OPENOFFICE.

ORG CALC A TU ALCANCE

Antonio Roldn Martnez

Coleccin Hojamat.es

Antonio Roldn Martnez http://www.hojamat.es ISBN 978-1-4452-1948-6 Publicado por Lulu Press Inc.

A Leli, que con su compresin y presencia constante ha hecho posible la existencia de este libro

OPENOFFICE.ORG CALC A TU ALCANCE ....................................................1 PRIMEROS PASOS ...........................................................................................9 INICIO DEL OPENOFFICE.ORG 3 ............................................................................ 9 Estructura de una Hoja de Clculo ...........................................................10 MOVIMIENTOS DEL CURSOR ................................................................................ 12 CELDA ACTIVA .................................................................................................... 13 Referencia de una celda...........................................................................14 Formato de una celda...............................................................................15 Proteccin de celda ..................................................................................17 Cdigo de formato ....................................................................................18 BORRADO DE CELDAS ......................................................................................... 18 EDICIN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA ............................................................. 19 INSERCIN DE UN NOMBRE EN UNA CELDA .......................................................... 19 COMANDOS DEL MEN ARCHIVO ......................................................................... 20 ESCALA .............................................................................................................. 21 FORMATOS Y RANGOS .................................................................................23 FORMATOS DE CELDA ......................................................................................... 23 COLORES DE RELLENO Y BORDES ....................................................................... 25 FORMATOS NUMRICOS ...................................................................................... 27 COMANDO DESHACER ......................................................................................... 28 AJUSTAR TEXTO AUTOMTICAMENTE .................................................................. 29 ESTILOS.............................................................................................................. 29 COPIAR FORMATO ............................................................................................... 31 AUTOFORMATOS ................................................................................................. 32 FORMATOS CONDICIONALES ............................................................................... 32 COMBINAR CELDAS ............................................................................................. 34 Alto y ancho de celda ...............................................................................35 OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS .............................................................. 35 OPERACIONES CON RANGOS............................................................................... 37 COPIA DE UN RANGO ........................................................................................... 37 MOVER UN RANGO .............................................................................................. 40 OTRAS FORMAS DE RELLENAR RANGOS .............................................................. 40 GRFICOS .......................................................................................................41 INSERTAR GRFICO ............................................................................................. 41 OPCIONES DEL GRFICO ..................................................................................... 45 GRFICOS EN 3D................................................................................................ 49 CASOS PARTICULARES DE GRFICOS .................................................................. 50
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UTILIDADES ....................................................................................................63 TEXTOS LARGOS ................................................................................................. 63 ESCRITURA DE SUBNDICES Y SUPERNDICES ...................................................... 63 SALTO DE LNEA EN UNA CELDA........................................................................... 64 SUPRIMIR LNEAS DE DIVISIN ............................................................................. 65 PROTECCIN DE UNA HOJA ................................................................................. 65 DESTACAR VALORES........................................................................................... 66 INSERCIN DE OBJETOS ..................................................................................... 67 INSERCIN DE IMGENES .................................................................................... 69 NOTAS ................................................................................................................ 72 INSERCIN DE SMBOLOS .................................................................................... 72 VNCULOS ........................................................................................................... 73 HIPERENLACES ................................................................................................... 73 CREACIN DE LISTAS PROPIAS ............................................................................ 75 NAVEGADOR ....................................................................................................... 76 FUNCIONES ESPECIALES - IMPRESIN .....................................................77 FUNCIONES ESPECIALES ..................................................................................... 77 PREPARACIN PARA LA IMPRESIN ..................................................................... 83 ESCENARIOS....................................................................................................... 87 BUSCAR UN VALOR DESTINO ............................................................................... 88 REAS DE DATOS. ANLISIS DE DATOS ...................................................91 DEFINICIN DE REA DE DATOS .......................................................................... 91 OPERACIONES CON REAS DE DATOS ................................................................ 93 ORDENAR ........................................................................................................... 94 FILTRAR .............................................................................................................. 96 CONSOLIDAR ...................................................................................................... 98 SUBTOTALES ...................................................................................................... 99 VALIDACIN DE DATOS ......................................................................................101 TEXTO A COLUMNAS .........................................................................................105 ACCESO A UNA BASE DE DATOS ........................................................................107 PILOTO DE DATOS Y HERRAMIENTA SOLVER....................................... 111 PILOTO DE DATOS .............................................................................................111 DISEO DE LA TABLA DINMICA .........................................................................113 CAMBIO DE OPERACIONES ................................................................................114 CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA...................................................................116 FILTRADOS .......................................................................................................116 CONFIGURACIN DE CAMPO..............................................................................119 OBTENCIN DE SUBTABLAS...............................................................................122 SUBTOTALES ....................................................................................................122
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HERRAMIENTA SOLVER ............................................................................ 124 PROBLEMAS DE OPTIMIZACIN .........................................................................124 SISTEMAS DE ECUACIONES LINEALES ................................................................129 CONTROLES Y MACROS............................................................................ 131 IDEAS PREVIAS .................................................................................................131 GRABACIN DE MACROS ...................................................................................133 ASIGNACIN DE UNA MACRO A UN OBJETO ........................................................137 USO DE BOTONES .............................................................................................141 ASIGNACIN DE LA MACRO................................................................................143 DEFINICIN DE FUNCIONES ...............................................................................146 OTROS CONTROLES ..........................................................................................149 MACROS DE APERTURA.....................................................................................152 UN EJEMPLO: CMO SUMAR DATOS DISPERSOS ETIQUETADOS .........................153 EJEMPLOS DE FUNCIONES DEFINIDAS ...............................................................157 ANEXO .......................................................................................................... 163 FUNCIONES.......................................................................................................163

PRIMEROS PASOS
INICIO DEL OPENOFFICE.ORG 3
Si tienes un icono del programa OpenOffice.org 3 en el escritorio, basta con que hagas un doble clic sobre l para iniciarlo. Si no, sigue la ruta: Inicio; Programas; OpenOffice 3. De esta forma accedes a todos los tipos de documentos: Hojas de clculo, Bases de datos, Documentos HTML, Presentaciones, etc.

Si eliges la primera opcin, OpenOffice.org, se abrir la entrada general y podrs elegir el programa que desees: En nuestro caso nos interesa la Hoja de Clculo Calc. Si no tienes acceso directo en el escritorio, seala OpenOffice.org Calc en el men de la figura anterior y pulsando el botn derecho elige Enviar a... y despus Escritorio (crear acceso directo). De esta forma obtendrs un acceso directo en el escritorio representado por el icono

Una vez abierto el programa OpenOffice.org Calc se te presentar esta ventana:

Estructura de una Hoja de Clculo

Los archivos de Calc reciben el nombre de libros, porque estn compuestos de hojas distintas (por defecto tres) Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas, que se parecen a un papel cuadriculado. Las filas estn rotuladas con nmeros desde 1 hasta 35536 y las columnas con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta ZZ y AAA hasta la ltima columna que se nombra con las letras AMJ. Cada celda se nombra mediante su fila y columna. As por ejemplo la celda B4 ser la situada en la fila 4 y columna B. Los rtulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rtulo se seleccionar toda la columna o fila. Si se pulsa sobre su interseccin arriba a la izquierda, se seleccionar toda la hoja. Una celda se selecciona al pulsar sobre la interseccin de los rtulos de filas y de columnas.

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En la parte superior figuran las barras de herramientas o de smbolos. No siempre figuran todas, porque se pueden ocultar o mostrar a voluntad. En la figura puedes ver la barra de men, que contiene los comandos Archivo, Editar, etc. que son la base de todos los itinerarios de rdenes ms importantes. Las barras que muestra esta pantalla son las ms usadas. Las puedes ocultar o mostrar con el comando Ver La zona intermedia es la de Trabajo, cuya estructura explicaremos a continuacin, y la inferior la Barra de estado, que por ahora ignoraremos. Las Barras ms importantes estn mostradas en la siguiente figura:

Barra de Mens: contiene las entradas a rutas de rdenes: Archivo, Editar,.... Barra de Funciones: contiene comandos bsicos de Imprimir, Cortar, Pegar, etc. Barra de Objetos: permite cambiar Fuentes, Bordes, Rellenos, etc. Barra de Frmulas: en ella se escriben y corrigen los contenidos de una hoja

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Para cambiar de hoja en un mismo libro, seala las distintas pestaas que figuran en la parte inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para verlas todas. Recorre cualquiera de ellas mediante las barras de desplazamiento (horizontal y vertical), con las teclas de AvPg. y RePg. o con las cuatro teclas de flecha de cursor. Aprende tambin a sealar directamente cualquier celda con el ratn. Si pulsas simultneamente las teclas Ctrl y una de esas cuatro flechas, llegars a los lmites de la hoja, la fila 65536 y la columna AMJ.

MOVIMIENTOS DEL CURSOR

Con el ratn El cursor se desplaza a la celda que seale el ratn al pulsar el botn izquierdo. Tambin con el ratn se puede mover el cursor mediante las barras de desplazamiento horizontal o vertical. Con el teclado Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, adems de las usuales de flecha de cursor y RePg o AvPg, etc. son las siguientes:
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Combinacin de teclas Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1. Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del rea de datos. Inicio Seala a la primera columna A de la fila actual. Fin Lleva el cursor a la ltima columna del rea con datos, dentro de la fila. Ctrl+Izquierda Salta a la columna izquierda del bloque actual. Funcionan de forma similar Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo las combinaciones Ctrl+Derecha,

Ctrl+AvPg Salta a la hoja anterior de la tabla. Ctrl+RePg Salta a la hoja siguiente de la tabla. Alt+RePg Desplazamiento de una pgina de la pantalla hacia la izquierda. Alt+AvPg Desplazamiento de una pgina de la pantalla hacia la derecha. El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de OpenOffice.org

CELDA ACTIVA
Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el cursor. Con esta operacin se convertir en la celda activa, es decir la que constituye el foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango todas sus celdas estarn activas, aunque no se podrn editar una por una.
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Observa la Barra de frmulas de la parte superior de la pantalla. El nombre de la celda figura a la izquierda y su contenido en el centro, en la llamada lnea de entrada de frmulas. Escribe algo manteniendo seleccionada la celda y pulsa Intro. Leers entonces en esa lnea de frmulas lo que has escrito.

Una celda puede contener Un texto: Es un conjunto de caracteres que la Hoja no interpreta como cantidades: "Factura", "Compras 2004", etc.

Un nmero: Dentro de esta categora estn los nmeros propiamente dichos, los porcentajes y las fechas. Una frmula: Es una expresin que indica la operacin que hay que efectuar en esa celda: =4+E3, =SUMA(A2:B4), etc. Adems, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos de letra, colores, alineacin o bordes que cambian el aspecto de cada celda. Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su frmula. El valor es el resultado de aplicar una frmula. Por ejemplo, si una celda contiene la frmula =2+2, su valor ser 4.

Referencia de una celda

Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las dems. Es un smbolo compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que pertenece y unos nmeros coincidentes con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.

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Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o rellenado de rangos el programa supone que al mover unas celdas, tambin se han de mover las referencias contenidas en las frmulas. As, si en la celda N7 est contenida la frmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su frmula se ver tambin arrastrada a A7*34. Los datos sufrirn el mismo movimiento que la celda que los contiene. Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algn dato que contenga, escribiremos referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo $. Hay tres modalidades: Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna. Tipo $B32: slo se protege la columna, pero se puede alterar la fila. Tipo B$32: se alterar la columna y permanecer la fila. Para convertir una referencia relativa en absoluta, adems de escribir manualmente el signo $, basta pulsar la tecla Mayscula + F4 al escribirla. Con una primera pulsacin se cambiar al tipo $A$32 y con sucesivas pulsaciones ir cambiando a A$32 y a $A32. Tambin podemos referirnos a una celda por su nombre. Lo vers ms adelante. Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de esta seguido de un punto, antes de escribir la referencia propiamente dicha. Por ejemplo Hoja1.D$22

Formato de una celda

Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen su forma de presentacin en pantalla y que no afectan a su contenido. A todas esas opciones se accede al activar el comando Formato Celda... del men principal del programa.
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A los formatos de celda tambin se accede pulsando con el botn derecho y eligiendo Formatear celdas en el men contextual que se obtiene. En el cuadro de dilogo correspondiente podemos elegir las siguientes pestaas: Fuente No necesita explicacin particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros de eleccin de fuentes en Windows. Los aspectos de tamao, fuente, color, efectos, etc. son de comprensin fcil. Borde Tambin es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo ms importante de resear es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda un rea, si est seleccionada y no slo a una celda. Los conceptos de bordes predeterminados, estilo de lneas, colores de lneas y sombras, etc. se explican por s solos. Fondo Para cambiar el color de fondo de un rango de celdas basta seleccionarlo de la paleta que se ofrece. Alineacin Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una celda respecto a su contorno cambiando numerosos parmetros, como: la alineacin horizontal, la vertical, inclinacin del texto, la distancia a la cuadrcula. Para comprender todas ellas el mejor camino es experimentar con algn texto concreto.

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Proteccin de celda
Las celdas de una hoja de clculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido por una distraccin. Con esta opcin se pueden activar o dejar en blanco cada una de las tres opciones: Protegido, Ocultar frmulas, Ocultar todo. Esta operacin se har por separado en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarn para entrada o modificacin de datos. La proteccin slo ser efectiva si despus se protege todo el documento con el comando Herramientas Proteger documento Hoja de Clculo. Combinar celdas Permite unir las celdas seleccionadas formando con ellas una sola. Si est propiedad no est activada, se consigue el efecto con el men Formato - Combinar celdas. Si ya est definida, se puede anular mediante el mismo comando. Nmeros Las opciones de formato numrico tambin son muy variadas: Categora Permite expresar un nmero como fecha y hora, moneda, formato estndar, etc. A veces tiene un efecto que puede sorprender al usuario. Si no se indica otra cosa, el formato por omisin es el de Nmero. Es interesante experimentar con el de Fecha y Hora. Los formatos posibles en cada categora figuran en el panel del centro, bajo el ttulo de Formatos. Opciones Se pueden fijar el nmero de decimales y si deseamos si los nmeros negativos se presenten en rojo. Es adecuado para documentos mercantiles.

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El nmero de ceros a la izquierda es muy til si se quieren escribir cdigos con nmero fijo de dgitos y los separadores de miles, dan a las cantidades un aspecto ms legible.

Cdigo de formato
Para operaciones elementales no hay que alterar el cdigo que figure en este campo. No obstante, hay casos, como en las unidades fsicas, en los que desearemos aadir smbolos como w, Km. o . Para ello aadiremos, detrs del formato estndar (u otro cualquiera que figure como cdigo), el smbolo deseado entre comillas dobles: #.##0.00 "", estndar "Km"., etc. Para ms detalles hay que consultar el apartado Cdigos de formato numrico de la ayuda de OpenOffice.org.

BORRADO DE CELDAS
Debemos distinguir entre Eliminar celdas o eliminar contenidos. En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El programa solicita informacin sobre cules sern esas celdas que reemplazan a las eliminadas. Esta operacin se ejecuta mediante la secuencia Editar Eliminar celdas En el segundo caso, si se usa la tecla retroceso se elimina el contenido, pero si se usa Supr, se debe concretar si se borra todo, o slo formatos, fechas, etc. Esta operacin se ejecuta mediante la tecla Supr o con la secuencia Editar Eliminar contenidos y despus se concreta si se desea Borrar todo o slo algn elemento.
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EDICIN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA

Para cambiar el contenido de una celda debes seleccionarla previamente (convertirla en la celda activa). A continuacin escribe, sin ms, el nuevo contenido, si slo deseas sustituir el antiguo, o bien pulsa con el ratn sobre la lnea de frmulas de la parte superior y corrige lo que desees. Termina de corregir con la tecla Intro (o Entrar). Tambin se puede corregir una celda pulsando sobre ella con doble clic. Observa el efecto que se produce. Recuerda los tres procedimientos:

Escribir directamente sobre la celda seleccionada si se desea sustituir todo lo escrito Pulsar sobre la lnea de entrada para activarla y corregir lo escrito Efectuar un doble clic sobre la celda activa

INSERCIN DE UN NOMBRE EN UNA CELDA

Para algunos trabajos es conveniente asignar un nombre a una celda. Es ms fcil manejar el nombre total que la referencia A3. As, en una tabla cualquiera se pueden asignar nombres a celdas, del tipo Ingresos, Ganancias, Saldos, etc. que hacen ms legibles las frmulas. Para asignar un nombre a una celda debes, en primer lugar, seleccionar dicha celda, y con la secuencia de rdenes Insertar Nombres - Definir se le asigna el nombre deseado. De esta manera, frmulas como C5*C8/100 se pueden convertir en Capital*Inters/100.

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COMANDOS DEL MEN ARCHIVO

Los comandos ms importantes del men Archivo en OpenOffice.org 3 son similares a los de todos los programas de Windows: Nuevo Permite crear un documento nuevo y elegir su tipo en el submen correspondiente. Abrir Abre un documento ya creado Documentos recientes Te facilita una lista para acceder a los libros de OpenOffice.org que has usado recientemente Cerrar Interrumpe el trabajo con un modelo y cierra el archivo correspondiente. Si hay datos nuevos no guardados, avisar para guardar el modelo antes de cerrarlo. Guardar Guarda la informacin del Libro de Trabajo actual en su archivo correspondiente (cuyo nombre ya se conoce) pero no lo cierra y permite seguir trabajando sobre l y modificarlo. Guardar como Es similar al anterior, pero pide previamente el nombre y la carpeta en la que debe ser guardado. Hay que usar este comando cuando no se ha asignado an un nombre a un trabajo o si se desea una copia del mismo con nombre diferente. Guardar todo Guarda todos los archivos que estn abiertos de forma simultnea

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Imprimir Obtiene una copia impresa del rea de datos actual. Enviar Enva el documento como correo. Exportar Permite exportar el documento en formato PDF o en XHTLM Propiedades Describe las propiedades generales del archivo

ESCALA

En el men Ver se nos ofrece la posibilidad de cambiar la escala de visin de la hoja, lo que llamamos zoom en otros programas.

La venta se explica por s sola. Para el efecto zoom deberemos elegir la opcin Variable, pero en las ltimas versiones del programa se puede usar la barra de desplazamiento situada en la parte inferior derecha de la pantalla, que es mucho ms intuitiva:

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FORMATOS Y RANGOS

FORMATOS DE CELDA
En la Gua 1 has aprendido que la apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A continuacin descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando el resto a tu experimentacin. Abre un archivo nuevo, seala con el ratn una celda y escribe algo sobre ella, por ejemplo "Cesta de inversiones". Observa los datos de la barra de objetos, que sern parecidos a los siguientes:

Obtenemos las siguientes informaciones: es un texto en la fuente de letra Arial, tamao de 12 puntos, modalidad negrita y el texto est centrado (como ejemplo). Cambia ahora las caractersticas de esta celda a tu gusto. Para eso puedes pedir FORMATO Celda y en el cuadro de dilogo que se abre elegir la pestaa Fuente.
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Cambia en ella el tipo de letra, el tamao y ponla cursiva en lugar de negrita. Despus busca la pestaa Alineacin y la cambias a izquierda o derecha o centro. Si te atreves a experimentar, cambia tambin la alineacin vertical o la inclinacin. En realidad, lo ms cmodo para cambiar la alineacin horizontal son los botones de izquierda, derecha y justificacin. centro

Tambin es muy cmodo usar los botones de la barra de formato para cambiar fuentes y tamaos. Observa que en esa barra tambin dispones de las principales opciones de fuentes: Tipo de fuente, negrita, cursiva, color de fondo y de letra, etc.

