INFORMES ESCRITOS DE INGENIERA

Adaptado de : The Writing Center, University of Wisconsin-Madison Notes for Writing Engineering Reports. School of Chemical Engineering and Materials Science. University of Oklahoma. Robert Delaney,Citation Styles for Research Papers. Long Island University, C.W. Post Campus.

El propsito de un reporte de ingeniera es provocar un cambio.

El estilo del informe ser por lo tanto funcin del cambio esperado. En algunos casos, tales como proyectos universitarios rutinarios o consultas sobre disciplinas simples, el propsito no cambia de un informe a otro y se usa el mismo estilo para todos los informes. Para trabajos menos rutinarios la persona que escribe el informe deber identificar claramente el cambio propuesto ( la propuesta ) y seleccionar un estilo apropiado.

ESTILOS DE PRESENTACIN Se debe tener presente que el contenido de un informe de ingeniera es ms importante que el estilo. Un estilo efectivo no mejora un mal trabajo de ingeniera; sin embargo, es muy comn que excelentes trabajos de ingeniera no se visualicen, y por lo tanto se ignoren, debido al uso de un estilo incomprensible. Producto de lo anterior, la segunda mejor idea, apropiada y entusiastamente implementada comnmente desplazar a aquella , que siendo mejor, no fue adecuadamente presentada y por lo tanto no fue entendida. Se debe tener presente que si el lector no entiende un informe es el autor del informe el que ha fallado, no el lector. Las diferentes personas o lectores procesan la informacin de diferente manera. El escritor efectivo apelar a esos distintos procesos a travs de la incorporacin al texto de narraciones, analogas, ejemplos, tablas, diagramas de flujos y representaciones grficas. El informe exitoso ser aquel que use todos estos botones sin ser redundante.

LOS LECTORES Cada evento, no importa cuan grande o pequeo sea, puede ser descrito en: una frase un prrafo una pgina una serie de libros

Un informe de ingeniera debe entregar a los distintos tipos de lectores la posibilidad de escoger cual nivel leer. Especficamente, un informe debera ser confeccionado para al menos tres tipos distintos de lectores: El Ejecutivo Un lector de un minuto.

Por ejemplo, el vicepresidente de la empresa, a quien le interesa saber si el proyecto preparado es rentable y se informa acerca de la tecnologa utilizada, la inversin requerida, los riesgos involucrados, las condiciones de mercado, etc.

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El Administrador Un lector de cinco minutos.

Por ejemplo, el administrador del proyecto, quien ser el llamado a implementar o evaluar el costo de implementar el proyecto. Este deber determinar cuanta gente necesitar, cuanto tiempo tomar, que presupuesto es necesario y principalmente se formar un juicio acerca de los mritos tcnicos del proyecto. El dar una mirada al informe buscando informacin acerca de la tecnologa utilizada, asegurndose que los resultados sean coherentes. Esta persona no buscar encontrar errores en el informe ( a menos que sean muy evidentes ) sino ms bien se formar una opinin. Ser necesario entonces tener todo lo que esta persona requiere disponible y a la vista. El Lector de Detalle El Lector Meticuloso.

Por ejemplo, el ingeniero encargado de realizar otros estudios basados en el informe presentado, o de implementar los hallazgos o sugerencias. Una regla de oro dirigida a estos lectores es que deberan tener toda la informacin acerca de los datos usados, las suposiciones hechas, las herramientas (algoritmos, software, etc.) utilizadas y todos los pasos seguidos, de manera tal que pueda repetir todo el proceso sin tener que hacer ninguna pregunta al autor del informe. Esto no significa que haya que abrumar a los lectores del informe con todos los detalles de lo que se hizo, paso por paso. De ser as, se correra el riesgo de irritar al administrador y a los lectores ejecutivos. Por lo tanto debe haber un cierto balance. Aunque cada tipo de lector consigue un nivel distinto de detalles, todos deben recibir el mismo y consistente mensaje.

