UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR DEPARTAMENTO DE TECNOLOGA DE SERVICIOS LICENCIATURA EN GESTIN DE LA HOSPITALIDAD GESTIN FINANCIERA

GESTION FINANCIERA DE UNA POSADA TURISTICA

JOS MIGUEL BESON N CARNET 07-9102

Gestin Financiera de una Posada Tursticas

Las actividades realizadas por las posadas tursticas en sus diversos ordenes: producto, personal, mercadeo, publicidad, ventas, etc., en la mayora de los casos repercuten en los ingresos, costos, gastos y rendimientos, lo que involucra salidas y entradas de dinero derivadas de esas transacciones.

Las finanzas en sentido general son una gran ayuda para la empresa en todas sus dimensiones, en especial las microempresas y bien utilizadas responden a la necesidad de conocer a fondos la estructura de costos y de la valoracin econmica de servicios, es decir, determina en sus operaciones el costo total de la produccin, as como los costos unitarios y dems conceptos claves que permitan orientar decisiones operativas o estratgicas en los gerentes, por tanto constituye una herramienta tcnica que facilita la fijacin de precios y mrgenes de beneficios con base en el conocimiento real y no bajo la inseguridad emprica de imitacin con respecto a la competencia.

El precio de los servicios tursticos debe ser el resultado del conocimiento y manejo de la estructura de costo, pero un margen de beneficio no puede fijarse con base a criterios demostrativos o imitativos de precios de servicios similares en otras empresas. Solo cuando se conoce la estructura de costo la empresa est en capacidad de manejar estratgicamente ante posibles estrategias o tcticas de precios desatadas por la competencia o por el propio mercado, y saber hasta cundo podr reducirse el precio para no perder, de otra manera ser difcil tomar decisiones en circunstancias de mercado donde se desate estrategias o guerras de precios.

Las finanzas no son tema exclusivo de contadores o administradores son un insumo de gran vala para la gerencia moderna tanto de la gran empresa como la microempresa, sus anlisis permite fijar criterios en relacin con las acciones ejecutadas o por ejecutar, evaluar la utilizacin de recursos y cuantificar el rendimiento de los mismos, por tanto son una herramienta de gran apoyo que se deben conocer.

Las posadas tursticas y sus gerentes necesitan el registro sistemtico de sus operaciones, la contabilidad no puede ser vista como un gasto mas dentro de las obligaciones de la empresa, debe ser enfocada como una inversin potencial con miras a establecer un sistema de informacin contable y financiera que refleja las transacciones, resultados y uso eficiente de los recursos, adems es el insumo sobre el cual se han de realizar

Las finanzas en una Posada Turstica: Por qu? Y Para qu? Con base en lo anterior ya se tienen algunas razones sobre la importancia y el papel de las finanzas en las posadas tursticas. Conviene precisar el significado de la misma dentro de un marco conceptual. Es posible definir las finanzas como el conjunto de instrumentos derivados de la organizacin, registro, procedimiento y anlisis de una serie de datos, operaciones y transacciones realizadas por la empresa cuyos resultados se expresan en cifras de carcter econmico y financiero. La gestin financiera incluye las operaciones de contabilidad, anlisis de los resultados contables, toma de decisiones sobre inversiones, crditos, rendimientos, cuantificacin de costos, etc. que definen la posicin financiera de la empresa y permite crear un sistema de informacin financiera para el anlisis, evaluacin, asignacin y reasignacin de recursos, as como los insumos para la toma de decisiones.

IMPORTANCIA DE LAS FINANZAS Son instrumentos que permiten organizar contablemente las transacciones y operaciones financieras realizadas por el establecimiento. Permite tomar decisiones sobre la continuidad o viabilidad financiera de proyectos de inversin. Ayudan a evaluar la asignacin o reasignacin de recursos en proyectos o programas que se van a emprender. Permiten conocer la estructura de costo de los servicios y productos colocados en el mercado. Permite establecer o fijar precios bajo un criterio tcnico, sobre el cual se podr establecer mrgenes de beneficio en funcin de sus intereses y del mercado, con ello se conocer hasta donde puede reducirse para mantener mrgenes de beneficios.

