1.3.1 COMBINAR CORRESPONDENCIA Mediante la opcin Combinar correspondencia Word permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma es posible obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, escribir cartas personalizadas, en las que slo se escribe el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma se puede generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos Cuando se 'combina correspondencia', se estn utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que se van a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso se puede ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente. 11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 3
Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar del men Herramientas, el submen Cartas y correspondencia, la opcin Asistente para combinar correspondencia...
Se abrir la seccin Combinar correspondencia del panel de tareas con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, va preguntando y se contesta haciendo clic en la opcin deseada. En primer lugar elegir el tipo de documento que se desea generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc...) Seleccionar Cartas y hacer click en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
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4 11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 5 En el paso 2 se define el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Si se selecciona la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en vez de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si se selecciona la opcin Escribir una lista nueva en vez de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. 11uD1D!u: n `o1n
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Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que se indicara de dnde se escogern los datos:
11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 7 En el campo Tipo de archivo: seleccionar el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdb;..) si se tienen los datos en una tabla de base den datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xls) si se tienen los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.doc) si se tienen los datos en una tabla de Word. En el campo Buscar en: Se indica la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene el origen de datos o escribir su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l se ven los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante.
Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente
En este paso se redacta en el documento abierto el texto fijo de la carta (si no estaba escrito ya) y se agregan los campos de combinacin. Para ello se debe posicionar el cursor en la posicin donde aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento a insertar. 11uD1D!u: n `o1n
8 Es posible insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si se tiene la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y se podr elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando se haya completado el documento hacer clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente. En este paso se examinan las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Se utilizan los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que se encuentra) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente. Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si no se quiere guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario se hace clic en Editar cartas individuales.... En este caso permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no se quiere realizar ninguna de las acciones anteriores cerrar el panel de tareas. 11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 9
La barra Combinar correspondencia Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya se han visto, pero tambin se puede utilizar los botones de la barra de herramientas Combinar correspondencia. Si esta barra no se encuentra visible desplegamos el men Ver, Barras de herramientas, Combinar correspondencia. Tambin se puede elegir el men Herramientas, Cartas y correspondencia, Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia. . Aqu se vern los botones de esta barra,. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente. 11uD1D!u: n `o1n
10 Permite cambiar el tipo del documento principal (carta, correo electrnico, sobres, etc...) Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como se vio con el asistente. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como se vio con el asistente. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos. Permite insertar campos especiales de Word. Permite ver los datos combinados. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas. Los siguientes iconos permiten desplazarse por las cartas combinadas. Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto. Permite revisar errores. Permite revisar si se produce algn error a la hora de combinar el documento, tambin permite indicar a Word qu hacer en caso de producirse algn error. 11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 11 Permite combinar en documento nuevo, esta opcin se vio con el asistente. Permite combinar en impresora, enva las cartas a la impresora, esta opcin se vio con el asistente. Permite combinar en correo electrnico, enva tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de datos. Permite combinar en fax, esta opcin slo est disponible si se tiene la utilidad instalada.
Insertar campos de combinacin
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la barra Combinar correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionar el campo a insertar y hacer clic en el botn Insertar. Se pueden insertar as todos los campos necesarios. El campo aparecer en el documento principal entre '<<' y '>>' esto indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar. 11uD1D!u: n `o1n
12 Ver datos combinados Para ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el icono . Este icono permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. Si se esta visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos aparecern resaltados.
Desplazarse por los registros El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro. 11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 13 Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si se sustituye ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el ltimo registro.
Buscar un registro Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza la opcin Buscar entrada . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que se busca y en qu campo lo tiene que buscar. Al hacer clic en el icono aparece el cuadro de dilogo Buscar campos en uso que vemos a la derecha. En Buscar: se pone el valor a buscar. En Campos en uso: Se elige el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botn Buscar primero.
Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, lo indica mediante un mensaje. La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, se devuelve otro mensaje. 11uD1D!u: n `o1n
14 Si se encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece el cuadro de dilogo de la derecha por si de desea seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.
