MANUAL DE REQUISITOS PARA PROPUESTA SEDE CONEII

1. Introduccin

El presente documento ha sido creado con la finalidad de facilitar a los universidades postulantes a sede del Congreso Nacional de Estudiantes de Ingeniera Industrial CONEII la toma de decisiones a la hora de edificar sus propuestas.

Este documento actuar como el compendio de los requisitos que debe cumplir cada propuesta de Sede, es importante destacar que no se aceptarn propuestas que incumplan alguno de los puntos expuestos. Informacin adicional a la que se pida es necesaria que sea adjuntada como anexo.

No con esto se pretende limitar a las universidades postulantes todo el ingenio que ello puedan mostrar para innovar, pues estos solo son los lineamientos bsicos a cubrir. La eleccin de la propuesta ganadora se realizar mediante ponderacin de criterios.

2. Qu es APEII?

Asociacin Peruana de Estudiantes de Ingeniera Industrial (APEII), como su nombre lo indica agrupa a jvenes estudiantes de la rama de Ingeniera Industrial

Su naturaleza permite identificarla como gestor de integracin de la ingeniera industrial, convirtindose en promotor y coordinador de proyectos nacionales e internacionales de Ingeniera Industrial a lo largo del pas, a nivel estudiantil; capaz de generar redes de trabajo y colaboracin entre todas las ciudades del Per.

Fue fundada en el ao 2012 gracias al impulso de estudiantes de casi todas las universidades del Per.

APEII se orienta a satisfacer las necesidades de formacin de estudiantes de ingeniera industrial, profesionales y empresarios que buscan actualizar sus conocimientos acerca de las nuevas tendencias del mercado nacional y mundial.

Esto se logra a travs del CONEII y las actividades que alrededor de este se originan, de manera que los asistentes pueden intercambiar y actualizar sus conocimientos, conocer personas de todo el pas.

2.1. Misin y Visin

Misin Somos una gran familia conformada por los estudiantes de Ingeniera Industrial del Per, que busca la excelencia en el nivel acadmico y la integracin cultural mediante el uso y difusin de herramientas tcnicas y tecnolgicas en eventos que propicien un espritu creativo, analtico e investigador, con el fin de contribuir al desarrollo de nuestro pas

Visin "Consolidarnos como la institucin lder en brindar las herramientas necesarias a los estudiantes universitarios, para propiciar un espritu creativo, analtico, investigador e integrador en el pas, creando Conciencia de una gran Nacin"

2.2. Objetivo de APEII

El objetivo general: Promover el intercambio cultural y tecnolgico entre estudiantes peruanos de ingeniera industrial, y as contribuir al desarrollo de nuestro pas.

Los objetivos especficos incluyen: Promover eventos de carcter acadmico, tecnolgico, cultural y social Apoyar la organizacin y realizacin del Congreso Nacional de Estudiantes de Ingeniera Industrial "CONEII", cumpliendo con los reglamentos del mismo, establecidos por la APEII

Crear y mantener una red de informacin permanente entre los miembros de la asociacin

2.3. Valores APEII

Los valores ALEIIAF se detallan a continuacin: Fomentar la Integracin Trabajo dedicado y desinteresado Cumplimiento de Objetivos Bsqueda de un Mejora Continua

2.4. Organigrama de APEII

El organigrama de APEII tiene como principal gestor al Presidente apoyado por un Vice Presidente seguido de Tesorero y Secretario y Comits creados para la funcionalidad de reas especficas.

3. Qu es CONEII?

El CONEII es el evento de Estudiantes de Ingeniera Industrial ms importante a nivel nacional, ya que rene a casi todas las universidades del Per y un

aproximado de 1,500 participantes ao con ao. Cada ao, durante el Congreso, se vota entre los delegados de todas las universidades cul ser la sede para el CONEII del ao siguiente. La votacin se hace previa presentacin de las universidades postulantes y de acuerdo al reglamento de APEII.

Todas las universidades del Per donde se dicten cursos de Ingeniera Industrial tienen derecho a participar de este Congreso, que tiene una duracin de 5 das y siempre se lleva a cabo entre los meses de Julio y Agosto. Tambin pueden participar como invitadas universidades de otros lugares fuera del pas.

