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MANUAL DE OFFICE 2007

OFIMATICA

SESIN 1: EL ESCRITORIO DE WINDOWS Y LA BARRA DE TAREAS


1. Conoce el Escritorio de Windows 7
El Escritorio es la primera pantalla que nos aparece una vez se haya cargado el Sistema Operativo. La teclas rpidas o atajo para acceder a l cuando lo tenemos cubierto de ventanas son Windows + D. Este escritorio es muy similar al de versiones anteriores de Windows. La esttica es muy parecida a la versin Windows Vista, con la salvedad de que las barras e iconos tienen un tamao mayor para facilitar su uso en pantallas tctiles. A continuacin explicaremos las partes que componen el escritorio y qu funcin realiza cada una de ellas. Una vez se ha cargado Windows 7, y tras introducir nuestra contrasea, si es necesario, encontraremos un Escritorio similar al de la imagen. Y decimos similar porque el Escritorio es muy personalizable y es posible que tu ordenador tenga un fondo o unos iconos diferentes.

En el escritorio tenemos iconos que permiten abrir el programa correspondiente, normalmente con doble clic.

Por ejemplo haciendo doble clic en el icono

se abre Internet Explorer.

Ms adelante veremos cmo crearlos y organizarlos en el escritorio, y a lo largo del curso aprenderemos a cambiar el fondo o el estilo de color.

2. El Men Inicio

El Botn Iniciar

es el botn a travs del

cual podemos acceder a todas las opciones que nos ofrece Windows 7. Si lo seleccionamos se desplegar un men similar al que te mostramos a continuacin. Se trata del men Inicio. Tambin podemos acceder a l mediante el teclado pulsando la tecla Windows.

En la parte superior se muestra un pequeo recuadro con la imagen del usuario, en este caso aulaClic. Si pasamos el ratn por algn programa del men Inicio, la imagen ir cambiando a su correspondiente icono. Debemos tener en cuenta que anclar demasiados elementos creara listas muy extensas y perdera la funcionalidad de acceder rpidamente a un archivo de uso frecuente, porque no lo encontraramos de un simple golpe de vista.

Ms abajo, vemos un pequeo tringulo

y la opcin

Todos los programas. Este elemento nos permite ver los programas que hemos instalado en nuestro equipo. Para desplegar el men y visualizarlos slo tienes que dejar el ratn unos segundos sobre esta opcin, o hacer clic. Si tenemos muchos programas, aparecer una barra de desplazamiento para que podamos ver la lista completa. Para volver al estado anterior, abajo veremos la misma pequea flecha o tringulo y la opcin Atrs. Pulsamos en ella o dejamos el cursor unos instantes sobre la opcin y veremos el men Inicio en su estado original.

Un detalle a apreciar es que en Todos los programas podemos encontrar carpetas, adems de

programas.

Tendremos que pulsar una vez sobre la carpeta para ver

su contenido. Si nos fijamos, el contenido sale tabulado, es decir, con un pequeo desplazamiento a la derecha, para que distingamos qu programas forman parte del contenido de la carpeta y qu programas estn al mismo nivel y por lo tanto, no dependen de esta carpeta. En este caso Windows Update no formara parte de Accesorios, pero s el resto de elementos.

En la zona inferior encontramos la caja de bsqueda . En ella podremos buscar ficheros y programas, estn donde estn en nuestro ordenador. Es una herramienta muy potente a la que dedicaremos un tema ms adelante. De momento slo vamos a comentar una funcionalidad para que te resulte ms sencillo hacer los ejercicios. Si escribimos algo en ella nos presentar un listado de los resultados que ha encontrado. En el caso de los programas y los archivos podremos pulsar sobre el resultado con el botn derecho del ratn para desplegar un men contextual. En el men, elegimos la opcin Abrir la ubicacin del archivo. De esta forma abriremos la carpeta en que se encuentra el programa rpidamente sin tener que buscarla por todo nuestro equipo. A parte de estas tres reas, que son las que nos encontraremos al instalar Windows 7, podemos personalizar los programas que ver en la parte superior. Es decir, crear un rea personalizada. Para ello simplemente pulsamos con el botn derecho sobre un programa del Men Inicio que utilicemos mucho y queramos tener ms accesible y seleccionamos Anclar al men Inicio. Si anclamos, por ejemplo, Internet Explorer, aparecer otra delgada lnea en la parte superior del men. Ahora tendremos cuatro reas, las tres que hemos comentado antes y la de nuestros programas preferidos. Tambin podemos anclar un programa del men Inicio simplemente arrastrndolo a la parte superior del men. El sistema nos indicar que nos disponemos a anclarlo con la imagen del icono y un pequeo mensaje. Si estamos de acuerdo, soltaremos el botn izquierdo del ratn y si cambiamos de opinin pulsaremos ESC antes de soltarlo.

La zona de la derecha contiene a su vez tres reas separadas tambin por una lnea delgada.

1. Un rea personal, con las principales Bibliotecas del usuario: Documentos, Imgenes y Msica, as como acceso a su carpeta personal, a la que se accede pulsando sobre el nombre del usuario, en este caso aulaClic. 2. Otra enfocada al contenido del Equipo, desde la que podremos ver los diferentes discos duros y las carpetas que contienen. 3. Y una tercera rea dedicada a la gestin y administracin del equipo. En ella encontramos el Panel de control, Dispositivos e Impresoras, Programas predeterminados y Ayuda y Soporte tcnico. Vamos a comentar un poco qu funcin tiene cada una de estas opciones: Desde el Panel de control podremos configurar y personalizar el aspecto de Windows, los usuarios, el hardware... En Dispositivos e Impresoras podemos ver todos los elementos que tenemos conectados: impresoras, fax, etc. y aadir nuevos dispositivos. La opcin Programas predeterminados permite elegir qu programa se ejecuta para qu funcin o con qu archivo. Tambin lo veremos ms adelante. Si tenemos alguna duda podremos recurrir a la Ayuda y soporte tcnico que Windows nos ofrece. Por ltimo, abajo de todo se encuentra el botn Apagar. Sirve para apagar el equipo, como es lgico. Junto a l la flecha nos abre un men las siguientes opciones:

Cambiar de usuario: Para iniciar la sesin con otro usuario, si el equipo tiene una cuenta para cada miembro diferente. Cerrar sesin: Para volver a la pantalla donde se inicia Windows y nos solicita que elijamos un usuario. Si estbamos modificando algn documento es importante guardar los cambios, porque Windows 7 cerrar los programas que estn abiertos. Lo habitual es que el sistema nos pregunte si queremos guardar, pero es recomendable hacerlo antes de tratar de cerrar sesin para evitarnos posibles problemas. Bloquear: Muestra el inicio de sesin del usuario en curso, sin cerrar nada. Esto es til, por ejemplo, si nos vamos a apartar un momento del ordenador y tenemos cosas abiertas que no queremos que terceras personas toquen o vean, por ejemplo, si tenemos nios en casa. Lo interesante es que nuestro usuario tenga contrasea y as, al volver, nicamente tendremos que introducirla para volver a visualizarlo todo, tal cual estaba.

Reiniciar: Apaga todos los programas que estn abiertos en el momento, cierra el sistema y lo enciende de nuevo inmediatamente, sin que tengamos que pulsar nada ms. El reinicio ser necesario en ocasiones, durante la instalacin de alguna aplicacin o para solucionar problemas de funcionamiento. Suspender: Apaga muchos de los componentes o perifricos, como los altavoces o la pantalla, pero mantiene encendido lo imprescindible para que no se pierda el trabajo que estbamos haciendo. 3. La barra de tareas

La Barra de Tareas es la que aparece en la parte inferior de la pantalla. Se compone del botn Iniciar, a la izquierda, una zona de programas abiertos y anclados, y por ltimo el rea de notificacin. Ya hemos aprendido para qu sirve el botn Iniciar en el punto anterior, ahora nos centraremos en el resto de la barra.

