ELABORACION MATRIZ DE RIESGOS

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA SERVICIO ADMINISTRATIVO DEL GOBIERNO REGIONAL DE VALPARASO JULIO 2006

OBJETIVO: DAR A CONOCER LOS PRINCIPALES CONCEPTOS Y APLICACIN BSICA DE LA METODOLOGIA CONTENIDA EN EL DOCUMENTO TECNICO N 23 PROGRAMA MARCO PARA IDENTIFICAR Y SISTEMATIZAR REAS Y PROCESOS CRTICOS, CONSTRUYENDO AL EFECTO, MAPA DE RIESGO INSTITUCIONAL

AGENDA

ORIGEN : DOC. TECNICO 23 Y PMG 2005-2006 CONSIDERACIONES GENERALES DESARROLLO OBJETIVO GUBERNAMENTAL

PRODUCTOS A ENVIAR AL CAIGG

RESULTADO FINAL ESPERADO

OBJETIVO GUBERNAMENTAL Y PMG 2005

OBJETIVO GUBERNAMENTAL 2005 MAPA DE RIESGOS DOC. 23

ETAPA II SISTEMA AUDITORIA INTERNA PMG 2005 * INSTRUCTIVO PRESIDENCIAL N 007 DEL 30/11/2004 * OBJETIVO GUBERNAMENTAL 2005, A INCLUIR EN EL PLAN ANUAL DE AUDITORIA 2005. * PAGINA N 65 DEL DOCUMENTO REQUISITOS TECNICOS Y MEDIOS DE VERIFICACIONDEL PMG 2005

CONSIDERACIONES GENERALES

Para su aplicacin, el auditor puede ajustarlo y complementarlo a los requerimientos especficos que defina a travs de su criterio profesional y conocimiento de la estructura organizacional y los procesos institucionales de su Servicio.

CONSIDERACIONES GENERALES

En forma adicional a este documento, se ha diseado una planilla en formato Excel, que ha permitido levantar y respaldar el anlisis de los riesgos y controles al interior de los procesos.
MATRIZ FORMATO PLANILLA EXCEL PROCESO SUB PROCESO ETAPA OBJETIVO RIESGO

Completada esta planilla con la informacin solicitada, se debe remitir al CAIGG, en conjunto con otros antecedentes, para validacin PMG.

DESARROLLO OBJETIVO GUBERNAMENTAL

OBJETIVOS GENERALES

Identificar y analizar integralmente todos los procesos crticos de la institucin (externos e internos de soporte), en base a metodologa propuesta por el CAIGG, que permita identificar y priorizar los principales riesgos y exposiciones al riesgo que afectan a estos procesos y en consecuencia a la entidad, obteniendo en definitiva para el Servicio, un Mapa o Matriz Consolidado de Riesgos y Exposiciones al Riesgo, constituido por procesos institucionales crticos.

DESARROLLO OBJETIVO GUBERNAMENTAL

METODOLOGIA QUE ORIENTA LA PRIORIZACION Y SELECCIN PROCESOS PARA CONSTRUIR EL MAPA DE RIESGOS

CRITERIO DEFINIDO

EN BASE AL NIVEL DE CONTRIBUCION PROMEDIO DEL PROCESO AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
PROCESOS CLASIFICADOS COMO IMPORTANTES A FUNDAMENTALES

RESULTADO FUNDAMENTADO DE ACUERDO CON ESCALA : PROMEDIO IGUAL O MAYOR A 2,0 PAG. 7

DESARROLLO OBJETIVO GUBERNAMENTAL (ETAPA I)

Escala para medir el nivel de contribucin que afecta el cumplimiento del objetivo estratgico.
Clasificacin de Nivel Alto Medio Bajo Nulo Descripcin de nivel de contribucin Valor

El Proceso aporta de manera fundamental en el cumplimiento del objetivo estratgico El Proceso aporta de manera importante en el cumplimiento del objetivo estratgico. El Proceso aporta de manera menor en el cumplimiento del objetivo estratgico. No aporta en el cumplimiento del objetivo estratgico.

