Referentes generales y funcionales bsicos: roles del gerente

Harold Koontz

La administracin es el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos.

Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales, en cualquier tipo de organizacin, con fines o sin fines de lucro.

1. Cuando se desempean como administradores, los individuos deben ejercer las funciones generales de administracin: planeacin, organizacin, direccin y control. 2. La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones. 3. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.

4. La intencin de todos los administradores es la misma: lograr resultados finales superiores (agregar valor; obtener supervit).
5. La administracin persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.

Contribuir con excelencia al cumplimiento de la Misin de la organizacin que dirige

Se orientan a la accin Se informaban acerca de las necesidades de sus clientes Promovan la autonoma administrativa y el espritu empresarial Obtenan una alta productividad mediante la estrecha atencin a las necesidades de su personal

Se regan por una filosofa basada a menudo en los valores de sus lderes
Se concentraban en el rea de actividad que conocan mejor Posean una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo Eran tanto centralizadas como descentralizadas, dependiendo de sus circunstancias

ANLISIS DE CASOS COMUNES EN ECUADOR:

A modo individual: Analice, el cumplimiento de las siete primeras cualidades antes referidas, tomando en consideracin las organizaciones (pequeas, medianas o grandes) que usted mejor conozca personalmente o por comentarios de personas cuya opinin considera respetable.

Califique cada cualidad segn escala 1 5, y complete el grfico a modo de perfil, como se muestra a continuacin.

ANLISIS DE CASOS COMUNES EN ECUADOR:

CONCEPTO Se orientan a la accin Se informaban acerca de las necesidades de sus clientes Promovan la autonoma administrativa y el espritu empresarial Obtenan una alta productividad mediante la estrecha atencin a las necesidades de su personal 5 4 3 2 1

Se regan por una filosofa basada a menudo en los valores de sus lderes
Se concentraban en el rea de actividad que conocan mejor Posean una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo

X = 3.3

Administracin cientfica
FREDERICK W. TAYLOR (publicaciones en 1903, 1911 y 1912):
Su principal inters fue la elevacin de la productividad mediante una mayor eficiencia en la produccin y salarios ms altos a los trabajadores, a travs de la aplicacin del mtodo cientfico.

HENRY L. GANTT (publicacin en 1901):

Inst a la seleccin cientfica de los trabajadores y a la armnica cooperacin entre trabajadores y administradores.

FRANK Y LILLIAN GILBRETH (publicacin en 1900):

Frank se centr en los estudios de tiempo y movimiento, en tanto Lillian en los aspectos humanos del trabajo y en el conocimiento de la personalidad y necesidades de los trabajadores.

Teora moderna de la administracin operacional

HENRI FAYOL (publicacin en 1916):

Conocido como padre de la teora administrativa moderna. Dividi las actividades industriales en seis grupos: tcnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas.

Advirti la necesidad de enseanza de la administracin.

Formul el proceso administrativo y 14 principios de la administracin, con los referidos a la autoridad y responsabilidad, la unidad de mando, la cadena escalar (jerarqua) y el espritu de cuerpo.

Ciencias de la conducta
HUGO MNSTERBERG (publicacin en 1912):
Aplicacin de la psicologa a la industria y la administracin.

WALTER DILL SCOTT (publicacin en 1911):

Aplicacin de la psicologa a la publicidad, la comercializacin y el personal.

MAX WEBER (Traducciones del alemn en 1946 Y 1947):

Teora de la burocracia.

VILFREDO PARETO (Libros 1896 1917):

Conocido como padre del enfoque de sistemas sociales de la organizacin y administracin.

ELTON MAYO Y F. J. ROETHLISBERGER (publicacin en 1933)

Realizaron los famosos estudios en la planta de Hawthorne de la Western Electric Company. Influencia de las actitudes y relaciones sociales de los grupos de trabajo en el desempeo.

Teora de sistemas
CHESTER BARNARD (publicacin en 1938):
La tarea de los administradores es mantener un sistema de esfuerzo cooperativo en una organizacin formal.
Propuso un muy completo enfoque de sistemas sociales de la administracin.

Surgimiento del pensamiento administrativo moderno y contribuciones recientes a la administracin

Entre muchos autores: PETER F. DRUCKER (publicacin en 1974, entre otras): Prolfico autor sobre abundantes temas administrativos generales.

W. EDWARDS DEMING (despus de la segunda guerra mundial):

Introdujo el control de calidad en Japn. LAURENCE PETER (publicacin en 1969): Observ que, al paso del tiempo, la gente asciende hasta un nivel en el que es incompetente. WILLIAM OUCHI (publicacin en 1981): Explic prcticas administrativas japonesas selectas adaptadas a las condiciones de Estados Unidos. THOMAS PETERS Y ROBERT WATERMAN (publicacin en 1982): Identificaron las caractersticas de compaas a las que consideraron excelentes.