La zona de programas contiene, normalmente, los botones de las ventanas que tenemos abiertas. Windows 7 agrupa por programas. Es decir, que si tenemos cinco ventanas de Internet Explorer abiertas, slo veremos un botn. Si nos fijamos en la imagen de la barra de tareas vemos que hay tres botones: el que corresponde al Reproductor Windows Media, el de Internet Explorer y el del Explorador de Windows. Cada uno de estos tres botones est en un estado diferente, vamos a comentarlos uno a uno para aprender a identificar estos estados. De izquierda a derecha, encontramos: El Reproductor Windows Media se encuentra anclado. Distinguimos este estado porque alrededor del botn no hay ningn borde que envuelva el icono en forma de botn. Internet Explorer tiene varias ventanas abiertas, en este caso tres. Sabemos que hay ms de una pgina Web abierta porque el borde derecho del botn tiene como varias solapas, simulando que hay una sobre otra. El Explorador de Windows est abierto, pero slo hay una ventana de este tipo, por eso tiene un borde de botn simple. Observando estos tres estados nos podran surgir varias preguntas, por ejemplo: Qu significa tener un programa anclado a la barra de tareas? Lo mismo que hemos explicado en el Men Inicio. Cuando tenemos una ventana abierta y vemos su correspondiente botn en la barra de tareas, podemos decidir anclarlo (tambin con botn derecho y clic en Anclar este programa a la barra de tareas). Esto implicar que cada vez que arranquemos el sistema, tendremos ah un acceso directo al programa. Para quienes hayan

trabajado con versiones anteriores de Windows, esta funcin substituye a la barra de Inicio Rpido o Quick Launch, que ya no existe en Windows 7. Cmo sabremos si un programa est anclado o no, si est abierto? No lo sabremos a simple vista, porque tendr el aspecto del segundo o el tercer botn, segn el nmero de ventanas que hayamos abierto. Pero si cerramos todas las ventanas del programa, se mantendr en la barra y adquirir el aspecto del primero.

4. Los Iconos y Accesos directos


Un icono es una pequea imagen que representa a un archivo o programa. Los iconos nos sirven para identificar de qu tipo de archivo se trata y con qu programa funciona. Por ejemplo, los documentos de Microsoft Word aparecen todos con el icono del Word. En el caso de los archivos ejecutables, los iconos suelen tener una imagen distinta para cada programa. Los accesos directos son un tipo de archivo cuyo objetivo es abrir de forma inmediata el archivo al que est vinculado, ya sea un ejecutable, una carpeta, una imagen, etc. Los accesos directos los podemos crear en cualquier parte, y los distinguimos porque, aunque el icono se puede personalizar, tienen un pequeo cuadradito con una flecha es su parte inferior izquierda. Por ejemplo, cuando instalamos un programa en Windows 7, lo normal es que todos sus archivos se instalen en una carpeta Archivos de programa de tu disco duro. Pero cuando queremos ejecutar la aplicacin, no vamos a esa carpeta cada vez a buscar el archivo ejecutable, ya que en el proceso de instalacin se crean accesos directos en el Escritorio y en una carpeta en Todos los programas, en el Men Inicio. Por eso, aunque los accesos directos apuntan al archivo que ejecutan, son independientes, y podemos borrarlos sin que eso borre el archivo vinculado. Para abrir un Acceso directo, igual que con otro tipo de archivo, basta con hacer doble clic sobre su icono. 4.1. Cmo crear un acceso directo en el Escritorio Antes hemos comentado que el sistema crea automticamente accesos directos de los programas durante la instalacin. Pero podra ocurrir que a nosotros nos venga bien tener ms a mano algn archivo, carpeta o programa del que no tengamos acceso directo. Disponemos de varias formas diferentes para crear accesos directos, vamos a ver algunas de ellas. Mediante el men Enviar a. 1. Seleccionar el programa o archivo del cual queremos crear un acceso directo.

2.

Pulsar el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Enviar a y luego elegir Escritorio (crear acceso directo).

Desde el Escritorio. 1. Sobre el Escritorio pulsa con el botn derecho del ratn. 2. Seleccionar Nuevo elegir Acceso directo. y luego

3. Pinchar sobre el botn Examinar para buscar un programa. 4. En el cuadro de dilogo Buscar archivos o carpetas seleccionar la unidad deseada y buscar el archivo o carpeta del que necesitamos un acceso directo. 5. 6. 7. 8. Despus de seleccionarlo, pulsar Aceptar. Pulsar Siguiente. Darle el nombre al Acceso directo que acabamos de crear. Pulsar Finalizar.

Arrastrando. 1. 2. Arrastrar el archivo o la carpeta hasta el escritorio, pero no de la forma habitual, con el botn izquierdo, sino con el botn derecho del ratn. Cuando soltemos el botn aparecer un men contextual. Elegir lo que ms nos interese, en este caso Crear iconos de acceso directo aqu.

Copiando el archivo o carpeta. Hacemos clic con el botn derecho sobre el archivo o carpeta. 1. 2. 3. 4. Aparece un men contextual del archivo, seleccionaramos Copiar. Volvemos al Escritorio y pulsamos con el botn derecho sobre l. Aparece el men contextual del Escritorio. Pulsamos la opcin Pegar acceso directo.

EJERCICIO PASO A PASO: CREAR UN ACCESO DIRECTO


Objetivo Practicar cmo se crea un Acceso directo en el escritorio de Windows 7. Ejercicio paso a paso 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Sitate sobre el fondo del escritorio de Windows 7. Pulsa sobre el fondo del escritorio con el botn derecho del ratn. Selecciona la opcin Nuevo y dentro del men que se muestra, la opcin Acceso directo. Pulsa Examinar para buscar el archivo de mspaint.exe del programa Paint. Despliega el contenido de Equipo y selecciona la unidad donde tenemos instalado el Sistema Operativo, en nuestro caso es la unidad C: Buscamos entre las carpetas el archivo MsPaint (tambin puede llamarse mspaint.exe). Lo habitual es que est situado en c:\Windows\system32\ Pulsa Aceptar. Pulsa Siguiente. Cmbiale el nombre y ponle Editor de dibujos.

10. Pulsa Finalizar.

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SESION 2 : EXPLORADOR DE WINDOWS


El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el disco duro, la unidad de CD, la unidad de DVD, la memoria USB, etc. El Explorador de Windows tambin es conocido como el Administrador de Archivos. A travs de l podemos ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas. Puedes abrir el Explorador de varias formas, por ejemplo: Desde el botn Iniciar se puede encontrar al: Hacer clic en Todos los programas, clic en la carpeta Accesorios y buscar .

Hacer clic en el programa el men.

si aparece directamente en

Hacer clic en cualquiera de los accesos a carpetas personales: Tu usuario, Documentos, Imgenes, Msica o desde la opcin Equipo.

Si dispones de uno, haciendo doble clic sobre su acceso directo en el escritorio. Pulsando las teclas rpidas Windows + E. El Explorador en definitiva es una ventana que contiene a su izquierda todas las carpetas del sistema en orden jerrquico. Por lo que cualquier acceso a una carpeta nos remitir a l. La diferencia entre acceder desde una carpeta u otra ser simplemente los archivos que visualizaremos en la ventana. Por ejemplo, si accedemos pulsando Equipo, veremos los dispositivos y si accedemos desde la opcin Imgenes, veremos nuestra biblioteca de imgenes personales. El Explorador es una ventana que se utiliza constantemente, puesto que todos nuestros documentos estn en l. Puede ser recomendable anclarlo al men Inicio o a la barra de tareas.

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1.

La ventana del Explorador

Al abrir tu Explorador de Windows te encontrars con una ventana similar a la de la imagen. Puede que el aspecto cambie un poco ya que la podemos configurar a nuestro gusto. A continuacin explicamos las distintas reas que componen esta ventana: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Botones Adelante y Atrs a. Barra de direcciones. Cuadro de bsqueda. Barra de herramientas. Situada en la segunda lnea. Panel de navegacin. Ocupa la zona central izquierda Lista de archivos. Es la zona ms grande en la parte central derecha. Panel de detalles. Situado en la parte inferior.

Tambin veremos la Barra de mens, ya que a los usuarios de otras versiones de Windows puede resultarles ms familiar utilizarla. Windows 7 mantiene esta barra, pero por defecto est oculta.

2. Crear carpetas
En ocasiones nos puede resultar til crear una carpeta para organizar los archivos. Hay distintas formas de hacerlo.

Para crear una carpeta, primero hay que situarse en el lugar donde deseamos crearla, luego hacer clic en el botn Nueva carpeta de la Barra de Herramientas.

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Podremos observar una nueva carpeta que tiene como nombre Nueva Carpeta, este es el nombre que Windows les aplica por defecto a las carpetas que creamos, en el caso de encontrar otra carpeta con ese nombre la llamar Nueva Carpeta (2), Nueva Carpeta (3), as sucesivamente. El nombre de la carpeta se puede cambiar. Cuando la creamos vemos el nombre en azul y en estado de edicin, eso significa que podemos escribir directamente su nombre. Para aceptar el nuevo nombre o el propuesto por Windows, podemos hacer clic sobre la ventana, en cualquier parte excepto en la nueva carpeta o pulsar las teclas ESC o ENTRAR. No vamos a entrar en detalles ahora sobre renombrar carpetas, porque lo vamos a ver ms adelante. Otra forma de crear una carpeta es situarse en el lugar que se quiere crear la carpeta y pulsar el botn derecho del ratn, se abrir un men contextual, elegir la opcin Nuevo y luego la opcin Carpeta, tal y como se ve en esta imagen. Esta opcin es muy til, porque nos permite crear carpetas cuando la barra de herramientas no est disponible, por ejemplo, en los cuadros de dilogo Guardar en ciertas aplicaciones. Si utilizamos el men contextual para crear una nueva carpeta, veremos que las opciones de Nuevo son varias: acceso directo, documento de texto, etc. Esta tambin puede ser una forma rpida de crear un documento sin tener que abrir la aplicacin, crearlo y guardarlo.

