Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel.

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo. Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel2003, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel2003
Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel2003. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio. Puedes iniciar Excel2003 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmo compaginar dos sesiones.

Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar ventana de Excel. , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Las Barras
La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de men

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar del libro de trabajo. En Excel2003 la barra de mens tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar de los mens slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Si quieres saber cmo cambiar este comportamiento, haz clic aqu .

Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas, o el comando Hipervnculo que se activa pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.

Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tringulo a la derecha. tienen un

Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen.

Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de dilogo en el que nos pedir que rellenemos algunos datos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico...

Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar. La barra de herramientas estndar

Contieneiconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.

La barra de formato

Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

El panel de tareas. Este elemento se ha mejorado desde la versin anterior de Excel. El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrar informacin diferente segn lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Por ejemplo, en la imagen es el panel de tareas que aparece al iniciar Excel nos ofrece los comandos ms tiles para esa situacin: nos muestra las hojas recientemente abiertas; nos permite crear una nueva hoja a partir de una plantilla, una gran cantidad de ayuda en linea, etc. Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas ser diferente y nos mostrar las opciones ms usuales en el trabajo con imgenes. Hay disponibles otros paneles de tareas, como por ejemplo: Portapapeles, Buscar, Insertar imagen prediseada, Nuevo Libro . Para acceder a ellos ir al tringulo que hay al lado del ttulo del panel y se desplegar una lista con los paneles disponibles.

Al abrir Excel aparece el panel de tareas, si no queremos que aparezca cada vez que abramos Excel2003, bastar con desactivar la casilla Mostar al inicio, que est en la parte inferior del panel. En cualquier momento podemos abrir o cerrar el panel de tareas desde el men Ver, opcin Panel de Tareas

La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc, y tambin un botn por cada documento de Excel2003 que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos (segn la versin de Windows tendremos varios iconos o uno solo que tiene asociada la lista desplegable de todos los documento de Excel abiertos). Esta barra no pertenece a Excel2003, sino a Windows como su propio nombre indica.

La Ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Barra de Mens. Haciendo clic en el interrogante. Podremos utilizar cualquiera de estas opciones:

- Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrar una pantalla en la que podremos ver la ayuda a travs de un

ndice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. - Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc. - Microsoft Office Online, sta es una nueva caracterstica de Excel2003. Abre en el panel de tarea un dilogo de bsqueda de ayuda en lnea de Microsoft

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botn de la Barra de Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecer una ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Otro mtodo consiste en utilizar la opcin

de la Barra de Mens.

Para utilizar este mtodo, hacer clic sobre el recuadro, escribir la pregunta a buscar y pulsar la tecla INTRO en el teclado. Aparecern diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las cuales elegiremos la deseada.

Qu es y para qu sirve Excel2003?

Excel2003 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de clculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es muy fcil). Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes que corregir un dato. Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso. Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la barra de herramientas puedes ver la frmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16. As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo. Tambin puedes ver en este ejemplo cmo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de clculo, incluso podramos haber puesto un grfico con el logotipo de la ferretera. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel.

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo aqu .

Aqu podrs encontrar los conceptos ms bsicos que utiliza Excel. Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo.

Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

Movimiento rpido en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de dilogo Ir a que aparece a la derecha: Se escribe en el recuadroReferencia, la direccin de la celda a la que se quiere desplazar. Despus hacemos clic en Aceptar.

Para acceder al cuadro de dilogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinacin Ctrl+I tambin podemos desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Ir a...

Siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta. Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Ejercicio de desplazamiento en una hoja.

Ejercicio paso a paso. Desplazamiento en la hoja de clculo.

Objetivo.
Utilizar los mtodos de desplazamiento dentro de una hoja de clculo, para poder situarnos de forma ms sencilla y rpida en cualquier lugar dentro de sta.

Ejercicio paso a paso.