FUNCIONES GENERALES Y TIEMPO DEDICADO A SU DESEMPEO

Mahoney; Jerdee; Carrol

Administradores Alto Nivel

Administradores de nivel intermedio

Supervisores de primera lnea

Funcin General

Causas que percibe

% deseado

Planeacin
Organizacin Direccin Control Total 100,0 100,0

FUNCIONES OPERATIVAS DE LA ADMINISTRACIN

Finanzas

Marketing

Operaciones

Recursos Humanos

Investigacin Y Desarrollo

LOS 10 PAPELES ADMINISTRATIVOS IDENTIFICADOS

Por MINTZBERG
Papeles interpersonales 1. Papel de representacin (cumplimiento de deberes ceremoniales y sociales en representacin de la organizacin). 2. Papel de lder. 3. Papel de enlace (particularmente con personas e instituciones ajenas a la organizacin). Papeles de informacin 4. Papel de receptor (recepcin de informacin sobre la operacin de una empresa).

5. Papel de difusor (transmisin de informacin a subordinados).

6. Papel de vocero (transmisin de informacin a personas ajenas a la organizacin).

LOS 10 PAPELES ADMINISTRATIVOS IDENTIFICADOS

Por MINTZBERG (continuacin)

Papeles de decisin 7. Papel empresarial (emprendedor de proyectos). 8. Papel de encargado del manejo de perturbaciones.

9. Papel de asignador de recursos.

10.Papel de negociador (en el trato con varias personas y grupos de personas)

ANLISIS DE CASOS COMUNES EN ECUADOR:

A modo individual: Analice, en que medida se requiere con ms frecuencia que usted cumpla con estos roles. Califique cada cualidad segn escala 1 5, y complete el grfico a modo de perfil, como se muestra a continuacin.
SIGNIFICADO: Muy frecuentemente (5); Frecuentemente (4); Normal (3); Poco (2); Raras veces o nunca (1)

ANLISIS DE CASOS COMUNES EN ECUADOR:

CONCEPTO Papel de representacin . deberes ceremoniales y sociales
Papel de lder. Papel de enlace . con personas e instituciones ajenas Papel de receptor . de informacin sobre la empresa Papel de difusor . a subordinados Papel de vocero . a personas ajenas Papel empresarial . emprendedor de proyectos Papel de encargado del manejo de perturbaciones. Papel de asignador de recursos. Papel de negociador.

X = 4.1

Organizacin

Integracin de Personal

Direccin

Planeacin

Control

Cuando, como parte de la cultura de la organizacin, las funciones operativas se integran, cumpliendo en ellas las funciones generales, y orientndose hacia la satisfaccin de los clientes.
Recursos Humanos
Investigacin Y Desarrollo

Finanzas

Marketing Operaciones

Es la funcin general de la gerencia, que contribuye a administrar el futuro,

adelantndose al porvenir con anlisis y toma de decisiones

que buscan minimizar los riesgos en el futuro desempeo.

LARGO

MEDIO
CORTO

HORIZONTE DE PLANIFICACIN

TIPOS DE PLANES (Koontz)

1. Propsitos o Misiones. 2. Objetivos o metas. 3. Estrategias. 4. Polticas. 5. Procedimientos. 6. Reglas.

7. Programas.
8. Presupuestos.

MISIN o PROPSITO (Koontz) En la Misin o Propsito se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una parte de sta.

Por qu la sociedad nos necesita?

Es la

Es el

RAZN DE SER DE LA ORGANIZACIN.

OBJETIVO o RESULTADO SUPREMO

Puede ser de amplia perspectiva o estrecha

Siempre es de largo plazo y a veces permanente

DISEO DE LA MISIN
Se disea tomando en consideracin las siguientes preguntas: Qu hace la organizacin?

Para qu lo hace?
Con qu lo hace?

Cmo lo hace?
Con cules criterios se rige?

CONSIDERE LA MISIN DE SU ORGANIZACIN

Preguntas Qu hace la organizacin? Para qu lo hace? Con qu lo hace? Cmo lo hace? Con cules criterios se rige?

Respuestas

LOS OBJETIVOS O METAS

Koontz, los define como:

... Fines que se persiguen por medio de una actividad, de una u otra ndole.
EXISTEN OTRAS ACEPCIONES DEL TRMINO OBJETIVO, CULES?

