Seguridad y control

en pago de pensiones

Preguntas Frecuentes

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Direccin Nacional de Pensiones

INDICE

Introduccin ........................................................................................................................... Las pensiones en Costa Rica 1. Qu es una pensin y que tipos de pensiones administra y controla la DNP?................................ 2. Cul es la funcin de la Direccin Nacional de Pensiones?............................................................ 3. Cules son los principales retos que enfrenta la DNP?................................................................ Estrategia del proyecto 4. Cul fue la estrategia para obtener una solucin a los retos planteados?...................................... 5. Cul es el soporte que brinda Gobierno Digital - ICE al Ministerio de Trabajo?............................. 6. Cundo se obtendrn resultados?.............................................................................................. 7. Qu es Sistema DNP?............................................................................................................ 8. Cules son los principales componentes del sistema DNP?.......................................................... 9. Cules son los procesos que apoya el sistema?......................................................................... 10. Cules son los principios que rigen el desarrollo de la automatizacin de los procesos de la DNP? 11. Cmo van a interactuar las diferentes instituciones con el sistema?...................................................... Firma Digital 12. Qu es la firma digital?............................................................................................................ 13. Cules son los beneficios de utilizar la firma digital?................................................................ 14. Cmo se usa la firma digital en Sistema DNP?........................................................................ 15. Quines deben utilizar la firma digital en DNP?....................................................................... 16. Dnde encuentro los requisitos para adquirir el certificado digital?.................................................... 17. Cmo se obtiene el Certificado de Firma Digital?.................................................................... 18. Cul es el papel de la firma digital en el sistema DNP?............................................................ 19. Cmo ingresar al sistema?....................................................................................................... 20. Cmo las instituciones reportarn los cambios a sus ndices salariales?............................................... 21. Cmo los usuarios internos interactuarn por medio de flujos de trabajo?............................................. 22. Cmo se visualizar el expediente de pagos?.........................................................................

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INTRODUCCIN:
Gobierno Digital busca hacer un uso creativo de las tecnologas de informacin, para trasformar la manera como interacta el Gobierno con las empresas y los ciudadanos. Es una forma de modernizar al Estado, simplificando y haciendo ms eficiente la prestacin de los servicios y la realizacin de trmites en la administracin pblica. En esta lnea se formula el proyecto Direccin Nacional de Pensiones (DNP) Seguridad y Control en el pago de pensiones mediante una alianza entre Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y Gobierno Digital-ICE. El proyecto DNP plantea una solucin basada en tecnologa Web que permita crear un expediente electrnico, orientado al pago de las pensiones, que soporte los procesos de conformacin y emisin de la planilla, la revalorizacin y el pago de las pensiones por medio de una integracin automtica con la Tesorera Nacional y otros entes del Estado. En este folleto explicativo, usted encontrar respuesta a las preguntas ms comunes acerca de qu es el Proyecto DNP, las funcionalidades y facilidades que brinda el nuevo sistema de informacin de la Direccin Nacional de Pensiones.

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Las pensiones en Costa Rica

1. Qu es una pensin y que tipos de pensiones administra y controla la DNP?
Una pensin es la prestacin peridica de una suma de dinero que recibe una persona, y a la cual se hace acreedora cuando se encuentra en las situaciones establecidas en la ley. El contenido econmico de las pensiones proviene de fondos de regmenes contributivos o no contributivos. Clasificacin segn sistema multipilar de Costa Rica. I PILAR Rgimen No contributivo CCSS. II PILAR Rgimen Invalidez, Vejez y Muerte que administra la Caja Costarricense de Seguro Social: La pensin de Invalidez, Vejez y Muerte es aquella que se otorga por vejez e invalidez del asegurado y a los sobrevivientes del asegurado fallecido. La cotizacin a este rgimen es obligatoria para los trabajadores asalariados de los sectores pblico y privado as como para los trabajadores independientes. Rgimen del Poder Judicial: Previsto para los funcionarios que han servido al Poder Judicial, estas pensiones se satisfacen mediante el Fondo de jubilaciones y pensiones del Poder Judicial y son administrados por el Consejo de Administracin de dicha institucin. Las pensiones otorgadas bajo los regmenes administrados por la DNP son las jubilaciones y pensiones de los regmenes contributivos que tengan como base la prestacin de servicio al Estado y los no contributivos especiales, cuyo pago est a cargo del Presupuesto Nacional. Estos son: Magisterio Nacional. Comunicaciones. Obras Pblicas y Transportes. Registro Nacional. Ferrocarriles. Msicos de Bandas Militares. Hacienda. Rgimen General de Pensiones. Rgimen de Pensiones de Gracia. Rgimen de Pensiones y Jubilaciones de Guerra. Benemritos de la Patria. Ex Presidentes de la Repblica. Guardia Civil. Premio Magn. Autores de los Smbolos Nacionales.