Establecen el punto de equilibrio o cantidad mnima de productos y servicios(nivel de ocupacin) que se debe vender para lograr cubrir los costos y gastos, cantidad sobre la cual la empresa comenzar a obtener beneficios econmicos .

Su dominio facilitar la toma de decisiones sobre endeudamiento y adquisicin de nuevos activos. Permiten establecer el presupuesto, es decir la programacin financiera sobre ventas, ingresos, costos y gastos por un periodo determinado. Facilitan el clculo de emprstitos e impuestos que van a ser declarados al Estado. Son una herramienta fundamental de la gerencia moderna, pues la orientan en su sentido de direccionalidad en la bsqueda de la rentabilidad, el crecimiento y la supervivencia.

PLANIFICACIN FINANCIERA Constituye el proceso de estimacin, asignacin, percepcin, ejecucin control y evaluacin de los recursos econmicos y financieros utilizados por la empresa para cumplir sus objetivos. Es un mecanismo que permite establecer una programacin financiera que mediante la observacin de mercado, los objetivos de la empresa y de marketing, el conocimiento y la experiencia de la gerencia logre establecer un conjunto de pautas y estimacin que orientan la gestin en dicho establecimiento.

COMPONENTE DEL PLAN FINANCIERO

Pronstico de ocupacin y las ventas: constituye la proyeccin del empleo de la capacidad instalada de oferta de servicios del establecimiento, es decir, la ocupacin en cada uno de los componentes del producto de la posada turstica. Se estima sobre la base de las acciones de marketing establecidas por la gerencia, el comportamiento del mercado y los objetivos que persigue la empresa en las distintas reas estratgicas (producto, precio, mercado) sobre la cual se hace el clculo de ocupacin que deben tener los diferentes servicios perceptores de ingresos en el establecimiento. Comprende a su vez los siguientes elementos: El anlisis del mercado y la revisin de las acciones de marketing realizada por la gerencia en cada una de las reas estratgicas que impliquen metas de mercado producto y precios.

Establecimiento de las metas de ocupacin de los servicios segn periodo de demanda. Esto implica la revisin adicional de logros en periodos adicionales y la determinacin de la meta actual. Ocupacin en habitaciones = Objetivo en ventas de habitaciones anual x 100 / oferta de habitaciones anual

Es necesario determinar que la ocupacin matemticamente es un cociente derivado por las cantidades de servicios vendidos o en pronstico de ventas sobre el total disponible para la venta; esta ocupacin debe estimarse tambin en periodos cortos, meses o temporadas, para poder establecer correcciones si surgieran brechas entre lo programado y lo alcanzado y poder activar a tiempo mecanismo que permitan el logro de los niveles de ocupacin.

Para determinar los ingresos segn el nivel de ocupacin y las acciones de marketing establecidas es conveniente reconocer las polticas de precios propuestos en los programas de marketing (descuento por da o por cantidad de consumo, precios con descuento para huspedes en temporada baja, precios con descuento de preventa, precio paquete, etc.) para en funcin de ellas y de acuerdo con los niveles de ocupacin programados para cada grupo estimar los ingresos.

Ingresos por servicios = ocupacin x precios al servicio

El clculo del ingreso resulta del producto de la ocupacin en trminos reales de servicio segn el grupo representado por la poltica de precios establecidos, multiplicado por el tipo de precio segn dicha poltica.

Pronostico de costos y gastos operacionales: es la estimacin programada de las erogaciones (costos y gastos) que permiten remunerar los factores productivos y cuya accin genera los bienes y servicios comercializables. Est determinado por la planificacin general del establecimiento y por el nivel de ocupacin estimado para cada servicio, segn la temporada y las metas y por objetivo del marketing que la posada haya fijado.

Para estimar el presupuesto de costos y gastos operacionales se requiere los siguientes elementos: El nivel de ocupacin para cada servicio.

Los requerimientos de insumo de alimentos y bebida. Los requerimientos de personal fijo y eventual. Inventarios de insumos en alimentos y bebidas. Inventarios de menaje y suministros a clientes. Reposicin de activos de operacin.