OTRAS DEFINICIONES
Menguzzato y Renau: No faltan definiciones genricas de los objetivos de una empresa u organizacin en general. As, por ejemplo, un objetivo puede ser entendido como

una posicin preconcebida o planificada que se desea alcanzar

(Richards, 1978)

o como un resultado que se desea lograr (Byars, 1984) o como los fines hacia los cuales se dirige el comportamiento de
una organizacin (Duncan, 1975;

Glueck, 1980), como una medida de eficiencia del proceso de

conversin de recursos (Ansoff, 1976), etc.

ILUSTRE CON EJEMPLOS DE SU ORGANIZACIN

MISIN:

OBJETIVOS:

ESTRATEGIAS

Koontz, expresa que en su libro se define como:

la determinacin de los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento.

RELACIN DE LA EMPRESA CON SU ENTORNO (Eduardo Bueno)

POLTICAS

Koontz expresa que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las polticas son enunciados; a menudo se desprenden sencillamente de las acciones de los administradores.

ILUSTRE CON EJEMPLOS DE SU ORGANIZACIN

OBJETIVOS:
Qu resultados?

ESTRATEGIAS:
Cmo alcanzarlos?

POLTICAS:
Cules pautas?

PROCEDIMIENTOS
Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

EJEMPLO:

Los instructivos para llenar formularios.

REGLAS
En las reglas se exponen acciones u omisiones especficas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.

PROGRAMAS
son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos para emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado; habitualmente se apoyan en presupuestos.

PROGRAMA

Proyecto:

Proyecto:

Proyecto:

PRESUPUESTO
es una formulacin de resultados esperados expresada en trminos numricos.... Puede expresarse en trminos financieros; de horashombre; unidades de producto; horas mquina; ... Etc..

PROPSITO Y NATURALEZA DE LA PLANEACIN

Principio de contribucin al objetivo empresarial:
El propsito de cualquier plan y de todos los planes de apoyo es promover el cumplimiento de los objetivos empresariales.

Principio de objetivos:
Para que los objetivos tengan significado para las personas, deben ser claros, alcanzables y verificables.

Principio de primaca de la planeacin:

La planeacin precede lgicamente a todas las dems funciones administrativas.

Principio de eficiencia de los planes:

La eficiencia de un plan se mide segn sus contribuciones al propsito y objetivos en comparacin con los costos requeridos para formularlo y operarlo y con las consecuencias no buscadas.

ESTRUCTURA DE LOS PLANES

Principio de premisas de planeacin: Cuanto mejor comprendan los individuos encargados de la planeacin las premisas de planeacin y cuanto mayor acuerdo alcancen sobre el empleo de premisas de planeacin congruentes, tanto ms coordinada ser la planeacin de una empresa.

Principio de estructura de estrategias y polticas:

Cuanto mejor se comprendan e instrumenten en la prctica estrategias y polticas, tanto ms eficiente y eficaz ser la estructura de los planes empresariales.

PROCESO DE PLANEACIN
Principio del factor limitante:
Entre ms precisa sea la seleccin de alternativas la identificacin y resolucin por parte de los individuos de los factores limitantes o decisivos para el cumplimiento de la meta deseada, podrn seleccionar ms fcil y atinadamente la alternativa ms fcil.

Principio de compromiso:
La planeacin lgica debe cubrir el perodo futuro necesario para prever lo mejor posible, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos implicados por una decisin tomada en el presente.

Principio de flexibilidad:
Dotar de flexibilidad a los planes reduce el riesgo de incurrir en prdidas a causa de hechos inesperados, a pesar de lo cual el costo de la flexibilidad debe ponderarse en relacin con sus ventajas.

Principio del cambio de ruta:

Entre mayor sea el compromiso de los individuos con un trayecto futuro por efecto de las decisiones de planeacin, ser ms importante la revisin peridica de hechos y expectativas y la reelaboracin de planes tanto como sea necesario para mantener el curso hacia la meta deseada .

COMENTE CMO SE CUMPLEN LOS PRINCIPIOS DE PLANEACIN EN SU ORGANIZACIN:

PRINCIPIO
Principio de contribucin al objetivo empresarial. Principio de objetivos. Principio de primaca de la planeacin. Principio de eficiencia de los planes. Principio de premisas de planeacin. Principio de estructura de estrategias y polticas. Principio del factor limitante. Principio de compromiso. Principio de flexibilidad. Principio de cambio de ruta.