4.7. Eliminar archivos y carpetas


A la hora de eliminar, trataremos de la misma forma los archivos (documentos, accesos directos, imgenes, etc.) y las carpetas. Aunque s debemos de tener en cuenta que si borramos una carpeta, tambin se borrarn todos los archivos y subcarpetas que contenga. Para eliminar un elemento podemos: Seleccionar el archivo o carpeta y pulsar el botn Organizar. Escoger la opcin Eliminar. Pulsar el botn derecho del ratn sobre l y, en el men contextual, elegir la opcin Eliminar. Si queremos eliminar ms de un elemento, primero deberemos seleccionarlos y hacer el clic derecho sobre cualquiera de los elementos seleccionados. Otra forma de eliminar es seleccionar los documentos a eliminar y pulsar la tecla Supr (Del). Al intentar eliminar el documento aparece un cuadro de dilogo preguntndonos si estamos seguros de que queremos eliminar el elemento, tal y como se ve en esta imagen.

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Cuando eliminamos una carpeta o un archivo, por defecto Windows lo mover a la Papelera de reciclaje. La papelera de reciclaje no es ms que un espacio reservado en el disco duro para que en caso de haber eliminado algn elemento que nos era necesario podamos recuperarlo. Una vez vaciemos la papelera ya no podremos recuperar los archivos. Si no queremos que lo mande a la papelera y preferimos borrar el elemento permanentemente, podemos pulsar la tecla especial Maysculas (Shift) cuando eliminamos el archivo, es decir, a la vez que pulsamos Eliminar en el men o la tecla Supr. Nos aparecer un cuadro de dilogo similar al de la imagen anterior, pero sin el dibujo de la papelera y con la frase: Est seguro de que desea eliminar el archivo de forma permanente?

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EJERCICIO PASO A PASO: CREAR Y ELIMINAR ARCHIVOS Y CARPETAS


Objetivo. Practicar cmo se puede organizar la informacin en carpetas. Ejercicio paso a paso. 1. 2. 3. Abre el Explorador de Windows desde la opcin Documentos del men Inicio. Pulsa el botn Nueva Carpeta de la Barra de herramientas. Vers que en la Lista de Archivos aparece una nueva carpeta que tiene como nombre predeterminado Nueva Carpeta y est en modo edicin. Escribe su nuevo nombre: Mi nueva carpeta. Observars que el antiguo nombre desaparece directamente, esto es porque el texto Nueva Carpeta estaba seleccionado. Una vez cambiado el nombre entra en la carpeta haciendo doble clic sobre ella. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre la zona en blanco de la parte derecha, es decir, sobre el espacio vaco de la Lista de Archivos. Selecciona la opcin Nuevo en el men contextual y haz clic en la opcin Documento de texto. Ponle Mi archivo de texto como nombre. Repite los pasos del 5 al 6 cuatro veces, para obtener cuatro archivos de texto ms. Puedes renombrarlos si quieres.

4. 5. 6. 7. 8.

Ya tienes una carpeta Mi nueva carpeta que contiene en su interior Mi archivo de texto.

Vamos a borrarlos. 9. Selecciona tres de los archivos que has creado. Asegrate de seleccionar archivos alternativos, es decir, uno s y uno no. Para hacerlo slo debes mantener pulsada la tecla Ctrl mientras los seleccionas con el ratn.

10. Pulsa la tecla Supr y acepta el cuadro de dilogo que pregunta si est seguro de querer eliminarlos. De esta forma hemos practicado cmo seleccionar elementos alternativos para, por ejemplo, borrarlos. Ahora vamos a borrar el resto de elementos que hemos creado en este ejercicio. 11. Haz clic con el botn derecho sobre Mi nueva carpeta en el Panel de navegacin y elige la opcin Eliminar. 12. Se abre la ventana de confirmacin. Pulsamos S.

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As borramos la carpeta y su contenido, es decir, los archivos que habamos creado. Ahora se encuentran en la papelera de reciclaje.

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SESION 3: MICROSOFT WORD


Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.

1.

Desplazarse por un documento

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento. Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla: Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en ese lugar. Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea. Combinacin de teclas. Para desplazarse Presione las teclas Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un prrafo arriba Un prrafo abajo Crtl + flecha izquierda Crtl + flecha derecha Crtl + flecha arriba Crtl + flecha abajo

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Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una pgina adelante Una pgina atrs Al principio del documento Al final del documento Presione las teclas Crtl + AvPg. Crtl + RePg. Crtl + Inicio Crtl + Fin

Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: - Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. - Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente. - Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos. - Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha pgina arriba/abajo. superior/inferior nos desplazaremos una

Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto pgina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

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Mapa del documento. En el men Vista tenemos la opcin Mapa del documento que nos muestra una especie de ndice en la parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha lnea.

Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

2.

Seleccionar

Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque est en vdeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado. Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay dos mtodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin. Observaremos cmo lo seleccionado aparece en vdeo inverso. Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedar seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado. - Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico quedar enmarcado por un recuadro negro.

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Teclado Para seleccionar Un carcter a la derecha Un carcter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Hasta el final de la lnea. Hasta el principio de la lnea. Una lnea abajo Una lnea arriba Hasta el final del prrafo Hasta el principio del prrafo Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento Presione las teclas Mays. + flecha derecha Mays. + flecha izquierda Ctrl + Mays.+ flecha derecha Ctrl + Mays.+ flecha izquierda Mays. + Fin Mays. + Inicio Mays. + flecha abajo Mays. + flecha arriba Ctrl + Mays. + flecha abajo Ctrl + Mays. + flecha arriba Mays. + AvPg Mays. + RePg Ctrl + E

3.

Eliminar

Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla: Para borrar Un carcter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carcter a la derecha Una palabra a la derecha Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr

TRUCO: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

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4.

Copiar, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios mtodos.

Mediante el ratn y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que se encuentra en la pestaa Inicio: Seleccionar el elemento ( carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar, , colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

Mediante ratn: Vamos a ver varios mtodos: 1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar. 2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin copiar aqu.

Slo con el teclado: Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V. Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz. Cuando copiamos o cortamos, Word2007 se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de las ltimas 24 "cosas" que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.

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Ejercicio Paso a Paso. Copiar y Pegar Utilizar Copiar y Pegar Vamos a utilizar los comandos Copiar y Pegar para escribir un texto intentando escribir lo menos posible. Este es el texto que tienes que escribir: El da 30 de diciembre de 1997, 2.500 tornillos a Alzira (Valencia) El da 23 de julio de 1997, 1.350 tuercas a Gandia (Valencia) 1. Empieza por escribir la primera frase El da 30 de diciembre de 1997, 2.500 tornillos a Alzira (Valencia). 2. Ahora debes tener el punto de insercin al final de la frase, para seleccionar toda la frase, pulsa la tecla Maysculas y luego la tecla Inicio, toda la frase debe quedar seleccionada. 3. Para copiarla al cortapapeles pulsa Ctrl + C. 4. Para dejar de seleccionar la frase pulsa la tecla flecha derecha o la tecla Fin. Cuidado! No pulses una tecla con una letra porque se borrara lo que tienes seleccionado. 5. Para ir a la siguiente lnea pulsa la tecla Enter. 6. Para pegar lo que tenemos en el portapapeles pulsa Ctrl + V. 7. Ahora vamos a modificar lo que acabamos de copiar para que quede como queremos. Primero colocamos el punto de insercin delante del nmero 3. Para ello podemos hacer clic con el ratn o mover el punto de insercin con las teclas de direccin. 8. Escribimos el nmero dos y borramos el nmero cero, as tendremos el 23. 9. Vamos a cambiar la palabra diciembre por julio. Para ello hacemos doble clic en la palabra diciembre para seleccionarla, y sin tocar otra tecla, al pulsar la letra "j" se borrar la palabra diciembre y se escribir la letra "j". Acaba de escribir julio. 10. Para borrar el resto de la frase que no nos interesa, movemos el punto de insercin hasta el principio de 2.500 y pulsamos cuatro veces seguidas Maysculas + Crtl + Flecha derecha, as seleccionamos una palabra cada vez, hasta tener seleccionadas las cuatro palabras 2.500 tornillos a Alzira, para borrarlas basta con empezar a escribir el resto de la frase 1.350 tuercas a Gandia.

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SESION 4: FORMATO DE PARRAFO


En Word2007, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo , normalmente las de la marcas de prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de prrafo pestaa Inicio.

Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la lnea automticamente el texto contina en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionar su marca de prrafo y modificar las caractersticas que queramos. Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante. Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.

Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas estn disponibles en la pestaa Inicio.

Alineacin. Estos son los botones Izquierda Este prrafo tiene establecida alineacin izquierda. para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin: Centrada Este prrafo tiene establecida la alineacin centrada. Derecha Justificada

Este prrafo tiene Este prrafo tiene establecida una alineacin alineacin derecha. justificada.

Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver en el captulo correspondiente.

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Sangra. Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos. Relacin entre Saltos de pgina y prrafos. Word2007 inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la pgina. Tambin se pueden insertar saltos de pgina manualmente desde la pestaa Insertar, haciendo clic

en el botn

, como veremos en el punto correspondiente.

Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto de pgina.

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EJERCICIOS PASO A PASO. ALINEACIN, SANGRA Y SALTOS DE PGINA


Vamos a practicar ejercicios de formato prrafo, modificaremos la alineacin, sangra y saltos de pgina.

1. Digite el siguiente texto y que tenga la siguiente apariencia:

2. Selecciona la primera lnea. Coloca el cursor en el margen izquierdo, en frente de la primera lnea y cuando tome forma de flecha, haz clic y la lnea quedar seleccionada. 3. Para cambiarle la alineacin a centrada haz clic en el botn centrada de la seccin de prrafo. alineacin

4. Selecciona el grupo de las lneas 2, 3, 4, y 5. Coloca el cursor en el margen izquierdo, en frente de la lnea dos y cuando tome forma de flecha, haz clic y arrastra hasta la lnea cinco, as el grupo de lneas quedar seleccionado 5. Vamos a aplicarle una sangra a todo el grupo. Para ello haz clic en el icono sangra derecha de la seccin de prrafo. Observa cmo el grupo se desplaza un poco a la derecha. 6. Selecciona la ltima lnea. Para cambiarle la alineacin a centrada haz clic en el botn alineacin centrada de la seccin de prrafo. Para evitar que un futuro salto de lnea parta un conjunto de lneas ir a la pestaa Inicio, en el grupo de herramientas Prrafo, abrir el cuadro de dilogo Prrafo, haz clic en la pestaa Lneas y saltos de pgina y marca la casilla Conservar lneas juntas. En este ejercicio no tiene mucho sentido hacerlo ya que todos los prrafos tienen tan solo una lnea pero puedes hacerlo como ejercicio.

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Cambio a maysculas
En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opcin Cambiar a maysculas y minsculas... del texto seleccionado: , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las maysculas

Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas. minsculas. Todas las letras en minsculas. MAYSCULAS. Todas la letras en maysculas. Poner en manysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto de la palabra en minsculas. Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa. Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando Maysculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas, siguientes: MAYSCULAS. minsculas. Tipo oracin.

Copiar formato
En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, , el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el formato prrafo.

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Puede ser til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos ttulos bastara con hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el formato a los dems ttulos del documento. Aunque si queremos tener almacenado ese nuevo formato para ttulos para poder utilizarlo en otros documentos quizs sea mejor crear un estilo con ese formato, como veremos ms adelante.

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EJERCICIO DE LA SESION 4: CREAR UN DOCUMENTO UTILIZANDO FORMATOS


Vamos a utilizar distintas fuentes, estilos y tamaos. Abre un documento nuevo y teclea este texto:

A continuacin intenta modificarlo t mismo para conseguir que quede con este formato:

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SESION 5: DISEO DE PGINA


Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes Personalizados.

Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.

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En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo. Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro. Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en que consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina.

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Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes: Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado. Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina. Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de impresin. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior. Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.

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Encabezados y pies de pgina


Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina. Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar. Se mostrar una nueva pestaa:

Observa como ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana. Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

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Veamos ms botones de esta barra. Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rpidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la pgina y la fecha.

Insertar una imagen guardada en el disco (foto).

Insertar imgenes prediseadas.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.

En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina. Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.

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Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms nos guste. Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn dnde queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de pgina de la pestaa Diseo:

Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero de pgina. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos. En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones. En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta:

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En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica

algn tipo de formato

En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag, por ejemplo .

En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por ejemplo .

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos. Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal. Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del nmero de pgina. A l s el e c cionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.

Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que ms nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas: 1.- Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin). 2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en: Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato.

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EJERCICIO DE LA SESION 5: DISEO DE PGINA


Ejercicio 1. Abrir un documento y crear nmeros de pgina en la parte de abajo de la pgina, darles formato centrado y en numeracin romana, comenzar a numerar por 3. Ejercicio 2. Crear el siguiente Encabezado, incluyendo la fecha del da: Curso de introduccin a Microsoft Word2007 ....................................................20/12/2004 Ejercicio 3. Crear el siguiente Pie de pgina con el nmero de pgina y el nmero total de pginas: Valencia (Espaa)............................... Pgina 3/9 .........................................aulaClic.com

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SESION 6: TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.

Creacin de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando numeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma. 2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el mouse

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Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un slo clic para ello debers seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all podrs seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.

Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla. El programa tambin te permite dibujar, y por lo tanto aadir, nuevos bordes a la tabla. De esta forma podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente.

Para ello hacer un clic en la pestaa Diseo selecciona el icono del lpiz que est a la izquierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las filas y columnas, como si lo hiciramos con un lpiz.

Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas


Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin. Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.

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Para desplazarse Una celda a la izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Al principio de la fila Al final de la fila Al principio de la columna Al final de la columna

Presione las teclas MAY + TAB TAB flecha arriba flecha abajo Alt + Inicio Alt + Fin Alt + AvPg Alt + RePg

Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro (vdeo inverso). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedar en vdeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.

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Herramientas de Tabla
Para abrir stas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestaas nuevas Diseo Presentacin . Observemos cmo se componen ambas pestaas. y

La pestaa Diseo muestra las herramientas que se observan a continuacin.

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.

La pestaa Presentacin directo, como el de la siguiente imagen.

muestra un conjunto de herramientas de acceso

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar, Tamao de celda, Alineacin, Datos.

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Vamos a ver las funciones ms interesantes de stas herramientas.

Dibujar Bordes

Lpiz. Como ya hemos visto, con este lpiz se pueden crear tablas dibujndolas con el ratn.

Borrador. Es el complemento del lpiz en la creacin de tablas, ya que permite borrar las lneas de la tabla. Basta colocarse en la lnea a borrar y hacer clic.

Estilo de lnea y grosor de lnea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las lneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las lneas que queramos. Color de la pluma. Con este icono podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

Combinar

Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una nica celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de prrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuntas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada. Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botn Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva.

Alineacin

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Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineacin.

Cambiar direccin del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribir en la orientacin que marca el icono, en este caso se escribir hacia la derecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el botn, la orientacin va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

Tamao

Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho.

Establecer alto y ancho de celdas. El primer botn permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botn permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas). Autoajustar. Cambia el tamao del ancho de columna automticamente basado en el tamao del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamao de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.

Estilo

Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados varios estilos visuales para aplicar a la tabla, slo debes seleccionar la tabla y pasar el mouse sobre los estilos de tabla y vers como cambia el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, simplemente haz clic sobre l para aplicarlo.

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Sombreado y Bordes. De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes.

Datos

Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente segn su contenido. Si las celdas contienen fechas o nmeros lo tendr en cuenta al ordenar. Formula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automtica se mostrar la frmula de suma de todas las celdas que estn por encima (en la misma columna) Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser nmeros. Si el contenido no son nmeros aparecer un mensaje de error ("Final de frmula inesperado") No obstante, esta funcin tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene nmeros en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el ttulo de la columna) no se produce ningn error y la suma se realiza correctamente. Tambin, si colocamos varios nmeros dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerar a todos al realizar las sumas.

A parte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla. Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y tambin se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero, aparecer 0,00 y se pondrn los puntos para separar los miles y la coma para separar los decimales.

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EJERCICIO DE LA SESION 6: CREAR UNA TABLA

Intenta crear la tabla siguiente utilizando las herramientas de Tabla, con frmulas que calculen los totales. Descripcin Pltanos Peras Manzanas Cantidad 2 10 5 PVP 35 31 55 SUMA TOTAL Total 70 310 275 655

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SESION 7: MICROSOFT EXCEL


Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

Movimiento rpido en la hoja


Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

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Movimiento rpido en el libro


Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sera aconsejable realizar el Ejercicio de desplazamiento en un libro.

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Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar que tena. de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.

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Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos


Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el

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aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . que nos permitir saber ms sobre

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

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#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: antes. . Este smbolo se utilizar como hemos visto

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EJERCICIO DE LA SESION 7: INTRODUCCIN DE DATOS.


Objetivo. Practicar la introduccin de los distintos tipos de datos de Excel2007, tanto valores como frmulas.

