le firme apposte al documento gestione di firme multiple il PDF consente di apporre firme digitali multiple come sigilli alle revisioni o alle nuove versioni del documento, il che utile per i processi in cui in cui pi persone lavorano sul medesimo documento la firma si vede il PDF consente la rappresentazione grafica delle informazioni mediante campi firma con la possibilit di raffigurare lautografo del firmatario e di contestualizzare lapposizione della firma nel contenuto del documento. precisazione sul luogo e il motivo della firma una funzionalit del PDF permette di comunicare la ragione per cui viene apposta una firma digitale su un documento controlli sulle caratteristiche di una firma i campi firma permettono di controllare le tipologie di firma opponibile garanzia di interoperabilit riconosciuta a livello nazionale e internazionale possibilit di associare alla firma una marca temporale il formato PDF consente di associare una marca temporale a una firma digitale, senza laggiunta di suffissi o di file esterni al documento. Sul mercato invece, non essendo stata definita una modalit comune e interoperabile con cui associare le marche temporali a un documento, esistono soluzioni che per apporre la marca temporale imbustano ulteriormente il file gi firmato, mentre altre rappresentano la marca temporale mediante un file separato dal documento molteplici applicazioni oltre alla firma digitale e alla marca temporale, possibile inglobare anche dati strutturati in formato XML, il che utile nellambito di applicazioni quali la Fatturazione Elettronica.

Adobe, il logo Adobe, Adobe PDF, sono marchi o marchi registrati di Adobe Systems Incorporated negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Tutti gli altri nomi citati appartengono ai rispettivi proprietari. 2008 Adobe Systems Incorporated. Tutti i diritti riservati. Printed in Italy.

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Adobe, il logo Adobe, Adobe PDF, sono marchi o marchi registrati di Adobe Systems Incorporated negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Tutti gli altri nomi citati appartengono ai rispettivi proprietari. 2008 Adobe Systems Incorporated. Tutti i diritti riservati. Printed in Italy.