Hoja de clculo para los negocios

Prof. Jess Antonio Ramos Morn

Hoja de clculo para los negocios

Hoja de clculo para los negocios

Teora 1

La funcin SI
Definicin Funcin que comprueba si se cumple una condicin. El resultado depende de que la condicin se evale como verdadera o falsa. Se pueden evaluar valores y frmulas. Sntaxis = SI (prueba lgica, valor si verdadero, valor si falso)

Prueba lgica: Es un valor o expresin que puede evaluarse como verdadero o falso. Valor si verdadero: Es el valor que se devuelve si la prueba lgica es verdadera. Si se omite, devolver VERDADERO. Valor si falso: Es el valor que se devuelve si la prueba lgica es falsa. Si se omite, devolver FALSO. Ejemplo 1 La Tabla 1 indica la cantidad de autos vendidos en el ltimo mes. Si alguno logra vender ms de 10 autos, entonces recibir S/. 1000 de bonificacin. Crear un sistema que calcule automticamente la bonificacin si el vendedor alcanza la meta. Solucin: h Paso 1. Para crear una pequea base de datos relacionada a la comercializacin de autos, lo primero que haremos es crear una columna al lado de Autos, la llamaremos Bonificacin, como se muestra a continuacin. Por otro lado, esta presentacin de la informacin permitir tener un manejo ms ordenado de la misma.

Hoja de clculo para los negocios

Cmo dar Autoformato

Para la aplicacin del autoformato, se debe hacer lo siguiente: Primero, seleccionar aquellas celdas a las cuales se desea aplicar el autoformato, es decir, desde la celda A1 hasta C4. Luego, de ser seleccionadas ir a Formato Autoformato, tal como se muestra a continuacin:

Luego, aparecer la siguiente ventana de trabajo, en la cual aparecern diversas platnillas. Elegir la lista 3. El procedimiento se muestra en el grfico.

h Paso 2. Al tener un manejo pequeo de informacin sera fcil identificar a los vendedores que recibirn bonificacin. Sin embargo, normalmente se maneja informacin extensa. Por ello resulta til el uso de la funcin Si. La utilizaremos para determinar quin tiene bonificacin. Primero, definamos la prueba lgica: 1. Nos colocamos en la celda C2 2. Planteamos la prueba lgica. Lo que se est evaluando es si la celda B2 es mayor a diez.

h Paso 3. Una vez que se evalu la cantidad de autos vendidos, planteamos el valor que obtendremos si la prueba lgica es verdadera, en este caso, si es mayor a diez ventas. Entonces: 1. Separamos la prueba lgica del valor si verdadero mediante una coma. 2. Colocamos, en este caso, el valor que es 1 0000

Hoja de clculo para los negocios

h Paso 4. Finalmente, planteamos el valor que obtendremos si la prueba lgica es falsa, en este caso, si es menor o igual a diez. Entonces: 1. Separamos el valor si verdadero del valor si falso mediante una coma. 2. Colocamos, en este caso, el valor que es 0. 3. Cerramos parntesis (Grfico 4) y apretamos enter (Grfico 5).

h Paso 5. Aplicamos la funcin a las celdas C2 y C3. El sistema funciona, cuando detecta que el valor es superior a 10 lo bonifica con 1 000, sino le asigna cero. Para no escribir la frmula en cada una de las celdas, podras arrastrar la frmula hacia abajo. Este es un ejemplo, muy sencillo, de cmo trabajar la funcin SI. Con los ejercicios del Aula Virtual de Aula Empresa te entrenars con mayores grados de dificultad y diversas situaciones de aplicacin.

Cmo copiar una frmula

Para arrastrar la frmula, seguir el procedimiento que se muestra a continuacin:
Al colocar el cursor en la esquina inferior derecha de la celda, aparecer una cruz gruesa. Luego arrastrar la frmula hacia abajo

Para aadirle el formato de soles a las celdas correspondientes a bonificacin, es decir, desde C2 hasta C4 deber ir a: Men Formato de celdas Ficha Nmero. Luego en la opcin de Smbolo elegir aquella que haga referencia a la moneda en soles S/.. Finalmente dar click en aceptar.

