Hoja de clculo Excel

Ing. Juan Pablo Cordero Romero

Introduccin
Es un programa de tipo hoja de clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.

Elementos de Excel 2010

La barra de frmulas. Muestra el contenido de una celda activa La barra de etiquetas. Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. Sita el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclea los datos que se desea introducir. Los datos aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de frmulas, como se puede observar en la figura.

Introducir datos
Para introducir el valor en la celda, se puede seguir cualquiera de los siguientes mtodos. 1. INTRO. Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. 2. TECLAS DE MOVIMIENTO. Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada. 3. CUADRO DE ACEPTACIN. Es el botn de la barra de frmulas sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda, pero la celda activa seguir siendo la misma
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Tipos de datos
Valores constantes. Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora o un texto Frmulas. Es una secuencia de valores formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. La frmula se escribe en la barra de frmulas y se debe empezar siempre por el signo =
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Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Podemos detectar un error cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el siguiente:

Errores comunes al introducir datos

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como por ejemplo sumar textos. #DIV/0! Cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NULO! Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan
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Manipulacin de celdas
Mtodos para seleccionar celdas. Copiar celdas utilizando el ratn. Pegado especial. Borrar celdas.

Los datos
Eliminar filas duplicadas Validacin de datos. Nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son adecuados. Ordenar datos. Buscar y reemplazar datos

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Las funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;;argumentoN)

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Reglas para el uso de las funciones

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo = Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben separarse por punto y coma.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Sera equivalente a: A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3 +C4+C5+C6+C7+C8
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 Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan: As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

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Autosuma y funciones ms frecuentes

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaa Inicio o en la de Frmulas se encuentra el botn de Autosuma. Nos permite realizar una suma de forma ms rpida.

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Insertar Funcin

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Utilizar expresiones como argumentos de las funciones

Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Ejemplo: =Suma((A1+A3);(A2-A4))

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Utilizar funciones como argumentos de las funciones

Excel permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Ejemplo: MAX(SUMA(A1:A4);B3)

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Funciones de fecha y hora

FUNCIN AHORA() AO() DIA() DIA.LAB() DIAS.LAB() DESCRIPCIN Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora actuales Convierte un nmero de serie en un valor de ao Convierte un nmero de serie en un valor de da de mes Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o despus de un nmero determinado de das laborales. Devuelve el nmero de todos los das laborales existentes entre dos fechas

FECHA() HOY()

Devuelve el nmero de serie Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual

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Ejercicios funciones fecha y hora

Funcin HOY() Formato fecha Funcin DIA() Formato nmero general Funcin MES() Funcin AO() Funcin DIASEM() Funcin AHORA() Se necesita conocer la cantidad de das que lleva una factura. Funcin DIAS360()
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Ejercicios funciones fecha y hora

Se necesita conocer los das laborales que van desde el primero de enero hasta hoy. Funcin DIAS.LAB() Derecho de peticin. Funcin DIA.LAB() Ejemplo pago beneficios sociales

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Funciones lgicas
Las funciones lgicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una funcin decidiremos si ejecutar o no una accin requerida
FUNCIN FALSO VERDADERO SI NO Y O DESCRIPCIN Devuelve el valor lgico falso Devuelve el valor lgico verdadero Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin Invierte el valor lgico proporcionado Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor es verdadero y devuelve verdadero o falso, devuelve falso si todos los argumentos.
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Funciones de texto
FUNCIN
CONCATENAR() ENCONTRAR() EXTRAE() REEMPLAZAR

DESCRIPCIN
Concatena varios elementos de texto en uno solo Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de minsculas) Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posicin que se especifique Reemplaza caracteres de texto

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Funciones financieras
FUNCIN AMORTIZ.LIN DESCRIPCIN Devuelve la amortizacin de cada uno de los periodos contables

AMORTIZ.PROGRE
INT.ACUM NPER TIR

Devuelve la amortizacin en cada periodo contable mediante el uso de un coeficiente de amortizacin.

Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos de inters peridico. Devuelve el nmero de pagos de una inversin, basada en pagos constantes y peridicos y una tasa de inters constante Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para unas serie de valores en efectivo.

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