Curso de Access

Conceptos previos: Qu es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo de informacin. Ejemplos: la base de datos de la gestin acadmica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base de datos de Hacienda. Por lo tanto, la base de datos est constituida por la estructura de informacin y la informacin en ella contenida. Es frecuente denominar a Access como una base de datos. Para ser exactos Access es una aplicacin de gestin de base de datos. Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos como Word y un documento de Word. Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, ndices, consultas, relaciones, informes, formularios, etc. Todos los objetos de una base de datos se almacenan fsicamente en un slo fichero. Este fichero tiene la terminacin .mdb.

Diferencias entre Access y Excel

Access es multiusuario, Excel no. Access es un gestor de bases de datos relacionales, Excel no. Access soporta ms de 65.536 registros (filas), Excel no. Salvo la nueva versin de Excel que sali el 30 de enero del 2007, que ya soporta un milln de filas. Por el contrario, Excel es mucho ms intuitivo, y para clculos estadsticos o de carcter general es mucho mejor que Access. Adems Excel genera grficos con sencillez.

El concepto de lo relacional en las bases de datos

Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: simples (planas) y relacionales. Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel, donde tenemos toda la informacin en un sola tabla. Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros. Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la informacin de clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Direccin y Telfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetiran para cada Cliente. En una base de datos relacional, como lo es Access, puede haber ms de una tabla con relaciones entre ellas. Por ejemplo, adems de tener la tabla de Clientes podramos crear una o ms tablas con elementos comunes (en nuestro caso podran ser Ciudades y Empresas) y a continuacin crear relaciones entre esta tablas.

El concepto de lo relacional en las bases de datos

Ejemplo: Tenemos una base de datos de un hospital. Si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz. Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se relacionarn por un campo comn en ambas.

El concepto de lo relacional en las bases de datos

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del mdico).

El concepto de lo relacional en las bases de datos

A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad. Generalmente todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler, etc.

El concepto de lo relacional en las bases de datos

Otra base de datos posible para un hospital sera sta: guardar slo informacin sobre los pacientes, los doctores y las especialidades.
Asumiendo que cada mdico tiene slo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera la estructura de la base de datos sera sta:

El concepto de lo relacional en las bases de datos

Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y rpida. Esta base de datos relacional estar formada por tablas. con la caracterstica de que las mismas se relacionan entre s mediante uno o ms campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad ser una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas.

El concepto de lo relacional en las bases de datos

Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderamos ingresando una y otra vez la misma informacin. Y adems nos ayuda a reducir el nmero de errores y facilita la tarea de actualizacin de datos. Aqu se puede ver un ejemplo de cmo Access maneja las relaciones.

Uso de las bases de datos

El uso de una base de datos de un listado telefnico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listado telefnico slo lo utilizar una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarn ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el mdico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administracin necesitarn los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. Todos ellos necesitarn por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.

Uso de las bases de datos

Esto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder ms que sentndose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del da y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sera fiable. Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas estn situadas en un nico ordenador llamado servidor y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ellas (los llamados clientes). Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, est introduciendo datos en la base.

Uso de las bases de datos

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que estn pensados para este uso y no se emplean para bases de datos personales. FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas empresas, que no necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.

Conceptos previos: Tablas, campos y registros

Una tabla es una coleccin de datos con la misma estructura. Si se disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por ejemplo un nmero de carn, un nombre, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numrico, alfanumrico, fecha, etc. Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. Un registro es cada una de las filas de la tabla, y est formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operacin. Ejemplo: una lista de clientes constituira una tabla en Access. Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, NIF_Cliente, Calle y Nmero. Cada uno de los clientes es un registro.

Conceptos previos: Tablas, campos y registros

Conceptos previos: Pantalla

Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir: Barra de Ttulo: Consta de los siguientes elementos:
Men de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows. Nombre de la aplicacin: en este caso Microsoft Access, y nombre de la base de datos si su ventana est maximizada. Botn Minimizar: minimiza la aplicacin en la barra de tareas. Botn Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana est maximizada restaura el tamao de la ventana al tamao estndar. Botn Cerrar: cierra la aplicacin.

Barra de Mens: Contiene la lista de mens propios de Access. Se accede a ellos haciendo clic con el ratn. Dentro de estos mens se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos mens se adaptarn a la operacin que se est realizando, no mostrndose siempre los mismos. Tambin son dinmicos y solo muestran las ltimas operaciones realizadas. Si al abrir un men nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el men contiene ms elementos que se mostrarn si pulsamos esta flecha.