Experimenta, si quieres con las opciones de la pestaa Efectos de fuente. Puedes conseguir dar relieve, contorno o sombra a los caracteres que uses.
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COLORES DE RELLENO Y BORDES

Tambin es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Cambio de fondo Seala con el ratn una parte de la hoja que est en blanco. Pulsa el ratn sobre una celda y sin dejar de pulsar, arrastra hacia abajo y hacia la derecha, para seleccionar varias celdas. Observars que toda la regin ha cambiado de color. Eso significa que est seleccionada. No toques nada y disponte a cambiarle el color de relleno a esa zona. Para lograrlo vuelve a pedir Formato - Celda, pero ahora busca la pestaa Fondo, elige un color de relleno y pulsa Aceptar. Mueve el ratn, seala fuera de la zona y vers el cambio de color. Ese mismo efecto lo puedes conseguir con el botn

Al pulsar sobre la pequea flecha de la derecha se te abrir el catlogo de colores de fondo. Cambio de borde Los bordes tambin son sencillos de quitar o poner: Seala una celda que tenga borde, como la del ttulo. Vuelve a Formato - Celda y busca Borde. Entre los predefinidos, en el apartado Disposicin de lneas, elige el borde en blanco.

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Pulsa aceptar y deber desaparecer el borde anterior. Experimenta con otra celda que no tenga borde y le asignas uno cuadrado con sombra a la derecha y abajo. Haz cuantos cambios necesites para comprenderlo. Los bordes y colores de relleno los puedes cambiar ms rpidamente con los botones correspondientes en la barra de formato. A los formatos de celda tambin se accede pulsando con el botn derecho y eligiendo Formatear celdas en el men contextual que obtienes.

Debes acostumbrarte desde ahora a esta tcnica. Cuando no tengas claro qu hacer con un objeto (celda, imagen, grfico, etc.) pulsa sobre l con el botn derecho y elige una de las opciones que te ofrece el men contextual.

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FORMATOS NUMRICOS
Aprenderemos a continuacin cmo se cambian los formatos de los nmeros. Pide Formato - Celda y elige la pestaa Nmeros. Vers que hay muchas variantes en los formatos numricos:

Categora: te permite expresar un nmero como fecha y hora, moneda, formato estndar, etc. Opciones: puedes fijar las siguientes:

El nmero de decimales Negativos en rojo, que es muy til en modelos de tipo financiero, para distinguir el efectivo de las deudas. Ceros a la izquierda, para completar con ceros a la izquierda. No es muy til para la enseanza. Separador de miles. Te permite expresar las cantidades grandes segn la forma acostumbrada, con separacin en miles y millones.

Cdigo de formato: Para quitar o aadir un smbolo a un nmero observa el cdigo del formato, por ejemplo #.###,00"km/h" o similar (la
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primera parte del cdigo la construye el programa y en este caso significa que hay punto separador y que se trabaja con dos decimales y la segunda parte la escribe el usuario entre comillas. Si eliges previamente la categora Definido por el usuario dispondrs de este cdigo en la lista general para otras hojas que crees. Categora moneda: Si defines el formato de una celda como moneda, el programa la elegir segn la regin geogrfica que est definida en tu equipo, en nuestro caso el euro . El resto de modalidades de formato numrico lo puedes experimentar a tu gusto.

COMANDO DESHACER
Si alguno de los cambios de formato que has efectuado no te satisface, puedes acudir al comando del men Editar - Deshacer, para que el programa no tenga en cuenta el ltimo cambio. Si tambin cambias de opinin en esto y no quieres deshacer, con Editar - Restaurar vuelves a efectuar el cambio. Es mucho ms til acudir a los botones correspondientes

pues pulsando sobre unos de ellos los segundos suficientes se abre un men con las ltimas acciones que has deshecho o restaurado, para que elijas. Si no lo haces as, se deshace o restaura la ltima operacin.

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AJUSTAR TEXTO AUTOMTICAMENTE

En algunas situaciones se puede desear incluir en una celda todo un prrafo con saltos de lnea, como ocurre en la siguiente imagen

Para conseguirlo debes seleccionar la celda deseada y seguir la secuencia de rdenes Formato - Celda - Alineacin y en ella activar la opcin de Ajustar texto automticamente. Si una vez que ests escribiendo un texto deseas activar el salto de lnea, puedes usar la combinacin de teclas Ctrl-Intro

ESTILOS
Cuando tengas en unas celdas opciones de formato cuya combinacin te agrade, puedes convertirlas en estilos, que son estructuras formadas por fuentes, tipos de alineacin, bordes, rellenos, etc. que se pueden aplicar todos a la vez en una misma celda, y que se guardan con tu archivo. Tambin existen estilos ya diseados, que puedes usar para tus documentos de Hoja de Clculo. Comenzaremos con estos ltimos Estilo y formato El Estilo y formato es la herramienta que te permite para asignar estilos a las diversas celdas. Los estilos se pueden actualizar y modificar, y vers ms adelante que los puedes crear.
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Con la tecla F11 o mediante el men Formato - Estilo y formato puedes abrir la ventana correspondiente. Tambin tienes un botn en la barra de funciones para abrir o cerrar el Estilo y Formato Como ves, contendr ya estilos que t no has creado. Aplicacin de un estilo Para aplicar un estilo a unas celdas ya seleccionadas, basta con pulsar con doble clic sobre un estilo de la lista. Prueba a cambiar el estilo de algunas celdas que contengan textos o nmeros. Observa que existen estilos de celda, como los que se ven en la imagen, y de pgina. A cada uno se accede con su botn correspondiente en la parte superior. Nosotros nos referiremos siempre a estilos de celda. Si deseas experimentar un poco, activa el modo regadera, y vers que puedes rellenar con un mismo estilo las celdas sobre las que pulses.

Creacin de un estilo a partir de una seleccin Desde el mismo Estilo y formato puedes crear un estilo nuevo. Para ello basta que asignes a una celda, directamente, sin usar estilos, todas las opciones de formato que quieras: fuentes, relleno, bordes, etc. Por ejemplo, en la figura se ha elegido un amarillo de fondo, el ttulo est bien centrado y el tamao de la fuente es de 14 puntos.

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Si deseo crear un estilo, selecciono la celda que posea este formato y pulso sobre el botn de Estilo y formato Nuevo estilo a partir de seleccin. Se abrir una ventana en la que puedo asignar un nombre a ese estilo. Despus de pulsar Aceptar, ese estilo se incorporar a la lista de estilos. Una observacin importante: el estilo que has creado slo te vale para el documento con el que ests trabajando. Prueba a hacerlo t: elige una celda, asgnale las fuentes, alineaciones o colores que desees e intenta convertirla en un estilo. Si sealas un estilo de la lista, con el botn derecho puedes acceder a su modificacin.

COPIAR FORMATO
Para copiar directamente los formatos de una celda a otra dispones del Pincel de formato, botn situado en la Barra de Formatos. Si deseas conseguir la copia de formato debers seguir estos pasos: Selecciona la celda cuyo formato deseas copiar y pulsa sobre el botn Pincel Selecciona la celda (o celdas) destino. Slo con esa operacin se copiar el formato. Si deseas copiar en otras celdas, debers repetir todas las operaciones, o bien pulsar al principio sobre la primera celda con doble clic. As permanecer activo el pincel hasta que se vuelva a pulsar sobre l.

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Otro modo de copiar formatos y otras caractersticas es la de Pegado Especial Selecciona la celda cuyo formato deseas copiar y pide Editar - Copiar. Selecciona la celda (o celdas) destino y pide Editar - Pegado especial

En el apartado Seleccin desactiva todas las opciones dejando tan slo la de Formatos.

AUTOFORMATOS
En OpenOffice.org el Autoformato se denomina Formateado Automtico. Los autoformatos recogen varios modelos de presentacin predeterminados que puedes elegir en un catlogo que se te ofrece. No requieren ms explicacin. Selecciona una tabla, que tanga como mnimo 3x3 filas y columnas, porque en caso contrario no funciona, pide Formato - Formateado automtico... y elige uno para ver su efecto en la tabla.

FORMATOS CONDICIONALES
En algunas ocasiones podemos desear que en una celda cambien los colores o el tipo de fuente segn el valor que contenga. Por ejemplo, en una escala del 0 al 10 podemos desear que los valores 0, 1, 2, 3 y 4 aparezcan en rojo y los 5, 6, 7... en azul. En calificaciones escolares
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tambin desearamos que algunas de ellas se destacasen por alguna propiedad de su formato. Sigamos el ejemplo propuesto para dotar a una celda de formateado condicional. Para conseguirlo deberemos seguir este proceso:

En primer lugar se deben definir tantos estilos como modalidades deseemos que tenga la apariencia de los resultados. En nuestro ejemplo definiramos el estilo rojo como aquel en el que la fuente aparezca de ese color y lo mismo haramos con el estilo azul. Consulta el apartado de Estilos sobre cmo hacerlo.

Pasaremos despus a una de las celdas que deben tener formateado condicional (si hay varias, se les dota de formato con la opcin explicada arriba de Copiar Formato) y, una vez seleccionada, pediremos men Formato - Formato condicional, con lo que obtendremos el siguiente cuadro de dilogo:

Para cada condicin debers efectuar estas operaciones: Elegir como tipo de condicin El valor de la celda (Dejamos por ahora la opcin de La frmula es). En la siguiente lnea, especificar qu comparacin efectuaremos: menor o igual, igual, menor que, etc. En este caso definiremos menor que para el rojo y mayor o igual para el azul.
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Por ltimo escribimos los valores que son trminos de la comparacin. En nuestro caso el 4. Con ello conseguiremos que el estilo rojo aparezca cuando el valor es menor que 5 y el azul cuando es mayor o igual a 5. No es necesario usar el mismo valor para las dos condiciones, pues el azul podramos haberlo definido como mayor que 3. Una vez compruebes que funciona, escribiendo valores del 0 al 8 y viendo los cambios de color, procede a copiar ese formato a todas las celdas que desees. Una lista podra quedar as:

Juanita Luis Hctor Aida Pedro Mara ngela Jaime

3 6 5 4 7 2 3 6

COMBINAR CELDAS
En algunos momentos, para incluir textos largos o dar una presentacin especial, podemos desear convertir varias celdas adyacentes en una sola.

Para conseguirlo se deben seleccionar las celdas que se van a unir y se acude al men Formato - Combinar celdas.

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Una vez combinadas se pueden tratar a efectos de formato como una sola celda.

Para deshacer la unin usa el mismo comando Formato - Combinar celdas. Esta operacin es ms rpida con el botn

Alto y ancho de celda

La altura de una fila se cambia mediante la orden Formato - FilaAltura..., y el ancho de una columna con Formato - Columna Ancho... El mismo efecto se logra cambiando los mrgenes en los rtulos de fila o columna sealando y arrastrando con el ratn:

Si efectas un doble clic de ratn en cualquiera de esas separaciones, las filas o columnas se autoajustan a los textos que contienen. Prueba tambin a autoajustar desde el men Formato.

OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS

Las filas y columnas, consideradas como un objeto, admiten varias operaciones. En primer lugar has de aprender a seleccionar toda una fila. Para eso basta con que pulses sobre el nmero que le sirve de cabecera a la izquierda. Igualmente, si sealas en la letra superior de
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una columna, tambin se selecciona toda ella. Lo notars por el cambio de color. Si seleccionas una fila o columna y pulsas con el botn derecho del ratn obtendrs un men contextual con opciones interesantes: Cambio de altura o anchura: Te permite asignar un valor numrico, pero es ms interesante arrastrar con el ratn la lnea divisoria entre una cabecera y la siguiente. Practcalo. Ocultar y mostrar: Si seleccionas una fila o columna y pides Ocultar, esta se har invisible a los usuarios, aunque seguir conteniendo frmulas y valores, y funcionarn todas las referencias. Esto puede ser til para ocultar clculos engorrosos cuya visin alterara la esttica del documento. Si una fila o columna oculta se desea mostrar de nuevo, habr que seleccionar algunas filas o columnas anteriores y posteriores y usar el comando Mostrar (accesible tambin con el botn derecho) Insertar o borrar filas y columnas nuevas: Para efectuar estas operaciones dispondremos de las opciones del men contextual Insertar filas, Borrar filas, insertar columnas y Borrar columnas, con funcionamiento muy claro. Ms confusa es la insercin de celdas o su borrado, pues esto afecta a la organizacin general de los modelos, por el efecto de desalinear datos que estaban todos en la misma fila o columna. No es aconsejable el uso de esta posibilidad y, en caso de usarla, debemos estar muy atentos a las posibilidades que se nos ofrecen. Si seleccionas una celda cualquiera, con el men Formato, eligiendo Fila o Columna, dispondrs tambin de todas estas posibilidades.

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OPERACIONES CON RANGOS

Llamaremos RANGO o rea, en una Hoja de Clculo, a un conjunto de celdas, preferiblemente adyacentes, seleccionadas en una Hoja, como los de color azul de la imagen. Lo normal es que un rango constituya un rectngulo de celdas, pero tambin se pueden seleccionar dos o ms rectngulos no adyacentes. La primera operacin bsica en un rango es seleccionarlo. Para ello se sita el ratn sobre la celda superior izquierda y se desplaza el puntero, manteniendo pulsado el botn izquierdo, hasta la celda inferior derecha. Esto es lo usual, pero se puede trabajar entre otras dos esquinas opuestas. Tambin puedes seleccionar con el teclado, sealando un vrtice o esquina del rango y usando las teclas de flechas de cursor para ampliar la seleccin hasta el punto opuesto, manteniendo pulsada la tecla de Maysculas.

COPIA DE UN RANGO
Los rangos se copian con el mismo procedimiento general de todos los objetos de Windows: Se seleccionan, se pide Copiar, se seala la celda de destino y se pide Pegar. Como en otros programas, puedes usar para estas dos operaciones las combinaciones de teclas Ctrl+C para copiar y Ctrl+V para pegar, adems de los botones que aparezcan en la barra de herramientas. Ten en cuenta algo muy importantes, y es que al copiar las frmulas, si las hay, las referencias cambian siguiendo el copiado de un rango.

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Por tanto, OpenOffice.org, al copiar las frmulas ha cambiado su contenido =D4+D5 para adaptarlo a la nueva columna =G4+G5. En realidad, lo que ha hecho es interpretar la copia en sentido RELATIVO. Si en la columna D se sumaban "las dos celdas de arriba", la del G, tambin, slo que ahora son G4 y G5 las que antes eran C4 y C5. Si no se indica lo contrario, las copias en una Hoja de Clculo son relativas: Al mover o copiar las frmulas en un sentido, los datos se mueven tambin en ese sentido. Observa ahora esta otra forma de copiar:

Por tanto, la afirmacin anterior de que las copias son relativas no nos sirve en este caso para la celda $D$5. La causa de esta discrepancia es el signo $, que sirve para proteger la referencia de una celda ante los cambios: es una referencia ABSOLUTA. Cuando una referencia de celda viene precedida por signos $ se convierte en absoluta y no le afectan los movimientos en las copias.

Resumiendo: Hay tres tipos de referencia de una celda:

Relativa: No contiene el signo $. Al copiar la frmula cambia la referencia: D4, CC3, A89,...

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Absoluta: Contiene dos signos $. No se altera en las copias: $D$2, $AB$6,... Mixta: Contiene un signo $ que protege la fila o la columna en los cambios: $D9, $AA2, F$34,... pero el resto no se protege.

Borrado de un rango Para borrar un rango basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr o bien ejecuta la orden Edicin - Borrar Rellenar un rango Se puede arrastrar una frmula a lo largo de luna fila o columna o, lo que es lo mismo, rellenar toda la fila o columna hasta un lmite con la misma frmula que contenga la celda actual. Para lograrlo basta sealar con el ratn el controlador de relleno de la celda, que es el pequeo rectngulo de la parte inferior derecha de la celda.

Sin dejar de pulsar el botn izquierdo del ratn, arrastra ese controlador hasta que la seleccin llegue al final de la fila o columna, hasta donde quieras copiar, suelta el botn y se rellenar toda ella con los valores que tiene la primera celda. Si las celdas contienen datos, el controlador puede operar de forma automtica, de forma que a las celdas con contenidos 1,2,3... por ejemplo, puede seguir rellenando con 4.5.6... Igual puede ocurrir con las fechas, que a Enero, Febrero,... le siga Marzo, Abril,... Antes de usar el controlador de relleno, observa su comportamiento automtico en la forma de rellenar, porque puede ofrecerte resultados no deseados.

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Si lo que deseas es una copia del valor de la celda que has seleccionado, sin la construccin de una serie, pulsa la tecla CTRL simultneamente con el uso del controlador.

MOVER UN RANGO
Esta operacin se diferencia de copiar en que al crear una copia de un rango, el primitivo desaparece, y da la ilusin de un movimiento. Se logra con las rdenes de Cortar y Pegar. Tambin puedes arrastrar el rango seleccionndolo previamente. A diferencia de Excel, no hay que sealar uno de sus bordes.

OTRAS FORMAS DE RELLENAR RANGOS

Una fila o columna se puede rellenar mediante el controlador de relleno, pero si no deseas depender de su automatismo, selecciona el rango a rellenar y pide Editar - Rellenar, - Series con lo que dispondrs de rellenos a la derecha, hacia arriba, siguiendo una serie, etc. y tambin de la construccin de series aritmticas, geomtricas, de fechas, etc.

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GRFICOS

Para confeccionar un grfico necesitaremos una tabla previa de datos. En OpenOffice es preferible que esa tabla (o rango) de datos posea ttulos de cabecera en la primera fila y en la mayora de los casos, que tambin existan en la primera columna. Si los encabezamientos (o rtulos, o etiquetas) deseados no son adyacentes a los datos, es preferible copiarlo todo en una tabla nueva. Tambin se pueden usar tablas sin etiquetas, pero despus es complicado intentar aadirlas.

INSERTAR GRFICO
Desarrollaremos la explicacin a partir de esta tabla:
Mes Enero febrero marzo abril mayo junio Altas 4 12 8 6 9 4

Una vez seleccionada una tabla acude al comando Insertar Grfico o al botn correspondiente. Con ello abres el Asistente para grficos,
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que te permitir crearlo siguiendo unos pasos determinados, con alguna variante. Mientras tomas decisiones podrs ir viendo formarse el grfico a tu gusto junto a la tabla. Un grfico tambin se puede insertar mediante el botn Primer paso: Concretar el tipo de grfico Los distintos pasos del asistente los puedes elegir en la lista de la izquierda de la ventana, o bien usar el botn "Siguiente". Marcamos el primer paso, y se nos ofrecen todos los tipos de grficos. Al elegirlos, van cambiando simultneamente en el grfico creado. Como la tabla ejemplo es de tipo temporal, elegimos Lnea, y como subtipo el de Puntos y lneas. Tambin activamos la suavizacin de la lnea mediante un spline:

El grfico quedar as:

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Observa que automticamente se han rellenado los rtulos del eje x y la leyenda "Altas"

Segundo paso: Rango de datos En este paso se te invita a cambiar los datos si no te satisface lo que l ha decidido automticamente. En el caso del ejemplo ha supuesto que tanto la primera fila como la primera columna son etiquetas sin valor numrico, y ha acertado. Tambin puedes cambiar el rea de datos si ves que no es exactamente la que deseabas. Si los rtulos fueran nmeros y el programa se confundiera, en este momento puedes indicar si la primera fila y la primera columna son etiquetas o no. Si ests de acuerdo con todo, pulsa en el botn Siguiente o elige el tercer paso. En el caso del ejemplo interpreta bien todos los datos, por lo que no hay que corregir:

Tercer paso: Series de datos El tercer paso nos da oportunidad de cambiar las series una a una, aadir alguna nueva, cambiar los datos del eje x de categoras, etc. Si se ha seleccionado bien la tabla y no ha habido mala interpretacin, este paso se puede pasar de largo.
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Cuarto paso: Elementos de grficos Termina la confeccin del grfico concretando el ttulo, si deseas leyenda o no, y si los ejes tendrn ttulo. En el grfico podrs ver el efecto de cada cambio. Cuando termines de decidir los elementos, pulsa en Finalizar. En el ejemplo hemos suprimido la leyenda, escrito "Altas por meses" como ttulo y hemos pedido cuadrcula para ambos ejes Si la posicin del grfico no te satisface, cmbiala arrastrndolo con el ratn. Si no puedes arrastrarlo, pincha fuera del grfico y despus dentro, para que cambie el contorno del grfico.

