APUNTES DEL MODULO I

GESTIN ADMINISTRATIVA

CONTROLAR INFORMACIN INTERNA Y EXTERNA DE LA ORGANIZACIN Documentos Un documento es cualquier clase de dato o informacin contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual. La informacin contenida en un documento puede ser producida o recopilada por personas o por mquinas. Los documentos que una organizacin maneja son aquellos que en la misma se crean y envan al interior o exterior de la misma y los que a ella llegan del exterior para cualquier departamento, tambin se le denomina correspondencia. Correspondencia La correspondencia es la comunicacin escrita entre personas que se encuentran en diferente lugar o puesto administrativo. La correspondencia se clasifica en interna y externa, la interna es la que circula dentro de la organizacin, entre los diferentes departamentos, y la externa es la que llega del exterior o sale de la organizacin al exterior. Elementos generales que deben contener la mayora de los documentos administrativos: Hora de elaboracin Lugar y fecha en que se redacta Nombre y direccin del destinatario Lema Nmero de serie Saludo Texto del documento Despedida Nombre y firma del remitente Membrete Referencias finales

La importancia de redactar documentos se debe a que estn involucrados toda una serie de pensamientos, sentimientos y conocimientos que un hombre lleva a cabo en forma clara y ordenada por medio de la lengua escrita, con el fin de realizar la comunicacin con seres iguales a l. El que redacta manifiesta su inteligencia, sensibilidad, cultura y educacin de lo que escribe, por lo tanto este acto es fundamental en el desarrollo de las actividades de una oficina y de la empresa. Tipos de correspondencia: Memorndum Circular Acta Oficio Pagare Letra de Cambio Factura

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Cheque Recibo de Dinero Vale

Existen diferentes tipos de documentos internos, pero slo nos ocuparemos de los ms usados en las organizaciones, dentro de estos se encuentran, memorndums, circulares y vales. CIRCULAR: Es la comunicacin escrita de un mismo texto, dirigida a varias personas simultneamente y que interese a todas por igual, sus elementos son los siguientes: MEMBRETE. Nombre y en su caso logotipo de la institucin que gira el oficio. IDENTIFICACION: La palabra CIRCULAR con el numero progresivo que le corresponda. DESTINATARIO: nicamente se escribe A, o Al, antes de mencionar a los destinatarios Ejemplo: A Todo el personal de la empresa. TEXTO: Exposicin de motivos que origina el escrito. DESPEDIDA: Frase de cortesa que antecede al lema: Atentamente, para los oficios dirigidos a personas de igual jerarqua, para los subordinados o para particulares; Muy atentamente, cuando el oficio es dirigido a un superior; y respetuosamente, cuando el oficio va dirigido a un superior de alto rango. FECHA: Lugar y fecha en que se expide el documento. ANTEFIRMA: Es el cargo del firmante, ejemplo DIRECTORA, JEFE DEL DEPARTAMENTO. FIRMA: Nombre completo del firmante y la rubrica de puo y letra del mismo REFERENCIAS FINALES: Iniciales con maysculas de quien dicta el oficio e iniciales con minsculas de quien lo escribe, separadas por una diagonal. Cuando quien dicta el oficio es el mismo quien lo firma, se escribe nicamente las iniciales minsculas de quien escribe. Casos ms comunes en los que se emplea la circular: 1. notificaciones a clientes y/o proveedores Cambio de domicilio Apertura de nueva sucursal Temporada de ofertas Cambio en el procedimiento de pagos, crdito, transporte de mercancas, de horarios, etc. Invitaciones o eventos. 2.- notificaciones a empleados, asociados, agremiados, etc. Nuevas rdenes Citaciones a juntas y asambleas Invitaciones a eventos conmemorativos, deportivos, de capacitacin, etc. Cambio de personal directivo y/o administrativo.

MEMORNDUM: De acuerdo a su raz latina significa: memo= memoria; es decir, es algo que debe tenerse presente. Es una comunicacin breve y escrita, de uso interno en una oficina (interdepartamental, entre diferentes departamentos y personas); su finalidad es informar,

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comunicar, recordar u ordenar una accin especfica; adems, tiene la funcin de constancia, para efectos de una aclaracin posterior. Los elementos que lo integran son los siguientes: MEMBRETE. Nombre y en su caso logotipo de la institucin que gira el oficio. IDENTIFICACION: La palabra MEMORNDUM con el numero progresivo que le corresponda. DE: Nombre de la persona quien comunica (Remitente), con el cargo y el nombre del rea de adscripcin de trabajo. PARA: Nombre de la persona(s) a quien va dirigido (Destinatario) ASUNTO: Es un breve resumen de las principales ideas que contiene el texto. Es indispensable que el asunto sea claro, preciso y conciso. FECHA: Lugar y fecha en que se expide el documento TEXTO: Exposicin de motivos que origina el escrito.

DESPEDIDA: Frase de cortesa que antecede al lema: Atentamente, para los oficios dirigidos a personas de igual jerarqua, para los subordinados o para particulares; Muy atentamente, cuando el oficio es dirigido a un superior; y respetuosamente, cuando el oficio va dirigido a un superior de alto rango. ANTEFIRMA: Es el cargo del firmante, ejemplo DIRECTORA, JEFE DEL DEPARTAMENTO. FIRMA: Nombre completo del firmante y la rubrica de puo y letra del mismo REFERENCIAS FINALES: Iniciales con maysculas de quien dicta el oficio e iniciales con minsculas de quien lo escribe, separadas por una diagonal. Cuando quien dicta el oficio es el mismo quien lo firma, se escribe nicamente las iniciales minsculas de quien escribe. Cualidades del estilo que deben distinguirlo: Deben ser breves, claras, concisas y corteses. Uso del memorndum rdenes a empleados Citatorios a reuniones Recomendaciones Envo de documentos de una oficina a otra Movilizacin de personal Asignacin de tareas Presentacin de un nuevo empleado y de las tarea que se le asigna

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ACTA. Se usa para hacer constar el desarrollo de un hecho cualquiera, en el acta se redacta lo sucedido, confirmado como verdadero, mediante la firma de una autoridad. Es la relacin de los de los hechos confirmados como veraces con personas con autoridad. Los datos que debe contener son: 1. Nombre y direccin de la persona o institucin en donde se desarrollan lo hechos. 2.- Nombre y direccin de los participantes y de los testigos. 3.- Relato de los hechos. 4.- Acuerdos. 5.- Firma de los participantes, testigos y de la persona que elabora el acta. Cualidades de estilo que deben distinguirla. tica. El acta tiene validez legal Claridad. Deben evitarse los trminos rebuscados que pueden causar confusin. Concisin. No deben mezclarse diferentes hechos en un acta. Casos en los que se usa el acta. En los actos civiles: nacimiento, adopcin, matrimonio, divorcio, defuncin, etc. En las juntas o reuniones peridicas de consejos administrativos, escolares, deportivas, de beneficencia, clubes de servicio, sindicatos, etc. En procedimientos legales, cuando as lo requiera el trmite, como en la constitucin de una sociedad mercantil. VALE: Es un documento que se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa, pero carece de validez mercantil. Los datos que contiene son: 1.- Lugar y fecha de expedicin 2.- Cantidad de dinero que ampara con nmero y letra o en su caso del objeto 3.- Especificacin clara sobre el concepto 4.- Rubrica de autorizacin (firma) 5.- Firma de la persona que recibe el dinero u objeto en su caso Cuando se usa el vale: 1. Vale de caja Cuando se otorga dinero en efectivo para la compra de materiales Por adelanto sobre sueldo

2. Vale por material o equipo Cuando se obtiene en calidad de prstamo un equipo o material Cuando se obtiene una prenda, material o equipo a prueba

