Prof.

Alusio Gomes

aulas 1 semestre 2006

Aulas 1 e 2 Palestra/ aula interativa Aulas 3 e 4 Apresentao do Plano de Curso. Sistema de avaliao. Para refletir: Sempre se ouviro vozes em discordncia, expressando oposio sem alternativa, descobrindo o errado e nunca o certo, encontrando a escurido em toda parte e procurando exercer influncia, sem aceitar responsabilidade. (John F. Kennedy)

Aulas 5 e 6

O comeo de tudo
Evento um acontecimento que desde as suas origens na antiguidade e em sua trajetria histrica at chegar aos tempos modernos sempre envolveu vrias pessoas nas diversas fases do seu planejamento e organizao como tambm atraiu um grande nmero de participantes.

Atualmente, o evento, em funo dos objetivos fixados, do grande nmero de pessoas que envolve e das diversas expectativas e necessidades que estas pessoas apresentam, tornou-se uma importante atividade econmica e social, que deve ser tratada de forma profissional. Isto , para o sucesso da atividade imprescindvel que a associao e/ou empresa promotora do evento contrate os servios de um organizador de eventos.

Assim, para maior segurana e eficincia na prestao dos servios, aconselhvel que seja contratada uma empresa organizadora de eventos. Para contratao da empresa organizadora de eventos, recomendvel abertura de um processo de licitao e/ou concorrncia em que estaro previstos os critrios e requisitos necessrios para participao.

Definida a empresa organizadora de eventos, esta, em conjunto com a associao e/ou empresa promotora do evento, ir estabelecer os procedimentos e tcnicas do planejamento e organizao do evento. Os termos acordados entre as partes devero ser firmados mediante contrato de prestao de servio. Aps esses passos iniciais, o evento realmente comea a ser planejado e organizado, culminando na sua realizao.

Evento um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicao dirigida, com finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizaes, produtos, servios, idias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um nico espao de tempo com aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por meio de recursos da tecnologia.(G.M. F).

As origens dos primeiros eventos

Anterior ao surgimento da palavra turismo, os homens haviam descoberto que existia um grande espao no seu entorno e que nele poderiam deslocar-se pelos mais diversos motivos.

 Os

primeiros registros que identificaram esses deslocamentos, que podemos considerar como origens do turismo, mais especificamente do turismo de ventos, foram os jogos olmpicos da Era Antiga,datados de 776 a.C.

 Outro

tipo de acontecimento identificado na antiguidade foram as festas Saturnlias, institudas em 500 a.C. , das quais derivam o carnaval.

Aulas 7 e 8 Evoluo dos eventos: os eventos religiosos e os eventos comerciais

Esse tipo de evento acontecia na Grcia de quatro em quatro anos e possua carter religioso. No perodo em que estavam ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trgua e nenhum tipo de combate era travado.

primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da Grcia nas lutas contra Prsia.

civilizao antiga deixou de herana para o turismo e para o turismo de eventos o esprito de hospitalidade, a infra-estrutura de acesso e os primeiros espaos de eventos.

Eventos religiosos
Os principais Conclios Representaes teatrais

Eventos comerciais
As feiras comerciais

Os principais conclios

O primeiro conclio registrado nessa poca foi o Conclio de Elvira. Aconteceu em 300 d.C., foi convocado por so Gregrio e tinha por misso evangelizar a Armnia. Em 325, o imperador Constantino convocou os bispos de todas as partes do mundo romano para a primeira assemblia de uma srie de vinte e uma.

Essa reunio denominou-se Conclio de Nicia e visava resolver problemas que estavam ocorrendo dentro da religio. O evento aconteceu Na sia Menor, e tinha por objetivo defender a unidade religiosa como fator de fora poltica. Em 381 em que se firmou o dogma da santssima trindade. Em 431, o Conclio de feso, que marcou o inicio da grande ciso da Igreja crist, o monofisismo.

 Com

a queda do Imprio Romano, o romano, o triunfo do cristianismo e o estabelecimento de reinos germnicos e, terras que haviam sido romanas marcaram o incio da Idade Mdia.

Representaes teatrais
Com

relao a esse tipo de evento, deve ser ressaltada a manifestao de teatro medieval, que acontece na cidade alma de Oberammergan, desde 1634, que a encenao da Paixo de Cristo.

Eventos religiosos

Para o Turismo de Eventos, a Idade Mdia foi bastante significativa, pois praticamente plantou as bases para o desenvolvimento desse tipo de turismo. Foi marcada por uma srie de eventos religiosos e comerciais, que causaram o deslocamento de um grande nmero de pessoas, como membros do clero, mercadores e outros.

Aulas 9 e 10 Os eventos comerciais

As feiras comerciais eram uma das formas de comrcio mais importantes da Idade Mdia. Durante o perodo de realizao das feiras, eram concedidas liberdades e privilgios especiais, tais como suspenso de hostilidades e das guerras, liberdade para organizar jogos proibidos e outras liberdades para garantir as trocas, assegurando, assim, a subsistncia.

revoluo industrial operou grandes mudanas na sociedade transformando a economia manual em mecanizada. Todas essas mudanas que se processaram refletiram tambm nos tipos de eventos realizados, causando o surgimento dos eventos cientficos e tcnicos.

Eventos cientficos e tcnicos

so aqueles promovidos por entidades ligadas aos ramos das cincias naturais e biolgicas. Conforme suas caractersticas, podem denominar-se: mesas-redondas, simpsios, seminrios, conferncias, cursos, painis, congressos e outros. Os eventos tcnicos so aqueles realizados por entidades ligadas s cincias exatas e sociais.