1 Si no tienes abierto Excel2003, brelo para ir probando todo lo que te explicamos. Empezaremos por manejar las teclas del teclado. Al entrar estaremos situados en la celda A1. 2 Pulsa la tecla FLECHA ABAJO del teclado. Observa como la celda activa pasa a ser A2, es decir, la FLECHA ABAJO sirve para situarnos en la celda siguiente a la que nos encontramos, dentro de la misma columna. 3 Pulsa la tecla FLECHA ARRIBA del teclado. Ahora la celda activa volver a ser A1, ya que la FLECHA ARRIBA nos sita en la celda anterior a la que nos encontramos, dentro de la misma columna. 4 Pulsa la tecla FLECHA DERECHA del teclado. Nos situaremos en la celda B1, es decir, en la celda que se encuentra a la derecha de la que nos encontramos, dentro de la misma fila. 5 Pulsa la tecla FLECHA IZQUIERDA del teclado. Volveremos a la celda A1, a la celda que se encuentra a la izquierda de donde nos encontramos, dentro de la misma fila. 6 Pulsa la tecla AV PAG del teclado. Nos situaremos en la celda A23, es decir, se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia abajo. Nota: Nos desplazamos a la A23 o a la A63 segn el nmero de filas que nos quepan en pantalla. 7 Pulsa la tecla RE PAG del teclado. Volvemos a la celda A1, se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia arriba. 8 Haz clic sobre la celda D5. Automticamente pasa a ser sta la celda activa. 9 Pulsa la tecla INICIO del teclado. Con esta tecla observa como nos situamos en A5, es decir, en la primera celda de la fila donde nos encontramos. 10 Ves a la celda F9 haciendo clic sobre sta. 11 Pulsa la combinacin de teclas CTRL+INICIO (Pulsar la tecla CTRL del teclado y mantenindola

pulsada, pulsar la tecla INICIO, al final puedes soltar las dos teclas). Observa como nos situamos automticamente en la primera celda de la hoja, es decir, A1. 12 Pulsa la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA ABAJO. La celda activa pasa a ser la ltima hacia abajo dentro de la misma columna, es decir, A65536. 13 Pulsa la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA DERECHA. Nos situamos en la ltima celda hacia la derecha dentro de la misma fila, es decir, IV65536. 14 Pulsa la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA ARRIBA. La celda activa pasa a ser IV1, es decir, la ltima hacia arriba (la primera) dentro de la misma columna. 15 Pulsa la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA IZQUIERDA. Volvemos a la celda A1, es decir, la ltima hacia la izquierda (la primera) dentro de la misma fila, como puedes observar este mtodo equivale a pulsar la tecla INICIO.

Ahora vamos a probar utilizar la barra de desplazamiento. 16 Haz clic varias veces sobre la flecha hacia abajo visualice la fila 50. de la barra de desplazamiento vertical, hasta que se

Observa como se realiza un desplazamiento vertical de la pantalla, pero observa que la celda activa sigue siendo la celda donde nos encontrbamos antes del desplazamiento, es decir, A1. 17 Haz clic varias veces sobre la flecha hacia derecha que se visualice la columna Z. de la barra de desplazamiento horizontal, hasta

18 Para situarnos en la celda Z5, haz clic sobre sta. Ahora ya habr cambiado la celda activa. 19 Utiliza la flecha hacia arriba de la barra de desplazamiento vertical y la flecha hacia la izquierda la barra de desplazamiento horizontal para situarnos en la celda N50. de

Te habrs dado cuenta que si queremos realizar un desplazamiento lejano dentro de la hoja, este mtodo puede resultar lento, por ello se puede utilizar las barras de desplazamiento para realizar desplazamientos ms rpido arrastrando el cuadro que se encuentra en la barra de desplazamiento. 20 Arrastra el cuadro de la barra de desplazamiento vertical hacia abajo (es decir, pulsa el botn del ratn sobre ste y mantenindolo pulsado arrastra el ratn hacia abajo, sin soltar el botn del ratn). Observa como el desplazamiento es mucho ms rpido. 21 Arrastra el cuadro de la barra de desplazamiento horizontal hacia la derecha. Observa el resultado.

Si queremos realizar un desplazamiento ms preciso dentro de la hoja de clculo, utilizaremos el comando Ir a ...

22 Haz clic sobre el men Edicin. 23 Haz clic sobre el botn para que se ample el men. (slo si no se encuentra la opcin Ir a...) 24 Haz clic sobre la opcin Ir a... 25 Escribe BT500 en el recuadro Referencia. 26 Haz clic sobre el botn Aceptar. Observa como la celda activa pasa a ser automticamente la BT500. 27 Pulsa la combinacin de teclas CTRL+INICIO para volver a la celda A1.

Movimiento rpido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sera aconsejable realizar el Ejercicio de desplazamiento en un libro.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes : Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. de la barra de

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin.

Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

NMEROS Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . . Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo. Ejemplos: 1/12/99 14:30 1-12-99 1/12/99 14:30 2:30 PM 12/07/2031

TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Frmulas.
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-,Sen,Cos,etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son : % OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> * /

OPERADORES DE REFERENCIAindican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos .

Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: COMPARACIN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)

Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor): ARITMTICOS Exponenciacin (^) Negacin (-) Multiplicacin (*) y Divisin (/) Adicin (+) y Sustraccin (-) Concatenacin de caracteres (&) Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin. LGICOS Not And Or

FUNCIONES Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 Ms adelante veremos cmo utilizar funciones.

Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).

Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

Para practicar todo lo explicado en este tema puedes seguir el Ejercicio de introduccin de datos.

Ejercicio paso a paso. Introduccin de datos.

Objetivo.
Practicar la introduccin de los distintos tipos de datos de Excel2003, tanto valores como frmulas.

Ejercicio paso a paso.

Empezaremos por trabajar con valores constantes. 1 Si no tienes abierto Excel2003, brelo para realizar el ejercicio. 2 Sitate en la celda A1 y escribe 1995 3 Pulsa la tecla INTRO Este es un dato de tipo nmero, y por defecto Excel lo alinea a la derecha. 4 Sitate en la celda A2 y escribe 1.995 y pulsa la tecla INTRO Los nmeros se pueden escribir con o sin punto de miles. Excel tambin lo alinea a la derecha. 5 Sitate en la celda A3 y escribe 1995,12 6 Pulsa FLECHA ABAJO Excel por defecto admite como smbolo decimal la coma "," y sus reglas corresponden a las de cualquier nmero decimal. Observa tambin que al pulsar FLECHA ABAJO como con la tecla INTRO, se introducir el valor de A3 y automticamente el cursor se posicionar en la celda inferior. 7 Escribe 12345678901234 en la celda A4 8 Pulsa FLECHA ABAJO Si el nmero no cabe en la celda, Excel lo visualizar con formato Exponencial, aparecer 1,23457E+13 que equivale a 1,234567*1013. 9 Escribe -2950 en la celda A5 10 Pulsa INTRO Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo "-" delante del valor numrico. 11 Sitate en la celda A6 y escribe (2950) 12 Pulsa INTRO Excel tambin lo tomar como un valor numrico negativo y lo modificar por -2950 tanto en la celda como en la Barra de Frmulas. 13 Sitate en la celda A7 y escribe 12% 14 Pulsa INTRO Excel tambin nos permite introducir un nmero como un porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12.

15 Sitate en la celda A8 y escribe 12,7% 16 Pulsa INTRO Excel tambin admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignar dos dgitos para los decimales. 17 Sitate en la celda A9 y escribe 1200 18 Pulsa INTRO Excel visualizar en la celda el valor tal como se introdujo, aadiendo el punto de los miles, pero en la Barra de Frmulas el valor ser 1200, recuerda que para comprobar el valor en la Barra de Frmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de frmulas. El smbolo monetario () deber escribirse correctamente, sino Excel lo tomar como dato tipo texto y lo alinear a la izquierda. 19 Sitate en la celda A10 y escribe 12/12 20 Pulsa INTRO Queramos introducir la fraccin 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza la fecha correspondiente a la fraccin introducida. Para escribir una fraccin, hay que colocar un 0 y un espacio en blanco delante. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomar como un texto. Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con situarse sobre la celda a modificar e introducir el nuevo valor 21 Sin moverse de celda, escribe 0 12/12 22 Pulsa INTRO Excel calcula automticamente el valor de la fraccin. Si el resultado de la fraccin corresponde a un nmero entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de Frmulas. 23 Sitate en la celda A11 y escribe 0 1/3 24 Pulsa INTRO Excel escribir en la celda la fraccin (1/3), pero en la Barra de Frmulas aparecer el resultado final de la fraccin (0,333333333333). 25 Sitate en la celda A12 y escribe 0 12/24 26 Pulsa INTRO En caso de poder simplificar la fraccin, Excel lo har automticamente para visualizarla en la celda, es decir, en la celda colocar la fraccin simplificada (1/2) y en la Barra de Frmulas, el resultado de la fraccin (0,5). 27 Sitate en la celda B1 y escribe 1/1/1900 28 Pulsa la tecla INTRO Este es un dato de tipo fecha. Vers que al introducirlo en la celda se alinear tambin a la derecha, como los nmeros. 29 Sitate en la celda B2 y escribe 12-12-1900