Hoja de clculo para los negocios

Cmo copiar una frmula (continuacin)

El formato aplicado quedar como se muestra en el grfico.

Para desarrollar mayor rapidez y habilidad en estos temas, ingresar a: www.aulaempresa.com y en el Aula Virtual encontrars una serie de ejercicios tiles e interesantes.

Hoja de clculo para los negocios

Teora 2

La funcin BUSCARV
Definicin Funcin que busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente. Sintaxis

= BUSCARV (valor buscado, matriz buscar en, indicador columnas, valor lgico)

Valor buscado: Es el valor buscado en la primera columna de la tabla. Matriz buscar en: Es la tabla en donde se har la bsqueda del dato. Puede estar compuesta de textos, nmeros o valores lgicos. Indicador columnas: Es el nmero de la columna, en la matriz buscar en, donde se encuentra el dato buscado. Valor lgico: Nos sirve para encontrar la coincidencia ms cercana en la primera columna si le asignamos como valor VERDADERO; y nos sirve para encontrar la coincidencia exacta si le asignamos como valor FALSO. Ejemplo 1 Se tienen dos tablas. La tabla 1 muestra un listado de los insumos que una empresa ha ido adquiriendo a lo largo de la ltima semana. La tabla 2 indica los precios de lista del proveedor de dichos insumo. Se le pide completar la tabla 1 con el precio de lista que corresponde a cada insumo, el IGV pagado y el valor de venta.
Tabla 2. Lista de insumos

Tabla 1. Insumos comprados

Hoja de clculo para los negocios

Solucin h Paso 1. Lo primero que haremos es crear la columna donde irn los precios de los respectivos insumos comprados por la empresa. A esta columna de datos, que tenemos que obtener de la Tabla 2, la llamaremos Precio. En el Grfico 1 podemos ver cmo queda nuestra Tabla 1.

Formato de celda
Para hacer que el grfico 1 tenga un formato similar al de la tabla No 1, seleccione la matriz A1: B21. Luego dar click en la herramienta brocha matriz A1:B21 . Seguidamente pase la brocha a la columna precio, es decir desde C1:C21. Esta ltima matriz quedar con el formato de la

h Paso 2. Para determinar el precio comenzaremos a redactar la funcin BUSCAV. Primero, sealaremos el valor que vamos a buscar: 1. Nos colocamos en C2 2. Redactamos el nombre de la funcin y sealamos como valor buscado a la celda B2. Lo que se est haciendo es ordenarle al programa que el dato que aparezca en B2 ser buscado en la Tabla 2. h Paso 3. Ahora lo que haremos es asignar la matriz en la cual debe hacerse la bsqueda del valor contenido en B2, en este caso P02: 1. Para separar el valor buscado de la matriz buscar en escribimos la coma luego del valor buscado. 2. Sealamos la matriz E1:F6 en donde se realizar la bsqueda del valor contenido en B2

Hoja de clculo para los negocios

h Paso 4. Ahora determinaremos la columna que contiene el valor que nos interesa obtener de nuestra bsqueda. 1. Observar la tabla de precios y determinar cuntas columnas la conforman. En este caso son dos columnas: una que seala el nombre del insumo y otra que indica el precio que le corresponde. 2. Asignaremos mentalmente el nmero que le corresponde a cada columna, y diremos: la columna de insumos es la nmero uno, y la de precios es la nmero 2. Como se pudo observar, este procedimiento se hace de izquierda a derecha. 3. Colocamos el nmero de la columna que nos interesa. Debido a que buscamos el precio del insumo, y ste se encuentra en la columna 2 de la tabla de precios, entonces escribimos el nmero 2 (luego de la coma que separa la matriz buscar en del indicador columnas).

h Paso 5. Finalmente se indicar el tipo de bsqueda que se realizar. 1. Colocar la coma que separa el indicador columna del valor lgico. 2. Sealar el valor lgico, 1 0, segn sea conveniente. En este caso debido que el valor contenido en la celda B2 est indicado especficamente en la tabla 2, es decir, o se le encuentra o no, se utiliza el valor lgico cero (0).