O primeiro congresso cientfico ocorreu em 1681, em Roma. Foi um congresso de Medicina Geral, que deu incio a eventos de cunho no religioso. Posteriormente surgem os eventos tcnicos. O primeiro deles foi o Congresso de Viena, que aconteceu em 1815, aps a derrota de Napoleo

O surgimento do Turismo e do Turismo de Eventos

O Turismo e o turismo de eventos como atividade organizadora surgiram no sculo XIX, quando o ingls Thomas Cook organizou a ida de um grupo de pessoas para participar de um congresso. Turismo, que teve suas origens nas feiras comerciais da Idade Mdia, tornou-se atividade organizadora no sculo XIX. Recebeu contribuio de outros tipos de evento, como eventos esportivos, feiras de amostras e, principalmente, das exposies universais.

Compreendendo o que evento...

evento

significa:

Ao do profissional mediante pesquisa, planejamento, organizao, coordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu pblico alvo com medidas concretas e resultados projetados;

 Conjunto

de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem;

 Realizao

de um ato comemorativo, com finalidade mercadolgica ou no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo; de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resultados definidos perante seu pblico-alvo;

Soma

O evento utiliza recursos orais (discursos, debates, explanaes), escritos (anais, programas, folders), auxiliares (audiovisuais) e aproximativos com objetivo de atingir resultados almejados pelas organizaes. Diferenciao entre evento, cerimnia e solenidade. Cerimnia: sinnimo de evento Solenidade: um evento, no qual a pompa a caracterstica; sesso solene.

que um evento? Um evento pode ser definido como acontecimento que tem: Um momento definido para comear Um tempo de durao estabelecido e um ou mais objetivos a serem atingidos.

Aulas 11 e 12

Podemos

classificar os

eventos Quanto sua natureza Cultural- teatro ( Apresentao, Concurso, Festival, Mostra). Esportivo- competio Apresentao.

Poltico- Apresentao, comemorao, Lanamento.

EmpresarialPalestras, Seminrios, Cursos, Oficinas, Encontros Profissionais, Congressos, Convenes.

Quanto ao universo de participantes Fechados (Quando todos os participantes devem fazer parte de um determinado grupo especfico -funcionrios de uma mesma empresa ou grupo empresarial, profissionais de um mesmo segmento, scios de uma determinada entidade...)

 Abertos

(quando os participantes no precisam preencher nenhum pr-requisito para participar, a no ser fazer a inscrio).

Quanto ao custo de inscrio (para o participante) As pessoas que participam de um evento o fazem por interesse prprio, por oportunidade ou por preciso. Seja como for, haver sempre um custo (de tempo, de energia ou de dinheiro) envolvido na inscrio para o evento. A participao de uma pessoa pode, dessa maneira, ser classificada em:

Participao gratuita e compulsria (quando o participante no tem escolha. Ele obrigado pelas circunstncias, a participar do evento.). Participao gratuita e livre -neste caso, existe, quase sempre, algum interesse por parte do promotor ou dos patrocinadores. Participao paga e livre -quando a inscrio para o evento tem um custo para o participante que far desembolso por conta prpria.

Quanto abrangncia geogrfica

Local (quando os participantes so da mesma cidade) Regional (quando os participantes so da mesma cidade ou de cidades prximas). Estadual (quando os participantes so de varias cidades de outras regies do mesmo estado). Nacional (quando os participantes so provenientes de varias cidades de outros estados do pas). Internacional (quando os participantes so provenientes de vrios outros pases do mundo)

Quanto ao tamanho O tamanho de um evento definido pela quantidade de pessoas pela sua abrangncia geogrfica e; pela quantidade de recursos envolvidos. Pequeno evento - nmero de participantes inferiores a 250 pessoas. abrangncia local ou regional, recursos envolvidos na ordem de US$ 10.000.

 Mdio

evento - nmero de Participantes entre 250 e 1000 pessoas. abrangncia estadual ou nacional. recursos envolvidos na ordem de US$ 100.000 Grande evento - nmero de participantes entre 1000 e 10.000 pessoas. abrangncia estadual ou nacional. recursos envolvidos na ordem de US$ 500.000.

Super evento -nmero de participantes entre 10.000 e 100.000 pessoas. abrangncia nacional ou internacional. recursos envolvidos na ordem de US$ 1.000.000. Mega evento -nmero de participantes acima de 100.000 pessoas. abrangncia internacional. recursos envolvidos na ordem de milhes de dlares.

Evento especial quando essas condies no so presentes ou simultneas, mas o evento reveste-se de uma importncia reconhecida, devido aos seus participantes ou as conseqncias decorrentes de seus resultados. Exemplo. Reunio G7.

Aulas 13 e 14

O que se pode tirar de um evento? Devemos extrair de um evento muito mais coisas do que os benefcios contidos nos seus objetivos principais: Alguns exemplos de coisas que podem ser feitas para extrair um algo mais dos eventos:

Vendas de livros Lanamento ou divulgao de outros produtos Merchandising de mercadorias ou servios Uso do espao fsico para fixao de material de divulgao (cartazes, banners, faixas) Utilizao do pblico presente para execuo de uma pesquisa de marketing

O que afinal um evento empresarial?

todo evento que envolve profissionais, com objetivos de aprimoramento tcnico ou gerencial. Um evento empresarial se caracteriza por seu pblico alvo (empresrios ou seus prepostos, profissionais liberais ou autnomos, estudantes de reas profissionalizantes) e pelos temas centrais (desenvolvimento profissional, aquisio de informaes...).

Alguns objetivos possveis em um evento empresarial:

Obter resultado financeiro com a venda das inscries, cotas de patrocnios, produtos direta ou indiretamente ligados ao evento (livros, roupas, alimentao e bebidas e at mesmo, ingressos para outros eventos). Lanar ou apresentar novos produtos ao mercado; Divulgar a marca da organizao promotora; Revelar novos talentos; Disseminar um conhecimento, estimular a pratica de uma determinada atividade.