30 Pulsa INTRO Vers que al introducirlo en la celda, por defecto le asignar como formato dd/mm/aa, es decir, dos dgitos para el da, dos para el mes y dos para el ao, todos ellos separados por la barra inclinada. 31 Sitate en la celda B3 y escribe 1/1/2000 32 Pulsa INTRO Parece que Excel no distinga entre los aos de siglo distintos con el formato de fechas asignado por defecto, pero ms adelante veremos que s los distingue, es solamente un efecto de visualizacin, ya que si observas la Barra de Frmulas, vers como el contenido real sigue siendo 1/1/2000. 33 Sitate en la celda B4 y escribe 12/13/1994 34 Pulsa INTRO Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no una fecha, por esto lo alinea a la izquierda. 35 Sitate en la celda B5 y escribe 30-02-1994 36 Pulsa INTRO Al ser una fecha errnea, Excel lo introduce tambin como un texto. 37 Sitate en la celda B6 y escribe 12-MAYO 38 Pulsa INTRO Excel colocar en la celda la fecha introducida pero usando nicamente los tres primeros caracteres del mes. Y en la Barra de Frmulas colocar la fecha con el formato dd-mm-aaaa tomando como ao el del sistema del ordenador. 39 Sitate en la celda B7 y escribe 12-mayo-1995 40 Pulsa INTRO En la celda aparecer la fecha introducida con dos dgitos para el da, los tres primeros caracteres para el mes y dos para el ao. 41 Sitate en la celda B8 y escribe mayo-1995 42 Pulsa INTRO En la celda aparecer los tres primeros caracteres del mes y dos para el ao, y en la Barra de Frmulas aparecer la fecha introducida tomando como da el 1. 43 Sitate en la celda C1 y escribe 0:0 44 Pulsa INTRO Este es un dato de tipo hora. Tambin se alinea automticamente a la derecha. 45 Sitate en la celda C2 y escribe 12:30:12 46 Pulsa INTRO 47 Sitate en la celda C3 y escribe 22:12

48 Pulsa INTRO 49 Sitate en la celda C4 y escribe 10 pm 50 Pulsa INTRO En la celda aparecer 10:00 pm, pero en la Barra de Frmulas aparecer la hora con el formato 22:00:00. 51 Sitate en la celda C5 y escribe 10AM 52 Pulsa INTRO Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el smbolo, Excel lo tomar como un texto. 53 Estando situado en la celda C5, Escribe 10 Am 54 Pulsa INTRO 55 Sitate en la celda C7 y escribe 1/1/95 1:1 56 Pulsa INTRO Vers como Excel tambin admite la introduccin de una fecha y hora simultneamente, si no cabe en la celda la columna se ampliar automticamente. 57 Sitate en la celda C8 y escribe 12/12/95 12:30 58 Pulsa INTRO 59 Sitate en la celda D1 y escribe Casa 60 Pulsa INTRO Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automticamente a la izquierda. 61 Sitate en la celda D2 y escribe La Hoja de Clculo Excel 62 Pulsa INTRO Al introducir el texto vers como en la Hoja ocupa ms de una celda, la D2 y la E2. Los datos tipo texto pueden ocupar ms de una celda en la Hoja mientras no se escriba nada en las celdas que ocupa. 63 Sitate en la celda E2 y escribe Hombre 64 Pulsa INTRO Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que ocurre es que el contenido de E2 oculta parte del texto de D2 pero no lo borra. Si nos situamos sobre la celda D2 y observamos su contenido en la Barra de Frmulas, veremos como no se ha borrado. Para solucionar dicho problema bastar con ampliar la anchura de la celda D2, pero esto lo veremos ms adelante. 65 Sitate en la celda D3 y escribe grande 66 Pulsa FLECHA ABAJO El cursor se mover automticamente a la celda inferior D4. 67 Escribe La Hoja de Clculo Excel que vamos a estudiar corresponde a la versin XP en la celda D4.

68 Pulsa la tecla INTRO Observa como el texto introducido ocupa varias celdas en la Hoja aunque el texto realmente permanece en la celda D4.

