TUTORIAL BSICO DE OPENOFFICE 3.

2 BASE

Autor: Enrique Lan

BASES DE DATOS. INTRODUCCIN

DEFINICIN: Una base de datos es una coleccin de datos relacionados entre s. Dichos datos se almacenan dentro de la base de datos en forma de tablas, que a su vez guardan informacin sobre un grupo de cosas con las mismas caractersticas o atributos. Por ejemplo, en una base de datos puedes tener una tabla con informacin de todos tus libros: el ttulo, el nombre del autor, el ao de edicin, etc.; es decir, diferentes propiedades o atributos comunes a todos los libros. Veamos grficamente ste ejemplo de la tabla Libros:

Atributos

Libros

Ttulo
El nio del pijama a rayas

Autor
Boyne, John Welsh, Irvine Garca Mrquez, Gabriel

Ao edicin
2008 1996 1995

REGISTROS

Trainspotting Del amor y otros demonios

A cada lnea de DATOS se le llama REGISTRO.

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CMO EJECUTAR OPENOFFICE BASE? (I)

Tenemos dos formas de ejecutar el programa: 1. Pinchando en InicioTodos los ProgramasOpenOffice 3.2 OpenOffice.org Base. 2. Pinchando en el icono y luego en la opcin Base de datos.

En cualquiera de los casos nos aparecer el asistente. En el caso de crear una nueva Base de datos dejaremos marcada la opcin por defecto.

CMO EJECUTAR OPENOFFICE BASE? (II)

Pincharemos aqu para indicar la carpeta donde de guardar

Aqu daremos el nombre de la BD

A continuacin pincharemos en el botn Finalizar del asistente.

En la siguiente ventana indicaremos en qu carpeta guardaremos nuestra base de datos y con qu nombre. Finalmente pincharemos en Guardar, y habremos creado una Base de Datos en blanco.
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ENTORNO DE OPENOFFICE BASE

Aqu tenemos las barras de ttulo, mens y herramientas.

Aqu aparecen las tareas que podemos realizar con el elemento de la base de datos elegido desde el panel de la izquierda.

Aqu irn apareciendo los objetos que vayamos creando

Elementos de la base de datos

CMO ABRIR UNA BASE DE DATOS YA CREADA?

Si queremos abrir una base de datos que ya existe elegiremos dicha opcin y le diremos al asistente dnde se encuentra. Finalmente pincharemos en

CMO CREAR UNA TABLA EN VISTA DE DISEO?

Una vez creada la base de datos en blanco vamos a crear las tablas. Para ello se podra utilizar la opcin del asistente, pero nosotros lo haremos a nuestro gusto utilizando la opcin Crear tabla en vista Diseo

NOTA: Es muy importante fijarnos en el panel de la izquierda para elegir el objeto sobre el que vamos a trabajar, en este caso sobre el objeto Tablas.

CMO INSERTAR LOS CAMPOS O ATRIBUTOS EN LAS TABLAS? (I)

Desde la siguiente ventana podremos: Teclear el nombre de cada Atributo o campo de la tabla, as como el tipo de dato de dichos atributos y sus propiedades.

Desde aqu elegiremos las caractersticas de cada campo o atributo.

CMO INSERTAR LOS CAMPOS O ATRIBUTOS EN LAS TABLAS? (II)

Para indicar el Tipo de dato de cada campo o atributo pincharemos aqu y elegiremos el deseado.

El apartado Descripcin asociado a cada campo no es obligatorio, pero a veces ayuda a entender el significado de algunos atributos de la tabla.
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TIPOS DE DATOS DE LOS CAMPOS O ATRIBUTOS (I)

Alfanumricos.: Se utilizan para almacenar textos que pueden contener letras y nmeros. El ms utilizado es el tipo Texto [VARCHAR].

Temporales .: Se utilizan para guardar fechas y/o horas.

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TIPOS DE DATOS DE LOS CAMPOS O ATRIBUTOS (II)

Numricos, enteros y reales. Se utilizan para almacenar valores numricos sobre los que, al contrario que en los tipos alfanumricos, se podrn realizar operaciones aritmticas. En las propiedades delos reales hay que indicar cuntas de las cifras del tamao asignado sern decimales (se conoce tambin como la escala). Los ms utilizados son Integer[INTEGER] y Nmero[NUMERIC].