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III PILAR Rgimen obligatorio complementario Ley Proteccin al Trabajador. IV PILAR Rgimen voluntario complementario.

2. Cul es la funcin de la Direccin Nacional de Pensiones?

La DNP tiene por funcin, en primera instancia, resolver sobre las solicitudes de pensin y jubilacin, de revisin y revalorizacin de pensin otorgadas al amparo de los Regmenes de Pensiones y Jubilaciones con cargo al Presupuesto Nacional, as como la administracin de esos regmenes y dems obligaciones establecidas en la ley y su reglamento. Como parte del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, la DNP contribuye con la aplicacin de la legislacin vigente, que refleja las polticas de justicia social del pas. Tiene a cargo el otorgamiento de pensiones y jubilaciones, en cumplimiento de la ejecucin de los beneficios previstos en la legislacin social. La DNP cumple con una funcin social en tanto ejecuta los compromisos asumidos a nivel de poltica social, para la atencin y aseguramiento de la poblacin en edad de retiro de la poblacin laboralactiva.

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3. Cules son los principales retos que enfrenta la DNP?

Dentro de los retos que enfrenta la DNP se encuentran: a) Fortalecer el sistema de control interno, incorporando manuales y procedimientos actualizados, capacitacin suficiente, adecuada rotacin de personal y un sistema eficiente de archivo institucional, entre otras caractersticas. b) Disminuir las sumas pagadas de ms, generadas por debilidades de los sistemas y procesos de la DNP. c) Superar las debilidades que tiene la informacin de los pensionados y establecer procesos que logren generar informacin 100% fidedigna y confiable. d) Contar con una plataforma tecnolgica robusta y actualizada, que garantice la integridad y procesamiento de la informacin de los pensionados. e) Realizar los procesos de revalorizaciones de pensin de conformidad con el mtodo aplicable para cada rgimen de pensin. En el caso del Rgimen de Hacienda, la revalorizacin del monto de pensin exige el uso de la escala salarial vigente para los servidores activos, pues el mtodo de revalorizacin utiliza dicha escala como referencia para el clculo del reajuste de pensin. Coordinar con las instituciones pblicas para que remitan la informacin sobre sus escalas, a efectos de proceder con los clculos de reajuste de pensin por parte de la DNP. f) Administrar adecuadamente los fondos pblicos, con la responsabilidad de su correcto y adecuado destino, y bajo supervisin y control de la ejecucin presupuestaria. De ello deriva el cuidado para el clculo de los reajustes de pensin, de manera que se evite incurrir en sumas pagadas de ms, cuyo procedimiento de recuperacin est previsto por el MTSS. g) Atender en forma efectiva los procesos contenciosos administrativos entablados en contra de la Administracin, a efecto de disminuir el costo adicional a cargo del erario pblico, no solo por el inicio de un proceso judicial cuyo servicio es auspiciado igualmente por el Estado (ej. representacin estatal mediante la PGR, jueces, servidores), sino por el alto porcentaje de sentencias estimatorias declaradas en dichos procesos, con condena al Estado al pago de una indemnizacin por concepto de daos y perjuicios y al pago de las costas procesales y personales del proceso a favor del vencedor y con recargo al vencido.

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ESTRATEGIA DEL PROYECTO

4. Cul fue la estrategia para obtener una solucin a los retos planteados?
La estrategia est basada en el aporte de valor que proporciona contar con el soporte de Gobierno Digital - ICE en el desarrollo e implementacin del proyecto DNP.

5. Cul es el soporte que brinda Gobierno Digital - ICE al Ministerio de Trabajo?

El soporte es el suministro al Ministerio de Trabajo de una solucin basada en tecnologas de informacin y telecomunicaciones, bajo la modalidad de servicio, que permita la emisin de la planilla, revalorizacin y pago de las pensiones de la DNP y su implementacin gradual, iniciando con el Rgimen de Hacienda.

6. Cundo se obtendrn resultados?

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DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA
7. Qu es Sistema DNP?

Para implementar el sistema se ha establecido una estrategia en dos fases:

Primera Fase: En el primer ao, 2012, se desarrollar el sistema de informacin DNP y se realizar el levantado de informacin clave para la revalorizacin de pensiones de 8.000 pensionados de rgimen de Hacienda. Segunda Fase: En el segundo ao, 2013, se incluir en el sistema de DNP la informacin de los 14.000 expedientes de pensionados de otros regmenes, completando la implementacin del sistema a los 22.000 pensionados.