Pronostico de gastos funcional: representa la proyeccin estimada de los gastos y compromisos necesarios en unidades de apoyos complementarias a los servicios productores de servicios tursticos, los cuales cumplen funciones de respaldo administrativo, tcnico, gerencial, de supervisin y promocin que no forman parte directa de los procesos de produccin de servicios comercializables. Comprende las reas o departamentos funcionales de gerencia, administracin, promocin y mercadeo, entre otras.

Las partidas consideradas como gastos incluyen los egresos en personal y otros, que a su vez comprenden las siguientes partidas: sueldos y salarios, seguro, comisiones a tarjeta de crdito, diferencias de cajas y cargos con horarios y descuentos, gastos de representacin, estmulos especiales, papelera e impresos de administracin y gerencia, suscripciones, uniformes de personal de mantenimiento, administracin, telfono, tramites, depreciacin y amortizacin de activos.

Presupuesto de marketing y acciones estratgicas: comprende la estimacin financiera para cumplir con las acciones programadas segn la propuesta de marketing, incluye las erogaciones destinadas que hay que cubrir: Organizacin y participacin en eventos y desarrollo de estrategia de persuasin. Diseo y colocacin de medios publicitarios. Gastos de representacin y relaciones publicas segn orientaciones establecidas en programas de marketing. Las dems actividades de desarrollo en cualquiera de los componentes estratgicos considerados en las acciones del marketing. Investigacin y procesamiento de datos e informacin con fines de mercado.

Presupuesto de Inversiones y conservacin de activos fijos: comprende las estimaciones respecto a las asignaciones o reasignaciones de recursos financieros con el propsito de ampliar o mejorar las condiciones que faciliten los servicios del establecimiento. Comprende los montos estimados para: Reposicin o cambio de mobiliario, equipos, activos de operacin. Ampliacin de instalaciones Incorporacin de programas y software.

Presupuesto de Tesorera y caja: es el presupuesto resumen, se basa en el clculo anticipado de los ingresos, salida de dinero y de sus disponibilidades. Su objetivo es: Determinar el sobrante o faltante de dinero en la operacin. Establecer el comportamiento del flujo de dinero y determinar periodos crticos que requieren ciertas previsiones Evaluar el impacto de pago y de su programacin. Analizar perodos ms convenientes para inversiones. Formato del presupuesto de tesorera o caja. Concepto Saldo segn balance Ingresos Cuentas por cobrar Ventas al contado Ventas a crdito Total ingresos Efectivo Disponible Egresos Compra de insumos
Pago de mano de obra Pago de costos indirectos (-dep)
Gastos de administracin y ventas

Trimestre I

Trimestre II

Trimestre III

Trimestre IV

Pagos de impuestos

Pagos de salarios Cuentas por pagar Obligaciones bancarias Adquisicin de activos Inversiones Total de egresos Saldo antes del prstamo Prstamo
Amortizacin de prstamo

Intereses de prstamo Efectivo final del trimestre

Los Estados Financieros Reales y Proyectados: son el resultado del procesamiento de toda la informacin contable, los principales informes que componen los estados financieros son: Balance general Estado de ganancias y perdidas Flujo de caja

Es importante aclarar que para el periodo programado generalmente se establece a un ao. Sin embargo, la fijacin de metas debe estructurarse en periodos cortos: meses, trimestre, temporadas altas y bajas, de acuerdo con los criterios del planificador. ANALISIS FINANCIERO Consiste en la observacin, revisin , comparacin, razonamiento e interpretacin de la informacin generada por los reportes o informes financieros consolidados, con los cuales se establece una serie de relaciones que originan estndares de gestin, que sirven para apreciar, valorar, evaluar, controlar y retroalimentar las acciones y la asignacin de recursos a los procesos ejecutados y por ejecutar en la posada. En esta seccin resulta conveniente incluir tambin dos aspectos de gran importancia, como la determinacin del precio de los servicios y el clculo del punto de equilibrio, ya que

