FUENTE DE DATOS EXTERNA

Obtener Datos Externos: Es una herramienta esencial para traer informacin que queramos introducir en el documento desde otras partes directamente al libro. Estos datos remotos pueden estar en archivos de distinto tipo como Access (.mdb), Texto (.csv, .txt), Excel y otros. Si la fuente de datos aparece en la lista de Excel, el proceso es sencillo. Pero en ciertos casos la fuente no existe y debemos crearla. En nuestro caso vamos suponer que tenemos los datos en un archivo de texto tipo .csv (comma separated values). En Excel Clsico empezamos el proceso abriendo un cuaderno Excel y usando el men Datos-Informe de Tablas y Grficos Dinmicos elegimos la opcin Fuente de datos externa. Al apretar el botn Siguiente se abre el dilogo para ubicar la fuente de los datos

En nuestro caso podemos ver que el tipo de datos que queremos usar no figura en la lista. En este caso usamos la opcin "Nuevo origen de datos"

En la ventanilla superior ponemos el nombre que queremos dar a la nueva fuente (archivo TXT o cualquier otro que crean conveniente), en la ventanilla 2 elegimos el controlador (driver) indicado para el tipo de datos y finalmente apretamos el botn Conectar. En el nuevo formulario que se abre ubicamos el archivo que queremos que sirva de base a nuestra tabla dinmica

Si el directorio no coincide con el que aparece en el formulario, quitamos la seal de la casilla "Use current directory" para poder elegir la ubicacin indicada. Finalmente apretamos OK y Aceptar. Con este hemos creado una nueva fuente de datos

CAMPO VALOR Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinmica" que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectngulo en la parte superior, donde se ubican los Campos o rtulos de la tabla de origen, tambin hay cuatro rectngulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rtulos de columna", "Rtulos de fila" y "Valores" donde irn apareciendo los rtulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra

Los botones se pueden arrastrar de un rectngulo a otro aunque los rtulos que tienen valores numricos, siempre aparecen en rectngulo "Valores".

Como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificacin de rtulos sin marcar , pues bien, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo debemos hacer en el prximo paso.

Observar que aparecen automticamente 2 botones. Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo.

si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y as obtenemos la siguiente tabla.

luego de aplicar el filtro. Este es un ejemplo didctico para hacer una introduccin, pero se le puede sacar mucho mas el jugo a esta herramienta. Podemos querer saber el detalle de las mquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rtulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinmica"

se ve que en los rectngulos, mas precisamente en el llamado Rtulo de fila, aparece un nuevo botn, el botn VENDEDOR en forma simultnea a la la seleccin de la casilla de verificacin VENDEDOR. La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botn VENDEDOR al rectngulo "Rtulo de columna".

Podemos preguntarnos cual fue la mxima cantidad de maquinarias que vendi Pea. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botn derecho del mouse aparece el siguiente men emergente en el que pulsamos en "Configuracin de campo de valor", como indica la flecha, con lo que aparece el panel tambin llamado "Configuracin de campo de valor".

en el que si vamos a la pestaa "Resumen por" estn las opciones de resumen en las que elegiremos Mx y luego de aceptar, la tabla se transforma en

FILTROS DE INFORME Puede mostrar cada pgina del filtro de informe, en la que est el conjunto de valores que coinciden con el elemento del filtro de informe seleccionado, en una hoja de clculo independiente. 1. Haga clic en el informe de tabla dinmica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinmica, haga clic en la flecha situada junto a Opciones y, a continuacin, haga clic en Mostrar pginas del filtro de informe. 3. En el cuadro de dilogo Mostrar pginas de filtro de informe, seleccione un campo de filtro de informe y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Organizar varios filtros de informe Si tiene varios filtros de informe, puede organizarlos en el informe de tabla dinmica o grfico dinmico siguiendo este procedimiento: 1. Haga clic en el informe de tabla dinmica o en el informe de tabla dinmica asociado de un grfico dinmico. 2. en la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinmica, haga clic en Opciones.