COMO ESCRIBIR PARA TRES LECTORES Afortunadamente, el escribir para los tres tipos de lectores definidos no requiere diferentes estilos de escritura o de informe. El estilo de pirmide invertida permite a cada uno de los lectores escoger y encontrar rpidamente la c antidad de detalles que ellos necesitan. El Lector Ejecutivo leer solamente el resumen del informe y quizs algunos ttulos; y por supuesto, el Lector detallista se sumergir en cada palabra y en cada frase de cada prrafo. Escribir para el Administrador es lo que requiere una elaboracin ms cuidadosa. As como el informe debera comenzar estableciendo la idea ms relevante, el iniciar cada seccin y subseccin con una frase resumen permitir al lector decidir rpidamente cuanta atencin dar a cada seccin particular. Una buena tcnica es decir al lector con slo una frase lo que cubrir la seccin, por ejemplo diciendo: Esta seccin describe.... Otra manera es finalizar la seccin con un prrafo simple que resuma los aspectos principales. Las tablas y figuras son elementos de gran utilidad para los lectores de cinco minutos; por ello es conveniente asegurarse que cuenten la historia o parte de la historia sin necesidad de leer todo el texto.

SECUENCIA La secuencia para escribir un informe no es la misma usada para hacer el trabajo. Una secuencia para preparar el informe podra ser del tipo: 1. 2. 3. Identificar los lectores. Determinar el propsito del Informe que puede ser diferente al propsito del trabajo. El propsito del informe no necesariamente estar incluido en el texto del informe. Planificar la presentacin Cmo puedo hacer que se entiendan mejor las ideas?. Qu cartas, grficos, figuras y/o representaciones grficas se deberan usar?. Cul debera ser la apariencia del informe? Escribir el cuerpo del informe. Escribir el resumen. Seguir trabajando y complementando el informe con ms detalles.

4. 5. 6.

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En la primera vuelta de este proceso probablemente se terminar con algo ms que el esqueleto del informe. Se debe siempre tener presente que el resumen es la parte ms importante del informe. Este demandar una presentacin clara, concisa y segura. Sin embargo, debera ser fcil de armar. Si ste requiriera mucho ms que las primeras ideas de las distintas secciones del informe, se debera considerar volver a escribir algunas secciones del informe.

FORMATO DEL INFORME El informe de un trabajo de Ingeniera no es una narracin simple describiendo el trabajo en secuencia que ste fue realizado. De hecho, la secuencia de este informe es exactamente contrario del estilo novelesco de quin es el asesino?. En otras palabras, se debe poner respuesta primero. No se requiere que el lector casual tenga que leer dificultosamente descripcin del trabajo total para saber la conclusin a que se lleg. la al la la

El mejor formato a usar es aquel que est normado o el requerido por el mandante. En todo caso, un formato posible es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Ttulo (Usar pgina separada para informes con ms de cinco pginas). Resumen ( Un cuarto a media pgina incluyendo las mayores recomendaciones). Tabla de Contenidos (Para informes con ms de 8 pginas). Introduccin. Estado del Arte (Si es apropiado). Planteamiento del problema, Explicacin, Mtodos de ensayos, Otras Secciones. Resultados y Recomendaciones. Bibliografa. Anexos.

Titulo

El ttulo debera: Describir en forma clara y precisa el contenido, de manera tal que los lectores puedan decidir leer el informe. Entregar palabras claves para la indexacin.

Los ttulos no deberan:

Incluir palabras tales como estudio sobre..., una investigacin de... Usar abreviaciones. Usar lenguaje no formal.

Resumen

Para preparar el resumen se debe responder a la pregunta: Cul es el objetivo del informe?, (en pocas palabras y sin detalles especficos).

Para tener la respuesta se debe:

Establecer los objetivos principales. ( Qu se investig?, Porqu? ). Describir los mtodos. ( Qu se hizo? ). Resumir los resultados ms importantes. ( Qu se encontr? ). Establecer las mayores conclusiones y materias significativas.(Qu resultados?).

implican

los

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Notas Adicionales: 1. 2. 3. 4. Longitud mxima: 50 a 300 palabras. Proceso: Extraer puntos relevantes de cada seccin. Condensarlos en sucesivas revisiones. No incluir referencias a figuras, tablas o fuentes. No incluir informacin que no aparezca en el informe.

