Administracin de Proyectos

Administracin de Proyectos
A. B. C. D. Generalidades y antecedentes. Organizacin del proyecto. Plan del proyecto. Programacin del proyecto.

A. Generalidades y antecedentes.

Por qu es importante la Administracin de proyectos?

A. Son un conjunto de mtodos de administracin que toda empresa debe emplear (consultora, ingeniera o constructoras) para maximizar el beneficio y reducir la incertidumbre en la toma decisiones. B. La sociedad global exige que el desarrollo de los proyectos se realice: 1. Con excelente planificacin. 2. Control de costos y plazos (tiempo) 3. Eficiente asigancin de recursos.
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Gerente de Proyectos debe realizar lo siguiente:

A. B. C. D. E. F. G. H. Planeacin del proyecto. Programacin de las actividades. Replanear y reprogramar actividades (improvistos o atrasos). Definicin de la ruta crtica. Estimacin del tiempo de las actividades. Interrelacin de las actividades. Identificar reas de oportunidad (problemas potenciales). Tener un control sobre el presupuesto asignado.
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La Adminstracin de Proyectos responde algunas preguntas:

A.

B.
C. D. E.

Cunto tiempo nos lleva terminar un proyecto? El atraso de una actividad. Cunto influye en la terminacin de un proyecto? Qu actividades son crticas? Son suficientes los recursos disponibles? Cules son los costos de los recursos de un proyecto?

La caractersticas de un proyecto son:

A. B. C. D. E. F. Los proyectos son temporales. Los objetivos de un proyecto son especficos y medibles. Los proyectos se limitan a cuestiones de tiempo y presupuesto. Sus restricciones son los costos y recursos (fuentes de financiamiento) Los proyectos deben ser administrables. El xito de un proyecto depende del cumplimiento de plazos, presupuesto, especificaciones tcnicas y calidad.
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El Instituto de Administracin de Proyectos (PMI), cita las funciones en la Administracin de Proyectos::

A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. Administracin Administracin Administracin Administracin Administracin Administracin Administracin Administracin Administracin Administracin de la integracin del proyecto. del alcance del proyecto. del tiempo del proyecto. del costo del proyecto. de la calidad del proyecto. de los Recursos Humanos. del riesgo del proyecto. de las comunicaciones. de la procura. del contrato.

Administracin de la Integracin del Proyecto

A.
1. 2. 3.

El proceso consiste en desarrollar:

El plan. La ejecucin. El control de proyecto.

B.

Un proceso importante cuando es necesario estimar el costo del plan de contingencia.

Administracin del Alcance del Proyecto

A.
1. 2. 3. 4. 5.

Se describe los procesos incluir todos los trabajos necesarios para terminar con xito el proyecto, y consiste en:
Iniciacin. Planeacin del alcance. Definicin del alcance. Verificacin del alcance. Control de cambios en el alacance.

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Administracin del Tiempo del Proyecto

A.
1. 2. 3. 4. 5.

Se describe los procesos para asegurar a tiempo la terminacin del proyecto y consiste en:
Definicin de las actividades. Secuencia de las actividades. Estado de la duracin de las actividades.. Desarrollo del programa. Control del programa.

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Administracin del Costo del Proyecto

A. Se describe los procesos para asegurar que el proyecto se desarrolle dentro de los lmites presupuestados y aprobados, consiste en:
1. 2. 3. 4. Planeacin de los recursos (humanos, materiales, maquinaria, etc...) Estimado de costos. Presupuestacin de costos. Control de costos..
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Administracin de la Calidad del Proyecto

A.
1.
I.

Describe los procesos que permitirn satisfacer los requisitos de calidad del proyecto, esta etapa comprende:
Planeacin de la calidad.
Identificar los estndares de calidad del proyecto.

2.
I.

Evaluacin y seguimiento continuo de toda la administracin de proyectos.

Se aplican los procedimientos ( estndares de calidad) en todas las fases del proyecto ( ingeniera, procura y construccin).

3.
I.

Control de calidad.
Se realizan estadsticas de control de calidad de los diferentes procesos de construccin (7, 14 y 28 das)
13

Administracin de los Recursos Humanos

A.
1.

Se describen los procesos para ser eficiente y productivo la ocupacin del talento humano.
Planeacin de la organizacin (personal tcnico administrativo). Personal de apoyo logstico (procura).

2.

3.

Personal que desarrollar diferentes fases del proyecto.

14

Administracin de las Comunicaciones

A. Se describen los procesos para que toda la informacin este disponible para el personal que participa en el proyecto ( control de documento).
1. 2. 3. 4. 5. Planificacin de las comunicaciones. Distribucin de la informacin. Reportes de avance del proyecto. Documentacin concerniente a las correctivas y preventivas. Cierre administrativo del contrato.

actividades

15

Administracin del Riesgo del Proyecto

A. Se describen los procesos concernientes a la identificacin, anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto.
1. 2.
3. 4.

