INSTITUTO UNIVERSITARIO DEL CENTRO DE MEXICO

Sistemas y Tecnologas de la Informacin en Instituciones Educativas

M. en C. Marco Antonio Snchez Domnguez
marcosanchezd@gmail.com

Temario
UNIDAD I. Definicin de los Sistemas de Informacin para la Administracin de un Sistema Educativo. Sistemas de Informacin. Cuando Usar Sistemas de Informacin Administrativa. Cuando Usar Sistemas de Apoyo de Decisiones. Cuando usar Sistemas de Informacin de Oficina. Cuando usar Sistemas de Informacin Ejecutiva. Como Manejar los Recursos de Informacin

Qu es un Sistema de Informacin?
Conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn: satisfacer las necesidades de informacin de una organizacin (en nuestro caso: instituciones educativas).

la toma de decisiones y el control de una organizacin.

Componentes de un Sistema de Informacin

Equipo de Computo y Comunicacin

Recursos Humanos

Datos

Software

Actividades Bsicas de un SI
Entrada de informacin. Almacenamiento de Informacin. Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del SI para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estas caractersticas permiten la transformacin de datos fuentes en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones. Salida de Informacin.

La Importancia de la Informacin (2)

Los sistemas de Informacin, llevan el cambio a
cuatro aspectos fundamentales. Las personas trabajan de manera ms inteligente. Cambio Global en el concepto de la industria. Las ideas como la informacin > importancia que el dinero. Las personas que trabajan con la informacin dominan la fuerza del trabajo.

Tipos de Sistemas de Informacin

Sistemas Transaccionales para la Automatizacin de Procesos Operativos: Ahorro de Tiempo y de Recursos Humanos. Sistemas de Apoyo a la toma de Decisiones: Proporcionan informacin que sirve de apoyo al proceso de toma de decisiones.

Sistemas Estratgicos: Para lograr ventajas competitivas a travs de su implementacin y uso.

Principios Bsicos que Cumplen los S I

Automatizacin de procesos operativos. Apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implementacin y uso.

Sistemas de Informacin Ejecutiva

Un SIE es un sistema de informacin para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos ms importantes de una organizacin, resumirlos y presentarlos de la forma ms comprensible posible.

Es una herramienta de software basada en DSS.

Provee a los gerentes de un acceso sencillo a informacin interna (nformacin operacional. La informacin operacional es la generada por la organizacin debido al funcionamiento rutinario de la empresa) y externa de su compaa (clientes, distribuidores, competidores, proveedores, financiadores y reguladores.) .

 Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar informacin de la situacin actual de la compaa. El sistema debiera ofrecer informes y anlisis de la informacin en tiempo real a toda la organizacin, debe incluir tablas, grficas e informes fciles de leer.

El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones comparar datos claves con los de sus competidores.

Caractersticas de un EIS:
Un buen sistema de informacin para ejecutivos presenta informacin en forma de grficos, columnas y textos.
Grficos facilitan el anlisis rpido de las condiciones y tendencias corrientes Tablas presentan mayor detalle y permiten el anlisis de variaciones. Texto aade interpretaciones y detalles de los datos.

Principales caractersticas de EIS

Diseado para cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta administracin de la empresa. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del negocio. Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfaces hombre-maquina, caracterizado por grficas de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto. El sistema est soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolucin y sensibles al tacto, ratn e impresoras con tecnologa avanzada.

Factores del xito de un EIS:

los EIS estn hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan. Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difciles de justificar usando mtodos econmicos estndar de evaluacin.
a) Acceso. b) Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. c) Satisfaccin. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios. d) Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benfico en los ejecutivos y la organizacin, e) Difusin. El numero de personas que usa el sistema aumenta despus de que los usuarios iniciales lo han probado.

Factores de xito en su implementacin

Que se vea bien. Que sea relevante. Que sea rpido. Que la informacin est disponible y actualizada.

Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el xito esperado.

factores crticos de xito

Apoyo Operativo. Tecnologa apropiada. Administracin de los datos Ligar claramente el EIS y los objetivos de la empresa Manejo de la resistencia organizacional Administracin de la evolucin y la propagacin del sistema

Factores de fracaso de un EIS

Tecnolgicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnologa no es adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los mens son extensos. Soporte: Los requerimientos de informacin de los usuarios fueron ignorados. Los cambios en las necesidades de informacin de los usuarios no fueron llevados a cabo. No hay mejoras en los reportes electrnicos. Inadecuado conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte. No ataca los problemas significativos de la empresa. Falta de disponibilidad de los datos. Entrega tarda de datos operativos.