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TIPOS DE DATOS DE LOS CAMPOS O ATRIBUTOS (III)

Especiales.: Tipos de datos que no entran en ninguna de las clasificaciones anteriores. El ms utilizado es el tipo S/No [BOOLEAN]

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CMO GUARDAR LA TABLA CREADA?

Bastar con pinchar en de la barra de herramientas de Diseo de tablas. Entonces, si la tabla no exista, nos aparecer la siguiente ventana:
Pinchando aqu escribiremos el nombre que daremos a nuestra tabla.

Como podemos ver nos aparecer un nuevo objeto tabla con el nombre dado.
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CMO ELIMINAR UN OBJETO CREADO?

Para eliminar un objeto que hayamos creado: Tabla, Consulta, Formulario o Informe bastar con seleccionarlo y pinchar en de la barra de herramientas o bien pinchar con botn derecho del ratn sobre el y luego eliminar.

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CMO EDITAR O CAMBIAR UN OBJETO CREADO?

Para editar un objeto que hayamos creado: Tabla, Consulta, Formulario o Informe bastar con seleccionarlo y pinchar en de la barra de herramientas o bien pinchar con botn derecho del ratn sobre el y luego Editar.

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CMO AADIR REGISTROS A UNA TABLA? (I)

Tras abrir una base de datos nos aparece la ventana de la izquierda. Si lo que queremos es insertar registros en una tabla ya creada, primero elegimos el objeto Tablas en el panel de la izquierda y luego la tabla con la que trabajaremos (en el ejemplo la tabla Libros).

Tras pinchar en la tabla veremos la siguiente ventana, donde podremos ir metiendo cada lnea de datos: REGISTROS, en cada campo.

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CMO AADIR REGISTROS A UNA TABLA? (II)

Desde la siguiente ventana podremos ir introduciendo los datos de cada campo o atributo de la tabla.

Desde la barra inferior de la ventana anterior podemos movernos por los registros e insertar nuevos registros.:
Registro en que estamos Nmero total de registros de la tabla.

Nos lleva al primer registro de la tabla Va al registro anterior

Para insertar un nuevo registro. Nos lleva al ltimo registro de la tabla Va al siguiente registro
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CMO IR A LA VISTA DE DISEO DE UNA TABLA?

En el caso de queramos aadir , editar o eliminar un campo de alguna tabla ya creada deberemos proceder como sigue: Hay que situarse en la tabla que queramos editar, pincharemos al botn derecho del ratn y con el izquierdo elegiremos la opcin Editar.

Tras pinchar en Editar nos aparecer la siguiente ventana ya conocida:

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CMO INDICAR LA CLAVE PRIMARIA?

La clave primaria es aquel atributo de la tabla cuyo dato es diferente en cada registro.

Para indicar cual es la clave primaria de una tabla, bastar con situarnos en el campo o atributo elegido, luego pincharemos con el botn derecho del ratn y elegiremos Llave primaria.

CMO ELIMINAR UN ATRIBUTO O CAMPO DE UNA TABLA?

Haciendo clic con el botn izquierdo del ratn, a la izquierda del atributo a eliminar, conseguiremos seleccionar toda la informacin sobre dicho atributo. Luego pinchamos al botn derecho del ratn y seleccionamos Eliminar. NOTA: Como puede verse en el men contextual de la izquierda tambin podramos copiar o mover informacin de atributos e Insertar filas.
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CMO ORDENAR LOS REGISTROS DE UNA TABLA?

Para ordenar una tabla por uno o varios de sus campos existen varias formas de hacerlo: a) Nos situamos en alguno de los datos cuyo campo queremos ordenar y luego le pinchamos a si queremos orden ascendente o si lo queremos descendente

b) Si queremos ordenar primero por uno de los campos y luego por otro, debido a que puede darse el caso de que existan varios registros cuyo dato en ese campo sea igual. Entonces pincharemos en y nos aparecer la siguiente ventana: En este ejemplo podemos ver que existen dos registros de El Buscn. En la ventana de la izquierda se ha propuesto ordenar primero por Autor, luego por Ttulo y luego por Fecha de Edicin.
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RELACIN ENTRE TABLAS (I)

PASO 1.: Desde la ventana principal de una base de datos, donde ya existan tablas creadas, pincharemos en Herramientas Relaciones para crear las relaciones existentes entre las tablas.

