UNIVERSIDAD DEL BO-BO DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Diseo de Procedimientos
Sistemas de Informacin

DISEO EXTERNO
Cmo ser construido el S.I. desde el punto de vista del usuario. Considerar los procesos computacionales como Caja Negra

- DISEO DE PROCEDIMIENTOS
Diseo de formularios/documentos Diseo de Sistemas de codificacin. - REQUERIMIENTOS Y/O CONDICIONES PARA EL DISEO

INTERNO.
Definir Informacin que manejar el S.I.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INSTRUMENTO QUE DESCRIBE LOS PASOS A SEGUIR PARA CUMPLIR UNA FUNCION ADMINISTRATIVA.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEFINICIONES

OPERACIONES :
Es una accin administrativa simple ejecutada por una persona de acuerdo a una orientacin superior.

ACTIVIDAD :
Es un conjunto de operaciones combinadas con un fin especfico, realizado por una o ms personas, en un solo lugar y de acuerdo a una norma escrita que la especifica.

PROCEDIMIENTO :
Es una secuencia detallada de las actividades y de los flujos de informacin que las relacionan, que deben ser ejecutadas en una o varias unidades organizativas como parte del cumplimiento de sus funciones.

VENTAJAS
Facilita la uniformidad de accin

Efectos negativos por relevo de personal se minimizan

Instruccin de personal nuevo se facilita y se acelera Apoya o establece buena base para el control de las operaciones. Ayuda a la evaluacin del trabajo. Permite detectar errores, inconsistencias o cuellos de botella en los flujos de informacin o actividades.

QUE SE DEBE TENER CLARO

(Para especificar un procedimiento) QUE SE DEBE HACER?
Significa precisar su objetivo y coordinarlo con el resto de la accin administrativa

QUIEN LO HACE?
Significa identificar a los responsables de las operaciones ya sea unidades organizativas, cargos o personas.

COMO HAY QUE HACERLO?

Significa reconocer las actividades a ejecutar, los documentos que se emplean y los flujos de informacin o de material que deben ocurrir.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROCEDIMIENTO

1. PRECISION
LENGUAJE O SIMBOLOIGA ADECUADA

2. SENCILLO
TODOS DEBEN ENTENDERLO DE LA MISMA MANERA.

3. INTEGRIDAD
DEBE ABARCAR TODAS LAS TAREAS COMPROMETIDAS EN LA ACTIVIDAD.

IMPORTANTE
EL DIAGRAMA RESULTANTE DEBE SER FACIL DE ENTNDER Y AL INTERIOR DE UNA INSTITUCION SE DEBE UTILIZAR UN SOLO TIPO DE SIMBOLOGIA PARA QUE TODOS TRABAJEN HACIENDO USO DEL MISMO LENGUAJE.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EXISTEN PROCEDIMIENTOS :

GENERALES : DESCRIBEN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTER-AREAS. INTERNOS : DESCRIBEN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE UN AREA

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SON UTILESPARA :

PERSONAS NUEVAS EN LA FUNCION QUIENES REALIZAN AUDITORIAS, ASESORIAS, SISTEMAS DE INFORMACION. ESTABLECER RESPONSABLES EN PROCESOS

INTER-AREAS.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DESCRIBE EN FORMA GRAFICO-NARRATIVA :

Para qu, Qu, Quien, Circunstancia condicionantes (lgica, de tiempo, de lugar), Cmo se cumple una funcin.

DISEAR UN PROCEDIMIENTO
IMPLICA DEFINIR :
- Tareas Involucradas

- Secuencia entre tareas

- Oportunidad de realizacin - Recursos Humanos, Logsticos, etc. Necesarios para implementarlos.

- Unidad Administrativa donde se realizan las tareas.

- Cargos o funciones involucrados. - Formularios, Documentos, Archivos que se utilizan. - Caractersticas operacionales de los formularios, etc.

(volumen, oportunidad, frecuencia, formato, contenido).

- Interrelacin entre formularios y las unidades Administrativas, Funciones.

PROCEDIMIENTOS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO

1 REALIZAR LAS TAREAS QUE SE PRETENDEN REFLEJAR EN ESTE. 2 ESPECIFICARLO (DIAGRAMARLO Y/O ESCRIBIRLO). 3 SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESPECIFICADO PARA PROBARLO. EXISTEN BASICAMENTE TRES FORMAS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO :
- NARRATIVOS
- ESQUEMATICOS O GRAFICOS - MIXTOS.

RECOMENDACIONES GENERALES
- NO ESPECIFICAR NOTAS EN LA ESCRITURA DE UN PROCEDIMIENTO
LA SECUENCIA DEBE SEGUIR FIELMENTE LA DE LOS PASOS PARA

REALIZAR LA TAREA.
- CADA PASO DEBE DISPONER DE UN PARRAFO SEPARADO Y SI UN PASO LOGICO, CLARAMENTE DEFINIDO, TIENE UN CIERTO NUMERO DE SUBDIVISIONES DEBEN APARECER TANTOS SUBPARRAFOS,

DENTRO DEL PARRAFO, COMO SUBDIVISIONES EXISTAN EN LA

DESCRIPCION DE LA TAREA. - NO DEBE INTENTARSE CONSEGUIR EXPRESIONES LITERARIAS PERO SI CALIDAD EN LA ESPECIFICACION TECNICA.

. LA ESPECIFICACION DEBE SER FACIL DE ENTENDER Y ESTANDAR

PARA TODOS. ( === >UTILIZAR UNA SOLA SIMBOLOGIA Y/O NORMATIVA).

Simbologa
FLUJO / TRANSFERENCIA

DOCUMENTOS

PROCESO

ARCHIVAR

SACAR DE ARCHIVO

CONECTOR DENTRO DE PAGINA

CONECTOR FUERA DE PAGINA

DECISION

DISKETTE

TERMINAL