Identificacin al riesgo (causas). Cuantificacin del riesgo (horas hombre, costos y calidad). Desarrollo de la respuesta al riesgo. Respuesta al control de riesgo.

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Administracin de la Procura del Proyecto

A. Se describen los procesos concernientes para adquirir los mejores servicios y productos para la organizacin y desarrollo del proyecto.
1. 2. 3. 4. 5. 6. Planificacin de la procura (qu, cmo, cundo debe realizarse). Planificacin de la solicitud (productos y fuente). Solicitud (cantidades y ofertas propuestas). Seleccin de proveedores (en funcin de tiempo, costo y calidad). Administracin del contrato (maneja y controla mediante un contrato formal). Cierre del contrato (finiquito del contrato y 17 resolucin de problemas)

Administracin del Contrato del Proyecto

A.
1. 2. 3. 4. 5.

La Administracin del Contrato del Proyecto debe incluir:

Plan de ejecucin del proyecto. Proporcionar un reporte del avance y desempeo del material o equipo contratado. Control de calidad del producto. Control de cambios. Definicin de pago de facturas, fechas de acuerdo a los avances ejecutados.

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B. Organizacin del Proyecto

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Organizacin del Proyecto

A. Terry: Arreglo de funciones que se consideran necesarias para el logro del objetivo y es una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignadas a la ejecucin de las respectivas funciones
Cuando se trata una organizacin, no como un sistema mecnico, sino orgnico se administra de forma ms: eficaz, productiva, de bajo costo y ms humanamente.
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B.

Funciones de la Direccin
A.
B.

C.

Determinar las polticas empresariales a corto y largo plazo. Coordinar los diferentes sectores de la empresa. Estos objetivos se pueden lograr a travs de los siguientes instrumentos:
1. 2. 3. Planificacin. Organizacin. Control
21

Planificacin
A. Conjunto de decisiones anticipadas tendientes a guiar a la empresa a sus objetivos. Su objetivo es buscar un excelente funcionamiento de la empresa. Anticipar la forma en que adquirirn sucesos futuros. La forma de planificacin depender del tipo de empresa y mercado.
22

B.
C.

D.

Organizacin
A. Conseguir la mayor eficacia posible en el conjunto de operaciones que componen la actividad de la empresa. Definicin de obligaciones, funciones y responsabilidades de puestos y niveles jerrquicos. Establecer la red general de informacin de la empresa. (rdenes y directrices).

B.
C.

23

Principios de la Organizacin
A. B. Principio de unidad objetivo. Principio de eficiencia.

C.
D. E. F.

ngulo de autoridad.
Divisin y especializacin del trabajo. Unidad de mando. Autoridad y jerarqua.
24

Principios de la Organizacin
A.
I.

Principio de unidad objetivo.

Facilitar que cada individuo contribuya a conseguir los objetivos de la empresa.

B.
I.

Principio de eficiencia.
Conseguir los objetivos minimizando el costo.

C.
I.

ngulo de autoridad.
Nmero de personas sobre los que un superior ejerce control directo y efectivo.

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Principios de la Organizacin
A.
I.

Divisin y especializacin del trabajo.

Permite centrar la atencin en un nmero menor de problemas al menor costo.

B.
I.

Unidad de mando.
Evitar conflilctos en rdenes emanadas por la autoridad.

C.
I.

Autoridad y jerarqua.
Fayol: La autoridad consiste en el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer
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Control
A.
1. 2. 3.

El control tiene como misin valorar el grado de cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Control de calidad. Control de gestin. Control de programas y presupuestos.

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Fases de un proyecto
A. Cada fase de un proyecto es marcado por la terminacin de un entregable (elemento tangible y verificable). Las fases tpicas de un proyecto son:
1. 2. 3. 4. 5. Ingeneiera bsica Ingeniera de detalle. Procura. Puesta en marcha. Entrega al cliente de la obra.

B.