Caractersticas dos eventos associativos e corporativos

Eventos Associativos Ligados a reas de interesse, como: cientfica, tcnica, comercial, profissional e outras Participao voluntria Nmero maior de participantes, porm sem nenhuma garantia de presena; Recursos econmicos iniciais escassos. Reunies anuais.

Eventos coorporativos Referem-se s reas de alta gerncia, vendas, acionistas, produo etc Comparecimento obrigatrio Nmero menor de participantes, porm com presena garantida; Evento financiado por recursos econmicos preestabelecidos pela empresa

A estrutura jurdica das organizaes promotoras de eventos

ASPECTOS DIFERENCIAIS DA ESTRUTURA JURDICA ASSOCIAO EMPRESA

Estrutura jurdica da associao

Objetivos fundamentais da associao Nmero de associados da entidade

Organograma e estrutura administrativa

Objeto social e tipo negcio Polticas e normas da empresa

Distribuio geogrfica dos associados

Recursos econmicos, materiais tcnicos e humanos no esto disponveis para realizao do evento Caractersticas econmicas, culturais, sociais e outras dos associados

Distribuio geogrfica das sucursais, agentes representantes, distribuidores e outros

Recursos econmicos, tcnicos e humanos disponveis para a realizao do evento

O que DIREITO DE ARENA?

O dono de um evento o promotor. Ele adquire, mediante contratos especficos, os direitos de uso e de espao fsico e de utilizao do nome e das imagens dos protagonistas. Qualquer outra pessoa ou organizao que queira fazer uso de uma dessas coisas precisa negociar com o promotor. Esse o direito de arena.

Marketing de eventos

Chamamos de Mix de marketing ao conjunto de elementos ou variveis que interferem direta ou indiretamente na relao de uma organizao com o seu mercado. Cada evento afetado mais ou menos pelos seguintes elementos:

Atratividade do Tema Reputao do protagonista (ou dos protagonistas) Data/ Horrio Local Preo final para o participante Diferena do preo final e preo com desconto Facilidade/ Dificuldade para inscrio

 Tempo

para inscrio antecipada Reputao do Promotor, do Patrocinador e do Apoiador. Qualidade e quantidade do material de divulgao Mdia escolhida para divulgao Cronograma de divulgao Qualidade e quantidade de eventos acessrios

Aulas 15 e 16

O profissional de eventos Promover eventos uma arte. Exige esforo, energia, disciplina, dedicao e ainda sintonia entre os organizadores e o pblico para que tudo saia perfeito.

Muitos falam sobre um promotor de eventos como profissional de eventos. Mas essa uma atividade e no uma profisso. Para se tornar um organizador de eventos necessrio se tornar um especialista em pblicos, conhecer o pblico da organizao. Essa a base necessria para o organizador de eventos.

Quem Quem na promoo de um Evento?

A ficha tcnica de um evento pode ser resumida em uma nica linha, quando uma nica pessoa faz tudo acontecer. Essa condio, no entanto, no a mais comum. A organizao de qualquer evento, mesmo os menores, conta com a participao e o trabalho de mais de uma pessoa. Normalmente, muita gente.

Algumas funes importantes que podemos relacionar:

Idealizador A concepo do evento e o seu planejamento inicial caracterizam o idealizador. De uma forma simplificada, podemos dizer que o idealizador aquele que apresenta o PROJETO do evento. No apenas quem tem a idia, mas a pessoa ou a entidade que formata a idia, filtrando absurdos e descrevendo pblico alvo, objetivos, previso de custos, previso de resultados, benefcios para os promotores, para os patrocinadores e para os participantes;

Promotor

O promotor do evento a pessoa ou entidade que compra a idia do idealizador. E assume, da para frente, todos os riscos e todos os benefcios. O promotor pode, e at comum que acontea, dividir esses riscos e benefcios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco todo dele. O promotor o dono do evento. a pessoa ou a entidade que toma as decises fundamentais. a pessoa ou entidade que responde, financeira e juridicamente pelos resultados ou conseqncias do evento.

Organizador Organizar um evento consiste em dar forma aos acontecimentos. Fazer uma definio no que diz respeito ao quanto, como e por quem devem ser feitas.

Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhamento ao projeto do evento.

Produtor

A produo do evento responsvel pela execuo daquilo que ficou definido pelo organizador. o produtor (ou a entidade responsvel pela produo) que toma as providncias, faz compras, contrata servios, enfim, materializa o evento, naquilo que diz respeito estrutura fsica. O produtor , em ltima anlise, o responsvel pela materializao do evento.

Patrocinador O patrocnio se caracteriza pela compra do direito de veiculao de um produto, de uma marca ou de uma idia, associado realizao de um determinado grupo. O pagamento feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que achar conveniente.

Apoiador
O apoio freqentemente confundido com patrocnio. Ambos, Apoiador e Patrocinador contribuem para que o evento seja realizado, mas existe uma diferena importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o promotor usa como bem entender. J o apoiador contribui com produtos (mercadorias e servios) que sejam utilizados no evento. Por exemplo, uma companhia area pode apoiar um evento fornecendo passagens para os protagonistas (palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo evento, pagando em dinheiro que ser utilizado onde e como o promotor considerar mais interessantes.

O resultado, para a pessoa que apia ou patrocina um evento muito semelhante. Para o Promotor do Evento, no entanto a diferena muito importante: enquanto o apoio viabiliza a realizao daquele evento em especial, o patrocnio viabiliza a realizao de tudo o que o Promotor faz, inclusive outros projetos, porque uma contribuio mais ampla e pode ser considerado como um resultado financeiro do evento.

Aulas 17 e 18 Como atingir sucesso numa empresa de eventos Palestra/ convidado Organizao de equipe/ diviso de tarefas

Aulas 19 e 20 Por tipos Eventos baseados nas reunies dialogais

Brainstorming (sesso de criatividade) Tcnica de reunio, com objetivo de se atingir um resultado por meio de discusses das idias dos participantes, com liberdade de imaginao e criatividade. Muito utilizada nas agncias de publicidade.

