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E.A.P.

Ingeniera de Sistemas

Administracin de Recursos Informticos

2012

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin

Administracin de Recursos Informticos aplicado a la empresa Tiendas EFE S.A


Docente:
Ing. MARN RODRIGUEZ, William

Integrantes:
BRUNO ROCHA, Maryluz HUAYNATTE GUZMAN, Sujhin PICHILINGUE PALOMINO, Rosmery ROJAS MEJIA, Katia

Huacho - Per

Administracin de Recursos Informticos

Tiendas EFE S.A.

CONTENIDO
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3
CASO EN ESTUDIO: TIENDAS EFE S.A.

1.

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA .................................................................................................... 5 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Resea Histrica .................................................................................................................. 5 Datos Generales .................................................................................................................. 5 Otras Empresas vinculadas.................................................................................................. 6 Organigrama de la Empresa ................................................................................................ 7 Descripcin de la Estructura Orgnica ................................................................................ 8 Orientacin Estratgica Empresarial ................................................................................. 11

2.

ANALISIS DE LA TIENDAS EFE. S.A. ............................................................................................ 12 2.1. 2.2. 2.3. Descripcin ........................................................................................................................ 12 Ubicacin Geogrfica ........................................................................................................ 12 Recursos Disponibles......................................................................................................... 13 Recurso Humano ....................................................................................................... 13 Inventario Actual ....................................................................................................... 13 Software Utilizado ..................................................................................................... 13

2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.4.

Orientacin Estratgica del rea de TI .............................................................................. 14 Visin ......................................................................................................................... 14 Misin ........................................................................................................................ 14 Objetivos Estratgicos ............................................................................................... 14 Factores Crticos de xito .......................................................................................... 15

2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4.

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IX ciclo

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Tiendas EFE S.A.

INTRODUCCION
La tecnologa hoy en da juega un papel estratgico dentro de las organizaciones, los cuales ayuda cada vez ms el logro de los objetivos de la empresa, con el uso de las herramientas tecnolgicas, de esta manera asegurando un alto nivel de competitividad. El rea de TI en toda organizacin se ha convertido en una de las reas ms importantes, ya que actualmente el manejo de los negocios se realizan utilizando tecnologas que estn presentes en cualquier actividad de la empresa. La cadena de tiendas EFE es una empresa dedicada a la venta de electrodomsticos para el hogar, en la actualidad cuenta con tecnologas de informacin implementadas que ayudan en la ejecucin de sus procesos, as mismo permite mantenerse en el mercado estando al margen de la competencia. Por lo tanto, el presente trabajo de investigacin tiene por finalidad realizar un estudio de la tecnologa de informacin y comunicacin con la que cuenta la sucursal de la cadena de tiendas EFE ubicada en la cuidad de Huacho, para ello hemos centrando nuestra atencin en el rea de TI, ya que esta rea est encargada de gestionar los recursos informticos de toda la empresa, adems de asesorar el directorio para la toma de decisiones relacionados a las TIC. La realizacin de este informe busca proponer mejoras que puedan servir al rea de TI permitiendo mejorar la gestin de las TIC y los procesos que intervienen, as mismo implementar estrategias que servirn para la solucin de los problemas existentes de la empresa.

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CASO EN ESTUDIO: TIENDAS EFE S.A.

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1.

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA 1.1. Resea Histrica


La venta de electrodomsticos empez como una divisin comercial de Enrique Ferreyros S.A. en 1961 constituyndose posteriormente TIENDAS EFE S.A. el 3 de Febrero de 1966 cuyo principal accionista era Enrique Ferreyros S.A., con su oficina principal en la ciudad de Chiclayo, desde donde se fue implementando una red de TIENDAS al nivel de norte y centro del pas. Dada su antigedad, TIENDAS EFE S.A. cuenta con una cartera de clientes de considerable magnitud, la cual pasa de generacin en generacin, y se enorgullece de ser la cadena de TIENDAS ms antigua del norte del pas. Durante su existencia, la compaa ha atravesado buenos y malos momentos con apertura de importaciones, con prohibicin de las mismas, con mercado recesivo, con fuerte oferta y demanda, sabiendo siempre adaptarse a las reglas de mercado y saliendo adelante en cada circunstancia. A principios de 1993 el grupo Enrique Ferreyros S.A., toma la decisin de vender la empresa por razones financieras internas y para dedicarse de lleno a sus negocios principales que son los bienes de capital. Dicha venta se concret a fines de abril de 1993, siendo adquirida en partes iguales por dos empresarios jvenes, con amplia experiencia en el manejo comercial, financiero y operativo del negocio, pues trabajaron para Ferreyros en ese campo. Esta experiencia les permiti actuar con rapidez y eficiencia desde mayo de 1993 en que se inicia con la campaa del da de la madre, logrando superar los objetivos de ventas mayo-diciembre en ms de un 25%. Desde la adquisicin de la empresa, stos se propusieron un plan agresivo para lograr el grado de eficiencia y competitividad que requiere el mercado, a fin de consolidar ms el nombre de TIENDAS EFE S.A. y ganar una mayor participacin. En 1993 TIENDAS EFE contaba con 8 TIENDAS ubicadas en 8 ciudades. Despus del ingreso al Mercado de Lima (Abril 2009) la empresa cuenta con 54 TIENDAS ubicadas en 46 ciudades, lo que le da una cobertura nacional, lo cual se logr abriendo nuevos locales y comprando otras cadenas menores de TIENDAS.