3. En el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica, haga clic en la ficha Diseo y formato. 4. En Diseo, en el cuadro de lista Mostrar campos en rea de filtro de informe, siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los campos del rea de filtro de informe desde arriba hacia abajo, segn se agregan a l los campos, antes de continuar con otra columna. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el rea de filtro de informe de izquierda a derecha, segn se agregan a l los campos, antes de continuar con otra fila. 5. En el cuadro Campos de filtro de informe por columna o Campos de filtro de informe por fila, escriba o seleccione el nmero de campos que se

mostrarn antes de continuar con otra columna o fila basndose en la configuracin de Mostrar campos en rea de filtro de informe.

CAMPO CALCULADO En este artculo vamos a crear una Tabla Dinmica partiendo de una base de datos. En la tabla dispondremos de los costes de diferentes departamentos de la empresa para el ao 2010 y la previsin para 2011. Crearemos un campo calculado que nos permita observar el incremento de cada departamento en estos aos.

En Excel 2007 vamos al men Insertar y luego Tabla Dinmica. Siguiendo unos sencillos pasos llegamos a crear una tabla dinmica como la que se muestra en la siguiente imagen:

Disponemos de los costes del ao 2010 y la previsin para 2011 por cada uno de los departamentos. Los cuatro proyectos se han establecido como filtro de pgina en la parte superior de la tabla dinmica. Ahora deseamos disponer de una columna ms que nos indique la variacin porcentual experimentada por los costes entre los aos 2010 y 2011. Crear un campo calculado. Este es el mtodo que utilizaremos en este artculo: En Excel 2007 con el cursor sobre la tabla dinmica veremos arriba una nueva opcin denominada: Herramientas de tabla dinmica. Al pulsar sobre ella se abren un nuevo men sobre el que pulsaremos sobre Formulas.

Al pulsar sobre Frmulas elegimos Campo calculado.

Aparece una ventana denominada Insertar campo calculado en el que crearemos la frmula: ='2011'/'2010'-1

La frmula se crea introduciendo los campos (columnas) de la tabla dinmica. En este caso calculamos el porcentaje de variacin por la clsica frmula: Valor Final / Valor Inicial -1 En nuestro caso las sumas del ao 2010 son los valores inciales y las sumas para 2011 son los valores finales.

Esto genera una nueva columna que denominamos Var. % que recoge la variacin porcentual de los costes entre los aos 2010 y 2011. Inicialmente los valores que nos dan estn en tanto por uno y hemos de ser nosotros los que debemos dar formato a esos valores como Porcentaje de dos decimales.

Los campos calculados son muy tiles al trabajar con tablas dinmicas y tienen la ventaja de que no perdemos el vnculo dinmico con la base de datos.

GRAFICO DINAMICO Para crear un grafico dinmico vamos a la opcin grafico dinmico

Luego de presionar esa opcin nos aparecen distintos tipos de grficos y nosotros seleccionamos el grfico que deseamos y automticamente nos aparece el grfico de la tabla dinmica en que estamos trabajando.

Opciones de Tabla Dinmica

El cuadro "Opciones de Tabla Dinmica" se obtiene haciendo clic en el botn "Opciones" que hay en el Grupo "Tabla Dinmica" de la "Ficha Opciones" que se activa cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinmica.

Son muchas las configuraciones posibles en el cuadro de Opciones a lo largo de todas sus pestaas, pero vamos a destacar las ms importantes: Pestaa "Diseo y formato"

Si dejamos las opciones de esta pestaa como en la imagen anterior, conseguiremos: o Que los ttulos queden centrados de forma automtica. Esta puede ser una buena opcin si el resultado vemos que es aceptable, pues en caso de intentar alinear manualmente las columnas, podramos tener resultados inesperados al actualizar la tabla, en cuanto a la alineacin.