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Existen diferentes tipos de documentos externos, pero slo nos ocuparemos de los ms usados en las organizaciones, dentro de estos se encuentran, oficio, cartas, factura cheque, recibo, pagar y letra de cambio. A continuacin se te presentan, concepto y elementos que los integran. OFICIO. Es la comunicacin que se transmite por escrito y tiene carcter oficial. Sirve para informar, citar, adjuntar y para acompaar a otros documentos. Cuenta con los siguientes elementos: MEMBRETE. Nombre y en su caso logotipo de la institucin que gira el oficio. CUADRO CLASIFICADOR: En este cuadro se anotan en orden de importancia los datos de la(s) oficinas que giran el oficio y son de gran utilidad para clasificar y archivar las copias. Los datos que contiene son: Dependencia, seccin, mesa, numero de oficio y expediente. ASUNTO: Es un breve resumen de las principales ideas que contiene el texto. Es indispensable que el asunto sea claro, preciso y conciso. FECHA: Lugar y fecha en que se expide el documento. DESTINATARIO: Se comienza con la abreviatura C. (Ciudadano) o CC. (Ciudadanos), en seguida se anota el nombre de la persona o institucin a quien va dirigido el oficio; en la lnea siguiente el cargo de la persona en su caso; en la siguiente lnea la dependencia en que presta sus servicios y a continuacin el domicilio si es que procede, en la lnea que sigue se anota el termino presente con maysculas. REFERENCIAS INICIALES: Datos del oficio que se contesta cuando este proceda: nmero y fecha para su pronta identificacin. TEXTO: Exposicin de motivos que origina el escrito. DESPEDIDA: Frase de cortesa que antecede al lema: Atentamente, para los oficios dirigidos a personas de igual jerarqua, para los subordinados o para particulares; Muy atentamente, cuando el oficio es dirigido a un superior; y respetuosamente, cuando el oficio va dirigido a un superior de alto rango. LEMA: Frase que resume el principal postulado de una institucin. Para los oficios de gobierno se usa: SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIN. ANTEFIRMA: Es el cargo del firmante, ejemplo DIRECTORA, JEFE DEL DEPARTAMENTO. FIRMA: Nombre completo del firmante y la rubrica de puo y letra del mismo ANEXOS: Anotacin de las personas a quienes se les enva copia, con las iniciales: c.c.p. que quiere decir, con copia para. Indicacin de anexos que acompaan el oficio. REFERENCIAS FINALES: Iniciales con maysculas de quien dicta el oficio e iniciales con minsculas de quien lo escribe, separadas por una diagonal. Cuando quien dicta el oficio es el mismo quien lo firma, se escribe nicamente las iniciales minsculas de quien escribe. El oficio no solo lo utilizan las dependencias gubernamentales, sino tambin organizaciones, agrupaciones polticas, sindicatos y clubes, tambin lo pueden usar los particulares que dirigen su correspondencia a dependencias oficiales y en este caso los oficios no llevarn cuadro clasificador, ni tampoco referencias iniciales; lo que es muy importante es incluir el asunto que es un elemento para identificar al oficio.

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CARTA. Escrito por medio del cual se comunica un emisor (remitente) con un receptor (destinatario) . Segn el carcter que asume la relacin pretendida, la carta se clasifica en familiar, particular, comercial y oficial. Los elementos que la integran son: FECHA: Lugar y fecha en que se expide el documento. DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigida la carta. VOCATIVO: Es el saludo TEXTO: Exposicin de motivos que origina el escrito. DESPEDIDA: Frase de un hasta luego por parte del remitente FIRMA: Nombre completo del remitente y la rubrica de puo y letra del mismo.

En seguida, se presentan las partes y caractersticas de la carta comercial.

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La carta comercial, adems de las partes mencionadas en la familiar, incluye tres elementos ms en su estructura: membrete, destinatario y nombre completo del autor con la especificacin de su cargo. A. Membrete: nombre y direccin de la persona que escribe o de la empresa o institucin que representa. B. Destinatario: nombre y apellido, cargo y direccin completa de la persona, empresa o institucin a quien va dirigida la carta. C. Nombre completo del autor: debajo de la firma o rbrica, nombre y apellidos del que escribe con el cargo o nombramiento correspondiente. CHEQUE: Es un documento en forma de mandato de pago, por medio del cual alguien puede retirar, por si o por un tercero, la totalidad o parte de los fondos que tiene disponibles en un banco. Los elementos del cheque son: 1.- Nombre del banco y direccin 2.- Fecha 3.- La leyenda: Pguese este cheque a 4.- Cantidad con nmero 5.- Cantidad con letra 6.- Firma del cuentahabiente 7.- Nmero de cuenta 8.- Nmero progresivo del cheque LETRA DE CAMBIO: Es el ttulo de crdito que contiene la orden incondicional, dada por el girador a una persona llamada girado, de pagar una suma de dinero a una tercera denominada beneficiario, en una poca y lugar determinados. El girador es la persona que suscribe o expide el documento. El girado es la persona que obtuvo el crdito y debe pagarlo. El beneficiario es la persona a cuyo nombre se extiende el documento y debe cobrarlo. En algunos casos el girador y el beneficiario son la misma persona. Cuando usar la letra de cambio: Para efectuar pagos por conducto de una tercera persona Para practicar cobros Para hacer situaciones o remesas de fondos.

Los elementos de la letra de cambio son: 1.- Mencin de ser letra de cambio 2.- Expresin del lugar, da, mes y ao en que se suscribe 3.- Orden incondicional de pago 4.- Nombre del girado y su direccin 5.- Lugar y poca de pago 6.- Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago 7.- Firma del girador 8.- Cuadro con la palabra Acepto en donde firmar el girado 9.- Nmero de la letra: 1/1 para una, para dos, 1/3 para tres, etc. 10.- Cantidad con nmero y con letra En el siguiente ejemplo de letra de cambio identifica los elementos de la misma marcados con las flechas. 1.- Mencin de ser letra de cambio

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2.- Expresin del lugar, da, mes y ao en que se suscribe 3.- Orden incondicional de pago 4.- Nombre del girado y su direccin 5.- Lugar y poca de pago 6.- Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago 7.- Firma del girador 8.- Cuadro con la palabra acepto en donde firmar el girado 9.- Nmero de la letra: 1/1 para una, para dos, 1/3 para tres, etc. 10.- Cantidad con nmero y con letra PAGAR. Es un ttulo de crdito que contiene la promesa incondicional del suscriptor de pagar una suma de dinero, en un lugar y poca determinada, a la orden del tomador o beneficiario. En el pagar intervienen dos personas el deudor, que es la persona que recibi el dinero, mercanca o servicio y se compromete a pagar por ello; y el beneficiario que es la persona que debe cobrar el pagar. Cuando usar el pagar: En operaciones de compra-venta, concertadas a crdito En operaciones de prstamo de dinero en efectivo

Los elementos del pagar son: 1.- Nmero del documento 2.- Cantidad con nmero 3.- Lugar y fecha de expedicin 4.- Mencin de ser pagar 5.- Promesa incondicional de pagar una suma de dinero 6.- Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago 7.- Lugar y fecha en que se efectuar el pago 8.- Cantidad con letra 9.- Condiciones de operacin (porcentaje de inters) 10.- Firma del deudor 11.- Cuadro de datos del deudor FACTURA: Documento con validez mercantil que registra las operaciones de compra-venta. Es el comprobante fiscal a que todo consumidor tiene derecho por la compra de mercancas y que lo acredita como propietario de lo que ha adquirido. Los elementos que la integran son: 1.- Datos generales del establecimiento mercantil 2.- La expresin Factura y su nmero progresivo foliado 3.- Lugar y fecha de expedicin del documento 4.- Datos generales del cliente (Nombre, direccin y RFC) 5.- Descripcin de lo adquirido, con cantidad, datos del producto, precio unitario e importe. 6.- En el rengln de subtotal se anota la suma del precio de los artculos 7.- En el espacio que dice IVA, se desglosa el impuesto al valor agregado, que en la mayora de los artculos es de 15%. 8.- En el ltimo rengln el importe total. 9.- En el espacio correspondiente se escribe la cantidad con letra.

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10.- Firma de recibido del cliente RECIBO: Es el nombre del documento que se expide como constancia de haber entregado una cantidad determinada de dinero o haber recibido la entrega parcial de artculos, libros, materiales, etc. La cual queda claramente estipulada en el recibo. Los elementos que lo integran son: 1.- Razn social de la empresa o establecimiento que lo expide 2.- La expresin Recib o Recibimos 3.- Nombre de la persona o compaa que efecta la entrega de algo 4.- Si lo que se recibe es dinero, se anota la cantidad en nmero y letra 5.- Descripcin minuciosa de lo que ampara o motivo por lo que se expide 6.- Lugar y fecha de expedicin. 7.- Nombre y firma de la persona que recibe En el siguiente ejemplo de recibo identifica los elementos del mismo marcados con las flechas. 1.- La expresin Recib o Recibimos 2.- Nombre de la persona o compaa que efecta la entrega de algo 3.- Si lo que se recibe es dinero, se anota la cantidad en nmero y letra 4.- Descripcin minuciosa de lo que ampara o motivo por lo que se expide 5.- Lugar y fecha de expedicin. 6.- Nombre y firma de la persona que recibe LENGUAJES Existen diversas maneras de emplear el lenguaje al comunicarse, a stas se les denomina estilos de correspondencia, dentro de los cuales se tienen los siguientes: Estilo familiar. Es el que todos empleamos para comunicarnos con amistades o parientes, son expresiones sencillas y comunes. Estilo oficial. Es el que se utiliza entre diversos departamentos gubernamentales, son expresiones formales de carcter pblico o gubernamental. Estilo diplomtico. Es el que se emplea en las comunicaciones entre los gobiernos de pases, son expresiones protocolarias sutiles o finas. Estilo comercial o administrativo. Es el que se usa en la banca comercial o industrial, son expresiones propias que emplean trminos ms tcnicos. Redactar es contar por escrito cosas sucedidas, acordadas o pensadas con anterioridad, es una actividad comunicativa de primer orden en el mundo de los negocios, su realizacin demanda un cuidadoso proceso y el empleo de elementos idneos para tal funcin. Hay personas que tienen facilidad para hablar, pero cuando tienen que expresarse por escrito se encuentran en serias dificultades. Quienes consideran difcil expresarse por escrito carecen de conocimientos gramaticales, no tienen prctica y quiz tampoco voluntad para el aprendizaje. Porque este arte se aprende: nadie nace sabindolo. Es obvio que, como en todo arte, a unos les resulta ms fcil y rpido el dominio que a otros. El perfeccionamiento se logra mediante la prctica constante. Es indudable que no escribimos de la misma manera como hablamos, el lenguaje escrito es ms exigente que el oral en cuanto a correccin idiomtica, implica el acatamiento de cuanto indica la gramtica en sus normas generales. Las normas deben conocerse, asimilarse y adaptarse al uso del propio lenguaje, con sentido de flexibilidad y adecuacin. La gramtica normativa es el arte de hablar y escribir correctamente una lengua, su objeto es la aplicacin del conocimiento sistemtico del lenguaje. Solo se presenta un panorama general de los principios gramaticales necesarios para sustentar los pilares del arte de redactar.