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OPCIONES DEL GRFICO

Cuando se pulsa una vez sobre un grfico, el contorno se transforma en una lnea de puntos, y tienes acceso a todas las opciones de la ventana de grfico: Moverlo, borrarlo, modificar el rea de datos, copiarlo, etc. Para saber mejor qu puedes hacer, pulsa con el botn derecho sobre el grfico para obtener el men contextual. Mover el grfico Para mover u grfico seala el grfico con el ratn, con lo que aparecern ocho cuadritos verdes en su contorno, y cuando veas que el puntero del ratn presenta el smbolo de las cuatro flechas en cruz, arrastra el grfico a otra zona y suelta. Si el borde es un marco gris, debers sealar fuera del grfico con el ratn, y despus dentro, para que veas el puntero en forma de cruz Con los ocho cuadrados verdes puedes alterar, arrastrando, el tamao del grfico. Acceso a los distintos objetos del grfico Si pulsas sobre el grfico con doble clic o con el botn derecho y el men emergente pides Editar, podrs acceder a todos los elementos del grfico. Para ello mueve despacio el ratn sobre sus componentes, y vers que van cambiando uno por uno los objetos del grfico: ejes, datos, ttulo, leyendas, etc. que estamos sealando. Para acceder a todas las propiedades de cada objeto, debes hacer doble clic, para que o bien se abra una ventana de propiedades, o bien (caso del ttulo) acceder a su contenido. Al cambiar a este estado, aparecer la barra de grficos en la zona de las barras de herramientas Esto es muy largo de exponer, y es preferible que vayas con paciencia efectuando el clic sobre cada zona del grfico, lentamente, y observar cundo un objeto queda enmarcado. Si es con lnea de puntos, puedes, por ejemplo, moverlo o cambiar su tamao.

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La imagen que sigue es el resultado de cambiar el rea de grfico (con un gradiente), la de trazado (plano lateral) y el formato de la serie de datos (distinto grosor y color). Tambin hemos cambiado su tamao. Intenta algo similar. Ya sabes que el grfico ha de estar en estado de edicin, y eso se sabe porque lo rodea un marco gris continuo.

Si, con cuidado, sealas en primer lugar la serie de datos, y despus haces un clic sobre un punto determinado, lo podrs seleccionar a l solo.

Haz doble clic sobre l y podrs cambiar sus caractersticas en la ventana que se abre. En la siguiente imagen se ha destacado en rojo y tamao mayor el mximo del grfico.
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Cambio de escala Ocurre a veces que los elementos del grfico no estn bien centrados. Para centrarlos mejor hay que cambiar la escala del eje Y. Intntalo: sita el puntero del ratn sobre el eje Y y cuando aparezca su rtulo, haz doble clic. En la ventana que se abre puedes realizar cambios de fuente, de situacin de la leyenda, etc., pero en este caso nos interesa la escala. En el ejemplo podramos desear que el mnimo fuera 2 en lugar de 0. Desactiva el mnimo automtico y escribe el valor 2

El grfico quedara as con la escala nueva:

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Etiquetas en el eje X Al igual que con el eje Y, en el eje X podrs realizar cambios de fuentes, colores, lneas o alineacin. A veces no encajan bien las opciones que elijamos, y habr que cambiarlas. En la siguiente imagen se ha cambiado la fuente y se ha inclinado 65"

Lneas de error Una vez seleccionada la serie de datos en un grfico, con el botn derecho del ratn se puede acceder a la insercin de lneas de error. En la siguiente imagen se han aadido una lnea de Valor medio y todas las barras de error de la Y, en concreto las de la desviacin tpica. As queda destacado el valor del mes de febrero como el que se separa significativamente del resto:

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Se deja como ejercicio abierto la gestin del formato de esas lneas y otras opciones estadsticas para ellas.

GRFICOS EN 3D
Mientras el grfico est en modo de edicin, est abierta la barra de herramientas de grficos

En el primer botn tienes la posibilidad de cambiar el tipo de grfico. Plsalo y elige la cuarta posibilidad, la de 3D

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y quedar el grfico bastante vistoso:

CASOS PARTICULARES DE GRFICOS

GRFICOS CIRCULARES

Los grficos de tipo circular, tambin llamados de tarta o de sectores estn muy indicados cuando no hay muchos datos y tenemos inters en destacar los porcentajes, ya que el crculo completo representar el 100%. El grfico del apartado anterior se puede transformar rpidamente en uno circular. Para ello haz doble clic sobre el mismo para pasar al modo de edicin y activa, o en la barra de herramientas que aparece arriba, o en el men contextual que se abre con el botn derecho, la opcin de Tipo de grfico. Una vez localizada, elige una de las cuatro variantes de grficos circulares, por ejemplo el primero:

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Existen dos cuestiones interesantes en estos grficos: Representar de forma automtica los porcentajes y destacar uno de los sectores.

Porcentajes Para que aparezcan los porcentajes, sigue en modo de edicin (grfico con borde gris continuo) y pulsa dentro del crculo cuando veas el rtulo de Punto serie de datos. Haz doble clic y se abrir la ventana de opciones.

En la pestaa Etiquetas de datos puedes elegir "Mostrar valores como porcentaje" y "Mostrar categora". Tambin es aconsejable que en la pestaa de caracteres aumentes el tamao de la fuente. Puede quedar as:

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Sector destacado Vuelve a abrir la serie de datos, pero ahora seala slo uno de los puntos que representan a los sectores, por ejemplo el de mayo. Haz doble clic sobre l y todo el sector se rodear con un rectngulo de puntos. Puedes entonces mover el sector arrastrndolo hacia afuera. Tambin si haces doble clic, obtienes una ventana con las opciones de "punto", y puedes cambiar los bordes, los caracteres, el color, etc.

Experimenta tambin cambiar a vista 3D, rotar todo el grfico o dotar de transparencia al rea de grficos. La mejor forma de dominar este tema es experimentando.

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GRFICOS EN COLUMNA

Son los ms populares, y nos permiten algunas operaciones que los hacen ms vistosos. Veamos algunas:

Achura de la columna La anchura de columna que aparece de forma automtica se puede modificar fijando en un nmero menor el espacio que queda entre una columna y otra. Para lograrlo haz doble clic sobre el grfico, mueve el ratn hasta obtener el rtulo de Serie de datos y vuelve a pulsar con doble clic. La ventana que se abre tiene muchas pestaas. Has de elegir Opciones, que est situada ms alta que las dems. All tienes la opcin de Espacio - Configuracin. Cuanto mayor sea esa cantidad (el mximo es 600%) ms estrecha ser la columna.

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Si lo fijamos en 0% las columnas llegarn a tocarse, y habremos obtenido un Histograma.

Contenido del rea Gradientes Siguiendo el procedimiento ya explicado para acceder a las propiedades de la serie de datos, en la pestaa rea puedes elegir otro color para la columna, y en la pestaa Transparencia puedes definir, por ejemplo, un gradiente entre grado 0 y grado 50%. Quedara as:

Si en el relleno, en lugar de color, eliges Gradiente, puedes concretarlo en un catlogo predeterminado:

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Figuras Las columnas, en lugar de rectangulares, pueden aparecer, en 3D, como cajas, conos, cilindros o pirmides. Acude para ello a Tipo de Grfico (ya sabes cmo) y elige Columnas en 3D. En esta opcin se te ofrecen las cuatro posibilidades.

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PICTOGRAMAS

Los pictogramas son grficos de barras en los que estas se han sustituido por dibujos alusivos al tema que se est tratando. Por ejemplo, si estudiamos produccin de petrleo, cada barra puede sustituirse por un barril o una pila de barriles. En OpenOffice.org es muy sencillo crear pictogramas. Sigue estos pasos: Construye un grfico de columnas a partir de unos datos.
Nmero de rboles plantados

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

23 55 120 89 56 44 32 38 60 60 44 30

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Lo ms rpido es que selecciones estos datos en este mismo documento y pidas Copiar. Despus abres OpenOffice.org Calc, sealas una celda adecuada y pide Editar - Pegado especial - Formato HTML. De esta forma se pegarn los datos cada uno en una celda. A partir de ellos construye un grfico de barras verticales que sea ms bien ancho, como este:

Ahora hay que dotar a cada barra de un fondo formado por rboles. Esto es lo que se llama un Pictograma. El problema es que la imagen que te interesa quizs no est en la lista de bitmap disponibles. Por eso debes aprender antes cmo incluir la imagen en la lista

Inclusin de una imagen en el catlogo de Bitmaps Para convertir las barras en un pictograma, debemos tener archivada previamente la imagen que sustituir cada barra., por ejemplo, un rbol: Imagina que t la tienes en el archivo arbol.gif. Para que esta imagen sustituya a las barras debers hacer lo siguiente: Abre el programa OpenOffice.org Draw y un archivo nuevo. Sin necesidad de dibujar nada, pide Formato - Relleno. Elige la pestaa Modelos de bitmap. brela y pulsa el botn Importar.

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As abrirs un navegador para buscar tu imagen. Busca arbol.gif. Una vez lo encuentres pulsas sobre el botn Abrir. Seguidamente el programa te pide un nombre para el bitmap. Se lo das, y ya se debe incorporar a la lista. Comprubalo.

Inclusin de la imagen dentro de las barras Recorre despacio con el ratn todo el grfico hasta que veas el rtulo emergente en el que se refiera a serie...punto...valor. Haz doble clic y elige la pestaa rea de la ventana que se abre. En la opcin de Relleno elige Mapa de bits. Si la operacin anterior la desarrollaste correctamente, aparecer el rbol (o cualquier otra imagen) en el catlogo de bitmaps. Las opciones de la derecha te ayudan a encajar el bitmap en las barras, pero no siempre resulta bien y hay que tener paciencia.

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El grfico de barras puede quedar as:

Hemos optado por construir el pictograma mediante embaldosado, que es una de las opciones que aparecieron a la derecha de la ventana de insercin del bitmap. Si se desactiva esta opcin y tambin la de mantener el tamao original del bitmap, se puede optar por el tamao relativo y cada columna alojara a un solo rbol.

Investiga t otras posibilidades.

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GRFICOS DE DISPERSIN XY

Estos grficos se usan cuando tanto X como Y alojan datos cuantitativos que se suponen relacionados. No ha de existir una correspondencia de uno a uno entre cada valor de X y el correspondiente de Y, por lo que estos grficos reciben el nombre de nubes de puntos. Pensemos, por ejemplo, en una tabla que relaciones las horas de estudio con las calificaciones recibidas:

Horas

0 0 1 1 1 2 2 2 2 2

Calificacin4 3 3 0 1 3 7 6 4 5 Horas 3 3 4 4 4 4 5 5 6 7

Calificacin5 4 8 7 6 7 10 9 4 6

Puedes copiarla en OpenOffice.org Calc. Si la dejas as, debers situar en slo dos filas las horas y las calificaciones y concretar en el grfico que tus datos estn en fila. Para convertirlas en columnas puedes usar Copiar y Pegado especial, con la opcin de Transponer. Si seleccionamos la tabla y construimos el grfico de tipo XY obtendremos esta nube:

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En ella son vlidas todas las tcnicas que hemos aprendido para cambiar fondos, reas o lneas. Este tipo tiene adems la particularidad de admitir de forma muy natural las lneas de tendencia, ya sean lineales, exponenciales o potenciales, por ejemplo. Para ello selecciona la serie de datos y abre, con el botn derecho, el men emergente en el que figura la opcin Aadir Lnea de tendenciaElige en l el tipo de tendencia que deseas, y si se aadir la ecuacin y el coeficiente de determinacin.

En la imagen se ha aadido una lnea de tipo lineal. Para profundizar ms debes consultar algn manual de Estadstica. Observa que tambin se han cambiado los smbolos, acudiendo a la Galera. Investiga cmo se logra.

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UTILIDADES
TEXTOS LARGOS Si al escribir en una celda aparecen signos ###, significa que el contenido no cabe en la anchura actual de la columna. Para que desaparezcan, aumenta la anchura de la columna. Para ello seala con el ratn la lnea divisoria entre la cabecera de la columna y la siguiente.

Si arrastras esa lnea a la derecha, aumentars la anchura y desaparecern los signos ###. Otra alternativa es pulsar con doble clic, y el ajuste ser automtico. ESCRITURA DE SUBNDICES Y SUPERNDICES Para escribir un subndice, por ejemplo x3, debers escribir todo el texto deseado sin subndices, por ejemplo x3 y, si lo deseas, aceptar con Intro. Despus sigue estas operaciones:

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Haz doble clic sobre la celda correspondiente, para abrir la edicin dentro de la misma celda o bien pulsa en la lnea de entrada. Selecciona el carcter o caracteres que deseas convertir en subndices, y pide Formato - Carcter. En la ventana que se abre elige la pestaa Posicin de la fuente y en ella concreta si deseas que sea subndice o superndice, su tamao relativo, etc. Termina con Aceptar.

SALTO DE LNEA EN UNA CELDA

A veces deseamos escribir en una celda un aviso o explicacin que tenga estructura de prrafo formado por varias lneas, para evitar un exceso de anchura. Por ejemplo, para una nota muy importante.

En realidad, lo que pretendemos es poder incluir saltos de lnea en una

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misma celda. Para lograrlo usa el men Formato - Celda, elige la pestaa Alineacin y en la parte inferior vers esta opcin de Ajustar texto automticamente. Comienza a escribir en la celda y usa la combinacin de teclas Ctrl Intro para producir los saltos de lnea.

SUPRIMIR LNEAS DE DIVISIN

Puedes lograr que en un libro no se vean las lneas de divisin de las celdas. Basta activar la secuencia de comandos Herramientas Opciones - OpenOffice.org Calc - Ver y desactivando la opcin de lneas de cuadrcula. Con la misma ruta de comandos puedes volver a la configuracin primitiva de ver las lneas e incluso cambiar su color.

PROTECCIN DE UNA HOJA

Una hoja de clculo se puede proteger contra cambios. Basta acudir a Herramientas - Proteger documento - Hoja de clculo... Se pedir una contrasea que se puede ignorar, y con ello todas las celdas definidas como protegidas lo estarn de forma efectiva. Para anular la proteccin se acude tambin a Herramientas Proteger documento y se desactiva la proteccin de Hoja de Clculo. Si has establecido una contrasea, te la pedir.

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Hay que tener en cuenta que: - Cada celda tiene el carcter de protegida o de desprotegida. Cuando se crea un documento nuevo, todas las celdas se consideran protegidas, pero esa cualidad no se hace efectiva hasta que no se protegen las hojas de clculo completas. El carcter de protegida se establece en el men Formato. - Si se protege la hoja de clculo, esa cualidad de protegidas se hace efectiva y ya no podrs alterar ninguna celda, salvo que con las mismas rdenes se vuelva a desproteger toda la hoja. - Para desproteger slo unas celdas concretas y que las dems sigan protegidas se debe usar la secuencia Formato - Celdas Proteccin de Celda teniendo seleccionadas esas celdas y desactivar el carcter de Protegido. - Si se protege todo el documento con Herramientas - Proteger documento - Documento, lo que se protege es la estructura de hojas, que no se pueden eliminar ni cambiar, pero las celdas no alteran su carcter por ello.

DESTACAR VALORES
Segn su tipo Si deseas colorear los datos segn su significado. Selecciona un rango, y con la opcin Ver - Destacar valores (o la combinacin Ctrl+F8) se consigue que las celdas de texto se coloreen de negro, las numricas de azul y los dems tipos de celda de verde. Estos colores anularn otros que t hayas definido previamente. Segn su signo Se puede asignar a las celdas un formato numrico que destaque los nmeros negativos en rojo. Para ello usa Formato - Celdas y lo podrs activar en la pestaa Nmeros. Esta prestacin es incompatible con la anterior de Destacar valores.
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INSERCIN DE OBJETOS
INSERCIN DE FRMU LAS

Las frmulas contenidas en las celdas de una hoja slo son visibles en su formato propio, pero no en la forma usual que se suele usar en los libros de texto. As, la frmula del inters simple, para OpenOffice.org se traduce, por ejemplo, en =A2*B2*C2/100, mientras que nuestra forma usual es la de

OpenOffice.org posee un editor de frmulas. Si deseas escribir una, puedes usar dos mtodos: a) Sitas el cursor en la celda deseada y pides Insertar - Objeto Frmula. Esta es la ms sencilla y la recomendable para comenzar. No obstante, si deseas tener la frmula en un archivo aparte puedes usar el segundo mtodo. b) Abres un archivo nuevo con Archivo - Nuevo - Frmula. En este caso, cuando termines de escribir la frmula debers guardarlo en un archivo y despus, para insertarlo en una hoja, pedir Insertar - Objeto - Objeto OLE... y despus concretar que sea una frmula, desde un archivo y usar el botn Buscar para insertarlo. En el primer caso se abrir el Editor de Frmulas. Observa en la figura que contiene dos visores, el superior, que es la misma hoja de clculo que ests usando y que contendr el diseo de la frmula, y el inferior, en el que van apareciendo los cdigos internos que usa OpenOffice.org en el editor. Debe abrirse tambin la ventana de Seleccin. Si no lo hiciera, pide Ver - Seleccin.

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Para editar una frmula debes elegir en cada momento la operacin a+b a/b, etc. en la ventana de Seleccin y en la ventana inferior ir sustituyendo (borrndolo con la tecla Supr, si es necesario) el smbolo <?> por el que t desees. Por ejemplo, para editar la frmula

deberamos seguir estos pasos:

Seleccionar la operacin a.b en la Seleccin. Si no la ves, es que estn activos otros operadores y debes pulsar el botn de la parte superior izquierda del Selector

El primer smbolo <?> que figura en la ventana de comandos lo sustituyes por la letra x

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Seleccionas f(x) en el Selector de operaciones, buscas la raz cuadrada y la seleccionas

Vuelves a operadores pulsando el botn

Sitas el cursor detrs de la palabra sqrt seleccionas el operador suma a+b y rellena los smbolos <?> por una x y el 2. Borra los smbolos <?> sobrantes. El tamao de la frmula est protegido. Si quieres alterarlo debers pulsar con el botn derecho sobre ella y pedir Posicin y tamao... Una vez abierto el cuadro de dilogo, desactiva la proteccin y ah mismo asigna otro ancho y otro alto. Termina con Aceptar. Observa todas las opciones que posee la ventana Seleccin en su parte superior: Conjuntos, vectores, sumas e integrales, etc. Practica con ellas y con nuevas frmulas.

INSERCIN DE IMGENES Para insertar una imagen que tenemos almacenada en un archivo, basta situar el ratn en la celda adecuada y activar la opcin de Insertar - Imagen - A partir de archivo En el explorador que se abre se busca el archivo que
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contiene la imagen y se pulsa en Abrir. Si deseas usar la imagen como fondo de algn clculo debers pulsar con el botn derecho sobre y elegir Posicin - En el fondo. Observa en la imagen que hemos usado una fotografa como fondo de un clculo. Al insertar una imagen se abre automticamente la barra de herramientas de imagen:

Explora todo su contenido. Puedes aplicar filtros, graduar el color, cambiar el tipo de ajuste que tiene la imagen con el texto, su alineacin izquierda, centrada o derecha, las propiedades del marco, etc. Tienes otra posibilidad, y es usar la Galera de OpenOffice.org. Para verla, usa la secuencia Herramientas - Gallery, y la zona de trabajo se dividir en dos paneles. Si buscas cualquier imagen en el panel de arriba, de Gallery, puedes insertarla en el texto mediante la tcnica de arrastrar y soltar con el ratn. Prueba a insertar cualquier diseo de botones y despus cierra el panel con la misma secuencia Herramientas - Gallery

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Cuadros de texto Un cuadro de texto se puede insertar desde la Barra de Dibujo

Basta con sealar la T de texto para abrir un cuadro. El cursor cambiar a forma de cruz y arrastrando el ratn se podr dibujar con el tamao que se desee. Una vez diseado se pueden escribir textos dentro de l o pegarlos directamente desde un procesador de texto. Se pueden cambiar las propiedades del cuadro de texto usando la Barra de Imgenes que aparece cuando se pulsa sobre l.

Puedes cambiar las lneas, relleno, colores, etc.

Como todos los objetos en OpenOffice.org, si pulsas sobre l con un solo clic de ratn el marco se dibujar como una lnea de puntos y acceders a sus propiedades como objeto. Si usas el doble clic, podrs escribir y dar formato a las fuentes y prrafos. El marco se convertir en una zona gris y se abrir la Barra de Formato de textos.