3 2 1 0

Esquema de relacin y priorizacin de procesos relevantes en la institucin en relacin a los objetivos estratgico. (Pgina 7)
Objetivos Procesos institucionales Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso n Objetivo Estratgico 1 Objetivo Estratgico 2 Objetivo Estratgico 3 Objetivo Estratgico n Nivel de contribucin promedio del proceso al cumplimiento de los objetivos Promedio aritmtico Proceso 1 Promedio aritmtico Proceso 3 Proceso seleccionado (2,0 3,0)

Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0) Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0)

Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0) Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0)

Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0) Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0)

Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0) Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0)

X Y

Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0)

..
Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0)

Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0)

.
Alto (3), Medio (2), Bajo (1), Nulo (0)

Promedio aritmtico Proceso n

DESARROLLO OBJETIVO GUBERNAMENTAL APLICACIN METODOLOGA

METODOLOGIA PARA CONSTRUCCION DE MAPA DE RIESGOS EN PROCESOS SELECCIONADOS IDENTIFICACION DE SUBPROCESOS EN CADA PROCESO IDENTIFICACION DE ETAPAS EN CADA SUBPROCESO IDENTIFICACION DE OBJETIVOS ESPECIFICOS IDENTIFICACION DE RIESGOS OPERATIVOS
(SEVERIDAD: PROBABILIDAD E IMPACTO)

IDENTIFICACION Y ANALISIS DE CONTROLES CLAVES

(EFICIENCIA DEL CONTROL Periodicidad- Oportunidad..-Automatizacin.)

DETERMINACION NIVELES DE EXPOSICION AL RIESGO

(PROCEDIMIENTO CLCULO)

MAPA O MATRIZ CONSOLIDADA E. R. POR PROCESO

Ejemplo de escala para Probabilidad de ocurrencia

Categora

Valo r 5

Descripcin
Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy alta, es decir, se tiene plena seguridad que ste se presente, tiende al 100% Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es alta, es decir, se tiene entre 75% a 95% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es media, es decir, se tiene entre 51% a 74% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es baja, es decir, se tiene entre 26% a 50% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy baja, es decir, se tiene entre 1% a 25% de seguridad que ste se presente

Casi certeza

Probable

Moderado

Improbable

Muy improbable

Ejemplo de escala para materialidad del Impacto

Categora

Valo r

Descripcin

Catastrficas

Riesgo cuya materializacin influye directamente en el cumplimiento de la misin, prdida patrimonial o deterioro de la imagen, dejando adems sin funcionar totalmente o por un perodo importante de tiempo, los programas o servicios que entrega la institucin

Mayores

Riesgo cuya materializacin daara significativamente el patrimonio, imagen o logro de los objetivos sociales. Adems, se requerira una cantidad importante de tiempo de la alta direccin en investigar y corregir los daos Riesgo cuya materializacin causara ya sea una prdida importante en el patrimonio o un deterioro significativo de la imagen. Adems, se requerira una cantidad de tiempo importante de la alta direccin en investigar y corregir los daos Riesgo que causa un dao en el patrimonio o imagen, que se puede corregir en el corto tiempo y que no afecta el cumplimiento de los objetivos estratgicos

Moderadas

Menores

Insignificantes

Riesgo que puede tener un pequeo o nulo efecto en la institucin

Ejemplo escala para medir el Nivel de Severidad del Riesgo

EJEMPLO ESCALA PARA NIVEL DEL RIESGO

DESARROLLO OBJETIVO GUBERNAMENTAL EJEMPLO

ESQUEMA PARA CONSTRUCCIN DEL MAPA DE RIESGO
PROCESO SUBPROCESO ETAPAS OBJETIVOS ESPECIFICOS RIESGOS ESPECIFICOS IDENTIFICADOS DESCRIPCION DEL RIESGO[1] PROBABILIDA D CLASIF IC. VA LO R IMPACTO CLASI FIC. VA LO R SEVERI DAD DEL RIESG O Val or

APERTURA

LICITACIN

y
ADJUDICAC IN

Evaluar tcnica y financieramente las propuestas de los oferentes y priorizar de acuerdo a los antecedentes presentados Designar oferente adjudicado al

Que la comisin realice deficientemente la priorizacion de la propuesta y una deficiente interpretacin de las bases establecidas Que se realice una deficiente evaluacin de la propuesta del oferente adjudicado Que no se cumplan las obligaciones contractuales establecidas en el contrato Que exista atraso en la ejecucin de obra

Probabl e

Catas trofico

20

Extre mo

Inversin Regional FNDR

ADJUDICACIO N

Modera do

Mayo r

12

Extre mo

CONTRATO (Garanta)

establecer los derechos y obligaciones entre las partes velar por el cumplimiento de la ejecucin de la obra y/o equipamiento

Modera do

Catas trofico

15

Extre mo

EJECUCIN DE OBRAS
EJECUCIN EN TERRENO

Probabl e

Mayo r

16

Extre mo

Clasificacin del Control

Periodicidad en la accin del control (PD):

Clasificacin

Descripcin

Permanente (Pe) Peridico (Pd) Ocasional (Oc)

Controles claves aplicados durante todo el proceso, es decir, en cada operacin. Controles claves aplicados en forma constante slo cuando ha transcurrido un peridico especfico de tiempo Controles claves que se aplican slo en forma ocasional en un proceso.

