Anlisis del Mercado de Productos en Compras

Introduccin
Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros.

Debido a esto, reducir los costos es bsico para el desempeo eficiente y eficaz de cualquier entidad. Ninguna organizacin encuentra que sea econmico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especializacin son demasiado importantes.

Practica funcional en Compras

La funcin de compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otra funcin de la empresa, as que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio. La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un elemento estratgico de la organizacin. La prctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.

La actividad de Compras
La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Es importante no confundir los trminos aprovisionar y comprar; hay que distinguir que la funcin de aprovisionamiento tiene un carcter ms amplio dentro del que se encuentra el concepto de compra.

Complejidad de Compras
La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones ms avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin de tcnicas irrealizables por la empresa, participacin en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.

Complejidad de la Gestin de Compras

Esta se basa en: La naturaleza y diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin El dinamismo del entorno econmico, Los cambios tecnolgicos y las crecientes exigencias de calidad. Depende de factores como: 1. Volumen de compras y pedidos anuales 2. Entorno en el que se desarrolla la funcin.

Indicadores de la Gestin de Compras

Un departamento de compras tiene cinco grandes grupos de indicadores que miden su correcto funcionamiento:
Innovacin

Flexibilidad

Servicios

Calidad

Costo

Entorno de Innovacin
En este entorno industrial de bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y precio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de fabricacin. A su vez, no es lo mismo fabricar para stocks de pedidos repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos referidos a especificaciones de ingeniera, en los cuales tanto lo productos requeridos como los suministradores estn cambiando constantemente. En las empresas manufactureras, la funcin de compras est respaldada por planos de ingeniera y especificaciones, documentos de control de calidad y actividades de pruebas, que evalan los artculos comprados.

Entorno de Servicios
Los compradores, normalmente, deben confiar en el comportamiento histrico del proveedor o en las clasificaciones estndares. Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe gestionar una funcin de compras. La gestin de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.

Eficiencia de Costos
1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior. 2. Total de compras/Nmero de compras. 3. Porcentaje de compras rechazadas o devoluciones 4. Inventario/Ventas . 5. Costo promedio de Orden de compra. 6. ndice de concentracin de Proveedores .

Calidad de las Compras

Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el producto final se est cerrando un eslabn ms de una cadena logstica que debe estar orientada hacia la calidad para que el proceso se efecte con xito. "El suministrador ha de definir sus propias exigencias con la intervencin de todos los departamentos implicados y el apoyo del suministrador. La organizacin debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y materiales adquiridos depender el efecto de estos en la posterior realizacin del producto o en el producto/servicio final.

Tendencia en flexibilidad
Hoy en da las nuevas tendencias logsticas han cambiado sustancialmente este esquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan ms beneficiosas para la empresa. De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades seran las siguientes: 1. Calidad concertada. 2. Tiempo de entrega. 3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos. 4. Precios y condiciones de pago.

Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son:

Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas. Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas. Obtener los productos necesarios al costo total ms bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos. Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, as como de las coyunturas o las tendencias que sean del inters de la organizacin.

El gestor de compras debe realizar:

Bsqueda y evaluacin de proveedores Mantenimiento de un archivo actualizado de productos Negociacin permanente. Previsin de compras. Planificacin de pedidos por artculo y proveedor Solventar discrepancias en la recepcin del producto. Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Estudio de fuentes de suministro (Anlisis del mercado)

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo idnticos procesos. Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicin de bienes: la actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de artculo a adquirir, la significatividad de la compra, la situacin geogrfica del proveedor, las caractersticas del vendedor, etc.