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NOTAS
Las notas (o comentarios) son como etiquetas adhesivas que se leen cuando pasa el puntero del ratn por la celda. Se usan para explicar contenidos o estructuras de clculo. Se sabe que una celda contiene una nota o comentario cuando aparece un pequeo rectngulo rojo en su esquina superior derecha Para insertar una nota se puede acudir al men Insertar - Nota para obtener un cuadro de texto en el que se puede escribir el comentario. Esta misma orden sirve tambin para editar una nota ya existente e incluso para borrarla.

INSERCIN DE SMBOLOS
En algunos documentos pueden ser necesarios smbolos especiales, como , , ... Para conseguirlos puedes acudir a Insertar Smbolos, que te permite insertar caracteres especiales no accesibles directamente desde el teclado. Obtendrs un cuadro de dilogo en el que, en primer lugar, debers concretar la fuente que vas a usar. Por ejemplo, para letras griegas, la Symbol, y para pequeos iconos Wingdings y similares. Despus, pulsa sobre el carcter deseado y aparecer su previsualizacin y cdigo numrico. Con Insertar lo incorporas al texto. Pulsa Cerrar cuando termines.

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VNCULOS
En algunas ocasiones se desea disponer en un documento de una copia de una tabla u objeto situados en otro documento distinto, pero que al cambiar los datos originales, esos cambios se reflejen en la copia. Esta operacin se conoce con el nombre de vincular, y en OpenOffice.org se usan los vnculos en formato DDE, en los que la copia se lee directamente del archivo que contiene el original. Por eso, si se abre el archivo que contiene la copia, se nos preguntar si deseamos actualizar los vnculos. Los vnculos DDE se crean de varias formas: (a) Si el vnculo se crea desde una hoja a un documento de texto, se seleccionan las celdas en la hoja y se pide Copiar. Despus se pasa al documento y usamos Editar - Pegado Especial - Vnculo DDE. Despus habr que formatear debidamente la tabla creada. (b) Si el vnculo se construye entre dos hojas de clculo (en documentos distintos o en el mismo documento) se usa tambin Copiar en la primera y despus Editar - Pegado Especial en la segunda, activando la opcin de Vincular.

HIPERENLACES
Un Hiperenlace (o enlace, vnculo o hipervnculo) es un punto de un documento desde el que es posible saltar a otra parte del mismo o a otro documento distinto. Al pulsar sobre l para activarlo se abrir el archivo deseado en la modalidad de slo lectura. No es difcil insertar un hiperenlace en un documento de OpenOffice.org. Intenta crear uno en cualquier hoja de clculo que tengas abierta.
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Se comienza seleccionando la palabra o frase en la que va a residir el enlace. A continuacin se activa la orden Insertar Hiperenlace, con lo que se obtiene el siguiente cuadro de dilogo:

Puedes elegir Documento como tipo de enlace en los iconos de la parte izquierda del cuadro, y escribir o copiar la direccin del documento al que se dirige el enlace. Deberemos rellenar la Ruta con el nombre y ruta completa del archivo de destino Lo ms cmodo es usar el pequeo icono de carpeta que figura a su derecha y examinar las carpetas y subcarpetas hasta encontrar el archivo. De esta forma ser el propio ordenador el que escriba la ruta completa. Si deseamos establecer un enlace dentro del mismo documento (o en un lugar concreto de otro documento), deberemos concretar el destino que tendr el hiperenlace pulsando sobre el pequeo botn de navegador de la derecha. Al pulsar sobre l veremos un navegador de destinos dentro del documento: hojas, nombres de celdas, etc. Elige una hoja cualquiera (o un nombre) y pulsa Aplicar y Cerrar en las ventanas que tienes abiertas.
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Comprueba que has seguido bien las instrucciones. Pulsa sobre el hiperenlace y obtendrs como destino la Hoja del archivo que has elegido.

CREACIN DE LISTAS PROPIAS

El controlador de relleno hace uso de unas listas predeterminadas para ejecutar la operacin de relleno automtico. Entre ellas estn Lunes, Martes,... Enero, Febrero..., etc. Si deseas saber qu listas usa tu versin de OpenOffice.org, sigue el comando HerramientasOpciones, elige OpenOffice.org Calc y dentro de l la opcin de Ordenar listas.

En la imagen aparecen cuatro listas referentes a fechas. Si se desea crear una lista nueva, basta con pulsar el botn Nuevo e ir escribiendo los elementos de la lista en el espacio dedicado a entradas, uno debajo de otro. En la imagen se ha creado la lista Muy mal, Mal, Regular, Bien, Muy bien. Una vez terminada la escritura de los elementos, con el botn Aadir se acepta la lista. Posteriormente se puede borrar con el botn Eliminar.
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Haz la prueba: crea esa lista, y despus escribe "Muy Mal" en una celda y rellena con el controlador. Si la has definido bien, aparecern los restantes elementos: Mal, Regular, etc.

NAVEGADOR
Con la tecla F5, o con Editar - Navegador puedes acceder a esta herramienta de navegacin. Con slo observar la imagen siguiente, se comprende su funcionamiento, que puede trasladar la celda activa a otra dada por fila y columna, o a un nombre elegido en la lista de nombres, o a un rea de datos, etc.

Una utilidad importante del Navegador es la de arrastrar con el ratn el objeto seleccionado en el mismo y soltarlo en cualquier celda del libro activo. El ltimo icono de la parte superior del Navegador permite elegir si el arrastre efectuar una copia, un vnculo, etc.

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FUNCIONES ESPECIALES - IMPRESIN

FUNCIONES ESPECIALES

FUNCIONES CONDICIONALES

Para la confeccin de documentos en Open Office que dispongan de funcionalidades interesantes conviene tener en cuenta las siguientes funciones: SI Es la funcin condicional. Acta sobre una condicin y si es verdadera se calcula una primera frmula y si es falsa otra segunda. SI(Condicin; Valor si es verdadera la condicin; Valor si es falsa) SI(D34>8;44;23)

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significara que si la celda D34 es mayor que 8, el resultado que se escribira sera el 44, y en caso contrario el 23. ESBLANCO, ESNMERO, ESTEXTO Estas tres funciones informan sobre el contenido de una celda: ESBLANCO Devuelve el valor lgico VERDADERO si la celda argumento est vaca. Se puede combinar con SI: SI(ESBLANCO(Una celda);Valor si est en blanco; Valor si no lo est) SI(ESBLANCO(D12);"ES BLANCO";"TIENE CONTENIDO") ESNMERO Devuelve el valor lgico VERDADERO si la celda argumento contiene un nmero. SI(ESNMERO(K9);K9/2;" ") ESTEXTO Devuelve el valor lgico VERDADERO si la celda argumento contiene un texto. CONTAR.SI, SUMAR.SI Ambas efectan un recuento o un clculo sobre un rango eligiendo tan slo los elementos que cumplen una condicin. CONTAR.SI efecta un recuento. Su sintaxis es: CONTAR.SI(Rango;Criterio) El rango es el mbito de bsqueda y el criterio puede ser un nmero, texto, referencia a una celda o una expresin entre comillas del tipo ">=4", "<20", etc. CONTAR.SI(A22:B32;"<>2") cuenta los valores distintos de 2 en el rango A22:B32
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CONTAR.SI(C1:C100;"Gu*") cuenta todas las celdas del rango que contengan texto que comience por "Gu". SUMAR.SI tambin efecta una bsqueda en un rango siguiendo un criterio, pero suma en lugar de contar. Adems, el rango de la suma puede ser distinto al de la bsqueda. Por ejemplo, se puede buscar un mes y sumar los ingresos habidos en ese mes si estn situados en una lnea paralela. SUMAR.SI(A10:A110;"Ramrez";B10:B110) suma los elementos del rango B10:B110 que se correspondan con "Ramrez" en el rango de bsqueda "A10:A110") Tambin se dispone de la funcin CONTAR.BLANCO, que cuenta las celdas vacas existentes en un rango: CUENTA.BLANCO(B11:F29)

FUNCIONES DE BSQUEDA

BUSCARV, BUSCARH Son dos funciones de bsqueda de un elemento en una lista. Su formato es, en el caso de BUSCARH: BUSCARH(Elemento que se busca; Matriz o rango en el que hay que buscar; nmero de columna desde la que devuelve la informacin encontrada) BUSCARH

Se le dan como datos un valor determinado, una matriz en cuya primera fila ha de buscar y el nmero de orden de la columna en la que debe extraer la informacin paralela a la buscada. As, en la matriz Teresa Pablo Mara Gema

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1976 Abril

1975 Mayo

1980 Enero

1977 Marzo

la funcin BUSCARH(Mara;Matriz;3) dara como resultado Enero y BUSCARH(Pablo;Matriz;2) nos devolvera el ao 1975 (La palabra Matriz quiere significar el rango en el que estn los datos, por ejemplo A3:D6). BUSCARV Similar a la anterior, pero realiza la bsqueda por columnas en lugar de por filas. COINCIDIR Busca en una fila o columna un valor dado y devuelve su posicin relativa en forma de nmero, Su formato es COINCIDIR(Criterio; Rango; Tipo) El Tipo puede tomar los valores 1, 0 o -1. Si tipo = 1 o si falta dicho parmetro opcional, se supone que la primera columna de la matriz de bsqueda est ordenada de forma ascendente. Si tipo = -1, se supone que dicha columna est en orden descendente. Si el Tipo = 0, solo encuentra coincidencias exactas. Si se encuentra el valor buscado, se devuelve la posicin de la primera coincidencia. COINCIDIR(D3;A1:A101;0) buscara la primera coincidencia exacta del contenido de la celda D3 en la columna A1:A101 Gestin de fechas y horas Un formato interesante para las celdas es el de fecha (y el de hora, o ambos). Elige un archivo nuevo o una parte en blanco del que ests usando. Escribe en una celda tu fecha de nacimiento con el formato que uses normalmente, por ejemplo 23-7-63. Vers que el programa interpreta que es una fecha y le asigna el formato 23/07/63.
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Para cambiar la presentacin de una fecha acude a Formato Celdas... - Nmero - Fecha y elige en el catlogo de formatos de fecha el que ms te guste. Escribe en otra celda la fecha actual y cambia su formato tambin. En otra celda escribe la frmula (en lenguaje de celdas) =Fecha actual Fecha de nacimiento y obtendrs los das que llevas vividos. 3 de feb de 02 23 de jul de 63 14075 Das vividos

Funciones de fecha y hora En el anterior clculo podas haber usado funciones de fecha y hora. Por ejemplo, en lugar de escribir la fecha de hoy, podas haber escrito =HOY() y te la hubiera escrito OpenOffice.org (si tu ordenador tiene la fecha correcta). Tambin, para calcular los das podras haber usado la funcin DIAS360, pero hubiera contado aos de 360 das. Existen muchas funciones de fecha y hora. Las ms importantes son: AO, MES, DA, MINUTO SEGUNDO Estas funciones extraen informacin (el ao, el da, etc.) de una fecha o de una hora. Por ejemplo: AO(29/10/08)=2008 y HORA(13:32)=13 DASEM
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Devuelve el da de la semana que corresponde a una fecha mediante un nmero entre 1 y 7. Si slo se escribe la funcin y la fecha: DIASEM(12/12/1987)=7 el nmero 1 corresponde al domingo y el 7 al sbado. DAS, DAS.LAB Y DAS360 Devuelven el nmero de das entre dos fechas, naturales, laborables o de aos de 360 das respectivamente. Actan sobre celdas que tengan formato de fecha o entre celdas directamente. HOY(), AHORA() Devuelven el da y la hora actuales respectivamente. Rellenos con fechas y horas El Controlador de Relleno es muy potente en lo concerniente a fechas y horas. Escribe una fecha cualquiera en una celda y arrastra hacia abajo mediante el controlador de relleno. Vers una lista de fechas consecutivas. Experimenta el rellenar fechas y horas, para comprobar el tipo de relleno automtico que puedes obtener. Si alguno falla, escribe dos trminos consecutivos de la serie, selecciona ambos y usa el controlador de relleno. Intenta hacer lo mismo con una hora: escribe, por ejemplo 16:55. Arrastra hacia abajo y vers que se incrementan las horas y no los minutos. Prueba de otra forma: escribe 16:45 y debajo 16:50. Selecciona ambas horas y arrastra con el controlador. Ahora s funciona, porque aumentar de 5 en 5 minutos. Experimenta varias modalidades de relleno para familiarizarte.

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PREPARACIN PARA LA IMPRESIN

Vista preliminar Para ver cmo quedara al imprimirse una hoja, pide Archivo Vista preliminar, que reproduce con exactitud la distribucin de los textos y tablas en la pgina que est definida en la impresora predeterminada de tu equipo. Con los botones de lupa puedes acercar o alejar la imagen. En esta pgina no se puede editar, por lo que posee el botn "Cerrar la vista preliminar" por si se desea efectuar cambios. Tambin posee otro botones para cambios de ltima hora, pero los estudiaremos en el apartado siguiente. Una vez que te satisfaga la distribucin de la pgina puedes pedir Archivo Imprimir y decidir las mltiples opciones de impresin segn tus deseos.

Configurar Pgina Para configurar la pgina que producir la impresora debes acudir al men Formato, y dentro de l elegir Pgina...

Las pestaas de la ventana de dilogo que obtienes son todas muy sencillas de manejar:
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Pgina Basta que observes la imagen y reconocers opciones ms importantes que se repiten en todos los programas:

Orientacin del papel: Vertical y Horizontal Mrgenes: Te permite definir los cuatro posibles. Ten cuidado de comprobar despus, por si no coinciden con los propios de tu impresora. Formato: A4, Ficha, etc. Orientacin de la hoja: Al activar las casillas se centran los datos horizontal o verticalmente.

Observa todas estas opciones en la imagen anterior Pestaas de Encabezado y Pie de Pgina Te permite activarlos o no, y decidir sus mrgenes y caractersticas. Ms adelante veremos el botn Editar Hoja Contiene muchas opciones, que se deben estudiar en una Gua de ms nivel. Destacamos:

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La posibilidad de repetir los ttulos de las filas y columnas Establecer el orden de impresin Ajustar la impresin a un nmero determinado de pginas, o bien ajustar el tamao de impresin. Estas opciones son interesantes para que la impresin se adapte bien a la estructura del documento, especialmente si se elige la opcin de escala "Ajustar intervalos de impresin a lo largo/alto", porque se puede decidir el nmero de hojas por fila y por columna. Decidir si se imprime o no la cuadrcula y si se insertan las notas.

Encabezado y pie de pgina En las pestaas de Encabezado y de Pie de Pgina puedes usar el botn Editar, que te permite decidir qu textos incluirs tanto en uno como en otro. previamente debes activar estas caractersticas de Encabezamiento y Pie. Con los botones de la parte central del cuadro de dilogo que aparece podemos gestionar los contenidos y caractersticas de los encabezamientos. Basta mover el ratn sobre ellos para comprender las acciones que ejecutan.

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En la imagen podemos estudiar la edicin de encabezados, pero con el pie de pgina actuaramos igual. Podemos efectuar estas operaciones (siguiendo los botones de izquierda a derecha)

Escritura directa: Basta sealar con el ratn cualquiera de las tres reas, izquierda, central y derecha y escribir lo que se desee. Efecto de fuente: Podemos modificar los atributos del texto que tengamos seleccionado Insertar el nombre del archivo en el encabezado o pie. Con los siguientes botones es posible insertar el nombre de la hoja, el nmero de pgina el nmero total de pginas del documento, respectivamente. Finalmente, es posible aadir la fecha del da y la hora.

Existe tambin la posibilidad de acceder a encabezados ya diseados y guardador en la lista que figura en el centro de la ventana. Pide Vista preliminar para ver los cambios. Puedes alterar otras caractersticas de la pgina o insertar fecha y hora en el pie de pgina. Imprime el resultado con Archivo Imprimir. Nota: A los encabezados y pies de pgina se puede tambin acceder desde el men Editar. Lneas de salto de pgina En las hojas de clculo es difcil ver dnde termina una pgina y comienza otra. Para facilitar esa visin, activa la opcin de Previsualizacin del salto de pgina en el men Ver. Te aparecern ntidos los bordes de las pginas, pero se harn confusos los textos. Por eso, cuando hayas estudiado los saltos de pgina puedes desactivar esta opcin pulsando sobre la misma opcin.

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ESCENARIOS
A veces puede ser muy til disponer, en unas celdas dadas, de varios juegos de valores distintos, aunque en cada momento slo aparezca uno. Una persona que est elaborando un presupuesto puede desear disponer de distintos escenarios en los clculos de sus finanzas particulares en los prximos aos. Por ejemplo, un escenario sera que sigan tipos de inters bajos, que se contenga el IPC y que sus ventas aumenten en cierto porcentaje. Otro muy distinto sera el de subida de los tipos y estancamiento de las ventas. La idea de un escenario es reunir los datos de cada supuesto en unas mismas celdas y activar en cada momento las que se deseen. Si deseas construirte un escenario propio, debers comenzar por seleccionar el rango de celdas que lo contendr. Por ejemplo, imagina un seguidor de un club de ftbol que est impaciente por ver si su equipo se clasificar o no para jugar la Champion. Como hay varios aspirantes, l quiere calcular las clasificaciones segn los resultados que se produzcan en la prxima jornada. Comienza seleccionando unas celdas que ya contengan una situacin de datos entre todas las posibles. Por ejemplo:

Una vez seleccionadas las celdas, pide Herramientas Escenarios y da nombre y comentarios al primer escenario que crears. Por ahora deja las opciones como estn.
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Sin dejar de seleccionar todas las celdas del escenario, vuelve a pedir Herramientas - Escenarios cuantas veces quieras, asignando nombre y comentario. Despus una vez creados, puedes ir cambiando los valores de cada uno, en este caso los resultados de los partidos. De esta forma tendras construido el escenario. Si deseas profundizar en el tema consulta la ayuda de OpenOffice.org, en particular la relacin entre los escenarios y el Navegador.

BUSCAR UN VALOR DESTINO Una ayuda importante para la resolucin de problemas es la posibilidad de las Hojas de Clculo de despejar una variable en una frmula. Suele llamarse persecucin de objetivos o bsqueda de valor destino. Consiste en ajustar el valor de una celda para conseguir otro valor determinado en otra celda. La resolucin se basa en la herramienta Buscar valor destino Imaginemos, por ejemplo que deseamos encontrar un nmero que sumado con su raz cuadrada nos d un resultado de 250. En la imagen puedes observar la disposicin de los clculos

Supongamos que las celdas de los clculos son, por orden de arriba a abajo, C4,C5 y C6 Esta herramienta necesita tres datos (dos celdas y un valor): a) Celda de la frmula: Es una celda que contiene una frmula cuyo valor al evaluarla queremos fijar. En la imagen se tratara de la celda C6, en la que figura la suma 245,17, pero el planteamiento inicial que
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tenamos era que la suma tuviera el valor de 250. Ese es nuestro objetivo. b) Valor destino: Es el valor que deseamos que contenga la celda de la frmula. En el ejemplo debemos lograr que valga 250 c) Celda variable: Contiene un valor del cual depende el resultado de la celda de la frmula. Este valor es el que deseamos que el ordenador calcule a fin de que aparezca en la celda variable el valor deseado. En este caso se tratar del valor de 230, que deber cambiar para que el resultado sea 250. Por tanto, deberemos responder C4

Esto, en lenguaje algebraico, equivale a despejar una variable en una frmula. Al pulsar Aceptar, se te propone como valor alternativo a la cantidad de 230, la de 234,68, que al sumarle la raz cuadrada da como resultado el 250 pedido. Al abrir el modelo la celda F8 contiene la frmula =X^2+X-200, que se corresponde con la resolucin de la ecuacin de segundo grado x2 + x 200 = 0. Esta celda ser la celda de frmula y su valor destino ser cero. La ceda D8 contiene el valor de x, luego ser la celda variable.

