NOES DE ARQUIVSTICA E ORGANIZAO DE ARQUIVOS HISTRICOS

AULA II
CONCEITOS DA ARQUIVSTICA

CONCEPO: CACILDA MAESIMA CDPH/DH/UEL EDSON JOS HOLTZ LEME - CDPH /DH/UEL JOS MIGUEL ARIAS NETO DH/UEL

OBJETO DA ARQUIVSTICA

o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao.

OBJETIVO DA ARQUIVSTICA
o acesso informao contida nos arquivos: seja aquela que imprescindvel para a tomada de decises e para o funcionamento da administrao de instituies pblicas e privadas; seja a que possui valor testemunhal dos direitos do cidado; ou ainda, a que possui valor histrico-cultural por se constiturem em registro de aes das sociedades passadas.

A REVOLUO FRANCESA E A CONSTITUIO DOS ARQUIVOS NACIONAIS

O ato de criao de um rgo nacional e independente, para a superintendncia dos arquivos, representou o estabelecimento de um novo paradigma para a Arquivstica. Inovou ao proporcionar a inteno de liberalizar o acesso dos arquivos ao cidado comum.

A CONCEPO DO PRINCPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS

Com a acumulao de documentos de forma massificada, em propores alarmantes, surgiu a necessidade de se impor ordem ao caos. Assim, por meio da formulao das instrues promulgadas em uma circular do Ministrio do Interior da Frana, em 1841, orientadas pelo arquivista-historiador Natalis de Wailly (Chefe da Seo Administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministrio), enunciou-se o que ficou conhecido como princpio de respeito aos fundos arquivsticos, ou princpio da provenincia.

FUNDO

o conjunto de documentos produzidos e/ou

recebidos por determinada entidade pblica ou privada, pessoa ou famlia no exerccio de suas funes e atividades, guardando entre si relaes orgnicas e que so preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, quando recolhido no Arquivo Histrico.

ARCHIVES NATIONALES PARIS

CONSOLIDAO DA ARQUIVSTICA ENQUANTO DISCIPLINA CIENTFICA

A prtica na organizao de arquivos remonta antiguidade. O acmulo de experincia, desemboca no incio do sculo XIX com o surgimento de vrios manuais, em diferentes pases, divulgando prticas arquivsticas. Estes manuais produzidos por arquivistas e/ou associaes profissionais, descreviam as prticas nacionais referentes concepo e tratamento de arquivos.

MANUAL DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES Publicado em 1898, representou um grande avano na teorizao arquivstica, pelo pensamento que lhe est subjacente e pelo carter sistemtico da sua apresentao. Contm na obra: o conceito de arquivo, a organizao dos documentos, a descrio, os inventrios, o uso de normas, etc. Contudo, ficaram ausentes as noes de triagem e eliminao, bem como a incluso dos arquivos privados. Ocorre a partir de ento, uma sensvel diminuio do predomnio tutelar que a Cincia Histrica exercia sobre a Arquivstica.

SCULO XIX CONSTITUIO DE GRANDES ESCOLAS NA REA ARQUIVSTICA

Escolas especializadas em diversos pases europeus:

Frana: Paris (1821) ustria: Viena (1854) Espanha: Madri (1856) Itlia: Florena (1857)
Paralelo constituio destas escolas muitas universidades, tanto na Europa, frica e Amrica, passam a oferecer formao arquivstica no programa dos cursos de Histria, Cincias da Informao e outros.

SCULO XX

A Arquivstica se consolida enquanto rea das chamadas Cincias da Informao. Criao do Conselho Internacional de Arquivos (1950). Na dcada de 1950 diversas publicaes importantes na rea de arquivos consolidam os princpios e conceitos da disciplina arquivstica.

PRINCPIOS DA ARQUIVSTICA

. Princpio da Territorialidade . Princpio da Provenincia . Princpio da Ordem Original

Teoria das 3 Idades

PRINCPIO DA TERRITORIALIDADE
Princpio segundo o qual os arquivos pblicos, prprios de um territrio, seguem o destino deste ltimo. para exprimir o seu direito que o vencedor exige do vencido a deposio dos documentos relativos s terras conquistadas no momento da assinatura de uma rendio ou de um tratado de paz. Alm disso, o princpio de territorialidade foi aplicado restituio de certos fundos de arquivo a instituies ou a centros de arquivo situados perto do local de criao, e que tinham sido deslocados por diversas razes.

