FACE 1 DIAGNOSTICO

 LA FASE DE DIAGNOSTICO ES EN LA QUE DEFINIREMOS

EL PROBLEMA.
PASO 1 OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN INICIAL.

Para la realización de un estudio es necesario obtener una serie de

elementos informativos. En general se requiere conocer las
características de la organización donde se va a implementar un
sistema. Es necesario además, contar con los elementos para poder
determinar lo adecuado del sistema actual, ya que en muy raras
ocasiones se diseña un sistema totalmente nuevo.

Normalmente el proceso de diagnostico se inicia por dos motivos

fundamentales:

a) Se desea realizar una modificación. Esto puede presentarse

en casos como: cambios de legislación que requiere cierto
tratamiento de los datos, cambios de directivas y/o políticas de la
organización.

b) Se pretende corregir una deficiencia. En este caso se necesita

un mecanismo que detecte fallas y problemas a través de un monitor
del sistema de información. Por ejemplo el tiempo de respuesta del
Una vez iniciado el diagnostico, por cualquiera de las dos posibilidades
mencionadas se estructura un equipo de trabajo con analistas,
usuarios, y tras personas de las áreas afectadas para que realicen el
trabajo.

El primer paso operativo para la realización del diagnostico es la

obtención de información a tres niveles.

1.- Información general

Abarca datos globales de la organización y de las áreas afectadas por
el sistema en estudio.
Normalmente se incluyen aspectos como:

 Características generales de organización: giro, fecha de fundación,

tamaño, ubicación.
Marco legal: Tipo de organización, reglamentos internos, contratos y
convenios relevantes.
Estructura y características operativas: organización interna,
manuales de organización, políticas.

2.- Estructura decisional

Abarca los aspectos de toma de decisiones tales como:

•Principales puntos de decisión.

•Análisis de los principales tipos de decisión.
3.- Flujos y fuentes de información
Comprende datos sobre los sistemas de información relevantes para
el diagnostico, tales como:
•Documentos principales utilizados y sus instructivos.
•Diagramas y descripciones de procedimientos.
•Estimaciones de volúmenes de datos, frecuencia con que se generan.
•Inventario de los recursos informativos.
•Costos actuales del sistema y proyectos a futuro.
•Evaluación del sistema actual.
•Especificaciones del calculo y del proceso lógico.
PASO 2 ORGANIZACIÓN DE LA
INFORMACION

La información obtenida en el paso anterior debe estructurarse y

analizarse de tal manera que puedan compararse la situación actual
con la que se desea.
Tanto del punto de vista operativo por parte del usuario, como desde
en punto de vista teórico por parte de especialistas en sistemas de
información, para esto se requiere describir el sistema actual, es decir,
determinar el comportamiento que guarda hasta ese momento el
sistema en estudio.
Por otra parte se define el comportamiento que los usuarios del sistema
desean que posea, fundamentalmente recabando información de estos
mismos. Adicionalmente en paralelo se determina el comportamiento
teórico del sistema, es decir, el analista, en función de las decisiones
que desea tomar el usuario y de acuerdo con los recursos disponibles,
estimara un sistema teórico que se apegue cuanto sea posible al
sistema instalado pero que permita supuestamente entregar la
PASO 3 ESTUDIO COMPARATIVO

La comparación de los tres comportamientos antes

mencionados: el del sistema en la realidad, en que el usuario
espera que tenga su sistema, y del sistema teórico, nos
permite emitir un diagnostico que, en términos generales, ha
de ser: modificar el sistema, sustituirlo, o dejarlo en operación,
sin cambios.

El estudio comparativo debe producir un reporte o dictamen

(llamado estudio de viabilidad o de factibilidad) que contenga
los antecedentes, los elementos informativos relevantes, el
análisis de los mismos, el diagnostico y las conclusiones y
recomendaciones pertinentes, incluyendo los costos , tiempos
y demás elementos que permitan tomar una decisión correcta.