Ejercicio paso a paso.


Empezaremos por trabajar con valores constantes. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Sitate en la celda A1 y escribe 1995 3 Pulsa la tecla INTRO Este es un dato de tipo nmero, y por defecto Excel lo alinea a la derecha. 4 Sitate en la celda A2 y escribe 1.995 y pulsa la tecla INTRO Los nmeros se pueden escribir con o sin punto de miles. Excel tambin lo alinea a la derecha. 5 Sitate en la celda A3 y escribe 1995,12 6 Pulsa FLECHA ABAJO Excel por defecto admite como smbolo decimal la coma "," y sus reglas corresponden a las de cualquier nmero decimal. Observa tambin que al pulsar FLECHA ABAJO como con la tecla INTRO, se introducir el valor de A3 y automticamente el cursor se posicionar en la celda inferior. 7 Escribe 12345678901234 en la celda A4 8 Pulsa FLECHA ABAJO Si el nmero no cabe en la celda, Excel lo visualizar con formato Exponencial, aparecer 13 1,23457E+13 que equivale a 1,234567*10 . 9 Escribe -2950 en la celda A5 10 Pulsa INTRO Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo "-" delante del valor numrico. 11 Sitate en la celda A6 y escribe (2950) 12 Pulsa INTRO Excel tambin lo tomar como un valor numrico negativo y lo modificar por -2950 tanto en la celda como en la Barra de Frmulas. 13 Sitate en la celda A7 y escribe 12%

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14 Pulsa INTRO Excel tambin nos permite introducir un nmero como un porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12. 15 Sitate en la celda A8 y escribe 12,7% 16 Pulsa INTRO Excel tambin admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignar dos dgitos para los decimales. 17 Sitate en la celda A9 y escribe 1200 18 Pulsa INTRO Excel visualizar en la celda el valor tal como se introdujo, aadiendo el punto de los miles, pero en la Barra de Frmulas el valor ser 1200, recuerda que para comprobar el valor en la Barra de Frmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de frmulas. El smbolo monetario () deber escribirse correctamente, sino Excel lo tomar como dato tipo texto y lo alinear a la izquierda. 19 Sitate en la celda A10 y escribe 12/12 20 Pulsa INTRO Queramos introducir la fraccin 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza la fecha correspondiente a la fraccin introducida. Para escribir una fraccin, hay que colocar delante un 0 y un espacio en blanco. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomar como un texto. Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con situarse sobre la celda a modificar e introducir el nuevo valor 21 Sin moverse de celda, escribe 0 12/12 22 Pulsa INTRO Excel calcula automticamente el valor de la fraccin. Si el resultado de la fraccin corresponde a un nmero entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de Frmulas. 23 Sitate en la celda A11 y escribe 0 1/3 24 Pulsa INTRO Excel escribir en la celda la fraccin (1/3), pero en la Barra de Frmulas aparecer el resultado final de la fraccin (0,333333333333). 25 Sitate en la celda A12 y escribe 0 12/24 26 Pulsa INTRO En caso de poder simplificar la fraccin, Excel lo har automticamente para visualizarla en la celda, es decir, en la celda colocar la fraccin simplificada (1/2) y en la Barra de Frmulas, el resultado de la fraccin (0,5).

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27 Sitate en la celda B1 y escribe 1/1/1900 28 Pulsa la tecla INTRO Este es un dato de tipo fecha. Vers que al introducirlo en la celda se alinear tambin a la derecha, como los nmeros. 29 Sitate en la celda B2 y escribe 12-12-1900 30 Pulsa INTRO Vers que al introducirlo en la celda, por defecto le asignar como formato dd/mm/aa, es decir, dos dgitos para el da, dos para el mes y dos para el ao, todos ellos separados por la barra inclinada. 31 Sitate en la celda B3 y escribe 1/1/2000 32 Pulsa INTRO Parece que Excel no distinga entre los aos de siglo distintos con el formato de fechas asignado por defecto, pero ms adelante veremos que s los distingue, es solamente un efecto de visualizacin, ya que si observas la Barra de Frmulas, vers como el contenido real sigue siendo 1/1/2000. 33 Sitate en la celda B4 y escribe 12/13/1994 34 Pulsa INTRO Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no una fecha, por esto lo alinea a la izquierda. 35 Sitate en la celda B5 y escribe 30-02-1994 36 Pulsa INTRO Al ser una fecha errnea, Excel lo introduce tambin como un texto. 37 Sitate en la celda B6 y escribe 12-MAYO 38 Pulsa INTRO Excel colocar en la celda la fecha introducida pero usando nicamente los tres primeros caracteres del mes. Y en la Barra de Frmulas colocar la fecha con el formato dd-mm-aaaa tomando como ao el del sistema del ordenador. 39 Sitate en la celda B7 y escribe 12-mayo-1995 40 Pulsa INTRO En la celda aparecer la fecha introducida con dos dgitos para el da, los tres primeros caracteres para el mes y dos para el ao. 41 Sitate en la celda B8 y escribe mayo-1995 42 Pulsa INTRO

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En la celda aparecer los tres primeros caracteres del mes y dos para el ao, y en la Barra de Frmulas aparecer la fecha introducida tomando como da el 1. 43 Sitate en la celda C1 y escribe 0:0 44 Pulsa INTRO Este es un dato de tipo hora. Tambin se alinea automticamente a la derecha. 45 Sitate en la celda C2 y escribe 12:30:12 46 Pulsa INTRO 47 Sitate en la celda C3 y escribe 22:12 48 Pulsa INTRO 49 Sitate en la celda C4 y escribe 10 pm 50 Pulsa INTRO En la celda aparecer 10:00 pm, pero en la Barra de Frmulas aparecer la hora con el formato 22:00:00. 51 Sitate en la celda C5 y escribe 10AM 52 Pulsa INTRO Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el smbolo, Excel lo tomar como un texto. 53 Estando situado en la celda C5, Escribe 10 Am 54 Pulsa INTRO 55 Sitate en la celda C7 y escribe 1/1/95 1:1 56 Pulsa INTRO Vers como Excel tambin admite la introduccin de una fecha y hora simultneamente, si no cabe en la celda la columna se ampliar automticamente. 57 Sitate en la celda C8 y escribe 12/12/95 12:30 58 Pulsa INTRO 59 Sitate en la celda D1 y escribe Casa 60 Pulsa INTRO Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automticamente a la izquierda. 61 Sitate en la celda D2 y escribe La Hoja de Clculo Excel 62 Pulsa INTRO

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Al introducir el texto vers como en la Hoja ocupa ms de una celda, la D2 y la E2. Los datos tipo texto pueden ocupar ms de una celda en la Hoja mientras no se escriba nada en las celdas que ocupa. 63 Sitate en la celda E2 y escribe Hombre 64 Pulsa INTRO Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que ocurre es que el contenido de E2 oculta parte del texto de D2 pero no lo borra. Si nos situamos sobre la celda D2 y observamos su contenido en la Barra de Frmulas, veremos como no se ha borrado. Para solucionar dicho problema bastar con ampliar la anchura de la celda D2, pero esto lo veremos ms adelante. 65 Sitate en la celda D3 y escribe grande 66 Pulsa FLECHA ABAJO El cursor se mover automticamente a la celda inferior D4. 67 Escribe La Hoja de Clculo Excel que vamos a estudiar corresponde a la versin 2007 en la celda D4. 68 Pulsa la tecla INTRO Observa como el texto introducido ocupa varias celdas en la Hoja aunque el texto realmente permanece en la celda D4. Ahora vamos a practicar la introduccin de frmulas. 1 Haz clic sobre la pestaa de la Hoja2. 2 Sitate sobre la celda A1 y escribe =1200+12, para sumar 12 a 1200. 3 Pulsa FLECHA ABAJO No olvides empezar siempre una frmula con el signo "=" Observars como en la celda aparece el resultado de la frmula u operacin anterior, pero que en la Barra de Frmulas aparece la frmula introducida. 4 Escribe =11-10 en la celda A2, para restar 10 de 11. 5 Escribe =13*2 en la celda A3, para multiplicar 13 por 2. 6 Escribe =24/2 en la celda A4, para dividir 24 entre 2. 7 Escribe =10^2 en la celda A5, para realizar la operacin 10 elevado a 2. Si no sale el smbolo ^ al pulsar su tecla, no pasa nada cuando pulses el siguiente carcter saldr el smbolo. Ahora vamos a utilizar referencias o otras celdas y operadores aritmticos. Queremos que en la celda B1 Excel nos realice la suma del contenido de la celda A1 y A2. 8 Escribe =A1+A2 en la celda B1.

