Pasos para una correcta certificacin

Cuando una empresa, tras evaluar los pro y los contra, toma la decisin de certificarse e iniciar un proceso de implementacin de sistemas de gestin de calidad con miras al mejoramiento, debe afrontar ciertos

Diagnstico
Compromiso

Planeacin Sensibilizacin Documentacin Implementacin y seguimiento Revisin y evaluacin

1.Revisiones gerenciales 2. Pre-auditoria

3. Certificacin

DIAGNSTICO
Todo proceso de certificacin inicia con un correcto diagnstico. Este punto es considerado esencial puesto que determina los recursos con los que cuenta la empresa. Un diagnstico correcto permite, adems, identificar las falencias o fortalezas de la empresa. Segn los parmetros establecidos desde ISO, esta es la labor ms importante del proceso y se establece como la base para determinar el estado real de la empresa, soportando el anlisis en su informacin bsica.

El primer paso para desarrollar un buen diagnstico es consultar al personal (empleados) sobre cmo hacen su trabajo y cul es su forma diaria de operacin, esto permite adelantar un cuidadoso seguimiento de las acciones. No obstante, esta tarea tambin puede ser reemplazada por encuestas que evalen funcionamientos, tiempos, resultados, entre otros factores. Seguido del diagnstico, como eje central de un proceso de certificacin, se establece un compromiso e inicia la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad mediante los siguientes procesos: planeacin, sensibilizacin, documentacin, implementacin y seguimiento, y revisin y evaluacin.

Compromiso
Esta es una etapa intermedia que incluso no es establecida dentro de los parmetros de ISO, sin embargo es recomendada por las empresas asesoras puesto que es el momento en el que todos los niveles de la empresa se concientizan sobre la importancia de iniciar el proyecto. Es importante aclarar que el nivel jerrquico ms alto de la empresa debe estar comprometido con el mejoramiento y las buenas intenciones generadas en este

Planeacin
Mucho se ha hablado de la importancia que establece la planeacin dentro de cualquier proceso. En una ruta para la certificacin esta norma no es la excepcin y la planeacin se concibe como la etapa que define el tiempo de realizacin de cada una de las actividades planeadas. Experiencias de otras empresas, hoy da certificadas, aclaran la importancia de un asesor exclusivo dentro del proceso de certificacin puesto que aquellas compaas que no son asesoradas tienden a

En la planeacin, partiendo de lo recolectado en el diagnstico, se establecen los objetivos y acciones necesarias para corregir las deficiencias detectadas y superarlas; as mismo, se fortalecen las ventajas ya identificadas. A la hora de establecer las metas se deben tener en cuenta los alcances e indicadores que le ayudarn a medirlas posteriormente; de igual forma es importante tener conciencia de que los objetivos trazados no solo deben ser medibles, sino tambin coherentes con las capacidades y polticas de la organizacin. Dicha medicin debe realizarse llevando varios documentos en los que se evale la eficacia y se ejerza control sobre la misma.

Sensibilizacin
Esta etapa, tambin conocida como capacitacin, est destinada a que el personal de la organizacin se incluya en un proceso de sensibilizacin en el que conozcan el alcance de la certificacin y lo que esto representa para cada rea de trabajo. Las directivas de la empresa deben asegurarse de que su personal tenga sentido de pertenencia por el proceso, pues esto contribuir en el logro de los objetivos.

Documentacin
Esta es considerada la etapa de los manuales. Debe establecerse por escrito cada una de las polticas de la organizacin y su manera de cumplir la norma o estndar. As mismo, en la etapa de documentacin se definen los procedimientos e instrucciones de trabajo de los procesos operativos. En este punto es recomendable investigar las regulaciones que aplican para el sector al que pertenece cada empresa, cules son los documentos requeridos por la entidad y cules son los registros exigidos por la norma internacional. Esto permitir medir qu documentos se tienen y qu documentos es necesario elaborar.

Entre la documentacin que exige la norma, sea cual sea el sector, se encuentra el manual de calidad, el manual de procedimiento, los procedimientos generales y especficos, los registros, los planes de calidad y especificaciones en general. Tambin resultan necesarios: expedientes maestros de los productos, informes, planos, dibujos, esquemas, reglamentos,

Implementacin y seguimiento
En este paso del proceso de certificacin se llevan a cabo las prcticas de las polticas definidas y los procedimientos desarrollados. Esta parte del proceso se caracteriza por incluir a todo el personal de la organizacin. La implementacin y seguimiento es fiel al desarrollo sistemtico de productos, bienes y servicios que propendan a una mejor calidad y al cumplimiento de las necesidades del cliente. La empresa se enfrenta del papel al hecho, buscando un objetivo claro.

Revisin y evaluacin
Tal como lo indica la Norma ISO, la certificacin debe estar preparada para revisiones constantes. Ms all de una vigilancia, estos procesos se adelantan para identificar fallas, disear correctivos y lograr mejoras continuas. La norma especifica que deben realizarse tres etapas de revisin y evaluaciones peridicas antes de la certificacin: la primera etapa es llevada a cabo por la gerencia, la segunda por las auditoras internas y la tercera por los auditores externos.

1. Revisiones gerenciales
En esta etapa la gerencia empresarial realiza auditoras internas para detectar evidencias sobre incumplimientos en la documentacin, en los registros o en el conocimiento del personal. Las auditoras internas permiten dar a conocer el grado de implementacin del sistema y detectar oportunidades para mejorar. Esta es la etapa lmite para seleccionar una compaa certificadora, una vez que la empresa est lista para recibir la auditora.

2. Pre-auditora
Aqu la compaa certificadora elegida se dirige a la empresa para evaluar el grado de cumplimiento del sistema de calidad. Las preauditoras son auditoras reales, pero se diferencian de las terceras en que estas no son vlidas para obtener el registro. Este paso sirve como un ejercicio de preparacin para la certificacin.

3. Certificacin
Etapa decisiva del proceso. La compaa certificadora asiste a la empresa para evaluar el grado de cumplimiento del sistema de calidad; de este resultado depende el logro de la acreditacin, dado que las auditoras de certificacin tienen validez para el registro. En el caso cumplir con todos los requisitos, el organismo certificador emite una constancia con duracin de tres aos, bajo la condicin de mantener el sistema de calidad. Una vez logra la certificacin, la compaa tiene que certificarse de nuevo al tercer ao