Introduccin

Para escribir la introduccin se puede usar la siguiente gua: PREGUNTAS A RESPONDER Cul es el problema?

CMO RESPONDERLAS Describir el problema investigado. Resumir la informacin relevante para proveer el contexto y los conceptos que hagan entendible la experiencia.. Revisar investigaciones relevantes para entregar racionalidad. (Qu conflicto, preguntas sin respuestas, poblacin no evaluada, u otras se espera responder). Describir brevemente la experiencia: Hiptesis, investigacin, metodologa experimental, metodologa de diseo, justificacin de mtodos alternativos si existen, etc.

Porqu es importante?

Qu solucin (o camino solucin) se propone?

de

Notas Adicionales: 1. 2. 3. 4. Ir de lo general a lo especfico. (problema real investigacin bibliogrfica experiencia). Captar la atencin del lector. (Qu se debe hacer?, cules son los riesgos?). Dejar claro la relacin entre el problema y la solucin, entre el problema y el diseo de las experiencias, entre las investigaciones previas y la actual. Ser selectivo, no exhaustivo, al escoger las citas bibliogrficas y al determinar la cantidad de detalles a incluir. (En general, mientras ms relevante sea un artculo para el estudio, ms espacio se le debe prodigar y ms tarde aparecer en la introduccin). Consultar al gua o instructor si es o no necesario resumir los resultados y conclusiones en la introduccin.

5.

Seccin de Mtodos (Cuerpo del Informe).

Para esta seccin se tiene la siguiente gua til para trabajos cientficos.

PREGUNTA A CONTESTAR Cmo se estudi el problema?

CMO CONTESTARLA Explicar brevemente el tipo de procedimiento cientfico usado. Describir los materiales y equipos utilizados. Explicar los pasos seguidos en las experiencias.

Qu se us? (Materiales) Cmo se procedi? (Procedimiento)

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Notas Adicionales: 1. Entregar los detalles suficientes para replicar las experiencias. (Por ejemplo para un artculo en una revista sera conveniente incluir los materiales usados como asimismo las fuentes, fabricantes y lugares, de los reactivos y aparatos). Ordenar los procedimientos cronolgicamente o por tipos de procedimientos. Usar tiempo verbal pasado para describir qu se hizo. Cuantificar donde sea posible: concentraciones, mediciones, cantidades, temperaturas, etc. No incluir detalles de procedimientos estadsticos comunes. No mezclar resultados con procedimientos.

2. 3. 4. 5. 6.

Resultados

Para la seccin de resultados se debe responder a la pregunta: qu se observ?.

Para obtener la respuesta, para cada procedimiento o experimento se debe:

Describir brevemente la experiencia sin los detalles de la seccin de mtodos ( una frase o dos ). Entregar los resultados principales, respaldados por datos seleccionados: o Representativo: ms comn. o Mejor caso: mejor ejemplo o la excepcin.

Notas Adicionales: 1. Ordenar los resultados en forma lgica: De ms a menos importante De simple a complejo Usar tiempo pasado para describir que pas. No recurrir a simplemente repetir la tabla de datos; seleccionar. No interpretar resultados. Evitar usar palabras de ms.

2. 3. 4. 5.

Discusin

A continuacin se entrega una gua para una discusin efectiva en informes cientficos. PREGUNTAS A CONTESTAR Qu implican las observaciones? Qu conclusiones desprender? se pueden

COMO CONTESTARLAS Resumir los hallazgos ms importantes al comienzo. Para cada resultado principal: - Describir los modelos, principios y relaciones entregados por los resultados. - Explicar cmo los resultados se relacionan con las expectativas y la bibliografa citada en la introduccin. Existe concordancia, contradiccin o hay excepciones a la regla? - Explicar plausiblemente cualquier concordancia, contradiccin o excepcin. - Describir qu investigacin adicional podra resolver las contradicciones o explicar las excepciones.