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Al introducir la frmula anterior observars como en la celda aparece el resultado de la operacin anterior, pero en la Barra de Frmulas aparece la frmula introducida. De esta forma si modificamos el valor de la celda A1 y/o A2, Excel recalcular automticamente las frmulas que contengan referencias a las celdas modificadas. 9 Sitate en la celda A1. 10 Escribe 1000 11 Pulsa INTRO Observa como el resultado de la celda B1 se modifica tambin. Ahora utilizaremos referencias a otras celdas y operadores de texto. 8 Escribe La en la celda E1. 9 Escribe casa en la celda E2. Queremos escribir en la celda E3 la concatenacin del contenido de la celda E1 y E2. 10 Escribe =C1&C2 en la celda E3. Observa como aparece la concatenacin del contenido de las dos celdas mencionadas. Resultara mejor si dejramos un espacio en blanco entre las dos celdas. 11 Escribe =C1&" "&C2 en la celda E4. 12 Escribe =C1&" gran "&C2 en la celda E5. Tambin se pueden concatenar con valores numricos. 13 Escribe =C2&A4 en la celda E7. 14 Escribe =C1&12 en la celda E8. Pasaremos a estudiar los operadores relacionales. 15 Escribe =10>12 en la celda F3. Excel nos devolver el valor VERDADERO si es cierta la comparacin o el valor FALSO en caso contrario. En nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 es mayor que el valor 12, lo cual es Falso. ste ser el valor que aparecer en la celda. 15 Escribe =A1>1 en la celda F4. El resultado ser cierto ya que el contenido de A1 (1000) es mayor que 1, en la celda aparecer el valor Verdadero (Se ampliar la columna automticamente para que quepa en la celda). 16 Escribe =A1=A4 en la celda F5. Excel comprobar si el valor de la celda A1 (1000) es igual al valor de la celda A4 (12), lo cual es falso. Ahora estudiaremos algunas funciones predefinidas de Excel.

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Queremos escribir en la celda D1, el valor 10,123 redondeado con 1 decimal. Para ello Excel dispone de una funcin llamada Redondear cuyos parmetros son: primero el nmero a redondear, un punto y coma (como separador de parmetros) y por fin el nmero de decimales deseados en el redondeo. 17 Escribe =redondear(10,123;1) en la celda D1. Observa como en la celda D1 aparece el resultado deseado. Tambin se pueden utilizar referencias a otras celdas. 18 Escribe 10,123 en la celda D2. 19 Escribe =REDONDEAR(D2;1) en la celda D3. Observa como el resultado es idntico al de la celda D1. Ahora queremos sumar el contenido de la celdas A1,A2 y A3. 20 Sitate en la celda A7. 21 Escribe =A1+A2+A3 22 Pulsa FLECHA ABAJO Otra forma consiste en utilizar la funcin SUMA de Excel, la cual utiliza muchas veces operadores de referencia (para indicar un conjunto de celdas). 23 Escribe =SUMA(A1:A3) en la celda A8. Lo cual quiere decir que se van a sumar los contenidos del conjunto de celdas empezando por A1 y terminando con A3 (A1,A2,A3). 24 Pulsa FLECHA ABAJO. 25 Escribe =SUMA(A1:A4;A7) en la celda A11. Esto equivale a realizar la operacin =A1+A2+A3+A4+A7. 26 Pulsa FLECHA ABAJO. 27 Escribe =SUMA(A1:D3) en la celda A12. Esto equivale a realizar la operacin =A1+A2+A3+B1+B2+B3+C1+C2+C3+D1+D2D3. 28 Cierra el libro sin guardar los cambios, es decir: Haz clic sobre el botn Cerrar de la barra de men.

Nos preguntar si queremos guardar los cambios realizados (esto se explicar en el tema siguiente). Haz clic sobre el botn No.

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SESION 8: FORMULAS Y FUNCIONES


Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

Introducir Frmulas y Funciones


Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4 +C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

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Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar funcin con el asistente


Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.

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Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

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En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.

que

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora


De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

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En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie) DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) DIASEM(nm_de_serie;tipo) FECHA(ao;mes;da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(nm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(nm_de_serie) MINUTO(nm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(nm_de_serie) Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

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EJERCICIO: FUNCIONES DE FECHAS Y HORAS.


Objetivo. Practicar el uso de las funciones de fechas y horas en Excel2007.

Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Sitate en la celda A1 y pulsa sobre funcin AHORA(). 3 Pulsa el botn Aceptar. Aparece un cuadro de dilogo indicando que la funcin no tiene argumentos. 4 Pulsa de nuevo sobre Aceptar. 4 Sitate en la celda B2 y escribe el da de hoy en nmero. Ej. 5 5 Sitate en la celda B3 y escribe el mes actual en nmero. Ej. 8 6 Sitate en la celda B4 y escribe el ao actual en nmero. Ej. 2007 7 Sitate en la celda C5 y pulsa sobre , escoge la funcin FECHA() y pulsa el botn Aceptar. , selecciona la categoria de fecha y hora y elige la

8 Selecciona como argumentos las celdas B4 --> para ao, B3 --> para mes y B2 --> para da, pulsa Aceptar. Vamos a calcular nuestra edad. 9 Sitate en la celda D1 y escribe tu fecha de nacimiento en formato (dia/mes/ao) 10 En la celda E1 escribe =HOY() 11 En la celda E2 selecciona la funcin DIAS360, como fecha inicial la celda D1 (fecha nacimiento), como fecha final E1 (el da de hoy) y en mtodo escribe Verdadero. Como resultado nos aparece los das transcurridos desde la fecha D1 y la fecha E1. 12 Ahora en la celda F3 escribe =E2/360 para obtener los aos. El resultado aparece con decimales, para que nos salga solo la parte entera podemos utilizar la funcin =ENTERO(E2/360). Hemos utilizado cuatro de las funciones ms utilizadas y que ofrecen muchas posibilidades. 13 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones con fechas.

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14 Cierra el libro de trabajo.

Funciones de texto
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. Funcin Descripcin Devuelve el carcter especificado por el nmero Devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Redondea un nmero pasado como parmetro Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la posicin inicial del texto buscado Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/falso) Devuelve el nmero de

CARACTER(nmero)

CODIGO(texto)

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)

DERECHA(texto;nm_de_caracteres)

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

ESPACIOS(texto)

EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

IGUAL(texto1;texto2)

IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)

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caracteres especificados LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte un texto a nmero

LIMPIAR(texto)

MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero;nm_de_decimales)

NOMPROPIO(texto)

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo) REPETIR(texto;nm_de_veces) SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)

T(valor) TEXTO(valor;formato)

TEXTOBAHT(nmero)

VALOR(texto)

EJERCICIO DE FUNCIONES DE TEXTO.


Objetivo. Practicar el uso de las funciones de texto en Excel2007.

Ejercicio paso a paso.

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1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Sitate en la celda A1 y pulsa sobre CODIGO(), pulsa sobre Aceptar. , selecciona la Categora Texto y elige la funcin

3 Escribe como argumento de esa funcin la letra a y pulsa Intro. Vemos que obtenemos el cdigo 97, este es el nmero asignado a la letra a, ahora vamos a comprobar que es cierto con la funcin CARACTER(). 4 Sitate en la celda B1 y pulsa sobre CARACTER(). , selecciona la Categora Texto y selecciona la funcin

5 Como argumento escribe 97. Comprobamos que efectivamente nos devuelve la letra "a". 6 Sitate en la celda B2 y escribe "Hoy es ". Fjate en dejar los espacios en blanco. 7 Sitate en la celda B3 y escribe " Enero ". Fjate en dejar los espacios en blanco. 8 En la celda B4 escribe 22 y en la celda B5 escribe 2006. Ahora vamos a crear una frase concatenando varias celdas. 9 Sitate en la celda C5 y pulsa sobre , selecciona la Categora Texto

10 Selecciona la funcin CONCATENAR() y como argumentos escribe en el primer argumento B2, en el segundo B4, como tercer argumento escribe " de", como cuarto argumento escribe B3, como quinto argumento escribe "de " y como ltimo argumento escribe B5. 11 Para que nos indique la fecha en una sola celda la funcin debe quedar as =CONCATENAR(B2;B4;" de";B3;"de ";B5). Vamos a utilizar ahora la Funcin NOMPROPIO() que tambin es de gran utilidad para formatear una cadena de texto. 12 Sitate en la celda A6 y escribe "pepe" en la celda B6 escribe "gutierrez" y en la celda C6 escribe "ruiz". No escribas maysculas. 13 Ahora en la celda D6 pulsa sobre , selecciona la categoria de Texto, selecciona la Funcin CONCATENAR() pulsa Aceptar y escoge como parmetros A6, B6 y C6. Debemos aadir los espacios para separar el nombre completo. La frmula debe quedar as =CONCATENAR(A6;" ";B6;" ";C6). Ya tenemos el nombre completo en una celda, ahora s podemos hacer uso de la Funcin NOMPROPIO(). 14 Sitate en la celda G6 y selecciona la Funcin NOMPROPIO() y psale como parmetro la celda D6. Debemos obtener en la celda G6 Pepe Gutierrez Ruiz. Nos ha puesto las iniciales en maysculas.