Clasificacin del Control

Oportunidad de la accin del control (O)

Clasificacin

Descripcin

Preventivo (Pv)

Controles claves que actan antes o al inicio de un proceso.

Correctivo (Cr)

Controles claves que actan durante el proceso y que permiten corregir las deficiencias.

Detectivo (Dt)

Controles claves que slo actan una vez que el proceso ha terminado.

Clasificacin del Control

Automatizacin en la aplicacin del control (A):

Clasificacin

Descripcin

100% automatizado (At)

Controles claves incorporados en el proceso, cuya aplicacin es completamente informatizada. Estn incorporados en los sistemas informatizados

Semi automatizado (Sa)

Controles claves incorporados en el proceso, cuya aplicacin es parcialmente aplicada mediante sistemas informatizados.

Manual (Ma)

Controles claves incorporados en el proceso, cuya aplicacin no considera uso de sistemas informatizados

DESARROLLO OBJETIVO GUBERNAMENTAL

EJEMPLO : MODELO PARA VALORIZACION EFICIENCIA DEL CONTROL SEGN CARACTERISTICAS EN EL DISEO

DESARROLLO OBJETIVO GUBERNAMENTAL EJEMPLO

ESQUEMA PARA CONSTRUCCIN DEL MAPA DE RIESGO
PROCESOS SUBPROCESO ETAPAS RIESGOS ESPECIFICOS CONTROLES CLAVES EXISTENTES DESCRIPCION DEL CONTROL[1] NIVEL EFICIENCI A [2]
P D O A

Valor

Clasifica cin

APERTURA

LICITACIN

y
ADJUDICAC IN

Evaluar tcnica y financieramente las propuestas de los oferentes y priorizar de acuerdo a los antecedentes presentados Designar al oferente adjudicado

Emisin de informe de la comisin que es presentado para su ratificacin, modificacin o rechazo y Anlisis por parte de la comisin al momento de la apertura, de los antecedentes de los oferentes de acuerdo a las bases generales y tcnicas Verificacin de los antecedentes aportados por el oferente, por parte de la comisin evaluadora y el Gobierno Regional Constatacin de la celebracin del contrato respectivo, por parte del gore dentro del plazo Comprobacin a travs de un informe del avance de la ejecucin de la obra, por parte del I.T.O

P e

P v

M a

Mayor

Inversin Regional FNDR

ADJUDICACIO N

P e

P v

M a

Mayor

CONTRATO (Garanta)

EJECUCIN DE OBRAS
EJECUCIN EN TERRENO

Establecer derechos obligaciones las partes

los y entre

P e

C r

M a

Mayor

velar por el cumplimiento de la ejecucin de la obra y/o equipamiento

P e

C r

M a

Mayor

Ejemplo para medir nivel de Exposicin al Riesgo

INDICADOR DE EXPOSICION AL RIESGO

VALOR

NVEL DE EXPOSICION AL RIESGO

8,0 25,0

NO ACEPTABLE (Na)

NIVEL SEVERIDAD DEL RIESGO NIVEL EFICIENCIA DEL CONTROL 4,0 7,99 MAYOR (Ma)

3,0 3,99

MEDIA (Md)

0,2 - 2,99

MENOR (Me)

MAPA O MATRIZ DE RIESGO CONSOLIDADA POR SERVICIO - EJEMPLO

EXPOSICIN AL RIESGO
RIESGOS IDENTIFICADOS CONTROLES CLAVES EXISTENTES

PROCESO

SUBPROCESO

ETAPA RELEVANTE

OBJETIVO ESPECIFICO

PROBABILIDAD DESCRIPCION DEL RIESGO VAL OR

IMPACTO

SEVERIDA D DEL RIESGO

NIVEL EFICIENCIA VALOR DESCRIPCION DEL CONTROL VALOR

POR RIESGO ESPECIFICO

POR ETAPA

POR SUBPROCESO

POR PROCESO

CLASIF.

CLASIF.

