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LEY DE DERECHOS EDUCATIVOS Y DE PRIVACIDAD DE LA FAMILIA (FERPA)

Qu es la Ley FERPA?
Mejor conocida como la Enmienda Buckley, incorpora el concepto de proteccin a la confidencialidad de la informacin acadmica de los estudiantes (desde nivel elemental hasta el unversitario).

Qu provee la Ley FERPA?


Esta ley provee los mecanismos para hacer valer estos derechos de privacidad y las excepciones correspondientes, as como los procesos de acceso y revisin de los estudiantes a su informacin acadmica y personal.

El Cumplimiento de esta Ley es obligatorio para todas las instituciones que reciben fondos federales directos e indirectos.

Desde cuando est vigente la Ley FERPA?


Esta Ley est vigente desde 1976, se efectivo a travs de la reglamentacin que emite el Departamento de Educacin Federal y la interpretacin de la oficina de cumplimiento correspondiente.

Aspectos Generales de la Enmienda Buckley


Poltica Institucional Divulgacin anual a los estudiantes sobre sus derechos, limitaciones, excepciones y reas de restriccin. Procedimientos de acceso de los estudiantes a sus expedientes acadmicos para verificar la exactitud de la informacin contenida. Radicacin de querellas por el incumplimiento de la reglamentacin. Creacin del Directorio de Informacin.

Derechos de los estudiantes bajo FERPA

El estudiante tiene derecho de inspeccionar y revisar sus expedientes educativos dentro de los 45 das siguientes en que la institucin reciba la solicitud para ello.
Tiene el derecho a permitir la divulgacin de informacin personal contenida en los expedientes educativos, excepto en los casos que FERPA autorice a divulgar informacin sin consentimiento.

Derecho a presentar una querella al Departamento de Educacin Federal por supuestas fallas de la institucin en cumplir con los requisitos de FERPA.
La direccin de la oficina a la cual se pueden radicar querellas es: FAMILY POLICY COMPLIANCE OFFICE U.S. DEPARTMENT OF EDUCATION 600 INDEPENDENCE AVE., S.W. WASHINGTON, DC 20202-4605

Qu es el directorio de informacin?
Informacin contenida en el expediente acadmico del estudiante que generalmente no es considerada daina o que invada la privacidad si es divulgada.

Qu no debe incluirse en un directorio de informacin.


Nmero de seguro social Nmero de estudiante Raza Nacionalidad Religin Gnero Notas GPA

Excepciones que nos permiten Divulgar Informacin

Interes Educativo Legtimo


Un oficial institucional tiene interes educativo legtimo si necesita revisar un expediente acadmico como parte de sus responsabilidades profesionales.

Podemos divulgar informacin a los oficiales universitarios con intereses educativos legtimos.
Estos son:

Un oficial universitario que se desempea en una posicin administrativa, de supervisin acadmica o de investigacin. Personal de apoyo administrativo (guardia universitaria, servicios mdicos).

Agentes ajenos a la institucin que han sido contratados por esta (abogados, auditores, agencias de cobro y otros). Organismos Institucionales al servicio de la institucin (comit de disciplina) y aquellos estudiantes que brindan servicios como ayudantes de un oficial universitario).

Situaciones que nos encontramos a diario

Caso #1
Un profesor (muy conocido en su institucin) le visita para solicitarle la direccin de un estudiante, pues necesita localizarle. Al usted inquirir sobre el propsito, le responde que como profesor no tiene por qu responder a esa pregunta y que usted le ofrezca la informacin sin dilacin. Cul es su opinin?

A los funcionarios institucionales les protege el concepto de inters educativo legtimo y de necesidad de conocer la informacin (legitimate educational interest, need to know). Evaluar la relacin acadmica entre el profesor y el estudiante (matriculado, curso en incompleto). Comunicacin con el estudiante sin que se d acceso directo si tiene dudas sobre la necesidad de informacin.

Caso #2
Usted recibe a un emplazador que le hace entrega de una orden de la Corte, donde le informan que en los prximos cinco (5) das debe entregar el expediente acadmico de Juan del Pueblo, nmero de seguro social 111-11-1111 estar incurso en desacato. Cmo proceder?

Cinco (5) das es un plazo insuficiente. Se requiere un esfuerzo razonable de notificacin. Informar a su asesor legal. El propsito de la notificacin no es paralizar el cumplimiento, es que el afectado acuda al Tribunal a oponerce. Si la orden no dice expresamente que no se notifique, tiene que hacerlo.

Caso #3
Detective

Un agente de la polica o FBI llega su oficina con un documento en el que se identifica a un estudiante de su institucin. Le seala que ese documento forma parte de una investigacin y que usted debe proveer la informacin requerida para localizarlo rpidamente, incluyendo su direccin y retrto. Qu respondera?

En ausencia de una orden legal y correcta, NO hay derecho a obtener la informacin. De tener una orden legal y correcta, es necesario seguir el proceso de notificacin.

Caso #4
Usted recibe la visita de un ciudadano (muy distinguido, formalmente vestido) que le indica que necesita localizar a una estudiante y que es una situacin de emergencia (muerte de uno de los padres del joven). Le solicita la informacin para reunirse y llevarla directamente al hospital donde falleci la seora. Qu opciones puede ofrecer para atender la situacin?

Es necesario tener precaucin al definir situaciones de emergencia. Se puede cumplir lo solicitado manteniendo distancia entre las partes involucradas sin que ocurra contacto directo.