Ahora vamos a practicar la introduccin de frmulas. 1 Haz clic sobre la pestaa de la Hoja2. 2 Sitate sobre la celda A1 y escribe =1200+12, para sumar 12 a 1200. 3 Pulsa FLECHA ABAJO No olvides empezar siempre una frmula con el signo "=" Observars como en la celda aparece el resultado de la frmula u operacin anterior, pero que en la Barra de Frmulas aparece la frmula introducida. 4 Escribe =11-10 en la celda A2, para restar 10 de 11. 5 Escribe =13*2 en la celda A3, para multiplicar 13 por 2. 6 Escribe =24/2 en la celda A4, para dividir 24 entre 2. 7 Escribe =10^2 en la celda A5, para realizar la operacin 10 elevado a 2. Si no sale el smbolo ^ al pulsar su tecla, no pasa nada cuando pulses el siguiente carcter saldr el smbolo. Ahora vamos a utilizar referencias o otras celdas y operadores aritmticos. Queremos que en la celda B1 Excel nos realice la suma del contenido de la celda A1 y A2. 8 Escribe =A1+A2 en la celda B1. Al introducir la frmula anterior observars como en la celda aparece el resultado de la operacin anterior, pero en la Barra de Frmulas aparece la frmula introducida. De esta forma si modificamos el valor de la celda A1 y/o A2, Excel recalcular automticamente las frmulas que contengan referencias a las celdas modificadas. 9 Sitate en la celda A1. 10 Escribe 1000 11 Pulsa INTRO Observa como el resultado de la celda B1 se modifica tambin.

Ahora utilizaremos referencias a otras celdas y operadores de texto. 8 Escribe La en la celda E1. 9 Escribe casa en la celda E2. Queremos escribir en la celda E3 la concatenacin del contenido de la celda E1 y E2. 10 Escribe =C1&C2 en la celda E3.

Observa como aparece la concatenacin del contenido de las dos celdas mencionadas. Resultara mejor si dejramos un espacio en blanco entre las dos celdas. 11 Escribe =C1&" "&C2 en la celda E4. 12 Escribe =C1&" gran "&C2 en la celda E5. Tambin se pueden concatenar con valores numricos. 13 Escribe =C2&A4 en la celda E7. 14 Escribe =C1&12 en la celda E8. Pasaremos a estudiar los operadores relacionales. 15 Escribe =10>12 en la celda F3. Excel nos devolver el valor VERDADERO si es cierta la comparacin o el valor FALSO en caso contrario. En nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 es mayor que el valor 12, lo cual es Falso. ste ser el valor que aparecer en la celda. 15 Escribe =A1>1 en la celda F4. El resultado ser cierto ya que el contenido de A1 (1000) es mayor que 1, en la celda aparecer el valor Verdadero (Se ampliar la columna automticamente para que quepa en la celda). 16 Escribe =A1=A4 en la celda F5. Excel comprobar si el valor de la celda A1 (1000) es igual al valor de la celda A4 (12), lo cual es falso . Ahora estudiaremos algunas funciones predefinidas de Excel. Queremos escribir en la celda D1, el valor 10,123 redondeado con 1 decimal. Para ello Excel dispone de una funcin llamada Redondear cuyos parmetros son: primero el nmero a redondear, un punto y coma (como separador de parmetros) y por fin el nmero de decimales deseados en el redondeo. 17 Escribe =redondear(10,123;1) en la celda D1. Observa como en la celda D1 aparece el resultado deseado. Tambin se pueden utilizar referencias a otras celdas. 18 Escribe 10,123 en la celda D2. 19 Escribe =REDONDEAR(D2;1) en la celda D3. Observa como el resultado es idntico al de la celda D1. Ahora queremos sumar el contenido de la celdas A1,A2 y A3. 20 Sitate en la celda A7. 21 Escribe =A1+A2+A3 22 Pulsa FLECHA ABAJO Otra forma consiste en utilizar la funcin SUMA de Excel, la cual utiliza muchas veces operadores de referencia (para indicar un conjunto de celdas). 23 Escribe =SUMA(A1:A3) en la celda A8.

Lo cual quiere decir que se van a sumar los contenidos del conjunto de celdas empezando por A1 y terminando con A3 (A1,A2,A3). 24 Pulsa FLECHA ABAJO. 25 Escribe =SUMA(A1:A4;A7) en la celda A11. Esto equivale a realizar la operacin =A1+A2+A3+A4+A7. 26 Pulsa FLECHA ABAJO. 27 Escribe =SUMA(A1:D3) en la celda A12. Esto equivale a realizar la operacin =A1+A2+A3+B1+B2+B3+C1+C2+C3+D1+D2D3. 28 Cierra el libro sin guardar los cambios, es decir: Haz clic sobre el botn Cerrar de la barra de men.

Nos preguntar si queremos cambiar los cambios realizados (esto se explicar en el tema siguiente). Haz clic sobre el botn No.