28

Ciclo de vida un proyecto

A.
I.

Generalmente el ciclo de vida de un proyecto define:

Trabajos y tareas tcnicas que deben ser realizadas en cada fase. II. Quienes debeen estar involucrados en cada fase. III. Los niveles de costos y recursos humanos son generalmente bajos al inicio de un proyecto, altos en el intermedio y caen al final del proyecto. IV. La probabilidad de xito de terminar un proyecto es muy baja y por lo tanto el riesgo y la incertidumbre son altas. V. La probabilidad de xito de terminar un proyecto es alta a medida que se ejecutan proyectos continuos. 29

Ciclo de vida un proyecto

A.
I.

Generalmente el ciclo de vida de un proyecto define:

Trabajos y tareas tcnicas que deben ser realizadas en cada fase. II. Quienes debeen estar involucrados en cada fase. III. Los niveles de costos y recursos humanos son generalmente bajos al inicio de un proyecto, bajos en el intermedio y caen al final del proyecto. IV. La probabilidad de xito de terminar un proyecto es muy baja y por lo tanto el riesgo y la incertidumbre son altas. V. La probabilidad de xito de terminar un proyecto es alta a medida que se ejecutn proyectos continuos. 30

Fases del ciclo de vida en funcin de las tareas

A. B. C. D. Fase 1 : Conceptual. Fase 2 : Establecer metas. Fase 3 : Ejecucin. Fase 4 : Terminacin.

31

Fases del ciclo de vida en funcin de las tareas

A.
I. II.

Fase 1 : Conceptual.
Determinar que se necesita para el proyecto. Establecer metas.

III. Elaborar la organizacin del proyecto. IV. Nombramientos claves de personal.

V.

Desarrollar presupuesto y programa bsico.

32

Fases del ciclo de vida en funcin de las tareas

A.
I.

Fase 2 : Planeacin.
Definir la propuesta de organizacin del proyecto (OBS). Definir los objetivos del proyecto (Milestone).

II.

III. Construir el equipo encargado del proyecto (OBS) defioniendo roles y responsabilidades.

IV.

Desarrollar la estrucutura del trabajo (WBS) y codificacin de los elementos clave.

Elaborar los programas.
33

V.

Fases del ciclo de vida en funcin de las tareas

A.
I.

Fase 3 : Ejecucin.
Ejecutar la contruccin.

II.

Control de costos y avances del programa.

III. Identificar y simular riesgos del programa (tiempo costos). IV. Aseguramiento de la calidad

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Fases del ciclo de vida en funcin de las tareas

A.
I.

Fase 4 : Terminacin.
Asistir en la transferencia del proyecto al cliente.

II.

Transferir los recursos humanos y no humanos a otras organizaciones.

III. Transferir o concluir las obligaciones. IV. V. Liberar recursos. Entrega de reconocimiento a personal clave.
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Incertidumbre y fases del ciclo de vida del proyecto

A. La incertidumbre es un funcin decreciente a medida que se avanza en las diferentes fases de un proyecto. El esfuerzo horas hombre es una funcin creciente a medida que se avanza en la diferentes fases de un proyecto.

B.

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Organizacin del Proyecto

A.
I.
I.

Para organizar un proyecto se requiere de dos tcnicas:

Estructura de Organizacin Jerarquizada (OBS) que significa Organization Breakdown Structure.
Identifica el personal que ser responsible para realizar el trabajo.

II.
I.

Estrucutra de Desgloce del trabajo (WBS) que significa Work Breakdown Structure.
Identifica la red de actividades para segurar la viabilidad del proyecto de acuerdo al plan de trabajo.

B.

OBS y WBS deben ser realizados antes de plan de trabajo, programa y asignacin de recursos.
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Beneficios de un WBS
A. B. C. D. E. Permite estructurar la planeacin y responsables tcnicos y de administracin. Apoya al monitoreo de los esfuerzos y control de los proyectos integrales (ingeniera, procura, construccin y puesta en marcha). Asegura que todos los subcontratistas estn incluidos en las reas de la organizacin Provee la base de la comunicacin en el proceso de adquisicin y procura de los materiales y equipos. Genra archivos histricos para futuros proyectos.
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Responsabilidades del Director del Proyecto

A. B. C. D. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Hacer cumplir los reglamentos y programas de seguridad. Hacer cumplir la estructura organizacional, procedimientos y normas de la compaa contratista. Delegar autoridad y responsabilidad de acuerdo a la estrucutura organizacional para seleccionar el grupo de trabajo del proyecto.
39

Responsabilidades del Director del Proyecto

A. B. Proporcionar coordinacin, disciplina y revisin del comportamiento peridico del personal subordinado. Debe dominar el entorno del proyecto dede diferentes aspectos, comerciales, econmicos, seguridad, ecolgicos, tcnicos y legales. Programar y contratar el proyecto. Solicitar la adquisicin de equipo y materiales.
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C. D.

Responsabilidades del Director del Proyecto

A. Revisar el programa del proyecto intervalos no mayores de 15 das. en

B.

Debe aplicar proteccin y mantenimiento preventivo y reemplazar los equipos y herramientas de propiedad de la empresa.

41

C. Plan del Proyecto

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El Proceso de Planeacin
A. Proceso de definir los eventos planeados y la anticipacin de las actividades requeridas en un orden establecido para completar un proyecto.
I. Principio de precisin. Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas. Principio de la flexibilidad. Margen para cambios (contingencias).