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Sintaxis. La sintaxis estudia las relaciones que se establecen entre las palabras al constituir stas la oracin. El estudio sintctico es bsico para establecer los fundamentos de la redaccin, puesto que no nos expresamos mediante palabras sueltas, sino por medio de conjuntos de stas, ligadas en forma de frases, oraciones o periodos. Genero. Categora gramatical que expresa el sexo masculino o femenino de las palabras, es obvio que en las referentes a las cosas que son asexuadas- su determinacin es convencional. En la determinacin del gnero de las palabras su uso lo determinan listas de convencionalismos los diccionarios. Nmero. El plural forma que indica ms de un ser- tiene para su formacin reglas generales y particulares. La gramtica le ensear a resolver diversos problemas, entre ellos: qu trminos escapan a las normas generales, cules cambian su acentuacin en el plural, cmo se pluralizan las voces extranjeras. Cuntos tipos de palabras compuestas hay para los efectos de la pluralizacin, cuales son las formas invariables y los plurales nicos.

Plurales incorrectos Las mamaes Los sis Las os Los lbums Los alfrez Los carcteres Los rgimenes Los autobs Los diez Los clubs Los lpiz Los pieses Los maguey Los cortapluma Los complots Los corto circuitos Las mams Los ses Las oes Los lbunes Los alfreces

Plurales correctos

Los caracteres Los regmenes Los autobuses Los dieces Los clubes Los lpices Los pies Los magueyes Los cortaplumas Los complotes Los cortos circuitos

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Los medios locos Cualesquiera lo dir Las casaquintas Los cielo rasos Los ojos de bueyes Las patas de gallos Los gentilhombres Los padresnuestros Los torrases Los vaivn Los hazmerreres Los omnibuses Los medio locos Cualquiera lo dir Las casasquintas Los cielos rasos Los ojos de buey Las patas de gallo Los gentileshombres Los padrenuestros Los trax Los vaivenes Los hazmerrer Los mnibus

Usos verbales Los verbos son fundamentales en el sistema expresivo: dan dinamismo, sitan en el tiempo y sostienen la esencia del lenguaje. A continuacin se presentan algunos usos incorrectos. Errores formales FORMAS INCORRECTAS Se soldan piezas No prevee nada Lo inducin a hacerlo Vaymosnos juntos La gente rabea Desen las manos Engrosan rpidamente No le satisfaci Que no desierte ahora Victori al vencedor Le doldr mucho? No me amoles ms FORMAS CORRECTAS Se sueldan piezas No prev nada Lo indujo a hacerlo Vaymonos juntos La gente rabia Dense las manos Engruesan rpidamente No le satisfizo Que no deserten ahora Vitore al vencedor Le doler mucho? No me amueles ms

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Cuando lo haigamos hecho Debran tener cuidado Me conduc correctamente And mucho tiempo T veniste con l? No debes vertir el agua Voy a reveer el asunto Prevey que lo hara Nos ha contradecido Cabi todo bien Inverti mucho dinero El agua hirve Si traduciera mejor! Cuando lo hayamos hecho Deberan tener cuidado Me conduje correctamente Anduvo mucho tiempo T viniste con l? No debes verter el agua Voy a rever el asunto Previo que lo hara Nos ha contradicho Cupo todo bien Invirti mucho dinero El agua hierve Si tradujera mejor!

Errores de acentuacin Formas incorrectas Se expatran voluntariamente Lica esa fruta Fuse en seguida Se glorian por el triunfo Diles lo que pedan La leche se agria El banco lo financa Alneo las cajas No lo oblice Digale que venga Estudibais con esmero por qu huste? Denos eso Formas correctas Se expatrian voluntariamente Licua esa fruta Fuese enseguida Se gloran por el triunfo Dioles lo que pedan La lecha se agra El banco lo financia Alineo las cajas No lo oblicue Dgale que venga Estudiabais con esmero Porqu huiste? Dnos eso

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Oyolo todo Oylo todo

Cambio de tiempos y modos Formas incorrectas Segn dijera el autor Ir, caiga quien caiga Si tendra valor, lo hara Quiz vamos a Pars Ayer venimos temprano Como si fuere poco, salt Maana voy al cine Llam para que le d el nombre Temo que lo ha hecho Ayer llega al aeropuerto No creo que vendr pronto Nunca cre que el llegaba Saldr despus de que entrn ellos Me pregunto si lo haca siempre Formas correctas Segn dijo el autor Ir, caiga quien cayere Si tuviera valor, lo hara Quiz vayamos a Pars Ayer vinimos temprano Como si fuera poco, salt Maana ir al cine Llam para que le diera el nombre Temo que lo haya hecho Ayer llego al aeropuerto No creo que venga pronto Nunca cre que l llegase Saldr despus de que entren ellos Me pregunto si lo hara siempre

Mal empleo de gerundios Formas inadecuadas Lleg el presidente, inicindose el acto de inmediato Estaba disparando un tiro Haba una caja conteniendo libros Estando a su disposicin, lo saludo atentamente Se dict una ley disponiendo..... Formas adecuadas Lleg el presidente y se inicio el acto de inmediato Disparaba un tiro Haba una caja que contena libros Estoy a su disposicin. Lo saludo atentamente Se dicto una ley que dispone.... Sacar el lquido y acercarlo luego a la llama

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Sacar el lquido, acercndolo luego a la llama Estaba marcando un punto Recurdale lo dicho, prometindole despus una recompensa Cay de cabeza, muriendo al otro da Uso de preposiciones El empleo adecuado de las preposiciones no est encuadrado en reglas generales. A continuacin se presentan algunos errores comunes. Por sustitucin Formas incorrectas De acuerdo a Acto a realizarse A base de A nivel de En reaccin a Mirarse al espejo Ejecutar al piano A cuenta de Al instante de salir Se reparte a litros Es distinto a esto Mquina a vapor Escap al peligro En honor al maestro En base a A pretexto de A lo que vemos Vino de casualidad Qued de venir De verano ocurre Formas correctas De acuerdo con Acto por realizarse Sobre la base de En nivel de En relacin con Mirarse en el espejo Ejecutar en el piano Por cuenta de En el instante de salir Se reparte por litros Es distinto de esto Mquina de vapor Escap del peligro En honor del maestro Con base en Con el pretexto de Por lo que vemos Vino por casualidad Qued en venir En verano ocurre Marcaba un punto Recurdale lo dicho y promtele despus una recompensa Cay de cabeza y muri al otro da

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Est de venta Gusto de conocerlo Lo dice de verdad Protestan de todo Bajo el punto de vista Bajo esa base Bajo el aspecto Bajo el gobierno Contar con los dedos Disentir con algo Vino con el tren Cumplo en decrselo Choc en un rbol Entre ms caro Est en venta Gusto en conocerlo Lo dice en verdad Protestan contra todo Desde el punto de vista Sobre esa base En el aspecto Durante el gobierno Contar por los dedos Disentir de algo Vino en el tren Cumplo con decrselo Choc contra un rbol Cuanto ms caro

Por aumento Formas incorrectas Mxico, a 7de abril De arriba a abajo Visit a Monterrey Voy a por eso Se vende al por mayor Viajan de a miles Anda de a pie El ao de 1810 Vino de a caballo Quiero de que lo sepa Probara de hacerlo Lo hace de ex profeso Formas correctas Mxico, 7 de abril De arriba abajo Visit Monterrey Voy por eso Se vende por mayor Viaja a miles (por) Anda a pie El ao 1810 Vino a caballo Quiero que lo sepa Probar hacerlo Lo hace ex profeso

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Actu de motu propio El primero de entre ellos Con tal de que salga A menos de que venga Hagamos de cuenta Lo puso sobre de la mesa Basta con verlo Obsequiar con libros Salio de en lo alto Actu motu propio El primero entre ellos Con tal que salga A menos que venga Hagamos cuenta Lo puso sobre la mesa Basta verlo Obsequiar libros Sali de lo alto

Por supresin Formas incorrectas Estoy seguro que triunfar Pintura color rosa Debajo la puerta Me acuerdo todo eso Trajo agua colonia Lo cocin a bao mara Respecto este tema No dudo que as es Se acord que lo tena Antes que lo hiciera Ri despus que lo dijo Quiz deber estar cansado Ama tus padres Busco los responsables Aplauden al vencedor Ese no lo estimo No salivar el suelo Formas correctas Estoy seguro de que triunfar Pintura de color de rosa Debajo de la puerta Me acuerdo de todo eso Trajo agua de colonia Lo cocin a bao mara Respecto de este tema No dudo de que as es Se acord de que lo tenia Antes de que lo hiciera Ri despus de que lo dijo Quiz deber de estar cansado Ama a tus padres Busco a los responsable Aplauden al vencedor A ese no lo estimo No salivar en el suelo

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Qued que as lo hara Se qued el importe De acuerdo lo resuelto No hables ms el asunto Qued en que as lo hara Se quedo con el importe De acuerdo con lo resuelto No hables ms sobre el asunto

Cambios de significado No es lo mismo... Perder a un amigo (arruinarlo moralmente) Busco a una persona (determinada) Busco una persona (cualquiera) Lo mand a castigar (que castigue) Lo mand castigar (que lo castiguen) Correr a la liebre (perseguirla) Correr la liebre (tener hambre) Debe de venir (supongo que vendr) Debe venir ( tiene obligacin de venir) Mirar de cerca (desde corta distancia) Mirar cerca (a corta distancia) Sali de senador (ces como senador) Sali senador (fue electo senador) Hacan de payasos (representaban) Hacan payasos (los fabricaban) Pinta en la casa (dentro de ella) Pinta la casa (a ella) Se sent a la mesa (junto a ella) Se sent en la mesa (encima de ella) Trabaja de balde (gratuitamente) Trabaja en balde (infructuosamente) Viaja en pie (parado) Viaja a pie (caminando) Lo hizo de pie ( parado) Lo hizo a pie (con loe pies) Pint a todos (todos fueron pintados) Pint para todos (dedic lo pintado) Lo dijo de propsito (con intencin) Lo dijo a propsito de (refirindose a) Est con cuidado (cuidadosamente) Est de cuidado ( muy enfermo) Que... Perder un amigo (quedar sin l)

Otros medios de enlace Otras formas de enlace usuales son: por otra parte, por consiguiente, asimismo, en efecto, ahora bien, es decir, pues, puesto que, de modo que, de manera que, sin embargo, luego, adems, tambin, no obstante, por ello, de esta manera, como consecuencia de ello, por esta causa. En todos lo casos hay que atender estrictamente al significado, para que resulten justificadas y correctas. A veces los dos puntos suplen perfectamente a los medios de enlace. Concordancia

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El acuerdo entre las palabras variables se logra mediante la coincidencia de sus accidentes gramaticales, es decir, de las variaciones que sufren en su estructura material (terminacin genrica y numrica, persona, tiempo y modo, segn la funcin de que se trate). A continuacin se presentan casos que suelen ser fuentes de errores en la redaccin comn.

Adjetivo con sustantivos Formas discordantes Dado las caractersticas del caso Haba agravantes tremendos Ustedes deben dar vuestra conformidad Hizo presente todos los problemas Muchos hombres analfabetas La mujer qumico Formas concordantes Dadas las caractersticas del caso Haba agravantes tremendas Ustedes deben dar su conformidad Hizo presentes todos los problemas Muchos hombres analfabetos La mujer qumica

Pronombres con sus representados Formas discordantes Hay que darle aliciente a los nios Formas concordantes Hay que darles alicientes a los nios (les = los nios) Se lo digo a ustedes (lo = eso lo dicho) Entonces volv en m Uno cualquiera de ellos (cualquiera = una persona) Eran unos cualesquiera (cualesquiera = ellos, sujeto de eran) Son los maestros de quines te habl (quienes = maestros)

Se los digo a ustedes Entonces volv en s Uno cualesquiera de ellos Eran unos cualquiera

Son los maestros de quien te habl

Quienquiera que sean

Quienesquiera que sean (quienesquiera = ellos, sujeto de sean)

Verbos con sujetos Formas discordantes T y ellos irn despus Formas concordantes T y ellos iris despus (iris = vosotros, es decir,

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t ms ellos) Hubieron muchos festejos Hubo muchos festejos (hubo= forma impersonal, sin sujeto, debe ir en singular) Eso es cosas prohibidas (es = eso) El personal y tambin el pblico se interesaron (interesaron = personal y pblico) El personal y tambin el pblico se interes Hacen varios aos Se vende tortillas En ese lugar converger las consecuencias Hace varios aos (hace = forma impersonal, sin sujeto, debe ir en singular) Se venden tortillas ( venden = tortillas) En ese lugar convergern las consecuencias (convergern= consecuencias) Cuando ellos, junto conmigo, decidimos Cuando ellos, junto conmigo, decidieron Problemas de Construccin. Se basan especialmente en la necesidad de lograr en las frases claridad y concisin, dentro de la correccin general a que obliga la eficiente comunicacin. El orden de los trminos se rige ms por el inters psicolgico, o por la intencin, que por la estructura gramatical: por lo general se coloca en primer lugar lo que ms interesa destacar. Para la construccin de la frese, la preceptiva acepta tres maneras de ordenar: a) orden sintctico. Los elementos se ordenan por su funcin gramatical dentro del complejo oracional, de esta manera:1) sujeto con sus complementos, 2) verbo, 3) complementos del verbo y predicativo. El orden de los modificadores verbales es ste: 1) complemento directo, 2) complemento indirecto, 3) circunstanciales. Este en un ejemplo de oracin ordenada sintcticamente. La vida otorga muchas recompensas a los esforzados en todo momento. Sujeto verbo complemento directo compl. Indirecto circunstancial (decidimos = nosotros, es decir, ellos ms yo)

Eso son cosas prohibidas

b) Orden lgico. Est dado por la importancia intencional que se concede a los trminos. Si en el ejemplo anterior se quisiera destacar las numerosas recompensas que la vida otorga a los esforzados, se construira as: Muchas recompensas otorga la vida a los esforzados en todo momento. En cambio si los ms importante es sealar quienes son los beneficiarios de las recompensas, el orden ser ste: A los esforzados, la vida (les) otorga muchas recompensas en todo momento. Pero, si interesa en primer lugar cuando ocurre, se expresar: En todo momento, la vida otorga muchas recompensas a los esforzados.

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La regla fundamental en el orden lgico es: una idea puede expresarse de diferentes modos, segn su importancia y se completa con el principio general: para la claridad de la frase, el orden de las palabras debe someterse al orden de las ideas. c) Orden artstico. Su objetivo es la armona en la frese. Esta condicin se logra procurando el mejor efecto en los sonidos y el equilibrio en la extensin de los prrafos, jerarquizados por la puntuacin. En todo tipo de redaccin debe existir una armona. Cuando se junten las palabras y formen sonidos desagradables, sugestivos o repetidos, debe evitarse con sustituciones o cambios de lugar. Vocabulario. En la redaccin, es obviamente bsica la necesidad de saber a ciencia cierta qu significan los trminos empleados y por qu convienen unos y no otros para el escrito. Esto nos lleva a planteos de semntica (estudio de la significacin que adquieren las palabras en sus diferentes usos), sinonimia, equivalencias, modismos regionales, automatismo exclusivo y otros similares; es decir, nos obliga a profundizar en la esencia de las palabras como smbolos significativos, no como meros elementos grficos (o fonticos graficados). Sinonimia Los vocablos o las expresiones que tienen igual o parecida significacin se denominan sinnimos. Su empleo debe ser objeto de cuidadosa seleccin para no caer en una falsa sinonimia, defecto que entorpece la correcta comunicacin. El dominio de la sinonimia lleva al redactor a la posibilidad de expresar su pensamiento en forma clara, variada y correcta. En este campo -como en todo lo que atae al vocabulario- es imprescindible consultar permanentemente diccionarios, adems del aporte valiossimo que proporciona la lectura de los buenos autores. Conviene tener presente que no es el valor numrico de las palabras lo que enriquece la expresin, sino la diversidad de ideas. Redundancias. La redundancia en la expresin implica un defecto de demasa, en que se usan ideas o palabras intiles por estar implicadas en el significado de otras. Es una repeticin formal viciosa, producto de la ignorancia.

Ortografa. La ortografa ensea a escribir correctamente por el acertado empleo de las letras y los signos auxiliares de la escritura. La recta escritura impone un acatamiento estricto de las normas establecidas al respecto por la gramtica. El redactor debe tener a la mano sus fuentes de consulta diccionarios, vocabularios, libros especializados- y acudir a ellas en todo caso de duda.