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REAS DE DATOS. ANLISIS DE DATOS

DEFINICIN DE REA DE DATOS En OpenOffice.org Calc todo conjunto de filas y columnas que est separado del resto de la hoja por otras filas y columnas en blanco y que en la fila superior contenga rtulos, se considera como un rea de datos. Es imprescindible que la tabla est totalmente rodeada de filas y columnas en blanco y que la primera fila contenga los rtulos de los datos que figuran debajo.

Cada fila del rea se interpreta como un registro, es decir, un conjunto de datos distintos que corresponden a una sola entidad o individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro registros, correspondientes a Mara,
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Marcos, Elena y Cristina respectivamente. El registro de Elena se compone de la fila Elena - 37 - S Las columnas constituyen los campos, que son las partes de un registro, cada una con un carcter diferente: Nombre, Edad y Estado. As, el campo Estado de Marcos es S. Seleccin de un rea de datos Escribe una pequea tabla como la de Mara, Marcos,... Seala con el ratn en cualquier celda de esa tabla. Slo con esto el programa reconocer qu filas y columnas forman la tabla y los nombres de los campos. En versiones anteriores se peda Definir el rea antes de seleccionarla. En esta versin 3 no es necesario, pero puede que desees asignar un nombre a tu tabla de datos. Definir rango Seala previamente con el ratn una celda cualquiera de la tabla de datos. Pide Datos - Definir rango, con lo que tu tabla quedar seleccionada toda entera (observa el cambio de color del fondo). En la ventana que se abre escribe el nombre que desees dar a tus datos. Explora las opciones por si te interesa cambiar alguna, y comprueba que el rango coincide con tu tabla. Pulsa Aceptar y ya tendrs registrados tus datos como tabla con nombre.

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Seleccionar rango Una vez definido el rango tabla, puedes situar el cursor en cualquier parte de la hoja, y si pides Datos - Seleccionar datos, podrs escribir el nombre del rango deseado para seleccionarlo.

OPERACIONES CON REAS DE DATOS Para una mejor comprensin de las operaciones, se usar siempre el siguiente ejemplo de rea de datos: nmero 1 2 3 4 5 6 7 8 Categora 1 2 3 3 2 4 1 4 Departamento Antigedad Calificacin a c d d c b c b 2 2 3 1 1 2 2 3 Mal Bien Muy mal Mal Mal Muy bien Regular Regular

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Puedes pasar estos datos a una hoja con Copiar y Pegado especial (Formato HTLM) ORDENAR Un rea de datos contiene varios campos. Si deseamos ordenar el rea, se podr realizar tomando como criterio cualquiera de los campos. Toda el rea se ordenar simultneamente, para que no se pierda el emparejamiento de datos en cada registro. Selecciona un rea de datos (basta sealar una celda con el ratn) y pide Datos Ordenar. Obtendrs un cuadro de dilogo en el que puedes dar hasta tres criterios, ordenados por orden de prioridad.

Observa que Calc ya sabe cules son los campos: Departamento, Categora, et. Puedes concretar, por ejemplo, como primer criterio Departamento y Ascendente. Como segundo, Categora y Ascendente, y dejar el tercero como No definido (ver imagen). Cada criterio actuar en caso de empate en su predecesor. Si temes alterar demasiado la tabla de datos debes guardarla antes de efectuar estas operaciones, o bien no guardar los cambios que hagas. Intenta varios criterios para ordenar los datos que hayas definido. Si deseas que el rea ordenada se copie en otro lugar de la hoja, en otra hoja o un rea de datos distinta, tendrs que activar, en
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Opciones, la de Copiar resultado de clasificacin en, e indicar la celda de destino. Ordenar segn una lista Si el campo que se usa para ordenar es de tipo Texto, el orden que se sigue es el alfabtico, pero se presentan muchos casos en los que ese orden no es conveniente. En el ejemplo se usan las calificaciones Mal, Bien, Regular, etc., y en ellas no nos sirve el orden alfabtico sino el ordinal que va desde la menor calificacin de Muy mal hasta la de Muy bien. En esos casos se puede crear una lista. Para ello acude a Herramientas - Opciones - OpenOffice.org Calc - Ordenar Listas Observa que ya se ha definido la lista que va desde Muy mal Muy bien. Si deseas definir otra lista distinta, pulsa sobre el Nuevo, escribe tu lista, y pulsa sobre Aadir. Si despus interesa puedes eliminarla siguiendo la misma ruta y usando el de Eliminar. hasta botn no te botn

Una vez creada la lista, para ordenar tus datos de acuerdo con ella, debers, al definir la ordenacin, abrir la pestaa de Opciones y concretar respecto a qu lista deseas ordenar.

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En la imagen se observa activada la opcin de clasificacin definida por el usuario, en la que se ha elegido la lista deseada entre el catlogo que se ofrece. Repasa todas las opciones de este cuadro de dilogo, pues algunas te pueden interesar. Ya explicamos la opcin de Copiar el resultado de clasificacin en otra celda.

FILTRAR
Filtro predeterminado Cuando las tablas de datos contienen mucha informacin, es conveniente disponer de un instrumento de consulta y bsqueda, para poder restringir los datos a ciertas propiedades o categoras. Por ejemplo, en una tabla de datos de cuerpos celestes del sistema solar podramos estar interesados en los satlites de Jpiter, o en los diez cuerpos de ms masa. En OpenOffice.org Calc esto se consigue con filtrados, que son criterios de bsqueda que te restringen el rea de datos a los que verdaderamente te interesan en cada momento. Para ello, (siempre con el rea seleccionada pulsando sobre ella) elegimos Datos Filtro automtico. Con ello lograremos que se adjunten unas pequeas flechas en cada campo, que nos permitirn elegir los criterios de filtrado.

Con cada flecha se abre un catlogo de filtros cuyo significado es muy fcil de entender: Puedes seleccionar todos los elementos, los diez primeros o alguno en particular.
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Elige uno y observars que la tabla se reduce inmediatamente, para presentarte slo los registros que comparten ese elemento.

Puedes usar simultneamente los filtros que desees. En el ejemplo puedes desear ver las personas del Departamento C con antigedad 2. As logrars que aparezcan slo los datos que cumplen los requisitos de los filtros. Puedes quitar los filtros con la misma opcin de Datos Filtro automtico. Tambin puedes elegir Todo en cada uno de los filtros activos. Con la opcin de Predeterminado puedes definir el filtro de forma ms potente, eligiendo criterios del tipo mayor, menor, mayor o igual, etc. Tambin puedes determinar que los datos del filtro se copien en otras celdas. Abre las Opciones y activa Copiar resultado en... y, sealando o escribiendo, concreta que la celda en la que se copiaran los datos. Incluso se puede exigir que slo se copien los no repetidos.

En la imagen se ha definido un filtrado para obtener los registros en los que la Categora es mayor que 1 y la Antigedad menor que 2

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CONSOLIDAR Esta funcin permite agrupar datos de varias reas de hoja independientes. Entonces, a partir de estas reas se calcula una nueva rea con ayuda de una funcin matemtica seleccionable: Suma, cuenta, promedio, etc. Es decir, unifica la informacin que contengan varias reas, y a la par, aplica una operacin matemtica sobre ellas. Todas las tablas de datos deben tener la misma estructura. Para consolidar varias tablas pide Datos - Consolidar... y obtendrs este cuadro de dilogo, que se explica por s mismo:

Para rellenar las reas de consolidacin busca en Intervalo de datos de origen la primera y pulsa Aadir. Haz lo mismo con las restantes. Concreta tambin qu operacin e efectuar (en la imagen es la de promedio) Por ltimo debers concretar la celda de la Hoja (o de otra hoja) en la que se va a situar la consolidacin. El resultado puede ser decepcionante, pues no copia los formatos.

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SUBTOTALES Cuando se selecciona un rea de datos, es posible agruparla automticamente por categoras dentro de sus campos y adems realizar clculos parciales (subtotales) sobre ellas. Es importante indicar a OpenOffice.org en qu filas de la tabla se deben sumar los resultados parciales. Esto se realiza cuan existen cambios en un campo. Basta indicar qu campo producir los subtotales. Ante todo debes seleccionar un rea de datos. Imagina que dispones de datos sobre el consumo elctrico:

Si deseamos crear subtotales para los distintos aos, se debe ordenar primeramente segn ese campo. Con Datos - Ordenar... se le da como primer criterio Aos (ascendente) y como segundo Meses (ascendente). Con ello la tabla estar ordenada de forma temporal. Para dotarla de subtotales, se usar la secuencia Datos Subtotales. Se abrir el marco de Subtotales para que elijas los criterios
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Como ves en la figura, podemos probar a agrupar por aos y sumar el Consumo Total. Observa que est activado el TOTAL y la SUMA. Acepta y obtendrs los subtotales de consumo por ao y el Consumo Total de todo el periodo. Se escriben en cursiva para destacarlos. Observa que debes concretar tres detalles: Agrupar por: Aqu se elige el campo cuyos cambios producirn subtotales. En la imagen se refleja que se ha elegido que aparezcan subtotales en los cambios de meses. Calcular subtotales para: Se determina en qu campos aparecern los subtotales. En el ejemplo sera slo el consumo total, pero podran elegirse varios. Usar funcin: No slo pueden aparecer sumas. Se puede tambin contar, calcular promedios, mximos, etc.

Con la secuencia Datos - Subtotales - Eliminar puedes anular lo que has hecho. Los subtotales tambin crean un esquema en la parte izquierda de la pantalla. Los signos + y - que contienen te permiten abrir o cerrar los detalles de la agrupacin por meses.

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Lee las Opciones, por si te interesa alguna variante. Entre ellas no est la de copiar en otra celda, pero puedes realizarlo de forma manual. Si defines subtotales y despus copias la nueva tabla en otra hoja, al eliminar los subtotales no quedaran eliminados en la copia.

VALIDACIN DE DATOS Un error en la entrada de datos dentro de un rea puede alterar el manejo de esta. Por eso puede ser interesante proceder a definir la validez de las entradas a un rango de celdas, como puede ser un campo en una base de datos. Si el campo es una fecha, deberemos evitar que se escriba en l un nmero decimal y negativo. Si es una edad, evitaremos los negativos. Para concretar los criterios de validacin deberemos seguir la secuencia Datos - Validez. Con ella obtenemos un asistente en tres pasos que nos permitir definir los criterios, la ayuda y los mensajes de error. La regla de validez se activa al especificar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertado un valor incorrecto, o si se inserta un valor con copiar y pegar, la regla de validez no surte efecto. En la imagen puedes ver las tres pestaas que se abren para que concretes cada aspecto.

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Ayuda de entrada

En esta pestaa Ayuda de entrada, como ves en la imagen, se puede concretar el ttulo del mensaje de ayuda y su texto. Es un recordatorio de que la celda actual est restringida por criterios de validez. De la misma forma, si abres la pestaa Criterios, podrs indicar qu tiene que cumplir la entrada para ser vlida.

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Los criterios ms importantes son: Entero o decimal: Indica si se permiten decimales o no. Por ejemplo, el nmero de hijos debera escribirse sin decimales. En ambos casos se puede precisar tambin si han de ser mayores o menores que uno dado, si han de estar entre un mximo y un mnimo, y otros tipos de condiciones lgicas. Fecha y hora: Estos dos criterios son muy importantes, pues si un dato debe ser una fecha y se escribe otro tipo de nmero pueden obtenerse resultados inesperados. Longitud del texto: En muchos casos se debe restringir la longitud de los textos, por ejemplo en datos telefnicos o cdigos que se hayan definido con una longitud dada. Lista o rango de celdas: Si eliges como criterio un intervalo o rango de celdas, los datos slo podrn ser iguales a los contenidos en ese rango. Por ejemplo, puedes escribir en columna desde B3 hasta B5 los datos Bajo, Medio, Alto, y si concretas como intervalo B3:B5, las entradas slo podrn consistir en una de esas tres palabras. Si eliges el criterio de Lista, en lugar de leer los datos permitidos en unas celdas, tendrs que escribirlos directamente en la ventana de criterios:

En la imagen se observa que se ha creado una lista con las ciudades Madrid, Barcelona, Valencia y Sevilla, que sern los nicos datos que se permitan en el rango dado.
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Hay un detalle interesante en esa imagen, y es que se ha activado la opcin Mostrar Lista de seleccin (tambin se puede activar si se ha definido un criterio a partir de un intervalo de celdas), a fin de que cuando se edite una celda de ese rango, aparezca una lista desplegable que recuerde los nicos valores posibles y permita no tener que escribirlos, sino slo sealarlos en la lista:

Mensajes de error Son similares a los mensajes de ayuda, pero slo aparecen cuando la entrada no es vlida. Investiga por tu cuenta la pestaa de Mensajes de error. Ampliacin de los criterios de validez Cuando se crea un criterio de validez para, por ejemplo, una columna de una tabla de datos, si se siguen escribiendo ms datos debajo, ya no tiene por qu seguir surtiendo efecto la validacin. Por ello es aconsejable se validen muchas ms celdas de las existentes, para no tener que definir las validaciones para datos nuevos. Una forma muy sencilla de extender la validacin hacia abajo o a la derecha es usar el pincel de formato, porque al copiar los formatos tambin se copian los criterios de validacin. Haz la prueba.

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TEXTO A COLUMNAS

Esta opcin del men Datos nos sirve para repartir en varias columnas datos que estn separados por comas, espacios en blanco, punto y coma, etc. y que estn unidos en una misma columna. El caso ms frecuente es el de separar los nombres y apellidos en varias columnas.

Por ejemplo, supongamos que en una columna de la hoja de clculo se han insertado series de nmeros separados por comas y deseamos repartirlos en varias columnas. Ante todo, deberemos asegurarnos de que las columnas de su derecha estn vacas. Seleccionamos los datos:

23,43,55,2 12,32,33,76 91,45,23,22 17,28,75,100 Si deseamos repartirlos en columnas deberemos acudir a Datos Texto a columnas, y en la ventana emergente deberemos concretar las opciones que deseemos: La primera pregunta que se nos har es la de si los datos estn separados o son de ancho fijo. En nuestro caso estn separados por comas, luego elegiremos Separado y marcaremos Coma.
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La sealamos y veremos en la parte inferior la forma de repartirse los nmeros en columna. Terminamos pulsando sobre Aceptar y se repartirn los datos de la forma deseada: 23 12 91 17 43 32 45 28 55 33 23 75 2 76 22 100

Puede ocurrir que los separadores sean dobles, por ejemplo comas y espacios en blanco, como en este ejemplo:

Prez, Rodrguez, Jaime Lpez, Martn, Julio Campos, Fernndez, Marisa

En este caso sealaremos los dos, coma y espacio, y activaremos la opcin de Reagrupar los separadores de campo:

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ACCESO A UNA BASE DE DATOS Registro de una base de datos Para poder usar una base de datos en OpenOffice.org debes registrarla antes. Para registrarla debers abrir el programa OpenOffice.org Base. Si ests trabajando con la hoja de clculo no tienes que cerrar el programa ni iniciar OpenOffice.org Base. Basta con pedir Archivo - Nuevo y elegir Base de datos. Con ello se te abre el asistente para bases de datos.

En el primer paso del asistente se te ofrecen tres posibilidades: Crear una nueva base de datos: Corresponde al uso de OpenOffice.org Base Conectar con una base de datos existente: Esta opcin es muy interesante, si tienes acceso a bases de datos con formato distinto al de Open Document propio de OpenOffice.org, por ejemplo, de Microsoft Access, Dbase, Oracle, Libretas de direcciones, etc. Te permite manejarlas aunque no tengas los programas que las crearon. Abrir un archivo de base de datos existente: Esta es la opcin que explicaremos a continuacin... Pulsa sobre esta opcin y en el botn Abrir.
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Elige una base de datos. Imagina que tuvieses construida una sobre Qumica, por ejemplo quimica.odb.

En una base de datos dispones de varios elementos, como ves en la imagen: tablas, consultas, formularios, informes, etc. Una vez que la has consultado, debes registrarla en tu equipo. Para ello accede a Herramientas - Opciones... - OpenOffice.org Base - Bases de datos y podrs consultar qu bases de datos estn registradas. Para registrar pulsa sobre el botn Nuevo... y despus sobre el botn Examinar en el cuadro de dilogo que se abre. Busca la base de datos y haz doble clic sobre ella.

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Asgnale un nombre, con lo que habrs terminado de registrar la base de datos.

Fuentes de datos Para comprobar si todo ha ido bien, abre cualquier archivo de hoja de clculo, o bien uno nuevo con Archivo - Nuevo - Hoja de Clculo. Si deseas acceder a la base que has registrado, usa la secuencia Ver Fuentes de datos, o bien pulsa la tecla F4. Con estas operaciones abres una ventana nueva que te servir para consultar y copiar sus datos. Supongamos que fueran estos:

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Si ahora deseas copiar los registros a tu hoja de clculo basta con que seales la pequea flecha verde situada la izquierda y arrastres con el ratn a una celda de la hoja de clculo.

Puedes usar las tcnicas generales para copiar varios registros. Recuerda:

Para bajar varios registros no consecutivos, sealas el primero de ellos con el ratn, mantienes pulsada la tecla Ctrl y sin soltarla sealas los dems registros. Para bajar varios registros consecutivos, seala el primero, mantn pulsada la tecla de Maysculas, y seala el ltimo. Prueba a copiar los diez primeros elementos.

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PILOTO DE DATOS Y HERRAMIENTA SOLVER

PILOTO DE DATOS Esta prestacin es la que se conoce en otras hojas como Tablas dinmicas. Las tablas dinmicas son muy tiles para estructurar datos que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de OpenOffice.org Calc no puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, aadir subtotales, pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinmicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la vez resumir datos. Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y atiende a tres barrios. Los doctores van dejando partes de asistencia de forma algo desordenada y segn la gravedad de la intervencin, horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios distintos en cada intervencin. En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla

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Urgencias La Rpida

Parte de intervenciones a domicilio

Decena del 1 al 10 de Octubre de 2008

Da 1 1 1 2 1 3 3

Barrio La Elipa Concepcin Concepcin La Elipa La Elipa La Elipa Concepcin

Doctor Prez Salinas Yuncos Salinas Yuncos Prez Prez

Gravedad Importe 1 1 3 2 3 3 3 50 75 100 100 50 100 75

Los datos estn tal como se han recogido, sin ninguna presentacin u orden, y nuestro objetivo ahora ser estructurarlos. Por ejemplo, deseamos calcular los honorarios de los doctores segn su actuacin en los distintos barrios. Para eso sirven las Tablas dinmicas para resumir datos segn la estructura que deseemos. Disearemos una tabla dinmica con este ejemplo con l.

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DISEO DE LA TABLA DINMICA Selecciona una celda cualquiera de la tabla origen y pulsa con el ratn sobre ella. Pide Datos - Piloto de datos - Inicio Se iniciar el Piloto de datos. Acepta la opcin que te propone. La otra es para datos externos

Dispondrs de una lista de campos y un diseo de tabla:

Ahora debemos indicar qu datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de la tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de doctores con barrios y calcular el importe que se les debe. Seala el botn Doctor en la lista de campos y arrstralo hasta la zona de Campos de columnas. Haz lo mismo con el botn Barrio. Arrastra el botn Barrio a la zona de Campos de filas. Por ltimo, arrastra el
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campo Importe a la zona de Campos de datos. Pulsa Aceptar y la tabla dinmica quedar as:

Es sorprendente la construccin de la tabla, porque la hoja de clculo lo ha organizado todo sin nuestra intervencin. La nueva tabla se sita debajo del rango seleccionado. Si deseas abrir una hoja nueva para ella, pulsa con el botn derecho sobre una celda de la tabla dinmica y elige Activar en el men emergente. Volvers a ver la ventana de diseo del piloto de datos. Pulsa el botn Opciones. Busca Resultado en... y elige -nueva hoja-. De esa forma se abrir una hoja nueva y la tabla se alojar en ella.