Conceptos previos: Pantalla

Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra de mens, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botn de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opcin de la barra de mens. Al igual que los mens son dinmicas. Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, en ella se presenta una breve informacin acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access. Paneles: Son unas barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio, portapapeles, etc. rea de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con la base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta rea de trabajo aparecer la base de datos con sus respectivos elementos: tablas, consultas, formularios, informes y macros.

Conceptos previos: Pantalla

Conceptos previos: Objetos de Access

Tablas:

La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El concepto de tabla se ha explicado al ver la relacin de Excel con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la informacin de la base de datos. Una consulta de seleccin es una operacin realizada sobre la base de datos mediante la cual se realiza una seleccin de datos segn un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas tambin se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinacin de consultas y tablas. Adems de las consultas de seleccin, existen tambin consultas de accin, de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuesta con informacin de la base de datos, si no que es una accin sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablas.

Consultas:

Conceptos previos: Objetos de Access

Conceptos previos: Objetos de Access

Formularios:

Es una ventana diseada para la introduccin y edicin de datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseado. La ventaja frente a la presentacin como hoja de datos es que los campos se presentan de manera ms adecuada al usuario, con un diseo que ayuda a su comprensin, utilizando los controles ms adecuados a cada tipo de informacin. Si el formulario es la forma idnea de introducir y editar los datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en una pgina impresa o mediante su representacin en la pantalla del ordenador. Access proporciona las herramientas para disear informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados.

Informes:

Conceptos previos: Objetos de Access

Al iniciar el programa se presentar el panel de Nuevo archivo, en el que podemos abrir y crear una base de datos.

Crear una base de datos nueva

Crear una base de datos nueva Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic.
Aparecer otro cuadro de dilogo en el que se dar nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.

Crear una base de datos nueva

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botn crear.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestaas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos.

Crear una base de datos nueva

Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botn . Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botn , se crea un objeto del tipo seleccionado. El botn de la barra de herramientas cambia dependiendo del ltimo objeto creado. Al pulsarlo se crear otro objeto similar al ltimo creado. Si se quiere elegir otro objeto slo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegar el men de todos los elementos de Access.

Crear una base de datos nueva

En este men se encuentran todos los elementos que componen Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratn por encima de l y hacer clic.

Crear una base de datos nueva

Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaa es a travs del men Insertar.

Tablas

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin. Igual que cualquier otro objeto de la base de datos, hay varias formas de crear una tabla nueva:

desde el men. desde la barra de herramientas. desde la ventana de la base de datos.

Tablas: Creacin desde el men

Para crear una tabla desde los mens hay que seleccionar el men Insertar y dentro de este el comando Tabla.

Tablas: Creacin desde el men

Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Tablas: Creacin desde el men

Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:
Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. Vista diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla. Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la genera automticamente. Importar tabla: esta opcin permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. Vincular tabla: crea vnculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efecten en los datos se transmiten a aqullas.

Tablas: Creacin desde la barra de herramientas

Para crear una tabla desde la barra de herramientas hay que pulsar el botn , y elegir el comando Tabla. Muestra el mismo cuadro de dilogo que si se hubiera realizado desde el men insertar.

Tablas: Creacin desde la ventana de la base de datos

Para poder crear una tabla desde esta ventana hay que tener seleccionado el botn de la barra de objetos.

Tablas: Creacin desde la ventana de la base de datos

Ahora hay dos opciones: Pulsar el botn : Nos volver a presentar el mismo dilogo de creacin que el de la transparencia 32. Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:
Crear una tabla en vista diseo. Corresponde a Vista diseo de los puntos anteriores. Crear una tabla utilizando el asistente. Corresponde al Asistente para tablas. Crear una tabla introduciendo datos. Corresponde a Vista hoja de datos.

Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una tabla. Pero las opciones a travs de las cuales se crea personalmente una tabla son vista hoja de datos y vista diseo. Con la opcin vista diseo se crea la estructura para luego rellenar los datos en vista hoja de datos. Pero tambin se puede empezar directamente en vista hoja de datos introduciendo informacin y Access crea la estructura automticamente. Independientemente del mtodo utilizado para crear una tabla, se puede emplear la vista diseo en cualquier momento para personalizar ms la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.

Tablas: El asistente de creacin de tablas

El asistente consta de 3 fases: Elegir los campos de las tablas: Se elegir el tipo de tablas que queremos que nos muestra y se seleccionarn las tablas para que muestre los campos que podemos elegir.

Tablas: El asistente de creacin de tablas

Nombre de tabla y clave principal: Se introducir el nombre de la tabla y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.

Tablas: El asistente de creacin de tablas

Indicaremos si queremos modificar el diseo, introducir datos directamente o que el asistente cree un formulario para introducir los datos.