PRINCPIO DA PROVENINCIA
Os documentos de arquivo apresentam-se sob inmeras formas e nos mais variados suportes materiais. No o tipo, nem a forma, nem o contedo informativo, que caracterizam um documento de arquivo, mas sim a sua origem, ou seja, o modo como ele foi produzido, em funo e no decurso, da atividade de uma pessoa fsica ou coletiva. A provenincia , portanto, o elemento mais importante a identificar num conjunto de documentos, pois com base nela que se estruturam e organizam os fundos arquivsticos

PRINCPIO DA ORDEM ORIGINAL

Princpio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Aos arquivistas prussianos deve-se a concepo deste princpio, segundo o qual enuncia que levando-se em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a gnese dos arquivos, a sua ordem original garante sua organicidade.

ORGANICIDADE

Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996)

TEORIA DAS TRS IDADES (ciclo vital dos documentos)

Formulada em 1973, como conseqncia da exploso documental do ps-guerra, passou a levar em conta as diferentes fases por que passam os documentos sob o ponto de vista de sua administrao e de seu uso, desde o momento de sua produo at sua eliminao ou guarda permanente.

ARQUIVOS CORRENTES

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio, e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos rgos acumuladores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so consultados por eles.

A permanncia dos documentos neste tipo de arquivo depende de sua tipologia/funo e, principalmente, de sua vigncia, mas pode ser generalizada em um ano; podem passar dali a um arquivo central do respectivo rgo gerador, onde permanecero de cinco a dez anos (sem que isso seja considerado uma outra idade). Helosa Bellotto

ARQUIVOS INTERMEDIRIOS

Conjunto de documentos originrios de uma unidade de arquivo corrente, com pouca freqncia de uso, que aguardam destinao final em depsitos de

armazenamento temporrio.

 Os documentos, nesta fase, permanecero em um arquivo que j centraliza papis de vrios rgos, porm sem mistur-los ou confundi-los, pelo prazo aproximado de 20 anos. nessa fase que os documentos so submetidos s tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigncia e de vida, segundo as respectivas tipologia e funo. Heloisa Bellotto

ARQUIVOS PERMANENTES

Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor administrativo, fiscal, histrico, testemunhal, legal, probatrio e/ou cientfico-cultural

Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legislao vigente no pas, estado ou municpio), contados a partir da data de produo do documento ou do fim de sua tramitao. A operao denominada recolhimento conduz os papis a um local de preservao definitiva: os arquivos permanentes. A custdia no se restringe a velar pelo patrimnio documental. Ultrapassado totalmente o uso primrio, iniciam-se os usos cientficos, social e cultural dos documentos. Helosa Bellotto

LOCALIZAO DOS ARQUIVOS

Objetivando o melhor uso dos arquivos deve-se observar a localizao dos mesmos em casa fase da vida til dos documentos (Corrente, Intermedirio e Permanente)

 Arquivo Corrente: Deve ficar localizado prximo ao produtor/administrador, a classificao dos documentos devem estar de acordo com as funes administrativas. Tem que ser gil e ser reservado como informao pblica.

 Arquivo Intermedirio: Como pouco consultado pelo administrador (uso espordico), tambm no est totalmente aberto pesquisa. Pode ficar instalado em local afastado, de manuteno barata. Os documentos aguardam seus prazos de vida, para descarte, ou o recolhimento para o arquivo permanente.

 Arquivo Permanente:
Os chamados Arquivos Permanentes interessam, sobretudo, aos pesquisadores. Os administradores utilizam com pouqussima freqncia. De preferncia, quando possvel, devem ser localizados prximo a universidades e/ou centros culturais, facilitando o acesso de usurios. Na construo e/ou adaptao de prdios para instalao de arquivos permanentes, devem ser previstas amplas salas de consultas, j que a pesquisa deve ser aberta a todos os interessados.

NOVAS TECNOLOGIAS NOVOS PROBLEMAS TERICOS

Ordem original: como determin-la em documentos produzidos em rede eletrnica?

Documento original: possibilidade se fazer mltiplas cpias rigorosamente idnticas.

Princpio da provenincia: Difcil caracterizar (redes de comunicao eletrnica); um bit no transmite contedo intelectual

ESPECIFICIDADES DA ARQUIVSTICA

uma cincia de conjuntos: documentos contextualizados no seu meio gentico de produo, atuao e acumulao, refletindo as suas relaes orgnicas, mantendo-se assim a sua organicidade.