Ejercicios Tema 2: EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

1 Si no tienes abierto Excel, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin. 2 Utilizando una combinacin de teclas accede a la celda B1, a continuacin a la B2, C2, C1,y B1. 3 Utilizando la barra de mens accede a la celda AB200, a continuacin a la C3, B99 y P87. 4 Utilizando una combinacin de teclas ves directamente a la celda A1, a continuacin a la A65536, IV65536 y IV1. 5 Utilizando las barras de desplazamiento disponibles accede a la celda K80, a continuacin a la B45 y T120. 6 Cambia de hoja y accede a la Hoja3, y a continuacin a la Hoja2. 7 Utilizando una combinacin de teclas cambia a la hoja siguiente (Hoja3), a continuacin a la hoja anterior (Hoja2). 8 ves a la celda A1 de la Hoja1. 9 Escribe el nmero 100. 10 Escribe 200 en la celda B1. 11 Multiplica el contenido de la celda A1 por el contenido de la celda B1 y escribe el resultado en la celda D1. 12 Modifica el valor de la celda A1 por 2. Observa el resultado de la celda D1. 13 Escribe el texto Esto es una prueba en la celda A3. 14 Escribe 30 en la celda B3. Qu pasa con lo que hay en la celda A3? 15 Escribe el nmero 458962547896523648 en la celda A5. Qu pasa? 16 Cierra el libro sin guardar los cambios.

2 Para acceder a la celda B1 y a continuacin a la B2, C2, C1 y B1 utiliza las flechas del teclado (FLECHA ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA, DERECHA). 3 Para acceder a la celda AB200 y a continuacin a la C3, B99 y P87 utiliza la opcin Ir a... del men Edicin. 4 Para acceder directamente a la celda A1 y a continuacin a la A65536, IV65536 y IV1, utilizar las combinaciones de teclas vistas (CTRL+INICIO, FIN FLECHAS). 5 Para desplazarnos a la celda K80 y a continuacin a la B45 y T120 utilizar las barras de desplazamiento,

tanto vertical como horizontal. 6 Para acceder a la Hoja3, y a continuacin a la Hoja2 presionar sobre las etiquetas de las hojas del libro de trabajo. 7 Para ir direcctamente a la hoja siguiente (Hoja3) y a continuacin a la hoja anterior (Hoja2) utilizar las combinaciones de teclas (CTRL+REPAG, CTRL+AVPAG). 8 ves a la celda A1 de la Hoja1. 9 Escribe el nmero 100. 10 Escribe 200 en la celda B1. 11 Para multiplicar el contenido de ambas celdas escribir en la celda D1 = A1*B1. 12 Escribe 2 en la celda A1. 16 Haz clic sobre el botn cerrar de la barra de men.

Nos preguntar si queremos cambiar los cambios realizados (esto se explicar en el tema siguiente). Haz clic sobre el botn No.

Unidad 3. Operaciones con archivos.

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.

Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre : Selecciona el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo :

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar. Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello : Selecciona la opcin Guardar del men Archivo.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Herramientas, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl +G. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Si deseas ms informacin sobre cmo guardar documentos, copias de seguridad y proteger libros:

Unidad 3. Avanzado. Ms opciones al guardar libros de trabajo.

Vamos a ver con ms detalle las opciones disponibles en Excel2003 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creacin de copias de seguridad, o la proteccin de libros de trabajo.

Botones del cuadro de dilogo Guardar

Cuando se abre el cuadro de dilogo Guardar como aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos:

Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificarle un nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre: Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao pequeo. iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao grande. Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos. Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

Crear automticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello: Seleccionar el men Archivo y elegir la opcin Guardar como... Despus hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn Elegir la opcin Opciones generales... Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar de la derecha. Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad. Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones, vuelve a hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar ahora el cuadro de dilogo Guardar como. .

Proteger libros de trabajo

Excel2003 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseas. Existen dos tipos de contraseas: Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contrasea. Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contrasea. Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre maysculas y minsculas. Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar el men Archivo. Elegir la opcin Guardar como...

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn

Elegir la opcin Opciones generales... Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar que te mostramos a continuacin:

Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea para abrir o en el recuadro Contrasea de escritura dependiendo del tipo de contrasea. Al escribir la contrasea aparecern ***** para que nadie pueda verla.

Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha para confirmar la contrasea (es una forma de asegurarnos que la contrasea que introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado). Volver a escribir la contrasea en el recuadro. Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la confirmacin. Si no hemos escrito las dos veces la misma contrasea, Excel2003 nos pedir volver a introducirla. Hacer clic sobre el botn Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.

El efecto de la proteccin al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo. Si hemos utilizado una contrasea para abrir, aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro y Aceptar. Excel2003 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre ste. Si no conocemos la contrasea, Excel2003 no nos dejar abrirlo. Si hemos utilizado una contrasea de escritura, aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro y Aceptar. Excel2003 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre ste. Si no conocemos la contrasea, podremos pulsar el botn Slo lectura en cuyo caso Excel2003 lo abrir pero cualquier modificacin se tendr que guardar con otro nombre.

Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el libro con la contrasea para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuacin realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contrasea.

Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo Selecciona el men Archivo y elige la opcin Cerrar.

Si esta opcin no se encuentra, recuerda el botn para ampliar el men.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

Haz clic sobre el botn: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos. S para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena.

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar que cerrara el programa Excel.

de la barra de men, cuidado no el de la barra de ttulo

Si quieres saber cmo cerrar de golpe todos los libros abiertos:

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el men Archivo y elige la opcin Nuevo...

O bien hacer clic sobre el botn Nuevo herramientas.

de la barra de

En caso de utilizar el botn Nuevo, aparecer un nuevo libro automticamente, pero si utilizamos el men se abrir el panel de tareas en la parte derecha de la ventana con el siguiente aspecto:

Haz clic sobre el enlace para empezar un libro de trabajo vaco. (Se podra utilizar otra opcin de la barra pero en estos casos se creara el libro de trabajo a partir de otros libros ya creados). Automticamente se abrir un nuevo libro de trabajo. Si deseas ms informacin sobre la creacin de nuevos libros de trabajo, por ejemplo la utilizacin de plantillas: .

Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. Una de ellas consiste en utilizar el men: Selecciona la opcin Abrir del men Archivo.

O bien, haz clic sobre el botn Abrir Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

de la Barra de Herramientas.

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir.

Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. Selecciona el men Archivo. Al final de la ventana del men, Excel presenta una lista con los cuatro ltimos documentos abiertos.

Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Tambin para abrir un documento podemos utilizar el Panel de Tareas de Inicio que aparece normalmente en la parte derecha de la ventana al abrir Excel2003. Si esta barra no aparece, seleccionar la opcin Panel de Tareas... del men Ver.

En el primer apartado Abrir nos permite recuperar un libro ya creado anteriormente. Los ltimos libros utilizados aparecen en primer lugar, en nuestro caso solamente disponemos de cuatro libros de trabajo Libro1, Copiar Celdas, Precipitaciones, Filas, los cuales podramos abrir haciendo clic directamente sobre su nombre. Si el libro a recuperar no se encuentra en la lista tendremos que utilizar el enlace Ms..

Si deseas ms informacin sobre la apertura de documentos:

Puedes practicar los distintos mtodos explicados en el tema en Ejercicios sobre archivos.

Ejercicio paso a paso. Operaciones con archivos.

Objetivo.
Practicar las distintas operaciones sobre archivos (libros de trabajo) con Excel2003.

Ejercicio paso a paso.

1 Si no tienes abierto Excel2003, brelo para realizar el ejercicio. 2 Sitate en la celda A1 y escribe Prueba de operaciones con archivos en Excel2003. 3 Escribe El primer mtodo consiste en guardar como en la celda A3. Supongamos que ahora nos interesa guardar nuestro libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, y asignarle el nombre Pruebas . 4 Selecciona el men Archivo. 5 Elegir la opcin Guardar como... Nos aparecer el cuadro de dilogo Guardar como Observa como en el recuadro Guardar en aparece la carpeta Mis documentos, donde se supone que deseamos guardar nuestro libro de trabajo. En caso de no querer guardar la informacin en esta carpeta, habra que hacer clic sobre la flecha de la derecha para que aparezca la unidad de disco o la carpeta deseada. Si queremos guardar el libro de trabajo en otra carpeta, aparecer en la parte inferior, y bastar con hacer doble clic sobre sta para abrirla. Nosotros utilizaremos la carpeta Mis documentos. 6 Escribe Pruebas en el recuadro Nombre de archivo. Por defecto Excel le asignar como nombre Libro1, Libro 2,... dependiendo del libro en el que estbamos. Observa cmo en el recuadro Guardar como tipo pone Libro de Microsoft Excel , esto hace que le asigne automticamente la extensin XLS al libro. No hay que cambiarlo nunca. 7 Haz clic sobre le botn Guardar. Se guardar nuestro libro en la carpeta Mis documentos, y el nombre de ste aparecer ahora en la barra de ttulo. Ahora vamos a seguir trabajando con nuestro libro. 8 Escribe El segundo mtodo consiste en guardar en la celda A5. 9 Selecciona el men Archivo. 10 Elige la opcin Guardar. Parece que no se haya realizado ninguna operacin, pero en realidad se ha guardado el libro de trabajo completo con el mismo nombre que tena Pruebas , y en la carpeta Mis documentos .

