COMUNICACIN EN EL NIVEL TCNICO RESUMEN SENA

SEMANA 1 LA COMUNICACIN Es un proceso en el cual una o varias personas influyen en la percepcin, afectos, sentimientos, ideas y actuaciones de otras personas No slo se establece con palabras, tambin con actitudes y gestos, tono de voz, expresin corporal Hablar Bien De manera adecuada Con el tono apropiado Sin acentuar en exceso una palabra Comprenda lo que dicen otros Exprese con claridad lo que quiere decir Las buenas relaciones requieren buena comunicacin Causar impacto en el receptor El impacto es resultado de la idea, el mensaje y los medios Elementos Emisor, mensaje, receptor Formas Directa, indirecta El entorno puede ofrecer dificultades para la comunicacin La comunicacin en una empresa: informa, explica e interroga

Los mensajes descendentes deben ser veraces, sensatos, claros y siempre han de contener informacin necesaria e interesante En la comunicacin ascendente se usa: Reuniones peridicas. Entrevistas personalizadas. Jornadas de despachos abiertos. Crculos de calidad. Las notas de obligada respuesta. Telfonos de servicios. Encuestas. Sistemas de sugerencias (buzones, cartas, etc.). Buscar un lugar en que se pueda hablar Las crticas y las explicaciones son en privado Continuar hablando en otro momento si no se est llegando a algn lugar SEMANA 2 LA COMUNICACIN ESCRITA Se debe usar para informar, confirmar y solicitar Una cosa es la intencin que tiene la persona que escribe el mensaje y otra es cmo el receptor lo interpreta A veces si es muy largo el mensaje, o tiene un lenguaje muy sofisticado, la otra persona no lo entiende y no se cumple el objetivo de la comunicacin Producir ideas de manera escrita en funcin de circunstancias particulares Manifestar nuestras intenciones de una forma clara y especfica Tener en cuenta: qu va a decir, cmo, para qu, a quin, cul es la intencin, cul es el objetivo

Una idea secundaria desarrolla, complementa, ampla o sustenta la idea principal No usar oraciones demasiado tajantes Un prrafo muy largo confunde y no deja claro cul es la idea principal Debe haber coherencia, las partes deben estar bien enlazadas Use: no obstante, por otra parte, precisamente, sin duda, en efecto, como resultado Cada texto necesita una redaccin diferente Es importante asegurarse de que los detalles estn claros, sustentar o apoyarse en datos o documentos que garanticen la veracidad de la informacin y organizarla en un orden lgico Momentos Apertura. Capta la atencin Cuerpo Conclusin GRAMTICA Y ORTOGRAFA Con una mala gramtica se cambia el sentido del mensaje Una buena puntuacin ayuda a expresar Buscar apoyo Escoja las palabras con cuidado Utilice palabras que el receptor entienda con rapidez y que sean precisas para que no las interprete de forma distorsionada Haga comparaciones o ejemplos Destaque caractersticas agradables Las oraciones en voz pasiva contienen menos informacin Actualmente hay un abuso de la voz pasiva y un cambio mal hecho del yo por nosotros Recuerde los protocolos

Seor, seora, seorita, doctor La comunicacin ascendente les permite a los jefes saber lo que opinan los empleados La comunicacin horizontal usa: Reuniones de trabajo entre departamentos. Encuentros y eventos que permitan el dilogo y el contraste de opiniones. Elaboracin de informes. Comunicados varios (cartas internas, notas recordatorias, etc.) La comunicacin externa busca la manera de influir en las costumbres y acciones de los pblicos externos. Una buena comunicacin externa, permite fortalecer la imagen de la organizacin y hace posible que la empresa conozca la opinin de los diferentes pblicos con respecto a los productos y servicios que ofrece. Se deben conocer los grupos con los que se interacta Los humanos somos seres sociales por naturaleza y, por lo tanto, tenemos la necesidad de relacionarnos con los dems y dejar constancia de nuestra existencia Cdigo. Es un conjunto de signos sistematizado junto con unas reglas que permiten utilizarlos. A veces hay situaciones extralingsticas que nos ayudan a interpretar el mensaje: Un conductor que mira la rueda del coche >> Un clavo ha pinchado la rueda Pasamos la mayor parte de nuestras vidas con otras personas La comunicacin no verbal Ampla o reduce la amplitud del mensaje Vara segn la cultura

Contexto: Situacin en la que se produce la comunicacin La comunicacin eficaz entre dos personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor Es muy importante saber escuchar El or es simplemente percibir vibraciones de sonido. Mientras que escuchar es entender, comprender o dar sentido a lo que se oye Elementos que facilitan la escucha activa: - Disposicin psicolgica: prepararse interiormente para escuchar. Observar al otro: identificar el contenido de lo que dice, los objetivos y los sentimientos Elementos a evitar en la escucha activa: distraerse, interrumpir, juzgar, ofrecer soluciones, rechazar, creerse un experto Mejorar la comunicacin Acciones: empata, decir con las propias palabras lo que parece que el emisor acaba de decir Dar refuerzos o cumplidos Resumir No hablar de que es la persona en forma negativa No discutir varios temas a la vez No ir acumulando emociones negativas No hablar de cosas feas del pasado Ser preciso No generalizar: siempre, nunca Ser breve No repetir lo mismo una y otra vez Hacer contacto visual sin exagerar No tener un tono muy alto o muy bajo Mensajes cortos. Hacer un borrador y revisarlo