Tablas: Introduciendo datos

Hacemos doble clic en la opcin que est en azul:

Tablas: Introduciendo datos

Obtenemos lo siguiente:

Tablas: Introduciendo datos

En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas: Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamacin (!), el acento grave (`) y corchetes ([ ]). No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No pueden incluir comillas dobles (") Nos se pueden repetir en la misma tabla.

Tablas: Introduciendo datos

Para escribir el primer registro se sita el ratn sobre el campo y se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratn o la tecla tabulador [ ]. Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se aaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y direccin. Access XP decidir las caractersticas de los campos segn los datos introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir ms datos, esto se hace en el modo de vista diseo.

Tablas: Vista Diseo

Parar pasar a la vista diseo, debemos seleccionar:

Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseo para nuestra tabla, si no se haba hecho antes, o bien se puede modificar o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el Diseo de la tabla.

Tablas: Vista Diseo

Este dilogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipo y la descripcin. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del campo seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo que estemos realizando. En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven los nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla en vista hoja de datos) y en la tercera una descripcin que podemos introducir al campo que Access podr usar cuando se creen formularios e informes .

Tablas: Vista Diseo

Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos

aparece en la Vista Diseo de nuestra tabla:

Tablas: Vista Diseo

Tamao del Campo: Aqu determinamos el espacio que queremos asignar al campo, el nmero mximo de caracteres que queremos almacenar. Para Texto este valor no puede ser mayor de 255. Para numrico por ejemplo, puede ser Entero Largo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o Doble (para valores decimales). Formato: Determina cmo se muestran los datos (por ejemplo moneda o fecha). Cuando un valor puede tener formato lo seleccionamos desde la lista desplegable.

Tablas: Vista Diseo

Lugares decimales: Aqu seleccionamos el nmero de decimales que Access muestra en los campos de tipo Moneda o Numrico. Mscara de entrada: Esta propiedad sirve para introducir datos vlidos en un campo. Por defecto no hay ninguna mscara de entrada pero en ocasiones nos puede ser til (sobre todo para las fechas). Ttulo: Es una propiedad opcional, nos sirve si queremos que el nombre de un campo en vista de Hoja de datos sea distinto del nombre del campo en la Vista Diseo.

Tablas: Vista Diseo

Valor predeterminado: Nos puede ser til si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi siempre). Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que ms se repita es "Garca" podemos definirlo como el valor predeterminado. Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad del campo o pulsamos el botn con "..." para generar expresiones complejas.
Regla de Validacin y Texto de Validacin: Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que introducimos en un campo (Regla) y definir el mensaje de error cuando introducimos un valor prohibido por la regla (Texto). Requerido: Por defecto est puesto "No", pero si lo seleccionamos Access no nos permitira dejar un campo en blanco. Permitir longitud cero: Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No".

Tablas: Vista Diseo

Indexado: El indexado permite acelerar los procesos de bsqueda y ordenacin pero hace aumentar el tamao de la base de datos. Por defecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de los campos es opcional. Las opciones de esta propiedad: S (Con duplicados): El campo se indexar pero permitira tener valores repetidos (duplicados) en ms de un registro. S (Sin duplicados): El campo se indexar pero no admitir valores duplicados. No: El campo no se indexar.

Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el men Ver / ndices o el botn "ndices" de la Barra de herramientas. Todo esto parece ser demasiada informacin pero en la prctica normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.

Tablas: Vista Diseo

Ya podis introducir todos los campos que queris en la tabla, y definir el tipo de datos que vais introducir en cada campo.

Tablas: Vista Diseo

Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseo, o al pasar de la vista de datos a vista diseo, Access pedir que se le de un nombre a la tabla.

A continuacin aparecer otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se ver ms adelante en este manual.

Tablas: Tipos de Datos

Valor Texto Tipo de datos
Texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de telfono. Es el predeterminado. Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cada registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo de comentarios. No es necesario definir su longitud, ya que la misma se maneja de manera automtica, extendindose a medida que se le agrega informacin. El texto all colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carcter ni de prrafo.

Tamao
Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo.

Memo

Hasta 65.535 caracteres.

Numrico Fecha/Hora

Datos numricos utilizados en clculos matemticos.

1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. de rplica).

Valores de fecha y hora.

Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

8 bytes.

Moneda

8 bytes.

Tablas: Tipos de Datos

S/No
Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). 1 bit. Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Excel, un documento de Word, grficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.

Objeto OLE

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)

Hipervnculo

Almacena una ruta UNC o una URL.

Hasta 64000 caracteres.

Autonumrico

Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.

4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. La rplica).

Asistente para bsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Tamao igual al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda.