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Auditora Administrativa

AUDIRE = OIR AUDITOR = El QUE OYE


o Antes:

Etimologa:

Auditores Eclesisticos. Auditores Militares. Los oidores en la organizacin jurdica Espaola.

o Hoy:

Auditores mdicos. Auditores Contables. Auditores Informticos.

Empresa = Sistema
Organizacin
Sistema particular con objetivos propios y compuesta por recursos humanos y materiales que actan en una permanente interrelacin y con un cierto orden preestablecido.

Conduccin de la Organizacin
Administracin
o o o o o Planificar. Organizar. Ejecutar. Controlar. Comunicar.

2.1 Mtodos Para El Desarrollo De Una Auditoria Administrativa.


Los procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin. Naturaleza de los procedimientos de auditora. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. As pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y eficiente. Agustn Reyes Ponce La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.

Planeamiento Se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades mas importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria. Los enfoques que pueden utilizarse para la seleccin son: consideracin de los problemas y debilidades conocidas e identificacin de reas importantes no auditadas anteriormente. El inters de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atencin en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas reas en donde se anticipan problemas importantes que podran presentarse de manera inesperada.

Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: a) b) c) reuniones de trabajo, quejas y reclamos, indicadores de rendimiento

Etapas de la Fase de Planeamiento: 1. Revisin General 1. Conocimiento inicial de la entidad a examinar 2. Anlisis preliminar de la entidad 3. Formulacin del Plan de Revisin Estratgica 2. Revisin Estratgica 1. Ejecucin del plan 2. Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica 3. Elaboracin del Plan de Auditoria

2.1.1 Tcnicas Informacin.

De

Obtencin

De
El estudio de investigacin y anlisis de un fenmeno o hecho siempre ha tenido como finalidad esclarecer las causas que originan a este, para lo cual es necesario seguir ciertos mtodos de investigacin.
Las etapas de que se compone un mtodo de investigacin, cualquiera que este sea, son:

Establecimiento de hiptesis

Definicin precisa del objeto del estudio.

Formulacin de un programa de actividades.

La base sobre la que giran estas tcnicas es substancialmente la misma o sea, todas aplican sistemticamente las siguientes preguntas claves:

Cunto?

En que cantidad?

Quin? De que se trata?, Cules son los sucesos?

Cundo? En que lugar?

Qu?

Qu deber ser investigado?

Para que? Por qu existe o tiene lugar el hecho analizado?

Cmo? Cmo se producen?

Recoleccin de informacin: Debe planearse cuidadosamente, teniendo en cuenta la calidad, cantidad y veracidad del material recopilado, el resultado de esta etapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.

Anlisis de la investigacin: consiste en aplicar un buen juicio y experiencias.

* Encuesta

* Observacin (mtodo cientfico)

* Diagrama de flujo

* Entrevista.

* Cuestionario

* Inspeccin de registros

Clasificacin de la Evidencia
Evidencia

Fsica Documental
Memorandos Registros de Contabilidad

Testimonial Analtica
Entrevistas

Clculos-ComparacionesRazonamientos

Factores que afectan la obtencin de evidencia


Nivel del riesgo inherente. Evaluacin de riesgos de control. Volumen de transacciones a examinar. Experiencia del auditor. Origen y confiabilidad de la informacin disponible.

2.1.2.-Escalas De Evaluacin

En esta, se establecen unos niveles de rendimiento para cada uno de los criterios que se pretenden evaluar. El evaluador debe marcar para cada criterio el punto de la escala que especifique el desempeo del evaluado.

Lo normal es que todos los criterios se les aplique una misma escala. Las escalas consisten en una serie de grados (ABC, 123, bajo, regular, normal, Buenos, excelente.)

En la Auditoria administrativa se trabaja con un mayor nmero de elementos cualitativos y se pretende dar una evaluacin cuantitativa, es decir, dar una calificacin final de tipo numrico, ya que es la nica manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluacin.

2.1.3 PLANEACION DE LA ADMINISTRATIVA

AUDITORIA

Identificar al responsable de cada actividad

Efectuar el seguimiento del plan de accin

Determinar objetivos y verificar polticasprocedimientos

Desarrollar el plan de accin contra desviaciones

Efectuar muestreos sobre el personal y preparar informe

Ejecucin Planificacin

Notificacin de la auditoria

Elaboracin Lectura del del informe borrador

Elaboracin del borrador del informe

Presentaci n del informe Identificacin de fallas Adecuacin de programas Recomendaciones

Informacin que no pudo auditarse

2.1.4 METODOS DE ANALISIS.


* Mtodos de anlisis financiero
Los mtodos de anlisis financiero se consideran como los procedimientos utilizados para simplificar, separar o reducir los datos descriptivos y numricos que integran los estados financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables.

Para el anlisis financiero es importante conocer el significado de los siguientes trminos:

Liquidez: es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente.

Rentabilidad: es el rendimiento que generan los activos puestos en operacin.

Tasa de rendimiento: es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado.

Mtodo De Anlisis Vertical Se emplea para analizar estados financieros como el Balance General y el Estado de Resultados, comparando las cifras en forma vertical.

Mtodo De Anlisis Horizontal

Es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogneos en dos o ms periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este anlisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante l se informa si los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o negativos; tambin permite definir cules merecen mayor atencin por ser cambios significativos en la marcha.