representan una herramienta esencial en el comportamiento de otros indicadores que forman parte de los ndices financieros. El anlisis financiero tiene su base en la interpretacin de esos indicadores que se llaman ndices, ,los cuales en conjunto conforman la herramienta bsica de trabajo; permiten establecer comparaciones externas con otras empresas similares o internas, en relaciones con periodos anteriores o proyectados, generan una serie de informacin bsica sobre ocupacin, liquidez, rendimiento, solvencia, etc. los cuales muestran de manera general la gestin financiera. Los ndices o indicadores financieros que se analizan son los ms utilizados en la industria de la hospitalidad. Anlisis de precios y del punto de equilibrio de los precios: Precio: fijar el precio de los servicios es una de las tareas fundamentales de la gerencia de una posada. No es fcil, pues intervienen diversos factores externos e internos, como el mercado y la estructura de costo de la empresa que son elementos determinantes. La metodologa que se propone en la posada turstica bajo un enfoque tcnico, est en funcin de los servicios que se facilitan, sin embargo se recomienda considerar los siguientes aspectos: La franja de precios en los cuales se ubican las empresas con servicios o productos similares a los establecimientos. Valoracin de la calidad y satisfaccin del husped entre los productos de la posada y los de la competencia, no solo en este destino sino en otros destinos con productos similares. La elasticidad-precio de la demanda, es decir, la reaccin de turistas y visitantes ante cambios de los precios. La estructura de los costos de produccin y el pronstico de ocupacin de los servicios. La tendencia inflacionaria de la economa. El segmento o grupos de turistas que ya son clientes o con los que la empresa tiene alguna relacin de mercado.

Criterios para establecer precios: En los servicios de alimentos y bebidas se emplea el estndar internacional, el cual establece que los costos de produccin representan entre 30% y 40% del precio. Esto hace necesario conocer o estimar la estructura de costos unitarios del servicio sobre el cual se asigna un margen de beneficio unitario para determinar el precio: Precio = costo unitario + margen de utilidad Este criterio requiere del costo unitario, para lo cual se requiere determinar lo siguiente: El gasto (costo fijo) en el departamento de alimentos y bebidas. El nivel mnimo de ventas requeridas para cubrir los costos totales. El costo unitario variable por cada servicio especfico (cada plato) segn el rea de alimentos. Agregar el costo unitario variable y el costo fijo unitario del rea de alimentos. Establecer el margen de beneficios.

En cuanto a los servicios generales se realiza con base en los costos incurridos. Para ello, se considera que el precio de venta est determinado por la suma de costos de produccin unitaria, ms el porcentaje de la utilidad esperada en ese producto: Precio = costo total unitario + porcentaje de utilidad Puede aplicarse para calcular el precio de las habitaciones, para ello se debe estimar los gastos totales (personal u otros gastos) para un periodo determinado, dividirlo entre la oferta mensual de las habitaciones y agregarle un margen de utilidad (por porcentaje) de ese costo total unitario. Punto de equilibrio: Este indicador es clave para la gestin financiera puesto que muestra el nivel de

ocupacin donde comienza a obtener ganancia.

Importancia: Permite conocer cul es la cantidad mnima de productos o servicios (habitaciones, platos, etc.) que deben ser vendidos tanto en forma absoluta como en relacin al porcentaje de ocupacin. Estable el grado de eficiencia o impacto de los costos impresos, segn el nivel que se alcance. Si se logra con un porcentaje de ocupacin alto es porque la estructura del costo es elevada o el precio es demasiado bajo. Permite establecer comparaciones con otras empresas.

Nivel de ventas (NV) = gastos (G) / (1-Relacion costos variables respecto a las ventas)(CV) El resultado expresa la cantidad de ventas que se requiere para cubrir los costos totales del departamento. Ahora bien, para calcular el nmero de servicio o habitaciones que se deben vender, la formula es la siguiente:
Servicio (CS) = gastos (G) / precio (P) x (1-Relacion costos variables respecto a las ventas)(CV)

Donde P, es el precio promedio o individual de cada servicio. El resultado de esta operacin permite conocer la cantidad de servicios que se necesitan vender para cubrir los costos y los gastos. Los ndices financieros ms relevantes son:

DENOMINACION ndice de Circulante

INFORMACION Activos circulantes Pasivos circulantes Activo circulante Inventarios Pasivo circulante

RELACION AC/PC

INTERPRETACION Por cada unidad monetaria que se adeuda se dispone de X suma para responder a los acreedores Constituye una medida ms rgida de la habilidad del empresario para atender el pago de sus obligaciones corrientes. Determina el margen de garanta que tienen los acreedores indiscriminadamente sobre el activo total. Participacin de la deuda total con respecto al patrimonio.