UNICIDADE DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

Qualidade pela qual os documentos de arquivo, a

despeito de forma, espcie ou tipo, conservam carter nico em funo de seu contexto de origem. (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996)

INDIVISIBILIDADE DOS CONJUNTOS DOCUMENTAIS OU INTEGRIDADE ARQUIVSTICA

Caracterstica derivada do princpio da provenincia, segundo a qual um fundo deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo indevido. (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996)

AUTENTICIDADE
outra caracterstica dos registros arquivsticos. Est relacionada ao processo de criao, manuteno e custdia. Os documentos so produtos de rotinas processuais que visam o cumprimento de determinada funo ou consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas. (M Odila Fonseca, 1998)

Essas especificidades proporcionam Arquivologia um perfil nico e inconfundvel, dentre as Cincias da Informao: Museologia Biblioteconomia Documentao Arquivologia

CONCEITOS OPERACIONAIS
ARQUIVO OU FUNDO
Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. (Dicionrio de terminologia arquivstica, 1996)

ARQUIVO OU FUNDO ABERTO

ao

qual

podem

ser

acrescentados

novos

documentos em funo do fato de a entidade

produtora continuar em atividade.

ARQUIVO OU FUNDO FECHADO

que, no recebe acrscimos de documentos, em funo de a entidade produtora no se encontrar mais em atividade.

ARQUIVOS REGISTRAM: Aes; Direitos; Deveres; A trajetria e A memria institucional ARQUIVOS: So, desde que organizados, fontes de tomadas de deciso seguras e eficientes.

DOCUMENTO
registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm. Todo e qualquer registro e/ou testemunho da atividade humana. Unidade constituda pela informao e seu suporte. (Dicionrio de terminologia arquivstica, 1996)

SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas. Ex.: fita magntica, filme de nitrato, papel, pergaminho, bytes, madeira, tela, etc.
FORMA Estgio de preparao e transmisso de documentos.Ex.: original, cpia, minuta, rascunho, etc.

GNERO Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo. Ex.: Documentao

audiovisual, fonogrfica, iconogrfica, textual,

microgrfica, bibliogrfica, cartogrfica, eletrnica,

filmogrfica, etc.

FORMATO Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: caderno, cartaz,

diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo

de filme, etc.

ESPCIE Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Ex.: Boletim, certido, declarao, relatrio, etc.

TIPO Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Boletim (de ocorrncia; de freqncia); Certido (de bito; de nascimento); Declarao (de bens; imposto de renda; amor); Relatrio (de atividades; de estgio; fiscalizao).

GESTO DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.

 um instrumento gerencial e um instrumento de

preservao da memria institucional (Renato Tarciso Barbosa de Sousa, 2007) O xito da implementao da gesto de documentos est no envolvimento de todos os agentes que participam do processo da produo documental.

A gesto de documentos adota procedimentos, utilizando-se de instrumentos tcnicos que tratam a informao contida no documento desde sua gnese at a destinao final, quando os documentos podero ser: eliminados, caso no tenham valor jurdico, fiscal e tcnico; recolhidos para guarda permanente, devido ao seu valor histrico.

GESTO DE DOCUMENTOS CONTEMPLA

Sistema de registro e controle do trmite documental;
Instrumento que organize a informao de modo a torn-la acessvel; Uma ferramenta de gerenciamento dos prazos de guarda; Normas e procedimentos que determinem como a

organizao deve tratar esses recursos informacionais.

(Sousa, 2007)

TABELA DE TEMPORALIDADE

Importante instrumento de gesto documental, aprovado por autoridade competente, que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos.

DIVISES DE UM FUNDO DOCUMENTAL OU ARQUIVO

GRUPO: Diviso de um fundo, definida de acordo com o mtodo estrutural e /ou funcional. SUBGRUPO: Diviso de um grupo, definida em razo da complexidade estrutural e/ou funcional da entidade produtora de documentos. SRIE: Unidade do quadro de arranjo que corresponde a uma seqncia de documentos relativos a mesma funo/atividade ou ao mesmo tipo documental, seja como diviso do fundo, do grupo e do subgrupo. SUB-SRIE: Diviso de uma srie, eventualmente utilizada em razo de variantes do tipo documental.

COLEO Conjunto de documentos com caractersticas comuns, reunidos intencionalmente. DOSSI Unidade de arquivamento, formada documentos diversos, pertinentes a determinado assunto ou pessoa. por um

DATAS-LIMITE Elemento de identificao cronolgica, em que so indicados o incio e o trmino do perodo de uma unidade de descrio.

CUSTDIA Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independente de vnculo de propriedade.

SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns.

O Sistema de Arquivos pressupe o funcionamento integrado de todos os arquivos da instituio. Depois de implantado o Sistema possibilita ao usurio saber o tempo de guarda de cada documento produzido na instituio. Documentos com valor secundrio (cultural e/ou histrico) devero ser encaminhados ao Arquivo Central aos cuidados da Diviso de Arquivo Permanente.