Normalmente en este informe se completan diversas

alternativas para la solución del sistema de estudio ,
PASO 4 DECISIÓN

El reporte de diagnostico o estudio de viabilidad, constituye una

definición del problema, y es el principal producto de la fase de
diagnostico.

Es importante que en esta fase intervengan los directivos de la

organización, ya que por una parte, esta es una decisión de carácter
administrativo que permite mantener un control en el desarrollo de
sistemas que normalmente tienen repercusiones importantes sobre la
organización. El desarrollo e implantación de un sistema de
información requiere de recursos que en ocasiones pueden ser
considerables.

Esto normalmente implica una asignación y/o autorización por parte

de los directivos a nivel superior.
La decisión puede contemplarse en dos aspectos distintos:

k)Aceptación del informe. El grupo encargado para tomar la decisión

debe realizar el estudio y, si esta de acuerdo en que fue elaborado
tomando las alternativas pertinentes analizándolas en forma
 INICION

OBTENCION DE
Paso 1 INFORMACION

Descripció Descripció Descripció

n del n del n de
Paso 2 sistema sistema posibilidad
actual deseado es teóricas

Paso 3 ESTUDIO COMPARATIVO

Modifica
No
Paso 4 ción o Fin del
sustituci proceso
ón
S
i
A la siguiente
fase

PASOS DE LA FASE DE
FASE 2 DISEÑO

En esta fase se elaboran las especificaciones detalladas

del sistema. Implica una afinación y profundización en el
análisis para llegar a determinar los datos necesarios,
su formato detallado, los diseños detallados de los
reportes, las capacidades del equipo en forma precisa,
los modelos y características del equipo, las
organizaciones de los archivos, etc.

Un principio fundamental de diseño de sistemas de

información establece que debe empezarse el estudio
desde las salidas, y trabajar hacia las entradas.
Primero debe conocerse cuales son los reportes y
PASO 1 DELIMITACIÓN DEL SISTEMA

Es necesario contar con criterios conceptúeles que orienten el

diseño del sistema para ello se requiere definir una filosofía de
diseño del sistema deseado, que abarca aspectos como:

•Definición de las fronteras del sistema, o sea su alcance.

•Definición del grado de detalle que se desea.
•Especificación del tipo de sistema que se desea. (centralizado,
descentralizado, distribuido).
•Afinación de los objetivos del sistema.
•Grado de flexibilidad operativa.
•Nivel aceptable de cambios administrativos provocados por el
sistema.
•Nivel tecnológico del sistema.

Un aspecto importante de este paso es el establecimiento de

un calendario y programa detallado de trabajo para el
desarrollo subsiguiente.
PASO 2 REQUERIMIENTOS DE
INFORMACIÓN.

Este paso puede realizarse en paralelo con el anterior, consiste en

definir con precisión las necesidades de información que debe
atender el sistema.

Para este paso se utiliza el estudio preliminar generado por la fase

de diagnostico. En realidad, se trata de llegar a especificaciones
precisas y detalladas que sirvan de fundamento al resto del
diseño.

El producto de este paso son especificaciones de los listados por

producirse; ejemplos de los despliegues de las terminales, etc.

Es recomendable que el usuario de cada reporte revise esta

documentación y le ponga su firma de aceptación.

La participación activa del usuario en esta fase es muy importante

no solo para aumentar la probabilidad de que el sistema sea
Como parte de las especificaciones de los requerimientos de
información, deben definirse aspectos tales como:

•Campos incluidos en cada reporte, con su ubicación, formato

de tablas, encabezados de reportes, abreviaturas usadas.
•Secuencia y/o cortes para la presentación de los datos.
•Periodicidad de cada reporte y/o consulta.
•Volumen de cada reporte y/o consulta en terminales.
•Numero de copias de cada reporte y su distribución.
•Requerimientos de papelería especial.
•Especificaciones sobre confidencialidad y seguridad de los
reportes.
PASO 3 DISEÑO DETALLADO

Se establecen cuatro actividades en paralelo las cuales están

íntimamente ligadas. Por una parte habrá de determinar las
fuentes de datos a partir de las cuales se obtiene los insumos
que requiere el sistema informático, para producir la
información deseada.