4. Estructura de la propuesta de sede CONEII

En este apartado se detallan los puntos que debe contener cada propuesta postulada para Sede CONEII:

4.1. Resumen

Se deber presentar un resumen ejecutivo de la propuesta mostrando informacin relevante y la razn por la cual su propuesta debera salir elegida, se deben mostrar datos importantes, de tal forma de que con solo leer esta parte del

documento se pueda captar en esencia cual es el fuerte para que este pas fuera electo como sede (Extensin mxima: 1 Pgina).

4.2. ndice Secciones y sub-secciones de la propuesta debern estar enumeradas

4.3. Introduccin

Presentar el marco de la propuesta, pblico al que est dirigido, limitaciones e informacin general. (Extensin mxima: 1 pgina)

4.4. Datos de la Ciudad

Ubicacin, clima, cultura (Extensin mxima: 1 pgina)

4.5. Informacin sobre el CONEII

Lema, visin, misin, capacidad cantidad de estudiantes pronosticada, costos de inscripcin estudiantes y profesionales (definir lo que incluye cada tipo de inscripcin), objetivos generales, objetivos especficos.

4.6. Patrocinadores /auspiciadores/colaboradores

Exponer los patrocinadores auspiciadores y colaboradores del evento, para cual se debe definir en qu consistir el patrocinio que van a brindar (dinero, artculos, servicios, etc.). Adems deben presentar cartas de compromiso por parte de los mismos en donde se exprese el consentimiento en apoyar el CONEII, estas cartas de compromiso por parte de los patrocinadores no deben de tener un tiempo de emisin mayor a dos meses.

4.7. Alojamiento

En la propuesta se debe definir el hoteles, hostales, hospedajes; mostrando tarifas, capacidad hotelera de cada uno de los hoteles dispuestos a utilizar por la junta directiva y el detalle de lo que incluyen. Es de suma importancia que los hoteles alternos muestren las mismas condiciones de hospedaje. Adems, se debe mostrar un mapa en donde se pueda observar la cercana de los hoteles, hostales y hospedajes

Nota: Se debe presentar las cartas de negociacin, en las cuales se observe el consentimiento de los establecimientos en brindar el servicio a la realizacin del CONEII. Que las tarifas negociadas sern respetadas salvo casos extremos y especificar cules serian estas situaciones.

4.8. Publicidad

a. Persona o empresa seleccionada para encargarse del diseo de la publicidad del CONEII. Anexar carta en la que la persona o empresa(s) se muestre dispuesta a brindar los servicios al CONEII b. Forma en la que se enviar la publicidad a las diferentes ciudades y empresa encargada. Definir fechas de envi y costo del mismo. Anexar compromiso de asumir todos los costos en los que se incurra.

c. Algn sistema alterno de envo, como plan de contingencia.

4.9. Programa del CONEII Mostrar cronograma de las actividades del CONEII, dividido por horas y das, indicando la actividad, el tipo de vestimenta, el lugar, etctera. Este cronograma ser debidamente revisado por la Junta Directiva APEII y cada o de los delegados de las diferentes universidades del pas,

4.10. Acadmica

Mostrar las innovaciones en este aspecto, tales como mesas redondas, casos prcticos, talleres, entre otros y la forma en que estos sern impartidos. Adems

indicar los criterios de seleccin y beneficios de los presentadores de ponencias tanto magistrales, profesionales y estudiantiles, el nmero de ponencias mnimo que cada participante tendr acceso. Incluir el reglamento de concurso de ponencias, los temas que se desarrollarn y los requisitos. Debern contemplar como mnimo 4 ponencias magistrales con expositores de nivel MUY sobresaliente durante la semana del CONEII. Presentar el cronograma de fechas para el concurso de ponencias estudiantiles. Todas las actividades acadmicas propuestas en el documento por el comit organizador postulante quedan sujetas a revisin por parte de la Junta Directiva APEII, por lo cual de ser necesario podra ser modificada en su totalidad. Se requiere de comunicacin constante informando de los avances acadmicos del congreso a la Junta Directiva APEII. En esta seccin se deber presentar el mecanismo y/o procedimiento para monitorear la asistencia de los participantes en las ponencias (Control de asistencia) para garantizar que cada participante estuvo en al menos 80% de las ponencias y poder acreditar su certificado de participacin al evento.

