Unidad 2: Proceso de gestin de bancos

Contenido:

Pagos efectuados y cobros

Medios de pago (efectivo, cheque, tarjetas de crdito, transferencia bancaria, efecto, asistente de pago)
Depsitos Compensacin de una cuenta mediante pagos y depsitos Gestin de extractos bancarios y reconciliaciones externas

Proceso de gestin de bancos: Objetivos de la unidad

Al finalizar esta unidad, podr:

Enumerar las etapas bsicas del proceso de gestin de bancos en una empresa pequea tpica. Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas. Llevar a cabo las etapas del proceso de gestin de bancos en SAP Business One. Seleccionar la opcin adecuada de gestin de extractos bancarios de acuerdo con la localizacin y las necesidades del cliente.

Llevar a cabo las etapas de gestin de extractos bancarios y reconciliaciones externas en SAP Business One.

Proceso de gestin de bancos: Cuadro sinptico

Proceso de gestin de bancos Tema 1: Gestin de pagos Tema 2: Gestin de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria

Proceso de gestin de bancos: Situacin de ejemplo

Implementar SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers.

Su principal contacto en las instalaciones del cliente es Mara, la responsable del rea de contabilidad. Le pregunta a Mara acerca del modo en que gestionan los pagos y los extractos bancarios. Luego, realiza un anlisis rpido de las necesidades y le explica a Mara cmo SAP Business One puede ayudarla a gestionar y controlar el proceso de gestin de bancos en el trabajo diario.

Gestin de pagos

Proceso de gestin de bancos Tema 1: Gestin de pagos Tema 2: Gestin de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria

Gestin de pagos: Objetivo del tema

Al finalizar este tema, podr:

Enumerar las etapas del proceso de pago y realizarlas en SAP Business One, como: cobros, pagos efectuados, depsitos y asistente de pago.
Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas. Ajustar el escenario de pago adecuado de acuerdo con la localizacin y las necesidades del cliente. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del rea de contabilidad del cliente.

Gestin de cobros: Situacin de ejemplo (1)

Los clientes pagan sus deudas, es decir, las facturas de clientes pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.

Mara, la responsable del rea de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los cobros todas las tardes:

Al registrar un cobro, primero se selecciona el cliente y luego las facturas de clientes que abona el cliente. Por ltimo, se registran los medios de pago. Durante el da, los empleados de OEC Computers crearon cobros para los clientes que realizaron compras en el punto de venta de la tienda o que llamaron al centro de servicio al cliente. Entonces, Mara necesita registrar los cobros restantes y supervisar los que se registraron durante el da.

Gestin de cobros: Situacin de ejemplo (2)

Mara introduce cobros para los cheques recibidos por correo. Verifica las cuentas de tarjetas de crdito (Visa y Master Card) para ver la cantidad de cobros con tarjeta de crdito emitidos en el punto de venta de la tienda y en el centro de servicio al cliente durante el da. Comprueba la cuenta de saldo de caja para ver la cantidad de cobros en efectivo emitidos en el punto de la venta de la tienda. Y se conecta con la cuenta bancaria de la empresa online:

Para conocer la cantidad de cobros por transferencia bancaria recibidos de los clientes. Para asegurarse de que Visa y Master Card transfirieron los pagos con tarjeta de crdito segn lo acordado con OEC Computers.

Gestin de cobros: Situacin de ejemplo (3)

Al final del da:

Mara introduce un depsito con tarjeta de crdito en SAP Business One para registrar los pagos que Visa y Master Card transfirieron a la cuenta bancaria de la empresa. Luego, va al cajero automtico ubicado del otro lado de la calle y deposita lo siguiente:

El dinero acumulado en la caja registradora. Los cheques recibidos ese da.

Ella emite un depsito de efectivo y de cheques en SAP Business One de acuerdo con la referencia del cajero automtico. Ahora, Mara puede irse a su casa.

Pregunta de reflexin:

Un cliente realiza un pago con cheque. Usted deposita el cheque dos das despus.

Cundo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One?

Cuando se introduce el cobro. Cuando se deposita el cheque en el banco.

Factura de clientes

Cobro

Depsito

Pregunta de reflexin: Respuesta

Un cliente realiza un pago con cheque. Usted deposita el cheque dos das despus.

Cundo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One?

Cuando se introduce el cobro. Cuando se deposita el cheque en el banco.

Factura de clientes

Cobro

Depsito

Debe

Haber Cuenta de comp. de cheques 105

Debe

Haber Cuenta de comp. de cheques

Debe

Haber

Cliente Cuenta de ingresos

105

105

105

Cliente

105

Cuenta bancaria

105

El cliente no est involucrado en el asiento del depsito.

