INTRODUO O secretrio precisa estar totalmente sintonizada com os novos tempos.

Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa. A exigncia por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O Secretrio moderno precisa e quer ser auxiliado, igualmente moderna, actualizado e comprometido, que saiba aperfeioar as suas competncias, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto. As mudanas so rpidas e constantes, portanto, deve estar preparado para estes novos desafios." Definio Secretariado o conjunto de assessores diretos de uma

determinada pessoa que ocupa um cargo de grande importncia e complexidade em uma administrao pblica ou privada. O profissional de Secretariado Executivo

Bilingue gerenciador de informaes e servios, assessor qualificado, fluente em dois idiomas, hbil comunicador, conhecedor de informtica avanada, organizado, ativo e discreto.

CONCEITO DE SECRETARIADO

Tecnicas De Secretariado 1. Planear e organizar a rotina diria e mensal da chefia/direco, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados: 1.1 Organizar a agenda, efectuando a marcao de reunies, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua durao e localizao e procedendo a eventuais alteraes; 1.2 Organizar reunies, elaborando listas de participantes, convocatrias, preparando documentao de apoio e providenciando pela disponibilizao e preparao do local da sua realizao, incluindo o equipamento de apoio; 1.3 Organizar deslocaes efectuando reservas de hotel, marcao de transporte, preparao de documentao de apoio e assegurando outros meios necessrios realizao das mesmas. 2. Assegurar a comunicao da chefia /direco com interlocutores, internos e externos, em lngua portuguesa ou estrangeira: 2.1 Receber chamadas telefnicas e outros contactos, efectuando a sua filtragem em funo do tipo de assunto, da sua urgncia e da disponibilidade da chefia/direco, ou encaminhando para outros servios; 2.2 Acolher os visitantes e encaminh-los para os locais de reunio ou entrevista; 2.3 Contactar o pblico interno e externo no sentido de transmitir orientaes e informaes da chefia/direco. 3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direco: 3.1 Seleccionar, registar e entregar a correspondncia urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequncia;

3.2 Providenciar a expedio da correspondncia da chefia/direco; 3.3 Redigir cartas/ofcios, memorandos, notas informativas e outros textos de rotina administrativa, a partir de informao fornecida pela chefia/direco, em lngua portuguesa ou estrangeira; 3.4 Efectuar o processamento de texto da correspondncia e de outra documentao da chefia/direco; 3.5 Efectuar tradues e retroverses de textos de rotina administrativa; 3.6 Organizar e executar o arquivo de documentao de acordo com o assunto ou tipo de documento, respeitando as regras e procedimentos de arquivo. 4. Executar tarefas inerentes gesto e organizao do secretariado: 4.1 Controlar o material de apoio ao secretariado, verificando existncias, detectando faltas e providenciando pela sua reposio; 4.2 Organizar processos, efectuando pesquisas e seleccionando documentao til a pedidos externos e internos de informao; 4.3 Elaborar e actualizar ficheiros de contactos bem como outro tipo de informao til gesto do servio.

COMPETNCIAS Conhecimentos

1. Lngua portuguesa. 2. Lngua inglesa ou francesa e outra lngua estrangeira. 3. Noes de organizao e administrao de empresas/servio pblico. 4. Organizao do trabalho e gesto do tempo. 5. Noes bsicas de legislao laboral, fiscal e comercial.

6. Informtica na ptica do utilizador (processamento de texto, folha de clculo, apresentaes, base de dados, agenda electrnica, correio electrnico e Internet). 7. Tipologia e circuitos de documentao. 8. Organizao e arquivo de documentao. 9. Comunicao e relaes interpessoais. 10. Atendimento e protocolo. 11. Traduo e retroverso de textos de rotina administrativa. 12. Organizao e preparao de reunies. 13. Segurana, higiene e sade aplicadas actividade profissional. 14. Materiais e equipamentos de escritrio. 15. Noes bsicas de normas de sistemas de gesto da qualidade. 16. Utilizar numa perspectiva global os materiais e equipamentos necessrios execuo do trabalho administrativo. 17. Aplicar as tcnicas de organizao e gesto do trabalho na preparao da rotina diria e mensal da direco/chefia e do secretariado. 18. Utilizar as aplicaes informticas e a Internet na elaborao, organizao e pesquisa de informao. 19. Utilizar as tcnicas de registo e expedio de correspondncia e de outra documentao. 20. Identificar os diferentes tipos de documentos e o circuito da documentao. 21. Aplicar as tcnicas de classificao, codificao e indexao de documentao na organizao e manuteno do arquivo. 22. Aplicar as competncias lingusticas na comunicao e na redaco de correspondncia e de outra documentao, em lngua portuguesa e em lngua estrangeira.