Observa que en esa parte de la ventana tambin puedes decidir qu totales se presentarn en la tabla (por filas, columnas o ambos) CAMBIO DE OPERACIONES En la esquina superior izquierda figura el rotulado Suma - Importe. Imagina que se quisiera contar los pagos en lugar de sumarlos. Activa la tabla dinmica tal como has aprendido en el prrafo anterior. Haz un doble clic sobre el botn Total - Importe y obtendrs las opciones de operacin:

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En las opciones que aparecen elige Cuenta en lugar de Suma, porque lo que deseamos es contar cuntos importes distintos se deben a los doctores. Este sera el resultado: Cantidad Importe Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Total Resultado Doctor Prez 4 9 4 17 Salinas 4 2 3 9 Yuncos 4 3 5 12 Total Resultado 12 14 12 38

Prueba a usar tambin promedios, mximos o mnimos.

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CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA El diseo de una tabla dinmica puede cambiarse de forma inmediata trasladando los botones de campo con el ratn. Por ejemplo, se pueden intercambiar filas y columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se pueden mover para ordenarlos de forma distinta (no todos los cambios estn permitidos) y alterar as su prioridad en el esquema. Prueba a mover as algunos botones de campo y observa los cambios que se producen. Si se pulsa sobre una celda con el botn derecho del ratn se pueden realizar algunas operaciones, como Activar, que permite cambiar de nuevo todo el diseo, o Eliminar, que borra toda la tabla dinmica.

Otra opcin importante accesible mediante el botn derecho es la de actualizar datos, Cuando se cambian los datos de origen, la tabla dinmica no refleja esos cambios. Por eso es importante disponer de la opcin de actualizar datos. FILTRADOS Una vez organizada la tabla dinmica, se pueden establecer filtrados, es decir reducciones de los datos a una sola categora. Por ejemplo, en la anterior tabla se puede desear estudiar slo los partes de gravedad 3. Para ello activa la tabla, tal como se explica en el apartado anterior y mueve el botn de Gravedad a la parte superior de la tabla, rotulada como Campos de pgina. Esa parte es la que sirve para filtrar datos sin alterar la estructura de la tabla. Quedar as:
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Filtro

Gravedad

- todo -

Suma - Importe Doctor Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Prez Salinas Yuncos Total Resultado 350 275 350 725 150 150 300 150 350 975 1.025 800 2.800

Total Resultado 1.375 575 850

Si ahora pulsas sobre la flecha situada a la derecha del nuevo botn, podrs elegir entre los niveles 1, 2 3 de gravedad. En la imagen que sigue se ha elegido el nivel 3.
Suma - Importe Doctor Barrio Concepcin La Elipa Prez Salinas Yuncos Total Resultado 75 375 50 275 100 400 475

San Pascual

50

150

200 1.075 117

Total Resultado 450 100 525

Hemos efectuado un filtrado mediante una variable distinta de las estudiadas, pero tambin podramos filtrar los barrios o los doctores o incluso una variable que no figure en la estructura. La gestin de filtros del Piloto de Datos es bastante completa y verstil. Filtraremos la tabla bsica que hemos creado para que slo figuren los datos de los cinco primeros das. Para esto, seleccionamos cualquier celda y con el botn derecho elegimos Filtro... Obtendremos una ventana en la que se pueden definir hasta tres filtros distintos unidos por las conectivas Y/O

En la imagen se refleja que hemos elegido el filtrado consistente en que el campo Da contenga valores menores o iguales que 5, y el resultado es
Suma - Importe Doctor Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Prez Salinas Yuncos Total Resultado 150 175 200 425 150 50 250 50 50 525 625 350 1.500

Total Resultado 825 375 300

Con Y y con O se pueden combinar filtros de distintos campos.

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CONFIGURACIN DE CAMPO Podemos decidir la forma en la que deseamos ver los datos. Activa la tabla y seala, por ejemplo Total Importe. Haz doble clic sobre l y elige Opciones. En Tipo puedes elegir Normal, porcentaje de filas, de columnas, etc. Elige % de fila y acepta.

Toda la tabla dinmica se expresar en porcentaje, pero quizs slo veas 0 y 1. Debes entonces cambiar a formato de porcentaje con Formato - Celdas - Nmero, y quedar, por ejemplo, as:
Suma - Importe Doctor Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Prez Salinas Yuncos Total Resultado 35,9% 28,2% 35,9% 100,0% 70,7% 14,6% 14,6% 100,0% 37,5% 18,8% 43,8% 100,0%

Total Resultado 49,1% 20,5% 30,4% 100,0%

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De igual forma se podran haberse expresado como porcentajes del total, como ndices, diferencias, etc. Por ejemplo, cambia el campo Barrio de las filas por el Da. La tabla quedar as:
Suma - Importe Doctor Da 1 2 Prez Salinas Yuncos Total Resultado 50 75 150 275 200

100 100

3 4 5 6 7

250 100 50 325 150 100 100 75 250 125 150

250 300 475 275 375

125

250

375

75

50

125

10

50

100

150 2.800

Total Resultado 1.375 575 850

Ahora podemos desear expresar los datos de cada doctor como porcentaje de lo que cobr el da 1. Para conseguirlo activa la tabla, haz doble clic sobre el campo Total Importe y accede de nuevo a Valor mostrado Tipo. Rellena las tres opciones:
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Tipo: % de Campo base: Da Elemento base: 1 Pulsa Aceptar y te dars cuenta de que los datos siguen expresados en , lo que es incorrecto, pero puedes cambiar su formato a Porcentajes, y quedar:
Suma - Importe Da 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Total Resultado Doctor Prez 100,0% 200,0% 500,0% 200,0% 650,0% 200,0% 500,0% 250,0% 150,0% 0,0% Salinas 100,0% 133,3% 0,0% 66,7% 200,0% 133,3% 0,0% 0,0% 66,7% 66,7% Yuncos 100,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 50,0% 83,3% 166,7% 0,0% 66,7% Total Resultado 100,0% 72,7% 90,9% 109,1% 172,7% 100,0% 136,4% 136,4% 45,5% 54,5%

Las sumas de abajo han desaparecido, pero eso es normal en este tipo. Observa que el da 1, por ser el elemento base, tiene asignado el porcentaje de 100% y los dems como el porcentaje relativo a l.

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OBTENCIN DE SUBTABLAS Afirmamos al principio que las tablas dinmicas resuman y ordenaban datos dispersos. Se puede tambin proceder en sentido contrario. Dado un dato de la tabla dinmica, buscar su origen en la tabla primitiva. Por ejemplo, el Doctor Salinas cobrar 275 euros por sus servicios en el barrio Concepcin, pero cmo se ha acumulado esa cantidad? Seala la celda de la tabla en la que figuran esos 275 y haz un doble clic de ratn sobre ella. Entonces, en hoja aparte, la tabla dinmica te ofrecer el detalle de los sumandos que formaron esa cantidad:
Da Barrio 10 1 9 5 Doctor Gravedad Importe 50 75 50 100

Concepcin Salinas 2 Concepcin Salinas 1 Concepcin Salinas 3 Concepcin Salinas 1

SUBTOTALES Si coinciden dos campos en una misma fila o columna, se pueden aadir subtotales para el campo de ms jerarqua (el de arriba o el de la izquierda, pero esa condicin ya vimos que se puede cambiar moviendo los botones). Segn las opciones que hayas elegido con anterioridad, puede que aparezcan subtotales de forma automtica. En caso contrario, pulsa sobre ese campo con doble clic y elige Subtotales automticos. Si deseas obtener otro tipo de subtotales, como promedios, desviacin tpica, mximo, pulsa en la opcin Definido por el usuario. Como ejemplo podamos usar los subtotales en una tabla formada slo por columnas. Activa la tabla y pasa el botn Doctor desde la fila hasta la columna, debajo de Barrio. Crale despus subtotales y obtendrs esta tabla con los subtotales por barrios.

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Barrio Concepcin

Doctor Prez 350 Salinas 275

Yuncos350

Concepcin Resultado La Elipa

975 Prez 725 Salinas 150

Yuncos150

La Elipa Resultado San Pascual

1.025 Prez 300 Salinas 150

Yuncos350

San Pascual Resultado

800

Total Resultado

2.800

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HERRAMIENTA SOLVER

PROBLEMAS DE OPTIMIZACIN
La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que llamaremos Objetivo, que depende linealmente de las celdas de un rango determinado, el cual puede estar sometido a restricciones. Como se ve, es en realidad el problema matemtico de Programacin Lineal. Su funcionamiento se puede estudiar con un ejemplo: Despus de vender una casa, a una persona le quedan 170.000 para invertir. Desea una inversin conservadora, por lo que duda entre varias inversiones A) Depsito en banca de Internet, que est dando el 4,2% TAE, pero es un producto novedoso que no le termina de convencer B) Su banco de toda la vida le ofrece plazo fijo con inters de 3,75% TAE, y que ella considera seguros. C) Un producto vinculado a un fondo, con rendimientos del 6% pero sujeto a volatilidad. En vista de la situacin, decide invertir en B) al menos la mitad del capital, y en C) menos de 15.000 Qu cesta de inversiones le dara el mximo rendimiento? Volcamos los datos en la tabla siguiente:
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En la columna C hemos concretado unos capitales inventados, pero cercanos a la posible solucin y con suma 170000. Sobre esta tabla podemos concretar los parmetros del problema: Celda objetivo: E8, que es el rendimiento total. Celdas que cambian: C5 a C7, la composicin de la cesta. Restricciones: C6 ha de valer, como mnimo, 170000/2 = 85000 , la celda C7 no debe llegar a 15000 , y la C8 ha de contener 170000 Objetivo que se pretende: Maximizar Todo esto se puede concretar en la herramienta Solver. Pulsa sobre el men Herramientas y elige Solver... En la ventana que se abre concreta objetivo, celdas que cambian, restricciones, etc. Estudia bien la forma de hacerlo:

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Pulsamos Solucionar, y en este caso existe la solucin, 7027,50 . Elegimos Mantener resultados y podemos ver que la solucin es:

Invertir 70000 en A, 85000 en B y 15000 en C Otras posibilidades seran: Pide Mnimo en lugar de Mximo y obtendrs la solucin de 6375 , si se invierte todo el dinero en C) Puedes tambin lograr que la inversin rinda una cantidad determinada (entre el mnimo y el mximo), por ejemplo 6800 . Para ello elige Valor de e igulalo a 6800. Obtendrs una solucin si en Opciones (busca el botn) no obligas a que los valores sean enteros: Obtendrs esta solucin:

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Capital A B C 19444,44 135555,56 15000

Rendimiento Inters anual 4,20% 3,75% 6,00% 816,67 5083,33 900 6800

Total 170000

Opciones de Solver A veces Solver no puede encontrar la solucin. Este se puede deber a tres causas:

El problema es de tipo indefinido. Existen muchas soluciones. Las soluciones tienden a infinito (especialmente en problemas de mximos) y se produce un desbordamiento. No hay convergencia. Las soluciones no se acercan lo suficiente al objetivo

Esta ltima posibilidad se puede a veces corregir con el botn de Opciones. Observa la ventana:

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Tiene cuatro posibilidades de toma de decisin: Asume variables como no negativo Lo normal en problemas prcticos es que las cantidades sean positivas, luego esta opcin debe estar activada siempre, salvo que admitas valores negativos, que quizs sean los que te devuelvan una solucin. Asumir variables como enteros Esta opcin la marca claramente el problema. Hay variables, como las personas, los camiones o el nmero de llamadas telefnicas, que son nmeros enteros, y otras, como el dinero o los porcentajes, que admiten decimales. En este caso debers desactivar esta opcin. Nivel psilon Pulsa con doble clic sobre esta opcin para cambiar el nivel de exigencia de aproximacin (el cero) a otros que toleren un error mayor (de 1 a 3) Lmite de tiempo Con 100 segundos tienes de sobra en ejemplos sencillos. Si ves que no converge de ninguna forma, amplalo.

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SISTEMAS DE ECUACIONES LINEALES Con un poco de habilidad, la herramienta Solver puede resolver sistemas de ecuaciones lineales, con un mximo de cinco ecuaciones. Imagina que deseas resolver este sistema 2X+Y+Z+W=10 4X+7Y+2U+2W=30 2X+Y-3Z-2U+W=-2 2X-Y+Z+U+2W=10 4X+Z+U+W=14 Bastar reflejar cuatro de las ecuaciones como restricciones, y la quinta como la celda a optimizar. Tanto en unas como en otra, deberemos usar el signo = Observa la resolucin de un sistema con Solver en la siguiente imagen.

En la imagen ya estn escritos los coeficientes y los valores de las incgnitas estn elegidos aleatoriamente.

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Sobre estos datos aplicamos Solver de la siguiente forma: Las cuatro primeras ecuaciones estn tratadas como restricciones. Observa las celdas $C$12 a $F$12 y los valores asignados: 10, 30, -2 y 10 que son los segundos miembros de esas ecuaciones. La quinta ecuacin se ha tratado como celda a optimizar con una asignacin de valor de 14, que es el ltimo trmino independiente. El rango a cambiar es el que contiene los valores de las incgnitas. Pulsa en Solucionar y obtendrs

que es la solucin del sistema: X=Y=Z=U=W=2 Si deseas resolver un sistema de menor nmero de ecuaciones, rellena con ceros y usa un menor nmero de restricciones

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CONTROLES Y MACROS

IDEAS PREVIAS Qu es una macro? Una macro es un conjunto de operaciones de Hoja de Clculo que el programa memoriza para repetir ese conjunto cada vez que se desee. En el uso de macros podemos distinguir tres operaciones:

Usar macros que han programado otras personas. Grabar y ejecutar nuestras propias macros Aprender a programar macros mediante el lenguaje Basic de OpenOffice.org

En esta gua estudiaremos los dos primeros usos Dnde se guardan las macros? Las macros estn alojadas en unos contenedores llamados mdulos. Pueden pertenecer a las carpetas Mis macros o a Macros de OpenOffice.org, en cuyo caso se pueden ejecutar en cualquier hoja de clculo, o bien estar destinadas slo a una hoja, y estas sern las
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que nos interesen en este momento, porque las otras es peligroso tocarlas. Usa la secuencia Herramientas - Macros - Organizar macros OpenOffice.org Basic para ver qu macros tiene definidas tu hoja de clculo. En la imagen se pueden ver algunas de las pertenecientes a la hoja divisibilidad.ods contenida en esta pgina web:

Estudia bien esta ventana. A la izquierda figuran las carpetas Mis macros y Macros de OpenOffice.org, que no debes tocar. Debajo figura la hoja que est abierta, divisibilidad.ods. En su carpeta Standard figura el mdulo Module1 que el autor ha creado para contener todas sus macros. La lista de estas macros figura a la derecha: esprimo, mcd, mcm,...que son los algoritmos de divisibilidad que se han implementado en las macros. Por pura curiosidad, pulsa sobre el botn Editar y descubrirs el cdigo de cualquier macro. Si no tienes experiencia en programacin, te parecer ininteligible. Cierra sin cambiar nada y no creas que hay que dominar esto para usar macros, porque seguidamente aprenders a grabarlas automticamente. Seguridad de las macros Como una macro puede contener virus, OpenOffice.org define cuatro niveles de seguridad para el uso de las mismas. Puedes cambiar el nivel con la secuencia Herramientas - Opciones... - OpenOffice.org - Seguridad, pulsando despus sobre el botn Seguridad de macros... Se te ofrecern los niveles Muy alto, Alto, Medio y Bajo.
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No se recomienda el Bajo, porque equivale a dejar una puerta abierta a posibles virus. Si slo vas a usar macros de fuentes de confianza, como las contenidas en esta pgina, puedes elegir el nivel Medio, que te avisa de la existencia de macros al abrir una hoja, para que decidas si se desactivan o no. Ten en cuenta que no funcionarn si las desactivas, con lo que la hoja de clculo puede perder su sentido.

GRABACIN DE MACROS
Para que te inicies en la grabacin de macros, crearemos una que borre un rango de celdas, por ejemplo B4:D12 Para crear una macro mediante grabacin has de seguir esta secuencia:
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1. Pides Herramientas - Macros - Grabar macro 2. Realizas manualmente las operaciones que deseas que automatice la macro, en este caso borrar el rango B4:D12 3. Decides Finalizar la grabacin 4. Guardas la macro en un mdulo contenedor. 5. Ejecutas la macro para comprobar que la has grabado bien. Intenta recorrer esa secuencia con el ejemplo propuesto: 1. Recuerda bien qu celdas deseas borrar. En este caso, desde B4 hasta D12 Activa la secuencia de men Herramientas - Macros - Grabar Macro. Te aparecer una pequea ventana con el botn de Finalizar Grabacin. Ignrala por ahora. Djala abierta sin tocarla.

2. Realiza manualmente las operaciones para borrar los datos: (a) Selecciona los datos B4:D12 (b) Pulsa la tecla Supr (c) Elige, por ejemplo, Eliminar todo y pulsa Aceptar 3. Pulsa sobre el botn de Finalizar grabacin Con esto ya tienes grabada la macro. Pasamos a guardarla. Imagina que tu hoja se llama prueba.ods. 4. Guardar macro En cuanto des al botn de Finalizar se te abrir esta ventana.

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Pulsa sobre el signo + de la carpeta prueba.ods para que se abra la subcarpeta Standard, como ves en la imagen. Ahora debes decidir en qu mdulo (contenedor de macros) vas a guardar tu macro y cmo la vas a llamar. Para ello pulsa sobre el botn Mdulo Nuevo y se te ofrecer un mdulo llamado Module1 o Module2 o similar. Puedes conservas el nombre o cambiarlo. Supongamos que se llama Module1. Pulsa el botn de Aceptar y observars que se ha creado una subcarpeta de Standard llamada Module1. El programa ha creado una macro llamada Main que puedes ignorar.

Para darle un nombre a la macro que has grabado, en la lnea de Nombre de la macro escribe, por ejemplo, Borrar y pulsa sobre el botn Guardar. Se cerrar la ventana, dejando guardada macro con el nombre de Borrar.
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5. Ejecutar la macro Borrar. Escribe varios nmeros en el rango B4:D12, para probar tu macro. Pide ahora Herramientas Macros... - Ejecutar Macro Busca tu macro abriendo sucesivamente las carpetas prueba.ods - Standard Module1 (u otro nombre) y la vers. Ya solo tienes que seleccionarla y pulsar sobre el botn Ejecutar. Si has seguido las instrucciones correctamente, se debern borrar todos los datos. Ahora puedes repetir la operacin cuantas veces desees: escribe datos y ejecuta la macro, y se borrarn en un instante.

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ASIGNACIN DE UNA MACRO A UN OBJETO La forma de ejecutar una macro mediante la secuencia Herramientas Macros... - Ejecutar macro es muy lenta. Sera preferible ejecutar macros con una sola pulsacin de ratn. Para ello basta con asignar la macro a un objeto, como una imagen, autoforma, rtulo fontwork, cuadro de texto, botn etc. Lo veremos con varios ejemplos, y simultneamente aprenderemos algunas operaciones sobre celdas.

Incremento del valor de una celda Escribe un nmero cualquiera en la celda B4 y algn rtulo de presentacin sobre ella. Por ejemplo as:

Ahora, con Herramientas - Galera - Pgina principal, arrastra una imagen de botn junto a la celda B4. Si no dominas esta operacin, inserta una imagen cualquiera.

Guarda la hoja con el nombre prueba.ods u otro similar.

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Accede a la edicin de una macro nueva siguiendo los pasos Herramientas - Macros - Organizar macros - OpenOffice.org Basic... Si no tienes mdulo contenedor, cralo como ya vimos en el apartado anterior.

Si no se abre de forma automtica el editor de macros, pulsa el botn Editar y obtendrs una pantalla de edicin, en la que quizs est iniciada la macro Main, que puedes borrar o ignorar.