II.

III. Principio de la unidad. Los planes deben ser uno solo para cada rea y uno para la empresa.
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El Proceso de Planeacin
A. Proceso de definir los eventos planeados y la anticipacin de las actividades requeridas en un orden establecido para completar un proyecto.
I. Principio de precisin. Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas. Principio de la flexibilidad. Margen para cambios (contingencias).

II.

III. Principio de la unidad. Los planes deben ser uno solo para cada rea y uno para la empresa.
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Tcnicas de Planeacin
A.
I.

Investigacin de Operaciones.
Programacin lineal.

II.

Simulacin de Monte Carlo.

III. Teora de colas. IV. Teora de juegos.

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Plan del Proyecto

El Plan del Proyecto es una parte vital de la etapa de iniciacin de un proyecto. A. Introduccin y estado del plan. B. Los procedimientos autorizados. C. Establecimiento de los objetivos del proyecto. D. Establecimiento de requerimientos y alcances. E. Entregables del proyecto. F. La estructura de desgloce de Trabajo (WBS). G. Las fechas clave del proyecto (hitos). H. Necesidades de los recursos.
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Plan del Proyecto

El Plan del Proyecto es una parte vital de la etapa de iniciacin de un proyecto. A. B. C. D. Interdependencias entre las actividades. Itinerario de las actividades. Personal directivo y apoyo, organizacin y responsabilidades (OBS). Mtodos de desempeo y herramientas que sern usadas durante el proyecto. Documentacin del Contrato.

E.

47

Informacin bsica para el proceso de planeacin

A. B. C.
D. E. F.

Colocar la fecha de inicio del proyecto. Colocar la fecha de terminacin del proyecto. Seleccionar la metodologa o ciclo de vida del proyecto que van a ser utilizados (WBS). Determinar el alcance del proyecto. Identificar o seleccionar el proyecto mediante la revisin de Mtodos que van a ser utilizados. Identificar y predeterminar los eventos clave (Milestone) o fechas crticas.
48

Informacin bsica para el proceso de planeacin

A. B.
C. D.

E.
F. G.

Listar las actividades por fase del proyecto. Estimado de los recursos de personal para completar cada actividad. Estimado de equipo y materiales disponible para completar la actividad. Determinar el nivel necesario de seguimiento para cada actividad. Determinar las interdependencias de las actividades. Control del proyecto. Anlisis costo beneficio.
49

La Fase de Planeacin
A.
B. C. D.

Establecimiento de objetivos.
Identificar las actividades. Dividir las actividades en grupos de trabajo. Construir la estructura trabajo (WBS). del desgloce del

50

La Fase de Planeacin
A.
B. C.

Tipo de relaciones entre las actividades.

Definir la estrucutra de codificacin. Desarrollar el programa de precedencias.

51

D. Programacin del Proyecto

52

Tipos de Programa y su Utilidad

A. Se programa debido a problemas de coordinacin. los complejos

B. C.

Es una herramienta de gestin. Permite convertir el plan del proyecto en una escala de tiempo operativa.

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Mtodo de Ruta Crtica

A. Es una de las herramientas tcnicas y grficas para la planeacin, programacin y control.
Diagramas de barras y curvas de avance son bien producidos por CPM (software).

B.

C.

CPM ninguna herramienta de programacin constituye el plan del proyecto.

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Flujo de la Programacin de un Proyecto

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Definicin del alcance del proyecto. Fechas de inicio y terminacin del proyecto. Programa de fechas clave. Matriz de precedencias de paquetes de trabajo (WBS). Red lgica del diagrama de precedencias. Matriz de informacin. Programa Maestro (barra y ruta crtica). Programa de actividades por disciplina. Programa de necesidades de personal, maquinaria y equipo. Programa flujo de efectivo. Programa meta.
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Procedimiento de Programacin
1.
2.

3.
4. 5.

Determinar el tiempo requerido para cada elemento del proyecto. Calcular el tiempo disponible para cada elemento del proyecto. Comparar el tiempo requerido con el disponible (holguras). Identificar la ruta crtica (holgura cero). Determinar los tiempos de las holguras.

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Procedimiento de Programacin
1.
2. 3. 4.

Elaborar el programa maestro mediante la utilizacin de grfica de barras y eventos importantes.

Capturar la programcin de todos los recursos. Racalcular y nivelar los recursos asignados para la optimizacin del costo del proyecto. Validar y congelar el programa meta para comparar posteriormente lo planeado contra lo ejecutado.

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Procedimiento de Programacin
1. REVISAR Y PRCTICAR CON LA PRESENTACIN, DE PROGRAMACIN DE PROYECTOS APLICANDO EL OSFTWARE DE MICROSOFT PROYECT.

58

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN.

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