PLANIFICACIN Y SISTEMATIZACION DE LA INTERVENCION SOCIAL PARA GESTIN DE CALIDAD EN EL TRABAJO DE LAS OMIL

Objetivo del Taller:

Proveer orientaciones y herramientas para fortalecer la capacidad de la OMIL de planificar y sistematizar su intervencin social en intermediacin laboral.

Premisa
Planificar y sistematizar la intervencin social que realizan las OMIL es una exigencia tica cuya finalidad principal es lograr una gestin de calidad en intermediacin laboral.

Resultado central estratgico:

Dar acceso a trabajo decente a las personas para mejorar su calidad de vida y de sus familias.

Elementos fundamentales de planificacin y gestin en la OMIL

1 Aprendizaje y conocimiento

2 Procesos y procedimientos Ejecucin presupuestaria

3 Beneficiarios y empleadores

Fuente: Consultora Programa Fortalecimiento de Oficinas Municipales de Intermediacin Laboral Informe Final, 2010. ClioDinmica Ltda.

Elementos centrales de planificacin y gestin

1. Aprendizaje y crecimiento - guarda relacin con toda la gestin del conocimiento que debe existir a nivel interno y su relacin con el SENCE como mandante y asesor de aspectos tcnicos. La OMIL debe definir sus objetivos estratgicos para que la gestin se desarrolle de buena manera y bajo parmetros de eficiencia. Su correcto desarrollo no solo depender de los funcionarios a nivel individual sino que de los desempeos grupales del equipo OMIL. Planificar permite establecer acuerdos de co responsabilidad para lograr una gestin de calidad y en consecuencia avanzar metas programticas para alcanzar el resultado central. Procesos y procedimientos - no solo se refiere a los procesos centrales de la OMIL, que guardan relacin con los objetivos de funcionamiento de la OMIL a nivel comunal, sino que tambin guarda relacin con todas aquellas actividades y procesos estratgicos y de apoyo que configuran la cadena de valor de la OMIL. Los equipos de trabajo no se deben guiar y confiar con que se disponga de los conocimientos y competencias necesarias para que se desarrolle de buena manera el trabajo diario, sino que las acciones o actividades deben estar organizadas en un plan que sirva de mapa rutero, herramienta que a su vez permita evaluar la eficiencia y eficacia de la gestin, y recoger los aprendizajes de forma sistemtica. Beneficiarios y empleadores - Hoy en da la OMIL dispone de dos clientes fundamentales, por un lado estn los beneficiarios (comunidad cesante) de los productos y servicios de la OMIL, y por otro, se encuentran los empleadores locales que son beneficiarios de la OMIL y de SENCE como generador de polticas de pro empleo. Son los clientes los elementos que dan vida a las instituciones y es por ello que debe ser uno de los elemento fundamentales a considerar en el desarrollo de un plan que gue la gestin y operacin de las OMIL.

2.

3.

Elementos centrales de planificacin y gestin

4. Paralelamente y como cuarto elemento se encuentra la ejecucin presupuestaria en donde se deben focalizar el financiamiento y los esfuerzos del equipo sobre aquellas actividades o procesos que generan impacto local y agregan valor a las oficinas de intermediacin laboral. Cada uno de estos elementos no funciona de manera aislada, sino que se desarrollan mediante esfuerzos conjuntos que buscan dar integralidad a la gestin de la OMIL. No se puede entregar un buen servicio a la comunidad y empleador sino se saben bien las actividades y procesos a ejecutar y, para ejecutar dichas acciones es fundamental disponer de un plan que contenga las metas y objetivos a lograr, los conocimientos tcnicos, las estrategias y actividades, el seguimiento y evaluacin de la gestin, y el presupuesto necesario para desarrollar de manera eficiente y de calidad todos sus componentes.

Clarifica la Visin, orientacin y rumbo de la OMIL: toma de decisiones racional y transparente.

Estimula pensamiento crtico al observar debilidades y amenazas y motiva el pensamiento creativo identificando fortalezas y oportunidades de mejora.

Clarifica roles, asignacin de responsabilidades, estimula el espritu de logro, el compromiso y el trabajo en equipo.

Permite una continua revisin y reajuste entre la oferta y la demanda, medir progresos, evaluar intervenciones y generar aprendizaje institucional.

Por qu es necesario Planificar?

Facilita el control y evaluacin de las actividades de la OMIL, dar rigurosidad a la sistematizacin, y con ello establecer transparencia frente a terceros.