Escribe debajo este cdigo de macros (puedes copiarlo desde esta misma pgina web con CTRL-C y CTRL-V), aunque todava no lo entiendas: Sub incrementar v=StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(1, 3).value v=v+1
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StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(1,3). value=v end sub Esta macro te incrementa de 1 en 1 el valor de la celda B4. Despus la explicaremos. Ahora viene lo ms fcil: Seala la imagen del botn y pulsa el botn derecho. Elige la opcin de Asignar macro... Se te abrir este cuadro de dilogo (a veces tarda en aparecer)

Busca tu archivo prueba.ods, el mdulo Module1 (u otro que tengas) y la macro incrementar. Seleccinala y pulsa Asignar y despus Aceptar. Con esto, cada vez que pulses sobre la imagen (el puntero del ratn se transformar en un dedo sealador) se incrementar el valor de la celda B4. Para repasar todo esto bien puedes descargarte el archivo comprimido prueba.zip y seguir paso a paso la explicacin anterior. Explicacin del cdigo Aunque este documento no pretende ensearte a programar, te vendr bien saber interpretar el cdigo que has copiado: Sub incrementar
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v=StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(1, 3).value v=v+1 StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(1,3). value=v end sub Lo explicamos por partes: Todas las macros han de comenzar con la palabra clave Sub seguida del nombre d la macro (en este caso incrementar) y han de terminar con la lnea end sub. En la segunda lnea y en la cuarta se usan tres palabras que conviene interpretar bien. Son nombres de objetos de OpenOffice.org. StarDesktop.CurrentComponent: Se refiere al archivo actual de OpenOffice.org que tienes abierto. sheets(0): Se refiere a la hoja en la que se actuar. Se usa el cero para referirse a la primera hoja, porque la numeracin en los objetos comienza siempre con el 0 y no con el 1. GetCellByPosition(1,3): Es la referencia al objeto celda B4. El 1 se refiere a la columna B, que es la segunda, pero como comenzamos a contar por el cero, hay que escribir un 1. El 3 se refiere a la cuarta fila, que tambin hay que situar contando desde cero. Explicado esto, se entiende mejor lo que ejecuta la macro: Lnea 1: Comienzo obligatorio con la palabra Sub y el nombre de la macro. Lnea 2: Se lee el valor de la celda B4 (palabra value) y el resultado se guarda en una variable llamada v. Lnea 3: Se incrementa v en una unidad. Lnea 4: Se copia el valor de v en la celda B4 de nuevo, pero ya incrementado.
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Lnea 5: Sentencia obligatoria end sub La explicacin anterior slo pretende que te vayas acostumbrando a la forma de trabajar en Basic. Un aprendizaje ms profundo requiere un manual sistematizado.

USO DE BOTONES Se llama control a cualquier objeto activo, es decir, con sus propiedades y mtodos, que se inserte en la hoja de clculo para actuar de interfase entre los usuarios y la hoja. Son controles los botones de accin, las casillas de verificacin, las listas desplegables, etc. Son elementos que has visto en cualquier programa de ordenador, que tambin se pueden usar en OpenOffice.org. Para ver cuntos controles puedes usar, pide Ver - Barra de herramientas y activa la barra de Campos de control de formulario.

Recorre uno a uno con el ratn sin pulsar para aprenderte sus nombres.

Un caso prctico Disearemos un botn tal que al pulsar sobre l aparezca una ventana nueva en la que figure escrita la fecha actual. Los pasos que hemos de dar son:

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Preparar una macro Repite los pasos que diste para definir la macro del apartado anterior, la que incrementaba el valor de la celda B4: crea un archivo de hoja de clculo llamado, por ejemplo, fecha.ods. Accede al editor de macros como ya has aprendido, pero ahora escribe lo siguiente:

Sub fecha_actual msgbox(date$,0,"Fecha actual") End Sub Guarda el archivo que has creado. Disear un botn Asegrate de tener a la vista la barra de controles: Si no es as, actvala con el men Ver, como ya se indic antes.

Si los controles se ven en gris desvado, es que no est activo el modo de diseo. Para activarlo pulsa el segundo botn, el que representa un lpiz y una escuadra Pincha sobre el icono de botones Pasa a cualquier celda de la hoja y, sin soltar el dedo del ratn, dibuja un rectngulo con el mismo:

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Ya tienes creado un botn de accin. Sera conveniente cambiarle el nombre, por ejemplo a Fecha actual. Para ello, pulsa sobre l con el botn derecho y elige Campo de control... Obtendrs una completa ventana de propiedades. Busca la pestaa General y en ella la propiedad Ttulo. Cmbialo a "Fecha actual".

De forma inmediata cambiar su ttulo.

ASIGNACIN DE LA MACRO
Para que el botn sea til deberemos asignarle una macro que se ejecute al pulsarlo. Los pasos a dar son los siguientes: Pulsa con el botn derecho del ratn sobre el botn. En la ventana que se abre elige la pestaa Acontecimientos.

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Pulsa ahora sobre el botn de puntos suspensivos situado a la derecha de la frase "Al ejecutar"

En la siguiente ventana elige Al iniciar y pulsa sobre el botn Macro.

Al pulsar puede ser que tarde un poco en aparecer la ventana de asignacin. Espera sin inquietarte. Busca la macro fecha_actual, seleccinala y pulsa Aceptar.

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Con estas operaciones has terminado de configurar el botn de accin. Ahora debe funcionar. Pulsa Aceptar en todas las ventanas y cierra la de propiedades. Ejecucin desde el botn En primer lugar, asegrate de que has salido del modo de diseo en la barra de controles. Si no tienes la seguridad, pulsa varias veces en el botn hasta que veas los controles en gris desvado.

Eso ser seal de que has entrado en el modo de ejecucin.

Ahora, cada vez que pulses sobre el botn que has creado, aparecer un mensaje con la fecha actual.

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Prctica Intenta repetir todo el trabajo creando un botn nuevo titulado "Hora actual" y en el cdigo de la macro, en lugar de la variable date$ escribe time$, para que te devuelva la hora en lugar de la fecha.

DEFINICIN DE FUNCIONES En ocasiones desears definir funciones que la hoja de clculo no ofrece. Por ejemplo, en Electricidad nos puede convenir definir la resistencia equivalente a otras dos situadas en paralelo, o en Geometra, la funcin que devuelve una hipotenusa en funcin de los dos catetos. Mediante un uso sencillo de las macros puedes lograrlo. Secuencia para definir tus propias funciones 1) Abrir el Editor de Basic Sigue el men Herramientas - Macros - Organizar macros OpenOffice.org Basic para abrir el editor. Si es la primera funcin que defines, busca la carpeta Standard correspondiente al nombre de tu modelo (si lo acabas de crear, se llamar Sin Nombre). No seales la otra carpeta Standard, que es ms general. Una vez elegida la carpeta, pulsa el botn Nuevo para abrir un mdulo contenedor. Se te ofrecer el nombre de module1, module2 u otro similar. Acepta el nombre o cmbialo segn tu criterio. Al aceptar el nombre se abrir el editor de macros. Por defecto aparecer la macro Main, que puedes borrar o ignorar. Escribe debajo el cdigo de tu funcin, segn se explica en el siguiente apartado. 2) Escritura del cdigo Terminada la secuencia anterior, comienza a escribir el cdigo de una funcin.
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Debes comenzar con Function nombre de la funcin ( argumento ) y terminar con End function y entre ambas, el cdigo de la funcin En ese cdigo debemos usar el nombre de la funcin seguida del signo igual y de su definicin Es mejor verlo con un ejemplo: Function cubo ( numero ) cubo=numero*numero*numero End function En el ejemplo, el nombre de la funcin es cubo, y su argumento numero (lo traduciramos como "Cubo de un nmero"). Despus volvemos a escribir cubo, el signo igual, y su definicin. 3) Uso de la funcin Una vez escrito el cdigo, cierra el Editor de Basic y usa tu funcin en cualquier celda. En la imagen puedes ver una celda definida mediante la nueva funcin CUBO.

Con esto ya tienes definida la funcin.

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Con la tcnica explicada, esa funcin slo estar activa en la hoja de clculo en la que la has creado, no en otras. Al cerrar la hoja ya no podrs usarla. Funcin con varios argumentos Una funcin puede actuar sobre varios argumentos, por ejemplo la resistencia equivalente a la que se aluda en el primer prrafo. En ese caso, se debern separar mediante una coma: Function resisequiv(r1, r2) resisequiv = r1 * r2 / (r1 + r2) End Function Cuando uses esta funcin en una celda, debes sustituir la coma por un punto y coma, por ejemplo resisequiv(4;6). Estudia el ejemplo de la imagen:

Variables auxiliares En una definicin puedes usar las estructuras del Basic: FOR...NEXT, SELECT CASE, etc. Aqu slo usaremos DIM, para crear variables auxiliares. Observa este ejemplo Function area6(lado) Dim perimetro, apotema perimetro = 6 * lado apotema = lado * Sqr(3) / 2 area6 = perimetro * apotema / 2 End Function
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que devuelve el rea de un hexgono en funcin del lado. El nombre de la funcin, en este caso area6, debe figurar en la definicin, aunque uses otras variables. En el sencillo ejemplo animdivi.zip, tambin de OpenOffice puedes observar que se van contabilizando los divisores de algunos nmeros dejando transcurrir un intervalo de tiempo entre uno y otro.

OTROS CONTROLES Adems de los botones, puedes usar todo un catlogo de controles. No vamos a estudiarlos todos, pero incluiremos dos tipos para que te animes a investigar por tu cuenta. Botones de opcin Estos botones, casi siempre agrupados en conjuntos, nos sirven para elegir entre varias posibilidades. Para conocerlos mejor nos plantearemos un conversor de un nmero decimal a las expresiones binaria, hexadecimal y romana.

En la imagen puedes observar el grupo de botones de opcin que servir para elegir la expresin deseada. Segn se pulse sobre uno u otro, aparecer una expresin distinta. Para construir este modelo de clculo deberemos seguir estos pasos: Construccin de los botones Busca la Barra de controles. Si no la encuentras acude al comando Ver.
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Habilita el modo Diseo pulsando sobre el botn Pulsa sobre el botn de opcin Sin soltar el dedo del botn izquierdo del ratn, seala la celda B7 y abre sobre ella un rectngulo que acoger el botn de opcin. Haz lo mismo sobre la celda B8 y sobre la B9. Debers tener tres botones de opcin en columna. Si no estn bien alineados, mueve algunos de ellos arrastrando con el ratn.

Seala los botones uno a uno, pulsa el botn derecho, elige Campo de control... y abre la pestaa General de la ventana de dilogo que se abre. Borra el ttulo y djalo en blanco para que no estorbe. Haz lo mismo con los tres botones.

Pasa ahora a la pestaa de Datos y rellnalos para cada botn. Para el primero fija la celda vinculada la B7, como Valor activado 1 y como desactivado 0. Los tienes en la siguiente imagen:

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Para el segundo botn fija la celda B8 y los mismos valores 1 y 0. Igual para el tercero, pero con la celda B9. El sentido de todo esto es que si se pulsa el primer botn, la celda B7 valdr "1" y en caso contrario, "0". La celda B8 valdr "1" cuando se pulse el segundo botn, e igual ocurrir con la B9 y el tercero. El problema es que los valores se ven, y no queda esttico

Para que no se vean, asigna a las celdas B7, B8 y B9 el color de texto blanco. Escribe los dems textos que ves en la imagen

El nmero escrito en el sistema decimal lo escribes en la celda E5. Finalmente, en la celda E8 ha de incluirse la siguiente frmula:
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=SI(B7="1";DEC.A.BIN(E5);SI(B8="1";DEC.A.HEX(E5);ROMANO(E5))) que decide segn el botn que est activado: Si es el primero, se usa la funcin de conversin DEC.A.BIN(E5), si es el segundo, DEC.A.HEX(E5) y si es el tercero, ROMANO(E5) Puedes repasarlo todo con el archivo otros_controles.zip

MACROS DE APERTURA En ocasiones podemos desear que se ejecute cualquier operacin al abrir una hoja de clculo, como borrar un rango, abrir una hoja determinada, dar un valor a una celda, etc. Para lograrlo debes, en primer lugar, escribir o grabar una macro con las operaciones que deseas. Una vez escrita, el procedimiento para que se ejecute al abrir una hoja cambia mucho si trabajas en Excel o si lo haces en OpenOffice.org. Escribes o grabas una macro y le das el nombre que desees. Supongamos que fuera Sub inicio(). Una vez construida la macro, abres el men Herramientas Personalizar, eliges la pestaa Eventos y sealas con el ratn el evento de Abrir Documento.

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Pulsas sobre el botn Asignar macro, y la buscas (por ejemplo inicio). Debes saber dnde est. En la imagen estara en el documento Sin nombre, macros Standard, mdulo Module2. Aceptas dos veces y ya tienes una macro de inicio.

UN EJEMPLO: CMO SUMAR DATOS DISPERSOS ETIQUETADOS

En ocasiones se usan tablas de recogida de datos en las que existen algunos de la misma naturaleza pero que aparecen dispersos. Por ejemplo, calificaciones correspondientes a preguntas aisladas en una clase. Como no se pregunta cada da a los mismos alumnos o alumnas, sus notas aparecern en la tablas de forma desordenada. Sin embargo, lo usual es que vengan acompaadas de una etiqueta que recuerde a quin pertenece la calificacin. Si despus se desean contar o sumar estos datos, ninguna funcin de Excel u OpenOffice nos resolvera el problema de forma satisfactoria. Un ejemplo tpico se da cuando la organizacin de los datos se efecta mediante mltiples fichas personales, que pueden llenar toda una hoja. En la imagen se registran los pedidos de botellas que ha efectuado un socio de un Club de Vinos. A la derecha figuran los totales mensuales, que se habrn obtenido con las funciones generales de OpenOffice.org Calc.

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Imaginemos que existen numerosas fichas de este tipo y que se desea sumar o contar todas las botellas enviadas en el mes de Abril. En ese caso se deber explorar toda la hoja, y cuando se encuentre la etiqueta "Abril", sumar la cantidad que figure a su derecha. Para lograrlo podemos definir en Basic dos funciones nuevas. Habr que tener en cuenta cuntas filas y columnas separan la etiqueta del dato. En este ejemplo sera +1 columna (est a su derecha) y 0 filas, pero la etiqueta puede estar escrita superiormente al dato, como en Alfredo Gmez 8,3 en cuyo caso se considerar un desplazamiento de +1 fila y 0 columnas. Se desarrollan a continuacin posibles cdigos para resolver la situacin. Se escriben en negro las lneas que funcionan indistintamente en Excel y OpenOffice, en verde las que hay que usar slo en Excel, y en rojo las que slo se escribirn en OpenOffice. Finalmente, lo escrito en azul y en cursiva corresponder a comentarios. Para editar este cdigo se debern seguir las instrucciones del apartado Define tus propias funciones. Sumar los datos de todas las apariciones de una etiqueta Public Function sumar_etiq(a$,filas, columnas) Esta funcin sumara los datos de las apariciones de la etiqueta: mes, alumno/a,
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marca de coche, etc. a$ representa a la etiqueta que estamos buscando. Los parmetros filas y columnas representan el desplazamiento que existe entre etiqueta y dato. En el ejemplo de los vinos seran 0 y +1 respectivamente. Dim i, j, suma, suma0 Dim g$ suma = 0 For i = 1 To 3000 filas que abarcan los datos. Hay que cambiar el 3000 por el nmero de cada ejemplo concreto For j = 1 To 20 columnas que abarquen los datos g$= StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(j-1,i1).String If g$ = a$ Then Comprueba si la celda contiene la etiqueta solicitada

suma0= StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(j1`columnas,i-1+filas).String Lee el dato asignado a la etiqueta suma = suma + suma0 End If Next j Next i sumar_etiq = suma End Function Una vez definida, se puede usar en cualquier celda. En el ejemplo de los vinos, para buscar Abril deberamos escribir en cualquier celda =SUMAR_ETIQ("Abril",0,1) El 1 representa el desplazamiento de una columna a la derecha y el 0 que el dato se encuentra en la misma fila.

Contar las apariciones de una etiqueta

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Se puede definir una funcin CONTAR_ETIQ de forma similar, con pocos cambios: Public Function contar_etiq(a$,filas, columnas) Esta funcin sumara los datos de las apariciones de la etiqueta: mes, alumno/a, marca de coche, etc. a$ representa a la etiqueta que estamos buscando Los parmetros filas y columnas representan el desplazamiento que existe entre etiqueta y dato. En el ejemplo de los vinos seran 0 y +1 respectivamente. Dim i, j, conta, conta0 Dim g$ conta = 0 For i = 1 To 3000 filas que abarcan los datos. Hay que cambiar el 3000 por el nmero de cada ejemplo concreto For j = 1 To 20 columnas que abarquen los datos g$= StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(j-1,i1).String Lee el contenido de las celdas para descubrir la etiqueta y recogerla en la variable g$ If g$ = a$ Then Comprueba si la celda contiene la etiqueta solicitada

suma0 = ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(i+filas, j+columnas).Value suma0= StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(j1`columnas,i-1+filas).String L Lee el dato asignado a la etiqueta if conta0>0 then conta = conta + 1 End If Next j Next i
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contar_etiq = conta End Function

Una vez definida, se puede usar en cualquier celda. En el ejemplo de los vinos, para buscar Abril deberamos escribir en cualquier celda =SUMAR_ETIQ("Abril",0,1) El 1 representa el desplazamiento de una columna a la derecha y el 0 que el dato se encuentra en la misma fila. if conta0>0 then conta = conta + 1 End If Next j Next i contar_etiq = conta End Function

EJEMPLOS DE FUNCIONES DEFINIDAS

En cada ejemplo se incluir el cdigo compacto, sin explicaciones, para su fcil copiado, y seguidamente el mismo cdigo comentado. En este momento estn incluidas las siguientes funciones Invertir las cifras de un nmero natural INVERTIR_CIFRAS Averiguar si un nmero es capica ESCAPICUA

Invertir las cifras de un nmero natural Funcin INVERTIR_CIFRAS

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Objetivo: Si acta sobre un nmero entero, devuelve otro nmero formado por las cifras del primero en orden inverso Observaciones: Si se aplica a un nmero no entero puede producir algn resultado inesperado

function invertir_cifras(n) dim l%,i% dim auxi$,auxi2$,c$ dim m auxi = str$(n) l = len(auxi) auxi=mid(auxi,2,l-1) l = l-1 auxi2="" for i=1 to l c=mid(auxi,i,1) auxi2=c+auxi2 next i m=val(auxi2) invertir_cifras=m End function Cdigo comentado: function invertir_cifras(n) Se declara la funcin como pblica y no se exige ningn tipo de variable. dim l%,i% Se declaran dos variables auxiliares de tipo entero, para ahorrar memoria dim auxi$,auxi2$,c$ Estas variables de tipo texto (string) servirn para estudiar la expresin decimal del nmero n dim m Esta variable recoger las cifras de n pero en orden inverso. auxi = str$(n) La variable auxi equivale al nmero n pero en forma de texto, para poder leer sus cifras. La funcin str$ convierte un nmero en texto. l = len(auxi) Tomamos nota de la longitud del texto y lo almacenamos
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en la variable l auxi=mid(auxi,2,l-1) Esta instruccin es importante. Sirve para quitar un espacio en blanco que ha aadido el programa. l = l-1 Como se ha quitado un espacio, la longitud disminuye en una unidad. auxi2="" Esta variable recoger las cifras invertidas El siguiente bloque FOR-NEXT recorre las cifras del nmero

for i=1 to l c=mid(auxi,i,1) Aqu se extrae un cifra. La funcin MID sirve para trocear textos. auxi2=c+auxi2 Aqu se incorpora por la izquierda, para que al final salga invertida next i

m=val(auxi2) La funcin VAL vuelve a convertir texto en nmero, pero ahora resultar con las cifras invertidas. invertir_cifras=m El resultado se recoge como funcin INVERTIR_CIFRAS End function Averiguar si un nmero es capica Funcin ESCAPICUA Objetivo: Devuelve 1 si el argumento es capica y 0 si no lo es. Observaciones: Si se aplica a un nmero no entero puede producir algn resultado inesperado Cdigo: Public function escapicua(n) dim l%,i%,c% dim auxi$

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auxi = str$(n) l = len(auxi) auxi=mid(auxi,2,l-1) l = l-1 if l<2 then escapicua = 0 else c=1 for i=1 to int(l/2) if mid(auxi,i,1)<>mid(auxi,l-i+1,1) then c = 0 next i escapicua = c end if end function

Cdigo comentado: Comentarios en rojo Public function escapicua(n) Se declara la funcin como pblica y no se exige ningn tipo de variable. dim l%,i%,c% Se declaran tres variables auxiliares de tipo entero, para ahorrar memoria dim auxi$ Esta variable es de tipo texto (string) para recoger la expresin decimal del nmero n auxi = str$(n) La variable auxi recoge la conversin del nmero en texto, para poder ver sus cifras. l = len(auxi) Tomamos nota de la longitud del texto y lo almacenamos en la variable l auxi=mid(auxi,2,l-1) Esta instruccin es importante. Sirve para quitar un espacio en blanco que ha aadido el programa. l = l-1 Como se ha quitado un espacio, la longitud disminuye en una unidad.