Conferncia- Apresentao de um tema informativo, tcnico ou cientfico por uma autoridade em determinado assunto, para um grande nmero de pessoas, platia. Ela mais formal que a palestra. A durao ideal de no mximo uma hora e meia. E devese dividir o tempo em apresentao e sesso de perguntas e respostas.

CONFERNCIA

Palestra- apresentao de um tema prdeterminado a um grupo pequeno, que j possui informao sobre o assunto. menos formal que a conferncia.
Conclave evento de carter religioso em que so discutidos temas de ordem tica e moral.

Colquio- Apresentado por um profissional de renome e tem como objetivo o esclarecimento de um tema ou a tomada de uma deciso. mais utilizado em classes especficas. Semelhante conferncia.

PALESTRA

Videoconferncia ou Teleconferncia Apresentao de um tema a grupos de pessoas, que tem interesse sobre o assunto, estando ele dispostos em espaos diferentes e distantes. So utilizados recursos audiovisuais e eletrnicos. Workshop- uma palestra divida em partes terica e prtica.

Seminrio uma discusso de um tema proposto, do qual se estuda todo o seu aspecto, pesquisados por grupos e apresentados por representantes, no havendo tomada de deciso. A durao do seminrio de um dia inteiro; se realizado em mais de um dia jornada. Simpsio Apresentao de um tema geral de grande interesse, que dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo seu objetivo final o intercmbio de informaes, com tomada de deciso. Os trabalhos so resumidos e compilados em anais, e entregues aos participantes ao final do evento. A durao do simpsio , em mdia, de trs dias.

Congresso Reunio formal e peridica de pessoas, pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, objetivando estudar, debater e chegar a concluses sobre um tema geral, que exposto em subtemas. As apresentaes, trabalhos e propostas so regidos em um documento nico e entregues aos congressistas juntamente com as concluses do evento. Tem durao de cinco dias, realizado anual ou bienalmente.

CONGRESSO

Encontro- Reunio de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. As caractersticas do encontro so semelhantes s do congresso, porm com menor abrangncia de pblico e menor perodo de durao de um a trs dias. Conveno Evento interno de uma organizao, empresa, entidade ou partido objetivando o treinamento, reciclagem, avaliao, troca de experincias entre os participantes. So utilizados vrios tipos de reunies na conveno. Geralmente ocorre anualmente e dura de trs a cinco dias.

Semana- Acontecimento realizado com sete dias de durao nos segmentos acadmico e empresarial. Debate- Discusso entre duas pessoas defendendo o seu ponto de vista, geralmente antagnico e polmico. Pode ser aberto ao pblico ou transmitido por veculos da mdia.

Mesa-redonda Debate com quatro a oito pessoas, sentadas em semicrculo, sobre um assunto polmico, controvertido e de interesse, tendo cada debatedor dez minutos para sua apresentao inicial. A mesa-redonda pode ser aberta ou fechada.

Painel- Evento caracterizado por um quadro de apresentaes, no qual o orador principal e at quatro painelistas explanam sua viso sobre um tema determinado. Ele dividido em duas partes distintas:

Primeira parte: apresentao do tema individualmente, obedecendo s regras da conferencia. Segunda parte: debate entre os painelistas entre si e repostas platia. Frum- Evento caracterizado pela troca de informaes e debate de idias, com a presena de grandes audincias. Objetiva a participao da platia, sempre numerosa.

Entrevista coletiva- evento caracterizado pela presena de um especialista em determinado assunto ou representante de uma organizao que ser questionado sobre tema de seu conhecimento. Os questionadores so formados pela imprensa. Se houver somente um questionador, a entrevista ser exclusiva. Curso evento educativo onde se apresenta um tema especfico, objetivando o conhecimento, treinamento ou reciclagem dos participantes, que no deve ultrapassar 35 pessoas. A durao do curso depende de vrios fatores, variando entre mnimo de oito horas e mximo de doze meses.

 Exposio

exibio pblica de produo artstica, industrial, tcnica e cientfica.

Feira

exibio pblica com o objetivo de venda direta ou indireta, constituda de vrios estandes.

FEIRA

Aulas 21 e 22

Eventos baseados nas reunies coloquiais sociais

Brunch Um caf da manh-almoo, servido em estilo buffet, realizado das 10 s 14 horas. um tipo de encontro muito indicado para reunies empresarias no perodo da manh.

Coffe-break o tradicional lanche que tanto pode ocorrer pela manh como a tarde no intervalo dos eventos. Serve-se me mesa decorada e estrategicamente colocada. Coquetel- uma reunio de pessoas para confraternizao de um acontecimento. Salgadinhos e bebidas diversas so cardpio do coquetel party; acrescentando um prato quente temos o coquetel souper e em estilo americano, o coquetel buffet. O vin dhonneur o coquetel servido por diplomatas em comemorao data nacional de seu pas.

Happy hour Evento caracterizado por um drinque ao fim da tarde 17:30 s 19:00 - em bares, galerias, restaurantes. Caf da manh Trata-se do tradicional caf da manh oferecido em encontros profissionais. Deve ser servido em buffet, durando 45 minutos e no atrapalhando a dinmica dos trabalhos.

Almoo network Almoo reunio onde se discute a pauta durante o aperitivo e utiliza-se do restante do tempo para fechamento do assunto.
Jantar O jantar mais formal que o almoo, com planejamento e cerimoniais adequados ocasio. Os tipos de servio mais habituais no Brasil so o servio francesa, o servio inglesa e o servio americano (buffet).

Eventos competitivos Concurso Evento competitivo que se adapta a vrias reas de interesse: artstica, cultural, cientfica. Possui um regulamento. Torneio- Evento esportivo competitivo e de grande complexidade na organizao. Dever seguir o regulamento especfico a modalidade esportiva escolhida.