Facilita utilizar y asignar racionalmente los recursos y contribuir a la sustentabilidad financiera de la OMIL.

Proporciona un marco para definir relaciones de colaboracin y coordinacin con entidades, pblicas y privadas..

Permite la participacin de todos los niveles de la organizacin coordinando y uniendo esfuerzos para el logro de los objetivos y las metas consensuadas con SENCE.

La planificacin es una Herramienta de Gestin de Calidad que permite ordenar el quehacer de la OMIL para alcanzar el resultado central, los objetivos comunales y, las metas institucionales acordadas con SENCE.

Una Gestin de calidad comprende un proceso cclico y sistemtico conocido como el Ciclo de la Mejora Continua:
Con los insumos obtenidos en la evaluacin se elaboran y planifican nuevas acciones
4. MEJORAR PLANIFICAR 1.

Anlisis de la situacin que se desea modificar, fijacin de objetivos a diferente nivel jerrquico y seleccin de estrategias de accin

3. EVALUAR Evaluacin de los resultados de la estrategias de intervencin e identificacin

2. ACTUAR

de desviaciones en relacin a lo programado, tomar las medidas correctoras necesarias

Ejecucin y seguimiento de las estrategias y actividades

Fuente: Planificacin estratgica, identificacin de clientes y principios que fundamentan la gestin de calidad en el trabajo con jvenes a nivel local, INJUV, Gobierno de Chile, Septiembre 2010,

PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN LA GESTIN DE CALIDAD

1.- Enfoque en satisfaccin y resultados de bienestar del cliente 2.- Liderazgo, colaboracin y trabajo en equipo 3.- Participacin del personal en la formulacin del plan y sus estrategias 4.- Enfoque de sistema y procesos para la gestin 5.- Evaluacin para una mejora continua de la gestin 6.- Enfoque basado en evidencia para la toma de decisiones 7.- Relaciones mutuamente beneficiosas con socios estratgicos: el municipio, el SENCE, los beneficiarios, los empleadores, los programas pblicos y privados.

Ejercicio intercambio y reflexin grupal 20 min.

Preguntas de enfoque:

Cuenta mi OMIL con un plan de intervencin social? Si la respuesta es afirmativa: Qu utilidad ha tenido, cun efectivo ha sido? Si la respuesta es negativa: Qu apoyo necesitamos (en mi OMIL) para desarrollar un plan de intervencin social?

Formar grupos 5 7 personas en circulo Rueda de intercambio (cada persona toma un turno.) Conclusiones acerca de la necesidad de planificar y sistematizar la intervencin social de cada OMIL, e identificacin de necesidades de apoyo para lograrlo.

ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

7. REDACCIN DEL PLAN ESTRATGICO

1. PREPARACIN DEL PROCESO 2. DEFINICIN MISIN, VALORES Y VISIN

6. DISEO DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

En la lgica de Mejoramiento Continuo el proceso

de planificacin estratgica se revisa y

replantea siempre que sea necesario.

4. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

3. ANALISIS Y DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL

5. PLAN DE ACCIN E IMPLEMENTACIN

Los cambios necesitan ser comunicados y filtrados para garantizar su consistencia y adecuacin con la cultura de la organizacin

ETAPA 1. PREPARACIN DEL PROCESO

Responder a la pregunta: Por qu necesitamos iniciar en la OMIL un proceso de Planificacin de la Intervencin Social? Definir reas principales en las que se centrar el proceso de planificacin de la OMIL. Dedicar tiempo y recursos. Contar con el respaldo, liderazgo y compromiso de la autoridad.

Conformar un equipo o comit de planificacin y definir roles.

Identificar y recoger la informacin que sea necesaria y est disponible para orientar la toma de decisiones.

Mantener una actitud autocrtica.

ETAPA 2. MISIN, VALORES Y VISIN DE LA OMIL

La Misin establece el propsito principal del accionar de la OMIL, comunicando su esencia, su significado ltimo y la justificacin de su existencia. Para qu existe la OMIL y qu trata de cumplir? El enunciado del propsito debe centrarse ms en los resultados que se persiguen que en los medios para lograrlos y debe estar en consonancia con la de la Municipalidad. Debe estar orientada explcitamente hacia la satisfaccin del Cliente Para quin existimos?, Quines son los beneficiarios de nuestro trabajo? Los mbitos de actuacin clave que singularizan a la OMIL y la diferencian de otras unidades: Qu sabemos hacer mejor? En la Misin se incluyen los valores de la organizacin: principios y creencias que guan a la organizacin, comparten sus miembros y configuran la cultura organizacional, a los cuales se aaden otros relacionados con la gestin: excelencia en el servicio, la innovacin, la eficiencia, la transparencia en la Gestin.