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Adems, es preciso formar una conciencia ortogrfica bsica, a fin de que la prctica pueda proporcionar el dominio de la correcta escritura. La conciencia se adquiere, por una parte, con el estudio atento de las normas y el ejercicio de su aplicacin razonada, y por otra, con la fijacin directa de las formas que escapan a las reglas. Mucho ayuda en esta tarea recordatoria la lectura abundante. Puntuacin. Los signos de puntuacin indican las pausas los silencios- que van dando sentido expresivo a los prrafos escritos. Los complementan los signos auxiliares, con su especial significacin en cada caso. El papel que desempean todas estas marcas convencionales es fundamental en la redaccin. En la acertada distribucin de las comas y los puntos - con sus combinaciones-, as como de los signos de interrogacin y admiracin, las comillas, los parntesis, las rayas, los guiones y otros recursos grficos, radica gran parte de la claridad y fuerza expresiva de lo que se escribe. Existen normas para el uso de estos signos que debe ser objeto de estudio para una eficiente redaccin. Un documento es cualquier clase de dato o informacin contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual. EXPRESIN ORAL Y ESCRITA La eficacia de lo redactado se basan en condiciones tales como: brevedad, claridad, concisin, sintaxis, cortesa, psicologa, tica, ortografa y esttica. Las primeras cuatro cualidades: Brevedad, claridad, concisin y sintaxis, le darn sentido y direccin al contenido del escrito, que al comprenderse sin esfuerzo, lograr el objetivo de la comunicacin. Brevedad. Consiste en expresar las ideas solo con las palabras necesarias. INCORRECTO Nos referimos a su carta del da 21 del mes de septiembre del ao de 2007 CORRECTO Nos referimos a su carta del 21 de septiembre de 2007

Claridad. Consiste en usar palabras sencillas, pero correctas. INCORRECTO La reunin que debera celebrarse maana, se cancel y se pospuso para algn da de la prxima semana, que ya avisaremos. CORRECTO La reunin programada para maana, se pospone hasta nuevo aviso.

Concisin. Significa no salirse del tema, evitar rodeos. INCORRECTO Necesitamos nuevamente los catlogos, igual que el ao pasado, por estas mismas fechas en que nosotros tenemos nuestra barata anual. CORRECTO Srvanse enviarnos los catlogos de 2008

Sintaxis. Nos ensea a ordenar las palabras en una oracin, de tal forma que refleje la idea que se quiere trasmitir, dndole el sentido correcto.

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INCORRECTO Es necesario repartir los volantes; primero a los trabajadores de turno y a los diurnos despus de aquellos. CORRECTO Es necesario repartir los volantes; primero a los trabajadores de turno y despus a los diurnos.

Las cualidades: cortesa, psicologa y tica, se refieren a la calidad del trato que se le da al lector. Cortesa. Es el trato amable y discreto que debemos dar a las personas a quienes nos dirigimos. INCORRECTO Mndenme inmediatamente el dinero que me debe, o lo denunciar. CORRECTO Nos apena comunicarle que su cuenta pendiente asciende a $ 5,000.00, y que est vencida desde agosto pasado, por lo que le suplicamos pase a liquidarla.

Psicologa. Se aplica para tratar de prever las reacciones del lector. El documento se redacta utilizado trminos adecuados al tipo de persona a quienes se dirige el escrito.

INCORRECTO Sabemos que no tiene usted problemas econmicos; por tanto, no tiene motivos para no pagarnos.

CORRECTO Suponemos que sus mltiples ocupaciones no le han permitido liquidar su adeudo con nosotros; por tal motivo, hemos decidido otorgarle una prorroga de 10 das a partir de la fecha en que reciba la presente.

tica. Es el conjunto de principios que rigen la moral y las obligaciones de la persona. INCORRECTO Todas nuestras mercancas estarn rebajadas en 50% CORRECTO Tendremos rebajas hasta 50%

Las cualidades: ortografa y esttica se refieren al aspecto del escrito Ortografa. Es la parte de la gramtica que nos ensea a escribir correctamente las palabras. Una correcta ortografa revela profesionalismo y seriedad en la empresa. INCORRECTO Lleve a rebelar el rollo de fotografas que se tomaron durante la convivencia anual de la compaa CORRECTO Lleve a revelar el rollo de fotografas que se tomaron durante la convivencia anual de la compaa

Esttica. Se define como la ciencia de lo bello y lo armonioso. Significa que el escrito no debe tener borrones, tachaduras, que todos los datos deben consignarse segn las reglas mecanogrficas. INCORRECTO Srvase enviar las sigs. Merc.: CORRECTO Srvase enviar las siguientes mercancas:

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FORMATOS PREESTABLECIDOS Existen documentos que se elaboran con formatos preestablecidos, los cuales puedes adquirir en las papeleras o bien pueden estar diseados por las organizaciones. Este tipo de documentos se utilizan para facilitar las operaciones rutinarias de las organizaciones a fin de eficientar las funciones administrativas de las diferentes reas y/o departamentos de las empresas, dentro de los ms comunes y que ms se utilizan son: vales, cheques, pagars, letras de cambio, carta poder, facturas, recibos, entre otros. El llenado de formatos es muy sencillo ya que requiere solo de ir completando en los espacios vacos la informacin necesaria para dar validez al documento, es importante que en este tipo de documentos se especifiquen los datos y se cumpla con los requerimientos como firmas y sellos. Con la informacin proporcionada por el docente el alumno debe acudir a una papelera para obtener los formatos que le sern de utilidad en el desarrollo de esta competencia. ARCHIVONOMIA Administracin de documentos La administracin de documentos es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creacin de los diferentes documentos as como su mantenimiento, conservacin temporera, localizacin proteccin, control, uso y disposicin o conservacin permanente. Los documentos se pueden clasificar en diferentes categoras. Estas categoras sirven para determinar el valor de los mismos, el mtodo de archivo y el tiempo de retencin. Documentos vitales: Son esenciales para la existencia de una organizacin. No deben ser archivados mientras estn vigentes. Entre los documentos vitales estn ttulos de propiedad, planos, contratos y testamentos. Documentos importantes: Facilitan las operaciones diarias de los negocios. Se pueden reemplazar con un costo alto, pero conlleva mucho tiempo reemplazarlos incluyen, facturas, cuentas por cobrar, registros de inventarios, etc. Documentos tiles: Incluyen correspondencia general, memorandos y estados de cuentas bancarios. Su utilidad es temporera y se pueden reemplazar. Documentos no esenciales: Incluyen informacin rutinaria, invitaciones, hojas de tramite, solicitudes rutinarias y material publicitario. Se pueden destruir tan pronto suceda el acontecimiento. No se deben archivar con otros documentos importantes.

Ciclo de vida de un documento Todo empleado de oficina debe estar consciente de cuan importantes son los documentos para las instituciones. Tambin debe de conocer el ciclo de vida de un documento y qu medidas se deben tomar para su proteccin, su eventual transferencia y su disposicin.

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El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida til: desde su creacin hasta su disposicin o destruccin. Consta de las siguientes fases: Creacin o recibo, distribucin, archivo, proteccin y localizacin, uso, transferencia y disposicin o destruccin.

Creacin o Recibo. Una institucin tpica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona, o equipo o al llenar un formulario.

Los documentos se reciben por correo, por servicio de mensajera, o por correo electrnico. El correo electrnico es el nombre genrico para cualquier tipo de documentacin que se lleve a cabo por un medio electrnico, incluye textos, datos, voz o imgenes. Entre los diferentes tipos de comunicaciones electrnicas estn el facsmil, la teleconferencia y los mensajes que se envan de computadora a computadora, conocidos comnmente con el trmino en ingls de email . El facsmil es una copia de un documento enviada desde una mquina de fax a otra por medio de lneas telefnicas. Distribucin. Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesiten la informacin. La distribucin puede ser interna o externa. Puede distribuirse por mensajeros del servicio postal, de telecomunicaciones o correo electrnico o por correo interno. El medio que se utilice depender de la rapidez con que debe llegar el mensaje al destinatario. Conservacin o archivo. Muchas empresas con sistemas computarizados acostumbran mantener copias en papel de los documentos que producen. Esto se hace como medio alterno para tener acceso a informacin activa cuando el sistema computarizado no est funcionando. Es importante que el empleado de oficina conozca las normas de la empresa respecto a la conservacin de copias en papel y que tenga buen juicio para determinar qu documentos se deben conservar en copia fsica adems de en un medio computarizado. Las copias de los documentos se pueden conservar en papel, en disco duro de computadora o en disco flexible. Proteccin. Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse adecuadamente de tal modo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. Cada institucin debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida til. Algunos de los documentos se conservarn en gabinetes de archivos o en bvedas especiales. Otros se mantendrn en sistemas computarizados. Algunos documentos, por su importancia, se mantendrn en ms de uno de estos medios. El contenido, tipo, forma y tamao de los documentos y la frecuencia de su uso determinar cmo se deben conservar. Los documentos se deben clasificar de acuerdo a un plan establecido. stos se archivan siguiendo reglas y procedimientos especficos para su codificacin y alfabetizacin. Localizacin y uso. Los documentos se conservan por una razn bsica: su uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referir. Se requiere conocimiento de la institucin y buen juicio para poder determinar qu documentos se usarn posteriormente como referencia o como base para tomar decisiones. Si el documento tiene una vida til muy corta (documento temporero) se debe disponer del mimo tan pronto cese su utilidad.

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Transferencia. Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos deben transferirse de los archivos activos o semiactivos a los archivos inactivos. De este modo no se recargan los archivos activos. Esto permite un uso eficaz de espacio. La transferencia se debe hacer peridicamente de acuerdo a un plan establecido. En un sistema computarizado, los documentos que se convierten en inactivos, se deben conservar en discos i cintas magnticas que requieren muy poco espacio. Disposicin. La poltica para la conservacin y disposicin de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales, la utilidad para la empresa, el valor histrico y los costos involucrados. Es importante que el plan de disposicin de documentos est claramente establecido y que peridicamente se destruyan aquellos documentos que ya no tienen ningn valor. En la disposicin de documentos se debe considerar los costos, la seguridad y la proteccin del ambiente.

Para lograr un sistema eficaz de administracin de documentos es necesario mantener el debido control en todas las fases de un documento y establecer normas y procedimientos precisos. Se debe tener en cuenta lo siguiente: El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma. Mantener un control apropiado sobre la creacin, prstamo, retencin y disposicin de documentos. Esto evitar la acumulacin de documentos innecesarios en la oficina y el

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uso exagerado de equipo y espacio. Tambin evita la perdida de informacin importante y la prdida del esfuerzo de los empleados al tratar de localizar informacin. Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a informacin confidencial. Esto puede evitar perdidas de informacin clave en caso de demandas legales y requerimientos gubernamentales. Tambin debe proveer para que se cumpla con las leyes que regulan el acceso a la informacin, su conservacin y su uso. Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos y no sobrecargar estos recursos. Mantener un sistema adecuado para la codificacin, ordenacin y clasificacin de los documentos en las carpetas y en medios o discos magnticos. Ofrecer adiestramiento peridico al personal y tener normas claras y precisas para su seleccin y evaluacin. Establecer normas fijas que apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales. El equipo que se utilice debe responder a las necesidades de la firma y permitir la proteccin de los documentos. Concepto de expediente Conjunto de todos los documentos y gestiones correspondientes a un asunto o negocio Historial de incidencias de un estudiante, de un profesional Procedimiento administrativo en que se enjuicia a un funcionario por supuestas faltas en el cumplimiento de sus funciones

Tipos de expedientes

Expediente de Cliente (Ventas) El Expediente de Cliente proporciona todos los datos actuales e histricos de un cliente, incluida la correspondencia por correo electrnico y postal. Aumenta la eficiencia y rentabilidad de la atencin al cliente, ya que une en un expediente los documentos y archivos electrnicos ms variados: contratos de mantenimiento, cartas, confirmaciones de pedidos, facturas, e-mails, links, dibujos y planos, datos contables, etc.

Expediente de Contrato En el Expediente de Contrato se incluyen todos los documentos relevantes a un contrato, tanto los basados en papel como los electrnicos. El control de plazos y vencimientos, para una correcta ejecucin del contrato. Con el Expediente de Contrato, toda la tramitacin y acciones referentes a un contrato, son transparentes y fciles de comprender, ya que queda constancia de cualquier acceso y modificacin.

Expediente de Proveedor (Compras) El Departamento de Compras es una de las piezas claves para la rentabilidad de una empresa. Se emplea uno para cada proveedor, que contiene de forma organizada todas las informaciones

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relevantes, como pedidos, facturas, tarifas, correspondencia y contratos, as como la presentacin de sus productos.

Expediente de Empleado Incluye todos los documentos relacionados con un empleado y se pueden consultar en cada momento. Tambin los documentos salientes como las hojas salariales pueden ser administrados en dicho expediente.

Expediente del Paciente (Sanidad) El Expediente Electrnico para Pacientes est organizado igual que los expedientes tradicionale. La ptima estructuracin en combinacin con gran visibilidad y flexibilidad para su organizacin, facilita un manejo intuitivo y fcil para cada usuario. Segn las necesidades de cada caso se pueden presentar los datos ordenados por paciente, caso o fechas. El Expediente Electrnico del Paciente administra tanto datos, documentos e imgenes como tambin archivos electrnicos, microfichas y archivos antiguos.

Expediente de Crdito (Banca) Los clientes de los bancos esperan de sus asesores un servicio competente y decisiones rpidas, sobre todo cuando se trata de la tramitacin de consultas de crdito. Especialmente en el mbito de los crditos, el apoyo mediante documentos electrnicos permite una tramitacin de los procesos sustancialmente ms veloz. En el Expediente Electrnico de Crdito, todos los documentos relevantes para la toma de decisiones y todos los datos relacionados con un cliente estn disponibles con un simple clic. Esto permite a los asesores poder reaccionar en mucho menos tiempo.

Expediente Jurdico (Abogados y Notaras) Los abogados y notarios pueden beneficiarse del Expediente Jurdico para agilizar el acceso a todos los documentos relevantes de un cliente o mandante, ya se trate de una denuncia o demanda hasta contratos, minutas de honorarios, emails, etc. Toda esta informacin puede ir validada mediante firma digital. Expediente de un empleado que contiene la siguiente documentacin: LA Solicitud de empleo y curriculum Documentos comprobatorios de nivel acadmico y experiencia laboral Salas Barrera Pgina 27 Cartas de recomendacin Acta de nacimiento Contrato de trabajo Afiliacin al IMSS Comprobante de domicilio

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DOCUMENTACIN La documentacin recibe diferentes nombres, segn el asunto que se trate, de acuerdo con la oficina en donde se tramita.

Oficial

Mercantil

Industrial

Financiera

Contable

Particular

Procedencia del asunto

Oficinas de gobierno
Organizaciones comerciales

Fbricas

Varios

Oficina de contablidad

Personas o familias

Ejemplos

Cheques nacimiento Balance de Pagars Comprobantes general Notas Administracin de documentos y la Informacin de fabricacin La pago de servicios Bonos pedido o Control de Estado de Cartas Giros Dictmenes personales resultados Administracin remisin de documentos: calidadproceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas es el Acciones Facturas Oficios Acuerdos Informes Cartas

Actas

de
de

rdenes

aquellas actividades relacionadas con:

A creacin de los diferentes documentos, as como su mantenimiento, conservacin temporera, localizacin, proteccin, control, uso y disposicin o conservacin permanente.

Documento: es cualquier clase de dato o informacin contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual. Informacin: es un recurso vital para las empresas y esta compuesta de datos numricos, alfabticos y smbolos; todos organizados de cierta forma. Propsito de la Administracin de Documentos El archivo y la administracin de documentos son importantes por que proveen para el manejo, conservacin, localizacin, produccin y uso eficaz de la informacin que es vital para las instituciones. La administracin de documentos incluye la planificacin, organizacin, direccin y control de todas las actividades relacionadas con la informacin.

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El archivo, por otro lado, es una fase esencial en la administracin de documentos porque tiene que ver con la conservacin de documentos de modo que se facilite su localizacin. Necesidades de los Documentos Los documentos son importantes para que las instituciones puedan funcionar, le sirven a las empresas para: Base para tomar decisiones y planificar el futuro, como evidencia, para propsitos de impuestos, de apoyo en procedimientos legales, para cumplir con requisitos legales, de base histrica. Algunos documentos son: Cartas, Memorandos, estados financieros, informes, facturas, cheques, licencias, solicitudes, manuales, actas de reuniones, planos, presupuestos, libros, revistas, catlogos, mapas, documentos legales, fotografas, trabajos de arte, cotizaciones. Pueden estar en diferentes medios como: Papeles, cintas magnticas, microformas, fotos, video cintas, audio cintas, discos flexibles, discos duros de computadoras, discos pticos y discos compactos, etc. Organizacin de los documentos para su archivo Empezaremos primero definiendo el trmino archivo, del latn archivium. Lugar o paraje en que se conservan con separacin y seguridad papeles o documentos. Lugar secreto y reservado, depsito de cosas de cierta importancia o curiosidad. En tal definicin se fundan los tres siguientes conceptos sobre archivo. a) Conjunto de documentos debidamente ordenados para su fcil consulta. Esto es, propiamente, lo que debe ser un archivo ya que establece el requisito de orden y apunta su finalidad, la consulta. c) Lugar destinado a contener los documentos, se llama tambin por extensin.