COMENTARIO

Una estructura organizacional debe disearse para determinar quin realizar cules tareas y quin ser responsable de qu resultados; para eliminar los obstculos al desempeo que resultan de la confusin e incertidumbre respecto de la asignacin de actividades,

y para atender redes de toma de decisiones y comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales

EL SOPORTE ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

EL SISTEMA EMPRESA
ENTRADAS (inputs) PROCESOS SALIDAS (outputs)

LA ORGANIZACION DONDE TRABAJAMOS

(Ambiente donde trabaja el gerente)

Sistema sociotcnico abierto o <sistema de aspectos> compuesto por cinco elementos principales:

Sistema o aspecto tcnico (ST), sistema o aspecto humano (SH), sistema o aspecto de direccin (SD), sistema o aspecto cultural (SC), y sistema o aspecto poltico o de poder (SP),
En el que se persiguen unos objetivos bsicos a travs de un plan de accin comn.

ESTRUCTURAS SEGN LOS ASPECTOS DE LA ORGANIZACION

ST Red de flujos de informacin (procesos administrativos) SH Red de fuerzas e influencias (procesos polticos) SD

Red de flujos reales (procesos tcnicos)

SC
Red de valores e ideas (procesos culturales) Red de fuerzas e influencias

SP

(procesos polticos)

ANLISIS DE MACROORGANIZACION:
La macro organizacin se ocupa de:

Variables de Contexto
(Relacin con ambiente externo)

Macroentorno. Sector competitivo (microentorno). Tecnologa. Tamao. Antigedad (prolongacin de la vida de la empresa)

Contribuye a:

Diseo de la Organizacin
Estructura organizativa Sistema de flujos Procesos

ANLISIS DE MICROORGANIZACION:

La micro organizacin se ocupa de y contribuye a:

Aspectos Organizativos
(Relacin con ambiente interno)

Cultura organizativa. Clima laboral. Estilo de direccin. Diseo de puestos y tareas. Sistemas de retribucin y recompensa.

LA

ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

Alta direccin:
Elemento que representa el papel de la direccin general de la empresa o la funcin del empresario. Elemento que representa el papel de los mandos intermedios o de los ejecutivos o directivos de la lnea jerrquica de la empresa. Elemento que recoge los centros operativos de la empresa y el conjunto de personas (tcnicos y trabajadores) que estn directamente relacionados con la produccin y venta de los bienes y servicios. Elemento que representa el papel de los analistas, especialistas o expertos en las distintas funciones de la direccin y de la explotacin econmica de la empresa. Elemento que integra el papel de los centros y de los expertos que apoyan logsticamente y asesoran el desarrollo de las actividades bsicas y funciones directivas de la empresa.

Direccin intermedia:

Base operativa:

Tecnoestructura:

Estructura de apoyo:

FUNCIONALIDAD
Significa asignar por cada puesto la funcin o conjunto de actividades correspondientes, de tal manera que puedan contribuir al cumplimiento de los objetivos propios y de la empresa.
Conocer los procedimientos de atencin al cliente.

FUNCIN: Atencin a clientes

Crear y actualizar una base de datos sobre los clientes. Recibir y asesorar a los clientes.

Mantener comunicacin de postventa.

Etc.

REGLAS DE FUNCIONALIDAD
Tomar en cuenta los objetivos y giro de la empresa Considerar el tamao de la empresa. empresa. Eliminar aquellos puntos que se dupliquen y agregar aquellos que hagan falta.

Hacer una lista arbitraria de todo lo que deba realizarse dentro de la

Tomar en cuenta los recursos de la organizacin.

Especificar a que rea, departamento y nivel jerrquico corresponde cada elemento de la lista. Determinar si los elementos son funciones o actividades.

Considerar cuantas personas se necesitan para realizar cada actividad.

ORGANIGRAMA:
es la representacin grafica de la estructura formal de un organismo (empresa). Forma parte de los recursos tcnicos.

MODELOS DE ORGANIZACIN
LINEAL FUNCIONAL

STAFF

Asesora o Consultara, no es un nivel de Autoridad

MODELO LNEO FUNCIONAL DE ORGANIZACIN

Director General

Asesora Jurdica

Director de Planificacin

Director de Marketing

Director Adjunto

Director de Informtica

Director Comercial

Director de Produccin

Director Financiero

Asesor Financiero

Unidades Operativas (ejecutivos, tcnicos y trabajadores)