1.2.

Datos Generales
RAZON SOCIAL RUC RUBRO DIRECCION TELEFONO INICIO DE ACTIVIDADES
TIENDAS EFE S.A. 20141189850 Venta Al Por Menor De Electrodomsticos Av. Luis Gonzales Nro. 1315 Lambayeque - Chiclayo 236270 / 236633 / 231708 09/06/1993

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El desarrollo de la red de tiendas ha sido importante, alcanzando a cubrir 41 ciudades y 65 tiendas en todo el pas. Las actividades comerciales estn enfocadas en la comercializacin al detalle de la lnea blanca, lnea marrn, celulares y otros, segn el detalle siguiente y algunas de las principales marcas: LINEA BLANCA TIPO
MARCA

LINEA MARRON TIPO


MARCA

OTROS TIPO Batidoras Licuadoras Tostadoras Planchas Celulares Computadoras


MARCA

BSH, LG, Cocinas Mabe, Refrigeradoras Inresa, Secadoras Indurama Lavadoras Samsung, Hornos Coldex

Video Audio

Samsung, Sony, Panasonic Phillips LG 3V (marca Propia)

Oster, Phillips, Imaco, Motorola, Samsung, Nokia, Sony Ericsson, Alcatel, HP, Toshiba y compatibles

1.3.

Otras Empresas vinculadas


Tiendas Efe tiene como vinculadas a Edpyme Efectiva S.A. que es una empresa financiera de derecho privado con fines de lucro, constituida el 3 de noviembre de 1999, iniciando sus operaciones en el mes de febrero 2001; a AF Inmobiliaria SAC, que es una empresa inmobiliaria de derecho privado con fines de lucro, constituida el 06 de junio de 2008, iniciando sus operaciones en el mes de julio de 2008; y a Tiendas Efe Tacna que es una empresa comercial de derecho privado con fines de lucro, constituida el 21 de octubre de 2008, iniciando sus operaciones en el mes de noviembre 2008. La actividad principal de Efectiva es dedicarse a otorgar financiamiento, utilizando para ello capital propio y recursos que provengan de lneas de crdito de instituciones financieras. Los accionistas de Efectiva SA; AF Inmobiliaria SAC y de Tiendas Efe Tacna S.A.C., son los mismos accionistas de Tiendas Efe, en las mismas proporciones.

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1.4.

Organigrama de la Empresa
DIRECTORIO
AUDITORIA GERENTE GENERAL

GERENTE COMERCIAL

GERENTE DE CREDITOS Y COBROS

GERENTE ADMINISTRATIVO

Gerente De Marketing

Jefe De Crditos Y Cobros

Sub Gerente Administrativo

Jefe De Logstica

TI
Gerente De Sucursal

Contabilidad

Personal

Regin Norte 1 Regin Norte 2 Regin Sur Chico Regin sur Regin Huancayo Regin Oriente Regin lima

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1.5.