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Nos preguntamos ahora si el nmero tiene una sola cifra. En ese caso se ejecutan las instrucciones en azul y en caso contrario las de color violeta if l<2 then escapicua = 0 Si tiene una cifra, no es capica. else c = 1 Si tiene varias cifras, con el FOR-NEXT las recorremos para ver si cada una es igual a su simtrica for i=1 to int(l/2) if mid(auxi,i,1)<>mid(auxi,l-i+1,1) then c = 0 La funcin MID selecciona un trozo del texto. En este caso de una cifra. Si no son iguales, hacemos c=0 next i escapicua = c Si c=1 es seal de que el nmero es capica end if end function

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ANEXO
FUNCIONES
En todas las Hojas de Clculo existen los operadores llamados Funciones, que a partir de uno o varios datos producen un resultado. As, la funcin SUMA(A1:B3) devolvera la suma de todas las cantidades comprendidas entre la celda A1 y la B3. Existen muchas funciones en OpenOffice.org. A continuacin se incluyen las ms importantes:

Funciones estadsticas Se incluyen slo las bsicas. Para ms informacin consltese la Ayuda de OpenOffice.org. COEFICIENTE.ASIMETRIA Calcula la asimetra de unas celdas o rangos. COEFICIENTE.ASIMETRIA(2;3;4;9)=1,6 COEFICIENTE.ASIMETRIA(Hoja1.B12:Hoja1.B34) COEF.DE.CORREL Halla el coeficiente de correlacin que relaciona dos rangos. COEF.DE.CORREL(A1:A9;B1:B9)
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COVAR Devuelve la covarianza de nmeros, celdas o rangos. COVAR(C2;C4;C6)=23,4 CUARTIL Calcula el cuartil de un conjunto de celdas o rangos segn un nivel determinado 1, 2 o 3. CUARTIL(G1:G50;3) devuelve el tercer cuartil del rango G1:G50 CURTOSIS Devuelve la curtosis o aplastamiento de una distribucin contenida en un conjunto de celdas o rangos. CURTOSIS(A1:A20;C1:C20)=3 DESVEST Calcula la desviacin estndar de una muestra, es decir, con cociente n-1 en la frmula. DESVEST(2;3;5)=1,53 DESVESTP Calcula la desviacin tpica de la poblacin. DESVESTP(2;3;4)=0,82 DESVESTP(B22:H25)=9,23 DISTR.NORM Calcula la probabilidad en la distribucin normal correspondiente a un valor x, segn la media y la desviacin estndar dadas. =DISTR.NORM(4;2;1;1)=0,98 (probabilidad de 4 con media 2, desviacin 1 y acumulada o funcin de distribucin) =DISTR.NORM(4,1;3;1;0) = 0,22 (Funcin densidad normal de 4,1 con media 3 y desviacin 1) DISTR.NORM.ESTAND Idntica a la anterior, con media 0 y desviacin estndar 1. ERROR.TPICO.XY Calcula el error tpico en el ajuste lineal de los datos de
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un rango. ERROR.TPICO.XY(A3:A67;B3:B67) GAUSS Calcula la integral o funcin de distribucin normal desde cero hasta el valor dado. GAUSS(1,65)=0,45 INTERSECCIN.EJE Devuelve el coeficiente B de la recta de regresin Y' = A + B X del rango Y sobre el rango X. INTERSECCIN.EJE(B2:B10;A2:A10) MX y MN Buscan el mximo y mnimo, respectivamente, de un rango. MEDIANA Devuelve la mediana de unos valores, celdas o rangos. No acta sobre frecuencias. =MEDIANA(1;2;2;2;3;4)=2 NORMALIZACIN Tipifica un valor segn una media y desviacin estndar dadas. PENDIENTE Devuelve el coeficiente A de la recta de regresin Y' = A + B X del rango Y sobre el rango X. PENDIENTE(B2:B10;A2:A10) PERCENTIL Calcula el k-simo percentil en una distribucin contenida en un rango. PERCENTIL(H7:H13;80%)=7,8 PROMEDIO Calcula la media aritmtica de nmeros, celdas aisladas o rangos. Sobre nmeros aislados: =PROMEDIO(3;4;5;7) = 4,75
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Sobre celdas aisladas: =PROMEDIO(C7;C8;C9) Sobre un rango de celdas: =PROMEDIO(Recogida.$B$11:Recogida.$G$20) PRONSTICO Devuelve el pronstico de un valor dado en el ajuste lineal entre dos rangos Y X. PRONSTICO(C11;D1:D20;C1:C20) RANGO.PERCENTIL Es la funcin inversa de PERCENTIL. Calcula el rango percentil correspondiente a un valor dado. RANGO.PERCENTIL(H7:H13;7)=67% VAR y VARP Calculan la varianza de la muestra y la de la poblacin respectivamente. Se incluyen slo las bsicas. Para ms informacin consltese la Ayuda de OpenOffice.org. COEFICIENTE.ASIMETRIA Calcula la asimetra de unas celdas o rangos. COEFICIENTE.ASIMETRIA(2;3;4;9)=1,6 COEFICIENTE.ASIMETRIA(Hoja1.B12:Hoja1.B34) COEF.DE.CORREL Halla el coeficiente de correlacin que relaciona dos rangos. COEF.DE.CORREL(A1:A9;B1:B9) COVAR Devuelve la covarianza de nmeros, celdas o rangos. COVAR(C2;C4;C6)=23,4 CUARTIL Calcula el cuartil de un conjunto de celdas o rangos segn un nivel determinado 1, 2 o 3. CUARTIL(G1:G50;3) devuelve el tercer cuartil del rango G1:G50
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CURTOSIS Devuelve la curtosis o aplastamiento de una distribucin contenida en un conjunto de celdas o rangos. CURTOSIS(A1:A20;C1:C20)=3 DESVEST Calcula la desviacin estndar de una muestra, es decir, con cociente n-1 en la frmula. DESVEST(2;3;5)=1,53 DESVESTP Calcula la desviacin tpica de la poblacin. DESVESTP(2;3;4)=0,82 DESVESTP(B22:H25)=9,23 DISTR.NORM Calcula la probabilidad en la distribucin normal correspondiente a un valor x, segn la media y la desviacin estndar dadas. =DISTR.NORM(4;2;1;1)=0,98 (probabilidad de 4 con media 2, desviacin 1 y acumulada o funcin de distribucin) =DISTR.NORM(4,1;3;1;0) = 0,22 (Funcin densidad normal de 4,1 con media 3 y desviacin 1) DISTR.NORM.ESTAND Idntica a la anterior, con media 0 y desviacin estndar 1. ERROR.TPICO.XY Calcula el error tpico en el ajuste lineal de los datos de un rango. ERROR.TPICO.XY(A3:A67;B3:B67) GAUSS Calcula la integral o funcin de distribucin normal desde cero hasta el valor dado. GAUSS(1,65)=0,45 INTERSECCIN.EJE Devuelve el coeficiente B de la recta de regresin Y' =
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A + B X del rango Y sobre el rango X. INTERSECCIN.EJE(B2:B10;A2:A10) MX y MN Buscan el mximo y mnimo, respectivamente, de un rango. MEDIANA Devuelve la mediana de unos valores, celdas o rangos. No acta sobre frecuencias. =MEDIANA(1;2;2;2;3;4)=2 NORMALIZACIN Tipifica un valor segn una media y desviacin estndar dadas. PENDIENTE Devuelve el coeficiente A de la recta de regresin Y' = A + B X del rango Y sobre el rango X. PENDIENTE(B2:B10;A2:A10) PERCENTIL Calcula el k-simo percentil en una distribucin contenida en un rango. PERCENTIL(H7:H13;80%)=7,8 PROMEDIO Calcula la media aritmtica de nmeros, celdas aisladas o rangos. Sobre nmeros aislados: =PROMEDIO(3;4;5;7) = 4,75 Sobre celdas aisladas: =PROMEDIO(C7;C8;C9) Sobre un rango de celdas: =PROMEDIO(Recogida.$B$11:Recogida.$G$20) PRONSTICO Devuelve el pronstico de un valor dado en el ajuste lineal entre dos rangos Y X. PRONSTICO(C11;D1:D20;C1:C20)

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RANGO.PERCENTIL Es la funcin inversa de PERCENTIL. Calcula el rango percentil correspondiente a un valor dado. RANGO.PERCENTIL(H7:H13;7)=67% VAR y VARP Calculan la varianza de la muestra y la de la poblacin respectivamente. Funciones de fecha y hora AHORA Devuelve el da actual y la hora, todo en l misma celda, segn marque el reloj del sistema. DAS Calcula el nmero de das entre dos fechas. As, si en B8 tenemos la fecha 20/12/2005 y en la B7 04/04/2004, la frmula =DIAS(B8;B7) nos dar un resultado de 625 das. HOY Nos devuelve la fecha actual del sistema.

Funciones de informacin Se incluyen slo las bsicas. Para ms informacin consltese la Ayuda de OpenOffice.org. ESBLANCO Devuelve el valor lgico VERDADERO si la celda argumento est vaca. SI(ESBLANCO(D12);"ES BLANCO";"TIENE CONTENIDO") ESNMERO Devuelve el valor lgico VERDADERO si la celda argumento contiene un nmero. SI(ESNMERO(K9);K9/2;" ")
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ESTEXTO Devuelve el valor lgico VERDADERO si la celda argumento contiene un texto. ESTEXTO(J1) TIPO Devuelve un nmero segn el tipo de dato contenido en una celda: 1: nmero 2: texto 4: valor lgico 8: frmula 16: error. TIPO.DE.ERROR Devuelve el tipo de error que produce la frmula de una celda. TIPO.DE.ERROR(C16)=503 significa que se ha dividido entre cero. Funciones lgicas Todas son muy fciles de entender: FALSO Devuelve el valor FALSO. O Aplica la conectiva lgica O a varios argumentos. O(A11=2;A12=2;A13=0) NO Aplicada a un resultado lgico, cambia su valor entre VERDADERO o FALSO. NO(C12<23) NO(ESNMERO(C2)) SI Es la funcin condicional. Acta sobre una condicin y si es verdadera se calcula una primera frmula y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las dems, se pueden anidar. SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1)) VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO.
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Y Aplica la conectiva lgica Y a varios argumentos. Y(ESBLANCO(D6);ESBLANCO(D7))

Funciones matemticas Se incluyen las ms elementales o de ms frecuente uso. Para ms detalles se debe consultar la Ayuda de OpenOffice.org. ABS Valor absoluto de un nmero: ABS(2)=2 ABS(-6)=6 ACOS Arco coseno expresado en radianes: ACOS(-1) = -3,141 ALEATORIO Genera un nmero aleatoriamente elegido entre 0 y 1. ALEATORIO.ENTRE Similar al anterior, pero que genera nmeros al azar entre dos lmites, pero no se recalcula con F9. RABE Convierte un nmero romano a notacin rabe normal RABE(XXVII) = 27 ASENO Arco seno expresado en radianes: ASENO(1) = 1,5708 ATAN Arco tangente expresado en radianes: ATAN(1) = 0,7854
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ATAN2 ngulo correspondiente a las dos componentes de un vector: ATAN2(3;3) = 0,7854 ATAN2(4;0)=0 COMBINAR Nmero de combinaciones sin repeticin o nmero combinatorio. COMBINAR(5;2) = 10 COMBINAR(8,7) = 28 COMBINAR2 Nmero de combinaciones con repeticin. COMBINAR2(4,2) = 10 CONTAR Cuenta el nmero de celdas no vacas que contiene un rango. CONTAR(A12:A40) = 28 CONTAR.BLANCO Cuenta el nmero de celdas en blanco que contiene un rango. CONTAR.BLANCO($A$12:$B23) = 11 CONTAR.SI Cuenta el nmero de celdas que cumplen una condicin en un rango. La condicin puede ser : Un nmero o una expresin entre comillas. CONTAR.SI(A7:J7;">89")=2 ENTERO Redondea un nmero real al entero inferior a l ms cercano. ENTERO(-2,7)=-3 ENTERO(2,2)=2 EXP Devuelve la exponencial de ese nmero, es decir en. EXP(1)=2,718

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FACT Calcula el Factorial de un nmero. FACT(5)=120 GRADOS Convierte radianes en grados. GRADOS(PI())=180 LN Es el logaritmo natural o neperiano de un nmero. LN(3)=1,099 LOG Devuelve el logaritmo de un nmero dado en una base tambin dada. LOG(16,2)=4 LOG(125;5)=3 LOG10 Calcula el logaritmo en base 10 de un nmero. LOG10(10000)=4 M.C.D Encuentra el mximo comn divisor de un conjunto de nmeros. M.C.D(144;90:84)=6 M.C.M Como el anterior, pero calcula el mnimo comn mltiplo. M.C.M(12;15;25;30)=300 PERMUTACIONES Devuelve el nmero de Variaciones sin repeticin a partir de dos nmeros. Si los dos son iguales equivale a Permutaciones sin repeticin o al Factorial. PERMUTACIONES(8;2)=56 PERMUTACIONESA Calcula el nmero de Variaciones con repeticin. PERMUTACIONESA(8;2)=64
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PI() Devuelve el nmero 3,14159265... RADIANES Convierte grados en radianes. RADIANES(360)=6,2832 RAZ Equivale a la raz cuadrada. En OpenOffice.org, a diferencia de otras Hojas, se debe acentuar como en castellano. RAZ(625)=25 REDONDEAR Redondea un nmero al decimal ms cercano con las cifras decimales determinadas. REDONDEAR(2,4567;2)=2,46 REDONDEAR(3,14159;3)=3,141 RESIDUO Equivale a la operacin MOD de otros lenguajes y Hojas de Clculo. Halla el resto de la divisin entera entre dos nmeros. Como curiosidad, admite datos no enteros. RESIDUO(667;4)=3 RESIDUO(2,888;1,2)=0,488 ROMANO Convierte a nmero romano ROMANO(7) = VII SENO Seno de un ngulo expresado en radianes. SENO(RADIANES(60))=0,866 SI Es la funcin condicional. Acta sobre una condicin y si es verdadera se calcula una primera frmula y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las dems, se pueden anidar. SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1))
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SIGNO Si el nmero es positivo devuelve un 1, si es negativo un 1 y si es nulo un 0. SIGNO(-8)=-1 SIGNO(7)=1 SUMA Es una de las funciones ms tiles de la Hoja de Clculo. Suma todos los nmeros contenidos en un rango. SUMA(A12:A45)=34520 SUMAR.SI Idntica a la anterior, pero slo suma los nmeros que cumplan una condicin. El criterio es similar al de la funcin CONTAR.SI. Hay una variante con dos rangos que se puede consultar en la Ayuda. SUMAR.SI(A45;D45;"<21") TAN Calcula la tangente trigonomtrica de un ngulo en radianes. TANGENTE(PI()/4)=1

Funciones de tipo financiero Se incluyen las ms elementales o de ms frecuente uso. Para ms detalles se debe consultar la Ayuda de OpenOffice.org. INT.EFECTIVO Devuelve el T.A.E., inters efectivo anual segn los plazos de pago. Su formato es INT.EFECTIVO(Inters nominal anual; Nmero de periodos de pago anuales) NPER Calcula el nmero de periodos de pago necesarios para obtener un capital o pagar una deuda. Formato: NPER(Tasa; Pago; Capital actual;Capital
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deseado;Tipo) El significado de estos datos se incluye en las otras funciones financieras. El Tipo (opcional) sirve para concretar si los pagos se efectan al principio o al final de cada periodo. PAGO Halla el pago peridico necesario para reunir un capital o pagar una deuda. Su formato es =PAGO(Tasa; Nmero de pagos; Capital actual; Capital deseado) Tasa: Es el tipo de inters correspondiente a cada periodo. Nmero de pagos: Pueden ser aos, trimestres, etc. Capital actual: Es el capital con el que se comienza la inversin. En el caso de anualidades de capitalizacin valdr cero. Capital deseado: Es el capital final del proceso. En el caso de amortizacin ser nulo, mientras el capital inicial se puede usar como negativo. PLAZO Halla el nmero de periodos necesarios para acumular un capital a inters compuesto. Su formato es PLAZO(Tasa de inters; Capital actual; Capital deseado) TASA.NOMINAL Calcula el inters nominal correspondiente a un T.A.E. determinado. Formato: TASA.NOMINAL(Tasa efectiva (TAE); Nmero de periodos de pago anuales) VF Calcula el valor futuro de una inversin con los siguientes parmetros: VF(Tipo inters; Nmero de periodos; Pago peridico; Capital inicial) Tipo de inters: Corresponde al inters en cada periodo de tiempo, no necesariamente anual
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Nmero de periodos: Pueden ser meses, aos, trimestres, etc. Pago peridico: Se puede igualar a cero si es una inversin con inters compuesto y con slo el pago inicial. Capital inicial: Ser igual a cero si slo se ingresan los pagos peridicos (anualidades de capitalizacin). Este parmetro es opcional.

Funciones de texto CONCATENAR Esta funcin equivale al operador & y permite reunir en uno solo varios textos: Si C9 contiene el texto " y " tendramos que CONCATENAR("Pedro";C9;"Pablo") = "Pedro y Pablo" Su formato es CONCATENAR(Texto1;Texto2;...;TextoN) y equivale a Texto1&Texto2&...&TextoN. EXTRAE Extrae uno o varios caracteres del texto contenido en una celda o de una palabra. Hay que indicarle a partir de qu nmero de orden se extraen los caracteres y cuntos. Equivale a "cortar" unos caracteres de un texto. EXTRAE("Gloria";2,5)="loria", EXTRAE(C9,2,2)="DE" Formato: EXTRAE(Celda o palabra; inicio del corte; nmero de caracteres extrados) REPETIR Permite construir un texto a base de la repeticin de otro menor. Por ejemplo: =REPETIR("LO";4)=LOLOLOLO TEXTO Convierte un nmero en texto segn un formato determinado. El cdigo de este formato determinar el nmero de decimales, el punto de los miles, etc. As, si
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tenemos en la celda C9 el valor 0,14187, la funcin texto lo convertir en su expresin decimal sin valor numrico: TEXTO(C9;"0##,##0") = "0,14" VALOR Es la funcin contraria a la anterior: convierte un texto en nmero. Por ejemplo =VALOR(CONCATENAR("32";"32")) nos devuelve el nmero 3232. Un ejemplo curioso es que una fecha la convierte en los das transcurridos entre el da 30/12/1899 y la fecha escrita. Por ejemplo VALOR(03/03/2004) = 38049, que son los das transcurridos.

Otras funciones BUSCARH Es una funcin de bsqueda. Se le dan como datos un valor determinado, una matriz en cuya primera fila ha de buscar y el nmero de orden de la columna en la que debe extraer la informacin paralela a la buscada. As, en la matriz Teresa 1976 Abril Pablo 1975 Mayo Mara 1980 Enero Gema 1977 Marzo

la funcin BUSCARH(Mara;Matriz;3) dara como resultado Enero y BUSCARH(Pablo;Matriz;2) nos devolvera el ao 1975 (La palabra Matriz quiere significar el rango en el que estn los datos, por ejemplo A3:D6). BUSCARV Similar a la anterior, pero realiza la bsqueda por columnas en lugar de por filas.
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IGUAL Devuelve el valor VERDADERO si dos expresiones o celdas son iguales, y FALSO en el caso contrario. Admite como argumentos textos, celdas o incluso expresiones matemticas. Por ejemplo: IGUAL(C2;D2)=VERDADERO; IGUAL(A2;B2+1)=FALSO; IGUAL(2+2;4)=VERDADERO.

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