Eventos demonstrativos ou expositivos Excurso Formao de grupos de pessoas, com objetivo de viagem para conhecimento cultural ou de lazer em lugares diferentes. Recomenda-se a contratao de uma agncia especializada no setor. Show- Apresentao ao pblico-alvo de entretenimento, com fim cultural ou no, baseado na msica, teatro ou outra modalidade. Os shows incluem-se em qualquer uma das categorias e auxilia na alavancagem das campanhas .

 Festival-

Festa de variedades, com diferentes apresentaes sobre o tema do evento ao pblico-alvo. Desfile- a apresentao e lanamento de produtos, geralmente ligados moda, com utilizao de modelos e manequins. A sua durao no deve ultrapassar uma hora e meia.

CONCURSO OU DESFILE

Desfile cvico Os desfiles cvicos tm sua organizao regulamentada por meio de normas e regulamentos definidos pelo cerimonial de cada instituio. Manh/ Tarde/ Noite de Autgrafos Lanamento de uma obra literria, objetivando a venda e divulgao para o pblico segmentado e com a presena do autor para autograf-la.

Inaugurao Apresentao ao pblico-alvo da organizao de suas novas instalaes ou unidades, com um cerimonial especfico, com descerramento de placa ou desenlace de fita inaugural. Pedra fundamental Cerimnia que assinala o incio de uma obra, utilizada como estratgia para divulgao e registro para posteridade.

Visitas empresariais- Apresentao da empresa a pblico segmentado, em dia especfico, atravs de visitao. Existem dois tipos de visitao: Open day ou poltica de portas abertas Visita de grupos de interesse da empresa. Visitas especiais: misses oficiais, visitas estrangeiras, comitivas, autoridades e personalidades.

Showcasing evento lanado recentemente no Brasil, como uma alternativa para feiras. O showcasing insere o conceito de vitrine interativa. Os produtos ou servios so expostos em vitrines fechadas, e os participantes no tem nenhum contato direto com os expositores.

Roadshow consiste na demonstrao itinerante, montada sobre um nibus ou carreta, que se desloca para reas geoeconmicas de determinado pas ou estado. Megaevento evento de lazer e turismo em larga escala, como os Jogos olmpicos ou as feiras mundiais.

Aulas 23 e 24

Organizao e planejamento de tcnicas de eventos

Planejamento

O planejamento fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade, e de modo especial, para a organizao de eventos. Levando-se em conta a deciso poltica da organizao em realizar o evento, trs elementos so determinantes ao seu planejamento:

1. Objetivos o que se pretende alcanar com o evento. Estabelecido o objetivo, sero definidos os pblicos-alvos e as estratgias. 2. Pblicos So aqueles que se pretendem atingir com a realizao dos eventos. A identificao dos pblicos, ver grfico 1, mostra o universo de pblicos para qualquer organizao, que poder variar em nmero de acordo com a magnitude do evento programado.

DIR T E E OR S

E EC S N OR ORE F D

FU NC RIO ION S P B ICO L

P B ICO L MIS O T

INT R E NO
S LIARE FAMI

P B LICO
CO N REN C OR TS E

E E NO XT R

COMU NIDADE FINACE A IR

COMUNIDADE GE AL R

IMPR ENSA

E R S MP E A E NT VE O

S O T CA DI O RN SIN VE O G

3. Estratgias So as aes desenvolvidas e executadas para se alcanar os objetivos propostos e atingir os resultados desejados, atraindo o pblico de interesse do evento. Consideram-se estratgias: Anlise de variveis scios- ambientais os aspectos scio-culturais, polticos ou legais interferem na concepo de um evento. Por isso devem ser levada em considerao a histria, a simbologia, os ritos, as cores, as tradies para no se cometer nenhuma gafe. Bem como os fatores climticos, geogrficos e ambientais.

Alocao de recursos financeiros O evento deve ser planejado para a sua otimizao com recursos, humanos, materiais e financeiros. Assim, a organizao depois de definida a poltica estratgica ou institucional do evento, dever dispor dos meios necessrios ao empreendimento.

processo de captao de eventos

A captao de eventos pode ser realizada pelo poder pblico, iniciativa privada e Convention & Visitors Bureau CVB. Este processo bastante complexo e divide-se em trs etapas distintas: preparao da captao, captao e pscaptao.

Captao de eventos internacionais

Preparao da captao A equipe da captao do CBV far um levantamento dos eventos internacionais (congressos, seminrios, simpsios e outros). Essas informaes so coletadas em varias fontes, tais como: International Congress and Convetion Association ICCA,

International Association of convention & Visitors Bureau IACVB, associaes de classe e calendrios do trade turstico (companhias areas, centro de convenes, hotis), entre outras. A principal fonte utilizada a ICCA, uma organizao que possui membros em quase todos os pases, fornecendo a estes, em carter exclusivo, todas as referncias sobre os congressos mundiais.

Para efetuar a seleo de Eventos que sero captados, a equipe do CBV procede da seguinte forma:

analisa o histrico do rodzio do evento em termos de cidade, passede e datas; verifica as estimativas do nmero de participantes e acompanhantes, face infra-estrutura da cidade;

verifica se a associao constituda no pas e quantos membros possui; se a associao nacional est filiada entidade internacional e , ainda, se h brasileiros na diretoria da entidade internacional; contatada a entidade de classe nacional ou membro nacional associado entidade internacional; procura motivar a entidade/associao/presidente/membros do Brasil a liderar o processo de captao.

Aulas 25 e 26

A captao

A captao pode ocorrer durante o evento da categoria que antecede quele que se objetiva captar. Nos casos de eventos mundiais, a antecedncia costuma ser de, no mnimo, trs anos(h casos de captaes ocorrerem at dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e latino-americanos, a antecedncia menor.