Descripcin de la Estructura Orgnica


1.5.1. Directorio: Tiendas EFE es administrada por su Directorio. El Directorio define la direccin que va a tomar la empresa y monitorea el desarrollo de la empresa. El Directorio de Tiendas EFE consta actualmente de seis directores. Los directores son elegidos cada 3 aos por una junta general ordinaria de los accionistas de Tiendas EFE. De acuerdo con los Estatutos de Tiendas EFE, los directores pueden ser removidos mediante el voto de los accionistas en una junta general de accionistas. La asistencia de una mayora de los directores a una reunin del Directorio es necesaria para formar el qurum y para que el Directorio pueda tomar cualquier accin. Los funcionarios ejecutivos de Tiendas EFE son nombrados por el Directorio y mantienen sus cargos a criterio del mismo. Conforme al estatuto y a la Ley General, el Directorio nombra al gerente general. Auditoria: Investigacin constante de planes y objetivos. Estudio de las polticas y sus prcticas. Revisin constante de la estructura orgnica. Estudio constante de las operaciones de la empresa. Analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales. Revisin del equilibrio de las cargas de trabajo. Revisin constante de los mtodos de control. Gerente General: Designa todas las posiciones gerenciales. Realiza evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planea y desarrolla metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobacin del directorio. Coordina con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus anlisis se estn ejecutando correctamente. Crea y mantiene buenas relaciones con los clientes y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa. Gerente Comercial: Elaboracin del presupuesto de ventas anual. Elaboracin y valoracin de los objetivos comerciales. Elaboracin de los presupuestos de gastos del departamento comercial. Definicin de poltica de precios y condiciones comerciales. Gestin de venta de grandes cuentas. Mantenimiento de una relacin continuada con los clientes para conocer sus necesidades o problemas.

1.5.2. 1.5.3. 1.5.4.

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Administracin de Recursos Informticos 1.5.5. 1.5.6. Gerente de Crdito y Cobranzas:

Tiendas EFE S.A.

Mantener el control en los crditos que se asignan. Atender con eficiencia los problemas que se presenten con los clientes. Otorgar crditos slo a corto y mediano plazo. Procurar la rpida cobranza sin necesidad de otorgar descuentos. Establecer, coordinar y dirigir un plan adecuado para el control de dichos crditos. Asignar el plazo en el que se asignar el crdito. Determinar a los clientes o deudores a los que se les podr asignar el crdito. Asigna el inters ms ptimo ante el atraso en algn pago. Gerente Administrativo: Planificar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades de los departamentos de su competencia. Plantear y definir polticas, normas y procedimientos encaminados a mejorar la estructura y gestin empresarial. Convocar y dirigir reuniones con el personal del rea administrativa para coordinar la ejecucin de las acciones y procedimientos segn los mtodos establecidos en las polticas que va implantando la empresa. Elaborar anlisis y estadsticas, relacionadas con la utilizacin de recursos fsicos y humanos, y emitir sugerencias para la optimizacin de los mismos. Gerente Marketing: Conocimiento de los productos o servicios objeto de la actividad de la empresa. Conocimiento del mercado y del sector en que opera la empresa. Prospeccin o investigacin de mercados. Tcnicas de marketing. Estudios de mercado de nuevos productos. Anlisis de la competencia. Prospeccin de ventas para fijar volmenes de fabricacin o compras. Jefe de Logstica: Clculo de necesidades. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto. Compra o Adquisicin, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total ms conveniente. Obtencin, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

1.5.7. 1.5.8.

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1.5.9.

Almacenamiento, implica la ubicacin o disposicin as como la custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan. Despacho o distribucin, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada Control de Stocks, como objetivo asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno. Gerente Sucursal: Hacer cumplir con los objetivos de venta de cada sucursal. Incrementar y hace estrategias de las ventas de cada sucursal. Genera ideas y mecanismos para incrementar las ventas en cada sucursal. Elevar los estndares de ventas de cada sucursal de acuerdo a lo establecido.

1.5.10. Jefe de TI: Mantiene en condiciones ptimas la infraestructura tecnolgica de Tiendas EFE Ofrece asesora y asistencia tcnica en el rea de redes, sistemas de informacin que maneja las tiendas EFE. Promueve de diferentes formas el uso masivo de la Internet. Promover y gestionar las mejoras tecnolgicas que aseguren el buen funcionamiento de los recursos computacionales con que cuenta la empresa, y que al mismo tiempo satisfagan los requerimientos de automatizacin de informacin que surjan como consecuencia de los cambios en el medio tecnolgico. Brindar el apoyo a otras instancias en el desarrollo de sus proyectos.

1.5.11. Jefe de Contabilidad: Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa. Formular estados financieros. Investigar y dar solucin a los problemas referentes a la falta de informacin para el registro contable. Preparar y ordenar la informacin financiera y estadstica para la toma de decisiones de las autoridades superiores. Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operacin de la empresa e informar peridicamente al Director General.

1.5.12. Jefe de Personal: Seleccin de personal. Contratacin de personal. Recepcin y acogida de nuevos trabajadores. Formacin del personal. Valoracin de tareas. Expedientes del personal. Administracin de salarios, comunicacin interna. Relaciones Laborales. Organizacin del personal dentro de la empresa. Despidos de personal.

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1.6.