23. Utilizar as tcnicas de traduo e retroverso de textos de rotina administrativa. 24. Aplicar as tcnicas de protocolo empresarial/institucional no apoio a reunies e outros eventos. 25. Aplicar as tcnicas de organizao e pesquisa da informao. 26. Identificar necessidades de material de apoio e utilizar os procedimentos adequados com vista sua reposio. 27. Organizar o posto de trabalho de forma a permitir responder s solicitaes da chefia/direco e do pblico interno e externo empresa ou servio pblico. 28. Comunicar assertivamente com os pblicos, tendo em conta os objectivos e a cultura da empresa ou servio pblico. 29. Facilitar o relacionamento com interlocutores diferenciados. 30. Promover um clima de confiana nas relaes desenvolvidas no seio da empresa. 31. Tomar iniciativa na resoluo de situaes concretas com recurso criatividade, inovao, esprito crtico e qualidade. FORMAO PROFISSIONAL - REAS TEMTICAS DOMNIO SCIOCULTURAL Segurana, higiene e sade no trabalho. Desenvolvimento pessoal, profissional e social. DOMNIO CIENTFICO-TECNOLGICO Organizao e administrao de empresas Organizao do trabalho e gesto do tempo Legislao laboral Legislao fiscal Legislao comercial

 Informtica (introduo informtica na ptica do utilizador; aplicaes de secretariado; Internet) Documentao e circuitos administrativos Tcnicas de arquivo e documentais Comunicao e relaes interpessoais Lngua portuguesa aplicada funo (tcnica; comercial; protocolar) Atendimento e protocolo Ingls ou francs tcnico e outra lngua estrangeira tcnica Tcnicas de traduo e retroverso. Normas de sistemas de gesto da qualidade. Obs. Os cursos de formao profissional nesta rea devem integrar uma componente terica e uma componente prtica a desenvolver em contexto de formao e em contexto real de trabalho.

Requisitos de uma secretria eficaz Longe vo os tempos em que uma secretria ficava no escritrio sentado o dia todo a desenvolver unicamente tarefas rotineiras e de baixo valor acrescentado para a empresa como o atendimento telefnico, a datilografia de cartas, a marcao de viagens, ou at, o servio de cafs. Este tipo de tarefas ainda fazem parte das atividades de uma secretria, mas esto longe de serem as principais atribuies dessa nova profissional. A secretria do sculo XXI mantm um papel cada vez mais ativo e importante no desenvolvimento e sucesso da empresa. Ela dever ser como uma sombra do seu director e o principal elo de contacto entre a empresa e os clientes internos (funcionrios e colaboradores) e externos (consumidores e distribuidores). Por isso, a secretria dever ter alguns requisitos essenciais para desenvolver as suas importantes funes da forma mais eficiente possvel. Competncias a nvel de

organizao pessoal, flexibilidade, domnio de lnguas e das novas tecnologias, assim como uma personalidade ativa e cativante so imprescindveis para ser uma excelente profissional nesta rea. Fique agora a conhecer mais a fundo outros dos requisitos essenciais para ser uma secretria eficaz: Boa capacidade de comunicao Grande parte das funes de uma secretria passam por conseguir comunicar eficientemente com o seu superior hierrquico, assim como com os restantes executivos internos ou at externos empresa. Muitas das vezes a secretria o primeiro elo entre quem tenta entrar em contado com as chefias, devendo por isso saber comunicar e prestar um bom atendimento ao cliente. Boas competncias tcnicas A secretria dos tempos modernos precisa de estar familiarizada com a utilizao de equipamentos de escritrio, tais como fotocopiadoras, mquinas de fax, computadores pessoais, entre outros. Parte das tarefas da secretria so feitas com recurso ao computador, sendo fundamental que saiba trabalhar com determinado software, que depende das necessidades especficas de cada empresa e gestores.

Uma secretria est, por exemplo, encarregue de manter a agenda do seu diretor atualizada e de marcar e controlar compromissos, reunies e viagens. As suas principais funes envolvem tambm redigir relatrios, apresentaes e outros documentos. Um dos problemas dirios mais importantes de uma secretria o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer no s boas capacidades de sistematizao de processos, como tambm de organizao pessoal. Boa gesto de tempo e tarefas Uma secretria eficiente precisa de saber gerir todas as suas tarefas, quer sejam dirias, semanais ou a at de longo prazo. A secretria deve saber administrar e estabelecer os assuntos prioritrios que constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu

superior. Entre essas tarefas podemos encontrar: separar e organizar o trabalho do dia, assim como o trabalho que se encontra pendente ou atrasado; dar apoio a reunies e certificar-se que est tudo organizado para o o bom funcionamento destas; Fazer o levantamento da correspondncia e dos telefonemas urgentes; Determinar prazos para a assinatura de cartas, cheques ou facturas.

CONCLUSO

Concluindo, uma boa secretria tem a capacidade de efetuar as suas tarefas rotineiras, mas estar tambm preparada para resolver todos os imprevistos que vo acontecendo ao longo do dia. A funo de secretariado est assim a ficar cada vez mais exigente, sendo esperado que uma secretria possua determinado nmero de competncias e tambm domnio em reas como procedimentos comerciais, gesto financeira e at em assuntos legais. A mentalidade das empresas tambm est a mudar. Hoje em dia as empresas comeam a ter conscincia que essencial apostar e investir na formao deste tipo de profissionais.