Beneficios de un EIS
Los sistemas de Informacin para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios que a la larga ayudan a la organizacin, los siguientes son los principales: Informacin a tiempo: acceso ms rpido, informacin ms exacta, relevante y concisa Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la informacin, an de datos externos, mejor sensibilidad al medio, y ms informacin competitiva Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicacin, desempeo mejorado, ahorro en tiempo de ejecucin, mejor presentacin de los datos Cumplimiento de objetivos estratgicos: Aumento en radio de control, planeacin mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de alternativas Economa: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las necesidades del cliente, apoyo de reduccin en la organizacin

Software comercial para el desarrollo de EIS

algunos sistemas de apoyo para las decisiones estratgicas son demasiado complicados, caros o limitados como para ser usados con facilidad por los gerentes de una empresa.

Producto de software Commander EIS Command Center Executive Decisions Executive Edge

Vendedor Comshare Pilot IBM EXECUCOM

 La tecnologa de los EIS est evolucionando muy rpido, y es muy probable que en el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos puntos que pueden anticiparse son: Una mejor integracin con otras aplicaciones. Mejor software comercial para el desarrollo de EIS. Mejores interfaces sistema-ejecutivo.

s
Puede decirse que los EIS, adems de tablas y grficas, incluirn voz, video e imgenes, es decir, integrarn la tecnologa de multimedia en sus desarrollo.

Sistemas de informacin en oficina

Las secretarias y administrativos son ms que mecangrafos y/o archivadores. Son administradores de informacin. Ellos ingresan datos en la computadora, los manipulan para producir documentos de negocios en diferentes formatos y organizan fisica y electronicamente esta informacin para su futuro uso. Juegan un rol fundamental en los sistemas de informacin en una organizacin

Sio
Se encarga de mantener el flujo de informacion entre las distintas partes de una oficina. Objetivo es tener la informacin disponible, en tiempo y forma, para cualquier necesidad de la organizacin. La informacin debe ser adecuada, grado de detalle, formato, etc.

 En la concepci n de un S.I.O. se han de considerar distintos aspectos: Conceptos diferentes de informaci n: cartas, memorandos, formularios, informes, gr ficos, etc.

Tecnologia de proceso de la informaci n: m quinas de escribir, copiadoas, dict fonos, ordenadores, etc. Medios de almacenamiento: archivos, estanter mesas, papeles, discos,etc.

Medios de comunicaci n: tel fono, correo, correo electr nico, conversaciones, mensajes grabados, medios visuales, etc.

ofimtica

 The final goal for OIS is to have an office environment where no paper should be used

Los recursos de informacin

Transicion de agricultura, industrial, informacin En la actualidad se alude a l como recurso fundamental de cualquier tipo de organizacin o empresa. La informacin se ha convertido, pues, en un bien econmico, consideracin de especial relevancia en esta sociedad postindustrial.

Definicion de Recurso
Medio de cualquier clase que, en caso de necesidad, sirve par conseguir lo que se pretende. Medios o elementos de los que dispone una organizacin para llevar a cabo las tareas que le corresponden en funcin de la misin para la cual ha sido creada.

Definicion de recurso de informacion

lleva implcita la nocin de resolver una necesidad y/o problema La informacin como un bien cuya gestin es la base para los procesos de toma de decisiones. Fuente de informacion diferente (responder a una pregunta) Recurso informativo + recurso tecnologico = herramienta informatica

 La informacin se ve como un recurso, ya que se adquiere a un coste medible, tiene un valor preciso, su consumo puede ser cuantificado, y posee un claro ciclo de vida De esta manera, la informacin se presenta como un recurso tangible y como una mercanca o producto. lo paradjico que resulta considerar la informacin como un recurso cuando por sus caractersticas resulta difcilmente tratable como tal.

 la informacin no puede gestionarse de la misma forma que las personas o el dinero, puesto que la informacin no tiene un valor intrnseco para la gente; su valor es enteramente subjetivo La informacin no slo no se gasta con su uso, sino que mejora cuando se utiliza. Los datos se convierten en informacin, la informacin en conocimiento y el conocimiento en informacin.

cules son, realmente, los recursos de informacin?

los recursos de informacin son, tanto elementos materiales(informacin) como tcnicos(canales de comunicacin entre el usuario y el especialista, tecnologias) Una configuracin de personas, software, hardware, material, espacio. informacin y otros recursos de entrada que se describen ampliamente como funciones de almacenamiento y manejo de informacin, o, alternativamente. como fuentes de informacin, servicios y sistemas