Os veculos de comunicao utilizados nessa apresentao so: Folders; Vdeo; Revista especializada (showcase); Microcomputador (CD-ROM); Outros.

Ps-captao
Primeiramente,

a entidade promotora ir selecionar e contratar uma empresa organizadora de eventos, que ficar responsvel pela organizao e operacionalizao do evento.

Captao de Eventos Nacionais

A

captao de eventos nacionais acontece nos mesmos moldes que a dos eventos internacionais, apresentando diferenas em apenas algumas de suas etapas.

Preparao da captao

Na preparao da captao, alm da pesquisa nas diversas fontes, como companhias areas, ABRACCEF, calendrios de eventos de rgos oficiais de turismo do Estado, as associaes e os organismos oficiais procuram o CVB, solicitando ajuda e orientaes para apresentar a candidatura do seu Estado.

A captao

A captao dos eventos nacionais ocorre exatamente do mesmo modo que nos eventos internacionais, como foi apresentado anteriormente, mas diferencia-se no que se refere aos veculos de comunicao utilizados durante a apresentao. As mdias so as mesmas, s que a utilizao de outros veculos tambm muito freqente na captao de eventos nacionais.

Ps-captao
A

ps-captao desencadeia o processo de organizao do evento, que ocorre de forma semelhante ao processo dos eventos internacionais.

A contratao da empresa organizadora de eventos

A grande maioria dos eventos que so realizados atualmente exige a contratao de uma empresa organizadora de ventos para agilizar o processo de planejamento. Nenhuma associao e/ou empresa promotora pode prescindir da contratao de uma empresa para cuidar de todos os procedimentos referentes organizao do evento.

Definio do Local A definio do local depende diretamente do tipo do evento a se realizar.

Definio de data e hora a escolha da data e do horrio deve se adequar ao tipo de evento e a expectativa de pblico.

Programao visual

a programao visual objetiva registro e identificao do evento. Deve captar a ateno do pblico por meio de uma mensagem clara, direta, limpa, bonita e agradvel.

Aulas 27 e 28 Traje

Aps a definio do estilo do evento formal ou informal - estabelece-se o traje que ser sugerido aos convidados. Os trajes so divididos em: Gala e rigor Usado em ocasies especiais. Mulheres- vestidos longos, sedas e tecidos nobres, brilhos, jias, bolsas pequenas e sapatos altos. Cabelos presos ou semipresos. Homens- casaca, fraque ou smoking.

Social Usado em ocasies especiais mas no to solenes quanto s em que se usam trajes de gala e rigor.
Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem ser substitudos por jias. Os sapatos de salto altos e bolsas finas. Homens- terno escuro azul marinho, cinza chumbo, preto - , liso ou risca de giz. Camisa social clara, gravata discreta, sapatos de cromo ou pelica.

Passeio completo aquele que se usa a toda hora, para vrias ocasies.

Mulheres- tailleur, bolsas e sapatos de qualidade. Homens- ternos de cor clara cinza, bege e azul durante o dia; durante a noite, roupas de cor escura. Tambm se recomenda o blazer ou o palet esporte, sempre usados com gravata.

Passeio Menos formal que o passeio completo Mulheres- conjuntos de cala comprida, saia e blusa, vestidos, menos formais que o tailleur. Homens- Mais informal que o passeio completo, no se usa gravata. Esporte Utilizado em ocasies descontradas. Tanto para homens e mulheres o momento de usar calas jeans, brim, bermudas, tnis.

Divulgao

A divulgao tem duas premissas bsicas: Informar sobre o evento como um todo; Criar uma expectativa junto a diversos pblicos. Para que isso ocorra o organizador poder dispor dos seguintes materiais:

Estratgia de comunicao e marketing Meios de comunicao

Jornais,

revistas, rdios e TV Cartazes Folhetos Mala direta Dilogo

briefing sobre o evento, programa e regulamento, material publicitrio, promocional do evento.

 Painis,

outdoors e backlights Press release Internet Bus doors

Mdias

alternativas

Parajet

As fases do processo de planejamento e organizao so: Concepo incorporao da idia; Pr-evento planejamento e organizao; Per ou transevento realizao; Ps-evento avaliao e encerramento;

Concepo

Reconhecimento das necessidades desse evento; Elaborao de alternativas para suprir as suas necessidades; identificao dos objetivos especficos; coleta de informaes sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras
instituies em potencial;

listagem dos resultados desejados; estimativas de exeqibilidade econmica e tcnica; estimativas de tempo e recursos necessrios; estabelecimento de diretrizes; elaborao dos contornos do projeto.

Pr-evento servios iniciais; servios de secretaria; detalhamento do projeto; outras.

Servios iniciais

So as providncias imediatas aps a deciso de realizar o evento: identificao de rgos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados execuo do governo para fornecer patrocnio, subvenes, doaes e outros; levantamento de nomes e confirmao de convidados, conferencistas, autoridades e outros;

Aulas 29 e 30
definio de responsabilidades de todos os profissionais e prestadores de servios envolvidos nas fases do pr-evento, per ou transevento e psevento; abertura de conta bancria especial para o evento (receita e despesa) sob a inteira responsabilidade da empresa organizadora.

Servios de Secretaria
As principais atividades desenvolvidas so: preparao da correspondncia preliminar; expedio da correspondncia preliminar para as entidades governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento;

tomada de preo e confeco de material administrativo (papel de carta , envelopes, impressos em geral e outros) necessrios ao evento; controle e arquivo da correspondncia recebida e expedida; remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outros;

recebimento, controle e classificao (sob superviso da comisso tcnica) dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados; recebimento, controle e confirmao das inscries e adeses (participantes e convidados); obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing list);

 criao

e execuo do fluxograma de informaes; identificao, seleo e contratao de prestadores de servios necessrios para a organizao do evento. aconselhvel utilizar servios de empresas especializadas.

 Detalhamento

do projeto definio do produto; escolha do local; definio da data; elaborao de temrio e calendrio; identificao e anlise dos participantes;

estratgia de comunicao e marketing; infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios; servio de transportes para participantes e convidados; programao social, cultural e turstica; agncia de viagem e turismo; recursos financeiros; cronograma bsico;

Definio do produto Escolha do local Definio de data Definio de tema e elaborao de calendrio

 Aulas

31 e 32 Realizao da 1a. Avaliao Aulas 33 e 34 Entrega das avaliaes e comentrios

Aulas 35 e 36
Providncias e apoios para um evento de sucesso O que fazer...

Parte mais complexa do processo de preparao e montagem de um evento, exigindo condies de comando do profissional responsvel para coordenar e controlar todas etapas. A organizao de um evento depende de: apoio operacional, logstico, de pessoal, e externo.

 Apoio

Operacional toda infra-estrutura fsica necessria para atender direta e indireta a realizao do evento.
Espao

fsico do local do evento A definio do espao fsico de um evento est relacionada sua formatao e montagem. Divide-se em:

Eventos de Plenrio

Auditrio Para eventos informativos e solenidades, que no necessitam de anotaes por parte dos convidados. A mesa diretora deve ser central e as cadeiras em fila ou intercaladas. Escolar Para eventos informativos e questionadores, que necessitam de anotaes por parte do convidados. As cadeiras devem ser acompanhadas de mesas ou pranchas. O nmero de participantes se restringe a 40% em relao ao auditrio.

Evento estilo linear

Para eventos que permitam dilogo e interao entre os participantes, sem platia. Utilizado em reunies e sesses de comisses tcnicas, em congressos ou eventos similares. Caracteriza-se pela montagem e arrumao de vrias mesas, com os participantes sentados, de acordo com o protocolo do evento.

Eventos abertos

Para eventos nos quais os participantes permaneam de p. O clculo de capacidadeespao/participante 1 metro quadrado por pessoa. Pela formatao do evento, em alguns casos, o local dever conter mesas de apoio.

Sala vip Local destinado a recepcionar autoridades, convidados especiais e palestrantes, pelos organizadores do evento. Ela deve possuir uma decorao discreta, servios e pessoal de apoio, material informativo sobre o evento, sofs e poltronas e proximidade ao local.

Sala de imprensa

Local montado e equipado para atender imprensa e fornecer informaes sobre o evento, onde so feitos as entrevistas e encontros com os jornalistas. Ela dever estar equipada com mesa de reunio e cadeiras, computadores com impressora, mquinas copiadoras, telefone e fax, material de apoio e informativos sobre o evento e servios de apoio.

Sala de segurana

Local para servir de apoio aos elementos e servios de segurana do evento. Poder ser utilizado como posto policial destacado para cobrir o acontecimento. Deve conter mesas e cadeiras, armrios para guarda de armamento, telefone, servios de rdio e apoio.

Sala mdica ou ambulatria

Os eventos com mais de 100 pessoas, de acordo com a Legislao vigente, devem possuir uma sala mdica ou ambulatrio. Recomenda-se um contato com a Secretaria de Sade e/ou empresa de sade para sua montagem.

Cabine de luz, som e traduo.

Local para servios de sonorizao, iluminao e traduo do evento. Pela sua generidade recomenda-se a contratao de empresas especializadas em cada ramo. Apoio Logstico formado pelos equipamentos necessrios operacionalizao do evento.

MODELO DE CRONOGRAMA Evento Cliente Local Data / / Horrio Profissional responsvel

ATIVIDADES

DATA DATA DATA RESPONSVEL OBSERV. INCIO LIMITE FINAL

1.Planejamento 2.Programao visual 3.Divulgao 4.Mailing List 5.Organizao 6.Instalaes fsicas 7.Recursos humanos 8.Recursos materiais 9.Recursos audiovisuais e equipamentos 10.Avaliao

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS 1.Ttulo 2.Entidade e/ou empresa promotora 3.Entidade e/ou empresa organizadora 4.Cidade sede 5.Local do evento 6.Tema do evento 7.Objetivos 8.Justificativa 9.Pblico alvo e nmero previsto de participantes 10.Descrio do evento 11.Perodo de realizao do evento e horrio 12.Inscries e informaes 13.Taxa de inscrio e/ou ingresso 14.Recursos necessrios 15.1 recursos humanos 16.2 recursos materiais (administrativo) 17.3 materiais de divulgao 18.4 recursos audiovisuais e equipamentos 19.5 diversos 20.Instalaes 21.Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros) 22.Previso oramentria 23.1 receitas 24.2 despesas 25.Cronograma 26.Consideraes gerais

MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo

DISCRIMINA O
1 reserva do local 2 reunio para montagem da comisso organizadora da semana 3 distribuio de atividades para as diversas comisses de trabalho 4 definir tema e programa do evento 5 contratar pessoas e/ou profissional autnomo p/ criao de material de divulgao 6 buscar patrocnio e apoio cultural

UNIDADE/SETO R
Coordenao de curso Coordenao de curso

RESPONSVE L
Carla matos Carla matos

SITUAO
Em andamento Ok

Coordenao geral do evento

Sandra regina

Ok

Comisso organizadora Comisso financeira, de divulgao e marketing

Comisso financeira, de divulgao e marketing

7 definio do material de divulgao 8 contratao de grfica p/ impresso do material de divulgao e administrativo 9 fazer listagem de convidados e palestrantes 10 enviar carta convite p/ autoridades, palestrantes,diretori a da instituio e demais funcionrios 11 fazer reserva de equipamentos de audiovisual no departamento responsvel 12 fazer solicitao de servio de copa (caf,gua, ch) 14 fazer folow up dos convidados, autoridades e outros

Comisso organizadora Comisso organizadora

Secretaria do evento Secretaria do evento

Secretaria do evento

Secretaria do evento

Secretaria do evento

15 fazer a divulgao na mdia

Comisso financeira,de divulgao e marketing

16 fazer a divulgao do evento na instituio

17 mostrar as pastas dos participantes e convidados 18 definio de recepcionistas e escala de trabalho 19 verificao e liberao de estacionamento

Comisso financeira, divulgao e marketing

Comisso de recepo

Comisso de recepo Secretaria do evento

20 elaborar carta de agradecimento p/ os palestrantes 21 providenciar os certificados dos participantes 22- definir mestre de cerimnia 23 treinar as recepcionistas 25 convocar reunio de avaliao do evento 26 elaborar relatrio de avaliao

Secretaria do evento

Secretaria do evento

Comisso organizadora Coordenao geral do evento Coordenao geral do evento Coordenao geral

Implantao

a fase final e executiva do evento, na qual a organizao e os profissionais envolvidos tm a responsabilidade de ter ou no sucesso no evento. Para a correta implantao, preciso conhecer todas as leis de protocolo e regras de cerimonial como:

Uso de smbolos Tratamento de precedncia Lugares Atrasos Ausncias Representaes de autoridades

Aulas 37 e 38 Apoio de pessoal

Trata-se do pessoal necessrio ao evento, quer seja da organizao quer de uma empresa contratada, ficando de incumbncia da coordenadoria setorial e pessoal. Tanto os profissionais autnomos como os da prpria organizao precisam de:

coordenao treinamento responsabilidade uniformes

Relao de pessoal necessrio ao evento:

digitador eletricista encanador fotgrafo garom intrprete jornalista matre manobrista

mestre de cerimnias motorista Office boy Operador para audiovisual Operador de som e luz Pessoal para servios gerais Recepcionista Representante religioso Secretria Segurana Tradutor Outros

O pagamento para contratao direta deve ser feito mediante nota fiscal ou recibo, aps o evento ou como estiver disposto no contrato de prestao de servios. Para empresas, devem ser observadas as clusulas contratuais, sendo as mais usuais:

30% no ato da assinatura do contrato 30% um ms antes do evento 40% aps o evento, na entrega do relatrio final.

Em todos os casos, observar a Legislao Tributria de cada atividade, empresa, profissional e tipo de servio. Profissionais de destaque em eventos Recepcionistas Profissionais encarregadas de recepcionar os participantes de um evento e atender organizao, mesadiretora, palestrante e mestre de cerimnias. Deve atuar de forma sincronizada com o mestre de cerimnias.

Requisitos bsicos para recepcionistas:

aparncia

pessoal: uniformizadas maquiagem sbria cabelos presos postura: educao, cordialidade, simpatia postura corporal adequada e correta

 profissionalismo:
competncia

no trabalho do programa do

treinamento
conhecimento

evento conhecimento da pauta do dia conhecimento do local e suas facilidades.

Mestre de cerimnia

O mestre de cerimnias deve preencher certos requisitos para falar melhor e se apresentar bem. Ele deve possuir: boa memria habilidade e agilidade com as palavras criatividade entusiasmo observao sntese

ritmo boa voz vocabulrio expresso corporal naturalidade conhecimento sobre o assunto traje adequado jogo de cintura um bom roteiro script

Manobrista O servio de manobrista recomendado para oferecer aos participantes mais comodidade. Recomenda-se a contratao de uma empresa especializada nesse servio. Matres, garons e comins Matres- coordena todo o servio de mesa. Possui a responsabilidade de recepcionar os convidados, oferecer o cardpio e anotar pedidos.

Garon atende o cliente, servindo, retirando os pratos e oferecendo a sobremesa. Comin- auxiliar do garom, encarregado das bebidas e de limpeza da mesa.

Segurana

O sistema de segurana essencial a qualquer tipo de evento. A sua implantao divide-se em: segurana fornecida pela Polcia Civil (investigativa), pela Polcia Militar(ostensiva) e por meio de empresa especializada (prprio evento).

Apoio Externo
So os servios desenvolvidos fora do local da realizao do evento. Aeroportos e pontos e desembarques Os recepcionistas devem receber os convidados, participantes, autoridades, orientando-os e encaminhando-os para hotis ou para o local do evento.

Hotel

Os profissionais destacados para recepcionar os convidados em hotis devem: alojar os visitantes de acordo com as reservas; resolver algum imprevisto; fazer a ligao com os setores do aeroporto, social e transporte; coordenar o deslocamento dos participantes.

Social

A programao social um complemento do evento. Recomenda-se um programa de acordo com o nvel e porte do evento, por meio de uma empresa especializada. Pode ou no ser oferecida aos participantes.

Transporte

Os servios de transporte devem ser executados por empresas especializadas, com superviso e presena de um representante da organizao. A identificao dos transportes dever ser feita por meio de nmero, ou mesmo da prpria placa, fornecida aos participantes.

Aulas 39 e 40 Planejamento para programa de visitas Aulas 41 e 42 Distribuio de tarefas para programa de visitas Aulas 43 e 44 Realizao de programa de visitas

Aulas 45 e 46 Avaliao do programa de visitas/ atividade em sala. Aulas 47 e 48 Participao na Feira da Pequena Empresa Aulas 49 e 50 Avaliao da feira da Pequena Empresa/ entrega de relatrio

Aulas 51 e 52 Planejamento para um evento empresarial Aulas 53 e 54 Apresentao de projeto para realizao do evento empresarial. Aulas 55 e 56 Execuo de tarefas para o evento empresarial

Aulas 57 e 58 Execuo de tarefas para o evento empresarial Aulas 59 e 60 Realizao do evento empresarial Aulas 61 e 62 Avaliao do evento empresarial/ entrega de relatrio

Avaliao Avaliao final.

avaliao