El Sistema DNP es una solucin tecnolgica basada en tecnologa Web, en capas, que permite la constitucin de un expediente electrnico, orientado al pago de las pensiones, que soporte los procesos de conformacin y emisin de la planilla, la revalorizacin de las pensiones y el pago de las mismas a travs de una integracin automtica con la Tesorera Nacional y otros entes del Estado. Es un sistema tecnolgico que permite realizar la gestin interconectando distintas instituciones, simplificando el trmite y permitiendo el acceso a un expediente electrnico del pensionado.

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8. Cules son los principales componentes del sistema DNP?

Entre los principales componentes del sistema se identifican los siguientes:
Configuracin del Sistema: Permite establecer los parmetros e insumos para que el sistema de pensiones

ejecute de manera adecuada los procesos y transacciones requeridas.

Expediente Electrnico: Contiene los datos, informacin y formularios electrnicos que establecen las

condiciones de otorgamiento de la pensin y lineamientos que debe seguir para los procesos de revalorizacin del monto de la pensin y el clculo correspondiente del porcentaje de pensin que le corresponde a cada beneficiario. El expediente electrnico se conformar con los formularios electrnicos firmados digitalmente.
Flujos de Trabajo: Administra el flujo que debe seguir cada trmite que se genere a partir del Buzn Universal,

capturando en cada paso la informacin requerida para el proceso, aplicando los controles de validaciones y aprobaciones que correspondan segn el diseo del mismo, para obtener el resultado esperado y los cambios que dieron origen al trmite.
Buzn Universal (BU): Gestor de procesos y flujos de trabajo que permite la administracin y seguimiento de

los flujos de aprobacin para cada uno de los trmites que se originen.

Editor de ndices Salariales (EIS): Herramienta que facilita, a las instituciones propietarias de escalas salariales,

el envo de propuestas de actualizaciones de los ndices salariales pertenecientes a sus clases puestos, las cuales son utilizadas por la DNP para sus procedimientos.
Estudio Tcnico Contable (ETC): Herramienta especializada que permite automatizar el clculo y revalorizacin

de los montos de pensin. Presenta la evolucin que ha tenido el monto de pensin a lo largo de su historia, desde su otorgamiento, durante todos sus perodos, ajustes y estudios de actualizacin a los que se ha sometido, y hasta fecha actual.
Planillas de Pagos de Pensin: Provee un proceso de conformacin que obtiene el monto de pago de cada

receptor o beneficiario activo de una pensin utilizando las condiciones y montos de pensin que los procesos del sistema han estado conformando y calculando durante el mes.

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Interoperabilidad entre sistemas: Esquema de interconexin entre sistema de informacin que le permita

facilitar y agilizar los trmites, validaciones o consultas que requiera ejecutar la DNP con diversas instituciones. Entre las instituciones a interconectar se encuentran: Superintendencia de Pensiones (SUPEN), Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), Direccin General de Migracin y Extranjera, Tesorera Nacional (TN), Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS-SICERE), entre otros.

9. Cules son los procesos que apoya el sistema?

El sistema abarcar entre sus funcionalidades todos los procesos que permitan el pago y revalorizacin de los montos de pensin. Entre los principales procesos de negocio que sostendr este sistema se encuentran: Creacin y asignacin expedientes electrnicos. Creacin y administracin de trmites de captura de datos del procedimiento de otorgamiento y modificacin de resoluciones de originales y de traspasos, utilizando la firma digital. Reajustes y estudios de perodos anteriores de montos de pensin. Proceso de revalorizacin (al puesto, costo de vida y dems metodologas). Registro de crditos fiscales, cambios de identificacin y cambios de cuenta cliente. Certificacin de estudios para casos de traspaso de pensiones a menores de edad. Exclusiones de pensin. Generacin de planilla, estudios de muestreo y envo de propuesta de pagos a Tesorera Nacional. Actualizacin e inclusin de cuentas clientes, escalas salarios entre otros parmetros.

Ilustracin 1- Componentes del Sistema

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10. Cules son los principios que rigen el desarrollo de la automatizacin de los procesos de la DNP?
Los principios que rigen la automatizacin de los procesos de gestin y pago de pensiones son los siguientes: Ingreso de datos en la fuente originaria de la informacin, donde se busca garantizar el ingreso de la informacin en la fuente primaria, otorgando la mayor competencia funcional, experta y de gestin requerida para cada uno de los procesos de la DNP que se incorporarn al sistema.