MODELO MATRICIAL DE ORGANIZACIN

Director General

Subdirector general comercial

Subdirector general tcnico

Director de ingeniera

Director de fabricacin

Director de compras

Director de administracin

Director de personal

Director de proyecto A

Grupo de diseo

Unidad de fabricacin

Centro de compras

Grupo de contratos

Equipo de trabajo

Director de proyecto B

Grupo de diseo

Unidad de fabricacin

Centro de compras

Grupo de contratos

Equipo de trabajo

Director de proyecto C

Grupo de diseo

Unidad de fabricacin

Centro de compras

Grupo de contratos

Equipo de trabajo

REGLAS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA

Elaborar la funcionalizacion de cada puesto. Ser muy claros; no contener un nmero excesivo de cuadros y a su vez stos separarlos entre s por un espacio adecuado. No pasar de 5 niveles administrativos. El tamao del cuadro disminuir conforme baja el nivel jerrquico. Contener puestos y jams ser personalizados. No utilizar abreviaturas. No utilizar diferentes colores, sino un solo color. Las lneas de autoridad no cambian de grosor de acuerdo al nivel jerrquico

PROPSITO DE LA ORGANIZACIN
1
PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE LOS OBJETIVOS Y LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Una estructura organizacional es eficaz si permite que el personal contribuya al cumplimiento de los objetivos empresariales.

PRINCIPIO DE EFICIENCIA ORGANIZACIONAL. Una organizacin es eficiente si est estructurada para contribuir al cumplimiento de los objetivos empresariales con un mnimo de consecuencias.

CAUSA DE LA ORGANIZACIN

3
PRINCIPIO DEL TRAMO DE ADMINISTRACIN.
En todo puesto administrativo hay un lmite al nmero de personas que un individuo puede administrar eficazmente, aunque el nmero exacto depender del impacto de las variables subyacentes.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN: Autoridad

PRINCIPIO ESCALAR.

Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad del mximo puesto administrativo de una empresa a cada puesto subordinado, tanto ms clara ser la responsabilidad de toma de decisiones y ms eficaz la comunicacin organizacional.

PRINCIPIO DE DELEGACIN POR RESULTADOS ESPERADOS.

La autoridad delegada a todos y cada uno de los administradores debe ser la adecuada para garantizar su capacidad de cumplir los resultados esperados.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN: Autoridad

6
PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ABSOLUTA.
La responsabilidad de los subordinados para con sus superiores es absoluta, en tanto que los superiores no pueden eludir la responsabilidad sobre las actividades organizacionales de sus subordinados.

PRINCIPIO DE PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.

La responsabilidad sobre las acciones no debe ser mayor ni menor que la implicada por la autoridad delegada.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN: Autoridad

PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO.

Entre ms completas sean las relaciones de reporte de un individuo con un solo superior, menor ser el problema de instrucciones contrapuestas y mayor la sensacin de responsabilidad personal sobre los resultados.

PRINCIPIO DE NIVEL DE AUTORIDAD.

Para mantener la delegacin deseada, es necesario que las decisiones bajo la autoridad de cada administrador sean tomadas por ste, no remitirlas a los niveles superiores de la estructura organizacional.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN:
Departamentalizacin de las Actividades

10

PRINCIPIO DE DEFINICIN FUNCIONAL.

Cuanto ms clara sea la definicin de los resultados que se espera de un puesto o departamento, de las actividades por realizar y de la autoridad organizacional delegada y cuanto mayor sea la comprensin de las relaciones de autoridad e informacin con otros puestos, tanto ms adecuadas sern las contribuciones del individuo responsable al cumplimiento de los objetivos empresariales.

PROCESO DE ORGANIZACIN

11

PRINCIPIO DE EQUILIBRIO.

En toda estructura es necesario el equilibrio. La aplicacin de principios o tcnicas debe ser equilibrada para garantizar la eficacia general de la estructura en el cumplimiento de los objetivos empresariales.

12

PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD

Mientras ms medidas se tomen en pro de la flexibilidad de una estructura organizacional, sta podr cumplir ms adecuadamente su propsito.

PROCESO DE ORGANIZACIN

13

PRINCIPIO DE FACILITACIN DEL LIDERAZGO

Entre ms permitan una estructura organizacional y la delegacin de autoridad que los administradores diseen y conserven condiciones propicias para el alto desempeo, ms contribuirn aquellas a favor de las habilidades de liderazgo de los administradores.

COMENTE CMO SE CUMPLEN LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN EN SU INSTITUCIN:

PRINCIPIO
Principio de la unidad de los objetivos y la estructura organizacional. Principio de eficiencia organizacional. Principio del tramo de administracin. Principio escalar. Principio de delegacin por resultados esperados. Principio de responsabilidad absoluta. Principio de paridad de autoridad y responsabilidad. Principio de unidad de mando. Principio de nivel de autoridad. Principio de definicin funcional. Principio de equilibrio. Principio de flexibilidad. Principio de facilitacin de liderazgo.

COMENTARIO