Estudio de fuentes de suministro (Anlisis del mercado)

Se puede considerar que, se podr actuar ms coherentemente, si se tienen definidas de forma independiente: a) Las compras normales b) La adquisicin de elementos denominados menores c) Los bienes importados d) Las incorporaciones de bienes del activo fijo

Compras Normales
Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase en un proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de una erogacin de carcter general identificada con el rea de produccin, comercializacin o administracin. Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee informacin relativa a la cantidad mxima, mnima y al punto de pedido. Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de consumo repetitivo para el desenvolvimiento habitual de la empresa

Adquisicin de elementos menores

Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el desenvolvimiento de la empresa pero se precisan solo en un momento determinado, como por ejemplo una pieza de repuesto, un libro contable, etc. La compra de estos elementos, por ser de escaso monto se realiza generalmente empleando un fondo fijo. Incluso, esas operaciones de compra se hacen por una cantidad limitada. No es conveniente centralizar este tipo de compras a un solo departamento. Lo ms conveniente es que el responsable del sector que necesite un bien de este tipo realice la compra

Compras en el Exterior
Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se debe prestar especial atencin a la calidad de los bienes a comprar. Tambin es de tener en cuenta lo relativo a lo de la moneda empleada en la operacin, haciendo hincapi en el riesgo que surge desde que el producto se embarca o sale del depsito del proveedor hasta la llegada al pas del comprador.

Compras de bienes del activo fijo

Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una reposicin permanente. Incluye redados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones, inmuebles, etc. En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, de importancia, se solicita para la autorizacin de la misma la conformidad de un alto representante de la empresa, como la del gerente general o el comit de Compras, o en ultima instancia, se trata de una adquisicin de gran envergadura.

Proceso en la funcin de Comprar

Etapas de la Decisin de Compras

Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.

Etapas de la Decisin de Compras

Bsqueda de informacin. En esta etapa el comprador debe acopiar toda la informacin que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la toma de decisiones. Esta informacin est relacionada con la definicin de los proveedores posibles, informacin sobre los parmetros de las ofertas de cada proveedor, las caractersticas y exigencias de los consumidores de la empresa, caractersticas del objeto de aprovisionamiento y otras informaciones relacionadas con el mercado y la empresa.

Etapas de la Decisin de Compras

Formacin y Evaluacin de alternativas. A partir de la informacin recopilada el comprador determinar las alternativas de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con aquellos parmetros relevantes. El comprador en cada compra determina cules son los principales criterios de seleccin. A partir de esta definicin se evala de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base de la ponderacin de los distintos criterios se llega a una evaluacin integral de cada alternativa para llegar a seleccionar la que es ms conveniente para la empresa.

Etapas de la Decisin de Compras

Decisin y Ejecucin de compra. Considerando la evaluacin anterior, se contempla un conjunto de parmetros tales como: el proveedor, la cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de la transportacin, lugar de entrega, fecha de entrega, caractersticas del producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos. Al ejecutar la decisin de compra tomada anteriormente. Esta tiene una gran importancia, ya que en la misma es que se logra la materializacin de la compra y requiere de una atencin en la decisin de compra.

Etapas de la Decisin de Compras

Monitoreo post-compra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamacin, as como aumentar la informacin sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en prximas compras.

Descripcin y Especificacin de Pedidos

Algunos Requisitos del Proceso de Compras

Se reciben requisiciones de compra llenadas en forma clara, completa y detallada con la informacin requerida. Todas las requisiciones deben ser autorizadas por el Director de Divisin, as como por el responsable de ejercer el presupuesto. El tiempo de entrega del material solicitado depender de los tiempos pactados por el Departamento de Compras y/o de la existencia y condiciones que el proveedor indique. En caso de presentarse algn problema para la adquisicin de los bienes solicitados, Compras informar de la situacin al usuario y le ofrecer otras alternativas para realizar la compra.

Concluyendo
Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se reciben las mercaderas, transcurre un tiempo considerable en el cual, de no contar con los bienes, se podra llegar a parar la produccin. El stock tiene como propsito conocer las existencias de los insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la disponibilidad para su venta. Siempre ha sido motivo de preocupacin la cantidad mnima en las que se debe determinar el momento de la recompra para que no queden desprovistas de productos. Existen mecanismos que permiten identificar especificaciones claras para el momento ptimo para realizar los pedidos.