Caso #5
La Corte Federal de Distrito de Puerto Rico le emplaza para que en un trmino de cinco (5) das le certifique lo estudios realizados por un estudiante de su universidad. Bajo qu condiciones es posible cumplir esta orden sin notificar al estudiante previamente?

La Ley provee para relevar del requisito de notificacin si se expresa claramente en la orden esta circunstancia.

Caso #6
Un ciudadano se presenta a su oficina reclamando ser el padre de una estudiante, y por lo tanto, con derecho pleno a saber qu hace su hija con el dinero que le otorga para sus estudios universitarios. Bajo qu condiciones puede atenderse esta solicitud?

El Directorio Estudiantil puede ser usado si provee para que el estudiante indique si es o no dependiente de una persona, segn la Ley de Contribuciones. Se puede requerir copia de la ltima planilla disponible rendida para verificar la dependencia.

Caso #7
La oficina local de reclutamiento de Ejrcito de Estados Unidos le escribe solicitando una lista con la direccin de los estudiantes de su universidad para enviarles literatura sobre planes de estudios y subsidios. Mientras usted evala la solicitud, recibe peticiones similares de otra autoridades militares que en conjunto implican atender un total de siete (7) solicitudes. Cmo atender estas peticiones mltiples, segn la Enmienda Salomn?

La enmienda Salomn provee:


Qu tipo de informacin puede ofrecerse (a menos que el estudiante prohba ofrecer informacin del directorio). El nmero de solicitudes que pueden atenderse por sesin acadmica (cuatro segn las ramas de Servicio Militar).

Caso #8
El profesor de un curso graduado interesa que uno o ms estudiantes lleven a cabo una investigacin en la que encuestarn una muestra de estudiantes matriculados de su institucin. Qu reglas requieren ser consideradas para permitir que se lleve a cabo esta investigacin?

Se solicite el endoso escrito del profesor y se verifique que el(los) estudiantes(s) estn en el curso Se mantenga control de la informacin para que no llegue a terceros no autorizados Los resultados de la investigacin se ofrezcan en forma agrupada Los documentos usados se devuelven o destruyan con control adecuado En caso de escuestas o acceso a estudiantes se provea un mecanismo para que ste pueda negarse a participar

Caso #9
Varios estudiantes se arremolinan alrededor de un tabln de edictos (o frente a la puerta de la oficina del profesor de uno de sus cursos) donde se listan con su seguro social, y/o nmero de estudiante, y/o nombre, las calificaciones obtenidas por cada estudiante en el referido curso. Qu usted opina sobre esta prctica de algunos profesores?

El uso de cualquier identificador (nombre, nmero de estudiante o seguro social) en forma pblica y sin consentimiento es una violacin de la privacidad Se puede asignar un nmero aleatorio (que slo conozcan profesor y estudiante) para colocar las calificaciones y que no est en ningn orden pre-asignado

Caso #10
Un estudiante solicita una carta de recomendacin para una admisin a estudios graduados. Usted, como profesor, vacila ante la posibilidad de que el interesado tenga acceso al documento ms adelante y cuestione el juicio acadmico y/o personal que usted hizo sobre l.
Cmo atender esta peticin

Las cartas de recomendacin son documentos acadmicos, por regla general El profesor puede solicitar al estudiante en forma voluntaria y por escrito que renuncie al acceso a este documento como condicin para ofrecer una opinin detallada Este documento formar parte entonces del proceso de admisiones Si el estudiante no se matricula a nivel graduado, la documentacin de este nivel no es un rcord educativo y puede destruirse como parte de un proceso usual de disposicin de documentos

Caso #11
El registro acadmico del profesor y las consultas a otros profesores sobre el desenvolvimiento acadmico de un estudiante. Son o no rcords educativos?

Los comentarios anecdticos o personales escritos del profesor no son rcords educativos si:
Fueron

hechos por el profesor Estn bajo su custodia y control Slo estn accesibles a un sustituto temporero

Caso #12
Las comunicaciones electrnicas entre estudiantes y profesores, entre estudiantes y oficinas acadmicas/administrativas Son expedientes educativos cubiertos por la Ley?

Las comunicaciones electrnicas son documentos acadmicos en la medida en que sustituyen los procesos tradicionales de generar documentos educativos Aquellos registros que usa el profesor de manera personal y bajo su nica posesin no son documentos educativos si mantienen estas condiciones

Caso #13
Durante el proceso de solicitar admisin, la institucin interesa identificar a los estudiantes con impedimentos, de manera que pueda ofrecerles servicios tan pronto se matriculen. Est permitido por ley esta prctica?

No Viola la Ley de Rehabilitacin, seccin 504 No se permite este tipo de preguntas hasta despus de la admisin Puede usarse luego de la admisin para evaluar servicios

Caso #14
Cada vez es ms frecuente la peticin de uso de informacin acadmica para estudios que llevarn a cabo miembros de la comunidad universitaria (profesores, estudiantes). Puede usted como custodio ofrecer estos datos? Si la respuesta es afirmativa, Qu condiciones es pertinente establecer?

S, en la medida en que se identifique un beneficio institucional y no se divulguen datos individuales

Se recomienda establecer condiciones de uso Proteccin de los datos Participacin voluntaria del estudiante Resultados agregados Devolucin de datos no necesarios

Para ms informacin sobre FERPA


www.ed.gov/offices.OPE/PPI/security.html www.ed.gov/offices/OM/fpco FERPA@ed.gov