Los elementos de los archivos Los principales elementos que integran los archivos son: local, mobiliario y equipo, documentacin y personal. De estos elementos, es primordial en los archivos la documentacin, puesto que el local, los muebles y equipo y el personal estn destinados a contener y manejar los citados documentos. Es necesario entrar a detalle acerca de cada uno de los elementos apuntados. El local. El lugar destinado para el archivo, debe cumplir con una serie de condiciones y requisitos. El archivista debe buscar la funcionalidad, o sea la adaptabilidad del local a las necesidades propias de la oficina de archivo. El rea suficiente se determinar con exactitud tomando en cuenta la superficie que se ocupar por el mobiliario, el equipo, el nmero de empleados y, adems por las posibilidades de expansin por crecimiento. Los archivos tienen dos principales enemigos que son: el incendio y la humedad, y de ah que las condiciones de construccin, sus instalaciones y su situacin deben evitarlos. El cemento armado, los pisos asflticos, las instalaciones ocultas, el equipo metlico, la conveniente

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calefaccin y ventilacin casi anulan estos peligros. El polvo es otro de los enemigos para los papeles que debe evitarse. En cuanto a la iluminacin, la natural es la mejor y en caso contrario se requiere que la artificial sea suficiente, sin reflejos, sin sombras, y con buena difusin de la luz. La temperatura y la ventilacin influyen grandemente en la conservacin de los documentos por lo tanto se recomienda que exista buena ventilacin. El local destinado al archivo debe tener, como condicin primordial, la necesaria accesibilidad para el pblico o para los empleados, segn su ndole, facilitando comodidad en el estudio o consulta de los documentos. El mobiliario y equipo. Los muebles ms importantes e indispensables en el archivo son tres: el archivero, el tarjetero y el estante. El archivero es un mueble seccional metlico de 1, 2,3, 4,5 o 6 gavetas o cajones; los hay de diversos colores. El archivero tiene al frente de cada gaveta, en el ngulo superior izquierdo, en sitio visible, un portamarbete destinado a la colocacin de la inscripcin alfabtica o numrica o combinadas de su contenido interior; la jaladora para extraer la gaveta y, en su interior, el compresor, que es una lmina mvil, en toda la extensin de la capacidad, que permite dar la conveniente posicin de inclinacin a los expedientes a fin de hacer fcil su localizacin. Cada gaveta tiene, en sus paredes laterales exteriores, la parte del mecanismo de suspensin y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanismo, adosada a la estructura interna del archivero. Los archiveros estn dotados de una cerradura automtica general que acciona o cierra a las cuatro o cinco gavetas, y de una varilla interior en el fondo de la gaveta, en su parte central y a todo lo largo, para dar fijeza a las guas divisionarias entre las que se dispondrn los expedientes. Los tarjeteros o caja clasificadora para tarjetas de los catlogos son semejantes a la gaveta de los archiveros, pero reducida en su tamao ya que en el interior tiene 127 X 76 mm que son las dimensiones ms generalmente usadas en las tarjetas de las cdulas de catalogacin. El personal de los archivos. Se recomienda que sea un tcnico en archivonoma, con dominio completo en lo referente a la clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo, conservacin y control de los documentos. Esto debe completarse con el conocimiento de la organizacin general y particular de la institucin en que preste sus servicios, aunado a una cultura general y, especialmente, en la aritmtica, geografa, la historia, su propio idioma y una lengua extranjera. Adems de las cualidades de integridad y solvencia moral; reconocida honradez y discrecin absoluta. Higiene de los archivos. Los documentos, muebles y locales deben ser motivo de constante limpieza, para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someterlos a peridicas fumigaciones y abolir, estrictamente, la prctica viciosa de humedecer, con saliva o esponja los documentos. El uso de dedales de goma es una obligacin de quienes los consulte o los maneje.

Los elementos auxiliares para el ordenamiento de los documentos. Para la integracin de los archivos, se utilizan principalmente las carpetas, las guas principales y auxiliares o sub-guas, los marbetes y los jinetes. La carpeta entra en la formacin del expediente, recoge en su interior los documentos que lo forman, Hecha en cartoncillo o cartulina en tamao oficio o carta, lleva en su hoja posterior, borde

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superior, una parte saliente de aproximadamente un centmetro, que se llama apndice o pestaa, destinada a contener las tirillas de papel engomado en que se anota la inscripcin o registro del propio expediente, como medio de clasificacin y descripcin del asunto que contenga. Las guas principales y auxiliares o sub-guas de material muy resistente (cartn) en tamao carta u oficio, o para los catlogos, tienen en su borde superior una pestaa o apndice que, contando de izquierda a derecha son los diversos cortes que se conocen segn su nmero: gua del primer corte, gua del segundo corte, etc. Estas pestaas estn destinadas a contener la inscripcin ya alfabtica, ya numrica o combinadas, que van a servir como gua (tal como su nombre lo indica) en la distribucin, colocacin y localizacin de los expedientes o de las cdulas de los catlogos. La gua principal indica la letra o nmero primordial en su primer corte y en los restantes y, como guas auxiliares o sub-guas, las combinaciones alfabticas o numricas necesarias al fin propuesto. Los marbetes de las gavetas o de las guas, son metlicos y estn destinados a indicar, en el primer caso, el contenido de la gaveta mediante letras o nmeros y, en el segundo caso, sustituyen ventajosamente, por su durabilidad, a los apndices o pestaas de las guas en sus diversos cortes. En los marbetes se introducen tarjetas o tirillas con las anotaciones respectivas. Los jinetes, metlicos y en varios colores, indican, mediante el color clave, los distintos ttulos que se requiera sealar en los expedientes o en los catlogos.

Guas para determinar bajo que nombre archivar los documentos. El nombre del membrete. Generalmente la correspondencia que se recibe se archiva bajo el nombre de la organizacin o institucin que aparece en el membrete. El nombre de la persona u organizacin a quien va dirigida la comunicacin. La correspondencia que se enva generalmente se archiva bajo el nombre que aparece en la direccin interna o direccin del destinatario. El nombre que aparece en la firma. Cuando la correspondencia que se recibe no tiene membrete entonces se archiva generalmente por el nombre de la persona que firma el documento (remitente). El nombre al que se hace referencia o nombre del asunto tratado en la comunicacin. Algunos documentos que se envan o se reciben deben archivarse por el asunto tratado en el texto del mismo. El nombre de la zona geogrfica. En un sistema geogrfico los documentos se archivan bajo la zona geogrfica de donde reside la persona a quien va dirigida la comunicacin o de quien procede el documento recibido.

Estas guas se aplican tambin a la correspondencia que se recibe o se enva por medio de equipo de facsmil o por otro medio electrnico. CODIFICAR Y MARCAR Codificar y marcar. Codificar es el proceso mental de determinar cmo se debe archivar cada documento. Luego de leer la correspondencia y determinar cmo se debe codificar, es necesario marcarla o indicarla. Se marca con lpiz de color para que quede permanentemente marcada. Esto evita tener que volver a repetir los pasos anteriores cada vez que los documentos prestados regresen al archivo para su conservacin. Existen dos formas para marcar y codificar correspondencia:

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a) Subrayar la unidad clave o primera unidad del nombre bajo el cual se va a archivar la correspondencia de acuerdo a las reglas aprendidas. b) Escribir el nombre en el borde superior del documento y subrayar la unidad clave. Esto se hace cuando el documento se va a archivar por el asunto y no por nombre del individuo o de la institucin y el asunto no aparece escrito segn se debe clasificar. Plan de Clasificacin Un plan de clasificacin es una lista de palabras o grupo de palabras de una indicacin numrica, alfabtica o alfanumrica. Ejemplo. Indicacin numrica: 3000 Grupo de palabras: Recursos financieros Indicacin alfabtica: EB Palabra: Presupuesto Indicacin alfanumrica: B510 Grupo de palabras: Estados financieros A estas indicaciones las llamamos nmero de registro. Este nmero de registro es la direccin del documento dentro de la clasificacin. Estas palabras o grupos de palabras son descripciones: sirven para nombrar todos los temas que abarcan las actividades de una organizacin. Ejemplo: 3200 Presupuesto 3200 Es el nmero de registro Presupuesto. Es el descriptor Un plan de clasificacin representa a todas las actividades de una organizacin agrupadas en un orden lgico. Ejemplo:

3000 Recursos financieros 3100 financieros 3200 Estados Presupuestos

Recursos financieros Estados Presupuestos

EA financieros EB

B500 Recursos financieros B510 B520 Estados financieros Presupuestos

Es muy importante que el plan de clasificacin presente una lista de todos los temas posibles de los documentos de una organizacin. Caractersticas principales de un plan de clasificacin. Exhaustivo Descriptor sencillo Nmero de registro corto

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Un plan de clasificacin debe ser abierto, es decir, debe permitir que en el nivel de los nmeros de registros puedan agregarse nuevos temas para el futuro. Ejemplo: Plan de clasificacin abierto 2000 Recursos humanos 2100 2200 2300 Contratacin Condiciones de trabajo Expedientes del personal

Nuevo tema: creacin de un Manual de administracin del personal 2000 Recursos humanos 2100 2200 Contratacin Condiciones de trabajo 2210 2300 Manual de administracin del personal

Expedientes del personal Objetivo del plan de clasificacin

El plan de clasificacin permite asignar un lugar preciso a todos los documentos de una organizacin. El lugar en donde se clasificar el documento est determinado por su tema y el plan de clasificacin es la lista de todos los temas posibles. As, es necesario encontrar el nmero de registro y el descriptor correspondiente a cada documento. El plan de clasificacin permite catalogar los documentos de acuerdo con el orden de los nmeros de registro que corresponden a un desglose lgico de las actividades de la organizacin. El propsito del plan de clasificacin es: a) Asignar un lugar a cada documento b) Organizar los documentos de acuerdo con un desglose lgico de las actividades.

