FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Mag. JESUS CAHUA JAYO

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO: CONTROL

1.- Concepto. Es el elemento del Proceso Administrativo que en forma sistemtica y permanente compara, mide y corrige el desempeo de la empresa, contrastando lo programado que ha sido diseado en los planes anteriores, con lo ejecutado durante el desarrollo de las labores presentes, con el fin de asegurar que se cumplan las metas y los objetivos de la empresa . El control se hace a travs de evaluaciones.
Programacin Antes del Ejercicio Econmico 2012: Nov. 2011 Realizar 5 eventos de capacitacin Se programo comprar 5 proyectores Se programo hacer 100 trabajos de investigacin Ejecucin Ao de Ejecucin: De Enero diciembre 2012 Se hizo solo 4 eventos Se compraron lo 5 proyectores Se ejecutaron 105 trabajos Evaluacin A partir del primer trimestre 2012 o Enero de 2013 Hay deficiencia por un evento no realizado. Se actu con eficacia porque se lograron las metas. Se actu con eficiencia utilizando mejor los recursos

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO: CONTROL

1.- Concepto. Es el proceso con que los ejecutivos regulan las actividades para hacerlas compatibles con las expectativas establecidas en los planes, en los objetivos y en las normas de desempeo.
Es el Proceso que permite garantizar que las actividades reales se

ajusten a las actividades proyectadas.

La planeacin y el control estn estrechamente relacionadas, ya

que tienen que compararse constantemente, de hecho, algunos autores piensen que estas funciones no se pueden separar.
El control es una funcin de todos los que participan en la

administracin, desde el presidente del Directorio, gerente general, gerentes, supervisores hasta el personal operativo y de los servicios; por lo que, en la empresa y en cada actividad se har un control previo, concurrente y posterior.
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2. Proceso de Control
Para aplicar el proceso de control, se debe tener en cuenta que hay 3 tipos de control. Control previo (Control anticipado, control preventivo).Que se centra en los recursos humanos, materiales y financieros que fluyen hacia la organizacin; y que garanticen la ejecucin de lo programado, en funcin a la cantidad y calidad de lo que se quiere alcanzar. Control concurrente.- ( Control recurrente) Consiste en vigilar las actividades actuales (en el momento que se ejecutan)para asegurarse que correspondan a las normas estandarizadas. Control posterior o por retroalimentacin (control de salida).- Se centra en los resultados de la empresa, sobre todo en la cantidad y calidad del producto o servicio final
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PROCESO DE CONTROL

O Indicadores

Objetivo/met a Incrementar las ventas anuales con productos de calidad

Estndar o Indicador Incrementar en 36% las ventas al ao, a razn de 3% mensual

Evaluacin / monitoreo Verificar si mensualmente se esta incrementando en 3%

Contrastacin Comparar trimestral, semestral o al termino del ao si se logr lo programado: Prog Vs Ejecuc

Medidas correctivas Informar resultados, proponer medidas de correccin trimestral, semestral y anual.

Nota.- Los estndares se ajustan anualmente y antes de iniciar el ao. Los ajustes del desempeo se hacen durante la ejecucin.
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2. Proceso de Control
Las metas y objetivos del Plan

En el plan estratgico los directivos definen las metas de las unidades orgnicas (dependencias), en trmino operacional y en relacin a los objetivos, y que incluyen una norma de desempeo con lo cual comparan las actividades.
Ejm. OBJETIVO Desarrollar, en el personal directivo, habilidades y destrezas en gestin empresarial. Ejm. META Realizar 8 eventos de capacitacin en gestin empresarial, por ao, para desarrollar al 100% del personal.

2.1 Establecimiento de estndares o criterios.- Son disposiciones

que proporcionan medios para establecer qu, cunto deber hacerse y cul es el desempeo o resultado que se aceptar como normal o esperado. Los estndares pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades fsicas, costos o por medio de indicadores.
Estndar 1.- Realizar dos (2) eventos por trimestre para capacitar al personal. (2 eventos X 4 trimestres = 8 eventos al ao) Estndar 2.- Realizar un (1) proyectos de investigacin por semestre, por cada profesor. (1 trabajo X 2 semestres= 2 trabajos de investigacin al ao por cada docente) JCAHUAJ 6

2. Proceso de Control (continuacin)

2.2 Observacin del desempeo.- Para controlar el desempeo

es necesario conocer algo respecto de ste. El proceso de control permite ajustar las operaciones a determinados estndares previamente establecidos, y funciona basado en la informacin que recibe. La observacin o verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin precisa sobre la operacin que se est controlando
Ejm. Se verifica trimestralmente para que en ese periodo se haya realizado como mnimo dos(2) eventos para capacitar al personal. Se verifica semestralmente para que en ese periodo se haga como mnimo un(1) trabajo de investigacin por docente, para aportar al desarrollo Regional.

Ejm.

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2. Proceso de Control (continuac)

2.3 Comparacin del desempeo con el estndar

establecido.- Toda actividad experimenta alguna variacin, error o desviacin. Es importante determinar los lmites de esa variacin aceptada como normal o deseable. No toda variacin exige correcciones; slo aquella que sobrepasa los lmites normales
Ejm.

Programado
Se han programado para el ao 2012, hacer 16 spot publicitarios a razn de cuatro (4) por trimestre. (O sea 8 por semestre o 16 por ao)

Ejecutado
Al evaluarse, al 30 de junio de 2012, (II trimestre) se han realizado seis (6) spots, faltando dos(2).

Desviacin
Falta dos eventos, por lo que, al 30 de setiembre (III trim)deben realizarse los spots faltantes, ms lo programado, y que sumarian 12.

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 2.4 Accin correctiva.- El objetivo del control es mantener las

2. Proceso de Control (continuac)

operaciones dentro de los estndares establecidos para conseguir los objetivos de la mejor manera. Las variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se normalicen. La accin correctiva busca que lo realizado corresponda exactamente con lo que se pretenda realizar.
Ejm. En el III trimestre se aplicaran las medidas correctivas, por lo que, al finalizar (30.09.12) deben realizarse los spots faltantes, ms lo programado, y que sumarian 12. Como se informa una evaluacin: 1. OBJETIVOS ALCANZADOS.- Se da cuenta de los logros alcanzados, indicndose las metas o resultados y los gastos que se han realizado en el periodo, hacindose una comparacin entre lo programado y lo ejecutado. 2. DESVIACIONES.- Se indicarn los problemas, debilidades, complicaciones tenidas en ese periodo, lo que no ha permitido alcanzarse las metas. 3. PROPUESTAS.- Se presentan las alternativas de solucin. Como recomendaciones para superar los problemas.
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CUESTIONARIO

De acuerdo al cuadro adjunto, establecer tres (3)

objetivos, tres (3) actividades, tres (3) metas y sus estndares. Desarrollar un comentario del cuadro de evaluacin.

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