Proceso de pago en SAP Business One: Ventas

Cobro: Medio de pago

Cheque
Tarjeta de crdito Efectivo
Debe Cuenta compensacin: Cheque/Tarjeta de crdito/ Efectivo Cliente

Factura de clientes

Cobro

Cuenta de compensacin

Depsito

Cuenta bancaria

Haber Cuenta compensacin: Cheque/Tarjeta de crdito/ Efectivo 105 Cuenta bancaria

Debe

Haber

105

105

105

Cobro: Medio de pago

Transferencia bancaria
Factura de clientes Cobro Cuenta bancaria

Debe Cuenta bancaria Cliente 105

Haber

105

Estructura de un documento de pago

Cobros/Pagos

Cabecera de documento de pago

Facturas pendientes, abonos y asientos

Totales, comentarios
Aadir Cancelar
Desmarcar todo Seleccionar todo Aadir en serie

Cabecera de documento de pago

Cobros/Pagos

Cdigo
Nombre Pagar a

N (de serie o manual)

Fecha de contabilizacin Fecha de vencimiento Fecha de documento

Persona de contacto
Proyecto Registro maestro de proveedores

Referencia N de transaccin
Registro maestro de clientes

Aadir

Cancelar

Desmarcar todo

Seleccionar todo

Aadir en serie

Cmo determinar el importe de pago

Cobros/Pagos

Cabecera de documento de pago

Visualizar facturas c/misma direc.factura Sel.

Doc. Plazo
101 101 202 204 303 1 de 2 2 de 2 1 de 1 1 de 1 1 de 1

*
*

Total
200 100 -50

Saldo vencido
180 100 -50 98 25

Des- Clase cuento doc.

FA 2% FA RC PR AS

Total pago
180 98 -50 98 25 25 205 25
Aadir en serie

98 25

Pago a cuenta Importe total vencido Saldo inicial

Aadir Cancelar

Cmo especificar el medio de pago

1.Determine 2.Distribuya

el importe de pago. el importe de pago segn el medio de pago. Medios de pago posibles:

Cheque Transferencia bancaria Tarjeta de crdito Efectivo

Depsitos de efectivo y cheques

Cliente
FP 1

Saldo de caja
1 2 2

Banco

Factura pendiente

Cobro Medio de pago Efectivo

Depsito de efectivo

Cliente
FP 1

Cheques rec.
1 2 2

Banco

Factura pendiente

Cobro Medio de pago Cheque

Depsito de cheques

Gestin de pagos efectuados: Situacin de ejemplo

OEC Computers paga facturas de proveedores pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc. Mara, la responsable del rea de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los pagos efectuados todas las maanas:

Ejecuta el informe Antigedad pasivo proveedor e introduce la fecha actual en el campo A fecha vencimiento para visualizar las facturas de proveedores pendientes que se deben pagar hoy. Luego, introduce los pagos efectuados a esos proveedores.

OEC Computers realiza los pagos mediante transferencias bancarias o cheques segn lo acordado con cada proveedor.

Mara emite los pagos efectuados con los cheques como medio de pago. Luego, imprime los cheques creados automticamente y los enva por correo. Se conecta con la cuenta bancaria y realiza las transferencias bancarias a los proveedores en lnea. Posteriormente, emite los pagos efectuados en SAP Business One con las transferencias bancarias como medio de pago para documentar dichas transferencias bancarias en lnea.

Proceso de pago en SAP Business One: Compras

Pago efectuado: Medio de pago

Cheque Tarjeta de crdito

Efectivo
Transferencia bancaria

Factura de Pago efectuado Cuenta proveedores bancaria/Cuenta monetaria

Debe Cuenta bancaria Proveedor 202

Haber 202

Ejercicio: Cobros y depsitos

Proceso de pago en SAP Business One: Interlocutor comercial

Factura de clientes

Cobro

Debe

Haber Cuenta de compensacin de cheques

Debe

Haber

Cliente
Cuenta de ingresos

105
105

105

Reconciliacin interna

Cliente

105

Factura de proveedores

Pago efectuado

Debe

Haber

Debe Cuenta bancaria

Haber 202

Proveedor
Cuenta de compensacin/ gastos 202

202
Reconciliacin interna

Proveedor

202

Proceso de pago en SAP Business One: Asistente de pago

Asistente de pago

Cobros: Transferencia bancaria

Cuenta bancaria

Pagos: Transferencia bancaria Cheques

Gestin de bancos: Resumen de la unidad

Principales conceptos:

Cobros Pagos efectuados Depsitos

Factura pendiente (*)

Pago a cuenta Pago parcial Medio de pago Va de pago Cuenta de compensacin Asistente de pago Reconciliacin externa: 3 opciones

Reconciliacin manual Reconciliacin Tratamiento de extracto bancario (TEB)