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RELACIN ENTRE TABLAS (II)

PASO 2.: En la siguiente ventana elegiremos cada una de las tablas a relacionar y pincharemos en el botn Aadir. Mostrndose esta nueva ventana:

PASO 3.: Para relacionar las tablas mantendremos pinchado el botn izquierdo del ratn sobre el atributo correspondiente de una de las tablas y arrastraremos hasta llegar al atributo elegido de la otra tabla. Finalmente aparecer una lnea que las une a travs de un determinado tipo de relacin (en el ejemplo es una relacin de uno a varios: 1 a n)

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MODIFICAR O ELIMINAR LA RELACIN ENTRE TABLAS

Para ELIMINAR alguna relacin entre tablas bastar con pinchar un clic con el botn izquierdo en la lnea que las une y luego a la tecla Supr.

Para modificar la relacin entre tablas pincharemos doble clic en la lnea que las une, apareciendo la ventana mostrada a la derecha. Aqu se recomienda seleccionar las opciones: Actualizar cascada y Eliminar cascada. Estas opciones permiten conservar la integridad de la base de datos, de tal manera que cuando se elimine algn registro de una tabla tambin se elimine la informacin correspondiente a las tablas con que est relacionada; as como cuando se cambie algn registro de una tabla tambin se haga en las tablas relacionadas.

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CMO FILTRAR REGISTROS DE UNA TABLA O CONSULTA? (I)

El filtrado de datos nos permiten elegir de forma simple qu datos de una Tabla o Consulta queremos que se muestren. Existen distintos tipos de filtros: 1.- AUTOFILTRO.: Filtra los registros segn el contenido del campo seleccionado. Veamos un ejemplo sobre la siguiente Tabla Libros.

Para aplicar el AutoFiltro a la tabla anterior bastar con situarnos en el dato elegido del campo correspondiente y luego pinchamos en de la barra de herramientas. El resultado es el siguiente:

NOTA: Para mostrar de nuevo todos los registros pincharemos en herramientas. Y para eliminar definitivamente el filtro en

de la barra de

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CMO FILTRAR REGISTROS DE UNA TABLA O CONSULTA? (II)

2.- FILTRO ESTNDAR.: Permite establecer las opciones del filtro de forma parecida a como establecamos los criterios de ordenacin. Veamos un ejemplo sobre la anterior Tabla Libros: Queremos establecer un filtro estndar que muestre los registros que cumplan que la Editorial sea Castalia y la Fecha de Edicin anterior al 4/8/1989.

SOLUCIN: Pinchamos en de la barra de herramientas y rellenamos la ventana que nos aparece con los siguientes datos:

El resultado sera el siguiente:

NOTA: Para mostrar de nuevo todos los registros pincharemos en herramientas. Y para eliminar definitivamente el filtro en

de la barra de

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CONSULTAS
Las consultas son objetos que vamos a utilizar para visualizar aquellos registros de una base de datos (informacin contenida en una o varias tablas relacionadas) que cumplan unas condiciones o criterios. En muy importante comprobar el resultado una vez se cre una consulta para verificar que sea el esperado, pues sino habra que revisar los criterios o condiciones en el diseo de la consulta. Las consultas nos sern muy tiles tambin cuando creemos formularios e informes.

Existen varias formas de crear una consulta: En vista de Diseo. Usando el asistente Utilizando SQL Nosotros veremos la primera de la formas.

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CMO SE CREA UNA CONSULTA EN VISTA DE DISEO?

Vamos utilizar un ejemplo para explicar cmo crear una consulta en vista de diseo.
PASO 1.: Elegimos, desde el panel izquierdo el objeto Consultas y luego pinchamos sobre Crear consulta en vista Diseo (ubicado en el panel de Tareas)

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CMO CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DE DISEO?. CONSULTA SENCILLA (I)

PASO 2.: Desde la ventana Agregar tabla o consulta elegiremos cada una de las tablas implicadas en la consulta y luego pincharemos en el botn Aadir. Las tablas aadidas se mostrarn en este panel.

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CMO CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DE DISEO?. CONSULTA SENCILLA (II)

En el panel inferior de esta ventana tendremos: Campo: muestra los nombres de los campos que se desean visualizar. Alias: el valor que se escriba se mostrar en la cabecera de la columna de resultados en lugar del nombre del campo que tiene la tabla. Tabla: muestra la tabla a la que pertenece el campo. Orden: Permite ordenar el resultado de la consulta por el campo que deseemos . Se elegir entre orden ascendente o descendente. Visible: Aqu se marcarn los campos que queremos que se muestren en la consulta. Funcin: permiten realizar distintas operaciones sobre los resultados. Criterio: Es donde pondremos la/s condicin/es que deben cumplir los registros de la o las tablas relacionadas en la consulta.
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CMO CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DE DISEO?. EJECUTAR UNA CONSULTA

Tras crear una consulta, segn la diapositiva anterior, podremos ver el resultado obtenido pinchando en de la barra de herramientas. En la siguiente figura se puede apreciar el resultado de una consulta donde se muestran los campos: Ttulo, Autor y Editorial. Ordenando por el campo Autor en modo ascendente (de la A a la Z) y con la condicin o criterio de que la Editorial sea la de Castalia.