Ejemplo
"La Oficina de Intermediacin Laboral (OMIL) cree en el potencial de todo joven, adulto y adulto mayor que busca oportunidad laboral, y que todas las personas que acudan a la OMIL merecen un trato digno y respetuoso, y acceso a informacin, orientacin y capacitacin, segn lo necesiten. Queremos ser: Lderes en servicio y atencin de categora en intermediacin laboral para todos los habitantes de la comuna de _______que necesiten apoyo, orientacin y estimulo en su bsqueda de trabajo digno y justo; y, Lderes a nivel regional, en innovacin y generacin de oportunidades laborales; Logrndolo mediante el trabajo en equipo, con una planificacin y organizacin adecuada, que responda a cualquier reto de nuestros clientes: beneficiarios y empleadores.

Seremos el servicio municipal preferido por la calidad, calidez, eficiencia y confiabilidad que entregamos para satisfacer la necesidades de todos los segmentos de nuestros clientes

Tiene nuestra OMIL tiene una declaracin de Misin, Valores y Visin?

ETAPA 3.

ANLISIS Y DIAGNSTICO

Es un ejercicio de prospeccin del contexto en el que se vincula la OMIL y de preparacin para el futuro, que debe necesariamente tomar como punto de partida la situacin presente en la que actualmente se encuentra la OMIL.

Anlisis Interno: Quines somos?

-Estructura organizativa y funcional, procesos, relaciones de poder. -Identificacin de fortalezas y debilidades.

Anlisis Externo: Dnde estamos?

-Conocer la posicin, situacin de la OMIL en relacin a otras unidades que entregan el mismo tipo de servicio o actividad.

-Oportunidades y amenazas en relacin -Anlisis financiero dado que la situacin principalmente, a la oferta y a la demanda econmica puede condicionar el laboral. crecimiento o cualquier otro movimiento estratgico. -Identificar necesidades, fortalezas y expectativas de los clientes de nuestros servicios para cuya satisfaccin la OMIL debe orientar su intervencin.

Identificar necesidades, fortalezas y expectativas de los clientes de nuestros servicios para cuya satisfaccin la OMIL debe orientar su intervencin.

Para gestionar la satisfaccin es necesario: Cultura organizacional e identidad orientada al

cliente (internos y externos.) Empleo de herramientas para identificar necesidades, grado de satisfaccin y oportunidades de mejora acordes al tipo de cliente o usuario. Recoger, analizar y hacer seguimiento a los resultados (Disponemos de informacin acerca de los abandonos?). Entrenar al personal para la aplicacin de herramientas y en tcnicas para trabajar con individuos y grupos.

ETAPA 4.

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

Con los insumos aportados por las etapas anteriores: Establecer

prioridades
en base al cumplimiento de polticas pblicas y metas institucionales orientadoras del plan para el perodo de referencia del Plan.

Qu?
Las prioridades se concretan en objetivos que expresan lo que la OMIL quiere lograr.

Cmo?
Definidos los objetivos, hay que estudiar las estrategias necesarias, posibles y ms convenientes para lograr la satisfaccin de necesidades de beneficiarios y empleadores.

Ejemplo
Prioridad Colocar a poblacin vulnerable perteneciente a los quintiles I, II y III, de los siguientes grupos: Jvenes 18 - 25 aos, Mujeres, Mayores de 50 aos, Afiliados(as) AFC, y Beneficiarios de Empleo Directo. Objetivo Incrementar en un 40% anual la colocacin de beneficiarios del Programa Chile Solidario. Estrategia Disear y aplicar mtodos y herramientas de apresto laboral especficos en respuesta a las necesidades, capacidades y expectativas que presentan los beneficiarios ms vulnerables (estrategias de servicio diferenciado segn clientes.)

Actividades Talleres de apresto Laboral que otorguen a los beneficiarios(as) conocimientos y estrategias que faciliten la bsqueda y obtencin de un trabajo dependiente

ETAPA 5.