Construccin de un expediente electrnico de pagos, que contendr la informacin necesaria para los procesos de revalorizacin y pagos de montos de pensin. Este componente reflejar cualquier nueva condicin del pensionado que establezca o modifique un nuevo monto de pensin que le haya sido otorgado, y de este modo permita realizar el pago efectivo de su pensin por medio del sistema de planilla de Gobierno Central en Tesorera Nacional.

La articulacin por medio de flujos de trabajo es uno de los pilares ms fuertes en la implementacin de la plataforma. Se dotar al sistema de una estructura de flujos que le permitan sostener la administracin de trmites a diferentes instancias de conformacin y aprobacin; permitiendo a los usuarios, tanto profesionales como tcnicos, el establecimiento de los parmetros necesarios para ejecutar los procesos que administra el sistema, de una manera confiable, mediante un punto nico de acceso. Se aade a esta riqueza la adaptacin de procesos de certificacin y firma digital, por medio de servicios de autentificacin y firma de documentos digitalmente.

Comunicacin automtica entre instituciones que interactan con la DNP, en materia de pagos y revalorizacin. El sistema ser capaz de intercambiar informacin relevante para los procesos de los sistemas de informacin gubernamental, que permita llevar a cabo las transacciones necesarias para ejecutar los pagos de pensiones, as como el control, validacin y certificacin de datos que se produzcan o se requieran como insumos para estos proceso.

Clculo de Planillas de Pensiones de manera rpida, mediante el mantenimiento de la condicin de cada pensionado actualizada en todo momento y lista para considerarse en la conformacin de la planilla.

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11. Cmo van a interactuar las diferentes instituciones con el sistema?

El sistema permitir una comunicacin en lnea con las diferentes instituciones que interactan con la DNP, para los procesos en que intervengan. Con el fin de llevar a cabo las tareas de revalorizacin y clculo de planilla de pensiones. La interoperabilidad o interconexin que realiza el sistema DNP se da en los siguientes momentos: Servicios de validacin de personas por medio del Tribunal Supremo de Elecciones y la Direccin General Migracin y Extranjera. Servicio de validacin de cuentas clientes y certificacin de firmas digitales por medio del Banco Central de Costa Rica. Matrcula de Personas y Gestin de Propuestas de Pagos al sistema INTEGRA, para efectuar el pago de pensiones. As como, cualquier otra gestin requerida por Tesorera Nacional para la aplicacin de deducciones o cualquier gestin de pago atinente a DNP Tesorera Nacional provista por el sistema. Entre otros servicios de reporte y consulta se citan: la Superintendencia de Pensiones (SUPEN), Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) SICERE, Validacin de otras pensiones en Poder Judicial, Magisterio Nacional y CCSS.

Ilustracin 2 - Interaccin Instituciones

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FIRMA DIGITAL
12. Qu es la firma digital?
Es el conjunto de datos adjunto o lgicamente asociado a un documento electrnico, que permite identificar su integridad, as como identificar en forma unvoca y vincular jurdicamente al autor con el documento electrnico. La firma digital se considerar certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital expedido por un certificador registrado.

13. Cules son los beneficios de utilizar la firma digital?

Los beneficios obtenidos con el uso de la firma digital son: a. Lograr la autenticidad de quien realiz la operacin. b. Garantizar la integridad de la informacin. c. Identificar el momento exacto en el que se realiza una operacin o transaccin.

14. Cmo se usa la firma digital en Sistema DNP?

La firma digital es requisito indispensable para que los funcionarios puedan realizar los trmites en el sistema. Forma parte del esquema de seguridad del sistema, para realizar los trmites orientados al pago de las pensiones, que soporte los procesos de conformacin y emisin de la planilla, la revalorizacin de las pensiones y su pago, por medio de una integracin automtica con la Tesorera Nacional y otros entes del Estado. La firma digital que utiliza el Sistema DNP es la emitida por la autoridad certificadora del Sistema Integrado de Pagos Electrnicos (SINPE), del Banco Central de Costa Rica, la cual tiene validez legal para todos los actos, al amparo de la Ley 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrnicos, del 30 de agosto del 2005.

15. Quines deben utilizar la firma digital en DNP?

Los funcionarios pblicos, que realizan operaciones en el sistema DNP deben utilizar la firma digital para garantizar la seguridad y autenticidad de las operaciones. Adems, la firma digital permite que el modelo de trmite sea cero papel.

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16. Dnde encuentro los requisitos para adquirir el certificado digital?

Los requisitos para obtener el certificado digital los puede obtener en la pgina: http://www.bccr.fi.cr/ SINPE/FIDI.htm.