Destinatarios de combinar correspondencia Aunque se tengan los datos en un origen que no es Word, se puede ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que las cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso introducir condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde se podr hacer todo esto.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinarn con el documento principal). Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinario se generar una carta (o mensaje de correo electrnico, o etiqueta, etc...). 11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 15 La primera columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar los destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si se desea que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo se tiene que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. Si se quiere modificar el valor de algn dato almacenado hacer clic sobre el destinatario a modificar para seleccionarlo y clic en el botn Modificar..., se abrir el cuadro Ficha de datos para cambiar los datos del destinatario. Si la lista es muy extensa con el botn Buscar... se abrir el cuadro de dilogo Buscar campos en uso donde se pueden introducir un valor y un campo y se posicionar en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo. Filtrar destinatarios Para filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinacin (por ejemplo los clientes de Toledo), primero hay que situarse en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono de la barra de herramientas, a continuacin hacer clic en la flecha que est en el encabezado del campo Poblacion y se despliega una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin. (Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin. (Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin. Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este caso clientes de Toledo, Madrid y Alicante). Si se selecciona uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn. (Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Opciones de consulta: 11uD1D!u: n `o1n
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En la pestaa Filtrar registros se establece la condicin que debern cumplir los registros del origen de datos que se desean combinar. Se puede poner una condicin o varias. En la primera lnea se va formando la primera condicin. En campo: seleccionar el campo que va a formar parte de la condicin. En comparacin: seleccionar el tipo de comparacin que se va a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.). Vaco indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no se quiere que salgan combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionar campo: direccion y Comparacin: No vaco, en comparado con: no se pondr nada. En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacin es Vaco o No vaco. Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan. Es posible utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin. Para quitar las condiciones clic en el botn Borrar todo. Una vez formulada la condicin se sale haciendo clic en Aceptar. Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color. Ordenar destinatarios Para ordenar los destinarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms facil entregarlas a los empleados), clic en el nombre de la columna que a ordenar y se ver que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si se 11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 17 vuelve a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso. Tambin se puede ordenar por varios campos por ejemplo para ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso hay que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Opciones de consulta. Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que se quiere ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Opciones de consulta, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.
Slo se tiene que seleccionar en ordenar por el campo por el cual se desea ordenar los registros, y si para una ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Para ordenar por ms campos rellenar Luego por. Una vez formulada la condicin se sale haciendo clic en Aceptar Asignar campos Ya se ha visto que se puede indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc.... Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene el origen de datos, pero esto no es problema ya que se tiene la utilidad de Asignar campos, esta utilidad permite decirle a Word 11uD1D!u: n `o1n
18 cmo se llama el campo estndar en el origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria. El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde se definen estas asociaciones, este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que se vea en pantalla un botn Asignar campos....
En este cuadro la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha se indica el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estndar. Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace automticamente la asociacin. En el ejemplo anterior, en el origen de datos hay un campo que se llama apellidos, otro que se llama nombre y otro que se llama provincia, como tambin son nombres de campos estndares, Word sin preguntar ha definido la asociacin. Para el resto de los campos estndares se tendra que desplegar la lista y elegir el campo a asociar. Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no se va a utilizar la opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida preguntar o se vera que falta algo. Combinar al imprimir El icono permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin. 11uD1D!u: JD]o1Du!1ru: 19 Al hacer clic en l aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Es posible imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que se esta visualizando en el momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...). En Desde: se pone el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: se pone el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir.
Combinar en correo electrnico El icono permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta utilidad va a ahorrar mucho trabajo. Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu grupo de registros se quiere enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) se deben completar los parmetros del mensaje a enviar. En Para: seleccionar de la lista desplegable el campo que contiene la direccin de e-mail del destinatario. En Asunto: escribir el texto que figurar en el asunto del mensaje. En Formato de correo: seleccionar de la lista desplegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos. 11uD1D!u: n `o1n
20 Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook.
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APRENDIENDO MATEMATICA FINANCIERA Y ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL Belliard, Matas. Autor(a) Garca Fronti, Javier. Autor(a) Pazos, Alejandro A.. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.15/B443
NOCIONES BASICAS MARKETING CON MICROSOFT WORD Y MICROSOFT EXCEL: HERRAMIENTAS EN MICROSOFT OFFICE Sabatino, Mariano H.. Autor(a) EDICIONES MAURINA 658.8/S113 NOCIONES BASICAS ECONOMIA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Sivori, Juan Sebastin. Autor(a) Prez Servin, Eugenia. Autor(a) Bernasconi, Jorgelina E.. Autor(a) EDICIONES MAURINA 005.369/S624
NOCIONES BASICAS COSTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Carratala, Juan Martn. Autor(a) Albano, Horacio O.. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.1553/C313
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NOCIONES BASICAS ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Cristofoli, Maria Elizabeth. Autor(a) Belliard, Matas. Autor(a) EDICIONES MAURINA 519.5/C933n
NOCIONES BASICAS OPERACIONES FINANCIERAS CON MICROSOFT EXCEL: OPERACIONES FINANCIERAS DE CAPITAL UNICO Casparri, Maria Teresa. Autor(a) Bernardello, Alicia Blanca. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.152/C342
CIBERGRAFA (Cursos en lnea)
Curso de Introduccin a Windows XP. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/winxp/index.htm
Curso de Internet. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/internet/index.htm
Cmo descomprimir un archivo. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/articulos/winrar.html
Cmo crear tus propios CDs (I) . en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/articulos/grabarcd.html
La Wikipedia. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/articulos/wikipedia.html