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PREGUNTAS A CONTESTAR Cmo se ajustan los resultados en un contexto ms amplio?

COMO CONTESTARLAS Sugerir las implicaciones tericas de los resultados. Sugerir aplicaciones prcticas de los resultados. Extender los hallazgos a otras situaciones. Proyectar los resultados: Sirven los resultados para ayudar a comprender una materia ms amplia?

Notas Adicionales: 1. Ir de lo especfico a lo general: literatura, teora, prctica. 2. No ignorar el aspecto principal: Alcanza el estudio los objetivos planteados en la introduccin? 3. Hacer explicaciones completas. Dar evidencias para cada conclusin Discutir las posibles razones para hallazgos esperados e inesperados. 4. No generalizar en exceso. 5. No ignorar desviaciones en los datos. 6. Evitar especulaciones que no puedan ser medidas en el futuro cercano.

Bibliografa

En el momento de escribir la bibliografa, y si no hay nada normado, se puede recurrir a los siguientes estilos:

APA : Para psicologa, educacin y otras ciencias sociales. MLA: Para trabajos en las reas de literatura, artes y humanidades. AMA: Para medicina, salud y ciencias biolgicas. Turabian: Designada para estudiantes universitarios para ser usadas en todas las materias. Chicago: que se usa en todas las materias en el mundo real por libros, revistas, peridicos y otras publicaciones.

En nuestro caso particular usaremos el estilo Turabian.

Evaluacin de las fuentes de informacin. La evaluacin de las fuentes de informacin puede ser un proceso complicado. Existe una gran cantidad de informacin disponible que no es segura, fraudulenta o errnea. Por lo tanto es importante determinar si las fuentes encontradas son veraces y verificables. La informacin encontrada en las bibliotecas generalmente son fciles de evaluar porque ellas ya han sido revisadas al menos un par de veces antes de que el usuario las lea: primero por el editor que verifica que la informacin es segura; y despus por el encargado de la biblioteca quien determina si el item es o no apropiado. Las fuentes disponibles libremente en internet comnmente no pasan a travs de la misma revisin; luego se requiere con ellas un trato mucho ms cuidadoso. En todo caso, el tipo de investigacin en curso dir cuan exhaustivamente se debe examinar las fuentes. Adems, probablemente un autor ser menos crtico con la informacin recopilada por inters personal que aquella requerida para una publicacin, ya que sta ltima requiere de fuentes seguras y documentadas.

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En relacin a lo anterior, para determinar si una fuente escrita es apropiada se debera revisar los siguientes criterios:

Tiene el autor la experiencia para escribir sobre la materia? Est la informacin actualizada? Qu dicen los revisores de la fuente? Es la fuente apropiada para la investigacin?

Asimismo, para determinar la pertinencia de una informacin online sera conveniente revisar lo siguiente:

Cul es la credibilidad de la fuente? Cul es el grado de seguridad? Est actualizada? Es objetiva? Se entrega detalles que respalden los datos?