Orientacin Estratgica Empresarial


1.6.1. Visin Estar en la mente de cada peruano que necesite nuestros productos y servicios. 1.6.2. Misin Ser la mejor alternativa peruana en satisfacer las necesidades de nuestros clientes, promoviendo el consumo de nuestros productos basados en la excelencia del servicio; logrando a su vez la solidez de la empresa y el bienestar de sus integrantes. 1.6.3.

Objetivos de la Empresa
Ser una Empresa lder en el mercado. Generar mayores utilidades. Ofrecer a nuestros clientes productos de buena calidad y a un precio accesible. Proporcionar productos de reconocidas marcas que satisfagan las expectativas del cliente. Fidelizar a los clientes. Brindar un mejor servicio Ampliar nuestro mercado.

1.6.4.

Factores Crticos de xitos El servicio postventa de los productos: Cuentan con un departamento de Satisfaccin al Cliente que le brinda la Garanta de un Servicio de Atencin personalizada. Si tienes algn reclamo, desea efectuar un canje o devolucin slo con llamar se le atender de inmediato. La atencin al cliente: Se orienta al cliente cuando desea adquirir algn producto es importante ya que para ellos trabaja la empresa. Los precios bajos: Es importante mantener un precio accesible al bolsillo del cliente, mantener un precio bajo que de la competencia. Marca Exclusiva: Presentar marcas exclusivas al cliente para diferenciarnos de la competencia. Nuevos Productos: Tratar de conseguir nuevos artefactos novedosos que no ofrece la competencia para lograr la satisfaccin y lealtad del cliente.

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2.

ANALISIS DE LA TIENDAS EFE. S.A. 2.1. Descripcin


Tiendas Efe S.A. cuenta actualmente con 65 tiendas en todo el Per, para la realizacin de esta investigacin se ha considerado una de ellas, la que se encuentra ubicada en Huacho.

2.2.

Ubicacin Geogrfica
SUCURSAL DIRECCION TELEFONO CORREO GERENTE TIENDAS EFE S.A. Av. 28 de Julio 544 Huacho - Lima (01) 2321427

admhuacho@efe.com.pe
Jos L. Rodrguez

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2.3.

Recursos Disponibles
2.3.1. Recurso Humano PERSONAL 1. 2. 3. 4. Gerente local Cajeras Puntos de Pre-Ventas Agente Financiero CANT. 1 2 5 1

2.3.2. Inventario Actual EQUIPOS 1. Reflectores 2. Ventiladores 3. Sensores 4. Pulsador De Emergencia 5. Luces De Emergencia HARDWARE 1. PCs 2. Servidor 3. Pos MSC - Visa 4. Impresoras 2.3.3. Software Utilizado SOFTWARE
Nombre Descripcin

CANT. 3 10 6 1 5 CANT. 12 1 2 6

CANT.

1.

SAI

Mdulo de Caja Mdulo de Ventas Mdulo de Inventarios Mdulo de Cuentas corrientes Mdulo de Cuentas por pagar Mdulo de Impuestos Mdulo de Pre-ventas Es el sistema que utiliza la
Financiera EFECTIVA para que tiendas EFE pueda realizar las ventas a crdito a sus clientes.

2.

SFI

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2.4.

Orientacin Estratgica del rea de TI


2.4.1. Visin Ser un rea de apoyo a la vanguardia tecnolgica y comunicacin electrnica que en conjunto con la gerencia, contribuyan a lograr cambios para la mejora de Tiendas EFE S.A., integrando los diversos sistemas que en ella se manejan y siendo el rea de TI ms completa sobre los usuarios de la empresa. 2.4.2. Misin Optimizar el manejo de la informacin de Tiendas EFE S.A para la toma de decisiones en el tiempo oportuno en cada rea que lo amerite. Para ello evala y administra adecuadamente los proyectos, realiza el mantenimiento del entorno operativo, busca soluciones ante alguna problemtica en base a la indagacin, cuenta con equipos informticos a la vanguardia de la tecnologa y capacita a sus colaboradores para el correcto manejo de los mismos. 2.4.3. Objetivos Estratgicos
Asegurar el buen Funcionamiento de las Tecnologas existentes en la empresa mediante la administracin de los proyectos. Manejar de manera autnoma las opciones bsicas de mantenimiento del entorno operativo (organizacin de la informacin en los discos, copias de seguridad, reconocimiento de virus informticos, etc.), as como el acceso a los programas instalados. Identificar situaciones de error o mal funcionamiento de las tecnologas, buscando soluciones mediante la indagacin, reconociendo aquellas que pueden ser resueltas de forma autnoma, a travs de la utilizacin de los manuales y ayudas de los programas, de aquellas otras que precisan de la ayuda de un tcnico. Actualizar los equipos informticos de hardware y software, de acuerdo con los requerimientos del rea de T.I para un mejor manejo de la informacin, y poder tomar decisiones en el tiempo oportuno. Capacitar a los usuarios finales acerca del manejo de los nuevos dispositivos informticos implementados en la empresa, para el correcto manejo de los mismos. Facilitar el acceso a la informacin por parte de los usuarios internos y externos a Tiendas EFE S.A. procurando en todo momento un servicio de calidad. Desarrollar herramientas tecnolgicas que faciliten la comunicacin con el usuario, permitiendo la comunicacin y notificacin electrnica. Mantener en ptimas condiciones de funcionamiento la plataforma tecnolgica de la empresa, procurando en todo momento la continuidad del servicio.