4.11. Eventos

En la seleccin de la propuesta se valorar la innovacin de los eventos que se realicen durante el CONEII. Es necesario incluir una breve descripcin de la actividad (en qu consiste, lugar, grupos musicales, tipo de evento, si tendr algn costo la actividad, capacidad de los establecimientos). Anexar carta de compromiso por parte de los propietarios de los lugares y de las empresas que brindarn cada servicio.

4.12. Estudio Econmico

Presentar un estudio econmico completo de la propuesta, en donde se incluya el tipo de financiamiento que utilizar el CONEII para cubrir con los gastos antes de la recepcin de los depsitos de los asistentes. 1. Debern estimar todos los posibles gastos, as como los ingresos por parte de las posibles actividades a realizar por el Comit Organizador, auspiciadores, y el monto total a recibir en patrocinio. 2. Incluir el punto de equilibrio para la realizacin del evento. 3. Realizar un flujo de caja estimado de los gastos segn lo acordado previo a la aceptacin de que sean sede. Esto con el fin de identificar los meses ms crticos en cuanto a pagos. 4. Indicar el/los Bancos que actuarn como intermediario/pagador y las razones por las cuales fueron elegidos.

4.13. Organizacin de Comits

Incluir los mandos dentro del comit organizador: ejemplo, Presidente CONEII, Vicepresidente, Secretario General, coordinadores de comits (se podr utilizar una organizacin innovadora diferente a la tradicional); puntualizar los congresos, actividades acadmicas y otras que hayan organizado con anterioridad, y los

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CONEII en los que han participado. De igual forma incluir nmeros de telfono y correos para consultas.

Es importante contemplar que el Comit Organizador realizar un trabajo en conjunto con su homlogo en la Junta Directiva de la APEII, juntos debern llevar a cabo reuniones mensuales para dar seguimiento a las actividades. Los acuerdos que surjan de estas reuniones debern ser comunicados a todos los delegados de las diferentes universidades participantes a ms tardar una semana despus de llevada a cabo la reunin. Se deber hacer un informe de actividades realizadas el cual ser presentado a la Junta Directiva de la APEII. Adems, el Comit Organizador debe hacer explcito en su compromiso de atender las inquietudes de los miembros del comit ejecutivo de la APEII, enfatizando las de los miembros que estn coordinando actividades en conjunto con el Coordinador asignado, por ejemplo la direccin de marketing (stands, fiesta de delegados, etctera). Tomar en cuenta que cualquier incumplimiento de lo anterior ser motivo de penalidad.

4.14. Cronograma de trabajo

En la propuesta de sede se debe incluir un plan de trabajo detallado de las actividades que realizar el posible Comit Organizador. De manera adicional, el plan de trabajo por comit. Los cronogramas y planes deben incluir las actividades, responsables y cargos, recursos necesarios, fechas de inicio y finalizacin de las actividades, indicadores, metas y un Gantt as como los

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requerimientos econmicos de cada actividad. (No asignar una persona si se conoce que no podr llevar a cabo dicha responsabilidad)

Adicionalmente, el cronograma debe incluir las fechas de presentacin de avances a la Junta Directiva de la APEII. Para estas presentaciones se solicita un informe basado en las actividades realizadas hasta ese momento, definiendo brechas de cumplimiento con respecto a lo definido en el cronograma. (Ver posibles temas ms adelante.)

5. Penalizaciones

Tomando en cuenta que muchas veces hay incongruencias entre lo que se presenta en la propuesta o planea y lo que se le ofrece a los participantes es importante considerar las siguientes penalidades:

1. De no enviar la publicidad al tiempo establecido, el nmero de participantes deber ser reevaluado. Tomando en consideracin que algunas universidades consideran importante la publicidad oficial. Recordar que al momento de revisar las metas aun no se ha enviado la publicidad de aplicarse la penalidad se revisar nuevamente.

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2. Al realizarse los diferentes contratos con hoteles, transporte, eventos, patrocinios entre los principales se deben enviar las cotizaciones o recibos de pagos. Basado en que los avances sern enviados a Junta Directiva mediante informes, de no presentarse los mismos, se auditar lo realizado hasta el momento de la penalizacin, por parte del Auditor. 3. Por el incumplimiento continuo, mala comunicacin con la Junta Directiva, la penalizacin que se tomar es la cancelacin del CONEII. Se podr hablar con el segundo lugar en cuanto a votos para el CONEII para ver si estaran dispuestos a realizar el evento con menos tiempo de organizacin. De aceptar los mismos se le aplicar las mismas reglas de inicio.