Que cuando en las filas hay ms de un campo a representar (datos en esquema o jerarqua), los datos de jerarqua inferior se visualizan con una sangra de x caracteres que facilita la comprensin. o Que en caso de que haya valores nulos, visualicemos ceros. o Que el ancho de columnas podamos forzarlo al deseado, sin que la Tabla Dinmica lo redimensione cada vez que se actualiza.
o

Pestaa "Totales y filtros".

Si marcamos las opciones de esta pestaa como en la imagen anterior, conseguiremos: o Que haya una columna al final con los totales de cada una de las filas. o Que haya una fila al final de la Tabla Dinmica, con los totales de cada columna. Estas opciones de totales generales de filas y columnas, tambin las podemos elegir desde "Totales generales" en el grupo "Diseo" de la "Ficha Diseo" de las Herramientas de Tabla Dinmica que tenemos disponibles cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinmica:

Pestaa "Mostrar"

Si marcamos las opciones de esta pestaa como en la imagen anterior, conseguiremos: Que cuando en las filas tenemos ms de un campo (esquema con jerarqua), existan unos botones con los que se puede contraer o expandir cada item (podemos ver esto en el anterior artculo sobre Tablas Dinmicas: Tablas Dinmicas (III): Cmo crear una Taba Dinmica? 2 parte) o Que se muestren listas desplegables para filtrar las filas o las columnas:
o

Ambas opciones se pueden controlar tambin desde unos botones que hay en el grupo "Mostrar" de la Ficha "Opciones" de las Herramientas de Tabla Dinmica que tenemos disponibles cuando tenemos seleccionada cualquier celda de una Tabla Dinmica:

Pestaa "Impresin"

Si desmarcamos las opciones de esta pestaa como en la imagen anterior, conseguiremos que cuando imprimamos el documento no aparezcan los botones de contraer/expandir de esquema o jerarqua.

Pestaa "Datos"

Si marcamos las opciones de esta pestaa como en la imagen anterior, conseguiremos que: o Cuando hagamos doble click en cualquier valor de la tabla dinmica, nos aparezca una hoja nueva con una tabla de datos que muestra de dnde viene y cmo se ha calculado dicho valor. o Cuando se abre el libro de Excel, se actualice la Tabla Dinmica.

Configuracin de valor de campo

Mediante el cuadro de dilogo de la imagen anterior, (el cual podemos obtener, por ejemplo, haciendo click en la opcin "Configuracin de campo de valor..." del men contextual que aparece al hacer click con el botn derecho del ratn), podemos:

Desde la pestaa "Resumir valores por", decidir si la agrupacin de valores que hace la Tabla Dinmica es en forma de SUMA, CUENTA; PROMEDIO, etc... Normalmente y casi siempre, desearemos que sea SUMA, pero debemos estar atentos porque a veces, Excel pone por defecto CUENTA. Por ejemplo: utilizamos SUMA si deseamos tener el importe en de las ventas de un agente en una zona geogrfica determinada. Utilizamos CUENTA si deseamos saber el n de pedidos que ha generado el agente la mencionada zona geogrfica. Desde la pestaa "Mostrar valores como", decidir si el valor que muestra Excel en cada celda de la Tabla Dinmica se compara con algn otro campo o no. En caso de querer comparar, es frecuente que queramos que los valores estn expresados en % respecto del total de la fila, respecto del total general, etc. Ejemplo de "Mostrar valores como % del total de la fila"

Ejemplo de "Mostrar valores como % del total general"

Desde el botn "Formato de Nmero", podemos dar a los valores el formato adecuado. Por ejemplo, "Moneda", "Nmero", etc.