17. Cmo se obtiene el Certificado de Firma Digital?

Si el funcionario an no tiene firma digital, puede obtener un Certificado de Firma Digital, solicitando una cita al telfono 800-MERLINK (800-6375465), o en las oficinas de las diferentes autoridades de registro (AR) del Sistema Bancario Nacional, en los siguientes lugares:

ENTIDAD
BAC San Jos ............................................ Banco Popular ............................................ Banco Nacional de CR , Oficina Central .......... Avenida 1, Calle Central y 2 Banco BCT , Oficina Central .............................. Avenidas Central y 1, Calle Central

Telfonos para citas

2295-9797 2202-5141 y 2202-5104 2212-2658 y 800 -MERLINK 2212-8141

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18. Cul es el papel de la firma digital en el sistema DNP? Una firma digital se usa para autenticar la identidad del creador de la informacin digital, como documentos, mensajes de correo electrnico y macros, mediante mecanismos criptogrficos. Las firmas digitales se basan en los certificados digitales. Los certificados digitales permiten comprobar la identidad emitida por un tercero de confianza, conocido como entidad de certificacin (CA), en nuestro caso el Banco Central de Costa Rica. Funcionan de forma similar a los documentos de identidad estndar en un entorno que no sea electrnico. El sistema incorporar en su implementacin la firma digital como mtodo de autentificacin y legitimizacin de una persona en los procesos administrados por la aplicacin; soportados bajo los presupuestos de identificacin unvoca, vinculacin jurdica, validez y eficacia probatoria, presuncin de autora y no repudio, que brinda la firma digital.

19. Cmo ingresar al sistema?

La estrategia de autentificacin del sistema se basa en el uso de la firma digital y en la asignacin de roles que incorporan permisos asignados para la utilizacin del sistema. La asignacin de roles dentro del sistema aplica tanto a funcionarios de la DNP, como funcionarios de las instituciones que interactuarn con el sistema de pensiones. Se le permitir al funcionario, de este modo, utilizar las funcionalidades y realizar consultas en el sistema, segn los perfiles que le fueron asignados. Adems la firma digital legitimar los trmites y documentos electrnicos en los que sea requerido obtener un grado legal y de responsabilidad de confirmacin, representacin, autentificacin, aprobacin, entre otras acciones.

Ilustracin 3 - Proceso Firma Digital

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ASPECTOS TCNICOS Y DE USO

20. Cmo las instituciones reportarn los cambios a sus ndices salariales?
Se proveer una herramienta especializada para facilitar las actualizaciones y reporte de los ndices salariales de las escalas propias de las instituciones. Mediante este instrumento las instituciones propietarias podrn establecer los parmetros de la nueva propuesta de actualizacin y establecer los nuevos montos de componentes salariales.

21. Cmo los usuarios internos interactuarn por medio de flujos de trabajo?
El sistema proveer una herramienta robusta de administracin e implementacin de flujos de trabajo que permiten la creacin y el movimiento de trmites de los diferentes pensionados dentro del sistema. Mediante estrategias de asignacin de cargas de trabajo y la administracin de recursos segn sus competencias, se asignarn las actividades que le correspondan a cada funcionario, segn su perfil de usuario. El Buzn Universal ser la herramienta primaria que permitir desempear la gestin de los procesos de este sistema, como un punto nico de acceso para la administracin de trmites. En todos los procesos que realice el funcionario se utilizara la firma digital.

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22. Cmo se visualizar el expediente de pagos?

El expediente electrnico refleja las condiciones actuales de pensin de una persona y permite presentar las condiciones que definen el monto de pensin para cada beneficiario, sean estos los causantes que originaron la pensin o los causahabientes que disfrutan de la pensin bajo las figuras que le corresponden. Es posible consultar, por este medio, los trmites que han modificado la condicin de la pensin de cada uno de los receptores de pago en algn momento de tiempo, as como los pagos brutos y netos de pensin aplicados.

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Cules son los requerimientos tcnicos para utilizar el sistema?

Entre los requerimientos tcnicos para el uso de este sistema es necesario contar con los siguientes componentes: Un dispositivo lector y tarjeta de Firma Digital, para realizar autentificacin de acceso al sistema, firma del trmite, aprobacin y certificacin de los formularios electrnicos certificacin. JAVA Runtime Enviroment (JRE, requerido para interactuar con el dispositivo lector de firma digital) Navegador, tales como Mozilla Firefox 3.X o superior, Internet Explorer 7.X o superior, Safari 5.1.1 o superior entre otros, como punto de entrada para la utilizacin del sistema. Lector de Documentos en formato PDF como visor de reportes del sistema. Tener asignado un rol de usuario habilitado para realizar operaciones. Las consultas pblicas podrn accesarse sin requerir firma digital ni rol de acceso.

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