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15 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre Funciones con texto. 16 Cierra el libro de trabajo.

Funciones de bsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas: Funcin AREAS(ref) BUSCAR(...) BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenad o) BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ord enado) COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) COLUMNA(ref) COLUMNAS(matriz) DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) FILA(ref) FILAS(matriz) HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo) IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas;campo Descripcin Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accion de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento Extrae datos almacenados en

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1;elemento1;campo2;elemento2...) INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

una tabla dinmica Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna Devuelve una referencia especificada Intercambia las filas por las columnas en una matriz

INDIRECTO(ref;a1) TRANSPONER(matriz)

EJERCICIO DE FUNCIONES QUE BUSCAN.


Objetivo. Practicar el uso de las funciones que buscan valores en Excel2007.

Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por ejemplo Jose, Juan, Javi, Maria... Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B. 3 Ahora en la Columna C escribe nmeros de telfono al lado de cada nombre que has introducido antes. Vamos a hacer uso de la funcin BUSCAR(), utilizaremos la celda D5 para introducir el nombre a buscar y la celda D11 para albergar el telfono de la persona buscada. 4 As pues, sitate en la celda D11 y pulsa sobre referencia y elige la funcin BUSCAR(). 5 Pulsa Aceptar. 6 En el parmetro valor_buscado introduce o selecciona la celda D5, en vector_de_comparacin escribe "B:B" o selecciona la Columna B y en el parmetro vector_resultado escribe "C:C" o selecciona la Columna C. 7 Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y mira que ocurre. En la celda D11 debe aparecer el telefono de la persona. Ahora vamos a utilizar la funcin TRANSPONER(), que es una poco ms compleja, pero tampoco mucho. Recordemos que transponer significa cambiar filas por columnas y viceversa. Es decir si tenemos los datos en fila, al transponer obtendremos los datos en columna. , selecciona la categoria de bsqueda y

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8 Sitate en la celda A15 y pulsa sobre , selecciona la categoria de bsqueda y referencia y elige la funcin TRANSPONER(). Pulsa Aceptar. En el nico parmetro que nos pide "Matriz" debemos seleccionar la matriz de filas y columnas que vamos a transponer. 9 Seleccionar la matriz de B1:C10. La formula ya est hecha, pero vemos que nos d un error de valor, esto se debe a que la frmula hace referencia a una matriz y no a una nica celda. Para que la transposicin se efectue correctamente debemos repetir la frmula para todas las celdas a transponer siguiendo los siguientes pasos. 10 A partir de la celda de la frmula (A15) esta incluida, selecciona las celdas necesarias para cubrir la matriz transpuesta, es decir una matriz de 2 filas por 10 columnas que se correspondern con la matriz A15:J16, pulsar F2 y seguidamente Ctrl+Mayus+Enter. De este modo la formula se copia al resto de celdas y se ejecuta correctamente. 11 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones de bsqueda. 12 Cierra el libro de trabajo.

FUNCIONES FINANCIERAS.
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel: Funcin Descripcin y Ejemplo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mediante el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo Devuelve la depreciacin de un

DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)

DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)

DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;

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periodo_final;factor;sin_cambios)

bien para un perodo especificado, incluyendo periodos parciales Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una inversin Devuelve el nmero de pagos de una inversin Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de inters constantes Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo determinado Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien durante un perodo dado Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante un perodo especfico Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para una serie de valores en efectivo Devuelve la tasa interna de retorno modificada Devuelve el valor actual de una inversin Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros

INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)

NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

SLN(costo;valor_residual;vida)

SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)

TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)

TIR(valores;estimar)

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin) VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)

VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)

VNA(tasa;valor1;valor2;...)

EJERCICIO DE. FUNCIONES FINANCIERAS.


Objetivo. Practicar el uso de las Funciones Financieras en la creacin de hojas de clculo con Excel2007.

Ejercicio paso a paso.

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Vamos a desarrollar un ejemplo prctico para calcular el pago de un prstamo basndonos en pagos constantes y una tasa de inters constante. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. Para realizar este ejercicio haremos uso de la funcin PAGO. 2 Haz clic sobre el botn de la barra de frmulas.

Aparecer el cuadro de dilogo Insertar funcin. 3 Selecciona del recuadro Selecciona una categora la opcin Financieras. 4 Elige del recuadro Selecciona una funcin, PAGO. La sintaxis de la funcin PAGO es PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo), vamos a describir cada uno de sus parmetros: tasa = es el tipo de inters del prstamo. nper = es el nmero total de pagos del prstamo. va = es el valor actual del total de pagos vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr tras el ltimo pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, tras el ltimo pago no queda ningn saldo pendiente lo que ocurre cuando se trata de un prstamo. tipo = indica el vencimiento de pagos. (tipo = 0) --> al final del perodo (tipo = 1) --> al inicio del perodo Ahora que ya conocemos los parmetros que necesita la funcin, podemos crear el ejemplo: Vamos a pedir un prstamo de 100,000 , en un perodo de 30 aos, es decir 30*12=360 n de pagos mensuales, a un inters del 6%. As pues, ya tenemos un ejemplo de un prstamo. 5 Sitate en la celda A1 y escribe Prstamo 6 Sitate en la celda A2 y escribe Tasa 7 Sitate en la celda A3 y escribe N Pagos 8 Sitate en la celda A4 y escribe Tipo 9 Sitate en la celda A5 y escribe Cuota Mensual 10 Sitate en la celda B1 y escribe 100.000 11 Sitate en la celda B2 y escribe 6 %

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12 Sitate en la celda B3 y escribe 360 13 Sitate en la celda B4 y escribe 0 14 Sitate en la celda B5 y escribe =PAGO(B2/12;B3;B1;0;B4) Con esta funcin indicamos que el vencimiento del pago se realiza al final del perodo y que no existen cuotas al finalizar los pagos. Como resultado debemos obtener -599,55 que ser la cuota mensual. El nmero sale negativo porque el efectivo que se paga, por ejemplo depsitos en cuentas de ahorros, cuotas de un prstamos, se representa con nmeros negativos; el efectivo que se recibe, se representa con nmeros positivos.

Con la funcin PAGO tambin podemos calcular qu cuota mensual debemos ingresar para ahorrar una cantidad de dinero en X aos. Vamos a calcular cmo podemos ahorrar 30.000 en 5 aos, con un inters del 6%. 15 Sitate en la celda C1 y escribe Ahorro 16 Sitate en la celda C2 y escribe Tasa Anual 17 Sitate en la celda C3 y escribe Aos 18 Sitate en la celda C4 y escribe Ingresos Mensuales 19 Sitate en la celda D1 y escribe 30.000 20 Sitate en la celda D2 y escribe 6% 21 Sitate en la celda D3 y escribe 5 22 Sitate en la celda D4 y escribe PAGO(D2/12;D3*12;0;D1) Como resultado debemos obtener en la celda D4 la cantidad de -429,98 . Vamos a calcular ahora los intereses pagados en un perodo de tiempo por un prstamo, por ejemplo los intereses del primer ejemplo. Para realizar este ejercicio utilizaremos la funcin PAGOINT Esta funcin tiene la siguiente sintaxis PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) tasa = es el tipo de inters del prstamo. perodo = es el perodo para el que se desea calcular el inters y debe estar entre 1 y el parmetro nper nper = es el nmero total de pagos del prstamo. va = es el valor actual del total de pagos

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vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr trs el ltimo pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, trs el ltimo pago no queda ningn saldo pendiente. tipo = indica el vencimiento de pagos. (tipo = 0) --> al final del perodo (tipo = 1) --> al inicio del perodo

23 Sitate en la celda E1 y escribe Prstamo 24 Sitate en la celda E2 y escribe Tasa Anual 25 Sitate en la celda E3 y escribe Inters en la Cuota N 26 Sitate en la celda E4 y escribe Cantidad de Cuotas 27 Sitate en la celda E5 y escribe Inters 28 Sitate en la celda F1 y escribe 100.000 29 Sitate en la celda F2 y escribe 6% 30 Sitate en la celda F3 y escribe 1 31 Sitate en la celda F4 y escribe 360 32 Sitate en la celda F5 y escribe PAGO(F2/12;F3;F4) Esta funcin nos debe devolver -361,80 que es el inters pagado en la primera cuota del prstamo. Cambiando el valor en F3 podrs ver el inters pagado en cada caso.