2.2.LA AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

ADMINISTRATIVA

La auditoria administrativa, tanto interna como externa, tiene el mismo inters fundamental, el cual puede derivar de las siguientes premisas: c) Probablemente sea mas efectivo que un grupo de anlisis efectu la revisin y evaluacin de toda la empresa, que hacer que varios especialistas independientes intenten aislar y examinar separadamente los problemas que estn inextricablemente conectados.

a) Existe una interrelacin entre todas las funciones de la empresa.

b) En trminos de reduccin de costos e incremento de eficiencia es preferible la accin preventiva, cuando es posible, a la accin teraputica.

d) La administracin de empresas no puede separarse de los hombres de empresa, la auditoria administrativa es, por su intencin, un plan interesado en las personas, su inters principal esta en el quien de la administracin.

La auditoria administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte integrante del sistema total de control superior; es la principal herramienta para la revisin y evaluacin de los resultados logrados.

Cumple con una doble misin:

Primero: Como parte integrante del control superior, es decir, un medio para obtener y mantener el control.

Segundo: Es el medio principal para la medicin y evaluacin de resultados, por tanto, la direccin superior, los propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en la auditoria administrativa interna para la prevencin de inconvenientes y garantizar la adecuada marcha del sistema.

La auditoria externa. La auditoria administrativa se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere de una opinin de carcter independiente

Beneficios de la auditoria administrativa.

Permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas.

b) Hace recomendaciones para el mejoramiento de las polticas, procedimientos, sistemas etc.

c) Suministra un medio de proveer un mayor grado de delegacin de autoridad y, si es necesario un medio para la descentralizacin de las operaciones.

DIFERENCIA ENTRE AUDITORA INTERNA Y EXTENA

Concepto 1) sujeto: empleado

Auditora Interna (Evitar que traslade informacin a otros sitios) funcion: salvaguarda la empresa.

Auditora Externa Profesional independiente: se fija solo en la imagen fiel (legislacin vigente) su funcin es evaluar la empresa.

2)Grados de independencia

Limitada: El auditor interno no se limita exclusivamente a dar un informe de todo sino que se dedica a evaluar las peticiones de la direccin o del consejo. ESTA OBLIGADO A SEGUIR UN PROGRAMA

Total: Est sujeto a las directrices tcnicas de auditora.

3) responsabilidad

laboral

Penal: el informe del auditor tiene consecuencias jurdicas

4) objetivo

Examen de gestin (toda actuacin que se realice sobre activos o pasivos de la empresa) el sentido de activo o pasivo debe tomarse como se consideran desde el derecho mercantil.
Dirigido a la gerencia, direccin y/o Consejo de Administracin. Puede hacerse para cualquier tipo de empresa

Examen de la situacin financiera para dar opinin

5) Informe emitido

Accionistas o Consejo de Administracin: con carcter obligatorio si lo obliga la ley o con carcter optativo si lo desea la empresa. Se acompaa a las cuentas anuales y se da a conocer en la junta general en junio aproximadamente. Va dirigido a la empresa y al pblico en general. Necesidad para cotizar en bolsa y emitir todo tipo de valores.

6) Uso del Informe

Va dirigido exclusivamente a la empresa ( Su transmisin tiene carcter penal )

Interna vs. Externa


Auditoria interna Auditoria externa

Empleado

Ejecutante

Profesional independiente

Menos Amplio o relativo


Laboral

Grado independiente

Amplio

Responsabilidad

Profesional y adems civil y penal


Es peridico, con intervalos Y busca probar razonabilidad

El trabajo es continuo y profundo


El ente auditado Mejorar al ente auditado

Continuidad e intensidad
Beneficiario de la tarea

El publico en General Emitir un informe de Estados Financieros

Objetivo final

2.3 DIFERENCIA ENTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


El proceso de la Auditora Financiera comprende las siguientes fases: * Seguimiento de las recomendaciones.

Auditora Financiera. Objetivo: evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinin o dictamen sobre si presentan razonablemente la situacin financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que sta haya sufrido: todo ello en concordancia con principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas o con las disposiciones legales vigentes aplicables para cada caso, y asegurndose de que dichos estados financieros hayan sido preparados en LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA forma consistente de un perodo a otro.
Nos proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo. En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que estamos auditando, y seala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin por parte de la direccin de la empresa. Por ejemplo, las polticas inadecuadas en relacin con la funcin de compras, pueden resultar en dificultades que no aparecen en el informe de auditora financiera.

* Formulacin del informe final.

* Origen y planeacin del examen.

* Trabajo de campo.

* Formulacin del programa.


1. No mide el progreso realizado hacia los objetivos de la empresa.

7. Falta de anlisis interpretativo relacionando importantes datos fiscales con decisiones recientes.

2. No controla los elementos esenciales de la administracin, fuera de los fiscales.

6. Carece de anlisis de integracin evaluando la eficiencia de la interaccin funcional dentro de la empresa.

3. Se orienta ms hacia el pasado que al futuro.

5. No lleva a cabo un anlisis comparativo (valorando la eficiencia de los planes, procedimientos y operaciones de la empresa en comparacin con los competidores),

4. Los estados financieros no dan una imagen completa de la empresa, ni de sus habilidades para hacer frente a una obligacin contrada recientemente.

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


Auditoria Administrati va Investiga, revisa y evala La empresa En sus aspectos
E X T E R N O S I N T E R N O S

Procesal

Proceso Administrativ o

Analtico

Puestos Tiempos

Medio Ambiente

Demanda. Precio. Comunicacin Otros

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


ASAMBLEA GENERAL
AUDITORA ADMINSITRATIV A

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE

VENTAS

PRODUCCIN

FINANZAS

PERSONAL

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


ORGANIZACIN PLANEACIN Visin Misin Objetivos Metas Estrategias / tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos DIRECCIN Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin

CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad

METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA


Estudios preliminares Planeacin del Trabajo La Investigacin Anlisis y evaluacin de informacin

Elaboracin del informe


Implementar recomendaciones.

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