La definición de las fuentes de datos implican aspectos como:

Especificación del origen de la información.

Formas y modos en que se registran los datos fuente.
Precisión de las fuentes, o confiabilidad de los datos.
Volúmenes de datos por manejar.
Características de los datos.
Numero de copias de documentos generados y su destino.
Métodos de control y de verificación de los datos.
Confidencialidad de los datos.
Autorizaciones necesarias para aceptar los documentos
En otra instancia debemos establecer los procesos generales
y algoritmos que sobre los datos deben aplicarse, es decir,
determinar genéricamente cuales son los pasos que deberán
seguir los datos obtenidos para producir la información que
se demanda.
La definición de algoritmos y procedimientos abarca
cuestiones como:

•Formulas matemáticas
•Métodos de calculo
•Procesos lógicos (acciones ante diversas situaciones)
•Procesos de validación de los datos.
•Flujo administrativo de la información.
•Bases legales.
•Instructivos de procedimientos
•Catalogo de claves, códigos.
•Datos, especificaciones.
Por otra parte se realiza las especificación de los archivos, que consiste
en determinar la manera en la cual quedaran registrados los datos en
los diferentes archivos de entrada y/o salida que usaran en los procesos
en la obtención de información, así como los lineamientos de
organización para su recuperación y registro.

Para esto se requiere definir:

•Volumen de los archivos
•Diseño de los registros
•Periodicidad de actualización
•Grado de variabilidad de los archivos(volatilidad)
•Dispositivo físico en el que se almacenara el archivo
•Necesidad de distribución del archivo
•Secuencias que debe contemplar el ordenamiento de los datos
•Campos que servirán como llaves.
•Métodos de respaldo y control de acceso.

Por otro lado, debe realizarse la especificación de requerimientos, tanto

en cuanto a equipo como en lo referente a recursos humano,
modificaciones organizativas, espacio físico, etc.

En este paso se procede a seleccionar el equipo de computo necesario,

cuando el equipo existe resulta inadecuado o insuficiente.
PASO 4 EVALUACION

Una vez elaborado el diseño, debe realizarse una revisión para

evaluar la congruencia del trabajo realizado en los 4 aspectos
desarrollados en el paso anterior.
Esta evaluación es de carácter técnico y contempla las
interrelaciones entre los diversos elementos del diseño.

La evaluación técnica debe contemplar también el diseño

obtenido en relación con otras opciones posibles, indicando
alternativas y posibilidades de mejora para que se consideren
en el siguiente paso.
PASO 5 AUTORIZACIÓN

Una vez que el grupo técnico de diseño lo encuentra adecuado,

es necesario presentarlo al grupo de revisión administrativa que
integra a los directivos relevantes de la organización.

En este paso pueden presentarse tres situaciones:

7.Se cancela el proyecto
Esto puede deberse a que el diseño es inadecuado.
9.Se reajusta el diseño
De acuerdo con nuevas necesidades, opciones que surgieron en
la propia actividad diseño.
11.Continuación a la siguiente fase
Si todo esta en orden, se prosigue con la construcción del
sistema.
Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 4

No
Paso 5

Si

Pasos de la fase de diseño

La etapa de diseño resulta mas detallada definitiva y
precisa, por estos motivos es mas costosa en tiempo dinero
y esfuerzo. Podemos decir que la etapa de diseño es la
parte medular en la elaboración y implantación de un
sistema; de la adecuada evaluación y relación de los cuatro
pasos en paralelo dependerán fundamentalmente los
alcances del sistema, tanto para resolver los problemas
inmediatos como para expandirse y moldearse a
circunstancia futuras.