Hoja de clculo para los negocios

h Paso 6. Aplicar la funcin a las dems celdas de la tabla 1.

Copiar frmulas a otras celdas

Una vez que escribi la frmula en C2 para obtener el precio correspondiente al insumo P02, debe fijar las filas y columnas de la matriz E2:F6. Para ello use la tecla F4. Luego para copiar la frmula a las dems celdas deber seleccionar las celdas C2:C21 (tal como muestra la figura), luego presionar seguidamente las teclas F2 + Ctrl. + Enter.

Para desarrollar mayor rapidez y habilidad en estos temas, ingresar a: www.aulaempresa.com y en el Aula Virtual encontrars una serie de ejercicios tiles e interesantes.

10

Hoja de clculo para los negocios

Aplicacin Empresarial

El Flujo de Caja
Definicin El flujo de caja es una herramienta financiera que permite conocer el saldo de dinero de un negocio o empresa a una fecha determinada. En su estructura se consideran entradas (ingresos) y salidas (egresos) de dinero, de esta manera se mostrar cunto dinero se tiene disponible o cunto falta. El flujo de caja se puede preparar considerando diferentes plazos: diario, semanal, mensual, anual, etc.; lo cual depender de la naturaleza del negocio. Adems, normalmente para un proyecto de varios aos, se espera que el flujo de caja para el primer periodo sea negativo, porque es el periodo de mayor inversin y pocos ingresos. Pasos I. Parte 1. Calcular los ingresos 1. Monto de efectivo con el que iniciar operaciones 2. Proyeccin de ventas al contado 3. Otros tipos de ingresos, por ejemplo, prstamos 4. Total de efectivo disponible: Sumar todos los ingresos del perodo II. Parte 2. Calcular los egresos 1. Costos de materiales directos 2. Costos de mano de obra directa: sueldos y salarios 3. Costos indirectos: gastos administrativos, alquileres, servicios 4. Inversiones en equipos: maquinarias, vehculos, etc. 5. Otros: Impuestos e intereses 6. Total de egresos: Sumar todos los egresos del perodo III. Parte 3. Calcular el flujo de caja 1. Reste del total de efectivo disponible, el total de salidas de egresos

Hoja de clculo para los negocios

11

Aplicacin La familia Gmez, desea proyectar el flujo de caja de su hogar para este nuevo ao que acaba de iniciar. Para ello, debern tomar en cuenta los ingresos que don Alberto Gmez y su esposa Mara Elena Figueroa perciben mensualmente. Dado que los Gmez desconocen cmo hacer un Flujo de Caja, le pide a usted que los ayude a elaborarlo. Para ello deber tener en cuenta lo siguiente: 1. El sueldo de don Alberto y Maria Elena ascienden a S/.1, 100 cada uno. En los ingresos de la pareja se debe considerar que en julio y diciembre reciben gratificaciones. 2. Adems de sus ingresos, la familia tiene un ingreso por el alquiler de un taxi. La persona que trabaja el taxi deja S/. 40.00 soles diarios 25 das al mes. 3. El costo del departamento se encuentra en la pestaa Base, y est expresado en dlares. El tipo de cambio (TC) est en la pestaa TC. 4. Los gastos de telfono, luz y pasajes estn expresados en soles en la pestaa Base. 5. El gasto de agua en el mes de enero asciende a S/.25.00 y tiene un factor de incremento de 15% mensual. 6. Los gastos de gas, mantenimiento del auto, peluquera, ropa y entretenimiento son fijos. El gasto de gas, mantenimiento del auto, peluquera, ropa y entretenimiento son S/.30.00, S/.50.00, S/.20.00, S/.30.00 y S/.30.00 respectivamente. 7. El pago mensual del auto y de la tarjeta de crdito responden a un cronograma detallado en la pestaa Base, el cual est expresado en dlares, y la tabla para su conversin est en la pestaa TC. 8. Para determinar el gasto mensual en comida se asume 30 das mensuales, cada da se destina un presupuesto de S/.7.00 soles por persona, y se calcula para 2 personas.

12

Hoja de clculo para los negocios