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CMO GUARDAR UNA CONSULTA?

Para guardar una consulta una vez creada pincharemos en de la barra de herramientas.

Nos aparecer esta ventana donde daremos nombre a nuestra consulta y pincharemos en el botn Aceptar.

Entonces se podr ver la consulta creada y guardada en el panel de Consultas.

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CONSULTAS COMPLEJAS (I)

En adelante vamos a crear una serie de Consultas en Vista de Diseo utilizando las siguientes tablas: Libros y Prstamo pertenecientes a la base de datos Biblioteca.

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CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 1

En las siguientes diapositivas vamos a mostrar ejemplos de consultas que afecte a varias tablas y algunas consultas complejas: CONSULTA 1.: Crear una consulta que muestre los campos: Autor Ttulo Editorial y Nombre de aquellos alumnos de 4 ESO que tengan libros prestados. SOLUCIN: Tras seguir los pasos de las diapositivas 26, 27 y 28 : La diferencia entre esta consulta y la anteriormente presentada es que en este caso necesitamos las dos tablas de nuestra base de datos (Libros y Prstamo) ya que el criterio o condicin es que el alumno sea de 4 ESO (campo que pertenece a la tabla Prstamo) y adems nos pide como resultado representar campos de ambas tablas. Finalmente habr que guardar la consulta, como ya explicamos.
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CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 2

CONSULTA 2.: Crear una consulta que muestre los campos: NOMBRE, N CARNET y Fecha devolucin de aquellos alumnos que no devolvieron a tiempo uno o ms libros y fueron sancionados por ello.

SOLUCIN: Teniendo en cuenta que la tabla de Prstamo contempla la siguiente informacin.

Crearemos la siguiente consulta en vista de diseo:

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CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 3

CONSULTA 3.- Crear una consulta que muestre los Libros cuya Editorial sea Castalia o Ctedra.

En la figura de la izquierda se muestra el diseo de sta consulta.

Para hacer la consulta solo necesitamos la tabla Libros. Como se puede apreciar en Criterio (del campo Editorial) ponemos la primera condicin: Editorial Castalia y en la siguiente fila Editorial Ctedra, esta es la forma de decirle que muestre los registros cuya Editorial sea Castalia O Ctedra. Otra forma correcta de expresar el Criterio sera poniendo en Criterio del campo Editorial la siguiente expresin: Castalia O Ctedra.

Aqu se muestra el resultado de la ejecucin de la consulta creada:

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CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 4

CONSULTA 4.- Crear una consulta que muestre los libros con autor Annimo y Ao de compra1988.

En la figura de la izquierda se muestra el diseo de esta consulta: En este caso de deben cumplir A LA VEZ dos condiciones o criterios: Autor Annimo y Ao 1988. Bastar con poner los Criterios en cada uno de los campos correspondientes.

El resultado de la ejecucin de la consulta ser el siguiente:

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CONSULTAS COMPLEJAS (I). CONSULTA 5

CONSULTA 5.- Crear una consulta que muestre los libros cuyo Ao de compra sea posterior a 1987.

En la figura de la izquierda se muestra el diseo de sta consulta. Como puede verse en Criterio del campo Ao hay que poner >1987 ( el smbolo > significa mayor que). NOTA: Si la consulta hubiese pedido fecha menor que habramos utilizado el smbolo <.

A continuacin se muestra el resultado de la ejecucin de la consulta:

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CONSULTAS COMPLEJAS. CONSULTA 6

CONSULTA 6. Crear una consulta con los alumnos cuya fecha de devolucin de los libros prestados est en el 5/7/2010 y el 3/8/2010.