Vamos a calcular ahora las cuotas amortizadas para un prstamo, seguimos basndonos en el primer ejercicio. Para realizar este ejercicio utilizaremos la funcin PAGOPRIN Esta funcin tiene la siguiente sintaxis PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) tasa = es el tipo de inters del prstamo. perodo = es el perodo para el que se desea calcular la amortizacin y debe estar entre 1 y el parmetro nper nper = es el nmero total de pagos del prstamo. va = es el valor actual del total de pagos

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vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr trs el ltimo pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, trs el ltimo pago no queda ningn saldo pendiente. tipo = indica el vencimiento de pagos. (tipo = 0) --> al final del perodo (tipo = 1) --> al inicio del perodo

33 Sitate en la celda A8 y escribe Prstamo 34 Sitate en la celda A9 y escribe Tasa Anual 35 Sitate en la celda A10 y escribe Clculo amortizacin en cuota n 36 Sitate en la celda A11 y escribe Cuotas Totales 37 Sitate en la celda A12 y escribe Amortizado 38 Sitate en la celda B8 y escribe 100.000 39 Sitate en la celda B9 y escribe 6 % 40 Sitate en la celda B10 y escribe 1 41 Sitate en la celda B11 y escribe 360 42 Sitate en la celda B12 y escribe PAGOPRIN(B9/12;B10;B11;B8) Como resultado debemos obtener en la celda B12 la cantidad de -99,55 .que si nos fijamos es el resultado de la diferencia de quitar los intereses a la cuota total del prstamo. Como vemos en la primera cuota de la amortizacin los intereses son ms del 80% y la amortizacin propia del prstamo no llega al 20%.

43 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones Financieras. 44 Cierra el libro de trabajo.

Otras funciones.
Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad. En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras. Funcin Descripcin

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Funciones matemticas y trigonomtricas ABS(nmero) ALEATORIO() Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1 Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero determinado de elementos Devuelve el coseno de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero determinado Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero Romano Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado Devuelve el resto de la divisin Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos Devuelve el valor mximo de la lista de valores Devuelve el valor mnimo de la lista de valores Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores Devuelve la media aritmtica de la lista de valores Devuelve la varianza de una lista de valores

COMBINAT(nmero;tamao)

COS(nmero) ENTERO(nmero)

EXP(nmero)

FACT(nmero)

NUMERO.ROMANO(nmero,forma)

PI() POTENCIA(nmero;potencia)

PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)

RAIZ(nmero) RESIDUO(nmero;nm_divisor) Funciones estadsticas MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...)

MAX(nmero1;nmero2;...) MIN(nmero1;nmero2;...) MEDIANA(nmero1;nmero2;...) MODA(nmero1;nmero2;...) PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) VAR(nmero1;nmero2;...)

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K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Funciones lgicas FALSO() VERDADERO

Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos Devuelve el valor lgico Falso Devuelve el valor lgico Verdadero Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin Invierte el valor lgico proporcionado Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve VERDADERO Comprueba si se refiere a una celda vaca Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lgico Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo numrico Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del valor

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

NO(valor_lgico) Y(valor_logico1;valor_logico2;...)

O(valor_logico1;valor_logico2;...) Funciones de informacin ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESLOGICO(valor) ESNOTEXTO(valor) ESTEXTO(valor) ESNUMERO(valor)

TIPO(valor)

EJERCICIO DE OTRAS FUNCIONES.


Objetivo. Practicar el uso de otras funciones en Excel2007.

Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio.

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2 Escribe en la Columna B unos 5 nmero enteros (mejor para el ejercicio si son de un solo dgito). Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B. Vamos a multiplicar todos los valores de la columna B, 3 Sitate en la celda C6 y pulsa sobre , selecciona la categoria de Matemticas y trigonometra y elige la funcin PRODUCTO(). Pulsa Aceptar. 4 Selecciona la columna B como parmetro. Pulsa Aceptar. Ya tenemos el resultado del producto en la celda C6. Ahora vamos a pasar el resultado a nmeros romanos. (Por esto mejor nmeros de un dgito). 5 Sitate en la celda D6 y pulsa sobre , selecciona la categoria de Matemticas y trigonometra, selecciona la funcin NUMERO.ROMANO. 6 Selecciona como parmetro la celda donde tenemos el resultado del producto, la celda C6 y pulsa Aceptar. Debe de aparecer el resultado en nmeros romanos. Trabajemos un poco de estadstica. 7 Aade 5 nmeros ms en la columna B y modifica los que existen por nmeros ms grandes, de ms de un dgito. 8 Sitate en la celda B12 y pulsa sobre Estadsticas. , selecciona la funcin PROMEDIO de la categora

9 Selecciona como parmetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa sobre Aceptar. Ahora vamos a ver la MEDIANA. 10 Sitate en la celda B13 y pulsa sobre Estadisticas. , selecciona la funcin MEDIANA de la categora

11 Selecciona como parmetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa sobre Aceptar. Y vamos a ver la MODA. 12 Sitate en la celda B11 y pulsa sobre Estadsticas. , selecciona la funcin MODA de la categora

13 Selecciona como parmetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa sobre Aceptar. 14 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Otras Funciones de Excel. 15 Cierra el libro de trabajo.

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EJERCICIO: PRECIPITACIONES.
1 Empezar un nuevo libro de trabajo. 2 Crear un modelo para obtener una serie de estadsticas sobre los das con precipitaciones en diferentes poblaciones durante el ao 1999. El modelo lo tienes a continuacin, teniendo en cuenta que las celdas de color azul contienen frmulas.

Completar el cuadro para todos los meses y todas las ciudades. 3 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Precipitaciones. 4 Cerrar el libro.

EJERCICIO: VENDEDORES.
1 Empezar un nuevo libro de trabajo. La divisin de ventas de una empresa necesita hacer un seguimiento continuo de las ventas obtenidas por los vendedores para el primer cuatrimestre del ao. Los datos van a servir para obtener informacin sobre las ventas de cada mes y para decidir la forma de actuar. El jefe de ventas quiere tener un modelo que muestre los resultados de los vendedores con sus correspondientes totales por mes y por vendedor. 2 Crear el modelo que tienes a continuacin, teniendo en cuenta que las celdas de color azul contienen frmulas.

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No te preocupes por los datos que faltan ya que lo acabaremos ms adelante. 3 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Vendedores. 4 Cerrar el libro.

EJERCICIO: PRSTAMO.
1 Empezar un nuevo libro de trabajo. Vamos a pedir un prstamo de 60.000 a pagar en 5 aos con un inters fijo del 9 % a una entidad bancaria y queremos saber el desembolso mensual que deberemos efectuar y el desglose en intereses y amortizacin 2 Crear la tabla que ves en la imagen. Ten en cuenta que las celdas resaltadas en azul son resultados obtenidos mediante funciones, no debes copiarlos. 3 Completa tabla con valores que correspondan las celdas de columnas Cuota, Interes Amortizacin. la los se en las de y

Para ello repasa las funciones PAGO, PAGOINT y PAGOPRIN.

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Si no quieres escribir tanto puedes rellenar las celdas C7:E7 y cuando sepas copiar celdas en el prximo tema, completar el resto del rango (celdas C8:E12).

4 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Prestamo. 5 Cerrar el libro.

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SESIN 9: FORMATO DE CELDAS


Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

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Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

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Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.

Aparecer la ficha de la derecha. Elegir deseadas. las opciones

Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha. Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.

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DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda. LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc...

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En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos.

Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

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Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color:Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.

Rellenos
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar Inicio. la pestaa

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. Aparecer la ficha de la derecha.

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Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color. Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la trama.

En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.

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Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer la ficha de la derecha: Elegir la opcin deseada del recuadro Categora: Hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.

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En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin). Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

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EJERCICIO DE LA SESIN 9: FORMATO DE CELDAS EJERCICIO CARRERA.


1 Empezar un nuevo libro de trabajo. El club "Rapidito" organiza una carrera de bicicletas. Los participante tienen distintos tipos de bicicletas, por lo que el tiempo que utilizan para cubrir la carrera se multiplica por un factor de compensacin para que el resultado sea justo. Los organizadores de la carrera desean realizar un modelo que les permita calcular el tiempo de carrera y poder elaborar una lista de clasificaciones. 2 El modelo tendr el aspecto que aparece a continuacin, teniendo en cuenta que los recuadros con fondo Azul claro sern frmulas:

3 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados con el nombre de Carrera en la carpeta Mis documentos del disco duro.

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SESION 10: GRAFICOS


Introduccin
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Veamos cmo crear de un grfico.

Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

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Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los siguientes apartados.

Aadir una serie de datos


Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas opciones. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

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Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico. As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345. Pulsa el botn el rango correcto. y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grfico. Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series como enlas categoras.

Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaa Diseo). Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.

Modificar las caractersticas del grfico


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En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:

Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada. Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.

Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior). Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponibles:

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Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados. Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes sacarle a estas caractersticas.

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