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Definir Polticas de Seguridad que garanticen el resguardo de la informacin y de los servicios tecnolgicos. Propiciar el intercambio de informacin con otras organizaciones en procura de una adecuada interoperabilidad. Proporcionar informacin oportuna a las diferentes reas de la organizacin. Lograr la mayor satisfaccin del cliente al interactuar con una de las aplicaciones de TI. Reducir costos en la compra de hardware innecesario, mediante una adecuada orientacin tcnica.

2.4.4. Factores Crticos de xito


Apoyo de la Administracin Superior en el desarrollo, implantacin y puesta en marcha de los proyectos tecnolgicos. Disponibilidad del personal motivado y capacitado. Disponibilidad de la Infraestructura fsica y tecnolgica adecuada a los requerimientos necesarios para la buena gestin de la informacin. Personal con disponibilidad para solucionar situaciones problemticas con respecto a las T.I en base a la investigacin e indagacin. Fondos disponibles para invertir en la actualizacin de los recursos informticos. Establecimiento de esquemas y polticas de seguridad fsica y lgica de los recursos tecnolgicos que permitan reducir el riesgo de acceso indebido a la informacin y que eviten la fuga de informacin o el uso indebido de la misma. Captura de Requerimientos ptima. Establecer seguridad informtica a los servicios que brinda. Capacitacin permanente del personal de TI.

2.4.5. Personal a cargo del rea de TI de la Empresa Son dos las personas que se encargan del rea de tecnologa de informacin, y tienen a su cargo a diez personas ms. Jefe de sistemas: Ing. Emerson Garca Coordina y gestiona los distintos proyectos de Sistemas, alineados al objetivo estratgico de la empresa. Gestor de base de datos: Ing. Alberto Tello Gestiona el motor de la base de datos de acuerdo con los requerimientos del usuario. (ltimo proyecto: Migracin del Sistema Integrado core del negocio FLEXLINE desarrollado en motor de Base de Datos Data Flex y operando bajo Sistema Operativo Novell, al Sistema Integrado SAI (Sistema Administrativo 15

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Integrado) desarrollado con motor de base de datos Informix. (1997) bajo Sistema Operativo Linux) Gestores: Diez personas Se encargan de llevar a cabo las tareas asignadas por el jefe de sistemas. Bsicamente la parte de desarrollo, soporte , mantenimiento.

2.4.6. Cartera de Proyectos


Los principales proyectos que tiene la empresa son: Servicio post venta: En caso de fallas de un producto, solucionarlo en el menor tiempo posible, de manera que el personal a cargo de este servicio al recibir la queja por el cliente se contacte con el proveedor y este cambie el producto al cliente. Actualmente este proceso se hace mediante telefona y no est integrado al sistema, sin poder tener un registro y reporte de los productos defectuosos. Publicidad: Ampliar ms la publicidad a travs de todos los medios: TV, RADIO, WEB; de manera que se incremente la captacin de clientes. Actualmente Tiendas Efe cuenta con una cartera de clientes de 4500, sin embargo quieren llegar a ms lugares no slo de Huacho sino tambin las zonas aledaas, entre otras, para ello piensan ejecutar el proyecto de ampliacin de publicidad aparte de la que ya se viene dando. Sucursales: Como consecuencia de lo anterior nos dijo el Gerente General que al expandir ms la publicidad, se proyectan abrir otras sucursales como son los lugares de Oyn, Sayn, entre otras; pero son proyectos por los que se est haciendo el estudio de mercado correspondiente. Mejoramiento continuo en la automatizacin de los distintitos procesos del negocio de EDPYME Efectiva S.A. y de TIENDAS EFE.

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