En la figura de la izquierda se muestra el diseo de sta consulta. Como puede verse en Criterio del campo Fecha de devolucin podemos poner Entre 5/7/2010 Y 3/8/2010. NOTA: Tambin habra sido vlida la siguiente expresin: >= 5/7/2010 Y <=3/8/2010.
El significado de los smbolos es el siguiente: >= Mayor o igual que <= Menor o igual que El resultado sera el siguiente:

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CONSULTAS COMPLEJAS. CONSULTA 7

CONSULTA 7. Crear una consulta sobre la Tabla Libros que muestre los registros cuyo Autor empiece por la letra A. La figura de la izquierda muestra cmo disear la consulta propuesta. Como se puede ver en Criterio del campo Autor se ha escrito: COMO A*. Donde el asterisco * es el comodn que permite indicar que en su lugar podra venir cualquier carcter o caracteres.

El resultado sera el siguiente:

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CONSULTAS COMPLEJAS. CONSULTA 8

CONSULTA 8. Crear una consulta sobre la Tabla Libros que muestre los registros cuyo Ttulo empiece por cualquier letra, que la segunda letra sea una a y luego termine en cualquier carcter o caracteres. La figura de la izquierda muestra cmo disear la consulta propuesta. Como se puede ver en Criterio del campo Autor se ha escrito: como ?A*. Donde el asterisco * es el comodn que permite indicar que en su lugar podra venir cualquier carcter o caracteres y ? Se sustituira por cualquier carcter.

El resultado sera el siguiente:

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FORMULARIOS. INTRODUCCIN
Los formularios son un tipo de objeto que van a permitir la introduccin de datos en las tablas de una forma ms sencilla y elegante. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los formularios. En una base de datos se puede crear ms de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos; incluso puede tomar campos de diferentes tablas o consultas. Las tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. Las tablas deben estar cerradas para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan. Existen dos formas de crear un Formulario: 1. En vista de diseo 2. Utilizando el asistente.
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Nosotros veremos la creacin de un Formulario utilizando el asistente.

CMO CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE? (I)

En este primer paso del asistente elegiremos la tabla y los campos de dicha tabla sobre la que queremos hacer el Formulario. Con estos botones pasaremos a la ventana de la derecha (llamada Campos del Formulario) aquellos campos de la tabla que queremos que aparezcan en el Formulario.

Como se puede ver en este ejemplo se ha elegido la Tabla Libros y sus campos: Ttulo, Autor, Editorial, Ao y Fecha edicin.

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CMO CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE? (II)

En este segundo paso podramos crear un subformulario dentro de nuestro formulario. En nuestro caso no lo crearemos, pincharemos en el botn Siguiente.

En este 5 paso del asistente elegiremos el tipo de diseo (disposicin de los campos) que deseamos para nuestro Formulario. En nuestro caso hemos elegido el tipo de diseo sealado.
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CMO CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE? (III)

Desde este 6 paso del asistente podremos elegir alguna de las siguientes opciones: No permitir modificar los datos de la tabla. No permitir borrar datos No permitir aadir datos

En este paso elegiremos el modelo de Formulario que deseemos. Conforme nos vamos moviendo por cada uno de los modelos, como fondo, se nos muestra una vista previa de cmo quedara.

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CMO CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE? (IV)

En la figura de la derecha se puede ver el ltimo paso del asistente daremos nombre a nuestro Formulario.

A la izquierda podemos ver la figura que muestra el aspecto del Formulario creado. Desde el formulario, gracias a la barra de herramientas de la parte inferior, podremos movernos por los diferentes Registros, eliminar y aadir algn registro.

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INFORME. INTRODUCCIN
Los informes son documentos que se utilizan para presentar los datos de una forma ms elegante. Es decir, su objetivo es recuperar informacin de la base de datos, igual que las consultas, pero con un formato que facilita su presentacin e impresin en papel. Los informes suelen construirse a partir de consultas almacenadas y no a partir de las tablas. Los informes en OpenOffice Base slo se pueden crear utilizando el asistente. Para crear un informe elegiremos el objeto Informes izquierdo y luego pincharemos en Usar el asistente para crear informe.

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CMO CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE (I)

En este primer paso elegiremos la Tabla o Consulta de la que queremos el Informe. Y tambin indicaremos qu campos queremos que aparezcan en el Informe.

Aqu podemos elegir algn alias para los campos que queremos representar en nuestro Informe, normalmente se dejan como estn.

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CMO CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE (II)

En este paso indicaremos por cual de los campos queremos que se agrupe la informacin en el Informe.

Aqu indicaremos por qu campo o campos queremos que se ordene la informacin del Informe. Adems elegiremos en qu orden: ascendente o descendente.

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