PLAN DE ACCIN

Detalladas las estrategias y sus componentes, el siguiente paso es adentrarse en el terreno operativo para proporcionar propuestas realistas para la puesta en marcha efectiva de las estrategias seleccionadas, lo cual se plasma en un: Plan de Accin . La elaboracin del Plan de Accin facilitar el logro de transformaciones concretas y mejoras tangibles a corto plazo apreciables por el equipo, lo cual tiene un efecto estimulante, demostrando que es posible cambiar las cosas.
Una herramienta til para ordenar las actividades del Plan de Accin es el diagrama o Carta Gantt, forma fcil de calendarizar tareas. Es esencialmente una grfica en donde las barras representan cada tarea o actividad relacionada con una estrategia del plan.

ETAPA 5.

PLAN DE ACCIN

La carta Gantt consiste, esencialmente, en relacionar el tiempo de la actividad planificada con el tiempo que realmente se demora (o demor) en su ejecucin. La carta Gantt es fcil de dibujar y de entender, obliga a programar las actividades con precisin y facilita el control de ella. Para construirla es necesario dar los siguientes pasos: 1. Listar las actividades en columna 2. Identificar el tiempo disponible para realizar la(s) actividad(es) 3. Calcular el tiempo para cada actividad 4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales 5. Reordenar cronolgicamente 6. Ajustar tiempo o secuencia de actividades.
Actividad - Reclutamiento - Seleccin - Contratacin - Induccin - Entrenamiento Tiempo 3 das 2 das 1 das 2 das 3 das

Una empresa debe contratar 10 operarios, la OMIL identifica el tiempo que requerir cada actividad:

Ejemplo

ETAPA 6.

DISEO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN

Tareas continuas de control y seguimiento de la ejecucin:

detectar desviaciones con relacin a lo inicialmente planificado y realizar las modificaciones y correcciones oportunas. El seguimiento enfoca su atencin a los aspectos ms operativos.
Actividades, recursos, plazos, costos y resultados ms inmediatos en forma de productos o servicios

Tareas de evaluacin del logro de los resultados y objetivos propuestos, de las

que se obtengan conclusiones y recomendaciones a incorporar en futuros ejercicios de planificacin. La evaluacin se ocupa preferentemente de la esfera de los objetivos ms amplios.

El conjunto de indicadores de resultados y objetivos precisa recogida de datos, tratamiento de informacin, manejo de fuentes de verificacin, registros de mediciones, definir frecuencia y responsables.

ETAPA 6.

DISEO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN

Midiendo el Rendimiento de la OMIL

ENTRADA (o Proceso o Servicio Prestado)

Cantidad

Calidad

Cunto hicimos? (generalmente en n)

SALIDA (o Producto o Condicin Lograda por el Cliente)

Qu tan bien lo hicimos? (generalmente en %) Ms importante

Menos importante

ETAPA 6.

DISEO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN

Combinado con:
ENTRADA (o Proceso o Servicio Prestado)

Esfuerzo

Efecto

Qu tan fuerte trabajamos?

Qu cambios Producimos? Ms importante

SALIDA (o Producto o Condicin Lograda por el Cliente)

Menos importante

ETAPA 7. ELABORACIN DEL PLAN

El proceso de planificacin estratgica finaliza con la elaboracin del documento de plan estratgico que recoge los resultados de todas las etapas anteriores.

Es una gua para la accin y para informar a terceros qu somos y qu hacemos?

Una vez elaborado debe ser revisado, analizado crticamente y recoger las opiniones de la OMIL y rea de dependencia (DIDECO o Fomento Productivo) antes de proceder a su redaccin en una versin definitiva. Debe adems, comunicarse a todos los niveles de la municipalidad y explicarse en detalle.

Ejercicio Breve formulacin de un plan (comuna virtual) para una OMIL 30 minutos.

Preguntas de enfoque: Cul ser la misin, valores y visin que guiaran el Plan de nuestra OMIL? Con qu informacin contamos para anlisis y diagnostico de la situacin actual? En base a las respuestas anteriores: Cul sera la prioridad del plan, cuales sern los objetivos y las estrategias para alcanzarlos?
Formar grupos 5 7 personas forman una comuna virtual Cada equipo identifica un relator para la plenaria Equipo utiliza las preguntas de enfoque para desarrollar un bosquejo de plan.

Plenaria: Relatores comparten resultados del ejercicio.

Evaluacin del taller

Utilizando la pauta de evaluacin, se ruega por favor sealar aspectos positivos y tiles del taller, y aspectos que podran mejorarse. La evaluacin del taller es voluntaria. Puede ser annima o si lo desea puede indicar su nombre y comuna. Si desea recibir copia de la presentacin ppt, se ruega escribir con claridad su direccin de correo electrnico en su hoja de evaluacin.

MUCHAS GRACIAS!