11 Escribe Tambin se puede guardar con el botn de la barra de herramientas en al celda A6. 12 Haz clic sobre el botn guardar de la barra de herramientas.

Se ha realizado la misma operacin que con la opcin Guardar del men Archivo. Supongamos que no queremos seguir trabajando con este libro de trabajo, tendremos que cerrarlo. 13 Selecciona el men Archivo. 14 Elige la opcin Cerrar. Si sta no se encuentra en el men, Sitate sobre el botn para ampliarlo. Ahora nuestro documento ya no estar en pantalla. Vamos a recuperar nuestro trabajo. 15 Selecciona el men Archivo. 16 Elige la opcin Abrir... Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. 17 En el recuadro Buscar en tienes que poner la carpeta donde se encuentra el libro de trabajo a recuperar, por defecto pondr Mis documentos. Como a la hora de guardar, si nuestro libro no se encuentra esta carpeta, podremos hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otra unidad de disco u otra carpeta. Si se encuentra en una carpeta que visualizamos en la parte inferior, bastar con hacer doble clic sobre sta para abrirla. 18 Una vez tengamos abierta la carpeta de nuestro libro, ste deber aparecer en la parte inferior, seleccinalo haciendo clic sobre ste, de forma que aparezca en el recuadro Nombre de archivo. 19 Haz clic sobre el botn Abrir. Nuestro libro de trabajo aparecer otra vez en pantalla. Ahora vamos a volver otra vez a nuestro trabajo, pero sin utilizar el men. 20 Haz clic sobre el botn cerrar que se encuentra en la barra de men.

Volveremos a recuperarlo utilizando la barra de herramientas. 21 Haz clic sobre el botn abrir de la barra de herramientas.

22 Recupera el libro Pruebas tal como acabamos de explicarte. Seguiremos trabajando con el libro. 23 Escribe Estamos terminando con el ejercicio en la celda A8. 24 Cierra el libro con el botn cerrar de la barra de mens.

Nos aparecer un cuadro de dilogo avisndonos de una modificacin realizada en el libro que no se ha guardado. 25 Haz clic sobre el botn S para guardar los ltimos cambios.

26 Vuelve a recuperar el libro haciendo clic sobre el botn abrir Observa como en la celda A8 aparece el texto introducido.

de la barra de herramientas.

Supongamos ahora que deseamos empezar un nuevo libro de trabajo. 27 Selecciona el men Archivo. 28 Elegir la opcin Nuevo... Aparecer el panel de tareas con la barra Nuevo libro. 29 Haz clic sobre el enlace Libro en blanco de la barra anterior. Aparecer otro libro vaco en pantalla, si observas el nombre provisional, seguramente pondr Libro2. No significa que nuestro trabajo anterior se haya borrado, ni que se haya cerrado el libro, sino que sigue abierto por debajo del libro vaco. 30 Cerrar el libro2 con el botn cerrar de la barra de mens.

Observa como vuelve a aparecer nuestro trabajo. Vamos a empezar otro libro utilizando la barra de herramientas. 31 Haz clic sobre el botn nuevo de la barra de herramientas.

Aparecer automticamente el libro vaco, que seguramente se llamar Libro3 . 32 Escribe Otra prueba en la celda B2. 33 Cierra el libro3 con el botn cerrar de la barra de mens.

Como se ha escrito algo y no se ha guardado, aparecer el cuadro de aviso. 34 Haz clic sobre el botn No para no guardar los cambios realizados. Volver en pantalla nuestro libro Pruebas y habremos perdido lo ltimo hecho. 35 Cierra el libro Pruebas con el botn cerrar de la barra de mens.

Seguramente no aparecer ningn libro, y la pantalla estar de color gris. 36 En caso de tener algn libro abierto, cirralo.