tica en la era de la Informacin El trmino tica se refiere a un particular cdigo de conducta basado en normas comnmente aceptadas por toda la sociedad. Para que la Web contine prosperando es importante que sea usada d acuerdo a ciertas normas mnimas de conducta. La siguiente informacin se relaciona e con la tica y se entrega con el objeto de facilitar y comunicar una forma de pensar (thinking process) que ayudar a promover el crecimiento continuo como tambin a preservar la confiabilidad de la informacin en la Web. Software piratas. Con tanta informacin disponible libremente es fcil perder de vista que ciertos individuos o fabricantes no desean regalar su software. Recordar el antiguo adagio: you get what you pay for. Tener en consideracin que estas copias ofrecidas libremente pueden traer un invitado no deseado un virus. Plagio. La idea de una investigacin es estudiar lo que otros han publicado para formarse una opinin propia. Cuando se usa informacin de otras personas, o cuando se resume la informacin encontrada en libros, artculos o pginas Web, se debe reconocer el autor original. Si se usa las palabras o ideas de alguien sin darles el crdito correspondiente, se est cometiendo un tipo de robo llamado plagio. El plagio puede ser tan obvio como hacer el papel de otra persona o proyectar como propio diferentes secciones de varios trabajos. Tambin es incorrecto copiar textos desde pginas Web u otras fuentes sin indicar de donde vienen. Cmo se evita el plagio? Tomar notas claras y seguras acerca del lugar donde se encuentren ideas especficas. Escribir la informacin completa de la cita para cada item. Usar comillas cuando se escriba directamente las palabras escritas por otra persona. Siempre reconozca y de el crdito correspondiente al autor original por su informacin y sus ideas. Citas Bibliogrficas. Las citas bibliogrficas es el proceso mediante el cual se da el crdito a las fuentes utilizadas para escribir un paper. Las citas bibliogrficas se pueden indicar en el texto ( referencias) o al final del trabajo (Bibliografa). En algunos casos puede resultar complicado determinar que necesita ser citado. Para esto se puede usar la siguiente regla: Si al comienzo de la investigacin se conoca la informacin, generalmente no necesita ser citada. De la misma manera no es necesario citar hechos muy conocidos, tales como fechas, las que se pueden encontrar en muchas enciclopedias. Toda otra informacin tales como referencias, citas textuales, estadsticas e ideas siempre deberan ser citadas.

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Los formatos de las citas deben ser consistentes de manera que otros investigadores puedan identificar rpidamente las fuentes usadas y localizarlas. Para encontrar las guas para un formato particular se debe seleccionar el estilo. Para el caso particular de trabajos, informes de laboratorio, informes de Investigacin, informes de tesis y otros de ingeniera se propone el estilo Turabian.

Citas bibliogrficas estilo Turabian. Gua rpida. Para citas bibliogrficas usando este estilo siga el siguiente cdigo de colores: Autor (es) Volumen Ao Pginas Ttulo del Libro Lugar de Publicacin Ttulo del artculo Editor Ttulo del peridico Otra informacin

LIBRO Okuda, Michael, and Denise Okuda. 1993. Star Trek Chronology:The history of the future.New York:Pocket Books. ARTCULO DE UN JOURNAL Wilcox, Rhonda V. 1991. Shifting roles and synthetic women in Star Trek: The Next Generation. Studies in Popular Culture 13 (junio): 53-65 ARTCULOS EN PERIDICOS O REVISTAS Di Rado, Alicia. 1995. Trekking through college: Classes explore modern society using the world of Star Trek. Los Angeles Times, 15 marzo, A3 ARTCULO DE ENCICLOPEDIA Los libros de referencia muy conocidos no se incluyen en la bibliografa pero son citados entre parntesis en el texto. (Theodore Sturgeon, Science fiction, en Enciclopedia Americana, 1995 ed.) ARTCULO O CAPTULO DE UN LIBRO James, Nancy E. 1988. Two sides of paradise: the Eden Myth according to Kirk and Spock. En Spectrum of the fantastic, ed. Donald Palumbo, 219-223. Westport, CT: Greenwood. SITIO WEB Lynch, Tim. 1996 DS9 Trials and Tribble-ations review [on-line]. Peoria, IL: Bradley University; available from http://www.bradley.edu/campusorg/psiphi/DS9/ep/503r.html ; Internet; accessed 8 octubre 1997.

Notas

Existen dos diferentes tipos de estilo Turabian. El descrito corresponde a aquel que cada vez es ms comn. Ordenar las citas en la bibliografa alfabticamente por autor, intercalando libros, artculos, etc. Comenzar la segunda lnea y las siguientes 5 espacios ms adentro. Si no existe el autor, partir con el ttulo seguido de la fecha. Sitios Web: incluir la fecha de creacin de la pgina (o ltima revisin) y la fecha en que fue consultada.

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