FILTROS AVANZADOS Se filtra utilizando como referencia la base, pero los datos se extraen fuera de esta. Se filtra sin las siguientes condiciones: o Mnimo 1 campo como criterio o Mnimo 1 campo como destino o El nombre de los campos que se utilicen para el criterio y el lugar donde se copian los datos tienen que ser exactamente igual a como figura en la base de datos. o Para filtrar nueva informacin se tiene que especificar nuevamente los criterios y los datos que se quieren extraer. o Si se cambian los datos en la base, as como se estructura, no se actualiza en el filtro (hay que ejecutarlo nuevamente) o El lugar donde se establecen los criterios como el lugar donde se especifica que se copian los datos tienen que estar separados entre s por una columna y de la base de datos o Los criterios que se utilizan son: Y (las condiciones van en la misma fila) O (las condiciones van una debajo de otra)

Principales Ventajas de las Tablas Dinmicas

1. Fcil de usar: este debe ser su principal atributo, con solo algunos clics puedo resumir una gran cantidad de datos y mostrarlos de la manera en que los necesite. Independiente del nivel de la consulta que est haciendo, con muy pocas otras herramientas puedo en dos clics, mostrar todas las ventas de un determinado vendedor, por poner un ejemplo. 2. Dinmicas: justamente haciendo referencia a su nombre; el hecho de que sea tan fcil agregar y quitar dimensiones hacen que sea la herramienta ideal para, por ejemplo, llevar los datos a una reunin y comenzar a sacar informacin "on demand" o trabajar con los datos en equipo. 3. Trabajo en varias dimensiones: Siempre se habla de las frmulas "tridimensionales" cuando se hace referencia a que Excel puede trabajar en fila, columna y hoja. En Tablas Dinmicas podemos trabajar con 3 dimensiones de datos: Fila, Columna y Filtro (o Pgina como se llamaba hasta Excel 2007). De esta forma es posible agregar un nivel ms de "resumen" que cuesta conseguirlo con frmulas normales.

4. Mltiples vistas y clculos: Es muy sencillo cambiar las visualizaciones de los datos y los estadsticos resumen, con un par de clics puedo: cambiar la funcin de agrupacin (SUMA, CONTAR, PROMEDIO) o bien cambiar la forma en que se muestran los datos: como % del total, de la fila o incluso como diferencias porcentuales. Adems podemos agregar campos o elementos calculados para complementar el anlisis. Las Desventajas de las Tablas Dinmicas 1. Poco Flexibles: Si bien hay muchas posibilidades, las Tablas Dinmicas no son tan flexibles como uno quisiera. Por ejemplo, no puedo en una misma tabla dinmicaagrupar datos y por otro lado generar un elemento calculado. Necesariamente hay que generar una nueva Tabla Dinmica, pero inclusive con un origen de datos nuevos (Ver punto 3). 2. "Monolticas": En general la Tabla Dinmica genera una especie de "aplicacin" a la que cuesta mucho acceder a sacar datos. La opcin de trabajar sin las funciones de GETPIVOT permiten de alguna manera poder acceder a los datos, pero al momento de cambiar la tabla dinmica esa referencia se volver sin sentido. Hay que recurrir a las funciones de Importacin de Datos Dinmicos, que deben ser las frmulas ms complejas de entender de todas (segn mi parecer). 3. Memoria de Datos: Excel trata siempre de optimizar recursos y hay veces en que esta optimizacin nos trae repercusiones: en Excel 2003 era comn tener dos o ms Tablas Dinmicas, modificar una y replicar lo mismo en todo el resto. En Excel 2007, al parecer eso no ocurre, pero s pasa que las Tablas quedan linkeadas a la fuente, cualquier Informe Dinmico que haga sobre esos datos va a compartir caractersticas con otros generados. 4. Procesamiento y Clculos: Si bien los elementos y campos calculados son una herramienta muy potente, no queda tan claro (por lo menos a primera vista) de cmo operan y muchas veces pueden llevar a confusin a usuarios no tan expertos. Adems hay clculos que matemticamente pueden parecer triviales, pero no son soportados por la herramienta. En conclusin lo importante es conocer cmo operan las Tablas Dinmicas y sobre todo conocer muy bien sus ventajas y desventajas. Y sobre todo lo ms importante es saber que para cada problema existe una mejor herramienta que otra -no nica claro- pero que puede hacer el trabajo de una manera mucho ms eficiente.