Cartas. Ser especfico, suprimir informacin que sea innecesaria, no utilizar muletillas, no repetir El artculo. Debe llevar un ttulo que capte la atencin, el tema debe ser uno, basado en buenas fuentes, usar comillas para citar Memorando. Es informativo o recordatorio, corto, con lenguaje formal y firmado Para: Jaqueline Altamirano Herrera, Jefe de Recursos Humanos De: Camilo Jaramillo Fecha:5 de Diciembre de 2006 Asunto: Reunin de fin de ao Escriba frases cortas. Intente decir lo mismo con menos palabras. Las frases cortas son ms fciles de entender que las frases largas. Se pueden decir las mismas cosas con frases simples y palabras de uso comn LA CARTA La carta comienza antes de escribir las primeras letras. Principia en nuestra mente y corazn, proyectando a quien la recibir e imaginando sus sentimientos y predisposicin Forma en el receptor una imagen de nosotros La gente guarda las sensaciones e impresiones que evocamos Hay reglas sencillas y de sentido comn que al seguirlas crearn el mejor de los efectos No usar el apellido, ni abreviaturas Empezar con Estimado seor La forma de despedirnos debe ser tal y cmo deseamos ser recordados En las cartas formales no hacer reiteracin al final Sellar con la firma La efectividad de una carta responde a su redaccin cuidadosa

La redaccin depende de: claridad, enfoque, profundidad y consistencia La claridad no dejar lugar a dudas en quien lee, qu pretendemos No dejar lugar a dudas o mal interpretaciones Que tras la lectura se sepa exactamente qu lo motiv a comunicarse Debemos llegar a algn lugar y asegurarnos de que se lugar sea el que deseamos Si el respaldo es liviano, frvolo o infantil, perderemos credibilidad y se frustrar nuestro intento La profundidad captar la atencin del lector y convencer de que nuestras intenciones al escribir estn bien fundadas Debe haber resultados SEMANA 5 Del buen manejo que tengamos de habilidades sociales como la asertividad y la inteligencia emocional depender el xito de nuestras comunicaciones y relaciones interpersonales Las habilidades sociales son un conjunto de hbitos (a nivel de conductas, pero tambin de pensamientos y emociones), que nos permiten mejorar nuestras relaciones interpersonales, sentirnos bien, obtener lo que queremos, y conseguir que los dems no nos impidan lograr nuestros objetivos. ASERTIVIDAD Comience las frases por yo No se descarte a s mismo ni descarte a los otros No sea vago ni disuelva su mensaje con muletillas sin sentido Sea especfico en la retroalimentacin y en la crtica, ej. declaracin asertiva: Camila, me di cuenta de que te falt X protocolo, y ste es muy importante porque... Por esta razn te pido que tengas ms cuidado...

Declaracin no asertiva: Camila cmo pudiste cometer semejante error?! Use un lenguaje neutral y no explosivo Sea cooperativo, abierto y receptivo con los dems: Puede que sepan algo que usted no. Ejemplo: Usted ha encargado a Pablo de hacer algo, pero ste no lo hizo. Declaracin asertiva: Marcos, puedes decirme por qu no hiciste X? Declaracin no asertiva: Qu es lo que pretendes Marcos...? Confronte situaciones desagradables lo ms pronto posible. Tenga presente que confrontar significa compartir sus sentimientos, no dejarle caer todo encima a la otra persona Use gestos para apoyar lo que dice INTELIGENCIA EMOCIONAL Capacidad de manejar las emociones y hacer que trabajen para nosotros Premisas Autoconocimiento emocional o conciencia de uno mismo Autocontrol. Si siempre nos dejsemos llevar por el calor del momento, estaramos continuamente actuando con irresponsabilidad y luego pidiendo perdn por ello Dirigir las emociones hacia un objetivo nos permite mantener la motivacin y fijar nuestra atencin en las metas, en lugar de en los obstculos. Reconocimiento de emociones ajenas analizando el lenguaje no verbal Establecer buenas relaciones interpersonales es uno de los aspectos ms importantes y significativos para nuestra vida personal, laboral y familiar. Esto implica no slo tratar a aquellas personas que nos parecen simpticas sino tambin saber relacionarnos con aquellas con las que no congeniamos o con las que no tenemos mucho en comn

LOS COMENTARIOS HIRIENTES Los comentarios hirientes nos sacuden todos los das, y casi siempre nos toman desprevenidos. Parecen surgir de todas partes Existen tantos estilos de crtica destructiva, que es imposible clasificarlos. Hay pullas comunes y cotidianas ("Felicidades! Por fin lo lograste!"), y otras tan dolorosas que nos dejan confundidos y molestos "Cmo te las arreglas para tener un busto tan pequeo?" Tambin hay comentarios increblemente carentes de delicadeza Los familiares son los que hacen los comentarios ms devastadores y mal intencionados Cuando nos defendemos de los insultos, es fcil quedarnos atrapados en un crculo vicioso de ataque y contraataque Averige qu hay detrs del insulto Si el ataque no va en realidad dirigido a usted, djelo pasar Analice la pulla No ceda a la provocacin Enfrntese a su crtico Desarme el comentario negativo con rplicas Recurdele al agresor que ser revelado como uno en realidad es, duele mucho Recurra a su sentido del humor para crear ms irona Con ingenio agudo es posible desarmar casi a cualquiera Repetir algunas palabras del agresor puede hacer que l se d cuenta de lo equivocado que es lo que dijo Quite importancia al agravio No contradiga a su atacante si puede Las pullas tienen fuerza slo si usted se las otorga Muestre indiferencia

Nunca podr usted evitar ser blanco de comentarios hirientes Hay gente que slo sabe expresarse a travs de insultos Todo el mundo lo lastimar, por eso debe aprender a perdonar a sus amigos Cuesta mucho ms estar a la defensiva, pretender tener siempre la razn y salirse con la suya El mundo est lleno de personas que afianzan su vala en rebajar a los dems. Tienen sus bolsas y sus bolsillos llenos de agravios, y los reparten a diestra y siniestra