VAL OR

PD

NIVEL

VAL OR

NIVEL

VAL OR

NIVEL

VALO R

NIVEL

VAL OR

LLAMADO A LICITACION

LLAMAR A OFERENTES QUE SE AFECTE EL PARA QUE CUMPLIMIENTO DE IMPROBA PARTICIPEN EN LA CARTERA DE BLE LA LICITACION DE INVERSION PROYECTOS

MODERA DO

BAJO

1.1. LICITACION Y ADJUDICACION

APERTURA DE LICITACION

INVERSION

A) QUE LA COMISION REALICE MODERA EVALUAR DEFICIENTEMENTE DO TECNICA Y LA PRIORIZACION DE FINANCIERAMENT LA PROPUESTA E LAS PROPUESTAS DE LOS OFERENTES Y PRIORIZAR DE B) QUE LA COMISION ACUERDO A LOS REALICE UNA ANTECEDENTES DEFICIENTE PROBAB PRESENTADOS INTERPRETACION DE LE LAS BASES ESTABLECIDAS

MAYOR

EXTREM O

12

CATASTR OFICO

EXTREM O

20

ADJUDICACION

DESIGNAR AL OFERENTE ADJUDICADO

QUE SE REALICE UNA DEFICIENTE EVALUACION DE LA MODERA PROPUESTA DEL DO OFERENTE ADJUDICADO

MAYOR

EXTREM O

12

CONTRATO (GARANTIA) 1.2. EJECUCION EJECUCION EN TERRENO

QUE NO SE ESTABLECER CUMPLAN LAS LOS DERECHOS MODERA OBLIGACIONES Y OBLIGACIONES DO CONTRACTUALES ENTRE LAS ESTABLECIDAS EN PARTES EL CONTRATO VELAR POR EL CUMPLIMIENTO QUE EXISTA ATRASO DE LA PROBAB EN LA EJECUCION EJECUCION DE LE DE OBRA LA OBRA Y/O EQUIPAMIENTO

CATASTR OFICO

EXTREM O

15

MAYOR

EXTREM O

16

CONSTATACION, POR PARTE DEL GORE EN EL PLAZO ESTABLECIDO, DEL LLAMADO A PROPUESTA EN LA PRENSA Y EN CHILE EMISION DE INFORME, POR PARTE DE LA COMISION EVALUADORA, QUE ES PRESENTADO AL GORE PARA SU RATIFICACION, MODIFICACION O ANALISIS, POR PARTE DE LA COMISION AL MOMENTO DE LA APERTURA, DE LOS ANTECEDENTES DE LOS OFERENTES DE ACUERDO A LAS BASES GENERALES Y TECNICAS VERIFICACION DE LOS ANTECEDENTES APORTADOS POR EL OFERENTE, POR PARTE DE LA COMISION EVALUADORA Y EL GORE CONSTATACION DE LA CELEBRACION DEL CONTRATO RESPECTIVO, POR PARTE DEL GORE DENTRO DEL PLAZO COMPROBACION A TARVES DE UN INFORME DEL AVANCE DE LA EJECUCION DE LA OBRA, POR PARTE DEL I.T.O.

Pe

Cr

Sa

MENOR

1,2 MENOR

1,2

Pe

Cr

Sa

MENOR

2,4

MEDIA

3,2

MENOR

2,3

Pe

Pv Ma

MAYOR

4 MENOR 2,7

Pe

Pv Ma

MENOR

2,4 MENOR

2,4

Pe

Cr

Ma

MEDIA

MEDIA

MEDIA

3,1

Pe

Cr

Ma

MEDIA

3,2

MEDIA

3,2

PRODUCTOS A ENVIAR POR LOS SERVICOS AL CAIGG

ENTREGA DE RESULTADOS Y ANALISIS AL CAIGG 30/06/2005

Conclusin general del anlisis de riesgos. Relevar riesgos que destacan por su nivel de severidad (niveles de probabilidad e impacto altos). Relevar controles dbiles en relacin a los riesgos especficos que deben mitigar. Anlisis en cuanto a las deficiencias del diseo y cumplimiento de normas especficas del control. Relevar el anlisis en los niveles de exposicin mayores y no aceptables, clasificados por procesos, subprocesos, etapas o riesgo especfico. Cuando corresponda, formulacin de medidas sugeridas para mitigar las exposiciones priorizadas, por nivel de exposicin al riesgo. Esquema de seleccin de procesos crticos del Servicio. ( detalle en pgina N 7 del documento tcnico 23)
MATRIZ FORMATO PLANILLA EXCEL POR SERVICIO

FINALMENTE LOGRAMOS.
MATRIZ DE RIESGO

MAPA CONSOLIDADO DE RIESGOS GOBIERNO REGIONAL DE VALPARASO 2005

EXPOSICION RIESGOS

COMO HERRAMIENTA PARA LA PRIORIZACIN, ORIENTACIN Y FOCALIZACIN DE LAS AUDITORAS A REALIZAR TENDIENTES A MEJORAR EL CONTROL Y MINIMIZAR LOS RIESGOS

FIN..
GRACIAS POR LA ATENCIN DISPENSADA