6. Funciones del Auditor/Veedor CONEII

Evaluar el desempeo de la organizacin del proyecto CONEII y redactar informes de gestin del mismo para presentarlo mensualmente al Comit Ejecutivo de la APEII.

Mantener reuniones constantes con el Comit Organizador del proyecto CONEII. Identificar y colaborar con la implementacin de oportunidades de mejora en la gestin CONEII. Informar al Comit Ejecutivo de la APEII cualquier anomala identificada en la gestin del proyecto CONEII.

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Cumplir con otras funciones relacionadas a su cargo. Finalizada su gestin actual, entregar todos los archivos y documentos oficiales al nuevo Auditor CONEII, teniendo como lmite 15 das hbiles; y asegurar una excelente transicin a la prxima administracin.

7. Presentacin de avances

El da de presentacin de SEDE CONEII ser seleccionado por la Junta Directiva de la APEII con anticipacin, lo mismo se repite para las siguientes presentaciones a lo largo del ao de organizacin del Congreso.

La parte financiera ser monitoreada durante todos los meses por parte del Director de Finanzas y el mismo rendir informes relacionados al tema a la Junta Directiva. 7.1. Presentacin 1 a) Mostrar el diseo de la publicidad (boletines, carteles, etc.). b) Adelanto de la Pgina Web c) Entregar una presentacin y un documento informativo base que puedan utilizar los delegados para promocionar el congreso. d) Presentacin y envo de metas por ciudad.

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7.2. Presentacin 2 a) Presentacin de la Pgina Web b) Anuncio oficial de envo de publicidad

7.3. Presentacin 3 a) Dar la evidencia del envi de la publicidad a las diferentes ciudades participantes.

Importante: En el caso de que la universidad ganadora no haya enviado la publicidad en la fecha pactada, la junta directiva estar en propiedad de evaluar la opcin de cambiar la sede del congreso a la propuesta que haya obtenido el segundo mayor puntaje.

7.4. Presentacin 4 a) Presentacin de estado financiero del CONEII, si ha habido cambios al presupuesto inicial, nuevas negociaciones entre otras. b) Status de inscritos a las fechas (nacionales y extranjeras).

7.5. Presentacin 5

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a) Nombre de los expositores Magistrales (Especificando si estn confirmados o por confirmar) b) Nombre de los expositores profesional es (Especificando si estn confirmados o por confirmar) c) Nombre de las presentaciones (Especificando si estn confirmados o por confirmar)

7.6. Presentacin 6 a) Indicar como van en la recoleccin de dinero en concepto de inscritos y de actividades realizadas. b) Informe de planeado vs real.

7.7. Presentacin 7 a) Avances finales cercanos al CONEII.

8. Medios de Comunicacin

8.1.

Cuentas de Correo

Cada uno de los miembros del comit organizador puede disponer de una cuenta de correo (nombre@apeii.org) la cual es proporcionada por APEII, en un lapso de

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60 das de ser seleccionado como universidad sede se activan las cuentas. Esta cuenta de correo es el medio ms eficaz de comunicacin entre el comit APEII.

8.3.

Pginas Web

Se contar con una pgina web para el CONEII la cual tambin es parte de los medios de comunicacin y promocin del evento www.coneii.org El comit organizador presupuestar en sus estados financieros todos los gastos relacionados al mantenimiento y actualizacin de la web del congreso CONEII.

9. Disposiciones finales

9.1.

Notas importantes

No se aceptarn modificaciones en los valores de inscripcin propuestas al momento de ganar la sede. Toda decisin que modifique lo presentado en la propuesta de postulacin deber ser comunicado y justificado a la Junta Directiva de la APEII antes de proceder y esperar visto bueno para ejecutar.

No se permitir variacin en el valor de la inscripcin nacional e internacional; los servicios sern los mismos para ambos.

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9.2.

Sobre el no cumplimiento de este manual en la postulacin y gestiones

posteriores

Si alguna sede incumpliere alguno de los puntos del presente manual, ser sancionado mediante resolucin del Comit Ejecutivo de la APEII, y tendr que cumplir dicha sancin a travs de mecanismos generados en la misma resolucin.

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