Liquidez

AC-Inv./PC

Respaldo de Activos

Activo Total Pasivo Total Pasivo total Capital contable

PT/AT

Endeudamiento total

PT/Cc

Eficiencia de habitaciones Eficiencia de alimentos

Ingreso habitaciones Ingresos totales Ingreso de alimentos Ingresos totales

IH x 100/ IT

IA x 100 / IT

Participacin del ingreso de las habitaciones en relacin con el total de ingresos. Participacin del ingreso de alimentos en relacin con el total de ingresos.

DENOMINACION Eficiencia de otros servicios Participacin de los sueldos, personal de habitaciones

INFORMACION Ingresos en otros servicios Ingresos totales Sueldos y salarios del departamento de habitaciones Sueldos y salarios Totales Sueldos y salarios del departamento de A & B Sueldos y salarios Totales Sueldos y salarios totales Ingresos Totales Gastos Totales de las habitaciones Gastos total de operacin Gastos Totales de A&B Gastos total de operacin Monto para el proyecto Incremento de Ingresos Total de gasto en rea funcional Total de costos y gastos operacin Utilidad o perdida Ventas Netas

RELACION IOSx100/IT

INTERPRETACION Participacin del ingreso de otros servicios en relacin con el total de ingresos. Mide la participacin de los sueldos y salarios del personal de habitaciones en relacin con el total de sueldos y salarios.

SSH x 100 / SST

Participacin de los sueldos, personal de alimentos y bebidas

Impactos de los sueldos y los salarios

Participacin rea de habitaciones

Participacin del rea de alimentos y bebidas Rendimiento por proyecto (promocin)

Determina la participacin de SSAB x 100 / los sueldos y salarios del SST personal de alimentos y bebidas en relacin con el total de sueldos y salarios. Mide la participacin de los SST x100/ IT sueldos y salarios de todo el personal en relacin con los ingresos totales. Determina la participacin de GTHx100/GTO los gastos en habitaciones con respecto al gasto total de operaciones. Mide la participacin de los GTABx100/GTO gastos en alimentos y bebidas en relacin con el gasto total de operacin. Determina el rendimiento del MPx100/IING proyecto.

Participacin del rea funcional en los costos y gastos totales Rentabilidad sobre ventas

GTAFx100/CG

U o Pr x 100/ Vn

Mide la participacin de los gastos en reas funcionales respecto al total de costos y gastos en la operacin. Indica si las utilidades obtenidas son las adecuadas en funcin de

Rentabilidad sobre el capital Das de rotacin ctas por cobrar

Utilidad o perdida Capital contable Ctas por cobrar Promedio de ventas diarias Pasivo largo plazo Capital Activo Fijo Activo circulante Pasivo Circulante

U o Pr x 100 / CC Ctaspor Cob x 365/Ventas diarias PL + C x 100 /AF AC-PC

las operaciones realizadas. Mide la participacin de los resultados de los ejercicios frente al capital de la empresa Indica el tiempo medio que las cuentas permanecen sin cobrar. Este ndice indica la proporcin en que el activo fijo ha sido financiado por el pasivo. Es la cantidad de recursos necesarios para mantener un adecuado nivel de operacin en la empresa

Capitalizacin

Capital de trabajo

Los resultados de estos ndices deben someterse a comparaciones tanto internas como externas en varios periodos para poder verificar su evolucin y determinar su evolucin y determinar el comportamiento. Tambin permitir a la gerencia, a travs de su lgica observacional, actuar en la asignacin, reasignacin y evaluacin de los recursos como un instrumento ms que permita evaluar su desempeo, no solo por los logros fsicos en las acciones emprendidas, sino tambin por los resultados financieros alcanzados con los recursos econmicos utilizados. De eso se trata, de establecer una armona y estrecho vinculo entre las acciones en cada rea estratgica (mercadeo, producto, precios, promocin) y los recursos asignados para cumplir con las metas, tanto fsicas como financieras; muchas veces se cumple con las metas fsicas de estos programas, pero no se alcanzan los logros financieros, por el desconocimiento por parte de la gerencia de cmo funciona la gestin financiera y para qu sirve sta