Elaboracin de un plan de clasificacin Se realiza a partir de un profundo conocimiento de las actividades y documentos de una organizacin. Este plan de clasificacin deber ser una fotografa completa de la organizacin. Las principales herramientas para su elaboracin son el anlisis de la situacin y los inventarios. Con la ayuda de toda la informacin posible, es necesario, antes que nada, determinar las actividades generales, las que formarn las clases principales del plan de clasificacin. Ejemplo: Organizacin administrativa Recursos humanos Recursos financieros Recursos materiales

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En cada una de las clases principales es necesario incluir todos los temas que tengan importancia para la organizacin, en un orden lgico, lo cual determinar las clases secundaras. Ejemplo: Recursos humanos Contratacin Condiciones de trabajo Expedientes de personal

Despus, por cada clase secundaria es preciso hacer la lista de todos los temas relacionados con la organizacin. Esto dar como resultado las clases terciarias. Ejemplo: Condiciones de trabajo Manual de administracin de personal Descripcin de tareas Ventajas sociales Control de ausencias Vacaciones Permisos

Ciertas clases terciarias pueden precisarse por medio de otros temas, habr que describirlas. Pueden seguirse desglosando hasta llegar al nmero de clases segn las necesidades de la organizacin

Tipos de registro El nmero de registro debe representar un tema, con el fin de tener un lugar de referencia para una bsqueda ms fcil y para un ordenamiento sistemtico de los documentos en el interior de una unidad de almacenamiento (archivero, estante, caja), debe seguir el mismo desglose jerrquico correspondiente a las actividades del plan de clasificacin, debe ser lo ms corto posible y poderse analizar minuciosamente para que corresponda de manera perfecta al desglose lgico del plan de clasificacin. Procedimiento para archivar e integrar expedientes La correspondencia oficial adopta tres modalidades: recibida, enviada e interna. La primera es la Inspeccin: antes de ser Clasificar: Es una produce y expide que procede de organismos externos. La correspondencia enviada es la que setcnica para la archivada, la identificacin y agrupacin sistemtica por la propia dependencia u organismo y se enva al exterior. La correspondencia interna es correspondencia debe departamentos dede organismo, como memorndums y aquella que se intercambia entre los un documentos semejantes, con examinarse para caractersticas comunes, que pueden circulares, entre otros. comprobar que tiene las posteriormente diferenciados segn su iniciales la organizacin Por lo anterior, de autorizacin. de la correspondencia depende de la recepcin, registro, tipologa fundamental. jerarquizacin y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina. Distribucin: Consiste en Codificacin: El hecho de Despus de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas ordenar los documentos escribir o indicar de alguna diferentes, mismas que se mencionaron anteriormente: dentro de cada grupo. Puede manera el encabezamiento en ser el grupo de una letra, un la correspondencia recibe el nmero, un tema, una fecha. nombre de codificar. Existen 3 mtodos comunes de codificar la correspondencia.

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Archivo: es la colocacin de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.

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Actualizacin de archivos Como ya vimos anteriormente, los documentos que la empresa maneja y que deben ser archivados, son de constante generacin y movimiento, lo que significa que los archivos deben estar actualizndose diariamente o en periodos cortos de tiempo. Esto implica que se deben crear cuando sea necesario los expedientes, guas y subguas que se requieran. Depuracin de archivos Los archivos van a crecer indefinidamente y un gran porcentaje de la documentacin es completamente intil, de escasa o nula importancia, debe tratarse el punto central de la destruccin racional de los archivos. Por ello, se debe determinar el valor de los documentos y posteriormente decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retencin. Los factores que influyen sobre esta decisin son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documento que se maneja y la informacin que se deriva de ellos. La legislacin mexicana establece la obligacin de conservar los archivos por perodos determinados de tiempo, pero en las instituciones existen, siempre, documentos que deben conservarse indefinidamente (actas constitutivas, escrituras, facturas, etc.) y otros que con el tiempo van adquiriendo mayor valor o importancia. En cambio, algunos muy recientes, slo ocupan lugar y, aunque son motivo de aplicacin de tcnicas, carecen de significacin. De acuerdo a las actividades realizadas, cada empresa debe determinar el periodo de tiempo en el cual deber depurar sus archivos. La depuracin consiste en ir apartando aquellos expedientes que ya no son prioritarios y que no necesitaremos en un lapso corto o mediano de tiempo. Existen varios sistemas de depuracin, a continuacin mencionaremos los ms utilizados.

Sistemas de depuracin 1.- Archivo muerto. Los expedientes depurados deben ser resguardados aparte en un espacio comnmente llamado archivo muerto. Algunos expedientes,

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despus de permanecer durante cierto periodo de tiempo en dicho archivo, deben ser eliminados para dar espacio a aquellos que tambin son depurados de los archivos principales. La eliminacin puede llevarse a cabo con mquinas especiales llamadas trituradoras o bien ser quemados. 2.- La Microfilmacin. Es una tcnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sinttico muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plstico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotogrfico de altsima calidad. En esta cinta se fotografan los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o informacin. 3.- Discos compactos. Como ya habamos mencionado anteriormente, muchas empresas manejan sus archivos de manera electrnica, y dichos archivos tambin deben ser depurados o respaldados en discos compactos, los cuales deben ser bien identificados y archivados para facilitar consultas posteriores.

4.- Eliminacin de archivos. Ciertos expediente, deben ser eliminados luego de permanecer cierto periodo de tiempo en el archivo muerto. La manera ms usual de eliminar expedientes es triturndolos en una mquina especial o bien quemndolos. GLOSARIO
Correspondencia: trato recproco de dos o ms personas por correo. Conjunto de cartas que se despachan o reciben). Memorndum: Informe en que se expone algo que debe tenerse en cuenta para una accin o en determinado asunto. Librito o cuaderno en que se apuntan las cosas de que uno tiene que acordarse. Circular: Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darles conocimiento de algo. Acta: Relacin escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Certificacin, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho. Acta de nacimiento, de recepcin. Oficio: Comunicacin escrita, referente a los asuntos de las administraciones pblicas. Pagar: Papel de obligacin por una cantidad que ha de pagarse a tiempo determinado Factura: Relacin de los objetos o artculos comprendidos en una venta, remesa u otra operacin de comercio. Cheque: Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. Documentacin: conjunto de operaciones, mtodos y tcnicas, que facilitan la recopilacin, almacenamiento, bsqueda y circulacin de la informacin. Documento: escrito que ilustra acerca de un hecho. Nota: documento que se detalla y comprueba la venta de mercanca.

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Administracin de documentos: Conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Charolas.- Dispositivos que se colocan sobre los escritorios para la correspondencia de entrada y salida. Ciclo vital de los documentos: Etapas (activa, semiactiva, inactiva) por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo, desde que se producen (Archivo de Trmite) y pasan por el Archivo de Concentracin, hasta que se eliminan o se conservan en un Archivo Histrico. Conservacin de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de archivo. Depuracin: Proceso de seleccin final de los documentos que sern conservados de manera permanente y de aqullos que por su irrelevancia deber eliminarse. Folio.- Nmero consecutivo que se asigna a cada documento que integra un expediente o registro. Valor histrico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la investigacin histrica, cientfica y social. Vigencia documental: Perodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes y aplicables. Gaveta: Cajn corredizo que hay en algunos muebles, como los escritorios: en la gaveta se guardan objetos y papeles que se quieren tener al alcance. Mueble que tiene uno o varios de estos cajones. Marbete: Trozo de papel, cartn u otro material parecido que se pega a un objeto y sirve para indicar la marca, el contenido, las cualidades o el precio de este: los paquetes que se envan por ferrocarril tienen que llevar un marbete con la direccin. Etiqueta. Orilla o borde de una cosa: la invitacin de boda tena un marbete dorado. Tarjetero: Cartera que se usa para llevar ordenadas las tarjetas de visita. Caja abierta o bandeja en la que se dejan las tarjetas de visita. Tabla o lmina horizontal que se coloca en una pared, dentro de un armario o en una estantera y sirve para colocar objetos sobre ella: los productos de limpieza estn en el estante de arriba. anaquel, balda. Mueble formado por esas tablas, generalmente sin puertas. estantera.

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